| Miasto Opole - wersja archiwalna |
 |
|
 |
|||||||||||||||
 |
 |
|
 |
|
|
URZĄD MIASTA OPOLA
OGŁASZA NABÓR NA WOLNE STANOWISKO URZĘDNICZE
ds. ubezpieczeń i rozliczeń
1.
2.
3. Zakres wykonywanych zadań na stanowisku:
1. Prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem mienia Urzędu Miasta Opola oraz Gminy Opole;
w tym, w szczególności:
- uczestniczenie w komisji wybierającej brokera – prowadzenie dokumentacji, zawieranie umowy,
- współpraca z brokerem ubezpieczeniowym, czuwanie nad prawidłową realizacją postanowień umowy o świadczenie usług brokerskich i przeprowadzanie okresowej oceny z pracy brokera na rzecz jednostek organizacyjnych i wydziałów Urzędu Miasta Opola, zgodnie z obowiązującą procedurą,
- współpraca z brokerem w trakcie zbierania materiałów i przygotowywania dokumentacji do przeprowadzenia procedury przetargowej na wybór ubezpieczyciela,
- analiza i weryfikacja klauzul i rozszerzeń ogólnych warunków ubezpieczenia zaproponowanych przez brokera,
- przygotowywanie wniosków i specyfikacji istotnych warunków zamówienia we współpracy z brokerem i Referatem Przetargów i Zamówień Publicznych w Wydziale Inwestycji Miejskich w związku z postepowaniem o zamówienie publiczne na świadczenie ochrony ubezpieczeniowej na rzecz Miasta Opole,
- uczestnictwo w komisjach przetargowych,
- czuwanie nad realizacją umowy generalnej na ubezpieczenie Gminy oraz nad odprowadzaniem składek przez komórki organizacyjne Urzędu Miasta i jednostki gminne,
- przygotowanie niezbędnych danych i informacji dotyczących ubezpieczenia mienia Urzędu Miasta Opola, ich bieżąca aktualizacja oraz informowanie brokera o wszelkich zmianach sytuacji faktycznej, prawnej lub finansowej, mającej wpływ na zawieranie i wykonywanie umów ubezpieczenia,
- sprawdzanie pod względem formalnym dokumentów przekazywanych przez brokera do podpisu, w zakresie zamówień uzupełniających, dotyczących jednostek organizacyjnych oraz wydziałów Urzędu Miasta Opola oraz prowadzenie rejestru zamówień uzupełniających,
- terminowe dokonywanie płatności składek za ubezpieczenie majątku Urzędu Miasta Opola oraz współpraca z towarzystwami ubezpieczeniowymi w zakresie potwierdzania sald należności i zobowiązań wynikających z zawartych umów ubezpieczenia,
- weryfikacja korespondencji przekazywanej do Urzędu Miasta Opola w związku z likwidacją szkód i przekazywanie jej do odpowiednich wydziałów lub jednostek organizacyjnych Miasta Opole,
- bieżąca współpraca z wydziałami Urzędu, gminnymi jednostkami organizacyjnymi i innymi instytucjami w zakresie ubezpieczenia majątku Gminy Opole w sprawie przekazywania brokerowi w odpowiednim terminie informacji na temat ubezpieczenia majątku i zabezpieczenia środków finansowych na zapłatę składki,
- czuwanie nad terminowym i prawidłowym dokonywaniem płatności składki, określonej w dokumentach ubezpieczeniowych, przez Wydziały Urzędu Miasta i gminne jednostki organizacyjne,
- zbieranie danych i przeprowadzanie analiz dot. szkodowości,
- przeprowadzanie analiz klauzul ubezpieczeniowych oraz zgłaszanego majątku do ubezpieczenia celem racjonalizacji ubezpieczenia,
- ustawiczne samokształcenie w powyższym zakresie.
2. Prowadzenie spraw związanych z gospodarką meblami biurowymi, w tym, w szczególności:
- uczestniczenie przy tworzeniu i zawieraniu umów, nadzór nad ich realizacją,
- przygotowywanie wniosków i danych do specyfikacji istotnych warunków zamówienia (z wyprzedzeniem min. 3- miesięcznym) we współpracy z kierownikiem referatu gospodarczego i referatem przetargów i zamówień publicznych,
- uczestniczenie przy zamawianiu mebli zgodnie z zapotrzebowaniem po ustaleniu celowości takiego zakupu (stary sprzęt musi być postawiony w stan likwidacji przez osoby składające zamówienie) i uzyskania zgody przełożonego,
- czuwanie nad wewnętrzną inwentaryzacją wyposażenia będącego w użytkowaniu wydziału,
- prowadzenie rejestrów wyposażenia przekazanego do przechowania w magazynie bądź do użytkowania w innym wydziale,
- obsługa programu komputerowego (KSAT) w zakresie tworzenia raportów dotyczących wyposażenia (mebli i sprzętu biurowego) na potrzeby wydziału.
- prowadzenie książki wyposażenia wydziału i Urzędu.
