| Miasto Opole - wersja archiwalna |
 |
|
 |
|||||||||||||||
 |
 |
|
 |
|
|
Zarządzenia: 120.1/OR-I.120.1.126.2012-OBOWIĄZUJĄCE/12 z dnia 2012-10-18 w sprawie zmiany zarządzenia w sprawie wprowadzenia Instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów księgowych w Urzędzie Miasta Opola ZARZĄDZENIE Nr OR-I.120.1. 126. 2012
PREZYDENTA MIASTA OPOLA
z dnia 18 października 2012 r.
w sprawie zmiany zarządzenia w sprawie wprowadzenia Instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów księgowych w Urzędzie Miasta Opola
Na podstawie art. 10 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223, z późniejszymi zmianami) – zarządzam co następuje:
§ 1
W „Instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów księgowych w Urzędzie Miasta Opola”, stanowiącej załącznik do zarządzenia Nr OR-I.120.1.109.2012 Prezydenta Miasta Opola z dnia 09 sierpnia 2012 r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów księgowych w Urzędzie Miasta Opola dokonuje się następujących zmian:
1. Załącznik nr 2 do „Instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów księgowych w Urzędzie Miasta Opola” otrzymuje brzmienie jak w załączniku do niniejszego zarządzenia.
2. W § 4 ust. 2 pkt 7 otrzymuje brzmienie:
„7) czek gotówkowy – 1 egz. oraz potwierdzenie realizacji czeku gotówkowego – 1 egz., lub dyspozycja wypłaty gotówki – 1 egz.”
3. W § 4 ust. 4 otrzymuje brzmienie:
„4. W przypadku realizacji czeku gotówkowego stosuje się dowód – „potwierdzenie realizacji czeku gotówkowego”, a w przypadku wpłaty gotówki z kasy na rachunek bankowy jednostki (odprowadzenie gotówki) – „bankowy dowód wpłaty”. Dowody te są potwierdzane przez bank realizujący operację. W miejsce powyższych dowodów dopuszcza się stosowanie wydanych przez bank odpowiednio: potwierdzenia wypłaty gotówkowej lub po potwierdzenia wpłaty gotówkowej.”
4. W § 5 ust. 2 otrzymuje brzmienie:
„2. Bankowy dowód wpłaty. Potwierdzenie wpłaty gotówkowej.
Bankowy dowód wpłaty stosowany jest przy wpłatach gotówki na rachunki własne lub obce do banku. Dowód wpłaty wypełnia się w dwóch egzemplarzach, poprzez wydrukowanie formularza z systemu komputerowego, w którym prowadzone są księgi rachunkowe. Na dowodzie bank umieszcza potwierdzenie przyjęcia gotówki.
W miejsce bankowego dowodu wpłaty można stosować potwierdzenie wpłaty gotówkowej wystawione przez bank. W takim przypadku nie sporządza się bankowego dowodu wpłaty.
Bankowe dowody wpłaty i potwierdzenia wpłat gotówkowych są dokumentami pomocniczymi, nie wymagającymi akceptacji i zatwierdzenia, ujmowanymi w raporcie kasowym jako rozchód gotówki.”
5. W § 5 ust. 5 otrzymuje brzmienie:
„5. Wyciąg bankowy.
Wyciągi bankowe są dokumentami potwierdzającymi dokonanie operacji na rachunku bankowym jednostki. Pracownicy Referatu Rozliczeń Budżetowych lub inni upoważnieni pracownicy drukują wyciągi bankowe lub importują je w postaci elektronicznej z systemu obsługi bankowej w dniu ich udostępnienia w systemie, a następnie przekazują je lub przesyłają w postaci elektronicznej do referatów księgowości według właściwości. Otrzymany wyciąg podlega sprawdzeniu z dokumentami źródłowymi – jeżeli występują. W przypadku stwierdzenia niezgodności w wyciągu bankowym, należy pisemnie dokonać niezbędnych wyjaśnień z bankiem obsługującym rachunek. Kontroli podlegają również wszystkie załączniki będące odzwierciedleniem dokonanych zapisów księgowych na rachunku bankowym, jednocześnie wyciąg z rachunku bankowego odzwierciedla stan środków pieniężnych jednostki. Do wyciągu w formie załączników dołącza się te polecenia przelewu (i inne dokumenty pomocnicze), które nie podlegają rejestracji w innych zbiorach dokumentów księgowych jako odrębne dowody księgowe, a które stanowią dyspozycję wydatkowania środków, lub są powiązane z tą dyspozycją. W przypadku obciążeń rachunków bankowych z tytułu opłat i prowizji bankowych do wyciągu bankowego nie sporządza się dodatkowych dowodów księgowych. Sprawdzeniu podlega zasadność pobrania opłaty lub prowizji, to jest zgodność z umową obsługi bankowej. Wyciąg bankowy nie wymaga podpisu co wynika z art. 7 ustawy prawo bankowe.”
6. W § 5 dodaje się ust. 6, który otrzymuje brzmienie:
„Dyspozycja wypłaty gotówki.
Dyspozycje wypłaty gotówki są dokumentami stanowiącymi składane do banku polecenie wpłaty określonej kwoty pieniężnej w gotówce wskazanej w dyspozycji osobie. Dyspozycja zastępuje czek gotówkowy i stosuje się ją w tych samych przypadkach, w których zastosowanie ma czek gotówkowy. Treść i forma dyspozycji wynika z procedur obowiązujących w banku obsługującym, przy czym jeżeli dyspozycję bank przyjmuje w formie elektronicznej, warunkiem przekazania do banku tej dyspozycji jest zatwierdzenie jej w formie papierowej przez Skarbnika i Prezydenta. Kierownik Referatu Rozliczeń Budżetowych potwierdza realizację tj. przekazanie elektronicznie dyspozycji do banku poprzez zamieszczenie na papierowej wersji adnotacji „Zrealizowano dnia ….” oraz opatrzeniu podpisem. Dokument dyspozycji oraz potwierdzenie banku wypłaty gotówki na jej podstawie stanowią załączniki (dokumenty pomocnicze) do raportu kasowego w którym ujęto pobranie gotówki do kasy.”
7. W § 7 ust. 11 otrzymuje brzmienie:
„11. Ewidencja zdarzeń dotyczących środków trwałych jest prowadzona systematycznie i terminowo, z uwzględnieniem konieczności comiesięcznego naliczenia amortyzacji i umorzenia środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, zgodnie z obowiązującymi przepisami o rachunkowości. W przypadku dokumentów ruchu środków trwałych należy bezwzględnie przestrzegać terminowości obiegu dokumentów, w taki sposób aby przekazanie do zaksięgowania dokumentów dotyczących zdarzeń, które wystąpiły w danym miesiącu nastąpiło nie później niż do ósmego dnia miesiąca następnego. Za terminowość obiegu dokumentów dyscyplinarnie odpowiadają pracownicy właściwi dla danego etapu obiegu.”
8. Skreśla się § 7 ust. 19 pkt 4,
9. W § 12 ust. 1 otrzymuje brzmienie:
„1. Dla udokumentowania operacji zakupu towarów i usług w Urzędzie służą:
1) faktury VAT,
2) faktury korygujące VAT,
3) rachunki,
4) obciążeniowe noty księgowe.”
10.W § 12 ust. 5 otrzymuje brzmienie:
„5. Urząd wystawia „notę korygującą” w przypadku otrzymania faktury lub faktury korygującej zawierającej pomyłki, co do których zgodnie z odrębnymi przepisami w zakresie wystawiania faktur VAT i ich korygowania dopuszcza się korektę poprzez wystawienie not korygujących.”
11.W § 12 ust. 8 otrzymuje brzmienie:
„8. Zamówienia zewnętrzne podpisuje Prezydent lub inne upoważnione do tego osoby, w szczególności z zastosowaniem procedury wewnętrznej dokonywania zamówień nie objętych ustawą prawo zamówień publicznych.”
