| Miasto Opole - wersja archiwalna |
 |
|
 |
|||||||||||||||
 |
 |
|
 |
|
|
ZARZĄDZENIE nr OR.I-0152-23/2004 PREZYDENTA MIASTA OPOLA z dnia 5 czerwca 2004 r. w sprawie wprowadzenia procedury postępowania z dokumentacją kontroli zewnętrznych i trybu realizacji zaleceń pokontrolnych. Na podstawie § 5 pkt. 3 i 7 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Opola stanowiącego załącznik do zarządzenia nr OR.11-0152-13/2003 Prezydenta Miasta Opola z dnia 28 kwietnia 2003 r. w sprawie regulaminu organizacyjnego Urzędu Miasta Opola, zmienionym zarządzeniami: nr OR.11-0152-22/2003 Prezydenta Miasta Opola z dnia 10 września 2003r. i nr OR.II-0152-38/2003 Prezydenta Miasta Opola z dnia 30 grudnia 2003r. w sprawie zmiany w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Miasta Opola - zarządzam co następuje: §1 Wprowadzam Procedurę postępowania z dokumentacją kontroli zewnętrznych i trybu realizacji zaleceń pokontrolnych. §2 Wykonanie zarządzenia powierzam Wydziałom oraz Samodzielnym Referatom Urzędu Miasta Opola. §3 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. Prezydent Miasta
Załącznik nr 1 PROCEDURA postępowania z dokumentacją kontroli zewnętrznych i trybu realizacji zaleceń pokontrolnych. I. Postanowienia ogólne 1. Procedura określa tryb postępowania w przypadku kontroli i audytów prowadzonych przez upoważnione do tego instytucje zewnętrzne, a w szczególności: - zasady ewidencjonowania kontroli zewnętrznych, - zasady postępowania z wynikami kontroli zewnętrznej, - osoby odpowiedzialne za wykonywanie zaleceń pokontrolnych, - zasady przechowywania oryginałów dokumentów kontrolnych, - tryb monitorowania wykonania zaleceń pokontrolnych, - tryb publikowania wyników kontroli zewnętrznej w Biuletynie Informacji Publicznej. 2. Wszelkie postanowienia dotyczące kontroli zewnętrznej odnoszą się do wszystkich jej form, niezależnie od nazewnictwa, a więc audytu, inspekcji, wizytacji, rewizji itp. 3. Komórką odpowiedzialną za przechowywanie, udostępnianie i archiwizowanie materiałów kontroli zewnętrznych oraz monitorowanie wykonania zaleceń pokontrolnych przez komórki Urzędu Miasta jest Wydział Kontroli Wewnętrznej i Audytu. II. Rozpoczęcie kontroli zewnętrznej 4. Członkowie zespołu kontrolnego przedstawiają Prezydentowi Miasta bądź wyznaczonemu przez niego pracownikowi odpowiednie upoważnienia oraz legitymacje służbowe. 5. Upoważnienia te są kopiowane i przechowywane w Wydziale Kontroli Wewnętrznej i Audytu, jeśli nie stoi temu na przeszkodzie żaden przepis, w tym regulacje wewnętrzne instytucji kontrolnych. 6. Wydział Kontroli Wewnętrznej i Audytu prowadzi i przechowuje rejestr kontroli zewnętrznych Urzędu Miasta Opola. Wpisów w dzienniku dokonuje pracownik obsługi kancelaryjnej WKWiA. 7. Rejestr wymieniony w pkt. 4 zawiera następujące informacje: - data rozpoczęcia kontroli, - instytucja kontrolująca, - podstawa prawna do przeprowadzenia kontroli, - osoby upoważnione (imię, nazwisko, podpis), - numery upoważnień, - tematy kontroli, - planowana data zakończenia kontroli, uwagi. III. Postępowanie z wynikami kontroli zewnętrznych 8. Po zakończeniu postępowania kontrolnego Prezydent Miasta lub osoba go zastępująca zapoznaje się z protokołem pokontrolnym. 9. Po zapoznaniu się z protokołem, Prezydent nadaje stosowaną dekretację i przekazuje protokół Zastępcy Prezydenta, Skarbnikowi lub Sekretarzowi Miasta nadzorującemu komórkę kontrolowaną, w celu sformułowania stanowiska wobec zawartych w protokole ustaleń. 10. Propozycję ewentualnych zastrzeżeń do protokołu przedstawia Prezydentowi Miasta kierownik komórki kontrolowanej. 11. Prezydent Miasta decyduje o uznaniu lub nieuznaniu zasadności zastrzeżeń wymienionych w pkt. 9. 