ZARZĄDZENIE NR OR.I-0151-97/2005
PREZYDENTA MIASTA OPOLA
z dnia 17 lutego 2005 r.
w sprawie ?Trybu postępowania związanego z przygotowaniem i przeprowadzeniem zamówień publicznych na roboty budowlane, dostawy i usługi udzielanych przez Prezydenta Miasta Opola w ramach inwestycji realizowanych przez Gminę Opole, które zatwierdzone zostały do dofinansowania ze środków Unii Europejskiej w ramach Funduszu ISPA a wdrażane są zgodnie z zasadami obowiązującymi dla inwestycji dofinansowywanych z Funduszu Spójności?.
Na podstawie art. 30 ust. 2 pkt. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.) – Prezydent Miasta Opola postanawia:
§ 1
Ustalić ?Tryb postępowania związanego z przygotowaniem i przeprowadzeniem zamówień publicznych na roboty budowlane, dostawy i usługi udzielanych przez Prezydenta Miasta Opola w ramach inwestycji realizowanych przez Gminę Opole, które zatwierdzone zostały do dofinansowania ze środków Unii Europejskiej w ramach Funduszu ISPA, a wdrażane są zgodnie z zasadami obowiązującymi dla inwestycji dofinansowywanych z Funduszu Spójności?, stanowiący załącznik nr 1 do niniejszego Zarządzenia.
§ 2
Wykonanie zarządzenia powierza się Wydziałowi Biuro Projektu ISPA oraz Wydziałowi Inwestycji Miejskich Referat Przetargów i Zamówień Publicznych, a także Wydziałowi Budżetu, Wydziałowi Finansowo-Księgowemu.
§ 3
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Prezydent Miasta
Ryszard Zembaczyński
Załącznik Nr 1
do Zarządzenia Nr OR.I-0151-97/2005
Prezydenta Miasta Opola
z dnia 17 lutego 2005 r.
TRYB
Postępowania związanego z przygotowaniem i przeprowadzeniem zamówień publicznych na roboty budowlane, dostawy i usługi udzielanych przez Prezydenta Miasta Opola w ramach inwestycji realizowanych przez Gminę Opole, które zatwierdzone zostały do dofinansowania ze środków Unii Europejskiej w ramach Funduszu ISPA a są wdrażane zgodnie z zasadami obowiązującymi dla inwestycji dofinansowywanych z Funduszu Spójności.
Rozdział 1.Informacje ogólne, przedmiot regulacji
-
Postanowienia niniejszego trybu postępowania dotyczą wyłącznie realizacji zamówień publicznych na roboty budowlane, dostawy i usługi udzielanych przez Prezydenta Miasta Opola – Kierownika Zamawiającego, w ramach inwestycji realizowanych przez Gminę Opole, które zatwierdzone zostały do dofinansowania ze środków Unii Europejskiej w ramach Funduszu ISPA a są wdrażane zgodnie z zasadami obowiązującymi dla inwestycji dofinansowywanych z Funduszu Spójności, zaliczanych zarówno do wydatków kwalifikowanych jak i niekwalifikowanych.
-
We wszystkich innych postępowaniach realizujących zamówienia publiczne na roboty budowlane, dostawy i usługi udzielane przez Prezydenta Miasta Opole stosować należy ?Tryb postępowania przygotowującego zamówienia publiczne na roboty budowlane, dostawy i usługi udzielane przez Prezydenta Miasta Opola? stanowiący załącznik Nr 1 do Zarządzenia Prezydenta Miasta Opola Nr OR.I – 0151 – 315/2004 z dnia 31maja 2004 r
-
Prezydent Miasta Opola powierza koordynację i nadzór nad prawidłowym przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, do których ma zastosowanie niniejszy tryb Pełnomocnikowi Prezydenta Miasta Opola ds. realizacji Projektu, zwanego dalej Pełnomocnikiem.
-
Dokumenty przetargowe jak również zmiany do nich są podpisywane przez Pełnomocnika. Nie jest nieprawidłowością w stosowaniu niniejszego trybu brak wymaganego podpisu Pełnomocnika na dokumencie, jeżeli został podpisany przez Prezydenta Miasta.
