A A A

Zarządzenia 0152 > 2005 > 51-100 > OR. I–0152–70/ 2005- zastąpione zarządzeniem Nr OR.I-0152-505/09 z dnia 18.09.2009 r.,

 

ZARZĄDZENIE Nr OR. I–0152–70/ 2005

PREZYDENTA  MIASTA  OPOLA

z  dnia  26 sierpnia 2005 r.

 

w sprawie wprowadzenia Instrukcji kasowej w Urzędzie Miasta Opola.

 

         Na podstawie art. 10 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz.U. z 2002r. Nr 76 poz. 694 z późniejszymi zmianami) – zarządzam       co następuje:

§ 1

Wprowadzam do stosowania z dniem 1 września 2005 r. Instrukcję kasową dla  Urzędu Miasta Opola.

§ 2

Wykonanie Zarządzenia powierzam Wydziałowi Finansowo-Księgowemu oraz pozostałym komórkom organizacyjnym Urzędu Miasta Opola.

 

Prezydent Miasta
Ryszard Zembaczyński

 

Załącznik do Zarządzenia

Nr OR.I – 0152- 70 /2005   

Prezydenta Miasta Opola

z dnia 26.08.2005 r.

      INSTRUKCJA KASOWA

URZĘDU MIASTA OPOLA

 

Niniejsza instrukcja zgodna jest z rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych  i Administracji z dnia 14 października 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad i wymagań, jakim powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne (Dz. U. Nr 129, poz. 858 z późn. zm.), zwanym dalej rozporządzeniem MSW i A. Urząd Miasta Opola posiada pięć kas. Kasy mieszczą się w Ratuszu i na Placu Wolności.

 

 

l. Pomieszczenie kasy.

§ 1

1. Kasa musi być zlokalizowana w miejscu gwarantującym bezpieczeństwo obrotu środkami pieniężnymi, a także umożliwiającym sprawne jej funkcjonowanie.

2. Pomieszczenie kasy musi być wydzielone. Okna na zewnątrz zabezpieczone roletami antywłamaniowymi, drzwi specjalnie wzmocnione. Ponadto pomiesz­czenie musi być wyposażone w sygnalizację alarmową.

3. Kasa musi być wyposażona w sejf do przechowywania środków pieniężnych.

II. Ochrona kasy.

§ 2

1. W kasie mogą być przechowywane środki pieniężne w wysokości, dla której zapewniono właściwą ochronę.

2. Pomieszczenie kasy powinno być odpowiednio zabezpieczone, aby uniemożliwić wejście jakiejkolwiek osoby z zewnątrz do pomieszczenia kasy.

3. Po zakończeniu każdego dnia pracy kasjer powinien starannie zamknąć okna, zasunąć rolety, zamknąć sejf, drzwi do kasy oraz uruchomić alarm.

4.  Kasjer ponosi odpowiedzialność za prawidłowe zabezpieczenie  powierzonych mu kluczy do sejfu i pomieszczeń kasowych.

 

II. Transport środków pieniężnych.

§ 3

1. Kasjer może przenosić sam gotówkę do wysokości 0,3 jednostki obliczeniowej, ustalonej na podstawie rozporządzenia MSW i A.

2. W przypadku transportu kwoty od 0,3 do 1 jednostki obliczeniowej, ochronę transportu stanowi, co najmniej jeden pracownik ochrony, który może być nieuzbrojony.

3. Wartości pieniężne większe niż 1 jednostka obliczeniowa transportowane są pojazdami specjalnymi lub przystosowanymi do tego celu.

IV. Kasjer.

§ 4

1.  Kasjerem może być osoba:

a)      posiadająca minimum średnie wykształcenie,

b)      nie karana za przestępstwa lub wykroczenia,

c)      posiadająca nienaganna opinię,

d)      posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych,

e)      legitymującą się praktyką w księgowości finansowej lub posiadająca przeszkolenie    w zakresie gospodarki kasowej.

2.  Kasjer zobowiązany jest do podpisania oświadczenia o przyjęciu odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie oraz o znajomości przepisów w zakresie gospodarki kasowej.

3.  Kasjer powinien posiadać aktualny wykaz osób upoważnionych do dysponowania środkami pieniężnymi i zatwierdzania dowodów kasowych oraz wzory ich podpisów.

