W przedszkolu obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny oparty na jednolitym, rzeczowym wykazie akt. Jest on podstawą do oznaczenia, rejestracji, łączenia i przechowywania akt. Spis spraw prowadzi się dla każdej teczki oddzielnie na każdy rok kalendarzowy.
W przedszkolu prowadzone są następujące centralne rejestry kancelaryjne:
- rejestr skarg i wniosków,
- rejestr uchwał organów samorządu gminnego,
- rejestr aktów wewnętrznych,
- rejestr uchwał Rady Pedagogicznej,
- rejestr wniosków i opinii,
- rejestr przyjętych dzieci.
W archiwum przedszkola przechowuje się cała dokumentację wytworzoną w toku pracy przedszkola. Przechowuje się akta mające trwałą wartość historyczną jak i materiały nie archiwalne posiadające wyłącznie wartość praktyczna, które są przechowywane okresowo.
W chwili obecnej placówka nie prowadzi postępowania odnośnie zamówień publicznych.
- Interesantów przyjmuje się w gabinecie dyrektora,
- Godziny przyjęć :
Poniedziałek – 8:00-16:00
Wtorek – 8:00-11:15
Środa – 7:30-15:30
Czwartek – 12:45 – 15:00
piątek – 7:30-15:30
Załatwianie spraw :
Korespondencję przyjmuje i rejestruje w księdze korespondencji – intendent następnie przekazuje dyrektorowi przedszkola.
Pisma dotyczące pracy placówki i jej pracowników przekazywane są na Radach Pedagogicznych lub zebraniach z personelem przedszkola albo wywieszane na tablicy ogłoszeń.
Pisma dotyczące spraw finansowych potwierdza dyrektor i główny księgowy. Pisma przychodzące i kopie tych pism przechowywane są w segregatorach w odpowiednich teczkach .
Obieg akt odbywa się bez pokwitowania. Za pokwitowaniem doręcza się wyłącznie akta, co do których obowiązek kwitowania wynika z odrębnych przepisów. Potwierdzenie otrzymania pisma potwierdza się na żądanie składającego pismo.
W przedszkolu obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny, oparty na jednolitym, rzeczowym wykazie akt. Jednolity, rzeczowy wykaz akt stanowi rzeczową klasyfikację akt powstających w toku działalności przedszkola oraz zawiera ich klasyfikację archiwalną.
Obejmuje on wszystkie zagadnienia z zakresu działalności przedszkola oznaczone w poszczególnych pozycjach symbolami, hasłami i kategoriami archiwalnymi. Wykaz ten służy do oznaczenia, rejestracji, łączenia i przechowywania akt.
Sprawy można załatwić ustnie lub pisemnie. W przypadku załatwienia sprawy ustnie, treść i istotne motywy takiego załatwienia sprawy , są odnotowywane w aktach i potwierdzane pismem załatwiającego sprawę.
Przy pisemnym załatwieniu sprawy stosuje się następujące formy:
- odręczna( sporządzanie na piśmie odręcznej notatki wskazującej sposób załatwienia sprawy)
- korespondencyjną ( sporządzanie pisma załatwiającego sprawę )
- inna ( np. na formularzu )
Korespondencja może być przekazana odbiorcy w postaci pisma wysłanego : przesyłką listową, poczta elektroniczną.
Ostateczne załatwianie sprawy odnotowuje się w spisie spraw przez wpisanie w odpowiedniej rubryce daty załatwienia oraz nazwiska( nazwy ) strony ( adresata) . Przy załatwianiu odręcznym wpisuje się te same dane z dodaniem skrótu „ odr”. Na kopii załatwienia i w spisie spraw zamieszcza się znak „ oz” , który oznacza – ostatecznie załatwione.
Sprawy załatwia się według kolejności ich wpływu i stopnia pilności. Każdą sprawę załatwia się oddzielnym pismem bez łączenia jej z inną sprawą mającą z nią bezpośredniego związku. Sprawy nie załatwione ostatecznie w ciągu danego roku załatwia się w roku następnym.