A A A

URZĄD MIASTA OPOLA > Kontrole > kontrole wewnętrzne > Wydział Finansowo - Księgowy

KW.1712.00006.2014	Opole, 11 czerwca 2014r.
PROTOKÓŁ KONTROLI  NR 17/14
Jednostka kontrolowana	Wydział Finansowo - Księgowy Urzędu Miasta Opola
Nazwa organu sprawującego nadzór	Prezydent Miasta Opola
Termin przeprowadzenia kontroli	od 19 maja do 11 czerwca 2014 r.
Imię i nazwisko przeprowadzającego kontrolę oraz stanowisko	Agnieszka Lisiecka – inspektor w Wydziale Kontroli Wewnętrznej Tadeusz Lech - główny specjalista w Wydziale Kontroli Wewnętrznej
Przedmiot kontroli	Prawidłowość realizowania zadań w zakresie prowadzenia księgowości i obsługi kasowej PKZP w Urzędzie Miasta Opola.
Okres objęty kontrolą	2013 r.
Imię i nazwisko kierownika kontrolowanej jednostki – stanowisko służbowe	Anna Plewka – Z-ca Skarbnika
Wyjaśnień w czasie kontroli udzielali:	Aleksander Sienkiewicz – zastępca naczelnika Wydziału Finansowo - Księgowego (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.)- inspektor w Referacie Księgowości Organu (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.)– kierownik Referatu Księgowości Wydatków Budżetowych

       Podstawy prawne:

1. Ustawa z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (Dz. U. z 1991r., Nr 55, poz. 234 z późniejszymi zmianami).
2. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 19 grudnia 1992 r. w sprawie pracowniczych kas zapomogowo – pożyczkowych oraz spółdzielczych kas oszczędnościowo – kredytowych w zakładach pracy (Dz. U. Nr 100, poz. 502).

Cel kontroli

Celem kontroli było sprawdzenie prawidłowości realizowania zadań w zakresie prowadzenia księgowości i obsługi kasowej PKZP w Urzędzie Miasta Opola.

Metodyka przeprowadzenia kontroli

Kontrolą objęto 2013r. Sprawdzono realizację przez wydział poszczególnych punktów rozporządzenia, w tym sposób prowadzenia ewidencji księgowej. W szczególności ustalono ilość i kwoty pożyczek udzielonych pracownikom w tym roku oraz sprawdzono czy są potrącane raty pożyczek i czy są one odprowadzane na konto PKZP.

Kryteria

1. Pracownicze kasy zapomogowo-pożyczkowe (w skrócie PKZP) działają na mocy ustawy z dnia 23 maja 1991 roku o związkach zawodowych, zaś szczegółowe zasady ich działania określa rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 19 grudnia 1992 roku w sprawie pracowniczych kas zapomogowo-pożyczkowych oraz spółdzielczych kas oszczędnościowo-kredytowych w zakładach pracy.

2. Zgodnie § 4 ust. 1. ww. rozporządzenia: Zakład pracy świadczy pomoc PKZP i SKOK w szczególności w zakresie: 

1. zapewnienia pomieszczeń biurowych i odpowiednio zabezpieczonego miejsca na przechowywanie pieniędzy,
2. transportu pieniędzy z banku,
3. prowadzenia księgowości, obsługi kasowej i prawnej,
4. dostarczania druków i formularzy,
5. dokonania na rzecz PKZP i SKOK potrąceń w listach płac, listach wypłat zasiłków chorobowych i zasiłków wychowawczych, wpisowego, wkładów miesięcznych i rat pożyczek,
6. przyjmowania wpłat wnoszonych przez emerytów i rencistów oraz osoby przebywające na urlopach wychowawczych,
7. odprowadzania wpłat na rachunek bankowy PKZP lub SKOK,
8. informowania przynajmniej raz w roku członków kas o stanie ich wkładów i zadłużeń.

3. Zgodnie z § 4 ust. 2 ww. rozporządzenia:

Szczegółowe warunki świadczenia pomocy, o której mowa w ust. 1, określa umowa zawarta między zakładem pracy a PKZP.

4. Zgodnie z § 5 ww. rozporządzenia:

Nadzór społeczny nad PKZP i SKOK sprawują związki zawodowe.

5. Zgodnie z § 26 ust.1 ww. rozporządzenia:

Komisja rewizyjna jest organem kontrolującym działalność finansową zarządu.