12.W § 12 ust. 21 pkt 1 otrzymuje brzmienie:
„1) faktury częściowe wraz z dołączonym oryginałem lub potwierdzoną za zgodność kserokopią protokołu odbioru wykonanych robót podpisanym przez inspektora nadzoru z wyszczególnieniem robót od początku budowy, wartość robót wykonanych wg poprzednich protokołów oraz wartości robót wykonanych w okresie rozliczeniowym. Na protokole inspektor nadzoru potwierdza zgodność z harmonogramem, podając pozycję z harmonogramu – jeżeli taki harmonogram obowiązuje.”.
13.W § 15 ust. 12 otrzymuje brzmienie:
„12. Dokumenty, co do których przepisy instrukcji przewidują obowiązek akceptacji i zatwierdzenia, a w szczególności wszystkie dokumenty wydatków i stanowiące dyspozycję środkami pieniężnymi akceptuje Skarbnik i zatwierdza Prezydent, przez złożenie podpisów na tych dokumentach – lub w ich imieniu w zakresie udzielonych im upoważnień:
· z upoważnienia Prezydenta - Zastępcy Prezydenta, Sekretarz Miasta,
· z upoważnienia Skarbnika - Zastępca Skarbnika, Naczelnik Wydziału Budżetu, Naczelnik Wydziału Podatków i Opłat Lokalnych, lub inni upoważnieni pracownicy.”
14.W § 16 w ust. 7 dodaje się pkt 6, który otrzymuje brzmienie:
„6) podpisaniu przez kierownika referatu księgowości, lub upoważnioną przez niego osobę, na znak dokonania kontroli i zatwierdzenia, o których mowa w ust.11.
15.W § 16 dodaje się ust. 11, który otrzymuje brzmienie:
„11. Kierownik referatu księgowości dokonuje kontroli i zatwierdza dokumenty do wprowadzenia do ksiąg rachunkowych. Czynności tych dokonuje poprzez złożenie podpisu pod dekretacją, obok podpisu pracownika dekretującego dowód. Kierownik referatu księgowości może upoważnić pracowników referatu do dokonywania tych czynności. Upoważnieni pracownicy nie mogą dokonywać kontroli i zatwierdzać do wprowadzenia do ksiąg rachunkowych dokumentów, które sami dekretowali.”
16.W § 17 ust. 6 otrzymuje brzmienie:
„6. Harmonogramy sporządza się także w przypadku zawarcia aneksów do istniejących umów, z wyjątkiem aneksów nie rodzących skutków finansowych, które należy na ostatniej stronie opatrzyć adnotacją: „Dotyczy umowy nr RB…….. - nie wywołuje skutków finansowych”, lub analogiczną.”
17. W § 20 ust. 17 otrzymuje brzmienie:
„17. Polecenia przelewu refundujące środki pieniężne pomiędzy rachunkami bankowymi Urzędu Miasta Opola, na pokrycie wydatków budżetowych z tytułu obciążenia przez bank tych rachunków kwotami prowizji i opłat parafuje pracownik właściwego referatu księgowości obsługującego dany rachunek, a podpisuje (wystawia) Kierownik Referatu Księgowości Wydatków Budżetowych.”
18.W § 22 ust. 9, otrzymuje brzmienie:
„Przed przedłożeniem informacji do akceptacji Skarbnika i zatwierdzenia przez Prezydenta, składa się ją w Wydziale Finansowo-Księgowym w celu dokonania kontroli formalnej i rachunkowej. Na znak dokonania tej kontroli pracownik i kierownik referatu księgowości ewidencjonującego dotacje umieszczają na informacji swoje podpisy. Po dokonaniu kontroli Wydział Finansowo-Księgowy przekazuje informację do akceptacji i zatwierdzenia, a następnie dokonuje zaewidencjonowania informacji w księgach rachunkowych rozliczając księgowo dotację lub przypisując do zwrotu kwoty dotacji.”
§ 2
Wykonanie zarządzenia powierzam Wydziałowi Finansowo-Księgowemu.
§ 3
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
z up. PREZYDENTA MIASTA
Krzysztof Początek
Z-ca Prezydenta Miasta
|
2012-10-18 14:00:02 -  |
 |