A A A

URZĄD MIASTA OPOLA > Kontrole > kontrole wewnętrzne > Wydział Sportu

 

KW.1712.00008.2016	Opole, 17 października 2016r.
PROTOKÓŁ KONTROLI  NR 31/16
Jednostka kontrolowana	Wydział Sportu  Urzędu Miasta Opola
Nazwa organu sprawującego nadzór	Prezydent Miasta Opola
Termin przeprowadzenia kontroli	Od 25.08  do 30.09  2016 r.
Imię i nazwisko przeprowadzającego kontrolę oraz stanowisko	Łukasz Drożdżyński – specjalista  w Wydziale Kontroli Wewnętrznej  Tadeusz Lech - główny specjalista w Wydziale Kontroli Wewnętrznej
Przedmiot kontroli	Prawidłowość przyznania dotacji  dla Klubu Judo Mizuka Sp. z o. o.
Okres objęty kontrolą	2015 r.
Imię i nazwisko kierownika kontrolowanej jednostki – stanowisko służbowe	Honorata Krysiewicz – Naczelnik Wydziału
Wyjaśnień w czasie kontroli udzielali:	Beata Baraniewicz - Inspektor

Podstawy prawne:

1. Ustawa z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (tj. Dz. U. z 2016r., poz. 239 z późn. zm.).
2. Ustawa dnia 27 sierpnia 2009 r.  o finansach publicznych  (tj Dz. U. z 2013r., poz. 885 z późn. zm.).
3. Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tj Dz. U. z 2013r., 330 z późn. zm.).
4. Ustawa z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tj Dz. U. z 2016r., poz. 446).
5. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 grudnia 2010 r. w   sprawie wzoru oferty i ramowego wzoru umowy dotyczących realizacji zadania publicznego oraz wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz. U. z 2011r. Nr 6 poz. 25).
6. Uchwała NR XV/272/15 Rady Miasta Opola z dnia 24 września 2015 r. w sprawie warunków i trybu wspierania rozwoju sportu na terenie Miasta Opola.
7. Uchwała NR XVIII/325/15 Rady Miasta Opola z dnia 26 listopada 2015 r.  w sprawie Programu współpracy Miasta Opola z organizacjami pozarządowymi i innymi uprawnionymi podmiotami na rok 2016.

8.  Regulamin organizacyjny Urzędu Miasta Opola.

9. Zarządzenie nr OR-I.120.1.109.2012 Prezydenta Miasta Opola z dnia 9 sierpnia 2012r. ze zmianami (tekst jednolity) w sprawie wprowadzenia instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów księgowych w Urzędzie Miasta Opola.

Kryteria

1. Zgodnie z art. 44 ustawy o finansach publicznych - Wydatki publiczne mogą być ponoszone na cele i w wysokościach ustalonych w:

    1) ustawie budżetowej;

    2) uchwale budżetowej jednostki samorządu terytorialnego;

    3) planie finansowym jednostki sektora finansów publicznych.

2. Jednostki sektora finansów publicznych dokonują wydatków zgodnie z przepisami dotyczącymi poszczególnych rodzajów wydatków.

3. Zgodnie z art. 46 ustawy o finansach publicznych - Jednostki sektora finansów publicznych mogą zaciągać zobowiązania do sfinansowania w danym roku do wysokości wynikającej z planu wydatków lub kosztów jednostki, pomniejszonej o wydatki na wynagrodzenia i uposażenia, składki na ubezpieczenie społeczne i Fundusz Pracy, inne składki i opłaty obligatoryjne oraz płatności wynikające z zobowiązań zaciągniętych w latach poprzednich, z zastrzeżeniem art. 136 ust. 4 i art. 153.

4. Zgodnie z art. 254 ustawy o finansach publicznych - W toku wykonywania budżetu jednostki samorządu terytorialnego obowiązują następujące zasady gospodarki finansowej:

    1) ustalanie, pobieranie i odprowadzanie dochodów budżetu jednostki samorządu terytorialnego następuje na zasadach i w terminach wynikających z obowiązujących przepisów;

    2) pełna realizacja zadań następuje w terminach określonych w przepisach
i harmonogramie, o którym mowa w art. 249 ust. 6, jeżeli został on opracowany;

    3) dokonywanie wydatków następuje w granicach kwot określonych w planie finansowym, z uwzględnieniem prawidłowo dokonanych przeniesień i zgodnie z planowanym przeznaczeniem, w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów;

5. Zgodnie z § 15 zarządzenia Prezydenta Miasta Opola w sprawie wprowadzenia instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów księgowych w Urzędzie Miasta Opola-Kontrola merytoryczna dowodów księgowych polega na sprawdzeniu rzetelności operacji, to jest zgodności z obowiązującymi przepisami prawa oraz celowości i gospodarności, a także czy dowody te zostały wystawione przez właściwe komórki i jednostki organizacyjne. Osoba dokonująca kontroli merytorycznej powinna sprawdzić przede wszystkim, czy:

1. dostawy, roboty, i usługi zostały zrealizowane lub wykonane zgodnie z zamówieniem, umową, zleceniem, względnie innymi ustaleniami,
2. zastosowane ceny jednostkowe, dopłaty, upusty są zgodne z zawartymi umowami, kosztorysami, obowiązującymi cennikami i innymi ustaleniami,
3. zastosowane stawki podatku od towarów i usług są prawidłowe, i zgodne z obowiązującymi przepisami,
4. zastosowane stawki wynagrodzenia, dodatki do wynagrodzeń są rzetelne, to znaczy zgodnie z wykonaną pracą i wynikają z obowiązujących przepisów, a przyznane świadczenia są uzasadnione.
5. wydatki i zaciągnięte zobowiązania mają pokrycie w zatwierdzonym planie finansowym (uwzględniając dotychczasowe jego wykonanie i zaangażowanie).

      Kontrolę merytoryczną w zakresie realizacji operacji gospodarczej wykonują naczelnicy wydziałów bezpośrednio odpowiedzialni za daną operację gospodarczą oraz sprawujący nadzór nad jej przebiegiem – zgodnie z merytorycznym zakresem obowiązków wykonywanych w wydziałach. Kontroli merytorycznej w zakresie finansowania operacji dokonuje naczelnik wydziału dysponującego środkami finansowymi na pokrycie wydatków związanych z realizacją operacji udokumentowanej kontrolowanym dowodem księgowym. Naczelnicy wydziałów składają na dowód tej kontroli podpisy na dowodach.

6. Zgodnie z § 22 ust 2 zarządzenia Prezydenta Miasta Opola w sprawie wprowadzenia instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów księgowych w Urzędzie Miasta Opola- Dotacji udziela i rozlicza wydział merytoryczny, któremu powierzono to zadanie i któremu przyznano środki w budżecie miasta na jego realizację.

7. Zgodnie z art. 3 ust. 3 ustawy o działalności pożytku publicznego i wolontariacie działalność pożytku publicznego może być prowadzona także przez: spółki akcyjne i spółki z ograniczoną odpowiedzialnością oraz kluby sportowe będące spółkami działającymi na podstawie przepisów ustawy z dnia 25 czerwca 2010 r. o sporcie (Dz. U. z 2014 r. poz. 715), które nie działają w celu osiągnięcia zysku oraz przeznaczają całość dochodu na realizację celów statutowych oraz nie przeznaczają zysku do podziału między swoich udziałowców, akcjonariuszy i pracowników.

8. Zgodnie z art. 11 ust. 3 ustawy o działalności pożytku publicznego i wolontariacie w otwartym konkursie ofert, o którym mowa w ust. 2, uczestniczą organizacje pozarządowe oraz podmioty wymienione w art. 3 ust. 3.

9. Zgodnie z art. 2 ustawy o rachunkowości  przepisy ustawy o rachunkowości, stosuje się między innymi do:- spółek handlowych (osobowych i kapitałowych, w tym również w organizacji) oraz spółek cywilnych, z zastrzeżeniem pkt 2, a także innych osób prawnych, z wyjątkiem Skarbu Państwa i Narodowego Banku Polskiego, 
- jednostek niewymienionych w pkt 1-6, jeżeli otrzymują one na realizację zadań zleconych dotacje lub subwencje z budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego lub funduszów celowych - od początku roku obrotowego, w którym dotacje lub subwencje zostały im przyznane.

10. Zgodnie z art. 4 ustawy o rachunkowości -  jednostki obowiązane są stosować przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, rzetelnie i jasno przedstawiając sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy.

     2. Zdarzenia, w tym operacje gospodarcze, ujmuje się w księgach rachunkowych i wykazuje w sprawozdaniu finansowym zgodnie z ich treścią ekonomiczną.

    3. Rachunkowość jednostki obejmuje między innymi:

    1) przyjęte zasady (politykę) rachunkowości;

    2) prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym;

11.  Zgodnie z art. 21 ustawy o rachunkowości - dowód księgowy powinien zawierać co najmniej stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

12. Zgodnie z art. 10 ustawy o rachunkowości jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące:

      3) sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej:

      a) zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej,

      b) wykazu ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych,

      c) opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji;

      2. Kierownik jednostki ustala w formie pisemnej i aktualizuje dokumentację, o której mowa w ust. 1.

13. Zgodnie z §5 uchwały NR XV/272/15 Rady Miasta Opola dotacje jednoroczne, o których mowa w § 4 ust. 1 pkt. 1) udzielane są:

1)w trybie ciągłym ofertowym, na podstawie wniosku o dofinasowanie zadania  
   realizowanego przez klub sportowy;

2)w wysokości do 250.000 zł na jeden wniosek o dofinansowanie zadania
  realizowanego przez klub sportowy;

3) do 80% kosztów zadania objętego wnioskiem.

 2. W trybie niniejszej uchwały, w roku budżetowym, klub sportowy, może otrzymać
z budżetu Miasta Opola dotacje jednoroczne na realizowane zadania, pod warunkiem, że każde z zadań objęte jest oddzielnym wnioskiem i umową. Łączna wysokość dotacji jednorocznych przyznanych klubowi sportowemu nie może przekroczyć w danym roku budżetowym kwoty 750.000 zł.

14. Zgodnie z §6.1. uchwały NR XV/272/15 Rady Miasta Opola w terminie nie dłuższym niż 7 dni roboczych od dnia wpłynięcia wniosku, Prezydent Miasta Opola zamieszcza na okres 7 dni wniosek o dofinansowanie klubu:

1) w Biuletynie Informacji Publicznej Miasta Opola;

2) w Wydziale Sportu Urzędu Miasta Opola, w miejscu przeznaczonym na zamieszczanie ogłoszeń;

3) na stronie internetowej Miasta Opola.

15. Zgodnie z § 6.1 załącznika do uchwały NR XVIII/325/15 Rady Miasta Opola z dnia 26 listopada 2015 r. Prezydent po ogłoszeniu każdego konkursu powołuje zgodnie z ustawą i niniejszym Programem komisję konkursową, która opiniuje złożone w danym konkursie oferty.

16. Zgodnie z § 7.1 załącznika do uchwały NR XVIII/325/15 Rady Miasta Opola z dnia 26 listopada 2015 r.  każdy członek komisji zobowiązany jest złożyć stosowne oświadczenie w celu ustalenia, czy zachodzą przesłanki do jego wyłączenia z pracy komisji(…)

Cel kontroli

Celem kontroli było sprawdzenie prawidłowości przestrzegania procedur związanych z przyznawaniem dotacji na  zadania publiczne dla Judo Mizuka Sp. z o.o. w Opolu.

Metodyka przeprowadzenia kontroli    

Zapoznano się z przepisami regulującymi procedury przyznawania dotacji. Sprawdzono czy oferty zostały złożone w terminie na odpowiednich formularzach.  Sprawdzono czy oferent spełniał warunki formalno-prawne uczestniczenia w procedurze konkursowej. Ustalono czy wszyscy członkowie komisji konkursowej złożyli wymagane oświadczenia. Dokonano analizy porównawczej danych zawartych w protokołach z posiedzeń komisji konkursowych w zakresie liczby punktów uzyskanych przez danego oferenta z decyzją o przyznaniu dotacji.  Porównano kwoty przyznane przez komisję konkursową z kwotami w zawartych umowach oraz kwotami faktycznie przekazanymi na rzecz oferenta. Sprawdzono czy jednostka kontrolowana dysponowała środkami finansowymi w swoim planie finansowym w chwili przekazania środków.

USTALENIA KONTROLI

W zakresie przyznania dotacji na podstawie umów nr RB/283/2016 i nr  RB/849/2016

Zarządzeniem Prezydenta Miasta Opola nr OR-I.0050.642.2015 z dnia 09.12.2015 r. został ogłoszony konkurs na wspieranie zadań publicznych realizowanych przez organizacje pozarządowe i inne uprawnione podmioty w dziedzinie sportu w 2016r. Konkurs ogłoszono na dwa zadania:

1. Pozalekcyjne zajęcia sportowo-rekreacyjne dla dzieci i młodzieży w 2016 roku,
2. Organizacja zajęć sportowo-rekreacyjnych na terenie Miasta Opola dla dzieci i młodzieży w wieku szkolnym podczas wakacji 2016 roku.

Środki na realizację w/w zadań zostały przewidziane w ramach Miejskiego Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych i wynosiły 400.000,00 zł. Termin składania ofert ustalono na 21 dni od daty ukazania się ostatniego ogłoszenia w tej sprawie tj. do 05.01.2016 r.

Zarządzeniem Prezydenta Miasta Opola nr OR-I.0050.18.2016 z dnia 18.01.2016 r. została powołana pięcioosobowa komisja opiniująca wnioski w zakresie przyznania dotacji dla w/w zadań.  W skład komisji wchodziło 2 przedstawicieli organizacji pozarządowych, 2 przedstawicieli Urzędu Miasta Opola oraz jeden przedstawiciel Urzędu Miasta Opola pełniący rolę sekretarza, bez prawa głosu.  Wszyscy członkowie komisji posiadający prawo głosu złożyli wymagane oświadczenia.

Dot. zadania - Pozalekcyjne zajęcia sportowo-rekreacyjne dla dzieci i młodzieży w 2016 roku (umowa nr RB/283/2016)

Dnia 19.01.2016 r. odbyło się posiedzenie komisji konkursowej. W wyznaczonym terminie wpłynęły 34 oferty. Jedna oferta została odrzucona ze względów formalnych. Komisja konkursowa oceniła 33 oferty przyznając oceny od 22,25 do 40 pkt. Dwa wnioski, które uzyskały 22,25 pkt. i 22,5 pkt. nie otrzymały dofinansowania. Dotacje przyznano 31 wnioskodawcom, którzy uzyskali punkty od 24 do 40 pkt.  Dotacje przyznano w kwotach od 2.000,00 zł do 25.000,00 zł. Łączna kwota udzielonych dotacji wyniosła 320.000,00 zł. 

Szczegółową kontrolą objęto wniosek złożony przez Judo Mizuka Sp. z o.o. Komisja konkursowa przyznała spółce 28,75 pkt. a Zastępca Prezydenta Miasta dotację w wysokości 20.000,00 zł. Dnia 05.01.2016 r. Judo Mizuka Sp. z o.o. (w organizacji) złożyła ofertę realizacji zadania publicznego na formularzu zgodnym z obowiązującymi przepisami.

W miejscu przewidzianym na podanie numeru w Krajowym Rejestrze Sądowym widnieje wpis „ brak numeru – złożony wniosek o rejestrację do sądu.” Do wniosku została dołączona kopia wniosku o rejestrację podmiotu w rejestrze przedsiębiorców na której widnieje pieczęć wpływu z datą 31.12.2015 r. Z centralnej informacji Krajowego Rejestru Sądowego wynika, iż Judo Mizuka Sp. z o.o. uzyskała wpis w Krajowym Rejestrze Sądowym w dniu 14.01.2015 r. ( tj.  9 dni po złożeniu wniosku) zmieniając tym samym swój statut ze spółki w organizacji w spółkę właściwą (akta kontroli 16/31/I/1).

         W protokole komisji konkursowej widnieje adnotacja „ Komisja podkreśla, że wg informacji uzyskanej od prezesów klubów UKS OKAY i Judo Mizuka Sp. z o.o., kluby te połączą się wiec dofinansowanie będzie przyznane Judo Mizuka Sp. z o.o.”

Wniosek Uczniowskiego Klubu Sportowego „OKAY” uzyskał 31,25 pkt., natomiast komisja rekomendowała nie przyznanie środków finansowych w związku z mającym nastąpić połączeniem obu podmiotów.

         Dnia 09.03.2016 r. została podpisana umowa nr RB/283/2016 pomiędzy Miastem Opole a Judo Mizuka Sp. z o.o. na realizację w/w zadania publicznego. Kwota dotacji przyznanej na podstawie podpisanej umowy była zgodna z kwotą przyznaną Judo Mizuka Sp. z o.o. podaną w protokole z posiedzenia komisji konkursowej z dnia 19.01.2016 r. Procentowy udział dotacji w całkowitych kosztach zadania publicznego wynosił 28,60%.

Na podstawie zawartej umowy Naczelnik Wydziału Sportu Pan Łukasz Strzelecki w dniu 16.03.2016 r. sporządził polecenie przelewu środków pieniężnych wskazując wydatki z rozdziału 92605 § 2820. Dnia 22.03.2016 r. polecenie przelewu zostało zaakceptowane przez zastępcę Naczelnika Wydziału Finansowo-Księgowego Pana Aleksandra Sienkiewicza oraz Zastępcę Prezydenta Miasta Opola Pana Marcina Rola (akta kontroli 16/31/I/2). Na podstawie wydruku z ewidencji księgowej prowadzonej przez Referat Księgowości Wydatków Budżetowych Wydziału Finansowo-Księgowego Urzędu Miasta Opola ustalono, że przekazania środków na konto Judo Mizuka Sp. z o.o. dokonano w dniu 22.03.2016 r. (akta kontroli 16/31/I/3).

 W dniu 17.03.2016 r. Naczelnik Wydziału Sportu Pan Łukasz Strzelecki wystąpił z wnioskiem do Prezydenta Miasta Opola o dokonanie zmian w planie finansowym wydziału. Wnioskowano między innymi o przeniesienie środków pieniężnych w kwocie 35,000,00 zł z rozdziału 92605 § 2820 Dotacja celowa z budżetu na finansowanie lub dofinansowanie zadań zleconych do realizacji stowarzyszeniom do rozdziału 92605 § 2830 Dotacja celowa z budżetu na finansowanie lub dofinansowanie zadań zleconych do realizacji pozostałym jednostkom niezaliczanym do sektora finansów publicznych (akta kontroli 16/31/I/5). Zgodnie z wnioskiem Prezydent Miasta Opola zarządzeniem OR-I.0050.165.2016 r. z dnia 31.03.2016 r. dokonał zmian w planie wydatków budżetu miasta Opola o czym Kierownik Referatu Planowania Budżetu pan Marcin Baraniewicz poinformował Wydział Sportu pismem nr B-PB.3026.450008.2016 z dnia 01.04.2016 r. Z pisma tego wynika, iż w dacie dokonania  wydatku w § 2820  nie było zaplanowanych środków na dotacje dla innych podmiotów niż stowarzyszenia. (akta kontroli 16/31/I/6).

Pismem nr S.ZD-00077/16 z dnia 07.04.2016 r. Zastępca Naczelnika Wydziału Sportu pan Tomasz Lisiński zwrócił się do Wydziału Finansowo-Księgowego o przekwalifikowanie poniesionych dotychczas wydatków w związku z korektą w planie finansowym z § 2820  na § 2830 (akta kontroli 16/31/I/8).

 

Dot. zadania - Organizacja zajęć sportowo-rekreacyjnych na terenie Miasta Opola dla dzieci i młodzieży w wieku szkolnym podczas wakacji 2016 roku (umowa nr RB/849/2016)

         Dnia 19.01.2016 r. odbyło się posiedzenie komisji konkursowej. W wyznaczonym terminie wpłynęło 10 oferty. Komisja uznała, że wszystkie wnioski spełniają wymogi formalne i  oceniła 10 ofert przyznając oceny od 24,5 do 38,5 pkt. Trzy wnioski, które uzyskały od 24,5 pkt. do 26,75 pkt. nie otrzymały dofinansowania. Dotacje przyznano 7 wnioskodawcom, którzy uzyskali punkty od 30,25 pkt. do 28,5 pkt. Dotacje przyznano w kwotach od 3.500,00 zł do 20.000,00 zł. Łączna kwota udzielonych dotacji wyniosła 80.000,00 zł. 

Komisja konkursowa przyznała Judo Mizuka Sp. z o.o. 30,5 pkt. oraz dotację w wysokości 10.000,00 zł. Oferta Klubu Środowiskowego JUDO AZS OPOLE została oceniona na 30,25 pkt. a oferentowi przyznano dotację w wysokości 7.000,00 zł.  Dnia 05.01.2016 r. Judo Mizuka Sp. z o.o. (w organizacji) oraz Klub Środowiskowy JUDO AZS OPOLE złożyły swoje oferty na realizację w/w zadania publicznego.

Ustalenia w kwestiach formalnych wniosku oraz charakteru osobowości prawnej Judo Mizuka Sp. z o.o. w dniu złożenia oferty są takie same jak w przypadku przyznania spółce dotacji na zadanie Pozalekcyjne zajęcia sportowo-rekreacyjne dla dzieci i młodzieży w 2016 roku.

W dniu 03.06.2016 r. została podpisana partnerska umowa współpracy na rzecz rozwoju JUDO w mieście Opolu pomiędzy Judo Mizuka Sp. z o.o. a Klubem Środowiskowym JUDO AZS OPOLE. Przedmiotem umowy była organizacja półkolonii letnich w 2016  r. na terenie Miasta Opola.  Następnie oba podmioty złożyły w dniu 06.08.2016 r. do Wydziału Sportu Urzędu Miasta Opola ofertę wspólną na realizację zadania „Organizacja zajęć sportowo-rekreacyjnych na terenie miasta Opola dla dzieci i młodzieży w wieku szkolnym podczas wakacji 2016 r.”

Dnia 21.06.2016 r. została podpisana umowa nr RB/849/2016 pomiędzy Miastem Opole a Judo Mizuka Sp. z o.o. i Klubem Środowiskowym JUDO AZS OPOLE na realizację zadania publicznego „Półkolonia z elementami judo”. Kwota dotacji przyznanej na podstawie podpisanej umowy wynosiła 17.000,00 zł i była zgodna z  łączną kwotą dotacji przyznanych zleceniobiorcą w protokole z posiedzenia komisji konkursowej z dnia 19.01.2016 r.  Procentowy udział dotacji w całkowitych kosztach zadania publicznego wynosił 59,40%. Na podstawie wydruku z ewidencji księgowej prowadzonej przez Referat Księgowości Wydatków Budżetowych Wydziału Finansowo-Księgowego Urzędu Miasta Opola ustalono, że przekazanie środków nastąpiło w dniu 05.07.2016 r. na konto Judo Mizuka Sp. z o.o. (akta kontroli 16/31/I/3).

W zakresie przyznania dotacji na podstawie umowy nr RB/281/2016

Zarządzeniem Prezydenta Miasta Opola nr OR-I.0050.643.2015 z dnia 09.12.2015 r. został ogłoszony konkurs na wspieranie zadań publicznych realizowanych przez organizacje pozarządowe i inne uprawnione podmioty w dziedzinie sportu w 2016r.

Konkurs ogłoszono na realizację zadania pt. „Organizacja i prowadzenie profesjonalnego systemu szkolenia sportowego dla zawodników zrzeszonych w klubach sportowych z miasta Opola w kategoriach wiekowych do młodzieżowca, w 2016 roku.”

Termin składania ofert ustalono na 21 dni od daty ukazania się ostatniego ogłoszenia w tej sprawie tj. do 05.01.2016 r.

Zarządzeniem Prezydenta Miasta Opola nr OR-I.0050.19.2016 z dnia 18.01.2016 r. została powołana pięcioosobowa komisja opiniująca wnioski w zakresie przyznania dotacji dla w/w zadania.  W skład komisji wchodziło 2 przedstawicieli organizacji pozarządowych, 2 przedstawicieli Urzędu Miasta Opola oraz jeden przedstawiciel Urzędu Miasta Opola pełniący rolę sekretarza, bez prawa głosu.  Wszyscy członkowie komisji posiadający prawo głosu złożyli wymagane oświadczenia.

W dniu 19.01.2016 r. odbyło się posiedzenie komisji konkursowej. W wyznaczonym terminie wpłynęły 33 oferty. Komisja uznała, że wszystkie wnioski spełniają wymogi formalne i  oceniła 33 oferty przyznając oceny od 12,75 do 30 pkt. Najmniejszą liczbę punktów otrzymali: Klub Sportowy Gwardia Sp. z o. o. – 12,75 pkt oraz  Judo Mizuka Sp. z o.o. – 16,25 pkt. Pozostali oferenci uzyskali powyżej 20 punktów. Komisja zaproponowała aby nie przyznawać dotacji w/w oferentom oraz czterem wnioskodawcom, których oferty uzyskały punktów: 20,25 (2 oferty) i 20,50 (2 oferty). Komisja zaproponowała aby przyznać dotacje 27 wnioskodawcom, których oferty uzyskały co najmniej 22 punkty. Zastępca Prezydenta Miasta Opola Pan Marcin Rol przyznał dotacje 28 wnioskodawcom, w tym 26 wnioskodawcom proponowanym przez komisję oraz dwóm wnioskodawcom, którym komisja zaproponowała nie przyznawać dotacji tj. Towarzystwo Sportowe Gwardia Opole (20,5 pkt) oraz Judo Mizuka Sp. z o.o. (16,25 pkt). Dotacje przyznano w kwotach od 2.000,00 zł do 35.000,00 zł. Łączna kwota udzielonych dotacji wyniosła 400.000,00 zł. 

Szczegółową kontrolą objęto wniosek złożony przez Judo Mizuka Sp. z o.o. Dnia 05.01.2016 r. Judo Mizuka Sp. z o.o. (w organizacji) złożyła ofertę realizacji zadania publicznego na formularzu zgodnym z obowiązującymi przepisami.

W miejscu przewidzianym na podanie numeru w Krajowym Rejestrze Sądowym widnieje wpis „ brak numeru – złożony wniosek o rejestrację do sądu.” Ustalenia w kwestiach formalnych wniosku oraz charakteru osobowości prawnej Judo Mizuka Sp. z o.o. w dniu złożenia oferty są takie same jak w przypadku przyznania spółce dotacji na zadanie Pozalekcyjne zajęcia sportowo-rekreacyjne dla dzieci i młodzieży w 2016 roku. Zastępca Prezydenta Miasta Opola przyznał spółce dotację w wysokości 12.000,00 zł.

W sporządzonym protokole komisji widnieje adnotacja „Komisja podkreśla, że sytuacja dwóch klubów: UKS OKAY i Judo Mizuka Sp. z o.o. może ulec zmianie. Istnieje możliwość, że kluby te połączą się i wówczas dofinansowanie przewidziane dla UKS OKAY może być przyznane Judo Mizuka Sp. z o.o.”

Uczniowski Klub Sportowy OKAY złożył swoją ofertę na realizację zadania publicznego dnia 05.01.2016 r. Oferta została oceniona na 26,50 pkt. Komisja konkursowa zaproponowała przyznanie dotacji w wysokości 12.000,00 zł. Zastępca Prezydenta Miasta Opola nie przyznał klubowi żadnej dotacji.

Dnia 09.03.2016 r. została podpisana umowa nr RB/281/2016 pomiędzy Miastem Opole a Judo Mizuka Sp. z o.o. na realizację zadania publicznego „Organizacja i prowadzenie profesjonalnego systemu szkolenia sportowego dla zawodników zrzeszonych w klubach sportowych z miasta Opola w kategoriach wiekowych do młodzieżowca, w 2016 roku.”. Kwota dotacji przyznanej na podstawie podpisanej umowy wynosiła 12.000,00 zł i była zgodna z  łączną kwotą dotacji przyznanych zleceniobiorcą w protokole z posiedzenia komisji konkursowej z dnia 19.01.2016 r. Zgodnie z zapisami umowy kwota przyznanej dotacji miała zostać przelana w terminie 14 dni od jej podpisania.

Na podstawie zawartej umowy Naczelnik Wydziału Sportu Pan Łukasz Strzelecki w dniu 16.03.2016 r. sporządził polecenie przelewu środków pieniężnych wskazując wydatki z rozdziału 92605 § 2820. Dnia 21.03.2016 r. polecenie przelewu zostało zaakceptowane przez zastępcę Naczelnika Wydziału Finansowo-Księgowego Pana Aleksandra Sienkiewicza oraz Zastępcę Prezydenta Miasta Opola Pana Mirosława Pietruchę (akta kontroli 16/31/I/7). Na podstawie wydruku z ewidencji księgowej prowadzonej przez Referat Księgowości Wydatków Budżetowych Wydziału Finansowo-Księgowego Urzędu Miasta Opola ustalono, że przekazania środków na konto Judo Mizuka Sp. z o.o. dokonano w dniu 21.03.2016 r. (akta kontroli 16/31/I/3).

Wcześniej tj. w dniu 17.03.2016 r. Naczelnik Wydziału Sportu wystąpił z wnioskiem do Prezydenta Miasta Opola o dokonanie zmian w planie finansowym wydziału. Wnioskowano między innymi o przeniesienie środków pieniężnych w kwocie 12.000,00 zł z rozdziału 92605 § 2820 Dotacja celowa z budżetu na finansowanie lub dofinansowanie zadań zleconych do realizacji stowarzyszeniom do rozdziału 92605 § 2830 Dotacja celowa z budżetu na finansowanie lub dofinansowanie zadań zleconych do realizacji pozostałym jednostkom niezaliczanym do sektora finansów publicznych (akta kontroli 16/31/I/5). Zgodnie z wnioskiem Prezydent Miasta Opola zarządzeniem OR-I.0050.165.2016 r. z dnia 31.03.2016 r. dokonał zmian w planie wydatków budżetu miasta Opola o czym Kierownik Referatu Planowania Budżetu pan Marcin Baraniewicz poinformował Wydział Sportu pismem nr B-PB.3026.450008.2016 z dnia 01.04.2016 r. Z pisma tego wynika, iż w dacie dokonania  wydatku w § 2820  nie było zaplanowanych środków na dotacje dla innych podmiotów niż stowarzyszenia. (akta kontroli 16/31/I/6). Pismem nr S.ZD-00077/16 z dnia 07.04.2016 r. Zastępca Naczelnika Wydziału Sportu pan Tomasz Lisiński zwrócił się do Wydziału Finansowo-Księgowego o przekwalifikowanie poniesionych dotychczas wydatków w związku z korektą w planie finansowym z § 2820  na § 2830 (akta kontroli 16/31/I/8).

