ZARZĄDZENIE NR OR.I-0152-39/2005
PREZYDENTA MIASTA OPOLA
z dnia 30 czerwca 2005 r.
w sprawie wprowadzenia procedury pracy zespołów roboczych.
Na podstawie § 5 pkt 7 Regulaminu organizacyjnego Urzędu Miasta Opola stanowiącego załącznik do zarządzenia Nr OR.I-0152-13/2005 Prezydenta Miasta Opola z dnia 29 marca 2005 r. w sprawie przyjęcia tekstu jednolitego Regulaminu organizacyjnego Urzędu Miasta Opola (z późn. zmianami) - zarządzam, co następuje:
§ 1
Wprowadzam do stosowania procedurę pracy zespołów roboczych, stanowiącą załącznik do zarządzenia.
§ 2
Wykonanie zarządzenia powierzam wszystkim wydziałom i samodzielnym referatom Urzędu Miasta Opola.
§ 3
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Prezydent Miasta
Ryszard Zembaczyński
Załącznik
do Zarządzenia Nr OR.I-0152-39/2005
Prezydenta Miasta Opola
z dnia 30 czerwca 2005 r.
Procedura pracy zespołów roboczych
-
Ilekroć w procedurze jest mowa o:
a) Prezydencie – rozumie się przez to Prezydenta Miasta Opola,
b) komórce organizacyjnej – rozumie się przez to wydział lub samodzielny referat Urzędu Miasta Opola,
c) kierowniku komórki organizacyjnej – rozumie się przez to naczelnika wydziału lub kierownika samodzielnego referatu.
-
Zarządzenie o powołaniu zespołu roboczego przygotowuje komórka organizacyjna wyznaczona przez Prezydenta jako wiodąca lub komórka, z której inicjatywy powoływany jest zespół.
-
Jeżeli w skład zespołu powoływani są pracownicy różnych komórek organizacyjnych, ich członkostwo w zespole musi być uprzednio uzgodnione z kierownikami tych komórek.
-
Zarządzenie Prezydenta powinno zawierać następujące informacje:
a) zakres zadania do wykonania,
b) wskazanie przewodniczącego zespołu,
c) wskazanie, kto wchodzi w skład zespołu z podaniem przynależności do komórek organizacyjnych,
d) termin wykonania zadania.
-
Komórka organizacyjna, która przygotowała zarządzenie, przekazuje kopię projektu do wiadomości, w miarę możliwości drogą elektroniczną, wszystkim kierownikom komórek, których pracownicy mają wchodzić w skład zespołu oraz osobom nadzorującym te komórki.
-
Zespół roboczy powoływany jest zarządzeniem Prezydenta do wykonywania złożonych zadań o istotnym znaczeniu.
-
Pracami zespołu kieruje przewodniczący zespołu, który reprezentuje zespół na zewnątrz.
-
W ciągu 7 dni od wydania zarządzenia o powołaniu zespołu roboczego przewodniczący zespołu powinien zwołać pierwsze spotkanie ze wszystkimi członkami zespołu. Przewodniczący zespołu może przedstawić harmonogram jego pracy.
-
Na pierwszym spotkaniu przewodniczący zespołu:
a) informuje członków zespołu o celu zadania i spodziewanych rezultatach,
b) dokonuje podziału czynności i odpowiedzialności na poszczególnych członków zespołu,
c) ustala z członkami zespołu sposób realizacji przydzielonych czynności i wyznacza terminy ich wykonania,
d) ustala sposób raportowania wykonanych czynności,
e) określa formę i sposób zakończenia pracy zespołu oraz dokument końcowy, jeżeli zadanie wymaga opracowania takiego dokumentu.
-
Przewodniczący zespołu może, jeżeli zajdzie taka potrzeba, zwoływać kolejne spotkania powiadamiając członków zespołu m.in. o terminie i miejscu spotkania oraz wymaganych dokumentach.
-
Przewodniczący zespołu może zwracać się do pracowników Urzędu Miasta niebędących członkami zespołu oraz do właściwych komórek organizacyjnych lub miejskich jednostek organizacyjnych o udzielenie informacji niezbędnych dla wykonania zadań zespołu.
-
Zespół sporządza w terminie 7 dni od zakończenia zadania protokół zawierający omówienie realizacji zadania i ewentualne wnioski, który przekazuje Prezydentowi.
Prezydent Miasta
Ryszard Zembaczyński
