Kwestie związane z wewnętrzną kontrolą finansową w jednostkach sektora finansów publicznych zostały uregulowane w rozdziale 4 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249 poz. 2104). Z art. 47 tejże ustawy wynika, że kontrola finansowa obejmuje między innymi zapewnienie przestrzegania procedur kontroli oraz przeprowadzenie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków. Procedury kontroli ustalone są w formie pisemnej przez kierownika jednostki, który bierze pod uwagę obowiązujące standardy kontroli finansowej. Standardy takie zostały określone i opublikowane w komunikacie Nr 13 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006 r. w sprawie ogłoszenia standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych.

 

Zgodnie z art. 4 ustawy o rachunkowości - jednostki obowiązane są stosować przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, rzetelnie i jasno przedstawiając sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy. Zdarzenia, w tym operacje gospodarcze, ujmuje się w księgach rachunkowych i wykazuje w sprawozdaniu finansowym zgodnie z ich treścią ekonomiczną.

 

Zgodnie z art. 10 ustawy o rachunkowości jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące:

1)      określenie roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych,

2)      metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego,

3)      sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej:

a)      zakładowego planu kont,

b)      wykazu ksiąg rachunkowych,

c)       opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – opisu systemu informatycznego,

4) systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów

 

Zgodnie z art. 13 ustawy o rachunkowości – księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów (sum zapisów) i sald, które tworzą:

a)    dziennik,

b)    księgę główną,

c)     księgi pomocnicze,

d)    zestawienia: obrotów i sald, kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych,

e)    wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz).

 

Zgodnie z art. 24 ustawy o rachunkowości – księgi rachunkowe uznaje się za sprawdzalne, jeżeli umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów (sald) oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych, a w szczególności:

a)    udokumentowanie zapisów, pozwala na identyfikacje dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych,

b)    zapisy są uporządkowane chronologicznie i systematycznie wg kryteriów            klasyfikacyjnych umożliwiających sporządzenie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych, sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych,

c)     zapewniony jest dostęp do zbiorów danych pozwalających, bez względu na stosowaną technikę na uzyskanie w dowolnym czasie i za dowolnie wybrany okres sprawozdawczy jasnych i zrozumiałych informacji o treści zapisów dokonanych w księgach rachunkowych.

 

 

Zgodnie z § 17 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Opolado zadań naczelników należy w szczególności :

1)    określanie w drodze zarządzeń wewnętrznych zatwierdzanych przez Prezydenta:

a)       organizacji pracy wydziału,

b)       zasad kontroli wewnętrznej w wydziale,

2)    sporządzanie, w formie zarządzenia wewnętrznego, wyciągów z rzeczowego wykazu akt dla wydziału i przekazywanie jednego egzemplarza do archiwum zakładowego,

3)    dokonywanie podziału czynności, uprawnień i odpowiedzialności między pracowników wydziału.

 

Dokonano analizy dokumentacji księgowej projektów pn. Wspieranie rozwoju edukacyjnego młodzieży wiejskiej poprzez programy stypendialne w roku szkolnym 2005/2006 oraz Wsparcie rozwoju edukacyjnego studentów poprzez programy stypendialne.

 

Zgodnie z § 41 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Opola Wydział Finansowo-Księgowy dzieli się na referaty:

1)     Księgowości Dochodów Budżetowych,

2)    Księgowości Wydatków Budżetowych,

3)    Księgowości Podatkowej,

4)    Rozliczeń Budżetowych,

5)    Płac.

 

Do zakresu działania Wydziału należy (akta kontroli nr 06/7/I/95):

1)    obsługa finansowo – księgowa Urzędu, w tym środków unijnych,

2)    inwentaryzacja środków trwałych, wyposażenia i paliw,

3)    rejestracja i rozliczanie umów zawartych przez gminę Opole,

4)    udzielanie ulg i zwolnień w formie umorzeń, odraczania terminów płatności oraz rozkładania na raty należności budżetowych co do których nie stosuje się przepisów ustawy ordynacja podatkowa,

5)    windykacja należności z tytułu dochodów gminy i Skarbu Państwa,

6)    prowadzenie spraw związanych ze świadczeniami wynikającymi ze stosunku pracy.

 

Organizacja pracy Wydziały Finansowo-Księgowego została określona w zarządzeniu wewnętrznym nr WFK.0147-1/06 Z-cy Skarbnika Miasta z dnia 31 maja 2006 r. w sprawie organizacji pracy Wydziału Finansowo-Księgowego. Zarządzenie weszło w życie z dniem zatwierdzenia przez Prezydenta Miasta (akta kontroli nr 06/7/I/96-107).

