ZARZĄDZENIE NR OR.I– 0152-40/2005
PREZYDENTA MIASTA OPOLA
z dnia 30 czerwca 2005 r.
w sprawie wprowadzenia procedury naliczania i rozliczania wynagrodzeń i świadczeń ze stosunku pracy oraz sporządzania zaświadczeń o zatrudnieniu i wynagrodzeniu.
Na podstawie § 5 pkt.7 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Opola stanowiącego załącznik do Zarządzenia Nr OR – 0152 -13/2005 Prezydenta Miasta Opola z dnia 29 marca 2005 r. w sprawie przyjęcia tekstu jednolitego Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Opola, zmienionego Zarządzeniem Nr Or.I – 0152 -30/2005 Prezydenta Miasta Opola z dnia 23 maja 2005 r. zarządzam, co następuje:
§ 1
Wprowadza się procedurę naliczania i rozliczania wynagrodzeń i świadczeń ze stosunku pracy oraz sporządzania zaświadczeń o zatrudnieniu i wynagrodzeniu w Urzędzie Miasta Opola stanowiącą załącznik do niniejszego Zarządzenia.
§ 2
Wykonanie Zarządzenia powierzam Naczelnikom Wydziałów: Finasowo-Księgowego, Organizacyjnego, Administracyjno-Gospodarczego, Kierownikowi Referatu Kontroli, Egzekucji i Sprawozdawczości.
§ 3
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Prezydent Miasta
Ryszard Zembaczyński
Załącznik do Zarządzenia
Nr OR.I – 0152-40/2005
Prezydenta Miasta Opola
z dnia 30 czerwca 2005 r.
Procedura naliczania i rozliczania wynagrodzeń i świadczeń ze stosunku pracy oraz sporządzania zaświadczeń o zatrudnieniu i wynagrodzeniu
I. Cel zastosowania procedury:
Wprowadzenie procedury ma na celu usystematyzowanie zasad prawidłowego i terminowego sporządzania list wypłat wynagrodzeń i innych świadczeń ze stosunku pracy, zasad przekazywania do Referatu Płac dokumentów stanowiących podstawę naliczania wynagrodzeń i świadczeń oraz zasad prowadzenia rozliczeń z ZUS i Urzędem Skarbowym, sporządzania zaświadczeń o zatrudnieniu i wynagrodzeniu oraz zaświadczeń Rp-7 do celów emerytalnych.
-
Podstawa prawna wprowadzanej procedury:
-
Rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych... z dnia 11.02.2003 r. / Dz.U.03.33.264 z późn. zm./
-
Ustawa o pracownikach samorządowych z dnia 22.03.1990 / Dz.U.01.142.1593 z późn. zm./
-
Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych z dnia 26.07.1991r./ Dz.U.z 2000r. Nr.14 poz 176 z późn. zm./
-
Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych z dn.13.10.1998 r./ Dz.U.98.137.887 i 162.1118 i 1126/
-
Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18.12.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe / Dz. U. 98.161.1106 z późn. zm./
-
Ustawa o powszechnym ubezpieczeniu w Narodowym Funduszu Zdrowia / Dz. U.03.45.391 z późn. zm./
-
Ustawa o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa z dnia 25.06.1999 r. / Dz.U. 99.60.636 /z późn.zm. raz komentarz do ustawy
-
Kodeks Pracy
-
Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop. z dnia 08.01.1997 r./ Dz.U.97.2.14 z póź. zm./
-
Ustawa o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym z dnia 12.12.1997r. / Dz.U. 97.160.1080 z późn. zm.
-
Ustawa o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych z dnia 17.12.1998r. /Dz. U. 98.162.1118 z późn,.zm./
-
Regulamin premiowania pracowników obsługi
-
Regulamin przyznawania wynagrodzenia prowizyjnego
-
Ustawa o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych z dnia 30.10.2002r. / Dz.U .02.199.1673 z późn. zm./
-
Ustawa o świadczeniach rodzinnych z dnia 28.11.2003r./ Dz.U. 03.228.2255 z późn. zm./
-
Regulamin pracy Urzędu Miasta Opola i Regulamin organizacyjny.
-
Inne przepisy w zakresie zatrudniania pracowników samorządowych, ubezpieczeń społecznych, zdrowotnych i podatku dochodowego od osób fizycznych.
