Wersja dla niedowidzących | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
I. Techniki zastosowane podczas postępowania Postępowanie kontrolne przeprowadzone zostało na podstawie zgromadzonych dowodów: dokumentów dotyczących realizacji obowiązków wynikających z § 13 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Opola (zarządzeń wewnętrznych Naczelnika Biura Rady Miasta, zarządzeń i decyzji Prezydenta Miasta Opola, zakresów uprawnień, obowiązków i odpowiedzialności pracowników Biura, dokumentacji XXIX sesji Rady Miasta z 29.04.2004r., dokumentacji pracy komisji dyscyplinarnej drugiej instancji orzekającej za naruszenie obowiązków przez mianowanych pracowników samorządowych, dokumentację posiedzeń Komisji Rewizyjnej z 2005r.-protokoły) oraz dziennika korespondencyjnego. Wymienione dowody zostały przeanalizowane w następującym zakresie: § kontroli spójności aktów wewnętrznych dotyczących organizacji pracy Biura Rady Miasta z aktami stanowiącymi w zakresie organizacji pracy Urzędu Miasta Opola, § systemu kontroli wewnętrznej . II. Kryteria II.1. Organizacja pracy Biura Rady Miasta Opola 1. Zgodnie z § 11 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta - Wydziały prowadzą rejestry: a. kancelaryjne oparte na jednolitym rzeczowym wykazie akt opracowanym dla danego wydziału, b. decyzji i postanowień Prezydenta. 2. Zgodnie z § 47 ust. 1 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta - Wydziały Urzędu wykonują powierzone im zadania w oparciu o roczne plany pracy, zatwierdzone przez nadzorującego Prezydenta, jego zastępców. 3. Zgodnie z § 52 ust. 1 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta - naczelnicy wydziałów w drodze zarządzeń wewnętrznych zatwierdzonych przez Prezydenta określają w szczególności: a. szczegółowe zadania wydziałów, wewnętrzną strukturę organizacyjną, podział zadań, uprawnień, odpowiedzialności i zastępstw pracowników, b. podział nadzoru, c. zakres upoważnień do podpisywania pism w sprawach o charakterze przygotowawczym i techniczno-kancelaryjnym, d. zasady kontroli wewnętrznej. 4. Zgodnie z § 52 ust. 1a Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta - naczelnicy wydziałów zobowiązani są do sporządzania, w formie zarządzenia wewnętrznego, wyciągów z rzeczowego wykazu akt dla wydziału i przekazywania jednego egzemplarza do archiwum zakładowego. 5. Zgodnie z § 13 ust. 2 pkt 1 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta -do zakresu działania Biura Rady Miasta należy przygotowanie i merytoryczna obsługa sesji, posiedzeń komisji stałych i doraźnych, klubów radnych oraz spotkań z wyborcami. 6. Zgodnie z § 13 ust. 2 pkt 7 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta - do zakresu działania Biura Rady Miasta należy merytoryczna, organizacyjna i techniczna obsługa przewodniczącego i wiceprzewodniczących Rady Miasta. 7. Zgodnie z § 13 ust. 2 pkt 8 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta - do zakresu działania Biura Rady Miasta należy wykonywanie zadań związanych z wyborami w zakresie należącym do Rady na podstawie przepisów ordynacji wyborczej oraz innych ustaw (ławnicy). 8. Zgodnie z § 13 ust. 2 pkt 9 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta - do zakresu działania Biura Rady Miasta należy wykonywanie zadań związanych z referendum gminnym i gminną konsultacją społeczną w zakresie określonym uchwałą Rady Miasta Opola. 9. Zgodnie z § 13 ust. 2 pkt 11 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta - do zakresu działania Biura Rady Miasta należy sporządzanie dokumentacji pracy Rady Miasta i organów działających w Radzie Miasta oraz odpowiednie przygotowanie i przekazywanie tych akt do archiwum zakładowego. Zgodnie z § 49 Statutu Miasta Opola z posiedzeń sesji sporządza się protokoły przekazywane Prezydentowi Miasta Opola, natomiast zgodnie z § 51 Statutu obsługę obrad sesji i radnych zapewnia Biuro Rady Miasta. 10. Zgodnie z § 13 ust. 2 pkt 13 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta - do zakresu działania Biura Rady Miasta należy organizowanie załatwiania skarg i wniosków należących do właściwości Rady Miasta, zgodnie z art. 3 Procedury stanowiącej Załącznik do zarządzenia nr OR.I-0152-10/2005 Prezydenta Miasta Opola z dnia 22 marca 2005 r. w sprawie wprowadzenia procedury udzielania wyjaśnień i przedkładania dokumentów przy badaniu skarg rozpatrywanych przez Radę Miasta Opola – Biuro Rady Miasta jest zobowiązane do zawiadamiania, zgodnie z tematyką badanej skargi, kierownika merytorycznej komórki organizacyjnej lub dyrektora miejskiej jednostki organizacyjnej o miejscu i terminie posiedzenia komisji, na której będzie rozpatrywana skarga. 