12. Po otrzymaniu wystąpienia pokontrolnego Prezydent Miasta zapoznaje się z nim, a następnie przekazuje za pośrednictwem Zastępcy Prezydenta nadzorującego komórkę kontrolowaną, Skarbnika lub Sekretarza Miasta kierownikowi komórki kontrolowanej z odpowiednią ad notacją. 13. Kierownik komórki kontrolowanej przygotowuje propozycję ewentualnych zastrzeżeń do wystąpienia i przekazuje ją po akceptacji Zastępcy Prezydenta, Sekretarza lub Skarbnika - Prezydentowi Miasta. 14. Prezydent Miasta podejmuje decyzję, czy zastrzeżenia są przekazywane do instytucji kontrolującej. VI. Osoby odpowiedzialne za wykonywanie zaleceń pokontrolnych 15. W przypadku uznania zasadności zapisów zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przez Prezydenta Miasta są one realizowane przez kierownika komórki kontrolowanej lub w przypadku, gdy było ich kilka, wyznaczonej spośród nich przez Prezydenta Miasta. 16. Realizacja zaleceń pokontrolnych polega na podjęciu działań zaradczych w przypadku stwierdzonych nieprawidłowości lub usprawnieniu pracy komórki w sposób i w zakresie wskazanym w wystąpieniu pokontrolnym oraz w razie potrzeby wnioskowaniu o ukaranie pracowników odpowiedzialnych z powstałe nieprawidłowości. 17. Bezpośredni nadzór nad realizacją zaleceń pokontrolnych sprawuje Zastępca Prezydenta, Skarbnik lub Sekretarz Miasta odpowiedzialny za daną komórkę. 18. Osoba odpowiedzialną za realizację zaleceń pokontrolnych jest kierownik komórki kontrolowanej, lub w przypadku gdy kontroli podlega kilka komórek, osoba wskazana przez Prezydenta. 19. Z wykonania zaleceń pokontrolnych sporządzana jest przez kierownika jednostki kontrolowanej notatka, z którą zapoznawany jest Zastępca Prezydenta, Skarbnik lub Sekretarz Miasta. 20. Po zapoznaniu osób wymienionych w pkt. 20 kierownik komórki kontrolowanej sporządza informację o wykonaniu zaleceń pokontrolnych do organu kontrolującego, która jest przedkładana do akceptacji Prezydentowi Miasta. 21. Za terminowe udzielenie informacji o sposobie wykonania zaleceń do organu kontrolującego odpowiada kierownik komórki wyznaczony do realizacji zaleceń. V. Zasady przechowywania oryginałów dokumentów kontrolnych 22. Niezwłocznie, jednak nie później niż 7 dni po skierowaniu informacji o wykonaniu zaleceń pokontrolnych do organu kontrolnego, całość oryginalnej dokumentacji dotyczącej danego postępowania kontrolnego jest przekazywana do Wydziału Kontroli Wewnętrznej i Audytu. 23. Wydział Kontroli Wewnętrznej i Audytu dysponuje dokumentami dot. kontroli zewnętrznych i monitoruje wykonanie zaleceń pokontrolnych w celu oceny stopnia ich wykonania. 24. Wyniki monitoringu są przekazywane Prezydentowi Miasta w formie notatki z monitoringu. 25. W uzasadnionych przypadkach w szczególności w razie zaleceń dot. gospodarki finansowej lub innych istotnych zagadnień, Naczelnik Wydziału Kontroli Wewnętrznej wnioskuje do Prezydenta Miasta o przeprowadzenie kontroli sprawdzającej. 26.W przypadku stwierdzenia uchybień w zakresie realizacji zaleceń WKWiA przedstawia Prezydentowi Miasta ocenę konsekwencji związanych z niewprowadzeniem odpowiednich zaleceń pokontrolnych oraz propozycje działań naprawczych. VI. Przekazywanie materiałów kontroli zewnętrznej do BIP. 27. Materiały kontroli zewnętrznej tj.: - protokół kontroli, - ewentualne zastrzeżenia komórki kontrolowanej, - wystąpienie pokontrolne, - ewentualne zastrzeżenia do zaleceń pokontrolnych komórki kontrolowanej, - informacja z wykonania zaleceń pokontrolnych są przekazywane do Biuletynu Informacji Publicznej w terminie 7 dni od daty wykonania czynności opisanych w pkt. 21. 28. Komórką odpowiedzialną za zgodne z Ustawą o dostępie do informacji publicznej z 6 września 2001 r. opublikowanie dokumentów wymienionych w pkt. 27 w BIP jest Wydział Kontroli Wewnętrznej i Audytu. Prezydent Miasta
|
 |
 |