ZARZĄDZENIE NR OR-I.0050.342.2014
PREZYDENTA MIASTA OPOLA
z dnia 22 lipca 2014 r.
 

w sprawie zasad udzielania zamówień o wartości nie przekraczającej kwoty 30000 EURO netto w Urzędzie Miasta Opola.

Na podstawie art. 31 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 594 z późn. zm.) oraz § 5 pkt 7 Regulaminu organizacyjnego Urzędu Miasta Opola stanowiącego załącznik do Zarządzenia Nr OR.I.0152-94/06 Prezydenta Miasta Opola z dnia 1 sierpnia 2006 r. w sprawie nadania Regulaminu organizacyjnego Urzędu Miasta Opola (z późn. zm.) ustalam, co następuje:

§ 1

Postanowienia ogólne

1. Zarządzenie określa zasady i sposób udzielania zamówień o wartości nie przekraczającej kwoty 30 000 euro netto w Urzędzie Miasta Opola.
2.  Określenie wartości szacunkowej zamówienia winno nastąpićz zachowaniem zakazu dzielenia zamówień oraz zaniżania wartości zamówień w celu uniknięcia stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004  r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907 z późn. zm.).
3. Dokonujący zamówień w ramach niniejszego zarządzenia jest odpowiedzialny za działanie w ramach aktualnego planu finansowego, z należytą starannością, kierując się zasadami celowości, oszczędności, gospodarności, legalności planowanych wydatków oraz zachowując zasady określone w ustawie o finansach publicznych i innych przepisach prawa.
4. Średni kurs złotego w stosunku do EURO, stanowiący podstawę przeliczania wartości zamówień określa się zgodnie z art. 35 ust. 3 wyżej powołanej ustawy.
5. Ilekroć w niniejszym zarządzeniu mowa o dysponencie środków, rozumie się przez to Sekretarza Miasta, naczelnika wydziału, zastępcę naczelnika wydziału, kierownika biura lub samodzielnego referatu, posiadającego upoważnienie do podejmowania decyzji finansowych.
6. Dysponent środków może na zasadach określonych w niniejszej procedurze realizować zamówienia w ramach udzielonego mu upoważnienia i posiadanych środków finansowych zapisanych w budżecie. Wysokość kwoty upoważnienia nie może przekroczyć 20 000 zł brutto, i jest ustalana indywidualnie dla dysponenta środków przy udziale i akceptacji Skarbnika Miasta Opola.
7. Dysponent środków może realizować wydatki na podstawie jednostkowych zamówień innego naczelnika wydziału, kierownika biura lub samodzielnego referatu, niedysponującego środkami finansowymi. W uzasadnionych przypadkach czynności tej dokonuje się przy udziale naczelnika wydziału (kierownika biura lub samodzielnego referatu) składającego zaakceptowany wniosek.
8. Zamówienia dokonywane są na formularzach wniosków stanowiących załączniki od nr 1 do nr 6. Zaakceptowany i podpisany wniosek stanowi podstawę do sporządzenia zamówienia zewnętrznego.
9. Zamówienie zewnętrzne, w formie umowy lub zlecenia nabycia kierowane do kontrahenta (dostawcy) podpisuje dysponent środków do wysokości posiadanego upoważnienia, a powyżej tej kwoty umowę lub zlecenie podpisuje Prezydent Miasta.
10. Zamówienia w ramach niniejszego zarządzenia dokumentuje się m.in. wnioskami, zleceniami, umowami, rachunkami,  fakturami VAT - odpowiednio opisanymi.
11. Dokument potwierdzający nabycie (np. faktura, rachunek), podlega sprawdzeniu pod względem merytorycznym przez dysponenta środków, i pod względem formalno-rachunkowym przez osoby określone w obowiązującej instrukcji obiegu, kontroli i archiwizacji dokumentów księgowych w Urzędzie Miasta Opola.
12. Dokument potwierdzający nabycie towaru lub usługi podlega wstępnej kontroli w rozumieniu ustawy o finansach publicznych przez Skarbnika Miasta i zatwierdzeniu do wypłaty przez Prezydenta Miasta.
 

§ 2

Tryby dokonywania zamówień

1. Zamówień o wartości nie przekraczającej kwoty 30 000 euro netto w Urzędzie Miasta Opola, w zależności od wartości zamówienia dokonuje się w trzech trybach:

a) w trybie uproszczonym bez obowiązku dokonywania wyboru oferty - dla zamówień o wartości do 500 zł brutto, z wyjątkiem zamówień realizowanych przez Sekretarza Miasta, Naczelnika i Zastępcę Naczelnika Wydziału Administracyjno-Gospodarczego, i Naczelnika Wydziału Gospodarki i Innowacji, gdzie tryb ten stosuje się do wartości 1000 zł brutto,

b) w trybie niepełnym bez obowiązku dokonywania wyboru oferty - dla zamówień o wartości powyżej kwot, o których mowa w ust. 1 lit. a) do 20.000 zł brutto,

c) w trybie pełnym z obowiązkiem dokonania wyboru oferty - dla zamówień o wartości powyżej 20.000 zł brutto do 30.000 euro netto.