11. Zgodnie z § 13 ust. 2 pkt 15 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta - do zakresu działania Biura Rady Miasta należy organizowanie i dokumentowanie pracy komisji dyscyplinarnej drugiej instancji orzekającej za naruszenie obowiązków przez mianowanych pracowników samorządowych. 12. Zgodnie z § 13 ust. 2 Statutu Miasta Opola – sesje zwoływane są na podstawie rocznego ramowego planu sesji uchwalonego przez Radę. Zgodnie z § 13 ust. 2 pkt 3 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta - do zakresu działania Biura Rady Miasta należy sporządzanie projektów ramowych planów sesji Rady Miasta, planów kontroli oraz planów pracy komisji. II.2. System kontroli wewnętrznej 1. Zgodnie § 3 ust. 2 lit. a Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola kontrola funkcjonalna, realizowana przez przełożonych wobec podwładnych i jednostki nadrzędne wobec jednostek podrzędnych, odbywa się na bieżąco, w toku zarządzania, przy zastosowaniu dostępnych procedur i mechanizmów, wbudowanych w system zarządzania. 2. Zgodnie § 3 ust. 3 lit. a Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola za sprawność i efektywność systemów kontrolnych niższego szczebla, funkcjonujących wewnątrz wydziałów i jednostek, w ramach uprawnień oraz wykonywania nadzoru merytorycznego, odpowiada w urzędzie – naczelnik, a w jednostkach – kierownik jednostki. 3. Zgodnie § 4 Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola system kontroli wewnętrznej w Urzędzie Miasta oraz jednostkach opiera się następujących standardach szczegółowych: a. struktura kontroli wewnętrznej oraz wszelkie operacje finansowe i znaczące zdarzenia powinny być dokładnie udokumentowane, a dokumentacja powinna być natychmiast dostępna, jeśli zachodzi potrzeba jej sprawdzenia, b. operacje finansowe i znaczące zdarzenia powinny być niezwłocznie zarejestrowane i prawidłowo sklasyfikowane, c. operacje finansowe i znaczące zdarzenia powinny podlegać autoryzacji oraz być wykonywane tylko przez osoby dysponujące odpowiednimi uprawnieniami, d. kluczowe obowiązki i odpowiedzialność za udzielanie upoważnień, realizowanie, rejestrowanie oraz sprawdzanie operacji finansowych i zdarzeń powinny być podzielone między różne osoby, e. należy zapewnić kompetentny nadzór dla upewnienia się, że cele postawione przed kontrolą wewnętrzną są realizowane, f. dostęp do zasobów i akt powinien być ograniczony tylko do osób upoważnionych, które są odpowiedzialne za dozór nad nimi lub ich wykorzystanie. Standardy te stanowią kryteria opracowywania systemów kontroli funkcjonalnej w wydziałach i jednostkach. 6. Zgodnie § 5 ust. 7 i 8 Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola Naczelnicy Wydziałów sprawują bieżącą kontrolę funkcjonalną w stosunku do podległych pracowników, jednostek oraz systemów zarządczych, w zakresie właściwości rzeczowej. Działalność opisana w pkt. 6 i 7 odbywa się na podstawie opracowanych w formie pisemnej procedur kontrolnych, podlegających zatwierdzeniu przez Prezydenta. 10. Zgodnie § 5 ust. 12 Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola Naczelnicy Wydziałów do 30 listopada każdego roku zgłaszają do Wydziału Kontroli Wewnętrznej i Audytu propozycje tematów kontroli do przeprowadzenia przez ten wydział w roku następnym. Akty prawne: 1. ustawa z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001r. Dz. U. Nr 142, poz. 1591 ze zm.), 2. ustawa z dnia 27 lipca 2001r. o prawo o ustroju sądów powszechnych (Dz. U. z 2001r. Nr 98, poz. 1070 ze zm.), 3. ustawa z dnia 16 lipca 1998r. – Ordynacja wyborcza do rad gmin, rad powiatów i sejmików województw (tekst jednolity z 2003r. Dz. U. Nr 159, poz. 1547 z późn. zm.) 4. rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319) z póz. zm. Akty prawa miejscowego: Uchwała NR XXVI/221/04 Rady Miasta Opola z dnia 26 lutego 2004 r. w sprawie uchwalenia statutu miasta Opola. Akty organizacyjne Urzędu Miasta Opola 1. Zarządzenie Nr OR.I-0152-13/2005 Prezydenta Miasta