STRESZCZENIE
Zgodni e z Regulaminem Organizacyjnym Urzędu Miasta Opola główne zadania związane z funkcjonowaniem systemu kadr zostały przypisane Referatowi Kadr w Wydziale Organizacyjnym. Aktualnie w Referacie zatrudnionych jest 7 osób (7 etatów). Wydział Organizacyjny nadzorowany jest przez Sekretarza Miasta.
Zespół audytowy przeprowadził kilkanaście badań i testów (wywiady z audytowanymi dokumentowane w Kwestionariuszach kontroli wewnętrznej, testy przeglądowe, testy zgodności i rzeczywiste). Wyniki badań wykazały, że funkcjonowanie badanego systemu jest zgodne z obowiązującymi przepisami, a audytorzy nie stwierdzili uchybień w zakresie legalności. Na podstawie uzyskanych wyników audytorzy stwierdzili, że system kadrowy w Urzędzie Miasta jest kreowany w dużym stopniu przez kierowników komórek organizacyjnych, jednak ostateczną decyzję podejmuje Prezydent Miasta. Badany obszar, w opinii audytorów uzyskał ogólną ocenę pozytywną, pomimo, iż w toku audytu stwierdzono kilka uchybień negatywnie wpływających na powyższą ocenę. Jednak stwierdzone nieprawidłowości nie miały bezpośredniego wpływu na funkcjonowanie systemu jako całości. Zgodnie z obowiązującymi w Urzędzie wewnętrznymi uregulowaniami, system kadrowy funkcjonuje jako obsługa kadrowa zatrudnionych w nim urzędników.
W celu poprawy sytuacji oraz w zakresie doradczym audytorzy wydali łącznie 6 rekomendacji. Obszarem, w którym audytorzy stwierdzili najwięcej uchybień jest proces dotyczący używania samochodów prywatnych do celów służbowych. Konsekwencją tego są błędne wypłaty ryczałtów z tego tytułu. Z uwagi na fakt, iż opisywany obszar dotyczy także pionu finansowo – księgowego, audytorzy nie obniżyli swojej oceny w zakresie legalności systemu kadrowego w Urzędzie Miasta. W ocenie audytorów pozostałe obszary zadań kadrowych funkcjonują w sposób prawidłowy. Audytorzy pozytywnie ocenili sposób prowadzenia i jakość dokumentacji kadrowej, oraz przeprowadzanie procesów naboru na wolne stanowiska w Urzędzie Miasta.
I. CEL
Celem niniejszego audytu jest zbadanie legalności i skuteczności działania systemu kadrowego funkcjonującego w Urzędzie Miasta Opola, ze szczególnym zwróceniem uwagi na działania podejmowane w celu uzyskania wysokiej skuteczności w procesie nadzoru i monitoringu procesu zatrudniania oraz realizowania stosunku pracy.
II. ZAKRES:
· Podmiotowy:
Audyt został przeprowadzony w Wydziale Organizacyjnym, Referacie Kadr.
· Przedmiotowy:
Przeprowadzenie audytu miało na celu sprawdzenie legalności i efektywności funkcjonowania procesów kadrowych w trakcie i po rekrutacji.
III. OBIEKTY AUDYTU
1. Ocena uwarunkowań organizacyjnych systemu kadrowego pod względem legalności;
2. Analiza i ocena efektywności zarządzania kadrowego w Urzędzie Miasta;
IV. ANALIZA RYZYKA
Określone wyżej obiekty audytu są zbieżne z obszarami ryzyk zdefiniowanymi na podstawie profesjonalnej wiedzy audytorów w zakresie przedmiotowym realizowanego zadania audytowego. Przyjmując taki zakres ryzyk zespół audytowy zwrócił szczególną uwagę na ryzyka związane z:
1. niewydolnością systemu z przyczyn organizacyjnych, skutkującą niezgodnym z przepisami funkcjonowaniem systemu kadrowego w Urzędzie (OBIEKT 1);
2. nie spełnianiem wymogów legalności i wygody obsługi przez wykorzystywany programu komputerowego (OBIEKT 1);
3. niską skutecznością rekrutacji (OBIEKT 2);
4. niską jakością systemu ocen pracowniczych (OBIEKT 2);
5. mało skutecznym, lub brakiem systemu podnoszenia kwalifikacji (OBIEKT 2);
6. brakiem systemu motywacji skutkującym niskim zaangażowaniem pracowników w wykonywaniu obowiązków (OBIEKT 2).