-
Decyzję o odstąpieniu od procedur opisanych w niniejszym trybie może podjąć Prezydent Miasta Opola w szczególnych okolicznościach na podstawie uzasadnionego wniosku Pełnomocnika, ze względu na rodzaj zamówienia i jego wartość.
-
W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, do którego zastosowanie znajduje niniejszy tryb biorą udział: Biuro Projektu ISPA, Wydział Inwestycji Miejskich Referat Przetargów i Zamówień Publicznych oraz Wydział Finansowo – Księgowy, Wydział Budżetu a także mogą wziąć udział w zależności od potrzeb Zamawiającego WiK Spółka z o.o. w Opolu, Miejski Zarząd Dróg i uczestnicy Porozumienia Międzygminnego z dnia 17 listopada 2003r. w sprawie powierzenia Gminie Opole budowy kanalizacji ściekowych i stacji pomp oraz ich utrzymania i eksploatacji.
Rozdział 2. Odpowiedzialność
-
Pracownicy oraz inne osoby wdrażające niniejszy tryb ponoszą odpowiedzialność w zakresie w jakim powierzono im czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania.
-
Powierzenie czynności związanych z przygotowaniem lub przeprowadzeniem postępowania pracownikowi lub innej osobie odbywa się poprzez powołanie do Komisji Przetargowej lub w przypadku pracowników Zamawiającego także przez wydanie indywidualnie adresowanego pisemnego polecenia służbowego.
-
Naruszenie prawa w związku z udzieleniem zamówień publicznych może spowodować odpowiedzialność karną, dyscyplinarną, służbową, skarbową lub inną zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
Rozdział 3.Przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia
-
Wydział Inwestycji Miejskich Referat Przetargów i Zamówień Publicznych oraz Biuro Projektu ISPA współpracują ze sobą w następujących sprawach:
-
przygotowania informacji i ogłoszeń do publikacji w Biuletynie Zamówień Publicznych, Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej, na stronie internetowej Urzędu Miasta Opola, na tablicy ogłoszeń Urzędu Miasta Opola ewentualnie w prasie ogólnokrajowej, na stronach internetowych Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej oraz Ministerstwa Środowiska,
-
przygotowania dokumentów przetargowych dla poszczególnych trybów udzielania zamówień publicznych,
-
udzielania wyjaśnień wykonawcom biorącym udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego,
-
interpretacji przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych z dnia 29 stycznia 2004r. (Dz . U. z 2004 r. Nr 19,poz.177 z późn.zm.), zwanej dalej Ustawą,
-
przygotowania wniosków do Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych w przypadkach przewidzianych Ustawą,
-
zgodności wykonywanych czynności formalnych przy prowadzeniu procedur z przepisami Ustawy.
-
W ramach w/w współpracy niezwłocznie po sporządzeniu planu finansowego(nie później niż do końca lutego każdego roku) Biuro Projektów ISPA składa do Referatu Przetargów i Zamówień Publicznych informację o planowanych zamówieniach, których wartość dla:
-
robót budowlanych przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 5 000 000 euro,
-
dostaw – zsumowana w ramach danej grupy określonej we ?Wspólnym Słowniku Zamówień? przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 750 000 euro,
-
usług – zsumowana w ramach danej kategorii Centralnej Klasyfikacji Produktów określonej w załączniku nr 3 do ?Wspólnego Słownika Zamówień? przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 750 000 euro.
Na podstawie otrzymanych informacji Wydział Inwestycji Miejskich – Referat Przetargów i Zamówień Publicznych przekazuje wstępne ogłoszenie informacyjne Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich a następnie Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych.
-
Biuro Projektu ISPA przedkłada Prezydentowi Miasta wniosek w sprawie zamówienia publicznego na roboty budowlane, dostawy i usługi w ramach inwestycji, o których mowa w punkcie 1 niniejszego dokumentu z propozycją zastosowania trybu zgodnie z przepisami Ustawy i uzasadnieniem faktycznym.
-
Wniosek, o którym mowa w punkcie 3 rozdziału 3 niniejszego trybu podpisuje Naczelnik Biura Projektu ISPA oraz Skarbnik Miasta.