6. Zgodnie z § 26 ust. 2 ww. rozporządzenia:

Do właściwości komisji rewizyjnej należy w szczególności:

1) ochrona mienia PKZP,

2) kontrola przestrzegania przez zarząd postanowień statutu,

3) czuwanie nad prawidłowym udokumentowaniem wszystkich wpłat i wypłat,

4) czuwanie nad terminowym prowadzeniem obsługi kasowej i księgowości PKZP przez zakład pracy.

7. Zgodnie z § 26 ust. 4 ww. rozporządzenia:

Komisja rewizyjna przeprowadza kontrolę działalności PKZP co najmniej raz na kwartał, sporządzając protokół.

8. Zgodnie z § 45 ust. 1 ww. rozporządzenia:

Roczne sprawozdanie finansowe sporządzone według zasad, o których mowa w § 43 ust.1, podpisuje zarząd oraz komisja rewizyjna po przeprowadzeniu kontroli działalności PKZP. Protokół kontroli dołącza się do rocznego sprawozdania finansowego.

9. Zgodnie z § 45 ust. 2 ww. rozporządzenia:

Roczne sprawozdanie finansowe podlega zatwierdzeniu przez walne zebranie członków.

10. Zakresy działania wydziału Budżetu i wydziału Finansowo – Księgowego zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym Urzędu Miasta Opola:

Wydział Budżetu (Symbol B) dzieli się na samodzielne stanowiska pracy i referaty:

1. Planowania Budżetu,
2. Prognozowania Finansowego,
3. Sprawozdawczości Oświaty,
4. Płac.
2. Do zakresu działania Wydziału należy:
   1. prowadzenie spraw związanych z opracowywaniem i realizacją budżetu Miasta,
   2. sporządzanie sprawozdawczości budżetowej oraz innej, wynikającej z zakresu działania Wydziału,
   3. prowadzenie prac kontrolnych i weryfikacja dokumentów dotyczących wydatków budżetu, realizowanych przy pomocy środków Unii Europejskiej,
   4. prowadzenie spraw związanych z opracowywaniem i monitoringiem wieloletniej prognozy finansowej,
   5. prowadzenie spraw związanych z emisją obligacji komunalnych oraz obsługą kredytów
      i pożyczek zaciąganych przez Miasto Opole,
   6. nadzorowanie realizacji budżetu Miasta poprzez kontrole instytucjonalne w jednostkach
      i placówkach oświatowych,
   7. rozliczanie wynagrodzeń bezosobowych,
   8. prowadzenie spraw związanych ze świadczeniami wynikającymi ze stosunku pracy.

Wydział Finansowo – Księgowy (Symbol FK) dzieli się na referaty:

1. Księgowości Dochodów Budżetowych,
2. Księgowości Wydatków Budżetowych,
3. Rozliczeń Budżetowych,
4. Księgowości Organu,
5. (skreślony),
6. Księgowości Podatkowej,
7. Księgowości Opłaty za Gospodarowanie Odpadami Komunalnymi.

1. Zastępca Skarbnika Miasta:

1. kieruje Wydziałem,
2. pełni funkcję Głównego Księgowego Urzędu,
3. prowadzi księgowość Urzędu i organu oraz sprawozdawczość finansową Urzędu, a także organu w zakresie dochodów zgodnie z obowiązującymi przepisami,
4. dokonuje kontroli dokumentów (faktur, rachunków, przelewów z wyjątkiem list płac) potwierdzanych złożeniem podpisu.

2. Do zakresu działania Wydziału należy:

1. obsługa finansowo – księgowa budżetu,
2. obsługa finansowo – księgowa Urzędu w zakresie środków własnych, dotacji, środków  unijnych i innych źródeł finansowania, dochodów i wydatków, w tym księgowości podatków i opłat lokalnych,
3. prowadzenie gospodarki kasowej Urzędu,
4. rejestracja umów zawartych przez Miasto Opole,
5. uczestnictwo w procesie udzielania ulg i zwolnień w formie umorzeń, odraczania terminów płatności oraz rozkładania na raty należności budżetowych, co do których nie stosuje się przepisów ustawy Ordynacja podatkowa,
6. windykacja należności z tytułu dochodów gminy i Skarbu Państwa,
7. prowadzenie ewidencji: sprzedaży i zakupu do celów podatku VAT oraz środków trwałych,
8. prowadzenie sprawozdawczości:

1. finansowej, w tym przyjmowanie i sprawdzanie jednostkowych bilansów miejskich jednostek organizacyjnych i sporządzanie bilansów łącznych oraz bilansu skonsolidowanego gminy,
2. budżetowej, w tym sporządzanie i przekazywanie sprawozdań w zakresie Urzędu Miasta i budżetu,
3. statystycznej w zakresie wynikającym z ewidencji księgowej.