V. Gospodarka kasowa.

§ 5

1. W kasie może znajdować się:

a) pogotowie kasowe w wysokości ustalonej przez Prezydenta zarządzeniem                na wniosek Skarbnika

b) gotówka podjęta z banku na określone rodzaje wydatków budżetowych,

c) gotówka z wpłat przyjmowanych przez kasjerów,

d) gotówka przechowywana w kasie nie może przekroczyć wartości środków pieniężnych ubezpieczonych na dany rok.

2. Gotówka podjęta z banku na pokrycie określonych rodzajów wydatków powinna być wydatkowana na cel określony przy pobraniu.

3. Pogotowie kasowe przekazywane jest pomiędzy kasami na podstawie dokumentów kasowych – ?Polecenie Wypłaty? i ?Kasa Przyjmie?, które ujmowane są w raportach kasowych, prowadzonych oddzielnie przez każdego kasjera.

4. Przejęcie – przekazanie kasy może nastąpić tylko w drodze protokolarnej.

5. Wszelkie wpłaty gotówkowe przyjmowane są przez kasjera, który wydaje pokwitowanie wpłaconej kwoty na kwitariuszu przychodowym, wystawionym w systemie komputerowym. Każde wydane pokwitowanie powinno być zaopatrzone w podpis kasjera i okrągłą pieczęć Urzędu Miasta Opola. Dane na pokwitowaniach nie mogą być zamazywane, przerabiane ani wycierane.

6. Pobrane wpłaty należy przekazywać na właściwe rachunki bankowe, co najmniej raz          w tygodniu, do rozliczenia w następnym tygodniu może pozostać gotówka celem zabezpieczenia płynnej obsługi petentów.

   7.Kasjer upoważniony jest do podejmowania gotówki z banku. Czek na podjęcie gotówki wypisuje kasjer na podstawie prawidłowo sporządzonych dokumentów do wypłaty (polecenia wypłaty, faktury, rachunki, listy płatnicze, na uzupełnienie pogotowia).

8.Podjęcie gotówki z banku wpisuje się na podstawie potwierdzonego dowodu bankowego na kwitariusz przychodowy, na którym wskazany jest numer rachunku bankowego,          z którego pobrano gotówkę oraz nazwa odpowiedniego raportu kasowego.

9.Kasjer dokonuje wypłaty tylko na podstawie prawidłowo sporządzonych dokumentów.

 

VI. Dokumentacja kasowa.

§ 6

1. Dokumentację kasy stanowią:

a) dokumenty operacyjne kasy:

-         raport kasowy ?RK?,

-         dowód wpłaty ?KP?,

-         dowód wypłaty ?Polecenie Wypłaty?,

-         zastępcze dowody wypłat (listy wypłat z depozytu),

b) dokumenty źródłowe lub dyspozycyjne:

-         dowody zakupu - faktury, rachunki - oryginały,

-         wnioski o zaliczkę,

-         rozliczenie zaliczki,

-         rozliczenie delegacji służbowej,

-         listy płac/ listy nagród i premii,

-         listy wypłat świadczeń rodzinnych

-         wykaz dodatkowych należności pieniężnych,

-         rachunki umów zlecenia, o dzieło,

-         inne akceptowane przez Skarbnika Miasta, opisane w zakładowym planie kont,

c) dokumenty organizacyjne kasy:

-         instrukcja kasowa,

-         oświadczenie o odpowiedzialności materialnej kasjera,

-         zakres czynności kasjera,

-         protokoły przejęcia - przekazania kasy,

-         protokoły inwentaryzacyjne.

2. Wszystkie obroty gotówkowe powinny być udokumentowane dowodami kasowymi:

-         wpłaty gotówkowe - własnymi przychodowymi dowodami kasowymi ?KP",

-         wypłaty gotówkowe - rozchodowymi dowodami kasowymi, którymi są źródłowe dowody kasowe lub dowody wypłat ?Polecenie Wypłaty?,

3. Przed wypłatą gotówki kasjer zobowiązany jest sprawdzić, czy odpowiednie dowody kasowe są podpisane przez osoby upoważnione do zlecenia wypłaty. Dowody kasowe, które nie są podpisane przez osoby do tego upoważnione nie mogą być przez kasjera przyjęte do realizacji.

4. Zastępcze dowody wypłat (listy wypłat z depozytu) mogą być podpisane tylko przez jedną osobę zlecającą wypłatę, jeżeli wynika to ze źródłowych dowodów kasowych uprzednio już podpisanych przez Skarbnika i Prezydenta lub osoby przez nich upoważnione.

