SPRAWOZDANIE Z AUDYTU
|
Nazwa zadania audytowego: Ocena realizacji projektu „Budowa obwodnicy północnej dla Miasta Opola –SPOT/2.2/36/04”
Nr zadania audytowego: 2/7
Nazwa i adres jednostki audytowanej: Urząd Miasta Opola – Wydziały EiPR, FK, B, MZD
Zespół audytorów i nr up.:
Radosław Stanek – naczelnik Wydziału KWiA, nr up. 3/2007 (zaśw. MF 91/2004)
Marek Żywicki – koordynator zadania audytowego, nr up. 4/2006 (zaśw. MF 1807/2005)
|
Wykonał: Marek Żywicki
Zatwierdził: Radosław Stanek
|
Data i podpis: 7.01.2008 / - /
Data i podpis: 8.01.2008 / - /
|
STRESZCZENIE
Zadanie audytowe pn. Ocena realizacji projektu „Budowa obwodnicy północnej dla Miasta Opola – SPOT/2.2/36/04” zostało przeprowadzone zgodnie z planem audytu na rok 2007 oraz zgodnie z wymogiem określonym w Podręczniku procedur przedmiotowego projektu. Celem badania była ocena realizacji projektu ze szczególnym uwzględnieniem zgodności realizacji projektu z umową o dofinansowanie oraz programem operacyjnym – Sektorowym Programem Operacyjnym TRANSPORT (SPOT) w okresie od zakończenia poprzedniego audytu - sierpień 2006. Przedmiotowy projekt realizowany był przez Wydziały Urzędu Miasta (EiPR, InżM, IM, FK, B) oraz Miejski Zarząd Dróg (MZD).
Przedmiotowa inwestycja była współfinansowana (do wysokości 75%) ze środków pochodzących z Unii Europejskiej (UE) - Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (EFRR) w ramach SPOT, działanie 2.2 „Usprawnianie przejazdów drogami krajowymi przez miasta na prawach powiatu”. Zgodnie z umową o dofinansowanie całkowite wydatki kwalifikowalne wynosiły 55.640.106,21 PLN (ogólna wartość projektu – 57.307.841,12 PLN). Zakończenie rzeczowe i finansowe projektu określone zostało na 30 czerwca 2007r. Obwodnica została oddana do użytku w lutym 2007r.
W wyniku przeprowadzonych badań audytorzy nie stwierdzili nieprawidłowości systemowych, mających wpływ na realizację projektu, jak również uchybień formalnych. W wyniku przeprowadzonych badań audytorzy potwierdzili, że wydane rekomendacje poaudytowe z 2006r. zostały przyjęte i wdrożone.
I. CEL
Celem niniejszego audytu jest uzyskanie zapewnienia o realizacji projektu zgodnie z wymogami Instytucji Zarządzającej, programem SPOT oraz umową o dofinansowanie.
II.ZAKRES
Podmiotowy:
audyt został przeprowadzony w wydziałach Urzędu zaangażowanych w realizację projektu (EiPR, B, FK) oraz jednostce budżetowej reprezentującej Gminę w przedmiotowym projekcie - MZD
Przedmiotowy:
zadania beneficjenta wynikające z umowy o dofinansowanie projektu, wytycznych SPOT i przepisów prawa powszechnego.
III. OBIEKTY AUDYTU
1. Ocena dostępności i bezpieczeństwa dokumentacji projektu;
2. Analiza kwalifikowalności wydatków poniesionych na realizację projektu, na podstawie wniosków o płatność, w oparciu o reprezentatywną próbę;
3. Ocena realizacji obowiązków Beneficjenta wynikających z dokumentów programowych i umowy o dofinansowanie.
IV. ANALIZA RYZYKA
Wymienione obiekty audytu zostały ustalone na podstawie wyodrębnionych przez zespół audytorów obszarów ryzyka, zgodnie z zakresem przedmiotowym realizowanego zadania audytowego. Obszary zostały wyłonione na podstawie profesjonalnej wiedzy audytorów, zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Finansów.
Przyjmując taki zakres ryzyk zespół audytowy zwrócił szczególną uwagę na ryzyka związane z:
- niewłaściwym rozdziałem zadań pomiędzy stanowiska pracy – OBIEKT 1,2 i 3;
- nieefektywnym funkcjonowaniem systemu zarządzania i kontroli wewnętrznej, skutkującym nieprzejrzystą ścieżką audytu – OBIEKT 1,2 i 3;
- brakiem należytej weryfikacji wniosków o płatność, a w efekcie błędne kwalifikowanie kosztów projektu – OBIEKT 2;
- niewłaściwym funkcjonowaniem systemu księgowego (brak wyodrębnionych kont lub dokonywanie na kontach projektu operacji dotyczących innych zadań beneficjenta) – OBIEKT 2;
5. niewłaściwym prowadzeniem dokumentacji pod względem formalnym (oznaczenia dokumentacji) i logicznym (wyodrębnienie i dostępność dokumentacji projektu) – OBIEKT 1.
6. brakiem lub nieefektywnym monitorowaniem projektu (osiągania celu projektu), raportowania o postępach, wdrażaniem projektu oraz dotrzymaniem harmonogramu realizacji zadań i podzadań projektu) – OBIEKT 3;
7. niewdrożeniem lub nieskutecznym wdrożeniem zaleceń pokontrolnych (także poaudytowych) – OBIEKT 3.
Analiza ww. ryzyk została przedstawiona w poniższej tabeli:
Obiekty audytu
|
Jednostka Audyto-wana
|
Kategorie ryzyk
|
Końcowa ocena ryzyka
|
Istotność
|
Jakość zarządza– nia
|
Kontrola wew.
|
Czynniki zewn.
|
Opera- cyjne
|
0,20
|
0,20
|
0,25
|
0,15
|
0,20
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
Obiekt 1
|
UM, MZD
|
3
|
3
|
4
|
3
|
1
|
71,3 %
|
Obiekt 2
|
UM, MZD
|
4
|
3
|
4
|
3
|
2
|
81,3 %
|
Obiekt 3
|
UM, MZD
|
2
|
3
|
4
|
2
|
2
|
67,5 %
|
W wyniku przeprowadzonej analizy zespół audytorów stwierdził, że najwyższym ryzykiem charakteryzuje się obiekt 2 (81,3%), niższym obiekt 1 (71,3%), a najniższym obiekt 3 (67,5%). Audytorzy uznali bowiem, że realizowany projekt o znacznej wartości – ponad 57 mln PLN – charakteryzuje się wysokim ryzykiem naturalnym (zgodnie z Wytycznymi MF). Kluczowe znaczenie w przedmiotowym obiekcie ma skuteczna kontrola wewnętrzna (ocena 4) i jakość zarządzania (ocena 3), w tym także kontrola funkcjonalna w zakresie oddziaływania projektu na środowisko (zgodność z polityką ochrony środowiska). Obie kategorie ryzyk mają wpływ na efekt końcowy projektu. Obiekt 2 charakteryzuje się najwyższą istotnością, ponieważ materializacja ryzyk związanych z tą kategorią daje bezpośredni efekt finansowy (niewłaściwa kwalifikacja kosztów – zwrot dofinansowania). Należy przy tym zwrócić uwagę, że niewłaściwa kwalifikacja kosztów jest także wynikiem nieskutecznej kontroli wewnętrznej (ocena 4). Osobnym obszarem badania będzie jakość i dostępność dokumentacji projektu. Istnieje bowiem ryzyko popełnienia nieprawidłowości o charakterze formalnym, związanym z wymogami instytucji zarządzającej w zakresie prowadzenia dokumentacji (formalne i fizyczne zabezpieczenie). Dostępność i poprawność dokumentacji będzie poddana automatycznej weryfikacji w trakcie badań nad obiektami 1 i 2. Zatem biorąc pod uwagę badany system i dostępne zasoby Referatu Audytu Wewnętrznego, audytorzy postanowili poddać audytowi wszystkie ww. obiekty.
METODYKA
- testy przeglądowe – identyfikacja zasad funkcjonowania badanego systemu i jego podsystemów oraz potwierdzenie istnienia (lub nie) kontroli poprzez użycie niżej wymienionych technik:
a) zapoznanie się z dokumentami służbowymi,
b) uzyskiwania wyjaśnień i informacji od pracowników audytowanej jednostki w oparciu o kwestionariusze kontroli wewnętrznej,
c) obserwację wykonywanych działań,
2. testy zgodności – analiza wszystkich zidentyfikowanych procedur w celu oceny stopnia i zakresu ich stosowania poprzez użycie niżej wymienionych technik:
a) porównanie określonych zbiorów danych z kryteriami ustalonymi przez audytorów (na podstawie przepisów prawa, umowy o dofinansowanie projektu i wytycznych instytucji zarządzającej);
b) sprawdzenie rzetelności informacji oraz jej porównanie z informacją zewnętrzną;
· testy rzeczywiste legalności (atrybuty) i wydajności (efektywności) tj. sprawdzenie (na wybranej próbie losowej) prawidłowości funkcjonowania podsystemów (np. pod kątem legalności i efektywności regulowania zobowiązań Beneficjenta) ze wskazaniem procentowego udziału błędnych operacji przy z góry założonych parametrach reprezentatywnej próby.
Zadanie audytowe było realizowane poprzez wnikliwe badanie dokumentacji, rozmowy z pracownikami - dokumentowane w kwestionariuszu kontroli wewnętrznej oraz testy sprawdzające. W każdym przypadku audytorzy uprzedzali audytowanych o planowanych działaniach. Testy przeprowadzano w jednostkach audytowanych według wcześniej opracowanych algorytmów badania.
VI.TERMIN
Zadanie audytowe przeprowadzano w okresie sierpień – październik 2007r.
VII.KRYTERIA OGÓLNE
Podstawą prawną realizowania projektów współfinansowanych ze środków UE jest ustawa z dnia 20 kwietnia 2004r. o Narodowym Planie Rozwoju 2004-2006 (NPR, Dz.U.04.116.1206). Ustawa określa cele rozwoju społeczno - gospodarczego kraju, w tym wspierane cele rozwoju regionalnego, oraz sposoby ich osiągania (art 3). Zgodnie z art. 8, w celu realizacji Planu tworzy się:
a) sektorowe programy operacyjne;
b) regionalne programy operacyjne;
c) inne programy operacyjne;
Właściwy minister przygotowuje uzupełnienie programu uszczegóławiające system realizacji programu.
Zgodnie z rozporządzeniem nr 1260/99/WE z dnia 21 czerwca 1999 r. ustanawiającym ogólne przepisy w sprawie funduszy strukturalnych (Dz. Urz. WE L 161 z 26.06.1999), Uzupełnienie Sektorowego Programu Operacyjnego Transport, zawiera skwantyfikowane działania wdrażające priorytety programu, ocenę ex ante działań, wskaźniki monitoringu, określa typ beneficjentów końcowych oraz plan finansowy dla każdego działania. Najistotniejszą częścią uzupełnienia jest opis działań. W opisie działań uwzględniono: cel działania, kryteria wyboru projektów, typy beneficjentów końcowych, plan finansowy oraz wskaźniki monitorowania, opisy potencjalnych dużych projektów i opisy wyników konsultacji społecznych. Uzupełnienie SPOT zawiera także opis systemu zarządzania programem operacyjnym.
W ramach SPOT wyodrębniono trzy priorytety. Są nimi:
- zrównoważony gałęziowo rozwój transportu,
- bezpieczniejsza infrastruktura drogowa,
- pomoc techniczna.
W ramach tych trzech priorytetów wyodrębniono szereg działań. W drugim priorytecie wyodrębnionymi działaniami są:
1. poprawa jakości dróg, polegająca na budowie i przebudowie dróg krajowych, w tym budowie odcinków autostrad i dróg ekspresowych,
2. usprawnienie przejazdów drogami krajowymi przez miasta na prawach powiatu,
3. wdrażanie i monitoring środków poprawy bezpieczeństwa ruchu drogowego.
Zgodnie z art. 26 ustawy o NPR podmiot ubiegający się o dofinansowanie ze środków strukturalnych w ramach programów (w tym SPOT) składa wniosek do instytucji zarządzającej, zgodnie z systemem realizacji określonym w programach. Dofinansowanie projektów zgłoszonych do realizacji w ramach programów przyznaje instytucja zarządzająca. Właściwy minister w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw finansów publicznych określa, w drodze rozporządzenia tryb składania i wzory wniosków o dofinansowanie realizacji projektu z funduszy strukturalnych oraz wzory umów o dofinansowanie projektów mając na uwadze efektywne i skuteczne wykorzystanie środków służących realizacji programów (art. 28). Przebieg, sposób i efekty realizacji Planu podlegają monitorowaniu (art. 38). Zgodnie z art. 46 z realizacji programów, o których mowa w art. 8 ust. 1 pkt 1-3, oraz kontraktów sporządza się sprawozdania okresowe, roczne oraz końcowe.
VIII. KRYTERIA I USTALENIA
1. Obiekt 1 - Ocena dostępności i bezpieczeństwa dokumentacji projektu znajduje się w załączniku do niniejszego sprawozdania.
2. Obiekt 2 - Analiza wydatków poniesionych na realizację projektu, na podstawie wniosków o płatność, w oparciu o reprezentatywną próbę projektu znajduje się w załączniku do niniejszego sprawozdania.
3. Obiekt 3 - Ocena realizacji obowiązków Beneficjenta wynikających z dokumentów programowych i umowy o dofinansowanie projektu znajduje się w załączniku do niniejszego sprawozdania.
IX. UWAGI I WNIOSKI
Na podstawie opisanych w niniejszym sprawozdaniu ustaleń oraz analizy przyczyn i skutków oraz w związku z niestwierdzeniem błędów systemowych i formalnych audytorzy nie wydali rekomendacji.
Wykonano w 4 egzemplarzach, które otrzymują:
1. Egz. Nr 1 – Prezydent Miasta
2. Egz. nr 2 - Naczelnik EiPR
3. Egz. Nr 3 – Dyrektor MZD
4. Egz. Nr 4 – a/a