W zakresie przyznania dotacji na podstawie umów nr RB/471/2016  oraz RB/268/2016 

W dniu 27.01.2016 r. Judo Mizuka Sp. z o.o. złożyła do Wydziału Sportu Urzędu Miasta Opola dwa wnioski o dofinansowanie zadań realizowanych przez klub sportowy w ramach dotacji jednorocznej dotyczące:

• „Szkolenia zawodników mającego na celu udział i godną reprezentację Miasta Opola w zawodach krajowych i zagranicznych,”
• „IV Otwartych Mistrzostw Miasta Opola w Judo”

Wnioski zostały złożone na odpowiednich formularzach, będących załącznikiem do Uchwały NR XV/272/15  Rady Miasta z dnia 24 września 2015 r.

Dnia 29.01.2016 r. obydwa wnioski zostały opublikowane w Biuletynie Informacji Publicznej Miasta Opola. 

Wnioskowana kwota dotacji na realizację Szkolenia zawodników mającego na celu udział i godną reprezentację Miasta Opola w zawodach krajowych i zagranicznych wynosiła 97.910,00 zł. Zastępca Prezydenta Miasta Opola Pan Marcin Rol przyznał wnioskodawcy dotację jednoroczną w wysokości 50.000,00 zł.

Wnioskowana kwota dotacji na realizację IV Otwartych Mistrzostw Miasta Opola w Judo w zawodach krajowych i zagranicznych wynosiła 19.500,00 zł. Zastępca Prezydenta Miasta przyznał wnioskodawcy dotację jednoroczną w wysokości 4.000,00 zł.

Żadna z przyznanych kwot nie przekroczyła maksymalnej możliwej wysokości przyznania dotacji jednorocznej tj. 250.000,00 zł.

Zgodnie z zapisami Uchwały NR XV/272/15 Rady Miasta Opola z dnia 24 września 2015 r. każde z zadań zostało objęte oddzielnym wnioskiem oraz umową.

W dniu 11.04.2016 r. została podpisana umowa pomiędzy Miastem Opole a Judo Mizuka Sp. z o.o. o wsparcie realizacji zadania publicznego pt. „Szkolenia zawodników mającego na celu udział i godną reprezentację Miasta Opola w zawodach krajowych i zagranicznych.”  Kwota przekazanej dotacji wynikająca z umowy była zgodna z kwotą przyznaną przez Zastępcę Prezydenta Miasta. Na podstawie wydruku z ewidencji księgowej prowadzonej przez Referat Księgowości Wydatków Budżetowych Wydziału Finansowo-Księgowego Urzędu Miasta Opola ustalono, że przekazania środków na konto Judo Mizuka Sp. z o.o. dokonano w dniu 22.04.2016 r. (akta kontroli 16/31/I/3).

W dniu 09.03.2016 r. została podpisana umowa pomiędzy Miastem Opole a Judo Mizuka Sp. z o.o. o wsparcie realizacji zadania publicznego pt. „IV Otwarte Mistrzostwa Miasta Opola w Judo.”  Kwota przekazanej dotacji wynikająca z umowy była zgodna z kwotą przyznaną przez Zastępcę Prezydenta Miasta.

Na podstawie zawartej umowy Naczelnik Wydziału Sportu Pan Łukasz Strzelecki w dniu 14.03.2016 r. sporządził polecenie przelewu środków pieniężnych wskazując wydatki z rozdziału 92695 § 2820. (akta kontroli 16/31/I/9). Dnia 15.03.2016 r. polecenie przelewu zostało zaakceptowane przez zastępcę Skarbnika Miasta Panią Annę Plewkę oraz Zastępcę Prezydenta Miasta Opola Pana Marcina Rola. Na podstawie wydruku z ewidencji księgowej prowadzonej przez Referat Księgowości Wydatków Budżetowych Wydziału Finansowo-Księgowego Urzędu Miasta Opola ustalono, że przekazania środków na konto Judo Mizuka Sp. z o.o. dokonano w dniu 15.03.2016 r. (akta kontroli 16/31/I/3).