USTALENIA KONTROLI

Propozycję tematu do kontroli zgłosiła Skarbnik Miasta Opola do Wydziału Kontroli Wewnętrznej i Audytu pismem z dnia 03.07.2013r. 5. Zgodnie z § 26 ust.1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 19 grudnia 1992 roku w sprawie pracowniczych kas zapomogowo-pożyczkowych oraz spółdzielczych kas oszczędnościowo-kredytowych w zakładach pracy organem kontrolującym działalność finansową zarządu jest komisja rewizyjna. Zgodnie z § 26 ust. 2 ww. rozporządzenia do właściwości komisji rewizyjnej należy w szczególności:

1) ochrona mienia PKZP,

2) kontrola przestrzegania przez zarząd postanowień statutu,

3) czuwanie nad prawidłowym udokumentowaniem wszystkich wpłat i wypłat,

4) czuwanie nad terminowym prowadzeniem obsługi kasowej i księgowości PKZP przez zakład pracy.

Z tych też względów przedmiotem niniejszej kontroli nie była działalność PKZP. Kontrolą objęto jedynie sposób świadczenia pomocy przez Urząd Miasta Opola na rzecz PKZP. Spośród rodzajów zadań określonych w § 4 ust. 1 ww. rozporządzenia, do których świadczenia zobowiązany jest urząd na rzecz PKZP, wyrywkową kontrolą objęto prowadzenie księgowości oraz dokonywanie na rzecz PKZP potrąceń w listach płac wpisowego, wkładów miesięcznych i rat pożyczek oraz odprowadzania wpłat na rachunek bankowy PKZP.

Z Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Opola ani z zarządzenia wewnętrznego nr FK.2010.1.2014 Zastępcy Skarbnika Miasta z 10.01.2014r. w sprawie organizacji pracy Wydziału Finansowo – Księgowego nie wynika, iż do zadań Wydziału Finansowo- Księgowego należy obsługa kasowa i księgowa PKZP.

W wyniku spotkania przed rozpoczęciem kontroli z Z-cą naczelnika Wydziału Finansowo – Księgowego panem Aleksandrem Sienkiewiczem i panią(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.)– inspektor Referatu Księgowości Organu Wydziału Finansowo – Księgowego, która prowadzi księgowość PKZP ustalono, że Urząd Miasta Opola realizuje te zadania, o których mowa w ww. rozporządzeniu, a także ustalono, iż została zawarta umowa pomiędzy PKZP a Urzędem Miasta Opola. Z ustnych wyjaśnień udzielonych przez naczelnika Wydziału Finansowo – Księgowego w dniu 26.05.2014r. wynika, że umowy obecnie nie ma, sporządzono ją kilka lat temu i prawdopodobnie została zarchiwizowana. W związku z powyższym na okoliczność świadczenia pomocy przez Urząd Miasta Opola na rzecz PKZP przyjęto wyjaśnienie od osoby zajmującej się obsługą księgową kasy następującej treści (Akta kontroli nr 14/17/I/111-112):

Jestem zatrudniona w Referacie Księgowości Organu Wydziału Finansowo – Księgowego na stanowisku inspektora. Zgodnie z opisem stanowiska do moich podstawowych obowiązków należy przyjmowanie i sprawdzanie jednostkowych bilansów, sporządzanie ,,małej konsolidacji”, sprawozdań finansowych i sporządzanie skonsolidowanego bilansu Gminy Opole. W ramach wymienionych ww. w opisie stanowiska pracy nie ma zadań związanych z obsługą PKZP. Zadania związane z obsługą PKZP wykonuję od kilku lat (chyba od 2009r. albo od 2010r.) na podstawie odrębnych umów zleceń zawieranych corocznie z Urzędem Miasta Opola. Zgodnie z ww. umową prowadzę obsługę księgową PKZP przy Urzędzie Miasta Opola dotyczącą: ewidencji księgowej związanej z wypłatą i wpłatą wkładów, przygotowanie wniosków na komisję, uzgadnianie i zamykanie miesiąca, sporządzanie zaświadczeń o spłacie pożyczki, monitorowanie i egzekucja niespłacanych zobowiązań. Ponadto na podstawie odrębnej umowy zlecenia zadania na rzecz PKZP wykonuje pani(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.), zatrudniona w Referacie Dochodów Budżetowych w Wydziale Finansowo – Księgowym. Do obowiązków pani (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.)należy: pobieranie gotówki na podstawie zatwierdzonych wniosków, wypłata świadczenia w formie gotówkowej oraz elektronicznej, sporządzanie miesięcznych zestawień i raportów. W praktyce zadania realizowane przez panią (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.)odnoszą się wyłącznie do obsługi kasowej PKZP i nie mają związku z systemem KSAT.  