5. Gotówkę wypłaca się osobie wymienionej w rozchodowym dowodzie kasowym. Odbiorca gotówki kwituje odbiór na dowodzie kasowym w sposób trwały atramentem lub długopisem, podając kwotę i datę jej otrzymania oraz zamieszczając swój podpis. Obowiązek wpisywania słownie otrzymanej kwoty nie dotyczy zbiorczych dowodów, gdzie jest wpisana słownie w złotych ogólna suma wypłat (np. listy płac, wykaz dodatkowych należności pieniężnych), każda osoba kwituje swoim podpisem kwotę otrzymaną.

Przy wypłacie gotówki osobie nieznanej, kasjer obowiązany jest zażądać dowodu osobistego lub innego dokumentu stwierdzającego tożsamość odbiorcy gotówki. Na rozchodowym dowodzie kasowym kasjer wpisuje numer dokumentu tożsamości oraz datę jej odbioru.

Przy wypłacie gotówki osobie niezdolnej się podpisać, na jej prośbę lub na prośbę kasjera może podpisać inna osoba (nie może być to kasjer) stwierdzając, jako świadek swoim podpisem, fakt dokonania wypłaty gotówki osobie wymienionej w rozchodowym dokumencie kasowym. Na dowodzie kasowym zamieszcza się numer dowodu, datę i dane wystawcy stwierdzającego tożsamość osoby otrzymującej gotówkę oraz dane osoby podpisującej jako świadek.

6.      Jeżeli wypłata następuje na podstawie upoważnienia wystawionego przez osobę wymienioną w rozchodowym dowodzie kasowym, w dowodzie tym należy określić, że wypłata została dokonana osobie do tego upoważnionej. Upoważnienie powinno być dołączone do rozchodowego dowodu kasowego lub, jeżeli jest stałe, zostaje złożone        w specjalnym segregatorze w kasie.

7.      Wszystkie dowody kasowe dotyczące zarówno wypłat jak i wpłat (ujmowane indywidualnie lub zbiorczo w postaci zestawień w sumach dziennych) powinny być wpisane do raportu kasowego w dniu, w którym zostały sporządzone.

8.      Raporty kasowe

a)   w Urzędzie Miasta Opola występują następujące rodzaje raportów kasowych:

-         Dochody

-         Pogotowie Wydatków Budżetowych

-         Wydatki

-         Gminny Fundusz Ochrony Środowiska

-         Powiatowy Fundusz Gospodarki Zasobami Geodezyjnymi i Kartograficznymi

-         Środki PFRON (dochody i wydatki)

-         Fundusz Ochrony Gruntów Rolnych

-         Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych

-         Pogotowie Depozytowe

-         Weksle

-         Znaki skarbowe

-         Dochody Skarbu Państwa-zasiłki-lata ubiegłe

-         Dochody Budżetu Państwa

 

b)   raporty kasowe sporządza się w systemie komputerowym w następujących terminach:

-         raporty kasowe ?Dochodów? i ?Pogotowia Wydatków Budżetowych? raz              w tygodniu,

-         każdy inny rodzaj raportów kasowych musi być sporządzany na koniec miesiąca,

c)    raporty kasowe prowadzone są przez kasjera na bieżąco, po zakończeniu wpłat  i wypłat kasjer ustala zgodność stanu gotówki w kasie.

9. Rozchodu gotówki z kasy nie udokumentowanego rozchodowymi dowodami kasowymi nie uwzględnia się przy ustaleniu gotówki w kasie. Rozchód taki stanowi niedobór kasowy i obciąża kasjera. Gotówka w kasie nie udokumentowana przychodowymi dowodami kasowymi stanowi nadwyżkę kasową i jest pozostałym przychodem operacyjnym.

10. Kasjer może przechowywać gotówkę w kasie w formie depozytu otrzymanego od działających w Urzędzie organizacji społecznych, agencji bankowych, kas zapomogowo-pożyczkowych w osobnych zamkniętych kasetkach metalowych.

 

VII. Zasady sporządzania dokumentów kasowych.

§ 7

1. Dowód wpłaty - ?KP".

a) Dowód ?KP" jest drukiem ścisłego zarachowania. Wystawiany jest w systemie komputerowym z automatycznie nadawanym numerem kolejnym oraz numerem KP.

