ZARZĄDZENIE Nr OR-I.120.1.47. 2015
PREZYDENTA MIASTA OPOLA
z dnia 05 maja 2015 r.
w sprawie zmiany zarządzenia w sprawie wprowadzenia Instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów księgowych w Urzędzie Miasta Opola
Na podstawie art. 10 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r., poz. 330 z późn. zm., z późniejszymi zmianami) – zarządzam co następuje:
§ 1
W „Instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów księgowych w Urzędzie Miasta Opola”, stanowiącej załącznik do zarządzenia Nr OR-I.120.1.109.2012 Prezydenta Miasta Opola z dnia 09 sierpnia 2012 r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów księgowych w Urzędzie Miasta Opola, zmienionej zarządzeniem nr OR-I.120.1. 126. 2012 z dnia 18.10.2012 r., nr OR-I.120.1.23. 2013 z dnia 26.02.2013 r, nr OR-I.120.1. 121. 2013 z dnia 14.11.2013 r.,Nr OR-I.120.1.52.2014 z dnia 30 maja 2014 r., Nr OR-I.120.1. 105. 2014 z dnia 22 października 2014 r., OR I.120.1.130.2014 z dnia 04 grudnia 2014 r., OR I.120.1.131.2014 z dnia 05 grudnia 2014 r., Nr OR-I.120.1.23.2015 z dnia 27 lutego 2015 r. dokonuje się następujących zmian:
1. W § 1 ust 5 pkt 5) otrzymuje brzmienie:
„5) Naczelnik - naczelnik wydziału Urzędu Miasta Opola, lub upoważniony przez niego pracownik, a także osoba zajmująca samodzielne stanowisko pracy,”
2. W § 7 ust 3 pkt 1) otrzymuje brzmienie:
„1) będące na stanie wydziałów merytorycznych - naczelnicy wydziałów,”
3. W § 7 ust 6 otrzymuje brzmienie:
„6. Za sporządzenie dokumentów księgowych związanych z ruchem środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych odpowiedzialny jest właściwy naczelnik wydziału merytorycznego realizującego operację gospodarczą lub odpowiedzialnego za dany środek trwały, środek trwały w budowie (inwestycję rozpoczętą) lub wartość niematerialną i prawną. Za sporządzenie dokumentów przemieszczeń środków trwałych odpowiedzialny jest także kierownik referatu, który przekazuje środki trwałe stanowiące wyposażenie referatu.”
4. W § 7 ust 16 pkt 1) otrzymuje brzmienie:
„1) w przypadku pozostałych środków trwałych - wprowadzeniu środka trwałego do:
a) właściwej wydziałowej ewidencji środków trwałych – czynności dokonuje pracownik wydziału wyznaczony przez naczelnika do prowadzenia tej księgi, lub
b) właściwej księgi inwentarzowej Ochotniczej Straży Pożarnej – prowadzonej przez pracownika Straży, lub
c) właściwej księgi inwentarzowej Rady Dzielnicy – prowadzonej przez wyznaczoną osobę w strukturze Rady, lub
d) innej właściwej księgi inwentarzowej, jeżeli jest prowadzona,”
5. W § 7 ust 20 pkt 10)-12) otrzymują brzmienie:
„10) data i podpis osób sporządzających dowód (pracownik i naczelnik wydziału merytorycznego),
11) data i podpis osób kontrolujących dowód pod względem formalnym i rachunkowym,
12) data i akceptacja Skarbnika i zatwierdzenie Prezydenta,”
6. W § 7 ust 24 pkt 5)-6) otrzymują brzmienie:
„5) data i podpis osób kontrolujących dowód pod względem formalnym i rachunkowym,
6) nazwę i adres jednostki przekazującej i otrzymującej środek trwały oraz daty i podpisy osób reprezentujących obie jednostki – po stronie Urzędu podpisy naczelnika wydziału merytorycznego przekazującego lub przyjmującego środek trwały, akceptacja Skarbnika, zatwierdzenie Prezydenta – w przypadku odpłatnego zbycia podpis podmiotu nabywającego własność nie jest wymagany.”
