PROTOKÓŁ KONTROLI NR 38/2003
|
Jednostka kontrolowana |
Wydział Organizacyjny Urzędu Miasta Opola
|
|
Nazwa organu sprawującego nadzór
|
Prezydent Miasta Opola
|
|
Termin przeprowadzenia kontroli
|
od 29 grudnia do 15 stycznia 2004 r. |
|
Imię i nazwisko kontrolującego jednostkę stanowisko służbowe
|
Wiesław Pałczyński - starszy specjalista
Maciej Wujec - inspektor |
|
Upoważnienia do przeprowadzenia kontroli
|
55,56/2003 z dnia 23 grudnia 2003 r.
|
| Przedmiot kontroli
|
1. Ocena sposobu realizacji wniosków pokontrolnych wniesionych przez Wojewodę Opolskiego w następstwie przeprowadzonej kontroli dotyczącej organizacji, ewidencjonowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków przez organy gminy Opole w 2003 r.
|
| Okres objęty kontrolą
|
Od II kwartału do końca 2003 roku
|
|
Imię i nazwisko kierownika jednostki kontrolowanej
|
Agnieszka Jurowicz – Naczelnik Wydziału Organizacyjnego |
Dokumenty do kontroli przedkładali i wyjaśnień udzielali z ramienia jednostki kontrolowanej:
|
1. |
Agnieszka Jurowicz |
Naczelnik Wydziału Organizacyjnego |
|
2. |
Renata Odelska |
Inspektor w Wydziale Organizacyjnym |
I Podstawy prawne
1. Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks Postępowania Administracyjnego (teks jedn.Dz.U. z 2002 r. Nr. 98 poz. 1071 z pózn. zm)
2. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz.U. z 2002 r. Nr 5, poz 46 ),.
3. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie
Instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków gminnych (Dz.U. z 1999 r. nr 112, poz.1319),
4. Zarządzenie Nr OR.II-152/8/2003 Prezydenta Miasta Opola z dnia 12 marca
2003r. w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu .
5. Zarządzenie Nr, OR.II-0152/18/2003 Prezydenta Miasta Opola z dnia 9 czerwca 2003 r. w sprawie Regulaminu Kontroli Urzędu
II. Cel kontroli
1. Sprawdzenie i ocena prawidłowości wdrożenia poleceń Prezydenta Miasta Opola wydanych Naczelnikom Wydziałów Urzędu i jednostkom organizacyjnym podległym, w zakresie realizacji wniosków pokontrolnych z dnia 13.03.2003 r. wniesionych przez Wojewodę Opolskiego w następstwie przeprowadzonej kontroli, przez Wydział Prawny i Nadzoru Urzędu Wojewódzkiego dotyczącej organizacji, ewidencjonowania, i załatwiania skarg i wniosków przez organy gminy Opole.
III. Techniki zastosowane podczas postępowania
Postępowanie kontrolne zostało przeprowadzone na podstawie analizy rejestru skarg i wniosków w 2003 r. prowadzonego przez Wydział Organizacyjny Urzędu Miasta Opola oraz wyjaśnień udzielonych przez pracownika Wydziału Organizacyjnego prowadzącego sprawy objętych tematyką kontroli. Wymienione dokumenty zostały poddane analizie w następującym zakresie:
a) prawidłowości prowadzonych postępowań,
b) kompletności dokumentacji,
c) rzetelności i legalności prowadzonych rejestrów i ewidencji,
IV. Ustalenia:
4.1Ustalenia kontroli i zalecenia pokontrolne Wydziału Prawnego i Nadzoru Urzędu Wojewódzkiego w Opolu
W dniach od 3-4 marca 2003 r. została przeprowadzona kontrola przez Wydział Prawny i Nadzoru Urzędu Wojewódzkiego w zakresie przyjmowania, ewidencjonowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków przez organy gminy Opole. W trakcie kontroli stwierdzono następujące nieprawidłowości:
1. Przypadki naruszenia obowiązku prowadzącego postępowanie administracyjne wynikające z art., 36 k.p.a., aby skargi i wnioski rozpatrywane były terminowo zgodnie z art. 12, art.231 i art. 243 oraz art. 237 § 1 i 3 i art. 244 § 1 i 2 w związku z art. 35 § 1 i 3 k.p.a.