Swoje obowiązki wynikające z umowy zlecenia wykonuję poza godzinami pracy.

W praktyce procedura związana z realizacją moich zadań przedstawia się następująco:

• Przyjmuję deklarację od osób chcących przystąpić do PKZP. Po przyjęciu danej osoby w poczet członków kasy wprowadzam daną osobę do systemu urzędowego KSAT, w którym naliczam wpisowe oraz wysokość potrącanych miesięcznych wkładów. Dane zawarte w tym systemie stanowią podstawę dla Referatu Płac Wydziału Budżetu do sporządzenia listy wypłat wraz z potrąceniami na rzecz kasy PKZP oraz z do sporządzenia przelewu. Następnie listy te wraz z poleceniami przelewów przekazywane są do Referatu Rozliczeń Budżetowych Wydziału Finansowo – Księgowego, który dokonuje przelewu na konto PKZP i całość dokumentacji przekazuje do Referatu Wydatków Budżetowych Wydziału Finansowo – Księgowego, który dokonuje księgowań dokonanych wydatków.
• Podobny tryb postępowania stosowany jest w przypadku wniosków o pożyczkę i przy zwrocie wkładów. Przy przyznaniu pożyczki przez Komisję wprowadzam  do systemu kwotę pożyczki oraz kwotę i ilość rat. Pożyczka przelewana jest z konta PKZP, natomiast raty potrącane są przez Referat Płac z wynagrodzeń pracowników. Raty potrącane są na podstawie danych zawartych w systemie KSAT naniesionych przeze mnie i nie przekazuję do Referatu Płac żadnych dodatkowych dokumentów.

PKZP posiada w Banku Millenium SA rachunek bankowy nr 51 1160 2202 0000 0002 1965 3282. Nr konta bankowego PKZP podałam osobiście dla Referatu Płac.

Nic mi nie wiadomo na temat tego, czy pomiędzy Urzędem Miasta Opola a PKZP została zawarta umowa w sprawie świadczenia pomocy Urzędu na rzecz PKZP. 

Na bieżąco porównuję przelewy (wyciągi bankowe) dokonywane przez Urząd Miasta Opola z własną ewidencją (zestawienia potrąceń dokonanych przez płace). Istotnych rozbieżności nie stwierdziłam, a ewentualne niezgodności wyjaśniane są na bieżąco. Nie stwierdziłam przypadków, aby potrącone raty pożyczek, bądź wkłady nie były zgodne z przelewami.

Pismem z dnia 28.12.2012r. Zarząd PKZP – pani (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.) i pani (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.)zwróciły się do Prezydenta Miasta Opola z prośbą o wyrażenie zgody na spisanie umowy – zlecenia o prowadzenie księgowości PKZP. Do prowadzenia kasy zaproponowano dwie osoby: panią (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.)i panią(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.). Prezydent Miasta Opola wyraził zgodę na ww. piśmie (Akta kontroli nr 14/17/I/5-6).

W dniu 28.12.2012r. zostały zawarte dwie umowy zlecenia z ww. osobami. Umowy zawarto na okres od 01.01.2013r. do 31.12.2013r. Na podstawie niniejszych umów ww. osobom zlecono:

- obsługę kasową oraz obsługę księgową PKZP (Akta kontroli nr 14/17/I/69-70).

W zakresie realizacji zadań przez Urząd Miasta Opola na rzecz PKZP wyrywkową kontrolą objęto prawidłowość ewidencji oraz dokonywania przelewów na rachunek bankowy kasy w IV kwartale 2013r.