7. W § 7 ust 30 otrzymuje brzmienie:
„30. W przypadkach nieobjętych przepisami obowiązującego zarządzenia w sprawie powołania i zasad działania komisji ds. likwidacji składników majątku ruchomego w Urzędzie Miasta Opola dowód LT sporządza wydział merytoryczny dokonujący likwidacji składnika majątkowego, w szczególności w skutek procesów inwestycyjnych (likwidacja w celu budowy nowych obiektów), lub na podstawie właściwych decyzji (np. na skutek opinii o złym stanie technicznym decyzji o wyłączeniu z użytkowania wydanych przez nadzór budowlany lub inne uprawnione instytucje) w co najmniej dwóch egzemplarzach z przeznaczeniem:
1) oryginał dla referatu księgowości,
2) kopia dla wydziału merytorycznego odpowiedzialnego za likwidowany środek trwały.
Przepisy zarządzenia określającego zasady działania komisji likwidacyjnej w Urzędzie Miasta Opola mogą wprowadzać zasady szczególne do powyższej reguły.”
8. W § 7 ust 31 otrzymuje brzmienie:
„31. MT – „Zmiana miejsca użytkowania środka trwałego”
1) Dokument MT wystawiany jest w momencie zmiany miejsca użytkowania środka trwałego w obrębie Urzędu Miasta, w tym przemieszczeń między pokojami w obrębie tej samej komórki organizacyjnej. Dowód MT należy stosować także w przypadku przeniesienia pomiędzy wydziałami Urzędu Miasta inwestycji rozpoczętych (środków trwałych w budowie).
2) Dowód MT sporządza kierownik referatu, którego wyposażenie jest przemieszczane, a w pozostałych przypadkach naczelnik wydziału przekazującego mienie.
3) Dowód MT sporządzany jest w porozumieniu z naczelnikami wydziałów, kierownikami referatów, a w szczególnych przypadkach z pracownikami wydziałów merytorycznych, pomiędzy którymi następuje przeniesienie środków trwałych.
4) Sporządzony dowód MT stanowi podstawę dla komórki organizacyjnej do wydania środka trwałego innej komórce. Fakt ten odnotowuje się na dowodzie MT poprzez złożenie podpisów kierowników referatów i naczelników wydziałów przekazującego i przyjmującego środek trwały. Dowód MT wystawiany jest najpóźniej w dniu faktycznej zmiany miejsca użytkowania środka trwałego.
5) Sporządzony i podpisany dokument MT jest przekazywany do Referatu Księgowości Wydatków Budżetowych, którego pracownicy rejestrują przemieszczenie w ewidencji księgowej, dokonują adnotacji o tej rejestracji w dokumencie MT, a następnie przekazują dokument do pracownika na stanowisku ds. inwentaryzacji w Wydziale Podatków i Opłat Lokalnych. Pracownik na stanowisku ds. inwentaryzacji dokonuje rejestracji przemieszczenia w ewidencji wydziałowej, dokonuje adnotacji na MT, a następnie aktualizuje wykazy środków trwałych (wywieszki w pokojach). Pracownicy ci odpowiadają za właściwe zaewidencjonowanie przemieszczeń wynikających z dokumentów MT im przekazanych przez komórki organizacyjne.”
9. W § 7 ust 33-35 otrzymuje brzmienie:
„33. Prawidłowy dowód MT powinien zawierać:
1) numer kolejny (nadawany przez pracowników rejestrujących przemieszczenie w ewidencjach),
2) nazwę środka trwałego i krótką jego charakterystykę,
3) numer inwentarzowy środka trwałego,
4) wartość początkową środka trwałego,
5) datę zmiany miejsca użytkowania,
6) datę sporządzenia dowodu MT – o ile jest różna od daty zmiany miejsca,
7) dotychczasowe i nowe miejsce użytkowania,
8) datę i podpisy kierowników referatów oraz naczelników wydziałów przekazującego i przyjmującego środek trwały – na znak przejęcia odpowiedzialności za dany składnik majątku.
34. Dowód MT nie podlega akceptacji Skarbnika i zatwierdzeniu przez Prezydenta, ale może zostać zwrócony do poprawy przez komórkę rejestrującą przemieszczenia w ewidencjach środków trwałych z uwagi na wady formalne i rachunkowe.
35. Dowód MT sporządza się co najmniej w 3 egzemplarzach:
1) oryginał – dla Referatu Księgowości Wydatków Budżetowych i pracownika na stanowisku ds. inwentaryzacji w Wydziale Podatków i Opłat Lokalnych,
2) pierwsza kopia – dla komórki organizacyjnej otrzymującej środek trwały,
3) druga kopia – dla komórki organizacyjnej przekazującej środek trwały.”
