|
KWiA-I-......./....../2009
|
Opole, 29 lipca 2009 roku
|
|
PROTOKÓŁ KONTROLI nr 28/09
|
|
Jednostka kontrolowana
|
1) Wydział Urbanistyki, Architektury i Budownictwa,
2) Wydział Gospodarki Nieruchomościami, Geodezji i Kartografii,
3) Referat Nieruchomości Skarbu Państwa,
4) Wydział Ochrony Środowiska i Rolnictwa,
5) Wydział Komunikacji,
6) Wydział Spraw Obywatelskich.
|
|
Nazwa organu sprawującego nadzór
|
Prezydent Miasta Opola
|
|
Termin przeprowadzenia kontroli
|
od 24 czerwca 2009r. do 15 lipca 2009r.
|
|
Imię i nazwisko przeprowadzającego kontrolę oraz stanowisko
|
Izabela Dziewulska-Gaj – główny specjalista
Monika Pijanka - inspektor
|
|
Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli
|
|
|
Przedmiot kontroli
|
Prawidłowe stosowanie przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego dot. doręczeń.
|
|
Okres objęty kontrolą
|
2008r.
|
|
Imię i nazwisko kierownika kontrolowanej jednostki – stanowisko służbowe
|
|
|
Wyjaśnień w czasie kontroli udzielali
|
Małgorzata Rabiega
Naczelnik WOŚiR
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))
|
Techniki zastosowane podczas postępowania
Kontrola wybranych akt spraw prowadzonych w poszczególnych wydziałach. Badano skuteczność doręczenia aktu. Dla zbadania wszystkich spraw przeprowadzono testy zawierające informacje z zakresu:
§ nr sprawy,
§ rodzaj i data aktu,
§ data doręczenia,
§ sposób i dowód doręczenia,
Dla orzeczeń zaskarżonych zbadano:
§ datę złożenia odwołania lub zażalenia,
§ dokonano kontroli daty do złożenia odwołania lub zażalenia, w celu ustalenia ewentualnego przekroczenia terminu,
§ kontrolowano, czy Wydział na bieżąco kontroluje terminowość zaskarżania aktów administracyjnych.
W przypadku decyzji ostatecznych zbadano sposób liczenia ich prawomocności.
Wg ww. kryteriów badano instytucję doręczeń we wszystkich Wydziałach objętych kontrolą.
Kryteria
Art. 39-49 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jedn. z 2000 r. Dz. U. Nr 98, poz. 1071 z późn. zm.).
Organ administracji publicznej doręcza pisma za pokwitowaniem przez pocztę, przez swoich pracowników lub przez inne upoważnione osoby lub organy.
Doręczenie może nastąpić za pomocą środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu przepisów o świadczeniu usług drogą elektroniczną, jeżeli strona:
1) wystąpiła do organu administracji publicznej o doręczenie albo
2) wyraziła zgodę na doręczenie jej pism za pomocą tych środków.
Pisma doręcza się stronie, a gdy strona działa przez przedstawiciela - temu przedstawicielowi. Jeżeli strona ustanowiła pełnomocnika, pisma doręcza się pełnomocnikowi.
W sprawie wszczętej na skutek podania złożonego przez dwie lub więcej stron pisma doręcza się wszystkim stronom, chyba że w podaniu wskazały jedną jako upoważnioną do odbioru pism.
W toku postępowania strony oraz ich przedstawiciele i pełnomocnicy mają obowiązek zawiadomić organ administracji publicznej o każdej zmianie swego adresu. W razie zaniedbania tego obowiązku doręczenie pisma pod dotychczasowym adresem ma skutek prawny.
Pisma doręcza się osobom fizycznym w ich mieszkaniu lub miejscu pracy.
Pisma mogą być doręczane również w lokalu organu administracji publicznej, jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej.
W razie niemożności doręczenia pisma w sposób określony wyżej, a także w razie koniecznej potrzeby, pisma doręcza się w każdym miejscu, gdzie się adresata zastanie.
W przypadku nieobecności adresata pismo doręcza się, za pokwitowaniem, dorosłemu domownikowi, sąsiadowi lub dozorcy domu, jeżeli osoby te podjęły się oddania pisma adresatowi. O doręczeniu pisma sąsiadowi lub dozorcy zawiadamia się adresata, umieszczając zawiadomienie w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy to nie jest możliwe, w drzwiach mieszkania (doręczenie zastępcze).
W razie niemożności doręczenia pisma osobiście lub w formie zastępczej:
1) poczta przechowuje pismo przez okres czternastu dni w swojej placówce pocztowej - w przypadku doręczania pisma przez pocztę,
2) pismo składa się na okres czternastu dni w urzędzie miasta - w przypadku doręczania pisma przez pracownika urzędu miasta lub upoważnioną osobę lub organ.
Doręczenie uważa się za dokonane z upływem ostatniego dnia okresu, o którym mowa wyżej, a pismo pozostawia się w aktach sprawy (fikcja doręczenia).
Zawiadomienie o pozostawieniu pisma wraz z informacją o możliwości jego odbioru terminie siedmiu dni, licząc od dnia pozostawienia zawiadomienia, umieszcza się w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy nie jest to możliwe, na drzwiach mieszkania adresata, jego biura lub innego pomieszczenia, w którym adresat wykonuje swoje czynności zawodowe, bądź w widocznym miejscu przy wejściu na posesję adresata.
W przypadku niepodjęcia przesyłki w ww. terminie pozostawia się powtórne zawiadomienie o możliwości odbioru przesyłki w terminie nie dłuższym niż czternaście dni od daty pierwszego zawiadomienia.
Jednostkom organizacyjnym i organizacjom społecznym doręcza się pisma w lokalu ich siedziby do rąk osób uprawnionych do odbioru pism. Przepis art. 44 Kpa stosuje się odpowiednio.
Odbierający pismo potwierdza doręczenie mu pisma swym podpisem ze wskazaniem daty doręczenia.
Jeżeli odbierający pismo uchyla się od potwierdzenia doręczenia lub nie może tego uczynić, doręczający sam stwierdza datę doręczenia oraz wskazuje osobę, która odebrała pismo, i przyczynę braku jej podpisu.
W przypadku doręczenia pisma za pomocą środków komunikacji elektronicznej doręczenie jest skuteczne, jeżeli w terminie 7 dni od dnia wysłania pisma organ administracji publicznej otrzyma potwierdzenie doręczenia pisma. W razie nieotrzymania takiego potwierdzenia organ doręcza pismo w sposób określony w przepisach niniejszego rozdziału dla pisma w formie innej niż forma dokumentu elektronicznego.
Jeżeli adresat odmawia przyjęcia pisma przesłanego mu przez pocztę lub inny organ albo w inny sposób, pismo zwraca się nadawcy z adnotacją o odmowie jego przyjęcia i datą odmowy. Pismo wraz z adnotacją włącza się do akt sprawy. W tych przypadkach uznaje się, że pismo doręczone zostało w dniu odmowy jego przyjęcia przez adresata.
Pisma skierowane do osób nie znanych z miejsca pobytu, dla których sąd nie wyznaczył przedstawiciela, doręcza się przedstawicielowi ustanowionemu w myśl art. 34 Kpa.
Pisma kierowane do osób korzystających ze szczególnych uprawnień wynikających z immunitetu dyplomatycznego lub konsularnego doręcza się w sposób przewidziany w przepisach szczególnych, w umowach i zwyczajach międzynarodowych.
Strony mogą być zawiadamiane o decyzjach i innych czynnościach organów administracji publicznej przez obwieszczenie lub w inny zwyczajowo przyjęty w danej miejscowości sposób publicznego ogłaszania, jeżeli przepis szczególny tak stanowi; w tych przypadkach zawiadomienie bądź doręczenie uważa się za dokonane po upływie czternastu dni od dnia publicznego ogłoszenia.
Cel kontroli
Kontrola znajomości przepisów o doręczeniach i prawidłowości ich stosowania, a w tym:
1. Sposób doręczania aktów administracyjnych,
2. Kontrola prawidłowej oceny skuteczności doręczenia,
3. Kontrola skuteczności wniesienia środka zaskarżenia pod kątem zachowania terminu.
USTALENIA SZCZEGÓŁOWE KONTROLI
I. Wydział Urbanistyki, Architektury i Budownictwa
Akta kontroli nr 09/28/I/1-5.
Badaniu poddano wybrane sprawy z obszaru wydawania decyzji o warunkach zabudowy oraz pozwoleń na budowę. We wszystkich zbadanych sprawach dowody potwierdzające odbiór aktu administracyjnego lub pisma były w aktach sprawy. Mimo, że w danych sprawach było wiele stron postępowania ustalenie skuteczności doręczenia nie było trudne. Jedynie w 3 przypadkach (zawiadomienie jednej strony oraz przekazanie decyzji dwóm stronom) nie doszło do doręczeń, ponieważ występowały trudności z ustaleniem miejsca zamieszkania konkretnych osób (poz. 128, 142, 143 Akta kontroli s. 4). Z adnotacji dokonanej przez pracownika poczty wynika, że strony postępowania wyprowadziły się. W pozostałych badanych przypadkach pracownicy właściwie stosowali instytucje doręczenia, właściwego, zastępczego oraz tzw. fikcji doręczeń.
Zbadano 157 przypadków doręczeń. W badanych odwołaniach pisma kierowane do organu odwoławczego w trybie art. 133 Kpa pracownicy dokonywali kontroli dopuszczalności i terminowości złożonego odwołania. Wyjątek stanowi jedna sprawa (poz. 83 - Akta kontroli s.3). W jednym przypadku stwierdzono brak kopii pisma do organu odwoławczego (poz. 51-54 - Akta kontroli s. 2). W pozostałych przypadkach nie stwierdzono nieprawidłowści.
II. Wydział Gospodarki Nieruchomościami, Geodezji i Kartografii
Akta kontroli nr 09/28/I/6-9 i 29-30.
Kontroli poddano decyzje z wielu zakresów. We wszystkich zbadanych sprawach dowody potwierdzające odbiór aktu administracyjnego lub pisma były w aktach sprawy. Zbadano 142 przypadki doręczeń, z czego 39 sytuacji oceniono negatywnie. W 6 sprawach złożono wyjaśnienia.
Bez względu na rodzaj doręczenia procedury Kodeksu postępowania administracyjnego są przestrzegane. Na aktach administracyjnych są wpisane daty uzyskania przez nie waloru ostateczności. Stwierdzono nieprawidłowości przy ustalaniu daty prawomocności decyzji. Dla decyzji, które uzyskiwały walor ostateczności w dniu wolnym od pracy – przesuwano datę ostateczności na pierwszy dzień roboczy. Zgodnie z art. 57 § 4 Kpa, przesunięcie terminu dotyczy wykonania czynności prawnej, jeżeli pierwotnie przypadał on w dzień ustawowo wolny od pracy. Dodać należy, że zgodnie z ww.
art. przesunięcie terminu do dokonania czynności prawnej nie dotyczy sytuacji, gdy wypada on na sobotę, która nie jest dniem ustawowo wolnym od pracy, a taki wymóg stawia art. 57 § 4 Kpa. W tej kwestii wykładnia językowa przepisu nie budzi żadnych wątpliwości a orzecznictwo jest jednolite. Nie ma natomiast zgody w orzecznictwie co do praktycznego stosowania tego przepisu. Przy zastosowaniu wykładni funkcjonalnej sobotę, biorąc pod uwagę organizacje życia publicznego[1], często sobota traktowana jest jako dzień równoważny z dniem ustawowo wolnym od pracy[2]. W pięciodniowym tygodniu pracy z reguły to sobota jest wolnym dniem. Nie istnieją jednak podstawy prawne by data początkowa prawomocności decyzji została przeniesiona na poniedziałek, tylko dlatego, że zgodnie z kalendarzem przypadała w sobotę lub święto, zatem termin do wniesienia środka zaskarżenia upłynął w piątek (poz. 8,19,22,29,44-50,61,73,78,81,89-91,93-98,100-101,103,106-109,110,112-113 - Akta kontroli s.6-9).
W sytuacjach opisanych w poz. 122,131,132 (Akta kontroli s. 9) wyjaśniono, że strony postępowania złożyły w Urzędzie pismo o niezaskarżaniu decyzji (Akta kontroli s. 30). Protokoły zdawczo-odbiorcze zostały spisane przed upływem 14-dniowego okresu. Zgodnie z art. 45 ust. 3 ustawy o gospodarce nieruchomościami objęcie nieruchomości w zarząd trwały następuje na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego. W świetle obowiązujących przepisów wykonanie decyzji administracyjnej nie następuje w chwili jej nieprawomocności. Istnieją jednak okoliczności, które to wykonanie umożliwiają. Do jednych z nich należy sytuacja wskazana w art. 130 § 4 Kpa, który stanowi o możliwości wykonania decyzji nieostatecznej, gdy jest ona zgodna z żądaniem wszystkich stron. Jest to tzw. dobrowolne wykonanie decyzji nieostatecznej.
W sytuacji opisanej pod poz. 124,128,130 (Akta kontroli s. 9) data ostateczności decyzji uległa przesunięciu, ponieważ strony nie podpisały protokołów zdawczo-odbiorczych, które stanowią integralna część decyzji (Akta kontroli s. 29). Dopiero z datą podpisania protokołu decyzja stała się ostateczna. Zespół kontrolujący ustalił, że zgodnie z art. 45 ust. 3 ustawy o gospodarce nieruchomościami objęcie nieruchomości w trwały zarząd następuje na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego, jednakże wykonanie tej czynności następuje dopiero wówczas, gdy decyzja o ustanowieniu zarządu stała się ostateczna, czyli weszła jako obowiązująca do obrotu prawnego. Zatem nie można łączyć faktu niepodpisania protokołu zdawczo-odbiorczego z nieuzyskaniem przez decyzje waloru ostateczności, gdyż ten fakt następuje niezależnie od tego rodzaju czynności, a więc na skutek upływu wymaganego do zaskarżenia decyzji terminu.
Pracownicy potrafią jednak oceniać skuteczność doręczeń zastępczych i tzw. fikcji prawnej. Każdorazowo przy zaskarżeniu aktu administracyjnego kontrolują dopuszczalność i terminowość odwołania i w stanowisku do organu odwoławczego kwestie te poruszają. Nie dochodzi jednak do przekroczenia uprawnień, czyli w przypadku uchybienia przez stronę terminowi do wniesienia odwołania - sprawa jest przekazywana do organu odwoławczego, który rozstrzyga w świetle przyznanych mu - w drodze art. 134 Kpa – kompetencji.
III. Wydział Ochrony Środowiska i Rolnictwa
Akta kontroli nr 09/28/I/10-12
Kontroli poddano decyzje z wielu zakresów. Zbadano 97 przypadków doręczeń, z czego negatywnie oceniono 16 przypadków. W wszystkich zbadanych sprawach dowody potwierdzające odbiór aktu administracyjnego lub pisma były w aktach sprawy. Bez względu na rodzaj doręczenia procedury Kodeksu postępowania administracyjnego są przestrzegane. Na aktach administracyjnych są wpisane daty uzyskania przez nie waloru ostateczności. Stwierdzono nieprawidłowości przy ustalaniu daty prawomocności decyzji.
Pracownicy potrafią jednak oceniać skuteczność doręczeń zastępczych i tzw. fikcji prawnej.
Każdorazowo przy zaskarżeniu aktu administracyjnego kontrolują dopuszczalność i terminowość odwołania i w stanowisku do organu odwoławczego kwestie te poruszają. Nie dochodzi jednak do przekroczenia uprawnień, tj. w przypadku uchybienia przez stronę terminowi do wniesienia odwołania - sprawa została przekazana do organu odwoławczego, który rozstrzygnął w świetle przyznanych mu - w drodze art. 134 Kpa – kompetencji.
Przestrzegane są terminy wezwań liczone od daty otrzymania przez petenta pisma. Sprawę bez rozpoznania pozostawia się zgodnie z trybem określonym w art. 64 § 2 Kpa.
W trzech przypadkach spośród wszystkich badanych decyzjom nadano rygor natychmiastowej wykonalności w trybie art. 108 Kpa. W obu przypadkach uznano, że decyzje te stały się ostateczne w dniu ich doręczenia – właśnie z powodu nadanego rygoru natychmiastowej wykonalności. Zgodnie z obowiązującą w Kpa zasadą niewykonywania decyzji przed upływem terminu do wniesienia odwołania (art. 130 Kpa) – decyzja nieostateczna nie podlega wykonaniu. Istnieją jednak okoliczności, które mogą spowodować, że decyzja nieostateczna może podlegać wykonaniu. Sytuacja taka jest wyjątkowa, lecz w trybie art. 108 Kpa dopuszczalna. Zastosowanie trybu z art. 108 powoduje, że nieostateczna decyzja będzie wykonana przed upływem terminu do wniesienia odwołania na mocy nadania jej rygoru natychmiastowej wykonalności.
Stwierdzono błędy w sposobie oznaczania ostateczności decyzji.
1. W Wydziale Ochrony Środowiska i Rolnictwa decyzje, którym nadano rygor natychmiastowej wykonalności potraktowano jako ostateczne z chwilą ich doręczenia, odbierając stronom możliwość ich skarżenia, bowiem zgodnie z art. 16 Kpa decyzje, od których nie służy odwołanie w administracyjnym toku instancji, są ostateczne. Ponadto zgodnie z art. 108 Kpa rygor natychmiastowej decyzji dotyczy wyłącznie decyzji nieostatecznych, a więc takich, od których służy odwołanie – (poz. 56,63,93 - Akta kontroli s. 11-12).
2. Dla decyzji, które uzyskiwały walor ostateczności w dniu wolnym od pracy – przesuwano datę ostateczności na pierwszy dzień roboczy. W wyjaśnieniach przekazanych przez naczelnika Wydziału nie wskazano żadnych podstaw prawnych legitymujących takie postępowanie (Akta kontroli s. 25-28). Przywołano jedynie art. 57 § 4 Kpa, zgodnie z którym następuje przesunięcie terminu do wykonania czynności prawnej, jeżeli pierwotnie przypadał on w dzień ustawowo wolny od pracy. Nie istnieją jednak podstawy prawne by data początkowa prawomocności decyzji została przeniesiona na poniedziałek, tylko dlatego, że zgodnie z kalendarzem przypadała w sobotę lub święto, zatem termin do wniesienia środka zaskarżenia upłynął w piątek (poz. 44-46,51,58,65,68,76,82,85,88, 96 Akta kontroli s.11-12). W jednym przypadku (poz. 89 Akta kontroli s.12) data prawomocności została ustalona prawidłowo, tj. na sobotę, choć praktyka Wydziału była inna.
W jednym z badanych przypadków stronie skrócono czas na złożenie srodka zaskarżenia, którego termin końcowy przypadał na dzień 3.04.2008r. Z tym dniem ustalono bowiem prawomocność decyzji (poz. 95 - Akta kontroli s.12). Ponadto błędnie ustalono prawomocność decyzji, o której mowa w poz. 92 (Akta kontroli s.12).
Wprawdzie nie ma prawnego wymogu, aby akty administracyjne opatrywać klauzulą prawomocności, to jednak przypadki, w których to uczyniono podlegają kontroli w zakresie prawidłowości ustalenia daty prawomocności. Należy jednak podkreślić, że oznaczanie daty ostateczności aktu administracyjnego (także postanowień, które w swej istocie nie kończą postępowania, a są zaskarżalne) stanowi dobrą praktykę urzędniczą, którą powinno się zachować.
IV. Wydział Komunikacji
Akta kontroli nr 09/28/I/13-17
Kontroli poddano 138 doręczeń zawiadomień o wszczęciu postępowania z urzędu, o wykonaniu środka karnego oraz decyzji, licencji i zaświadczeń o wykonywaniu przewozów drogowych. Wszystkie przypadki oceniono pozytywnie. Przy aktach administracyjnych oraz innych pismach znajdują się – w każdym przypadku – dowody potwierdzające ich doręczenia.
Bez względu na rodzaj doręczenia procedury Kodeksu postępowania administracyjnego są przestrzegane. Na aktach administracyjnych nie są wpisane daty uzyskania przez nie waloru ostateczności. Pracownicy jednak potrafią ustalać datę prawomocności decyzji zgodnie z art. 16 i 269 Kpa oraz oceniać skuteczność doręczeń zastępczych i tzw. fikcji prawnej.
Każdorazowo przy zaskarżeniu aktu administracyjnego kontrolują dopuszczalność i terminowość odwołania i w stanowisku do organu odwoławczego kwestie te poruszają. Nie dochodzi jednak do przekroczenia uprawnień, tj. w przypadku uchybienia przez stronę terminowi do wniesienia odwołania - sprawa została przekazana do organu odwoławczego, który rozstrzygnął w świetle przyznanych mu - w drodze art. 134 Kpa – kompetencji.
Przestrzegane są terminy wezwań liczone od daty otrzymania przez petenta pisma. Sprawę bez rozpoznania pozostawia się zgodnie z trybem określonym w art. 64 § 2 Kpa.
V. Wydział Spraw Obywatelskich
Akta kontroli nr 09/28/I/18-21
Kontroli poddano 102 przypadki doręczeń, z czego 9 oceniono negatywnie. Z poddanych kontroli akt stwierdzono, że przy poszczególnych aktach administracyjnych, czy innych pismach dotyczących spraw terminowych znajdują się dowody ich doręczenia. W badanych odwołaniach Wydział dokonywał z zasady kontroli terminowości. Stwierdzono w kilku przypadkach brak tej kontroli, jednakże same przepisy wprost takiego obowiązku nie nakładają. W 3 przypadkach odwołanie zostało złożone po terminie, z czego w jednym przypadku Wydział odniósł się na ten temat w piśmie do organu odwoławczego, któremu zgodnie z obowiązującymi przepisami przekazał sprawę (poz. 5,8,14 - Akta kontroli s.18).
Wiele spraw dot. wymeldowania wymaga ustanawiania kuratora dla nieobecnego - zgodnie z art. 34 Kpa – który jako przedstawiciel występuje w imieniu i interesie nieobecnego. Ustanowienie kuratora pozwala na prawidłowy przebieg postępowania, tj., przede wszystkim realizacje zasady czynnego udziału strony (brak czynnego udziału strony powoduje kwalifikowana wadę postępowania administracyjnego, stanowiącego przesłankę do wznowienia postępowania). We wszystkich, spośród badanych przypadków, strona nieobecna była reprezentowana przez kuratora na mocy orzeczenia sadowego. Od czasu orzeczenia sądu kurator dokonywał wszystkich wymaganych czynności procesowych w imieniu strony, a w szczególności odbierał pisma. W niektórych przypadkach stwierdzono, że kurator odebrał decyzję, jako wynik postępowania, które nigdy nie zostało skutecznie wszczęte z urzędu, bowiem zawiadomienie nie zostało doręczone (poz. 33,40,44,67,74 - Akta kontroli s.19). Kuratorowi nie zostały doręczone zawiadomienia o wszczęciu postępowania. Ponadto kurator przyjmował w imieniu strony postanowienia o ponownym podjęciu czynności (art. 97 § 2 Kpa) po nieskutecznym zawieszeniu postępowania, ponieważ postanowienie o zawieszeniu nigdy nie zostało skutecznie doręczone stronie. W tych przypadkach nie ma mowy o skuteczności fikcji doręczenia czy doręczenia zastępczego skoro organ posiadał wiedzę o nieprzebywaniu strony pod danym adresem (poz. 28,32,39,43,88 - Akta kontroli s.20-21). Ponadto nie istnieje potrzeba o powiadamianiu kuratora o zawieszeniu postępowania w czasie, gdy posiada on już prawną moc reprezentowania strony. Uprawomocnianie w tym czasie zawieszenia postępowania, jak i doręczanie postanowienia o podjęciu zawieszonych czynności, które de facto nigdy nie zostały zawieszone (z powodu nie doręczenia postanowienia) jest od strony prawnej i racjonalnej nie uzasadnione. Inna kwestię stanowi natomiast fakt nieprawnego zawieszania postępowania w trybie art. 97 § 1 ust. 4 Kpa z powodu złożenia wniosku o ustanowienie kuratora. Działania takie nie tylko nie znajdują umocowania w prawie, ale i pozostają w sprzeczności z istotą problemu. Skuteczność zawieszenia postępowania zależy od doręczenia postanowienia o zawieszeniu. Nie ma zatem zawieszenia postępowania, gdy postanowienie nie zostało doręczone. Organ posiadając informację o nieobecności strony nie może z tego powodu zawiesić postępowania, bowiem musi zdawać sobie sprawę, że doręczenie postanowienia nie będzie skuteczne. W tej sytuacji nie ma mowy nawet o fikcji doręczenia. Organ wydając takie postanowienie wie, że nie dojdzie do skutecznego zawieszenia postępowania administracyjnego. Ponadto biorąc pod uwagę brzmienie art. 97 Kpa wystąpienie organu administracji do sądu powszechnego z wnioskiem o wyznaczenie przedstawiciela dla osoby nieobecnej (art. 34 § 1 kpa) nie stanowi podstawy do zawieszenia postępowania administracyjnego na podstawie art. 97 § 1 pkt 4 Kpa – wyrok NSA w Krakowie z dnia 2 listopada 1999r. II S.A./Kr 78/98. Uregulowań z art. 34 i 97 § 1 pkt 4 Kpa nie można ze sobą wiązać, bowiem przepis art. 97 § 1 pkt 4 Kpa przewiduje obligatoryjne zawieszenie postępowania administracyjnego, gdy rozpatrzenie sprawy jest uzależnione od rozstrzygnięcia innego organu. Zagadnienie to (wstępne zagadnienie) musi mieć charakter materialnoprawny, od którego zależeć będzie merytoryczny wynik sprawy głównej.
W następstwie ustanowienia kuratora organ powinien skutecznie wszcząć postępowanie adminstracyjne – tu: doręczyć kuratorowi pismo o wszczęciu z urzędu postępowania. W takiej sytuacji nie istnieje niebezpieczeństwo naruszenia terminów załatwienia sprawy, o których mowa w art. 35 Kpa. Natomiast w sytuacji skutecznego wszczęcia postępowania i oddalenia się strony w trakcie postępowania, organ powinien mieć na uwadze uregulowania zawarte w art. 35 § 5 Kpa, według których terminy załatwienia sprawy nie biegną w sytuacji opóźnień spowodowanych z winy strony lub z przyczyn niezależnych od organu. Z instytucji wstrzymania biegu terminów organ powinien w sytuacjach wymienionych w ww. artykule korzystać. W sytuacjach wymagających konieczności podjęcia czynności nie cierpiącej zwłoki organ administracji państwowej prowadzący postępowanie - w trybie art. 34 § 2 Kpa, wyznacza dla osoby nieobecnej przedstawiciela tymczasowego uprawnionego do działania w postępowaniu do czasu wyznaczenia dla tej osoby przedstawiciela przez sąd. Wyznaczając przedstawiciela tymczasowego organ administracji państwowej występuje jednocześnie do sądu na podstawie art. 34 § 1 Kpa z wnioskiem o wyznaczenie przedstawiciela, którym jest kurator ustanowiony na podstawie art. 184 § 1 Kodeksu rodzinno - opiekuńczego (Kro) - III CA 1/2003)
W sytuacji wskazanej w poz. 32,33 (Akta kontroli s.19), poczta podała jako powód nieodebranie pisma – śmierć adresata. Ponieważ ustanowienie kuratora w związku z art. 34 Kpa następuje w trybie art. 184 Kro, którego celem jest ochrona osoby nieobecnej. Nie dotyczy to zatem osób nieżyjących (orzeczenie SN z dnia 10 października 1950 r., C 248/50, NP 1951, nr 12, s. 40). Jeżeli jednak ustalono, że adresat pisma nie żyje sytuacja taka powinna zostać uregulowana na mocy przepisów prawa spadkowego, jeżeli w ogóle istnieje taka potrzeba, czyli nie istnieje bezprzedmiotowość postępowania. Ustanowienie kuratora w takim przypadku jest możliwe, ale dla nieobecnego spadkodawcy.
VI. Referat Nieruchomości Skarbu Państwa
Akta kontroli nr 09/28/I/22-24
Zbadano wszystkie akty administracyjne z 2008r. oraz wypowiedzenia opłaty rocznej za użytkowanie wieczyste z 2008r. Łącznie 71 przypadków doręczeń. Wszystkie badane sprawy oceniono pozytywnie. We wszystkich przypadkach dowody na doręczenie aktu znajdowały się w aktach sprawy. Wszystkie akty administracyjne oraz wypowiedzenia zostały skutecznie doręczone. Prawidłowo ustalono datę ich prawomocności. W przypadku wypowiedzeń opłaty rocznej za użytkowanie wieczyste wszystkie sprzeciwy zostały wniesione w terminie. Każdorazowo pracownicy Referatu dokonywali kontroli terminowości wniesienia sprzeciwu. Nie stwierdzono uchybień.
Podsumowanie
W kontrolowanych Wydziałach doręcza się pisma za pokwitowaniem przez pocztę. Nie stwierdzono doręczeń za pomocą środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu przepisów o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
Każdorazowo pisma doręcza się stronie, a gdy strona działa przez przedstawiciela - temu przedstawicielowi, a jeżeli strona ustanowiła pełnomocnika, pisma doręcza się pełnomocnikowi.
W sprawie wszczętej na skutek podania złożonego przez dwie lub więcej stron pisma doręczano wszystkim stronom, bowiem strony nie wskazywały w podaniu jednej jako upoważnionej do odbioru pism.
W razie niewywiązania się - w toku postępowania - przez strony oraz ich przedstawicieli lub pełnomocników z obowiązku zawiadomienia organu administracji publicznej o każdej zmianie adresu - doręczenie pisma pod dotychczasowy adres wywoływało skutek prawny.
Osobom fizycznym pisma doręczano w ich mieszkaniu. Nie stwierdzono przypadków doręczania w lokalu organu administracji publicznej.
W razie niemożności doręczenia pisma w sposób określony wyżej, a także w razie koniecznej potrzeby, pisma doręcza się w każdym miejscu, gdzie się adresata zastanie.
Formy doręczeń stosowane w badanych przypadkach:
- doręczenie właściwe,
- doręczenie zastępcze
- fikcja doręczenia.
W przypadku zaistnienia fikcji doręczenia obliczanie daty prawomocności następowało zgodnie z zasadami określonymi w art. 44 Kpa. Doręczenie dokonane z upływem ostatniego dnia 14-dniowego okresu przechowywania przesyłki przez pocztę (licząc od daty pierwszego zawiadomienia – art. 44 §3 Kpa) traktowano jako fikcję doręczenia.
Pracownicy uwzględniali doręczenia zastępcze jak i fikcje doręczeń. Zachowywali tryb fikcyjnego doręczenia i uwzględniali go prawidłowo przy liczeniu terminu do odwołań.
Nie było sytuacji odmowy przyjęcia pisma lub potwierdzenia jego odbioru. Odbierający każdorazowo potwierdzali fakt doręczenia. Odbierający pismo potwierdzał doręczenie pisma swym podpisem ze wskazaniem daty doręczenia. W kilku przypadkach odbiorca nie wpisał daty. Czynność ta była niedopilnowana przez pracownika poczty. Organ przyjmował datę korzystniejszą dla strony postępowania.
Pisma skierowane do osób nie znanych z miejsca pobytu lub długotrwale nieobecnych kierowano do uprzednio ustanowionego przez sąd kuratora. Z wnioskiem występował Urząd Miasta Opola. Organ występując o ustanowienie kuratora stworzył stronie prawne możliwości podejmowania czynności procesowych w obronie swoich interesów, w szczególności czynnego udziału w postępowaniu. Kurator powołany jest do ochrony wszelkich interesów nieobecnego.
Pracownicy kontrolowanych wydziałów podejmowali wszelkie próby skutecznego doręczenia pism i aktów administracyjnych.
Nie stwierdzono przypadków wnioskowania o przywrócenie terminu, choć wielokrotnie odwołania były składane w czasie prawomocności decyzji. Organ z reguły kontroluje terminowość złożenia środka zaskarżenia, jednakże i tak w tej kwestii czynności prawne w związane ze stwierdzeniem nieskuteczności odwołania podejmuje organ odwoławczy.
Nie stwierdzono przypadków – w badanych sprawach - zawiadamiania stron o decyzjach i innych czynnościach organów administracji publicznej przez obwieszczenie lub w inny zwyczajowo przyjęty w danej miejscowości sposób publicznego ogłaszania.
Zgodnie z § 39 ust.1 Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola stanowiącego załącznik do zarządzenia nr OR.II-0152/18/2003 Prezydenta Miasta Opola z dnia 9 czerwca 2003 r. w sprawie Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola zmienionego zarządzeniem Prezydenta Miasta Opola nr OR.I-152-32/2004 z dnia 24.08.2004 r., nr OR.I-0152-42/2004 z dnia 29.10.2004 r., nr OR.I-0152-218/2008 z dnia 16.04.2008r. kierownik jednostki kontrolowanej ma prawo pisemnie, w terminie 7 dni roboczych od daty doręczenia protokołu kontroli, zgłosić kierownikowi zespołu kontrolnego umotywowane zastrzeżenia do ustaleń zawartych w protokole.
|
Jednostka kontrolowana
W dniu dzisiejszym otrzymałem/am egzemplarz protokołu.
(podpisy)
Data: Opole,......
|
Zespół kontrolny
(podpisy)
Data: Opole, .......
|
Podpis Głównego Specjalisty: (na ostatecznej wersji roboczej)
Podpis Naczelnika Wydziału: (na ostatecznej wersji roboczej)
[1] Wyrok WSA w Warszawie z dnia 21 grudnia 2005r., III S.A./WA 1747/2005
[2] Uchwała NSA z dnia 25 czerwca 2001r. FPS 7/2000
2010-02-26 15:09:28 - wnioski pokontrolne (72.50 kB)
