A A A

URZĄD MIASTA OPOLA > Kontrole > kontrole wewnętrzne > Wydział Zarządzania Zasobem Komunalnym

KWiA.I-1712.00008.2013	Opole,  23 sierpnia 2013 r.
PROTOKÓŁ KONTROLI nr 25/2013
Jednostka kontrolowana	Wydział Zarządzania Zasobem Komunalnym Urzędu Miasta Opola
Nazwa organu sprawującego nadzór	Prezydent Miasta Opola
Termin przeprowadzenia kontroli	od 15.07.2013 r. do 14.08.2013 r.
Imię i nazwisko przeprowadzającego kontrolę oraz stanowisko	Wiesław Pałczyński – inspektor w Wydziale Kontroli Wewnętrznej i Audytu Tadeusz Lech – główny specjalista w Wydziale Kontroli Wewnętrznej i Audytu
Przedmiot kontroli	- efektywność działań windykacyjnych w zakresie zaległych należności czynszowych, - terminowość załatwiania spraw w I półroczu 2013 r.
Okres objęty kontrolą	2013 r.
Imię i nazwisko kierownika kontrolowanej jednostki – stanowisko służbowe	Zofia Twarduś – Naczelnik Wydziału
Wyjaśnień w czasie kontroli udzielali	kierownicy referatów

 

Podstawy prawne

 

1. Regulamin Organizacyjny Urzędu Miasta Opola.

2. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1994 r. Kodeks cywilny.

3.Ustawa z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego.

4. Ustawa z dnia 14 czerwca 1960r. Kodeks postępowania administracyjnego.

5. Uchwała Nr LXVI/680/10 Rady Miasta Opola z dnia 22 kwietnia 2010 r. w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu udzielania ulg w spłacie należności pieniężnych o charakterze cywilnoprawnym przypadających miastu Opole oraz jego jednostkom organizacyjnym

     6. Zarządzenie nr OR.I-0151-2145/10  Prezydenta Miasta Opola z dnia 26 sierpnia 2010 r. w sprawie wprowadzenia procedury zdejmowania z ewidencji księgowej należności przedawnionych w Urzędzie Miasta Opola.

7. Zarządzenie wewnętrzne nr zzk.2010.8.2012 Naczelnika Wydziału Zarządzania Zasobem Komunalnym z dnia 1 listopada 2012r. w sprawie organizacji pracy Wydziału Zarządzania Zasobem Komunalnym.

 

8. Zarządzenie wewnętrzne nr zzk.2010.1.2013 Naczelnika Wydziału Zarządzania Zasobem Komunalnym z dnia 1 marca 2013r. w sprawie organizacji pracy Wydziału Zarządzania Zasobem Komunalnym.

 

Cel kontroli

 

Celem kontroli było zbadanie prawidłowości realizacji zadań określonych w §    27a Regulaminu Organizacyjnego w zakresie prowadzenia spraw związanych z windykacją należności czynszowych oraz sprawdzenie prawidłowości załatwiania spraw zgłaszanych przez najemców w szczególności pod kątem ich terminowości i sposobu załatwienia.

 

Metodyka przeprowadzenia kontroli

 

W zakresie windykacji należności

 

Zapoznano się ze sposobem prowadzenia ewidencji dotyczącej przypisów opłat czynszowych i regulowania należności. Ustalono czy każdy najemca posiada oddzielne konto analityczne, na którym są ewidencjonowane poszczególne przypisy.

Na podstawie prowadzonej dokumentacji oraz wyjaśnień pracowników merytorycznych Wydziału sprawdzono:

- prawidłowość ewidencjonowania poszczególnych należności,

- prawidłowość i realność sald należności,

- wysokość zaległości oraz przyczyny ich powstania i okresy których dotyczą,

- czy wykazuje się dostateczną troskę o terminową windykację zaległości,

- jakie podejmowano czynności zmierzające do wyegzekwowania zaległości,

- prawidłowość naliczania i pobierania należnych odsetek za zwlokę w regulowaniu należności,

- wydatki poniesione w związku z windykacją należności.

Na podstawie tych ustaleń dokonano analizy podejmowanych działań pod kątem ich skuteczności i efektywności oraz poniesionych kosztów w latach 2011-2013.

 Ponadto ustalono czy dokonywano umorzeń  należności i dokonano oceny zasadności tych umorzeń.

 

W zakresie terminowości załatwiania spraw

 

Na podstawie prowadzonych rejestrów pism przychodzących ustalono ogólną liczbę wszystkich pism zaewidencjonowanych w poszczególnych referatach w I półroczu 2013 r. Ustalono, które z nich dotyczyły załatwiania spraw najemców. W czterech referatach szczegółową analizą objęto co dwudziestą dokumentację tj. pięć zgłoszeń w każdym miesiącu. W jednym referacie kontrolą objęto wszystkie sprawy zgłoszone przez najemców w I półroczu 2013 r. Analizy dokumentacji dokonano pod kątem terminu i sposobu załatwienia spraw oraz udzielenia odpowiedzi.

 

Kryteria

 

W zakresie windykacji należności

 

1. Zgodnie z § 27a Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Opola - do zakresu działania Wydziału należy między innymi:

       - prowadzenie spraw związanych z obciążeniami czynszowymi zasobu komunalnego Miasta,

       -  prowadzenie spraw związanych z rozliczaniem mediów,

       -  prowadzenie spraw związanych z egzekucją należności,

       -  prowadzenie spraw związanych z realizacją wyroków orzekających eksmisje.

Wydział Zarządzania Zasobem Komunalnym dzieli się na referaty:

 - Czynszów i Windykacji,

 - Techniczno – Remontowy,

 - Eksploatacyjny,

 - Rozliczeń Mediów,

 - Lokalowy.

 

2. Zgodnie z Zarządzeniem wewnętrznym w sprawie organizacji pracy - do zadań Referatu Czynszów i Windykacji  należy w szczególności:

 - nadzorowanie wszystkich kartotek użytkowników zasobu komunalnego miasta   Opola oraz Skarbu Państwa, przede wszystkim w zakresie prawidłowości obciążeń oraz wpłat,

 - kontrolowanie i nadzorowanie obciążeń użytkowników oraz prawidłowości (zgodności z zawartymi umowami)  indywidualnych dokumentów fiskalnych,

 - weryfikowanie prawidłowości oraz zgodności podatku VAT należnego, rejestrów sprzedaży VAT za poszczególne miesiące, weryfikowanie rejestrów w systemie GRANIT oraz prawidłowości obciążeń w powiązaniu z kartotekami poszczególnych użytkowników,

 - kontrolowanie i weryfikowanie faktur korygujących sprzedaży w powiązaniu
z rejestrem sprzedaży VAT, nadzorowanie obowiązku potwierdzania odbioru faktur korygujących zgodnie z przepisami prawa w tym zakresie,

 - przekazanie zweryfikowanych rejestrów sprzedaży VAT do Wydziału Budżetu celem rozliczenia z Urzędem Skarbowym,

  - weryfikowanie sald (niedopłat i nadpłat) znajdujących się na kartotekach  użytkowników,

  - weryfikowanie i nadzorowanie korekt naliczeń w powiązaniu z kartotekami poszczególnych użytkowników,

- weryfikowanie zgodności rozksięgowania dodatków mieszkaniowych w powiązaniu z kartotekami użytkowników,
- kontrolowanie prawidłowości stawek czynszowych oraz obciążeń za media, zgodnie z zawartymi umowami w systemie informatycznym Granit,
- przygotowywanie umów dotyczących rozłożenia należności na raty zgodnie
z Uchwałą Nr LXVI/680/10 Rady Miasta Opola z dnia 22 kwietnia 2010r. w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu udzielania ulg w spłacie należności pieniężnych o charakterze cywilno-prawnym przypadających miastu Opole oraz jego jednostkom organizacyjnym,

  - prowadzenie rejestru orzeczeń sądowych oraz informacji o prowadzonych postępowaniach egzekucyjnych w systemie informatycznym Granit,

- bieżące monitorowanie terminowości spłat należności rozłożonych na raty, zgodnie z zawartymi umowami w oparciu o Uchwałę Rady Miasta wymienioną w pkt.10,

- podejmowanie działań powiązanych z windykacją należności oraz kontrola ich terminowości i skuteczności działania,

- opracowywanie wniosków o dokonanie umorzeń należności po uprzedniej weryfikacji sytuacji dłużników zgodnie z Uchwałą Rady Miasta wymienioną w pkt 10.

- kontrolowanie i nadzór nad prawidłowością ewidencjonowania powierzonych zadań w systemie informatycznym Granit.
 

     Bezpośredni nadzór nad Referatem Czynszów i Windykacji sprawuje Naczelnik Wydziału.

 

3. Zgodnie z § 41 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Opola - do zakresu działania Wydziału Finansowo-Księgowego należy między innymi: obsługa finansowo – księgowa Urzędu w zakresie zarządzania zasobem komunalnym.

 

W zakresie terminowości załatwiania spraw

 

Zgodnie z art.35-38 Kpa:

 -  organy administracji publicznej obowiązane są załatwiać sprawy bez zbędnej zwłoki,  

-  pracownik organu administracji publicznej, który z nieuzasadnionych przyczyn nie załatwił sprawy w terminie lub nie dopełnił obowiązku wynikającego z art. 36 albo nie załatwił sprawy w dodatkowym terminie ustalonym w myśl art. 37 § 2, podlega odpowiedzialności porządkowej lub dyscyplinarnej albo innej odpowiedzialności przewidzianej w przepisach prawa.

 

Zgodnie z § 19 ust.3 Regulaminu Organizacyjnego:

- indywidualne sprawy obywateli załatwiane są w terminach określonych w Kodeksie postępowania administracyjnego i przepisach szczególnych.

                    

 USTALENIA KONTROLI

 

I. W zakresie efektywności działań windykacyjnych

 

   W 2011 r. w ówczesnym Wydziale Lokalowym zostało przeprowadzone przez Wydział Kontroli Wewnętrznej i Audytu postępowanie kontrolne, którego celem była ocena sposobu realizacji przez Wydział Lokalowy zadań określonych w  § 27 ust. 2 pkt 4 Regulaminu Organizacyjnego w zakresie prowadzenia spraw związanych ze sprawowaniem przez Prezydenta nadzoru nad jednostkami zarządzającymi zasobem gminnym. Zgodnie z zaleceniami pokontrolnymi Rady Miasta Opola kontrola dotyczyła:

- realizacji umów w zakresie windykacji należności, a szczególnie wypowiadania   umów najmu zgodnie z terminami zawartymi w umowach o zarządzanie,

 - prowadzenia windykacji należności z tytułu czynszów najemców zalegających z opłatami powyżej 36 miesięcy oraz ustalenia wysokości zobowiązań przeterminowanych i nieprzeterminowanych.

     Naczelnikowi Wydziału Zarządzania Zasobem Komunalnym wydano następujące zalecenia:

- przeprowadzić dokładną analizę wszystkich spraw dotyczących należności przedawnionych. W każdym uzasadnionym przypadku występować do Prezydenta Miasta Opola z wnioskiem o wydanie decyzji w sprawie wyksięgowania należności przedawnionych i nieściągalnych - po uprzednim odpowiednim udokumentowaniu działań podjętych zgodnie z procedurami w zakresie windykacji stanowiącymi integralną część zawartych umów.

- egzekwować od zarządców zasobem komunalnym należytej realizacji zadań w zakresie windykacji określonych w pkt.X załącznika nr 2 do zawartych umów oraz systematycznie i wnikliwie analizować informacje przekazywane przez zarządców dotyczące zadłużeń najemców, celem ograniczenia ich dalszego wzrostu.

 

Ponadto w okresie od 28.01.2013 r. do 11.02.2013 r. WKWiA przeprowadził w wydziale kontrolę w zakresie oceny sposobu rozpatrywania interwencji w sprawie awarii w budynkach i mieszkaniach należących do miasta. Celem kontroli było sprawdzenie prawidłowości załatwiania awarii zgłaszanych przez mieszkańców w szczególności pod kątem ich ewidencjonowania oraz terminowości i sposobu załatwienia. Dokonano analizy wszystkich pism zaewidencjonowanych w IV kwartale 2012 r. w Referacie Techniczno – Remontowym.

W zakresie objętym kontrolą nieprawidłowości nie stwierdzono.

 

            Zgodnie z zarządzeniem wewnętrznym Naczelnika Wydziału Zarządzania Zasobem Komunalnym w sprawie organizacji pracy Wydziału zagadnienie objęte kontrolą należy do zakresu działania Referatu Czynszów i Windykacji.

         Z danych ewidencyjnych prowadzonych przez wydział wynika, że na dzień 30 czerwca 2013r. łączna liczba najemców i użytkowników zasobu komunalnego                                                           wynosiła 5.024, (akta kontroli nr 1/25/I/8) w tym:

- 3.850 lokali mieszkalnych,

-   338 lokali użytkowych,

-   598 garaży,

-   238 komórek.

 

            Szczegółowe dane dotyczące liczby najemców i użytkowników w rozbiciu na poszczególne rejony przedstawia poniższa tabela:

 

Liczba najemców i użytkowników zasobu komunalnego                                                           stan na 30 czerwca 2013r.
Rejon	Lokale użytkowe	Lokale mieszkalne	Garaże	Komórki
I	66	1021	173	28
II	146	1110	199	15
II	126	1719	226	195
RAZEM	338	3850	598	238

 

Jednocześnie z danych ewidencyjnych wynika, że na dzień 30 czerwca 2013r. w opłatach czynszu powyżej 2 miesięcy zalegało 2224 dłużników.                             

Szczegółowe dane dotyczące ilości dłużników zalegających w opłatach czynszu powyżej 2 miesięcy w rozbiciu na poszczególne rejony i rodzaje lokali przedstawia poniższa tabela:

 

 

Ilość dłużników zalegających w opłatach powyżej 2 miesięcy                                stan na 30 czerwca 2013r.
Rejon	Lokale użytkowe	Lokale mieszkalne	Garaże	Komórki
I	43	396	52	16
II	88	498	76	5
III	66	814	73	97
RAZEM	197	1708	201	118

 

           Ze sporządzonego przez Referat Księgowości Wydatków Budżetowych Wydziału Finansowo-Księgowego Urzędu Miasta Opola sprawozdania Rb-27 za 2011 r. wynika, że wykazane w § 0750 należności z tytułu opłat czynszowych wynosiły ogółem 29.569.360,27 zł. W sprawozdaniu tym brak jest danych dotyczących zaległości (akta kontroli Nr 13/25/I/1). Z wyjaśnień kierownika Referatu Księgowości Zasobu Komunalnego Wydziału Finansowo-Księgowego wynika, że  w sprawozdaniu RB27S z wykonania planu dochodów budżetowych na koniec 2011r. nie wykazano kwoty zaległości z tytułu opłat za najem lokali, ponieważ ewidencja księgowa zasobu komunalnego prowadzona była w systemie Granit, który do końca 2011r. nie był w pełni funkcjonalny. System ten w tym czasie uniemożliwiał uzyskanie niezbędnych informacji w powyższym zakresie, pomimo że dane o należnościach były w nim zawarte. Przeszkody techniczne powstałe w okresie wdrażania programu uniemożliwiły wyodrębnienie z ogólnej wartości tzw. „zaległości” czyli należności wymagalnych.