10. W § 7 ust 39 otrzymuje brzmienie:
„39. Każdy pokój (pomieszczenie) winien być zaopatrzony w wykaz znajdujących się w nim środków trwałych (tzw. wywieszkę), z zastosowaniem następujących zasad:
1) wykaz zawiera co najmniej wskazanie pokoju, którego dotyczy, spis nazw i numerów inwentarzowych środków trwałych znajdujących się w tym pokoju; może zawierać także informację o dacie przychodu, wartości środka trwałego, osobie odpowiedzialnej i inne potrzebne informacje,
2) wykaz powinien być wywieszony na ścianie, lub umieszczony w innym dostępnym miejscu w pomieszczeniu którego dotyczy,
3) przemieszczenia środków trwałych winny być na bieżąco odzwierciedlane w wykazach, po uprzednim ich zaewidencjonowaniu w ewidencji środków trwałych,
4) wykaz może być sporządzony odręcznie bądź komputerowo, w tym w postaci wydruku z ewidencji środków trwałych (majątku),
5) aktualizacji wykazów dokonuje pracownik na stanowisku ds. inwentaryzacji, w szczególności po dokonaniu przemieszczeń dokumentami MT,
6) za zgodność wykazów ze stanem rzeczywistym odpowiedzialność ponoszą kierownicy referatów lub inne osoby odpowiedzialne za środki trwałe znajdujące się w pomieszczeniach – osoby te podpisują się na aktualnym wykazie stwierdzając ten fakt.
7) W przypadku nabycia środków trwałych kierownicy referatów zawiadamiają o tym pracownika na stanowisku ds. inwentaryzacji, celem aktualizacji wykazu.
11. W § 14 ust 6 otrzymuje brzmienie:
„6. Faktury VAT na zakup paliwa winny być szczegółowo opisane i skontrolowane przez pracownika wydziału merytorycznego, prowadzącego sprawy rozliczenia paliwa i podpisane przez właściwego naczelnika wydziału. W opisie faktur winna być zawarta informacja do jakich pojazdów i sprzętu paliwo zostało zakupione, z powołaniem książki kontroli pracy pojazdu lub sprzętu, w której zakup paliwa ujęto i rozliczono. Na fakturze dokonuje się adnotacji „Paliwo wydano do bieżącego zużycia” bądź analogicznej – odręcznie bądź pieczątką.”
12. W § 20 ust 1 otrzymuje brzmienie:
„1. Naczelnicy wydziałów ponoszą odpowiedzialność dyscyplinarną za prawidłowe wydatkowanie środków budżetowych przeznaczonych na realizację zadań rzeczowych przypisanych ich wydziałom w obrębie przydzielonego planu budżetu.”
13. W § 26 ust 4 otrzymuje brzmienie:
„4. Odpowiedzialność dyscyplinarną, potwierdzoną wpisem do ewidencji osób odpowiedzialnych za składniki mienia ponoszą:
1) kierownicy referatów - za środki trwałe stanowiące wyposażenie w pomieszczeniach biurowych referatu,
2) naczelnicy wydziałów – za mienie przyjęte na stan wydziału.”
14. W § 29 skreśla się ust 4.
15. Załącznik nr 5 do „Instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów księgowych w Urzędzie Miasta Opola” otrzymuje brzmienie jak w załączniku nr 1 do niniejszego zarządzenia.
16. Załącznik nr 6 do „Instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów księgowych w Urzędzie Miasta Opola” otrzymuje brzmienie jak w załączniku nr 2 do niniejszego zarządzenia.
17. Załącznik nr 8A do „Instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów księgowych w Urzędzie Miasta Opola” otrzymuje brzmienie jak w załączniku nr 3 do niniejszego zarządzenia.
18. Załącznik nr 8B do „Instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów księgowych w Urzędzie Miasta Opola” otrzymuje brzmienie jak w załączniku nr 4 do niniejszego zarządzenia.
19. Załącznik nr 8c do „Instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów księgowych w Urzędzie Miasta Opola” otrzymuje brzmienie jak w załączniku nr 5 do niniejszego zarządzenia.
20. Załącznik nr 9 do „Instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów księgowych w Urzędzie Miasta Opola” otrzymuje brzmienie jak w załączniku nr 6 do niniejszego zarządzenia.
§ 2
Wykonanie zarządzenia powierzam Wydziałowi Finansowo-Księgowemu.
§ 3
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Prezydent Miasta
Arkadiusz Wiśniewski