Analiza ww. ryzyk została przedstawiona w poniższej tabeli:
|
Obiekty audytu
|
Jednostka Audyto-wana
|
Kategorie ryzyk
|
Końcowa ocena ryzyka
|
|
Istotność
|
Jakość zarządza– nia
|
Kontrola wew.
|
Czynniki zewn.
|
Opera- cyjne
|
|
0,20
|
0,20
|
0,25
|
0,15
|
0,20
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
|
Obiekt 1
|
|
4
|
4
|
2
|
3
|
2
|
80,00 %
|
|
Obiekt 2
|
|
3
|
4
|
4
|
2
|
3
|
81,25 %
|
W wyniku przeprowadzonej analizy zespół audytorów stwierdził, że oba obiekty charakteryzują się podobnym poziomem ryzyka. Wyższym ryzykiem charakteryzuje się obiekt 2 (81,25%), nieco niższym obiekt 1 (80%). Audytorzy stwierdzają, że w obu obiektach na materializację ryzyk największy wpływ mają czynniki istotności, jakości zarządzania i kontroli wewnętrznej. Prawidłowe funkcjonowanie obu obiektów związane jest ze skutecznym doborem kadr, efektywnym wykonywaniem przez nich obowiązków, odpowiednim poziomem posiadanych kwalifikacji i cech osobowościowych, dlatego też obiekty te cechują się wysokim poziomem ryzyka związanego z jakością zarządzania.
W badaniach audytowych należy zatem traktować oba obiekty łącznie. Biorąc pod uwagę badany system i dostępne zasoby Referatu Audytu Wewnętrznego, audytorzy postanowili poddać audytowi ww. obiekty.
Przewidywana metodyka:
1. Testy przeglądowe – identyfikacja zasad funkcjonowania badanego systemu i jego podsystemów oraz potwierdzenie istnienia (lub nie) kontroli poprzez użycie niżej wymienionych technik:
a) zapoznanie się z dokumentami służbowymi,
b) uzyskiwania wyjaśnień i informacji od pracowników audytowanej jednostki
w oparciu o Kwestionariusze kontroli wewnętrznej.
2. Testy zgodności – analiza wszystkich zidentyfikowanych procedur w celu oceny stopnia i zakresu ich stosowania poprzez użycie niżej wymienionych technik:
a) porównanie określonych zbiorów danych z kryteriami ustalonymi przez audytorów;
b) sprawdzenie rzetelności informacji oraz jej porównanie z informacją zewnętrzną.
3. Testy rzeczywiste wydajności (efektywności).
V. TERMIN
Zadanie audytowe przeprowadzono w okresie od 16.01.-16.05.2007 r.
VI. USTALENIA
1. Obiekt 1
Ocena uwarunkowań organizacyjnych systemu kadrowego pod względem legalności.
1.1. Kryteria szczegółowe
1.1.1. Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U.96.62.286), pracodawca jest zobowiązany do założenia i prowadzenia oddzielnie dla każdego pracownika akt osobowych składających się z 3 części, oznaczonych literami A, B oraz C.
1) w części A - dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie;
2) w części B - dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym:
· umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta na piśmie - potwierdzenie ustaleń co do rodzaju umowy oraz jej warunków, a także zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z umowy o pracę,
· pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z przepisami i informacjami określonymi w § 3 oraz zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
· oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka, o którym mowa w art. 148 pkt 3, art. 178 § 2 i art. 188 Kodeksu pracy, o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień określonych w tych przepisach,
· dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo rozliczenia się,
· dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych,
· oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie,
· dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej,
· pisma dotyczące udzielenia pracownikowi urlopu wychowawczego oraz urlopu bezpłatnego, dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku określonym w art. 1867 Kodeksu pracy,
· orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi,
· umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy,
· wnioski pracownika dotyczące ustalenia indywidualnego rozkładu jego czasu pracy (art. 142 Kodeksu pracy), stosowania do niego systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 Kodeksu pracy), a także stosowania do niego systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 144 Kodeksu pracy),
· wniosek pracownika o poinformowanie właściwego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy,
· korespondencję z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową we wszystkich sprawach ze stosunku pracy wymagających współdziałania pracodawcy z tą organizacją lub innymi podmiotami konsultującymi sprawy ze stosunku pracy,
· kopię zawia
dom
ienia powiatowego urzędu pracy o zatrudnieniu pracownika, uprzednio zarejestrowanego jako osoba bezrobotna,
· informacje dotyczące wykonywania przez pracownika powszechnego obowiązku obrony;
3) w części C - dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, w tym:
· oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę,
· dotyczące żądania wydania świadectwa pracy (art. 97 § 11 Kodeksu pracy) oraz związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (art. 171 § 3 Kodeksu pracy),
· kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy,
· potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym (art. 884 § 2 Kodeksu postępowania cywilnego),
· umowę o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę,
· orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy.
Zgodnie z § 6 ust.3 przedmiotowego rozporządzenia, dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych pracowników powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane; każda z tych części powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów.
Dodatkowo § 1 ust. 3 zobowiązuje pracodawcę do przechowywania w aktach osobowych jedynie odpisów lub kopii składanych dokumentów.