 

          Ze sporządzonego przez w/w referat sprawozdania Rb-27 za 2012 r. wynika, że kwota należności w opisywanym paragrafie wynosiła ogółem 32.509.054,23 zł, w tym zaległości w kwocie 31.512.997,36 zł (akta kontroli Nr 13/25/I/2).

            Ze sprawozdania Rb-27 sporządzonego przez Referat Księgowości Zasobu Lokalowego Wydziału Finansowo-Księgowego wynika, że w opisywanym paragrafie kwota należności na dzień 30.06.2013 r. wynosiła ogółem 33.705.598,09 zł, w tym zaległości w kwocie 32.724.726,86 zł (akta kontroli Nr 13/25/I/3).

           W wyniku kontroli ustalono, że dane wykazane w powyższych sprawozdaniach są zgodne z ewidencją księgową – konta 221(akta kontroli Nr 13/25/I/16-18).

           Z analizy powyższych danych wynika, że w I półroczu 2013 r. kwota zaległości z tytułu opłat czynszowych była wyższa o 1.211.729,50 zł od kwoty zaległości na koniec 2012 r.

Z wyjaśnień kierownika Referatu wynika, że powodem powstawania zaległości jest nieregulowanie, przez użytkowników pozostających w niedostatku z powodu braku źródeł dochodu, jak również tych uchylających się od zapłaty, czynszu oraz pozostałych opłat z tytułu użytkowania zasobu komunalnego.

                                                                                                                                      

            Ponadto na podstawie ewidencji księgowej prowadzonej przez Referat Księgowości Zasobu Lokalowego Wydziału Finansowo-Księgowego ustalono, że przypis należności z tytułu opłat czynszowych za I półrocze 2013 r. wyniósł ogółem 11.853.319,59 zł (akta kontroli Nr 13/25/I/58).

             Jednocześnie ze sprawozdania Rb-28S za I półrocze 2013 r. sporządzonego przez w/w referat wynika, że wydatki zaewidencjonowane w paragrafie 4610 -  koszty postępowań sądowych i komorniczych wyniosły ogółem 173.810,99 zł (akta kontroli Nr 13/25/I/15).       

           W wyniku kontroli ustalono, że dane wykazane w powyższym sprawozdaniu są zgodne z ewidencją księgową – konto 760-01- 4610.

 

Zgodnie z Zarządzeniem Wewnętrznym Naczelnika i schematem organizacyjnym wydziału, Referat Czynszów i Windykacji składa się z 11 etatów. Zadania związane z windykacją winno realizować łącznie 5 osób.

      Z wyjaśnień kierownika Referatu oraz przedłożonej dokumentacji wynika, że  w I półroczu 2013r. zadania faktycznie realizowane były przez dwie osoby, przy wsparciu osób zatrudnianych na umowę zlecenie. W Referacie odnotowano dużą rotację pracowników. Z pracy w Referacie zrezygnowało trzy osoby. Ponadto pracownica zatrudniona na stanowisku ds. windykacji przebywała dotychczas na półrocznym urlopie bezpłatnym a obecnie przebywa na zwolnieniu lekarskim.

W związku z rezygnacją z pracy ww. osób, zostały przeprowadzone nabory na wolne stanowiska ds. windykacji. Zainteresowanie podjęciem pracy w Referacie Czynszów i Windykacji nie było duże. Celem obsadzenia dwóch stanowisk przeprowadzono 5 naborów. Dane dotyczące poszczególnych naborów przedstawia poniższa tabela:

 

Data naboru	Ilość złożonych ofert	Ilość osób spełniających kryteria zawarte w ogłoszeniu	Rozstrzygnięcie naboru
19.03.2013 r.	3	0	Komisja nie dokonała wyboru
16.IV. 2013 r.	5	1	Komisja dokonała wyboru
23. IV. 2013 r.	15	3	Wybrany kandydat zrezygnował
13.VI.2013 r.	9	0	Komisja nie dokonała wyboru
20.VI.2013 r.	9	6	Komisja dokonała wyboru

 

 

Ustalono, że pracownicy Referatu realizują zadania przy wykorzystaniu Zintegrowanego Systemu Wspomagającego Zarządzanie Nieruchomościami GRANIT. Wykonywane czynności odnotowywane są w Module Windykacji Systemu GRANIT.

W oparciu o dane zawarte w ww. Module ustalono, że na dzień kontroli ilość prowadzonych przez Referat spraw windykacyjnych (w tym także przejętych od spółek zarządzających) wynosiła 3378. Sprawy obejmują należności użytkowników zasobu komunalnego za okres od 1990r. do 2013r. oraz wyroki orzekające eksmisję z lokali mieszkalnych i użytkowych.

 

Szczegółowe dane w tym zakresie przedstawia poniższa tabela:

 

Rodzaj sprawy	Ilość spraw
Wyroki orzekające eksmisje	489
Nakazy zapłaty w postępowaniu upominawczym	2215
Wyroki sądowe orzekające zapłatę	150
Postępowania sądowe toczące się przed Sądem Gospodarczym	74
Sprawy w toku	450
Razem:	3378

 

Łączna kwota należności skierowana na drogę postępowania sądowego i objęta orzeczeniami sądowymi wynosi 22.090 261,14 zł.

Na drogę postępowania egzekucyjnego zostało skierowanych 2110 spraw.
Z uwagi na bezskuteczność egzekucji umorzono 967 postępowań, natomiast 213 zostało umorzonych  z uwagi na zgon dłużnika,  wniosek wierzyciela lub z urzędu (akta kontroli nr 13/25/I/20).

Z wyjaśnień kierownika Referatu Czynszów i Windykacji wynika, że w celu dochodzenia na drodze postępowania sądowego roszczeń w sprawach związanych z zasobem mieszkaniowym, pracownicy ds. windykacji monitorują  na bieżąco stanu zadłużenia użytkowników zasobu, w tym między innymi przygotowują i wysyłają wezwania do zapłaty, ze wskazanym terminem płatności. Po bezskutecznym upływie wskazanego terminu kierują sprawę o odzyskanie należności na drogę postępowania sądowego.

W oparciu o Moduł windykacji oraz prowadzony przez pracowników ds. windykacji rejestr ustalono, że do użytkowników zasobu zalegających z opłatami powyżej 2 miesięcy i niemającymi zawartych z gminą porozumień co do ratalnej spłaty należności, wygenerowano od 1 stycznia 2013 łącznie 1821 wezwań do zapłaty. 

W pierwszym półroczu 2013r. założono w module Windykacji 1521 spraw,                  w tym zarejestrowano 311 nowych spraw skierowanych na drogę postępowania sądowego o zapłatę łącznej kwoty 3 130 533,59zł.

Ponadto w oparciu o zestawienia, przekazane przez (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.)– wykonującą na rzecz Gminy Opole obsługę prawną w zakresie kierowania spraw na podstawie przekazanej przez Referat Czynszów i Windykacji  dokumentacji na drogę postępowania sądowego i egzekucyjnego ustalono, że do Komorników Sądowych zostało skierowanych 181 spraw o zapłatę należności
w łącznej kwocie 1 135 325,89zł.

 

 Łączne dane dotyczące spraw w I półroczu 2013r. przedstawia poniższa tabela:

 

Rodzaj sprawy	Ilość	Kwota zł
Sprawy skierowane na drogę postępowania sądowego	311	3 130 533,59
Sprawy skierowane na drogę postępowania egzekucyjnego	181	1 135 325,89
RAZEM:	492	4 265 859,48

 

Ustalono, że w oparciu o przepisy prawa miejscowego udzielono ulg w spłacie zawierając Umowy o ratalną spłatę należności.

W okresie od 1 do 30 czerwca 2013r. W systemie „Granit” założono 245 układów negocjacyjnych na łączną kwotę 1.057 596 zł. Należności te, jako nie wymagalne, w chwili obecnej nie podlegają windykacji.

Ponadto na wniosek 17 użytkowników zasobu komunalnego Prezydent Miasta Opola zarządzeniem nr z dnia umorzył w I półroczu 2013r. należności na łączną kwotę 287.761,10 zł. Podstawą  do umorzenia należności była uchwała Nr LXVI/680/10 Rady Miasta Opola z dnia 22 kwietnia 2010r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu udzielania ulg w spłacie należności pieniężnych o charakterze cywilnoprawnym przypadających miastu Opole oraz jego jednostkom organizacyjnym.

         Na podstawie rejestrów prowadzonych w wydziale ustalono, że na dzień kontroli pozostały do wykonania czynności wymienione w poniższej tabeli:

 

Nazwa działania	Ilość do Wykonania
UM LM upomnienie (14)	89
UM LM wezwanie (30)	85
UM LM wypowiedzenie umowy	79
UM LU wezwanie (30)	29
UM LU wezwanie sądowe	15
UM LU wypowiedzenie umowy	13

 

Uwzględniając dane zawarte  w systemie „GRANIT” w module Windykacji zawierające między innymi zapisy dotyczące  procedury upominawczej stwierdzono że system wykazuje konieczność podjęcia kolejnych działań związanych z wezwaniem około 300 dłużników do zapłaty. Kierownik Referatu udzieliła wyjaśnień, że pracownicy Referatu Czynszów
i Windykacji w 2013r. realizowali działania windykacyjne również poza systemem GRANIT prowadząc w formie elektronicznej rejestry wysłanych wezwań do zapłaty. W I półroczu 2013r pracownicy wysłali do dłużników zasobu komunalnego 415 wezwań do zapłaty, które nie są wykazane w systemie Granit. Rejestry wezwań do zapłaty dostępne są w Referacie Czynszów i Windykacji .

 

Należy dodać, że niniejszą kontrolą nie objęto działań podejmowanych przez wydział wobec byłych najemców przejętych od spółek zarządzających. Ustalono, że Referat Czynszów i Windykacji obecnie nie prowadzi działań windykacyjnych w stosunku do należności w łącznej kwocie 6.345.775,95 zł, dot. byłych najemców i użytkowników zasobu komunalnego, przekazanych przez dotychczasowych zarządców mienia komunalnego i figurujących w bilansie otwarcia na dzień 1 października 2008r. Inwentaryzacja całości rozrachunków Urzędu dotyczących ww. dłużników mienia komunalnego pod kątem sposobu windykacji lub ewentualnego umorzenia a w szczególności dokumentów niezbędnych do dalszego postępowania windykacyjnego oraz wydanie opinii prawnych odnośnie sposobu postępowania zostało zlecone Radcom Prawnym tut. Urzędu.

 

II. W zakresie terminowości załatwiania spraw

 

W okresie od 28.01.2013 r. do 11.02.2013 r. WKWiA przeprowadził w wydziale kontrolę w zakresie oceny sposobu rozpatrywania interwencji w sprawie awarii w budynkach i mieszkaniach należących do miasta. Celem kontroli było sprawdzenie prawidłowości załatwiania awarii zgłaszanych przez mieszkańców w szczególności pod kątem ich ewidencjonowania oraz terminowości i sposobu załatwienia. Dokonano analizy wszystkich pism zaewidencjonowanych w IV kwartale 2012 r. w Referacie Techniczno – Remontowym. W zakresie objętym kontrolą nieprawidłowości nie stwierdzono.

         

            Ogółem w I półroczu 2013 r. w Systemie Obiegu Dokumentów SOD zarejestrowano w wydziale 6.987 spraw. Niniejszą kontrolą objęto łącznie 161 spraw skierowanych do wszystkich pięciu referatów w tym:

- 41 spraw dotyczących wszystkich zgłoszeń najemców załatwionych w Referacie Rozliczeń Mediów,

- po 5 spraw załatwionych w każdym miesiącu w pozostałych czterech referatach.

 

    Poniższe tabele zawierają dane dotyczące spraw objętych kontrolą w poszczególnych referatach:

 

Referat Lokalowy

 

Ogółem w  I półroczu w referacie zarejestrowano 746 spraw. Kontrolą objęto  30 spraw wykazanych w poniższej tabeli:

 

Lp.	Nr sprawy	Dotyczy	Data wpływu	Data załatwienia
1.	ZZK-L.7144.1.00001.2013.	Zamiany mieszkania z urzędu	03.01.2013.	10.01.2013.
2.	ZZK-L.7140.1.00002. 2013.	Wniosku o najem mieszkania do remontu	03.01.2013.	30.01.2013.
3.	ZZK-L.7140. 2. 00001. 2013.	Wniosku o najem mieszkania do remontu	04.01.2013.	30.01.2013.
4.	ZZK-L.7142. 2. 00002.2013.	Najmu lokalu socjalnego	07.01.2013.	09.01.2013.
5.	ZZK-L. 7140. 4. 00003. 2012.	Najmu lokalu mieszkalnego po spłacie zadłużenia	10.01.2013.	25.01.2013.
6.	ZZK-L. 7142. 00018.2013.	Najmu lokalu	08.02.2013	14.02.2013.
			15.02.2013.	04.03.2013.
			22.02.2013.	04.03.2013.
7.	ZZK-L.7140. 2. 00014. 2103.	Wniosku o najem mieszkania do remontu	25.02.2013.	01.03.2013.
8.	ZZK-L.7142.3.00020.2013.	Wniosku o  najem lokalu socjalnego	27.02.2013.	18.03.2013.
11.	ZZK-L. 7140. 4. 00016.2013.	Najmu lokalu mieszkalnego po spłacie zadłużenia	06.03.2013.	25.03.2013.
12.	ZZK-L.7142.3.00022.2013.	Najmu lokalu socjalnego	14.03.2013.	25.03.2013.
13.	ZZK-L.7151.3.00009.2013.	Nieruchomości przy ul. Niemodlińskiej 60	19.03.2013.	29.03.2013.
14.	ZZK-L.7151.3.00011.2013.	Wykazu najemców przy ul. Damrota 4	21.03.2013.	16.04.2013.
15.	ZZK-L.7151.3.00010.2013.	Najmu lokalu	27.03.2013.	17.04.2013.
16.	ZZK-L.7124. 00016. 2013.	Informacji w sprawie lokalu mieszkalnego przy ul. Katowickiej 58/4 w Opolu	09.04.2013.	15.04.2013.
17.	ZZK-L.7142.3. 00032.2013.	Najmu lokalu socjalnego	12.04.2013	10.05.2013.
18.	ZZK-L.7142.00035.2013.	Przydziału lokalu	18.04.2013.	25.04.2013.
19.	ZZK-L.7142.1.00027.2013.	Wniosku przedłużenie umowy najmu lokalu socjalnego przy ul. Walecki 5-7/38	23.04.2013.	09.05.2013.
20.	ZZK-L.7145. 3. 00009.2013.	Umowy najmu na pomieszczenie gospodarcze przy ul. Minkusa 5 w Opolu	26.04.2013.	07.05.2013.
21.	ZZK-L.7142.00043.2013.	Przesądowych wezwań do zapłaty	13.05.2013.	17.05.2013.
22.	ZZK-L.7123. 00038. 2013.	Zrzeczenia się praw do lokalu mieszkalnego przy ul. Grunwaldzkiej 24/8	21.05.2013.	28.05.2013.
23.	ZZK-L.7140.4.00023.2013.	Najmu lokalu po spłacie zadłużenia	23.05.2013.	19.06.2013.
24.	ZZK-L.7123.00039. 2013.	Zmiana umowy najmu	24.05.2013.	04.06.2013.
25.	ZZK-L.7151.1.00009.2013.	Najmu lokalu użytkowego przy ul Oleskiej 70/115	28.05.2013.	14.06.2013.
26.	ZZK-L.7142.4.00022.2013	Zawarcia umowy najmu lokalu socjalnego	06.06.2013.	07.06.2013.
27.	ZZK-L.7140.6.00011.2013	Regulacji stanu prawnego lokalu po zgonie  najemcy	13.06.2013.	17.06.2013.
28.	ZZK-L.7124.5.00020.2013	Dyspozycyjności lokalu przy ul. Bonczyka 41of /1	14.06.2013.	21.06.2013.
29.	ZZK-L.7140.6.000012.2013.	Regulacji stanu prawnego lokalu po zgonie  najemcy	14.06.2013.	24.06.2013.
30.	ZZK-L.7140.5.00004.2013	Regulacji stanu prawnego lokalu po opuszczeniu przez najemcę	21.06.2013.	28.06.2013.

 

Z powyższych danych wynika, że we wszystkich przypadkach sprawy zostały załatwione w ustawowych terminach tj. w ciągu jednego miesiąca od daty wpływu (akta kontroli 13/25/I/21-22).

       

Referat Techniczny

 

Ogółem w  I półroczu w referacie zarejestrowano 797 spraw. Kontrolą objęto  30 spraw wykazanych w poniższej tabeli:

 

Lp.	Nr sprawy	Dotyczy	Data wpływu	Data załatwienia
1.	ZZK-TR.7021.5.2.2013.	Wymiany stolarki okiennej	02.01.2013.	11.01.2013.
2.	ZZK-TR.7021.5.7.2013.	Wymiany stolarki okiennej	08.01.2013.	28.01.2013.
3.	ZZK-TR.7021.6.19.2013.	Oświetlenia zewnętrznego budynku Wspólnoty Mieszkaniowej przy ul. Minkusa 5 w Opolu	10.01.2013.	08.02.2013.
4.	ZZK-TR.7021.6.37.2013.	Wymiany stolarki okiennej w lokalu mieszkalnym nr 2a w budynku przy ul. Reymonta 10 w Opolu	17.01.2013.	31.01.2013.
5.	ZZK-TR. 7021. 6. 79. 2013.	Nieprawidłowości wynikających z przeglądu przewodów kominowych	01.02.2013.	22.02.2013.
6.	ZZK-TR. 7021. 6. 66. 2013.	Nieprawidłowości w lokalach nr 3, 5, 8, 9, 10 w budynku przy ul Kościuszki 35 w Opolu	04.02.2013.	25.02.2013.
7.	ZZK-TR.7021.4.26.2013.	Wymiany drzwi wejściowych do mieszkania nr 5 w budynku przy ul. Licealnej 2 w Opolu	06.02.2013.	14.02.2013.
8.	ZZK-TR. 7021. 6. 91. 2013.	Przesunięcia terminu zakończenia remontu w lokalu mieszkalnym nr 9 w budynku przy ul 1 Maja 85 w Opolu	11.02.2013.	25.02.2013.
9.	ZZK-TR. 7021. 6. 104.2013.	Zawilgocenia ścian w lokalu nr 3 w budynku przy ul. Fabrycznej 27 w Opolu	14.02.2013.	25.02.2013.
10.	ZZK-TR. 7021.6.139.2013.	Odprowadzenia wody deszczowej z posesji przy ul. 1 Maja 67 i 69 w Opolu	01.03.2013.	27.03.2013.
11.	ZZK-TR. 7021.4. 56. 2013.	Wymiany stolarki okiennej oraz drzwiowej w mieszkaniu nr 10 przy ul. Wandy 2 w Opolu	07.03.2013.	18.03.2013.
12.	ZZK-TR. 7021. 6. 140.2013.	Montażu wodomierza w lokalu mieszkalnym nr 9 w budynku przy ul. Armii Krajowej 16	11.03.2013.	27.03.2013.
13.	ZZK-TR.7021.6.161.2013.	Szkód w budynkach przy ul. Obrońców Stalingradu 8, 21 w Opolu	15.03.2013.	29.03.2013.
14.	ZZK-TR. 7021. 6. 173. 2013.	Wymiany domofonu w mieszkaniu komunalnym nr 8 w budynku ul. Srebrnej 25 w Opolu	19.03.2013.	18.04.2013.
15.	ZZK-TR. 7021. 5. 74.2013.	Podłączenia lokalu nr 10 w budynku przy ul Luboszyckiej 8 do sieci centralnego ogrzewania	21.03.2013.	19.04.2013.
16.	ZZK-TR. 7021. 6. 207. 2013.	Nieprawidłowości w lokalu nr 1 w budynku przy ul. 1 Maja 103 w Opolu	02.04.2013.	24.04.2013.
17.	ZZK-TR. 7021. 6. 203.2013.	Wnioski z przejęcia stron z dnia 2 kwietnia 2013r w sprawie wyrównania terenu na posesji przy ul. Oświęcimskiej 12 w Opolu	08.04.2013.	30.04.2013.
18.	ZZK-TR. 7021. 6. 79.2013.	Użytkowania pieca stałopalnego w mieszkaniu nr 1 w budynku przy ul Kraszewskiego 9	10.04.2013.	08.05.2013.
19.	ZZK-TR.7021.5.91.2013.	Rozbiórki pieca kaflowego w lokalu mieszkalnym nr 10 w budynku przy ul. Ozimskiej 47 w Opolu	16.04.2013.	29.04.2013.
20.	ZZK-TR. 7021. 6. 246.2013.	Wyrażenia zgody na obniżenie sufitów w lokalu nr 7 w budynku przy ul. Dekabrystów 19 w Opolu	02.05.2013.	27.05.2013
21.	ZZK-TR. 7021. 6. 258. 2013.	Montażu wodomierza w lokalu mieszkalnym nr 13 w budynku przy Alei Przyjaźni 59	10.05.2013.	22.05.2013.
22.	ZZK-TR. 7021. 5. 128. 2013.	Remontu pieca kaflowego w lokalu mieszkalnym nr 4 w budynku przy ul. Oleskiej 1 w Opolu	15.05.2013.	10.06.2013.
23.	ZZK-TR. 7021. 6. 265.2013.	Stanu technicznego komórki położonej przy Placu Kopernika 4	17.05.2013.	10.06.2013.
24.	ZZK-TR.7021.5.129.2013.	Zadaszenia lokalu nr 5 w budynku przy ul. Reymonta 9 w Opolu	21.05.2013.	20.06.2013.
25.	ZZK-TR. 7021. 4. 128.2013.	Przesunięcia terminu zakończenia remontu w lokalu mieszkalnym nr 3 w budynku przy ul. Piastowskiej	03.06.2013.	29.06.2013.
26.	ZZK-TR. 7021. 6.298. 2013.	Wydzielenia łazienki z pomieszczenia kuchni w lokalu mieszkalnym nr 1 w budynku przy ul. 1 Maja 125 w Opolu	06.06.2013.	29.06.2013.
27.	ZZK-TR.7021.4.105.2013.	Zgody na przedłużenie terminu zakończenia remontu lokalu lokalu nr 14 w budynku przy ul. Spychalskiego 19 w Opolu	25.06.2013.	04.07.2013.
28.	ZZK-TR.7021.4.157.2013.	Wymiany stolarki okiennej w mieszkaniu nr 2 w budynku przy ul. Ligudy 122 w Opolu	25.06.2013.	11.07.2013.
29.	ZZK-TR. 7021. 5. 108. 2013.	Niesprawnej instalacji centralnego ogrzewania w lokalu użytkowym nr 117 w budynku przy ul. Oleskiej 70 w Opolu	25.06.2013.	19.07.2013.
30.	ZZK-TR. 7021. 5. 168.2013.	Zgody na przedłużenie terminu zakończenia remontu lokalu nr 5 w budynku przy ul Sądowej 11a w Opolu	28.06.2013.	26.07.2013.

 

Z powyższych danych wynika, że we wszystkich przypadkach sprawy zostały załatwione w ustawowych terminach tj. w ciągu miesiąca od daty wpływu (akta kontroli 13/25/I/23-25).

 

Referat Czynszów i Windykacji

 

Ogółem w  I półroczu w referacie zarejestrowano 2400 spraw. Kontrolą objęto  30 spraw wykazanych w poniższej tabeli:

 

Lp.	Nr sprawy	Dotyczy	Data wpływu	Data załatwienia
1.	ZZK-CW.7146.53.2013.	Lokalu mieszkalnego położonego w Opolu przy ul. Oświęcimskiej 86 I/3	04.01.2013.	31.01.2013.
2.	ZZK-CW.7146.127.2013.	Lokalu mieszkalnego położonego w Opolu przy ul. 1 Maja 15/3	09.01.2013.	07.02.2013.
3.	ZZK-CW.7146.255.2013.	Odsetek z tytułu nieterminowych wpłat	25.01.2013.	13.02.2013.
4.	ZZK-CW.7146.228.2013.	Zwrotu nadpłaty figurującej na kartotece czynszowej lokalu mieszkalnego	29.01.2013.	27.02.2013.
5.	ZZK-CW.7146.395.2013.	Zaległości figurującej na kartotece lokalu socjalnego położonego przy ul. Szczeszyńskiego 22/114 w Opolu	31.01.2013.	27.02.2013.
6.	ZZK-CW.7146.377.2013.	Rozłożenia na raty należności za lokal przy ul. Przelotowej 13/3 w Opolu	12.02.2013.	28.02.2013.
7.	ZZK-CW.7146.370.2013.	Rozłożenia na raty należności za lokal przy ul. Żeromskiego 2/5 w Opolu	14.02.2013.	28.02.2013.
8.	ZZK-CW.7146.342.2013.	Lokalu przy ul. Dzierżona 9/2a w Opolu	18.02.2013.	25.02.2013.
9.	ZZK-CW.7153.00096.2013.	Lokalu użytkowego przy ul. Kazimierza Wielkiego 8/A-B w Opolu	26.02.2013.	19.03.2013.
10.	ZZK-CW.7146.102.2013.	Rozłożenia na raty należności za lokal przy ul. Bonczyka 43/12 w Opolu	20.02.2013.	19.03.2013.
11.	ZZK-CW.7146.545.2013.	Rozłożenia na raty należności za lokal przy ul. Oleskiej 51/1 w Opolu	06.03.2013.	29.03.2013.
12.	ZZK-CW.7146.562.2013.	Rozłożenia na raty należności z tytułu rozliczenia mediów za lokal mieszkalny przy ul. Struga 7a/1 w Opolu	14.03.2013.	08.04.2013.
13.	ZZK-CW.7146.548.2013.	Lokalu mieszkalnego położonego w Opolu przy ul. Prószkowskiej 38/1	18.03.2013.	10.04.2013.
14.	ZZK-CW.7153. 00175.2013.	Wystawienia duplikatu faktury korygującej VAT	12.03.2013.	26.03.2013.`
15.	ZZK-CW.7146.534.2013.	Rozłożenia na raty należności za lokal przy ul. Jaronia 8/5 w Opolu	19.03.2013.	08.04.2013.
16.	ZZK.CW.7143.40.2013	Eksmisja z lokalu przy ul. 1 Maja 42/4	04.04.2013.	02.05.2013.
17.	ZZK-CW.7146.614.2013.	Ilości osób zamieszkałych w lokalach mieszkalnych	05.04.2013.	22.04.2013.
18.	ZZK-CW.7146.843.2013.	Zmiany ilości osób zamieszkałych w lokalu mieszkalnym	08.04.2013.	07.05.2013.
19.	ZZK-CW.7146.829.2013.	Ilości osób zamieszkałych w lokalach komunalnych	10.04.2013.	06.05.2013.
20.	ZZK-CW.7146.00763.2013.	Zwrotu nadpłaty figurującej na kartotece czynszowej lokalu mieszkaniowego	22.04.2013.	13.05.2013.
21.	ZZK-CW.7146.826.2013.	Rozłożenia na raty należności za lokal przy ul. Kraszewskiego 33/2 w Opolu	06.05.2013.	27.05.2013.
22.	ZZK-CW.7146.888.2013.	Zwrotu nadpłaty figurującej na kartotece czynszowej lokalu mieszkaniowego	08.05.2013.	05.06.2013.
23.	ZZK-CW.7146.961.2012.	Lokalu mieszkalnego położonego w Opolu przy ul. 1 Maja 101/10	10.05.2013.	05.06.2013.
24.	ZZK-CW.7146.960.2013.	Lokalu mieszkalnego położonego w Opolu przy ulicy Ozimskiej 61a/12	14.05.2013.	31.05.2013.
25.	ZZK-CW.7146.1068.2013.	Zmiany ilości osób zamieszkałych w lokalu przy ul. Ks. Norberta Bonczyka 45/1 w Opolu	17.05.2013.	10.06.2013.
26.	ZZK-CW.7146.1387.2013.	Rozłożenia na raty należności za lokal przy ul. Pl. Różyckiego 1/1 w Opolu	04.06.2013.	28.06.2013.
27.	ZZK-CW.7146.1174.2013.	Zwrotu nadpłaty figurującej na kartotece czynszowej lokalu mieszkalnego	07.06.2013.	27.06.2013.
28.	ZZK-CW.7146.1218.2013.	Lokalu mieszkalnego położonego w Opolu przy ul. Chabrów 23/2	12.06.2013.	20.06.2013.
29.	ZZK-CW.7146.1646.2013.	Rozłożenia na raty należności za lokal przy ul. Nysy Łużyckiej 7/33 w Opolu	24.06.2013.	22.07.2013.
30.	ZZK-CW.7146.1464.2013.	Lokalu mieszkalnego położonego w Opolu przy ul. Grunwaldzkiej 17/7	28.06.2013.	22.07.2013.

 

Z powyższych danych wynika, że we wszystkich przypadkach sprawy zostały załatwione w ustawowych terminach tj. w ciągu miesiąca od daty wpływu (akta kontroli 13/25/I/26-28).

 

 

Referat Eksploatacyjny

 

Ogółem w  I półroczu w referacie zarejestrowano 2991 spraw. Kontrolą objęto  30 spraw wykazanych w poniższej tabeli:

 

Lp.	Nr sprawy	Dotyczy	Data wpływu	Data załatwienia
1.	ZZK-E.7021. 9. 40. 2012.	Przeglądu instalacji elektrycznej w budynku przy ul. Mickiewicza 8 w Opolu	22.01.2013.	24.01.2013.
2.	ZZK-E. 7021. 9. 19. 2013.	Przeglądu instalacji elektrycznej w budynku przy ul. Drzymały 10 w Opolu	23.01.2013.	04.02.2013.
3.	ZZK-E. 7021. 7. 44. 2013.	Odczytu wodomierzy w mieszkaniu nr 4 i piwnicy nr 4 przy Pl. Kazimierza 10 w Opolu	25.01.2013.	15.02.2013.
4.	ZZK-E. 7021. 9. 28. 2013.	Przeglądu stanu technicznego przewodów kominowych w budynku przy ul. Armii Krajowej 17 w Opolu	28.01.2013.	07.02.2013.
5.	ZZK-E. 7021. 9. 35. 2013.	Pojemników na odpady stałe dla budynku przy ul. Jagiellonów 6 w Opolu	30.01.2013.	19.02.2013.
6.	ZZK-E. 7021. 9. 40. 2013.	Przycięcia drzewa przy budynku przy ul. Armii Krajowej 6 w Opolu	20.02.2013.	28.02.2013.
7.	ZZK-E. 7021. 9.57. 2013.	Szkody zalaniowej z dnia 09.02.2013r. w lokalu przy ul. Srebrnej 13/8 w Opolu	25.02.2013.	22.03.2013.
8.	ZZK-E. 7130. 3. 62.  2013.	Pełnomocnictwa do podejmowania czynności w imieniu i na rzecz Wspólnoty Mieszkaniowej przy ul. Kołłątaja 17 w Opolu	26.02.2013.	08.04.2013.
9.	ZZK-E.7021. 9. 54. 2013.	Wykonania remontu balkonu przynależnego do lokalu nr 8 przy ul. Złotej 26 w Opolu	28.02.2013.	08.03.2013.
10.	ZZK-E.7021.9.75.2013.	Wycięcia oraz przycięcia drzew znajdujących się przy budynkach Wspólnot Mieszkaniowych zarządzanych przez FEROMA Sp. z 0. 0.	07.03.2013	25.03.2013
11.	ZZK-E. 7021. 9.95.2013.	Nieruchomości przy ul. Damrota 4 w Opolu	18.03.2013	15.04.2013
12.	ZZK-E. 7021. 7. 76.2013.	Pomalowania elewacji budynku przy ul. Barlickiego 1-3 w Opolu	20.03.2013.	26.03.2013.
13.	ZZK-E. 7130. 3. 66.2013.	Uchwały Wspólnoty Mieszkaniowej przy ul. Damrota 4 w Opolu w sprawie regulacji udziałów	21.03.2013.	28.03.2013.
14.	BRM. 0003. 25.2013. ZZK-E.ZD-00075/13, ZZK-E.ZD-00075/13	Nieruchomości przy ul. Podlesie 25 w Opolu	11.04.2013.	16.04.2013.
15.	ZZK-E. 7021. 7. 64. 2013.	Użytkowania strychu w budynku przy ul. Krakowskiej 34a w Opolu	12.04.2013.	29.04.2013.
16.	ZZK-E. 7021. 8. 98. 2013.	Wyrażenia zgody na zajęcie terenu pod docieplenie budynku mieszkalnego przy ul. Omańczyka 1-9 w Opolu	24.04.2013.	07.05.2013.
17.	ZZK-E. 7021. 8. 100. 2013.	Wyrażenia zgody na zajęcie terenu pod docieplenie budynku mieszkalnego przy ul. Mały Rynek 17-19 w Opolu	24.04.2013.	07.05.2013.
18.	ZZK-E. 7021. 3. 117.2012.	Pomieszczeń piwnicznych w budynkach przy ul. Katowickiej	29.04.2013.	27.05.2013.
19.	ZZK-E. 7021. 7. 112.2013	Szkody z dnia 01.10.2012.(nr sprawy C/1167122/2012)	13.05.2013.	20.05.2013.
20.	ZZK-E. 7130. 2. 62. 2013.	Uchwały Wspólnoty Mieszkaniowej przy ul. Orląt Lwowskich 7 w Opolu	20.05.2013.	29.05.2013.
21.	ZZK-E. 7021. 8. 109.2013.	Wyrażenia zgody na zajęcie terenu pod docieplenie budynku przy ul. Ozimskiej 55 w Opolu	21.05.2013.	29.05.2013.
22.	ZZK-E. 7021. 9. 136.2013.	Remontu podwórka przyległego do budynku przy ul. Kościuszki 27 w Opolu	23.05.2013.	05.06.2013.
23.	ZZK-E. 7091. 9. 147. 2013.	Utrzymania czystości i porządku w budynku przy ul. Reymonta 10 w Opolu	29.05.2013.	24.06.2013.
24.	ZZK-E. 7021. 9. 144. 2013.	Szkody zalaniowej powstałej w lokalu komunalnym przy ul. Konduktorskiej 6/4 w Opolu	11.06.2013.	11.07.2013.
25.	ZZK-E. 7130. 3. 99. 2013.	Uchwał Wspólnoty Mieszkaniowej przy ul. Drzymały 19 w Opolu w sprawie rozłożenia zaległości na raty	12.06.2013.	21.06.2013.
26.	ZZK-E. 7021. 9. 162. 2013.	Stanu technicznego komórek znajdujących się przy ul.Dekabrystów 3-5 w Opolu oraz przycięcia orzecha	13.06.2013.	05.07.2013.
27.	ZZK-E.7021. 9. 154.2013.	Przeglądu instalacji gazowej w budynku przy ul. Karola Miarki 1-1A w Opolu	19.06.2013.	01.07.2013.
28.	ZZK-E. 7012. 9. 140.2013.	Remontu dojazdu do garaży znajdujących się na zapleczu budynków przy ul Katowickiej 42-46 w Opolu	21.06.2013.	09.07.2013.
29.	ZZK-E. 7021. 9. 159.2013.	Przeglądu instalacji elektrycznej w budynku przy ul. Kościuszki 33 w Opolu	24.06.2013.	02.07.2013.
30.	ZZK-E. 7021. 7. 153. 2013.	Miejsca parkingowego dla osoby niepełnosprawnej przy ul. Łąkowej 3 w Opolu	27.06.2013.	23.07.2013.

 

 

Z powyższych danych wynika, że w jednym przypadku (poz.8) sprawa została załatwiona  w ciągu dwóch miesięcy od daty wpływu. Ustalono, że w dniu 25.03.2013 r. wysłano pismo informujące o terminie jej załatwienia (akta kontroli Nr 13/25/I/29-32).  W pozostałych przypadkach sprawy zostały załatwione w ustawowych terminach  tj. w ciągu jednego miesiąca.

 

Referat Rozliczeń Mediów

 

W  I półroczu w referacie zarejestrowano ogółem 53 sprawy. Kontrolą objęto  41 spraw dotyczących wszystkich zgłoszeń najemców. Wykaz badanych spraw zawiera poniższa tabela:

 