-
Kompletownie dokumentacji naliczania wynagrodzeń oraz sprawdzanie zgodności zapisów w programie kadrowo- płacowym z zapisami w dokumentacji dotyczy:
a) aktów powołania lub wyboru, umów o pracę, angaży zmieniających umowy o pracę, pism o przyznanie dodatków specjalnych, funkcyjnych, o rozwiązaniu umowy o pracę, wniosków o przyznanie nagród, nagród jubileuszowych, ekwiwalentów za urlop wypoczynkowy, wniosków o naliczenie wynagrodzenia za godziny nadliczbowe itp. dostarczonych przez Wydział Organizacyjny ( Referat Kadr), zatwierdzonych przez Prezydenta,
b) innej dokumentacji mającej wpływ na wysokość otrzymywanego wynagrodzenia ( np. zaświadczeń o czasowej niezdolności do pracy, wykazów udzielonych urlopów bezpłatnych itp.), zarejestrowanych przez pracowników Referatu Kadr w Wydziale Organizacyjnym w programie kadrowo-płacowym,
c) wniosków o przyznanie zasiłków rodzinnych i pielęgnacyjnych ( zgodnie z aktualnymi przepisami ZUS),
d) oświadczeń dla celów podatkowych ( zgodnie z wzorami określonymi w aktualnych przepisach w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych)
e) pisemnych dyspozycji pracowników o przekazywaniu wynagrodzenia na konto,
f) deklaracji przystąpienia do dobrowolnego ubezpieczenia na życie i Nw,
g) dyspozycji potrąceń rat udzielonych pożyczek z funduszu socjalnego na remont mieszkania przygotowanych przez pracownika Wydziału Administracyjno-Gospodarczego obsługującego fundusz socjalny, zaakceptowanych przez Naczelnika Wydziału Administracyjno-Gospodarczego oraz informacji o zmianach w wysokościach kwot w/w rat zaakceptowanych przez Kierownika Referatu Wydatków Budżetowych lub osobę upoważnioną,
h) dyspozycji potrąceń z KZP przygotowanych i potwierdzonych podpisem przez pracownika prowadzącego księgowość KZP,
i) innych potrąceń, zgodnie z Kodeksem pracy,
j) wniosków stanowiących podstawę naliczenia premii, wynagrodzenia prowizyjnego, zwrotu kosztów używania dla celów służbowych samochodów osobowych pracowników, przygotowanych i zatwierdzanych zgodnie z zapisami w Zarządzeniach Prezydenta i Regulaminach: premiowania pracowników obsługi, przyznawania wynagrodzenia prowizyjnego
2. Za terminowe oraz prawidłowe przygotowanie i dostarczenie do Referatu Płac dokumentacji stanowiącej podstawę naliczania wynagrodzeń i świadczeń ze stosunku pracy odpowiedzialność ponoszą naczelnicy merytorycznych wydziałów.
IV. Sporządzanie list wypłat wynagrodzeń i świadczeń ze stosunku pracy.
1. Listy płac sporządzane są w trzech egzemplarzach, w terminach ustalonych w Regulaminie Pracy Urzędu Miasta, zgodnie z instrukcją obsługi programu kadrowo-płacowego oraz instrukcjami załączonymi do kolejnych modyfikacji przekazywanych przez Referat Informatyki, po wgraniu nowych wersji programu.
2. Prawidłowość danych zapisanych w programie płacowym przez pracowników Referatu Kadr sprawdzana jest w Referacie Płac z dokumentacją otrzymaną z Wydziału Organizacyjnego , z Referatu Kadr.
3. Wynagrodzenie, zasiłki z ubezpieczenia społecznego i z budżetu państwa, składki na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne, Fundusz Pracy i zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych naliczane są z uwzględnieniem aktualnych przepisów w tym zakresie: wynagradzania pracowników samorządowych, kodeksu pracy, podatkowych i ZUS.
4. Lista płac główna przygotowywana jest dla poszczególnych wydziałów, listy płac: główne i dodatkowe zawierają kwoty: wynagrodzeń brutto, zasiłków z ubezpieczenia chorobowego, wypadkowego, świadczeń z budżetu państwa, składek na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i Fundusz pracy.
5. Po otrzymaniu z Referatu Rozliczeń Budżetowych wniosków zawierających rozliczenie zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów prywatnych pracowników w Referacie Płac sporządzana jest dodatkowa lista wypłat, zgodnie z obowiązującymi przepisami i w terminie określonym w Zarządzeniu Prezydenta.
6. Na podstawie wniosków sporządzonych przez pracownika Wydziału Administracyjno-Gospodarczego, zaakceptowanych przez Skarbnika i zatwierdzonych przez Prezydenta Miasta lub osoby upoważnione, na bieżąco, po otrzymaniu wniosku, przygotowywana jest dodatkowa lista wypłat opodatkowanych świadczeń z funduszu socjalnego ( np.