-
Po uwzględnieniu wniosku w sprawie zamówienia publicznego Prezydent Miasta Opola wydaje decyzję w sprawie zamówienia publicznego w ramach inwestycji, które zatwierdzone zostały do dofinansowania z Funduszu ISPA a są wdrażane zgodnie z zasadami obowiązującymi dla inwestycji dofinansowywanych z Funduszu Spójności.
-
Decyzja w sprawie zamówienia publicznego powinna zawierać:
-
opis przedmiotu zamówienia określony w sposób jednoznaczny i wyczerpujący,
-
wartość zamówienia ustaloną zgodnie z art.32 – 35 Ustawy,
-
rodzaj trybu udzielania zamówień,
-
kwotę jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia
-
źródło finansowania,
-
istotne informacje dotyczące realizacji zamówienia (m.in. termin, podział na części, zamówienia uzupełniające).
-
Po wydaniu przez Prezydenta Miasta Opola decyzji w sprawie zamówienia publicznego Biuro Projektu ISPA, które prowadzi rejestr zamówień, do których zastosowanie ma niniejszy tryb, nadaje numer postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego.
-
Biuro Projektu ISPA przygotowuje projekty dokumentów niezbędnych do wszczęcia danego trybu postępowania.
-
Specyfikacja istotnych warunków zamówienia w zależności od rodzaju zamówienia i jego wartości a także uwarunkowań obowiązujących dla inwestycji dofinansowywanych z Funduszu Spójności, jest opracowywana przez pracowników Biura Projektu ISPA lub na zlecenie Gminy Opole przez inne osoby fizyczne bądź prawne.
-
Wzór umowy, na podstawie którego zostanie zawarta umowa należy zamieścić w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia.
-
Osobami odpowiedzialnymi za nadzór nad prawidłowym opracowaniem dokumentacji przetargowej są Pełnomocnik oraz Z-ca Kierownika Jednostki Realizującej Projekt.
-
Specyfikacje istotnych warunków zamówienia na roboty budowlane realizowane w ramach inwestycji ?Poprawa jakości wody w Opolu? wymagają opinii Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej oraz Ministerstwa Środowiska.
-
Po podpisaniu specyfikacji istotnych warunków zamówienia przez Pełnomocnika Biuro Projektu ISPA przygotowuje treść ogłoszenia o przetargu lub zaproszeniu do składania ofert, które przekazuje w celu publikacji Wydziałowi Inwestycji Miejskich – Referatowi Przetargów i Zamówień Publicznych.
-
Wydział Inwestycji Miejskich Referat Zamówień Publicznych zamieszcza ogłoszenie o przetargu w Biuletynie Zamówień Publicznych, Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej na stronie internetowej Urzędu Miasta i na tablicy ogłoszeń ewentualnie również w prasie ogólnokrajowej.
-
Biuro Projektu ISPA przekazuje informację o wszczęciu postępowania o zamówienie publiczne na roboty budowlane oraz treść ogłoszenia o przetargu lub zaproszeniu do składania ofert również NFOŚiGW oraz Ministerstwu Środowiska w celu umieszczenia ogłoszenia przez te instytucje na ich stronach www.
-
Biuro Projektu ISPA udziela pisemnych wyjaśnień wykonawcom biorącym udział w danym postępowaniu.
-
Pełnomocnik - w celu dokonania oceny spełnienia przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz do badania i oceny ofert powołuje Komisję Przetargową.
-
Członków Komisji Przetargowej powołuje i odwołuje Pełnomocnik.
-
Komisja Przetargowa prowadzi prace zgodnie z przepisami Ustawy oraz regulaminem pracy Komisji Przetargowej.
-
Osoby powołane do Komisji Przetargowej na czas trwania procedury podlegają merytorycznie Pełnomocnikowi. Dlatego też wszelkie planowane w czasie trwania postępowania urlopy czy delegacje powinny być zgłaszane przez członków Komisji do zaakceptowania Pełnomocnikowi.
-
W przypadku nie wywiązywania się członków Komisji ze swoich obowiązków Przewodniczący Komisji Przetargowej ma prawo wnioskować do Pełnomocnika o pociągnięcie danego członka do odpowiedzialności. Wniosek taki powinien zawierać odpowiednie uzasadnienie.