Lp.	Nr sprawy	Dotyczy	Data wpływu	Data załatwienia
1.	ZZK-RM. 7021 .14. 0002. 2013.	Przedstawienia kosztów zużycia mediów za 2009-2011- ul. Popiełuszki 44/4	18.01.2013.	28.01.2013
2.	ZZK-RM.7021.14.00003.2013.	Przedstawienia kosztów zużycia mediów- ul. Popiełuszki 44/3	18.01.2013.	28.01.2013.
3.	ZZK-RM.7021.14.00008.2013.	Rozliczenia zimnej wody za okres 01.10.2011-31.12.2011- ul. Plebiscytowa 15/5	28.01.2013.	25.02.2013.
4.	ZZK-RM.7021.21.00008.2013.	Prośba o wystawienie rachunku lub noty księgowej do rozliczeń za 2012r dot. 1 Maja 17	29.01.2013.	04.02.2013.
5.	ZZK-RM. 7021.14.00005.2013.	Rozliczenia mediów za Ip 2009r Jagiellonów 86	30.01.2013.	19.02.2013.
6.	ZZK-RM.7021.13.00001.2013.	Rozliczenia wywozu śmieci za 2008r –ul. Książąt Opolskich 10	04.02.2013.	08.02.2013.
7.	ZZK-RM.7021.14.00007.2013.	Awarii w lokalu gminnym nr 8 mieszczącym się przy Alei Przyjaźni 21 w Opolu	04.02.2013.	25.02.2013.
8.	ZZK-RM.7021.21.00013.2013.	Przekazanie brakujących protokołów wymiany wodomierzy we wskazanych lokalach gminnych	07.02.2013.	08.02.2013.
9.	ZZK-RM.7021.14.00012.2013.	Rozliczenie mediów za lata 2009-2011- Jagiellonów 86d	14.02.2013.	12.03.2013.
10.	ZZK-RM.7021.14.00006.2013.	Rozliczenia meiów za lata 2009-2011 w lokalach ul. Damrota 4/12, 4/8- Stowarzyszenie „Promocja Przedsiębiorczości”	19.02.2013.	25.02.2013.
11.	ZZK-RM 7021.14.00011.2013.	Rozliczenia kosztów zużycia wody, odprowadzania ścieków oraz wywozu nieczystości stałych dla lokalu nr 1 przy ul. 1 Maja 81 za 2012r.	26.02.2013.	12.03.2013.
12.	ZZK-RM.7021.14.00009.2013.	Rozliczenia kosztów wody i ścieków za 2008r –ul. Reymonta 12/2	04.03.2013.	11.03.2013.
13.	ZZK-RM.7021.14.00010.2013.	Rozliczenia mediów za 2008r- ul. Fabryczna 27/8	04.03.2013.	12.03.2013.
14.	ZZK-RM.7021.21.00018.2013.	Rozliczania energii cieplnej w lokalu przy ul. Armii Krajowej 11-13a- salon fryzjerski	04.03.2013.	02.04.2013.
15.	ZZK-RM.7021.13.00007.2013.	Rozliczenia kosztów energii cieplnej za okres 01.08.2011- 30.10.2012.- Łangowskiego 6/2	14.03.2013.	10.04.2013.
16.	ZZK-RM.7021.13.00008.2013.	Rozliczenie kosztów energii cieplnej ul. Łangowskiego 6/7	18.03.2013.	10.04.2013.
17.	ZZK-RM.7021.14.00014.2013.	Rozliczenia mediów za okres 01.01.2012 do 14.05.2012r. dla lokalu nr 8 przy ul. 1 Maja 79	19.03.2013.	16.04.2013.
18.	ZZK-RM.7021.14.00015.2013.	Korekty rozliczenia kosztów zimnej wody i ścieków za 2012r. – Ob. Stalingradu 15/4a	26.03.2013.	17.04.2013.
19.	ZZK-RM.7021.13.00009.2013.	Rozliczenia kosztów energii cieplnej za lata 2011-2012- Łangowskiego 6/6	08.04.2013.	10.04.2013.
20.	ZZK-RM.7021.13.00013.2013.	Rozliczenia wody i wywozu śmieci za okres 01.01.2012 do 31.12.2012r.	08.04.2013.	25.04.2013.
21.	ZZK-RM.7021.14.00013.2013.	Sposobu rozliczeń kosztów wody za 2011 i 2012r	09.04.2013.	16.04.2013.
22.	ZZK-RM.7021.13.00011.2013.	Rozliczenia kosztów wywozu śmieci za okres 01.01.2011- 31.12.2011.	09.04.2013.	16.04.2013.
23.	ZZK-RM.7021.21.00020.2013.	Rozliczenia kosztów dostawy zimnej wody i odbioru ścieków w budynku przy ul. Ozimskiej 61 i 61a za II p 2012r.	09.04.2013.	12.04.2013.
24.	ZZK-RM.7021.14.00017.2013.	Zgłoszenie sprawy z dyżuru Pani Radnej Jolanty Kaweckiej dot. Opłat za wodę oraz ścieki w latach 2010 i 2011.	11.04.2013.	24.04.2013.
25.	ZZK-RM.7021.13.00010.2013.	Rozliczenia mediów za 2012r	12.04.2013.	24.04.2013.
26.	ZZK-RM.7021.12.00003.2013.	Weryfikacji opłaty miesięcznej za odpady w sklepie przy ul. Piłsudskiego 11	19.04.2013.	08.05.2013.
27.	ZZK-RM.7021.14.00019.2013.	Rozliczenia kosztów centralnego ogrzewania za okres od 01.07.2011 do 30.06.2012	23.04.2013.	19.05.2013.
28.	ZZK-RM.7021.12.00004.2013.	Rozliczenie mediów po wykupie lokalu Spychalskiego 9-11/84	19.04.2013.	10.05.2013.
29.	ZZK-RM.7021.12.00005.2013.	Toalety wspólnej dla lokali nr 5 i 7 w budynku przy ul. Ściegiennego 7a	29.04.2013.	20.05.2013.
30.	ZZK-RM.7021.21.00024.2013.	Zgłoszenia potrzeby posiadania wodomierzy w lokalach wymienionych w piśmie	09.05.2013.	20.05.2013.
31.	ZZK-RM.7021.13.00014.2013.	Rozliczenia kosztów zużycia ciepła najemcy gminnego lokalu nr 36 w budynku przy ul. Nysy Łużyckiej 9	14.05.2013.	16.05.2013.
32.	ZZK-RM.7021.12.00006.2013.	Rozliczenia wywozy nieczystości stałych za 2012r.	14.05.2013.	16.05.2013.
33.	ZZK-RM.7021.14.00025.2013.	Rozliczenia kosztów zużycia zimnej wody i odprowadzania ścieków za 2012r.	21.05.2013.	18.06.2013.
34.	ZZK-RM.7021.21.00026.2013.	Wodomierza ogrodowego WM Niedziałkowskiego 5	27.05.2013.	10.06.2013.
35.	ZZK-RM.7021.14.00023.2013.	Rozliczenia CO w lokalu przy ul. Damrota 2A	03.06.2013.	14.06.2013.
36.	ZZK-RM.7021.13.00016.2013.	Dokonania korekty rozliczenia mediów za okres 01.01.2012 do 31.12.2012 w lokalu Dzierżonia 9/2a	06.06.2013.	12.06.2013.
37.	ZZK-RM.7021.12.00007.2013.	Rozliczenia mediów za okres 01.01.2012-31.12.2012.	13.06.2013.	25.06.2013.
38.	ZZK-RM.7021.13.00018.2013.	Zgłoszenie sprawy z dyżuru – dot. Lokalu Krakowska 15-17/5	20.06.2013.	25.06.2013.
39.	ZZK-RM.7021.14.00026.2013.	Korekty naliczeń CO za 2008r- Damrota 4 – SPP	20.06.2013.	04.07.2013.
40.	ZZK-RM.7021.13.00022.2013.	Weryfikacji rozliczenia mediów za 2012r.	21.06.2013.	15.07.2013.
41.	ZZK-RM.7021.14.00027.2013.	Rozliczenia zużycia wody i odprowadzenia ścieków za 2012r. w budynku przy ul. 1 Maja 67	27.06.2013.	11.07.2013.

 

Z powyższych danych wynika, że we wszystkich przypadkach sprawy zostały załatwione w ustawowych terminach tj. w ciągu miesiąca od daty wpływu (akta kontroli nr 13/25/I/33-36).

 

Protokół niniejszy sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden egzemplarz obustronnie podpisany doręczono naczelnikowi kontrolowanego wydziału.

Zgodnie z § 20 ust.1-2  Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola stanowiącego załącznik do zarządzenia nr OR.I-0120.1.77.2012 z dnia 25 maja  2012 r. kierownik jednostki kontrolowanej ma prawo przedstawić  umotywowane zastrzeżenia do ustaleń zawartych w protokole. Zastrzeżenia składane są w formie pisemnej w terminie 7 dni roboczych od dnia potwierdzenia odbioru protokołu.

 

 

Jednostka kontrolowana W dniu dzisiejszym otrzymałem/am egzemplarz protokołu (podpisy)       Data: ........................

Zespół kontrolny (podpisy)           Data: ……………………………….

 

 

Ewentualne przyczyny odmowy podpisania protokołu: ............................................................................................................. ............................................................................................................. ..............................................................................................................