1.1.2. Kwestie wydawania oraz prawidłowości świadectw pracy regulują przepisy Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U.98.21.94) art. 97 oraz art. 30 § 1, które stanowią, iż:
· w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca jest obowiązany niezwłocznie wydać pracownikowi świadectwo pracy,
· w świadectwie pracy należy podać informacje dotyczące okresu i rodzaju wykonywanej pracy, zajmowanych stanowisk, trybu rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy, a także inne informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego. Ponadto w świadectwie pracy zamieszcza się wzmiankę o zajęciu wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym. Na żądanie pracownika w świadectwie pracy należy podać także informację o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach,
· pracownik może w ciągu 7 dni od otrzymania świadectwa pracy wystąpić z wnioskiem do pracodawcy o sprostowanie świadectwa,
· umowa o pracę rozwiązuje się na mocy porozumienia stron, przez oświadczenie jednej ze stron, z upływem czasu, na który była zawarta.
Szczegółowe uregulowanie treści świadectwa pracy oraz sposobu jego wydawania stanowi Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania, które stanowi, że:
· pracodawca wydaje świadectwo pracy bezpośrednio pracownikowi albo osobie upoważnionej przez pracownika na piśmie - w dniu, w którym następuje rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy,
· jeżeli wydanie świadectwa pracy pracownikowi albo osobie przez niego upoważnionej nie jest możliwe, pracodawca, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia ustania stosunku pracy, przesyła świadectwo pracy pracownikowi lub tej osobie za pośrednictwem poczty, albo doręcza go w inny sposób,
· pracodawca zawiadamia pracownika na piśmie o negatywnym wyniku rozpatrzenia wniosku o sprostowanie świadectwa pracy w ciągu 7 dni od dnia otrzymania tego wniosku. W razie uwzględnienia wniosku, pracodawca wydaje pracownikowi w tym terminie nowe świadectwo pracy.
1.1.3. Treść umowy o pracę regulują przepisy Kodeksu Pracy. Zgodnie z art. 29 § 1 Kodeksu Pracy (Dz.U.98.21.94), umowa o pracę powinna zawierać następujące elementy:
· rodzaj pracy,
· miejsce wykonywania pracy,
· wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia,
· wymiar czasu pracy,
· termin rozpoczęcia pracy.
1.1.4. Na pracodawcę nałożony jest – wynikający z art. 29 § 3 Kodeksu Pracy - obowiązek pisemnego informowania pracownika o:
· obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,
· częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę,
· wymiarze przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego,
· obowiązującej pracownika długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę.
W badaniach audytorzy uwzględnili także wywiązywanie się pracodawcy z obowiązku dostarczenia przedmiotowej informacji pracownikowi w terminie nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę.
1.1.5. Wysokość wynagrodzeń oraz dodatków funkcyjnych pracowników zatrudnionych w Urzędzie musi być zgodna z Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (DZ.U.05.146.1223), ze szczególnym uwzględnieniem:
·Tabeli Miesięcznych Kwot Wynagrodzenia Zasadniczego stanowiącej załącznik nr 1 do rozporządzenia,
·Tabeli Stawek Dodatku Funkcyjnego stanowiącej załącznik nr 2 do rozporządzenia:
|
Kategoria zaszeregowania
|
Kwota w złotych
|
|
I
|
800 – 1.080
|
|
II
|
810 – 1.130
|
|
III
|
820 – 1.180
|
|
IV
|
830 – 1.240
|
|
V
|
840 – 1.320
|
|
VI
|
850 - 1.430
|
|
VII
|
860 – 1.560
|
|
VIII
|
870 – 1.690
|
|
IX
|
890 – 1.820
|
|
X
|
910 – 1.950
|
|
XI
|
940 – 2.080
|
|
XII
|
970 – 2.210
|
|
XIII
|
1.000 – 2.340
|
|
XIV
|
1.040 – 2.510
|
|
XV
|
1.080 – 2.840
|
|
XVI
|
1.120 – 3.180
|
|
XVII
|
1.160 – 3.520
|
|
XVIII
|
1.210 – 3.860
|
|
XIX
|
1.260 – 4.210
|
|
XX
|
1.320 – 4.560
|
|
XXI
|
1.390 – 4.920
|
|
XXII
|
1.460 - 5.280
|
1.1.6. Zasady używania samochodów prywatnych do celów służbowych uregulowane są w rozporządzeniu Ministra Finansów z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U.02.27.271). W badaniach audytorzy uwzględnili następujące kryteria:
· zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów osobowych, następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej między pracodawcą a pracownikiem (§ 1 ust. 1),
· zwrot kosztów następuje według stawek za 1 kilometr przebiegu samochodu (§ 2 ust. 1):
a) o pojemności skokowej silnika do 900 cm