3. Prowadzenie spraw związanych z udostępnianiem samochodów służbowych Urzędu Miasta,
w tym, w szczególności:
- koordynacja pracy kierowców zatrudnionych w Urzędzie Miasta ,
- udostępniania samochodów służbowych w celu zaspokojenia potrzeb transportowych kierownictwa
Urzędu a w następnej kolejności, pracowników Urzędu Miasta Opola,
- kontrola i potwierdzanie zgodności zapisów dotyczących trasy i godzin przejazdu na druku
delegacji pracowników korzystających z transportu służbowego( druk polecenia wyjazdu
służbowego ) z zapisami w książce pracy pojazdu,
- prowadzenie dokumentacji związanej z nabywaniem i przekazywaniem pojazdów samochodowych,
- prowadzenia kontroli czasu pracy kierowców w stosunku do obowiązujących przepisów,
- zlecania i wnioskowanie o remonty bieżące i kapitalne pojazdów,
- czuwania nad przestrzeganiem norm zużycia paliwa,
- czuwanie nad poprawnym prowadzeniem książek kontroli pracy pojazdu,
- zamawianie transportu zewnętrznego – w razie konieczności,
- sporządzanie informacji kwartalnych dla Wydziału Ochrony Środowiska z przebiegu kilometrów, zużycia paliwa,
- nadzór nad wykonaniem w odpowiednim czasie przeglądów gwarancyjnych i technicznych oraz doraźna kontrola stanu sprawności technicznej pojazdów,
- prowadzenie rejestru wyjazdów kierowców Urzędu Miasta Opola samochodami służbowymi,
- wystawianie faktur za koszty transportu.
4. Czuwanie i prowadzenie – należytą starannością:
- opłat radiowo – telewizyjnych,
- stałego monitoringu dot. ilości odbiorników telewizyjnych i radiowych znajdujących się
na stanie Urzędu Miasta.
5. Przyjmowanie i opisywanie wystawionych na Urząd Miasta Opola, faktur i rachunków, przesyłanie ich w elektronicznym obiegu dokumentów (SOD) do punktu odbioru faktur (POF).
6. Prowadzenie – z należytą starannością, rzeczowym wykazem akt i instrukcją kancelaryjną, w wersji papierowej oraz w wersji elektronicznym (SOD), dokumentacji związanej z zakresem obowiązków, jak również rejestrowanie w elektronicznym systemie obiegu dokumentów - pism wychodzących i przychodzących.
7. Przygotowywanie i przekazywanie akt WAG do archiwum zakładowego zgodnie z rzeczowym wykazem akt.
8. Terminowe i prawidłowe załatwianie spraw przypisanych Wydziałowi Administracyjno – Gospodarczemu w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Miasta Opola.
9. Informowanie przełożonego o stanie prowadzonych spraw i zaistniałych problemach.
10. Systematyczna samokontrola w celu prowadzenia analiz, zmierzających głównie do czynienia oszczędności finansowych.
11. Udział w wewnętrznych komisjach likwidacyjnych i inwentaryzacyjnych powoływanych przez naczelnika WAG.
12. Pomoc przy obsłudze Rady Miasta oraz delegacji i uroczystości odbywających się w Urzędzie Miasta.
13. Przyjmowanie zgłoszeń o usterkach i awariach oraz podejmowanie działań w celu ich usunięcia.
14. Pełnienie zastępstwa na stanowisku pracy wyznaczonym przez przełożonego.
15. Wykonywanie innych czynności zleconych przez przełożonych.
16. Samokształcenie i podnoszenie kwalifikacji zawodowych.
17. Bieżąca współpraca z wydziałami Urzędu, gminnymi jednostkami organizacyjnymi innymi instytucjami w zakresie realizacji zadań Urzędu Miasta.
18. Pełnienie zastępstwa na stanowisku pracy wyznaczonym przez przełożonego.
19. Wykonywanie innych czynności zleconych przez przełożonych.
4. Warunki pracy na stanowisku:
Praca w budynku Urzędu Miasta Opola – Rynek-Ratusz na drugim piętrze (brak windy), w pełnym wymiarze czasu pracy. Praca siedząca, wymagająca dużego wysiłku umysłowego z obsługą komputera i innych urządzeń biurowych.
5. W miesiącu wrześniu 2012r. wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych wyniósł 1,93%
6. Dokumenty aplikacyjne winny zawierać:
a) dokumenty wymienione powyżej
b) życiorys, uwzględniający dokładny przebieg kariery zawodowej, opatrzony klauzulą: Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w ofercie pracy dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.) oraz ustawą z dnia 21 listopada 2008r. o pracownikach samorządowych (Dz.U. Nr 223, poz. 1458) i podpisem.
c) list motywacyjny,
d) kwestionariusz osobowy – według wzoru dostępnego na stronie internetowej (www.bip.um.opole.pl) oraz w Referacie Kadr Urzędu Miasta Opola,
e) dokument potwierdzający niepełnosprawność *
Kompletne aplikacje należy składać w Urzędzie Miasta Opola, Rynek – Ratusz, pokój nr 424, III półpiętro z dopiskiem: Dotyczy naboru na stanowisko ds. ubezpieczeń i rozliczeń w terminie do dnia 5 listopada 2012 r., decyduje data faktycznego wpływu do Urzędu.
Informacja o wyniku naboru będzie umieszczona na stronie internetowej Biuletynu Informacji Publicznej (www.bip.um.opole.pl ) i na tablicy informacyjnej Urzędu Miasta Opola.
* W przypadku osób niepełnosprawnych
|
 |
 |