 W dniu 17.03.2016 r. Naczelnik Wydziału Sportu wystąpił z wnioskiem do Prezydenta Miasta Opola o dokonanie zmian w planie finansowym wydziału. Wnioskowano między innymi o przeniesienie środków pieniężnych w kwocie 1.054,000,00 zł z rozdziału 92695 § 2820 Dotacja celowa z budżetu na finansowanie lub dofinansowanie zadań zleconych do realizacji stowarzyszeniom do rozdziału 92695 § 2830 Dotacja celowa z budżetu na finansowanie lub dofinansowanie zadań zleconych do realizacji pozostałym jednostkom niezaliczanym do sektora finansów publicznych (akta kontroli 16/31/I/5). Zgodnie z wnioskiem Prezydent Miasta Opola zarządzeniem OR-I.0050.165.2016 r. z dnia 31.03.2016 r. dokonał zmian w planie wydatków budżetu miasta Opola o czym Kierownik Referatu Planowania Budżetu pan Marcin Baraniewicz poinformował Wydział Sportu pismem nr B-PB.3026.450008.2016 z dnia 01.04.2016 r. Z pisma tego wynika, iż w dacie dokonania  wydatku w § 2820  nie było zaplanowanych środków na dotacje dla innych podmiotów niż stowarzyszenia. (akta kontroli 16/31/I/6).

Pismem nr S.ZD-00077/16 z dnia 07.04.2016 r. Zastępca Naczelnika Wydziału Sportu pan Tomasz Lisiński zwrócił się do Wydziału Finansowo-Księgowego o przekwalifikowanie poniesionych dotychczas wydatków w związku z korektą w planie finansowym z § 2820  na § 2830 (akta kontroli 16/31/I/8).

         Dotacja została rozliczona w całości w dniu 31.05.2016 r.

Podsumowanie

Z dokonanych ustaleń wynika, że w badanym okresie tj. od stycznia do czerwca 2016 r. z Judo Mizuka Sp. z o.o. w Opolu zawarto 5 umów o przekazanie dotacji. Na podstawie zawartych umów na konto w/w spółki przekazano ogółem środki pieniężne w kwocie 103.000,00 zł.

Judo Mizuka Sp. z o.o. w Opolu nie była zarejestrowana w  Krajowym Rejestrze Sądowym w dacie złożenia oferty na trzy niżej wymienione zadania:

-   Pozalekcyjne zajęcia sportowo-rekreacyjne dla dzieci i młodzieży w 2016 roku,

-  Organizacja zajęć sportowo-rekreacyjnych na terenie Miasta Opola dla dzieci i   młodzieży w wieku szkolnym podczas wakacji 2016 roku,

- Organizacja i prowadzenie profesjonalnego systemu szkolenia sportowego dla zawodników zrzeszonych w klubach sportowych z miasta Opola w kategoriach wiekowych do młodzieżowca, w 2016 roku.

Zatem w tym czasie spółka nie była podmiotem mogącym prowadzić działalność pożytku publicznego oraz uczestniczyć w otwartym konkursie ofert, o którym mowa w art. 3 ust. 3 i art. 11 ust.3 ustawy o działalności pożytku publicznego i wolontariacie. Należy jednak dodać, że w dniu rozpatrywania złożonych ofert spółka takim podmiotem już była.

Oferty na realizację zadania: Organizacja zajęć sportowo-rekreacyjnych na terenie miasta Opola dla dzieci i młodzieży w wieku szkolnym podczas wakacji 2016 r. oddzielnie złożył Klub Środowiskowy JUDO AZS Opole oraz Judo Mizuka Sp. z o.o. Dotacja została przyznana obu oferentom oddzielnie w kwotach odpowiednio po 7.000,00 zł i 10.000,00 zł. Miasto Opole z w/w podmiotami zawarło jedną umowę o przyznaniu dotacji w kwocie 17.000,00 zł po podpisaniu  przez te podmioty partnerskiej umowy współpracy na rzecz rozwoju JUDO w mieście Opolu oraz po złożeniu oferty wspólnej na realizację powyższego zadania. Zgodnie z umową środki w całości przekazano na konto Judo Mizuka Sp. z o.o.

Umowy nr Rb 268/2016, 281/2016 oraz 283/2016 na przekazanie dotacji w łącznej kwocie 36.000,00 zł zostały zawarte z podmiotem nie zaliczanym do sektora finansów publicznych. W planie finansowym na 2016 r. nie przewidziano wydatków dla takich podmiotów (paragraf 2830). Zgodnie z poleceniami przelewów przekazania dotacji dla spółki dokonano ze środków zaplanowanych dla stowarzyszeń (paragraf 2820). Zmiany planu finansowego poprzez przesunięcie części środków z paragrafu 2820 na paragraf 2830 nastąpiło po dokonaniu wydatków ze środków zaplanowanych w paragrafie dla stowarzyszeń.

Protokół niniejszy sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden egzemplarz obustronnie podpisany doręczono kierownikowi jednostki kontrolowanej.

Zgodnie z § 20 ust.1-2  Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola stanowiącego załącznik do zarządzenia nr OR.I-0120.1.77.2012 z dnia 25 maja  2012 r. kierownik jednostki kontrolowanej ma prawo przedstawić  umotywowane zastrzeżenia do ustaleń zawartych w protokole. Zastrzeżenia składane są w formie pisemnej w terminie 7 dni roboczych od dnia potwierdzenia odbioru protokołu.    

Jednostka kontrolowana  W dniu dzisiejszym otrzymałem/am egzemplarz protokołu.  (podpisy) Data: ........................

Zespół kontrolny                    (podpisy)     Data:....................