-
Pełnomocnik występuje do Prezydenta Miasta z wnioskiem o pociągnięcie danego członka Komisji do odpowiedzialności, jeżeli w ramach pełnienia nadzoru nad prawidłowym przebiegiem procedur zamówień publicznych jak i współpracy z Komisją Przetargową stwierdzi nieprzestrzeganie Ustawy lub Regulaminu pracy Komisji Przetargowej.
-
Z przeprowadzonego postępowania o zamówienie publiczne Komisja Przetargowa sporządza protokół, który po podpisaniu przez pozostałych członków przedkłada do zatwierdzenia Pełnomocnikowi.
Rozdział 4. Umowy w sprawie zamówień publicznych.
-
Zgodnie z art. 94 Ustawy po dokonaniu wyboru oferty Gmina Opole jako Zamawiający zobowiązana jest do zawarcia umowy z wybranym wykonawcą.
-
Wzór umowy na podstawie którego zostanie zawarta umowa, stanowi integralną część specyfikacji istotnych warunków zamówienia.
-
Pełnomocnik odpowiada za przygotowanie do podpisu umowy zgodnie ze wzorem zamieszczonym w specyfikacji istotnych warunków zamówienia z zachowaniem terminów i warunków wynikających z Ustawy oraz materiałów przetargowych a także za wniesienie przez Wykonawcę zabezpieczenia należytego wykonania zamówienia.
-
Rejestr umów zawartych w wyniku realizacji zamówienia publicznego, do którego zastosowanie ma niniejszy tryb, prowadzi Biuro Projektu ISPA.
-
Pełnomocnik sporządza roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach, które przekazuje za pośrednictwem Wydziału Inwestycji Miejskich Referat Przetargów i Zamówień Publicznych Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych, w terminie do dnia 31 stycznia każdego roku następującego po roku, którego sprawozdanie dotyczy.
Rozdział 5. Przechowywanie papierów wartościowych i dokumentów z postępowania o zamówienie publiczne.
-
Oferty przetargowe, które wpłyną do Urzędu Miasta powinny być opatrzone pieczęcią z datą i godziną wpływu oraz numerem rejestracyjnym korespondencji. Jeżeli Wykonawca dostarczy osobiście ofertę powinien otrzymać potwierdzenie. Potwierdzenie wpływu powinno zostać odnotowane.
-
Oferty przetargowe, które wpłyną do Urzędu Miasta są przechowywane w odrębnej szafie w Biurze Projektu ISPA w sposób zapewniający ich nienaruszalność.
-
Wadia i zabezpieczenia należytego wykonania umowy wniesione przez wykonawców w innej formie niż pieniężna należy przechowywać w kasie Urzędu Miasta Opola.
-
Za zwrot wadium wykonawcom odpowiadają:
a) Pełnomocnik – poprzez wydanie dyspozycji w sprawie zwrotu wadium niezwłocznie po zaistnieniu ku temu przesłanek wynikających z Ustawy;
b) Naczelnik Wydziału Finansowo - Księgowego – poprzez niezwłoczne dokonanie odpowiedniego przelewu, w przypadku wadium pieniężnego, korygując kwotę wadium zgodnie z Ustawą.
-
Za terminowy zwrot zabezpieczenia należytego wykonania zamówienia odpowiadają:
a) Pełnomocnik – poprzez wydanie dyspozycji w sprawie zwrotu lub zwolnienia zabezpieczenia po zaistnieniu ku temu przesłanek wynikających z umowy. Dyspozycja powinna zawierać informację na temat wielkości kwoty, jaką należy zwrócić;
b) Naczelnik Wydziału Finansowo – Księgowego - poprzez dokonanie odpowiedniego przelewu w przypadku zabezpieczenia wniesionego w formie pieniężnej, korygując kwotę zabezpieczenia zgodnie z Ustawą.
-
Dokumenty z postępowań o udzielenie zamówienia do których zastosowanie ma niniejszy
tryb powinny być przechowywane w Biurze Projektu ISPA do upływu okresu 5 lat licząc od daty całkowitego zakończenia realizacji Projektu ?Poprawa jakości wody w Opolu?, w sposób gwarantujący ich nienaruszalność.
Prezydent Miasta
Ryszard Zembaczyński