    Dowód wpłaty przygotowuje się w dwóch egzemplarzach:

-         oryginał dla wpłacającego,

-         kopia pozostaje jako załącznik do raportu kasowego lub do dziennego zestawienia( dochody),

 

b) Kasjer wystawiając dowód ?KP" określa w nim:

-         datę wpłaty

-         nazwisko i imię osoby dokonującej wpłaty lub nazwę firmy,

-         dokładne określenie tytułu wpłaty

-         kwotę wpłaty cyframi i słownie.

c) Na dowodzie ?KP" nie można dokonywać żadnych skreśleń ani poprawek kwot wpłaty gotówki wyrażonej cyframi i słownie. Błędy popełnione w tym zakresie poprawia się przez anulowanie błędnego dowodu i wystawienie nowego prawidłowego dowodu.

d) Na wystawionym dowodzie ?KP" kasjer składa własnoręczny podpis oraz przystawia okrągłą pieczęć Urzędu Miasta Opola.

2. Dowód wypłaty - ?Polecenie wypłaty".

a) Dowód wypłaty wystawia się w przypadku:

-         wypłaty będącej wynikiem rozliczenia zaliczki,

-         wypłaty wynagrodzenia z tytułu umowy o pracę nie podjętego w terminie,

-         w innych przypadkach, np. na podstawie dowodu źródłowego.

b) Dokument ?Polecenie wypłaty" wystawia upoważniony pracownik, wpisując następujące dane:

-         datę wystawienia

-         nazwisko i imię (nazwę) oraz adres osoby, na rzecz, której dokonuje się wypłaty,

-         tytuł wypłaty,

-         kwotę wypłaty cyframi i słownie,

-         dołącza stosowny załącznik stwierdzający zasadność dokonywanej wypłaty lub     w przypadku braku załącznika z odpowiednim zapisem potwierdzającym zasadność wypłaty

 

3. Raport kasowy - ?RK".

a) Raport kasowy służy do ewidencji szczegółowej wszystkich dowodów kasowych dotyczących wpłat i wypłat dokonywanych przez kasjera w danym dniu lub w okresie, sporządzony w systemie komputerowym przez kasjera w porządku chronologicznym, tzn. w kolejności dokonywanych wypłat i wpłat.

 

b) Raport kasowy sporządza się w sposób następujący:

-         w lewym górnym rogu odbija się pieczęć firmową,

-         w górnej rubryce wpisuje się numer raportu kasowego; numer ustala się   z zachowaniem ciągłości numeracji rocznej dla roku obrotowego,

-          w części tabelarycznej raportu kasowego ewidencjonuje się dowody kasowe na bieżąco w układzie chronologicznym w kolejności ich realizacji.

 

c) Raport kasowy podlega zsumowaniu. Po ustaleniu obrotów rubryk ?przychód", ?rozchód" następuje obliczenie pozostałości gotówki na dzień następny w ten sposób, że do stanu poprzedniego wpisanego w wierszu ?stan kasy poprzedni", przeniesionego z raportu kasowego za dzień (okres) poprzedni dodaje się obroty przychodowe                  i odejmuje obroty rozchodowe, a kwota ustalonej pozostałości wpisana jest w wierszu saldo. Wszystkie wymienione czynności są wykonywane automatycznie w trakcie wprowadzania raportu do wydruku.

 

d) Raport kasowy sporządza kasjer w dwóch egzemplarzach, oryginał wraz ze wszystkimi załącznikami (dowodami przychodowymi i rozchodowymi) ułożonymi chronologicznie, przekazuje do Referatu Księgowości Budżetowej za pokwitowaniem na kopii. Kopia raportu kasowego pozostaje w kasie.

 

VIII. Kontrola kasy.

§ 8

1. Kasa podlega kontroli bieżącej i okresowej.

2. Kontrola bieżąca kasy może ograniczyć się do sprawdzenia wszystkich dokumentów dotyczących operacji kasowych pod względem formalnym i rachunkowym. Przeprowadzenie kontroli potwierdza kontrolujący swoim podpisem.

3. Kontrola okresowa kasy powinna nastąpić, co najmniej w następujących terminach:

-          w dniu, w którym stwierdzono włamanie, uszkodzenie kasy,

-          na 30 czerwca oraz 31 grudnia każdego roku obrotowego,

-          w dniu poprzedzającym zmianę formy prawnej jednostki,