Opola z dnia 29 marca 2005 r. w sprawie w sprawie przyjęcia tekstu jednolitego Regulaminu organizacyjnego Urzędu Miasta Opola, uwzględniającego nw. zmiany: - zarządzenie Nr OR.I-0152-27/2004 z dnia 2 sierpnia 2004 r. w sprawie zmiany regulaminu organizacyjnego Urzędu Miasta Opola, - zarządzenie Nr OR.I-0152-45/2004 z dnia 16 listopada 2004 r. w sprawie zmiany regulaminu organizacyjnego Urzędu Miasta Opola, - zarządzenie Nr OR.I-0152-50/2004 z dnia 1 grudnia 2004 r. w sprawie zmiany regulaminu organizacyjnego Urzędu Miasta Opola, - zarządzenie Nr OR.I-0152-12/2005 z dnia 29 marca 2005 r. w sprawie zmiany regulaminu organizacyjnego Urzędu Miasta Opola. 2. Zarządzenie nr OR.II-0152/18/2003 Prezydenta Miasta Opola z dnia 9 czerwca 2003 r. w sprawie Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola zmienianego Zarządzeniem Prezydenta Miasta Opola nr OR.I-0152-32/2004 z dnia 24 sierpnia 2004 r. oraz OR.I-0152-42/2004 z dnia 29 października 2004 r. Zarządzenia wewnętrzne Naczelnika Biura Rady Miasta 1. Zarządzenie wewnętrzne Nr BRM.0147-1/04 Naczelnika Biura Rady Miasta z dnia 9 stycznia 2004 roku w sprawie wyciągu z rzeczowego wykazu akt dla Biura Rady Miasta 2. Zarządzenie wewnętrzne nr BRM.0147-2/04 Naczelnika Biura Rady Miasta z dnia 2 stycznia 2004r. w sprawie kontroli wewnętrznej, 3. Zarządzenie wewnętrzne Naczelnika Biura Rady Miasta z dnia 15 kwietnia 2005r. w sprawie organizacji pracy Biura Rady Miasta. III. Cel kontroli Celem kontroli jest ustalenie czy: 1. akty wewnętrzne Biura są spójne z aktami stanowiącymi w zakresie organizacji pracy Urzędu Miasta Opola i czy pozwalają one w pełni realizować przypisane Wydziałowi zadania 2. mechanizmy systemu kontroli wewnętrznej zapewniają racjonalny stopień pewności, że cele biura realizowane są prawidłowo. IV. USTALENIA SZCZEGÓŁOWE KONTROLIIV.I. WSTĘP Zgodnie z § 13 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Opola Biuro Rady Miasta dzieli się na stanowiska pracy. Do zakresu działania Biura Rady Miasta należy: 1) przygotowanie i merytoryczna obsługa sesji, posiedzeń komisji stałych i doraźnych, klubów radnych oraz spotkań z wyborcami, 2) organizowanie inicjowanych przez Radę Miasta lub przewodniczącego Rady Miasta obchodów świąt państwowych i rocznic, 3) sporządzanie projektów ramowych planów sesji Rady Miasta, planów kontroli oraz planów pracy komisji, 4) prowadzenie zbioru, rejestru i skorowidza uchwał Rady Miasta, 5) prowadzenie ewidencji i zbiorów opinii i wniosków komisji oraz zapytań radnych, informowanie lokalnej prasy, radia i telewizji o sesjach i innych działaniach Rady Miasta, merytoryczna, organizacyjna i techniczna obsługa przewodniczącego i wiceprzewodniczących Rady Miasta, 6) wykonywanie zadań związanych z wyborami w zakresie należącym do Rady na podstawie przepisów ordynacji wyborczej oraz innych ustaw (ławnicy), 7) wykonywanie zadań związanych z referendum gminnym i gminną konsultacją społeczną w zakresie określonym uchwałą Rady Miasta, 8) wykonywanie czynności związanych z nadawaniem przez Radę Miasta honorowych tytułów i odznak, 9) sporządzanie dokumentacji pracy Rady Miasta i organów działających w Radzie Miasta oraz odpowiednie przygotowanie i przekazywanie tych akt do archiwum zakładowego, opracowywanie projektów uchwał Rady Miasta wnioskowanych przez przewodniczącego Rady Miasta, komisje, kluby i grupy radnych, 10) organizowanie załatwiania skarg i wniosków należących do właściwości Rady Miasta, programowanie i organizowanie szkoleń radnych, 11) organizowanie i dokumentowanie spraw załatwianych w ramach interpelacji, dyżurów, interwencji i zapytań radnych oraz ich spotkań z wyborcami, 12) obsługa oraz dokumentowanie pracy komisji dyscyplinarnej drugiej instancji orzekającej za naruszenie obowiązków przez mianowanych pracowników samorządowych, 13) obsługa środków budżetowych przysługujących Radzie Miasta w dziale 750 rozdziale 75022 budżetu miasta Opola. IV.II. ORGANIZACJA PRACY BIURA RADY MIASTA OPOLA IV.II.1. Kontrola realizacji obowiązków wynikających z § 11 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Opola, tj. prowadzenia przez Biuro Rady Miasta:
Załączniki do pobrania: 2005-12-21 13:06:52 - Wnioski pokontrolne (78.50 kB)
2005-12-21 13:08:12 - wystąpienie pokontrolne (33.50 kB)
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|