Do zarządzenia dołączono schemat organizacyjny Wydziału (akta kontroli nr 06/7/I/97). Zgodnie z § 9 zarządzenia w sprawie organizacji pracy szczegółowy podział zadań, uprawnień, odpowiedzialności i zastępstw został określony w zakresach czynności poszczególnych pracowników. W zarządzeniu wskazano osoby zastępujące kierowników Referatu podczas ich nieobecności.

Zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym Urzędu Miasta Opola Wydział Finansowo - Księgowy powinien posiadać wewnętrzne zarządzenia regulujące pracę Wydziału. W tabeli nr 1 przedstawiono realizacje zapisów Regulaminu.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Z zestawienia wynika, że zarządzenia wewnętrzne w kontrolowanym Wydziale odpowiadają zapisom regulaminu.

Zgodnie z przepisami art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a i ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości zasady (polityka) rachunkowości zostały wprowadzone Zarządzeniem nr OR.I-0152-62/2005 Prezydenta Miasta Opola z dnia 26 sierpnia 2005 r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji obiegu, kontroli i archiwowania dokumentów księgowych w Urzędzie Miasta Opola, w części zmienione Zarządzeniem nr OR.I-0152-29/06 z dnia 1 marca 2006 r. oraz zarządzeniem nr OR.I-0152-7/2006.

Na podstawie art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości zarządzeniem nr OR.I-0152/81/2005 Prezydenta Miasta Opola z dnia 29 września 2005 r. wprowadzono zasady prowadzenia rachunkowości w Urzędzie Miasta Opola.

W powyższych regulacjach określono m.in.:

Wykonanie powyższych Zarządzeń zostało powierzone Wydziałowi Finansowo-Księgowemu oraz pozostałym komórkom organizacyjnym Urzędu Miasta Opola. 

 

 V. SYSTEM KONTROLI WEWNĘTRZNEJ

 

 W Wydziale Finansowo-Księgowym obowiązuje zarządzenie wewnętrzne nr WFK-0147-2/06 Zastępcy Skarbnika z dnia 31 maja 2006 r. w sprawie ustalenia zasad kontroli wewnętrznej (akta kontroli nr 06/7/I/231-235). Celem działalności kontroli wewnętrznej w Wydziale jest zapewnienie przestrzegania zasad sprawnej organizacji, celowości, gospodarności, rzetelności i zgodności wszystkich działań zgodnie z prawem. Celem kontroli jest także badanie prawidłowości realizacji zadań oraz efektywność pracowników. W zarządzeniu wymieniono katalog czynności, które realizują proces kontroli wewnętrznej w Wydziale. W tabeli nr 2 dokonano analizy elementów systemów kontroli wewnętrznej.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Tab. nr 2

* Zgodność dotyczy założeń wskazanych rodzajów kontroli pomiędzy Regulaminem Kontroli UM Opola a wewnętrznym zarządzeniem w Wydziale

Ustalono, że zgodnie z wewnętrznym zarządzeniem nr WFK-0147-2-06 system kontroli w Wydziale obejmuje kontrolę (akta kontroli nr 06/7/I/233-234):

§         funkcjonalną – polegającą na bieżącym badaniu poprawności wykonywanych zadań i wszelkiego rodzaju operacji w toku ich wykonywania, w celu stwierdzenia, czy następują one zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, a w szczególności obsługę finansowo-księgową środków unijnych

§         planową – obejmującą kontrolę konkretnych zagadnień w oparciu o zaplanowany harmonogram kontroli na dany rok,

§         doraźną – przeprowadzaną w razie potrzeby.

Jednym z elementów kontroli funkcjonalnej jest kontrola obsługi finansowo-księgowej środków unijnych. Zasady i tryb postępowania z dokumentacją wpływającą i powstającą w Wydziale Finansowo-Księgowym w związku z wdrożeniem funduszy pomocowych z UE są identyczne, jak i zasady i tryb postępowania dotyczące każdej innej dokumentacji wpływającej i powstającej w Urzędzie.

W razie nieobecności Z-cy Skarbnika obowiązki przejmuje upoważniony pracownik (§ 3 ust. 4 zarządzenia nr WFK-0147-2/06). Zgodnie z § 3 ust. 4 ww. zarządzenia Z-ca Skarbnika osobiście zapoznaje się z wpływającą do Wydziału pocztą i dekretuje ją na kierowników Referatów, a oni na pracowników merytorycznych. Kierownicy Referatów osobiście sprawdzają (zgodnie z § 3 ust.6) pod względem merytorycznym i parafują pisma wychodzące z poszczególnych Referatów oraz przekazują    Z-cy Skarbnika do sprawdzenia i podpisania (akta kontroli nr 06/7/I/233).