Z wydruku ewidencji księgowej konta (140-08 – PKZP) Referatu Wydatków Budżetowych wynika, ze w 2013r. potrącenia z wynagrodzeń pracowniczych oraz odprowadzonych na konto PKZP wyniosły ogółem 952.162,36 zł. Na potrącenia te składały się: wkłady, raty pożyczek i zaliczki (Akta kontroli nr 14/17/I/10-20). Z zestawień przelewów do list płac za X, XI i XII 2013r. wynika, że przelewów dokonywano na konto bankowe nr 51 1160 2202 0000 0002 1965 3282 w Banku Millenium SA w Opolu. Konto to jest zgodne z nr konta podanym przez pracownika prowadzącego obsługę PKZP (Akta kontroli nr 14/17/I/107). Z wyjaśnień kierownika Referatu Wydatków Budżetowych wynika, że ewidencja nie zawiera danych w rozbiciu analitycznym dotyczącym poszczególnych rodzajów potrąceń. Z referatu Wydatków Budżetowych pobrano zbiorcze zestawienia dokonanych potrąceń za IV kwartał 2013r. Z tych zestawień wynika, że potrącono następujące składniki dotyczące PKZP, tj.:

Lp.	Miesiąc	Spłata	Składka	Wpisowe	Razem
1.	Październik 2013r.	61.188,80	19.577,10	46,10	80.812,00
2.	Listopad 2013r.	63.240,80	19.572,70	-------	82.813,50
3.	Grudzień 2013r.	61.279,00	19.627,10	134,00	81.040,10
	Razem	185.708,60	58.776,90	180,10	XXXXXXXX

Kwoty potrąconych składników za listopad i grudzień są zgodne z ewidencją konta 240-08. Z powyższej ewidencji wynika, że potrącone kwoty zostały przekazane na rachunek bankowy kasy w dniach 27.11.2013r. (WB nr 229 BM) oraz 23.12.2013r. (WB nr 248 BM)

Natomiast kwota obrotów na koncie 240-08 za październik 2013r. jest wyższa o kwotę 54,70 zł od kwoty dokonanych potrąceń i faktycznych przelewów. Z analizy zapisów na tym koncie wynika, że zaksięgowane obroty po stronie WN i MA dotyczą korekty potrąceń w związku z naliczonym zasiłkiem macierzyńskim pracownika. Na podstawie wyciągu bankowego nr 208 BM ustalono, że przelewu kwoty 80.812,00 zł dokonano w dniu 25.10.2013r. (Akta kontroli nr 14/17/I/21-48).

Od osoby zajmującej się obsługą księgową pobrano zestawienia potrąceń z tytułu zadłużeń PKZP za 2013r. W zestawieniach wyszczególnione zostały takie składniki, jak: zadłużenie, rata, wkłady, składka, wpisowe, kwota wycofanych wkładów, ,,w kasie wpłacono ratę, wkłady’’ (Akta kontroli nr 14/17/I/7-9).

Zestawienie potrąceń z tytułu zadłużenia za IV kwartał:

Lp.	Miesiąc	Rata	Składka	Wpisowe
1.	Październik 2013r.	61.188,80	19.577,10	46,10
2.	Listopad 2013r.	63.240,80	19.572,70	-----
3.	Grudzień 2013r.	61.279,00	19.627,10	105,50

Z analizy danych zwartych w powyższych tabelach wynika, że kwoty potrąconych rat i składek są zgodne z danymi wynikającymi z zestawień sporządzonych przez osobę zajmującą się obsługą księgową PKZP. Natomiast kwota naliczonego i przekazanego na konto kasy wpisowego za grudzień 2013r. jest wyższa o 28,50 zł od kwoty figurującej w zestawieniu sporządzonym przez tą osobę. Na powyższą okoliczność w dniu 10.06.2014r. przyjęto wyjaśnienie od pani(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.), z którego wynika, że różnica 28,50 zł wynika z błędnego potrącenia wpisowego osoby, która nie jest członkiem kasy. W miesiącu styczniu niesłusznie potrącona kwota została zwrócona na konto tej osoby.

Protokół niniejszy sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden egzemplarz obustronnie podpisany doręczono kierownikowi kontrolowanej jednostki.

 

Zgodnie z § 20 ust.1-2  Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola stanowiącego załącznik do zarządzenia nr OR.I-0120.1.77.2012 z dnia 25 maja  2012 r. kierownik jednostki kontrolowanej ma prawo przedstawić  umotywowane zastrzeżenia do ustaleń zawartych w protokole. Zastrzeżenia składane są w formie pisemnej w terminie 7 dni roboczych od dnia potwierdzenia odbioru protokołu.

          

Jednostka kontrolowana  W dniu dzisiejszym otrzymałem/am egzemplarz protokołu. (podpisy) Data: ........................

Zespół kontrolny                    (podpisy)     Data:....................