§ 3

Tryb uproszczony bez obowiązku dokonywania wyboru oferty

Dla trybu uproszczonego stosuje się następującą procedurę:

1. Naczelnik wydziału, zastępca naczelnika wydziału, kierownik biura lub samodzielnego referatu składa do dysponenta środków wniosek na właściwym formularzu określonym w załącznikach 1-6 do zarządzenia.
2. Dysponent środków podpisując w ramach posiadanego upoważnienia wniosek na formularzach stanowiących załączniki nr 1-6 do niniejszego zarządzenia potwierdza celowość wydatku oraz jego zgodność z aktualnym planem finansowym.
3. W trybie uproszczonym wniosek nie wymaga podpisu Skarbnika. Skarbnik dokonuje wstępnej kontroli w rozumieniu ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885 z późn. zm.) dopiero na etapie akceptacji dokumentów nabycia (faktur, rachunków, itp.), przez złożenie podpisów na tych dokumentach.

§ 4

Tryb niepełny bez obowiązku dokonywania wyboru oferty

Dla trybu niepełnego bez obowiązku dokonywania wyboru oferty stosuje się następującą procedurę:

1. Naczelnik wydziału, zastępca naczelnika wydziału, kierownik biura lub samodzielnego referatu składa do dysponenta środków wniosek na właściwym formularzu określonym w załącznikach 1-6 do zarządzenia.
2. Dysponent środków podpisując w ramach posiadanego upoważnienia wniosek na formularzach stanowiących załączniki nr 1-6 do niniejszego zarządzenia potwierdza celowość wydatku oraz jego zgodność z aktualnym planem finansowym.
3. Skarbnik Miasta dokonuje wstępnej kontroli wniosku w rozumieniu ustawy o finansach publicznych, poprzez złożenie podpisu na wniosku.

§ 5

Tryb pełny z obowiązkiem dokonania wyboru oferty.

Dla trybu pełnego z obowiązkiem dokonywania wyboru oferty stosuje się następującą procedurę:

1. Naczelnik wydziału, zastępca naczelnika wydziału, kierownik biura lub samodzielnego referatu składa do dysponenta środków wniosek na właściwym formularzu określonym w załącznikach 1-6 do zarządzenia.
2. Dysponent środków podpisując w ramach posiadanego upoważnienia wniosek na formularzach stanowiących załączniki nr 1-6 do niniejszego zarządzenia potwierdza celowość wydatku oraz jego zgodność z aktualnym planem finansowym.
3. Dysponent środków wstępnie akceptuje wniosek do realizacji. Po wstępnej akceptacji wniosku dokonuje się wyłonienia wykonawcy w trybie wyboru oferty, według „zasad wyboru oferty” określonych w załączniku nr 7.
4. W przypadkach uzasadnionych charakterem zamówienia lub niezwłoczną koniecznością jego udzielenia (np. awaria, zdarzenie losowe), dopuszcza się możliwość dokonywania zamówień z pominięciem wyboru oferty, pod warunkiem uzyskania zgody Prezydenta Miasta. Udzielenie zamówienia z pominięciem wyboru oferty wymaga uzasadnienia potrzeby na piśmie.
5. Przebieg oraz wyniki postępowania w przedmiocie wyboru oferty dokumentuje się w formularzu wyboru oferty stanowiącym załącznik nr 8 do niniejszego zarządzenia.
6. Po zakończeniu procedury wyboru oferty prowadzący postępowanie przygotowuje wymagany dokument (np. zlecenie, zamówienie, umowa) dotyczący realizacji zamówienia. Dokument ten podlega wstępnej kontroli w rozumieniu ustawy o finansach publicznych przez Skarbnika Miasta lub upoważnioną przez niego osobę i zatwierdzeniu przez Prezydenta Miasta lub upoważnioną przez niego osobę.

§ 6

Zamówienia realizowane w ramach krajowych i zagranicznych programów pomocowych
1. Zamówienia do 30 000 euro netto realizowane w ramach krajowych i zagranicznych programów pomocowych należy przeprowadzać zgodnie z wymaganiami określonymi w umowach o dofinansowanie, wytycznych oraz dokumentach programowych określających sposób realizacji projektów/ zadań realizowanych w ramach ww. programów.
2. Dokumenty, o których mowa w ust. 1 dostępne są na stronach internetowych: www.umwo.opole.pl, www.pokl.opole.pl, www.mrr.gov.pl.
3. Przebieg oraz wyniki postępowania wyboru oferty dokumentuje się  zgodnie
z zasadami określonymi § 5 ust 5 i 6.

§ 7

Postanowienia końcowe

1. Traci moc Zarządzenie Nr OR.I-0151- 807/08 Prezydenta Miasta Opola z dnia 20 maja 2008 r. w sprawie zasad udzielania zamówień o wartości nie przekraczającej kwoty 14000 EURO netto w Urzędzie Miasta Opola z późn. zm.
2. Wykonanie zarządzenia powierzam komórkom organizacyjnym Urzędu Miasta Opola.
3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Prezydent Miasta
Ryszard Zembaczyński