 

Wyk. nr 1 Sposób przepływu korespondencji w Wydziale Finansowo-Księgowym znajduje się w załączniku do niniejszego protokołu.

 

 

W powyższym zarządzeniu za zorganizowanie i prawidłowe funkcjonowanie kontroli wewnętrznej oraz obiegu dokumentów i ich ewidencji w Wydziale Finansowo-Księgowym uczyniono Zastępcę Skarbnika w stosunku do podległych mu Kierowników Referatów, natomiast Kierownicy Referatów sprawują kontrolę w stosunku do podległych im pracowników. Ponadto niezależnie od sprawowanej przez siebie kontroli każdy pracownik Wydziału Finansowo-Księgowego posiada ściśle określony zakres swoich obowiązków (akta kontroli nr 06/7/I/231).

     Wewnętrzna kontrola finansowa sprawowana jest wg zasad przyjętych zarządzeniem Prezydenta Miasta Opola nr OR.I-0152-62/2005 z dnia 26 sierpnia 2005 r. zmienionego zarządzeniem nr OR.I-0152-29/06 z dnia 1 marca 2006 r. oraz zarządzeniem nr OR.I-0152-7/0 z dnia 18 grudnia 2006 r. sprawie wprowadzenia Instrukcji obiegu, kontroli i archiwowania dokumentów księgowych w Urzędzie Miasta Opola z późniejszymi zmianami. W rozdziale IV § 22 ww. Instrukcji zawarto zapisy dotyczące kontroli dowodów księgowych (akta kontroli nr 06/7/I/88). Zgodnie z nimi dowody winny być sprawdzone pod względem:

§         merytorycznym, co polega na ustaleniu rzetelności ich danych, celowości gospodarności i legalności operacji gospodarczych wyrażonych w dowodach oraz stwierdzeniu, że wystawione zostały przez właściwe jednostki,

§         formalno-rachunkowym, co polega na ustaleniu, że wystawione zostały w sposób technicznie prawidłowy, zawierają wszystkie elementy prawidłowego dowodu, że ich dane liczbowe nie zawierają błędów arytmetycznych.

 

W załączniku nr 4 do ww. Instrukcji umieszczone są wzory podpisów osób upoważnionych do zatwierdzania dowodów księgowych. 

Dla projektu pn. Budowa węzła komunikacyjnego - ulica Niemodlińska w Opolu realizowanego w ramach Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego oraz projektu pn. Budowa obwodnicy północnej dla Miasta Opola w tym odcinek od ul. Częstochowskiej do ul. Strzeleckiej, realizowanego w ramach Sektorowego Programu Operacyjnego Transport, zasady ewidencji finansowo-księgowej opracowano w podręcznikach procedur dla projektów realizowanych w ramach programów ZPORR i SPOT. Natomiast operacje finansowo-księgowe projektu Poprawa jakości wody w Opolu realizowane są w Referacie Finansowym Biura Projektu FS zgodnie z opracowanymi szczegółowymi zasadami prowadzenia rachunkowości środków pomocowych (załącznik nr 4 do zasad prowadzenia rachunkowości w Urzędzie Miasta Opola ).      

Umowa nr Z/2.16/II/2.2/21/05/U/29/05 o dofinansowanie Projektu pn. Wspieranie rozwoju edukacyjnego młodzieży wiejskiej poprzez programy stypendialne w roku szkolnym 2005/2006 Nr Z/2.16/II/2.2/21/05 w ramach Priorytetu 2 – Wzmocnienie rozwoju zasobów ludzkich w regionach pomiędzy Samorządem Województwa Opolskiego (Instytucja Wdrażająca) a Gminą Opole została zawarta w dniu 12.09.2005 r. (akta kontroli nr 06/7/I/166-175).Całkowita wartość projektu wynosi 987.251,00 zł. Całkowite wydatki kwalifikowane w ramach projektu wynoszą 100% wartości projektu (akta kontroli nr 06/7/I/173). Kwalifikowalność wydatków w ramach projektu rozpoczyna się od dnia 01.05.2005 r. Termin zakończenia projektu został ustalony na dzień 31 sierpnia 2006 r.

Projekt realizowany jest w oparciu o wewnętrzne procedury zarządzania i kontroli. Stopień odpowiedzialności Wydziałów za realizację projektu określa Zarządzenie nr OR I-0151/697/2005 Prezydenta Miasta Opola z dnia 2 grudnia 2005 r. w sprawie ustalenia odpowiedzialności za realizację projektu