2. Przypadki braku zajęcia stanowiska co do wszystkich spraw poruszanych w skargach.
3. Przypadki powoływania się w odpowiedziach na wnioski na nie odpowiednią podstawę prawną.
Zalecenia pokontrolne wydane przez Wojewodę Opolskiego w dniu 13 marca 2003 r. wykazujące nieprawidłowości natury formalno prawnej w zakresie załatwiania skarg przez organy gminy Opole dotyczyły między innymi:
- nieprzestrzegania obowiązujących terminów załatwiania skarg,
- nie ustosunkowania się do wszystkich spraw poruszanych w skargach,
- nie powoływanie w odpowiedziach na skargi odpowiedniej podstawy prawnej,
na podstawie której odpowiedź została udzielona.
4.2 Stan prawny
Rejestrowanie skarg i wniosków wpływających do organów gminy Opole, przekazywanie do załatwienia merytorycznie właściwym wydziałom i jednostkom, bieżący nadzór na terminowością załatwiania skarg, egzekwowanie ostatecznego terminu ich załatwienia należy do Wydziału Organizacyjnego, a regulują to zapisy § 11 ust 2 oraz § 14 ust 2 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Opola, wprowadzonego Zarządzeniem Nr OR.II-0152-13/2003 Prezydenta Miasta Opola z dnia 28 kwietnia 2003 roku. Czynności te należą do zakresu obowiązków Pani Renaty Odelskiej – inspektora w Wydziale Organizacyjnym Urzędu Miasta Opola.( akta kontr. nr 03/38/I/s.3-5).
Zgodnie z § 16 ust 11 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Opola, wprowadzonego wspomnianym Zarządzeniem Prezydenta Miasta Opola, do zakresu działania Wydziału Kontroli Wewnętrznej i Audytu Urzędu należy rozpatrywanie skarg i wniosków dotyczących Naczelników Wydziałów, a także innych skarg i wniosków powierzonych przez Prezydenta z uwagi na ich szczególną tematykę lub charakter.
Kodeks Postępowania Administracyjnego w art. 57 określa generalnie sposób obliczania terminów. Niedopuszczalne jest zatem stosowanie innych sposobu ich określania, niż wskazane w tych przepisach.
Obliczanie terminów oparte jest na następujących zasadach:
a/ terminy liczone w dniach kończą się z upływem ostatniego dnia, z tym że nie wlicza się tego dnia, którym nastąpiło zdarzenie będące początkiem terminu, np. zgodnie z art.129 § 2 odwołanie wnosi się w terminie czternastu dni od dnia doręczenia decyzji stronie, a gdy decyzja została ogłoszona ustnie – od dnia jej ogłoszenia stronie. Dzień doręczenia (ogłoszenia decyzji) jest zdarzeniem będącym początkiem terminu, a zatem zgodnie z art.57 §1 dnia tego nie uwzględnia się.
b/ termin określony w tygodniach kończy się z upływem tego dnia w ostatnim tygodniu, który nazwą odpowiada początkowemu dniowi tygodnia, np. jeżeli termin dwutygodniowy zaczął biec w piątek 1 lipca, termin upływa w piątek 15 lipca o godz. 24 ( Iserzon, Komentarz, s. 132),
c/ termin określony w miesiącach lub latach kończy się z upływem dnia w ostatnim miesiącu, który nazwą lub datą odpowiada początkowemu dniowi terminu, a gdy tego dnia w ostatnim miesiącu nie było – w ostatnim dniu tego miesiąca.
Terminy ustawowe wyznaczone dla stron i uczestników postępowania, np. termin załatwienia sprawy ( art. 35 § 3) nie mogą być przez organ prowadzący postępowanie ani skracane, ani przedłużane. Zachowanie terminu ustawowego jest warunkiem skuteczności czynności procesowej dokonanej przez stronę. Uchybienie terminu ustawowego powoduje zatem bezskuteczność czynności procesowej strony (Iserzon, Komentarz, s. 131). Uchybienie terminu dokonania czynności procesowej przez organ administracji publicznej nie powoduje bezskuteczności czynności procesowej, następstwem prawnym może być natomiast wadliwość tej czynności, np. uchylenie decyzji w trybie wznowienia postępowania po upływie terminu wskazanego w art. 146 § 2, czy stwierdzenie nieważności decyzji po upływie terminu wskazanego w art. 156 § 2 jest rażącym naruszeniem prawa. Uchybienie ustawowego terminu załatwienia sprawy powoduje następstwa określone w art. 36 –38 KPA.
4.3 Sposób realizacji zaleceń pokontrolnych
W celu wyeliminowania stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień, Pan Prezydent zobowiązał pisemnie 17 marca 2003 r. Naczelników Wydziałów pismem K-I- 09111/2/2003 do realizacji następujących zaleceń Wojewody Opolskiego:
