A A A

URZĄD MIASTA OPOLA > Kontrole > kontrole wewnętrzne > Wydział Urbanistyki, Architektury i Budownictwa

 

 

Pieczęć Nagłówkowa

 

 

 

 

 

 

 

KWiA.I.1712.00007.2013	Opole, 11.07.2013 r.
PROTOKÓŁ KONTROLI nr 20/2013
Jednostka kontrolowana	Wydział Urbanistyki, Architektury i Budownictwa Urzędu Miasta Opola
Nazwa organu sprawującego nadzór	Prezydent Miasta Opola
Termin przeprowadzenia kontroli	24.05.2013 r. – 24.06.2013 r.
Imię i nazwisko przeprowadzającego kontrolę oraz stanowisko	Agnieszka Lisiecka – inspektor w Wydziale Kontroli Wewnętrznej i Audytu Tadeusz Lech – główny specjalista w Wydziale Kontroli Wewnętrznej i Audytu
Przedmiot kontroli	Wydawanie decyzji administracyjnych
Okres objęty kontrolą	2012 r.
Imię i nazwisko kierownika kontrolowanej jednostki – stanowisko służbowe	Beata Wartenberg - Naczelnik Wydziału (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.)– Z-ca Naczelnika
Wyjaśnień w czasie kontroli udzielali	Beata Wartenberg - Naczelnik Wydziału (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.)– kierownik Referatu Budownictwa (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.)– kierownik Referatu Architektury

Akty prawne

1. Ustawa z dnia 14 czerwca 1960r. Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jednolity Dz.U. z 2013r., poz.267),
2. Ustawa Prawo budowlane z dnia 7 lipca 1994r. (tekst jednolity Dz.U. z 2010 r. Nr 243 poz. 1623, z późn. zm.),
3. Ustawa o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym (tekst jednolity Dz.U. 2012r. poz. 647),
4. Ustawa z dnia 3 października 2008r. o udostępnieniu informacji i jego ochronie, udziale społeczeństwa w ochronie środowiska oraz o ocenach oddziaływania na środowisko ( Dz.U. z 2008r. Nr 199 poz. 1227 z późn. zm.),
5. Ustawa z dnia 10 kwietnia 2003r. o szczególnych zasadach przygotowania i realizacji inwestycji w zakresie dróg publicznych ( tekst jednolity Dz.U. z 2008r. Nr 193 poz. 1194),
6. Ustawa  z dnia 18 lipca 2001 r. Prawo wodne  (tekst jednolity Dz.U. z 2005 r. Nr. 239 poz. 2019),
7. Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 11 lutego 2009 r. w sprawie wzorów rejestrów: wniosków o pozwolenie na budowę i decyzji o pozwoleniu na budowę (Dz.U.Nr 23, poz.135, z póź. zm.),
8. Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 26 sierpnia 2003r. w sprawie sposobu ustalania wymagań dotyczących nowej zabudowy i zagospodarowania terenu w przypadku braku miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego (Dz.U. Nr 164, poz.1588),
9. Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 26 sierpnia 2003r. w sprawie oznaczeń i nazewnictwa stosowanych w decyzji o ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego oraz w decyzji o warunkach zabudowy (Dz.U. Nr 164, poz.1589),
10. Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 12 kwietnia 2002 r. w sprawie warunków technicznych, jakim powinny odpowiadać budynki i ich usytuowanie (Dz. U. Nr 75, poz. 690, z 2003 r. Nr 33, poz. 270, z 2004 r. Nr 109, poz. 1156, z 2008 r. Nr 201, poz. 1238, z 2009 r. Nr 56, poz. 461 oraz z 2010 r. Nr 239, poz. 1597),
11. Rozporządzenie Ministra Rolnictwa i Gospodarki Żywnościowej z dnia 7 października 1997r. w sprawie warunków technicznych, jakim powinny odpowiadać budowle rolnicze i ich usytuowanie (Dz. U. Nr 132, poz. 877 oraz z 2009 r. Nr 108, poz. 907),
12. Rozporządzenie Ministra Transportu i Gospodarki Morskiej z dnia 10 września 1998 r. w sprawie warunków technicznych, jakim powinny odpowiadać budowle kolejowe i ich usytuowanie (Dz. U. Nr 151, poz. 987),
13. Rozporządzenie Ministra Transportu i Gospodarki Morskiej z dnia 2 marca 1999 r. w sprawie warunków technicznych, jakim powinny odpowiadać drogi publiczne i ich usytuowanie (Dz. U. Nr 43, poz. 430),
14. Rozporządzenie Ministra Gospodarki z dnia 30 lipca 2001 r. w sprawie warunków technicznych, jakim powinny odpowiadać sieci gazowe (Dz. U. Nr 97, poz. 1055),
15. Rozporządzenie Ministra Gospodarki z dnia 12 grudnia 2007 r. w sprawie warunków technicznych, jakim powinny odpowiadać bazy i stacje paliw płynnych, rurociągi przesyłowe dalekosiężne służące do transportu ropy naftowej i produktów naftowych i ich usytuowanie (Dz. U. Nr 240, poz. 1753),
16. Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 23 czerwca 2003 r. w sprawie informacji dotyczącej bezpieczeństwa i ochrony zdrowia oraz planu bezpieczeństwa i ochrony zdrowia (Dz. U. Nr 120, poz. 1126),
17. Rozporządzenie Ministra Transportu Budownictwa i Gospodarki Morskiej z dnia 25 kwietnia 2012 r. w sprawie ustalania geotechnicznych warunków posadawiania obiektów budowlanych (Dz. U. Poz. 463),
18. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 25 listopada 2010 r. w sprawie obiektów i robót budowlanych, w sprawach których organem pierwszej instancji jest wojewoda (Dz. U. Nr 235, poz. 1539.),
19. Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 19 listopada 2001 r. w sprawie rodzajów obiektów budowlanych, przy których realizacji jest wymagane ustanowienie inspektora nadzoru inwestorskiego (Dz. U. Nr 138, poz. 1554),
20. Rozporządzenie Ministra Transportu, Budownictwa i Gospodarki Morskiej z dnia 25 kwietnia 2012 r. w sprawie szczegółowego zakresu i formy projektu budowlanego (Dz. U. Poz. 462)
21. Regulamin Organizacyjny Urzędu Miasta Opola,
22. Zarządzenie Wewnętrzne Nr UAB.2010.1.2011.BW naczelnika Wydziału Urbanistyki, Architektury i Budownictwa z dnia 17.11.2011 r. z późn.zm. w sprawie organizacji pracy Wydziału.

Cel kontroli

Celem kontroli było sprawdzenie prawidłowości działań wydziału w zakresie objętym kontrolą pod kątem zgodności postępowań z przepisami prawa.

Kryteria

1. Zgodnie z art. 35. § 1 – 5 Kodeksu Postępowania Administracyjnego:

     - organy administracji publicznej obowiązane są załatwiać sprawy bez zbędnej zwłoki,  

     - niezwłocznie powinny być załatwiane sprawy, które mogą być rozpatrzone w oparciu o dowody przedstawione przez stronę łącznie z żądaniem wszczęcia postępowania lub w oparciu o fakty i dowody powszechnie znane albo znane z urzędu organowi, przed którym toczy się postępowanie, bądź możliwe do ustalenia na podstawie danych, którymi rozporządza ten organ,  

     - załatwienie sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej - nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania, zaś w postępowaniu odwoławczym - w ciągu miesiąca od dnia otrzymania odwołania,  

     - przepisy szczególne mogą określać inne terminy niż określone w § 3, 

     - do terminów określonych w przepisach poprzedzających nie wlicza się terminów przewidzianych w przepisach prawa dla dokonania określonych czynności, okresów zawieszenia postępowania oraz okresów opóźnień spowodowanych z winy strony albo z przyczyn niezależnych od organu.

2. Zgodnie z art. 36 Kodeksu Postępowania Administracyjnego:

§ 1. O każdym przypadku niezałatwienia sprawy w terminie określonym w art. 35 lub w przepisach szczególnych organ administracji publicznej jest obowiązany zawiadomić strony, podając przyczyny zwłoki i wskazując nowy termin załatwienia sprawy.

§ 2. Ten sam obowiązek ciąży na organie administracji publicznej również w przypadku zwłoki w załatwieniu sprawy z przyczyn niezależnych od organu.

 Metodyka kontroli

Zapoznano się ze stosowaną procedurą i sposobem postępowania od momentu wpłynięcia i zarejestrowania wniosku do podjęcia decyzji. Zwrócono szczególną uwagę na terminowość załatwiania spraw oraz kompletność zebranej dokumentacji stanowiącej podstawę wydania decyzji. Prawidłowość postępowania we wszystkich badanych sprawach ustalono poprzez porównanie badanej dokumentacji z przepisami prawa w tym zakresie.

USTALENIA SZCZEGÓŁOWE KONTROLI

Zgodnie z paragrafem 23 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Opola - do zakresu działania Wydziału należy między innymi:

- wykonywanie zadań z zakresu planowania przestrzennego w gminie, określonych w przepisach o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym oraz przepisach dotyczących gospodarki  nieruchomościami,

- wykonywanie obowiązków starosty jako organu administracji architektoniczno–budowlanej określonych przepisami prawa budowlanego oraz wynikających z ustawy o własności lokali.

Wydział Urbanistyki, Architektury i Budownictwa dzieli się na referaty:

1. Planowania Przestrzennego,
2. Architektury,
3. Budownictwa.

Zgodnie z zarządzeniem Wewnętrznym nr UAB.2010.1.2011.BW naczelnika Wydziału Urbanistyki, Architektury i Budownictwa z dnia 17.11.2011 r. z późn.zm.

- do zadań Referatu Architektury należy wykonywanie zadań z zakresu lokalizacji inwestycji celu publicznego i ustalania warunków zabudowy w odniesieniu do innych inwestycji określonych w przepisach o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym,

- do zadań Referatu Budownictwa należy realizacja zadań miasta na prawach powiatu, tj. wykonywanie obowiązków organu administracji architektoniczno – budowlanej określonej przepisami prawa budowlanego.

Ustalono, że Wydział nie posiada pisemnych procedur. Poszczególne czynności wykonywane są na podstawie wypracowanej dotychczas praktyki oraz w oparciu o przepisy prawa.

Zgodnie z art. 67 ust. 1 ustawy o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym z dnia 27 marca 2003r. Wydział prowadzi rejestr decyzji o warunkach zabudowy wydanych w 2012r. oraz rejestr decyzji o pozwolenia na budowę. Ustalono, że w 2012r. Wydział Urbanistyki, Architektury i Budownictwa wydał ogółem 1.270 decyzji w różnych sprawach. Wniesiono 39 odwołań od tych decyzji (w tym uwzględniono - 5, nieuwzględniono - 6, w trakcie rozpatrywania - 28).  Najwięcej decyzji wydano w zakresie: pozwoleń na budowę obiektów budowlanych, budowli i urządzeń budowlanych – 777, decyzji o warunkach zabudowy – 144, natomiast sprzeciwów do zgłoszenia zamiaru przystąpienia do wykonywania robót budowlanych – 77.

W 2012 r. w Referacie Budownictwa wydano ogółem 777 decyzji o pozwolenie na budowę, a w Referacie Architektury wydano 173 decyzje o warunkach zabudowy. Szczegółową kontrolą objęto 30 ostatnich decyzji wydanych w 2012r., w tym: 20 decyzji wydanych w Referacie Budownictwa i 10 decyzji wydanych w Referacie Architektury.

W zakresie decyzji wydanych przez Referat Budownictwa

 

Poniższa tabela przedstawia wykaz badanych 20 ostatnich decyzji wydanych w referacie w 2012 r. Decyzje te zostały wydane w okresie od 18.12.2012r. do 31.12.2012r.

 

Tabela nr 1

Lp.	Nr sprawy	dotyczy	Data wpływu wniosku	Nr i data wydania decyzji
1	5846 UAB.6740.935.2012.BB	Zabudowa produkcyjno – usługowa, budowa wiatrołapu przy hali produkcyjnej w Opolu	23.11.2012	757/12 18.12.2012
2	5847 UAB.6740.936.2012.BB	Zabudowa produkcyjno – usługowa, budowa namiotowych hal magazynowych w Opolu	23.11.2012	758/12 18.12.2012
3	6210 UAB.6740.980.2012.AZ	Remont wraz z termomodernizacją elewacji budynku wielorodzinnego w Opolu	12.12.2012	759/12 18.12.2012
4	5938 UAB.6740.943.2012.HZ	Przebudowa poddasza na lokal mieszkalny w Opolu	27.11.2012	760/12 18.12.2012
5	5690 UAB.6740.905.2012.JP	Przebudowa strychu na lokal mieszkalny w Opolu	15.11.2012	761/12 19.12.2012
6	5314 UAB.6740.861.2012.AP	Zmiana sposobu użytkowania wraz z przebudową części strychu na mieszkanie w Opolu	26.10.2012	762/12 19.12.2012
7	6228 UAB.6740.978.2012.AG	Przebudowa i rozbudowa budynku mieszkalnego jednorodzinnego w Opolu	12.12.2012	763/12 19.12.2012
8	6273 UAB.6740.991.2012.BO	Przebudowa ścian zewnętrznych w 4 budynkach wielorodzinnych w Opolu	14.12.2012	764/12 20.12.2012
9	6235 UAB.6740.982.2012.AP	Wewnętrzna instalacja gazu w lokalu mieszkalnym w Opolu	12.12.2012	765/12 20.12.2012
10	6211 UAB.6740.981.2012.HZ	Rozbudowa budynku mieszkalnego jednorodzinnego w Opolu	12.12.2012	766/12 20.12.2012
11	5977 UAB.6740.949.2012.UW	Przebudowa poddasza na lokal mieszkalny w Opolu	29.11.2012	767/12 20.12.2012
12	5937 UAB.6740.942.2012.AZ	Budynek garażu jednostanowiskowego	27.11.2012	768/12 21.12.2012
13	6224 UAB.6740.976.2012.BO	Rozbudowa wiaty na narzędzia rolnicze	12.12.2012	769/12 21.12.2012
14	5746 UAB.6740.915.2012.KM	Przebudowa lokalu sklepowego na pizzerię	19.11.2012	770/12 27.12.2012
15	6304 UAB.6740.995.2012.WK	Rozbudowa budynku jednorodzinnego oraz zmniejszenie warsztatu	17.12.2012	771/12 27.12.2012
16	6277 UAB.6740.992.2012.HZ	Montaż konstrukcji zadaszeń nad balkonami ostatniej kondygnacji w budynkach wielorodzinnych	17.12.2012	772/12 27.12.2012
17	6337 UAB.6740.1005.2012.HZ	Wykonanie instalacji gazu dla budynku przy ul. Kremsera w Opolu	19.12.2012	773/12 27.12.2012
18	6261 UAB.6740.988.2012.AG	Wewnętrzna instalacja gazowa w budynku jednorodzinnym w Opolu	14.12.2012	774/12 31.12.2012
19	5666 UAB.6740.906.2012.AZ	Przebudowa strychu na mieszkanie w Opolu	15.11.2012	775/12 31.12.2012
20	6132 UAB.6740.966.2012.HZ	Budynek jednorodzinny wolnostojący z garażem w Opolu	07.12.2012	776/12 31.12.2012

 

Uzupełnienie danych zawartych w tabeli

 

     W wyniku szczegółowej analizy postępowań uwidocznionych w tabeli powyżej zespól kontrolny ustalił, że wszystkie skontrolowane decyzje posiadały kompletną dokumentację i zostały wydane w terminie do 2 miesięcy.

 

W zakresie decyzji wydanych przez Referat Architektury

 

Poniższa tabela przedstawia wykaz badanych 10 ostatnich decyzji wydanych w 2012 r. Decyzje te zostały wydane w okresie od 12 do 28.12.2012r.

 

Tabela nr 2

Lp.	Nr sprawy	dotyczy	Data wpływu wniosku	Data wydania decyzji
1	UAB.6730.158.2012.WA	Zabudowa mieszkaniowa jednorodzinna – budowa budynku mieszkalnego jednorodzinnego z garażem	13.07.2012	12.12.2012
2	UAB.6730.157.2012.WA	Zabudowa mieszkaniowa jednorodzinna – budowa budynku mieszkalnego jednorodzinnego z garażem	13.07.2012	12.12.2012
3	UAB.6730.230.2012.JK	Zabudowa usługowa – budowa salonu samochodowego, budowa pylonu reklamowego	09.10.2012	12.12.2012
4	UAB.6730.152.2012.WP	Zabudowa mieszkaniowo – usługowa – rozbudowa budynku mieszkalnego jednorodzinnego o część mieszkalno - usługową	11.07.2012	14.12.2012
5	UAB.6730.183.2012.DW	Zabudowa mieszkaniowa jednorodzinna – budowa budynku mieszkalnego jednorodzinnego w zabudowie bliźniaczej z dwoma garażami	09.08.2012	17.12.2012
6	UAB.6730.256.2012.WP	Zabudowa produkcyjno – usługowa – budowa budynku magazynowego z częścią biurową	12.11.2012	17.12.2012
7	UAB.6730.251.2012.DW	Produkcyjna – istniejącej hali magazynowej na chłodnię składową z pomieszczeniem technicznym i rampą	08.11.2012	19.12.2012
8	UAB.6730.233.2012.DW	Zabudowa usługowa – nadbudowa z przebudową i zmianą sposobu użytkowania budynku mieszkalnego na usługowy oraz budowa parkingu	17.10.2012	20.12.2012
9	UAB.6730.155.2012.WA	Zabudowa mieszkaniowa jednorodzinna – budowa budynku mieszkalnego jednorodzinnego z wbudowanym garażem	13.07.2012	27.12.2012
10	UAB.6730.239.2012.AB	Zabudowa mieszkaniowa – budowa budynku mieszkalnego	24.10.2012	28.12.2012

 

Uzupełnienie danych zawartych w tabeli

 

     W wyniku szczegółowej analizy postępowań uwidocznionych w tabeli powyżej zespół kontrolny ustalił co następuje:

 

Ad.poz.1.

20.07.2012 – wezwanie do usunięcia braków we wniosku,

23.07.2012 – uzupełnienie braków przez wnioskodawcę,

13.08.2012 – zawiadomienie o wszczęciu postępowania administracyjnego w sprawie wydania decyzji o warunkach zabudowy,

26.07.2012 – zawiadomienie innych stron o wszczęciu postępowania administracyjnego w sprawie wydania decyzji o warunkach zabudowy,

18.10.2012 – uzgodnienie projektu Decyzji z Miejskim Zarządem Dróg,

07.11.2012 – poinformowanie stron o możliwości udziału w każdym stadium postępowania.

Decyzję wydano po upływie prawie 5 miesięcy od dnia złożenia wniosku. W aktach brak powiadomienia stron o niezałatwieniu sprawy w terminie i wyznaczeniu nowego terminu zgodnie z art. 36 Kpa.

 

Ad.poz.2.

18.07.2012 – notatka pracownika WUAiB o niekompletności wniosku,

20.07.2012 – wezwanie do usunięcia braków we wniosku,

23.07.2012 – uzupełnienie braków przez wnioskodawcę,

13.08.2012 – zawiadomienie o wszczęciu postępowania administracyjnego w sprawie wydania decyzji o warunkach zabudowy,

26.07.2012 – zawiadomienie innych stron o wszczęciu postępowania administracyjnego w sprawie wydania decyzji o warunkach zabudowy,

18.10.2012 – uzgodnienie projektu Decyzji z Miejskim Zarządem Dróg,

07.11.2012 – poinformowanie stron o możliwości udziału w każdym stadium postępowania.

Decyzję wydano po upływie prawie 5 miesięcy od dnia złożenia wniosku. W aktach brak powiadomienia stron o niezałatwieniu sprawy w terminie i wyznaczeniu nowego terminu zgodnie z art. 36 Kpa.

 

Ad.poz.4.

17.07.2012 –uzupełnienie wniosku przez wnioskodawcę,

19.07.2012 – zawiadomienie o wszczęciu postępowania administracyjnego w sprawie wydania decyzji o warunkach zabudowy,

30.07.2012 – pismo strony w toku postępowania,

09.08.2012 – pismo WUAiB z prośbą o zajęcie stanowiska do uwag i zastrzeżeń,

28.08.2012 – odpowiedź na zastrzeżenia,

06.09.2012 – pismo WUAiB do MZD z prośbą o zaopiniowanie inwestycji w zakresie komunikacji drogowej,

17.09.2012 – poinformowanie wnioskodawcy, iż wniosek nie może zostać załatwiony w terminie określonym w art. 35 Kpa,

11.09.2012 – zaopiniowanie inwestycji przez MZD,

04.10.2012 – pismo do pełnomocnika wnioskodawcy z prośbą o zajęcie stanowiska,

17.10.2012 – stanowisko wnioskodawcy,

12.11.2012 – notatka służbowa informująca, iż przedstawiciel inwestora przybył do urzędu i zapoznał się z analizą funkcji oraz cechami zabudowy i zagospodarowania terenu,

07.12.2012 – uzgodnienie projektu Decyzji z Miejskim Zarządem Dróg,

27.11.2012 – poinformowanie stron o możliwości udziału w każdym stadium postępowania.

Decyzję wydano po upływie 5 miesięcy od dnia złożenia wniosku. W aktach jest powiadomienie stron o niezałatwieniu sprawy w terminie i wyznaczenie nowego terminu zgodnie z art. 36 Kpa.

 

Ad.poz.5.

10.08.2012 – notatka pracownika WUAiB o kompletności złożonego wniosku,

10.08.2012 – zawiadomienie o wszczęciu postępowania administracyjnego w sprawie wydania decyzji o warunkach zabudowy,

10.08.2012- pismo do (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.)

19.09.2012 – poinformowanie wnioskodawcy, iż wniosek nie może zostać załatwiony w terminie określonym w art. 35 Kpa,

06.11.2012 – poinformowanie stron o możliwości udziału w każdym stadium postępowania,

03.12.2012 – przesłanie projektu decyzji do WOŚiR celem uzgodnienia w zakresie melioracji wodnych,

17.12.2012 – odpowiedź z WOŚiR.

Decyzję wydano po upływie 4 miesięcy od dnia złożenia wniosku. W aktach jest powiadomienie stron o niezałatwieniu sprawy w terminie i wyznaczenie nowego terminu zgodnie z art. 36 Kpa.

 

Ad.poz.8.

19.10.2012 – notatka pracownika WUAiB o kompletności złożonego wniosku,

19.10.2012 – zawiadomienie o wszczęciu postępowania administracyjnego w sprawie wydania decyzji o warunkach zabudowy,

30.10.2012 – przesłanie projektu decyzji do Miejskiego Zarządu Dróg celem uzgodnienia,

30.10.2012 – poinformowanie wnioskodawcy, iż wniosek nie może zostać załatwiony w terminie określonym w art. 35 Kpa,

14.11.2012 – uzgodnienie z MZD projektu decyzji o warunkach zabudowy,

27.11.2012 – poinformowanie stron o możliwości udziału w każdym stadium postępowania.

Decyzję wydano po upływie 2 miesięcy od dnia złożenia wniosku. W aktach jest powiadomienie stron o niezałatwieniu sprawy w terminie i wyznaczenie nowego terminu zgodnie z art. 36 Kpa.

 

Ad.poz.9.

17.07.2012 – wezwanie do usunięcia braków we wniosku,

23.07.2012 – uzupełnienie braków przez wnioskodawcę,

13.08.2012 – zawiadomienie o wszczęciu postępowania administracyjnego w sprawie wydania decyzji o warunkach zabudowy,

26.07.2012 – zawiadomienie innych stron o wszczęciu postępowania administracyjnego w sprawie wydania decyzji o warunkach zabudowy,

18.10.2012 – uzgodnienie projektu Decyzji z Miejskim Zarządem Dróg,

07.11.2012 – poinformowanie stron o możliwości udziału w każdym stadium postępowania.

Decyzję wydano po upływie 5 miesięcy od dnia złożenia wniosku. W aktach brak powiadomienia stron o niezałatwieniu sprawy w terminie i wyznaczeniu nowego terminu zgodnie z art. 36 Kpa.

 

Na okoliczność powyższych ustaleń Kierownik Referatu Architektury Pan (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.)złożył pisemne wyjaśnienie. Z wyjaśnienia wynika, że przyczyny nie zachowania terminu 2 miesięcy na załatwienie spraw związanych z wydaniem decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu, mają źródła przede wszystkim formalne.

Ustawa z dnia 27 marca 2003r. nałożyła obowiązek uzgadniania decyzji z odpowiednimi organami (art.53 ust.4) oraz dodatkowo z marszałkiem województwa w przypadku inwestycji o znaczeniu krajowym i wojewódzkim (art.51 ust.1). O wszczęciu postępowania w sprawie wydania decyzji o ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego oraz postanowieniach i decyzji kończącej postępowanie strony zawiadamia się w drodze obwieszczenia, a także w sposób zwyczajowo przyjęty w danej miejscowości (art.53 ust.1). Dodatkowo, zgodnie z §3 ust.1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury w sprawie sposobu ustalania wymagań dotyczących nowej zabudowy i zagospodarowania terenu w przypadku braku miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego (Dz.U. Nr 164, poz.1588), które weszło w życie 27.09.2003r., należy wykonać analizę funkcji oraz cech zabudowy i zagospodarowania terenu na obszarze w odległości nie mniejszej niż trzykrotna szerokość działki objętej wnioskiem o ustalenie warunków zabudowy, nie mniejszej jednak niż 50 metrów.

Zdaniem kierownika referatu terminy załatwiania spraw przewidziane w KPA nie są adekwatne do procedury wyznaczonej w ww. ustawie. Aby zgodnie z zasadami prowadzenia postępowania administracyjnego spełnić wymogi tych ustaw, organ wydający decyzję o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu powinien kolejno wykonać następujące czynności:

- ocenić kompletność wniosku, a w przypadku braków wezwać wnioskodawcę do jego uzupełnienia (art.64 §2 kpa);

- zawiadomić strony o wszczęciu postępowania administracyjnego (art.61 §4 kpa);

- zebrać materiały i dowody niezbędne do rozpatrzenia wniosku, w tym uwagi i żądania stron oraz stanowiska organów opiniodawczych;

- wykonać analizę funkcji oraz cech zabudowy i zagospodarowania terenu zgodnie z rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 26 sierpnia 2003r. w sprawie sposobu ustalania wymagań dotyczących nowej zabudowy i zagospodarowania terenu w przypadku braku miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego;

- przygotować wstępny projekt decyzji;

- uzgodnić projekt decyzji z odpowiednimi organami;

- przed wydaniem decyzji umożliwić stronom wypowiedzenie się co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań (art.10 §1 kpa);

- wydać decyzję.

Wykonanie powyższych czynności przy założeniu, że nie występują żadne okoliczności przedłużające postępowanie (np. konieczność uwzględnienia uzasadnionych uwag i żądań stron lub konieczność uzupełnienia w trakcie postępowania materiałów o nowe dowody i materiały) w praktyce trwa nie krócej niż 2 miesiące - np. na uzgodnienia decyzji tut. organ oczekuje ok. 30 dni, a wykonanie analizy funkcji oraz cech zabudowy wiąże się z zamówieniem odpowiednich map sytuacyjno-wysokościowych, z wizją w terenie oraz przeprowadzeniem inwentaryzacji urbanistyczno-architektonicznej i analizy terenu wokół projektowanej inwestycji obejmującej obszar o powierzchni około 50-krotnie większej od powierzchni terenu inwestycji.

Czas trwania wielu z tych czynności nie jest zależny od organu prowadzącego sprawę, ponadto czynności te należy wykonywać w kolejności przedstawionej powyżej, ponieważ każda jest konsekwencją poprzedniej i bez jej zakończenia nie można kontynuować prowadzenia sprawy. Np. samo zawiadomienie stron o wszczęciu postępowania administracyjnego (tj. skuteczne dostarczenie zawiadomienia oraz umożliwienie zapoznania się ze sprawą i złożenia uwag przez strony postępowania) w praktyce trwa co najmniej 2 tygodnie. Termin dwumiesięczny może zostać zachowany jedynie w przypadkach najprostszych i przy małej ilości stron postępowania. W większości spraw termin ten wynosi jednak ok. 4 miesiące od dnia złożenia wniosku, a w niektórych wypadkach nawet 6-7 miesięcy i dłużej. Bywają decyzje wymagające udziału nawet kilkuset stron postępowania lub przeprowadzenia analizy obszaru kilkunastu hektarów terenu.

 

W badanych sprawach 6 z 10 decyzji zostało wydanych w czasie dłuższym niż 2 miesiące od daty wpływu wniosku. Jednak mając na względzie powyższe wyjaśnienia oraz fakt, iż przy obliczaniu terminów załatwienia sprawy należy stosować zasady określone w art. 35 §5 Kpa, należy stwierdzić, że w większości przypadków sprawy są załatwiane w terminie nie dłuższym niż dwa miesiące, a więc zgodnie z terminem przewidzianym w Kpa ze względu na skomplikowany charakter sprawy.

W trzech badanych sprawach zwrócono uwagę na brak zawiadomienia stron o niezałatwieniu sprawy w terminie i wyznaczeniu nowego terminu zgodnie z art.36 kpa. Wszystkie 3 sprawy były prowadzone przez tego samego pracownika i dotyczyły bliźniaczych postępowań, w ramach których wykonano analizy urbanistyczne na bardzo dużym obszarze wielkości kilkunastu hektarów. Ponadto w każdym z tych postępowań uczestniczyło po 30 stron postępowania. Uchybienie polegające na braku zawiadomienia stron z art.36 kpa wynikło z przeoczenia pracownika prowadzącego sprawę, o czym został on powiadomiony i pouczony o konieczności wykonywania tej czynności w podobnych przypadkach.

 

 

Zgodnie z § 20 ust.1-2  Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola stanowiącego załącznik do zarządzenia nr OR.I-0120.1.77.2012 z dnia 25 maja  2012 r. kierownik jednostki kontrolowanej ma prawo przedstawić  umotywowane zastrzeżenia do ustaleń zawartych w protokole. Zastrzeżenia składane są w formie pisemnej w terminie 7 dni roboczych od dnia potwierdzenia odbioru protokołu.

 

 

Jednostka kontrolowana W dniu dzisiejszym otrzymałem/am egzemplarz protokołu.  (podpisy)       Data: ..........................................

Zespół kontrolny     (podpisy)       Data: …………………………………………………

         

 

Ewentualne przyczyny odmowy podpisania protokołu: ..................................................................................................... ..................................................................................................... ..........................................................................................................................................................................................................