|
KWiA-I-0913/1/1/2004
|
Opole, 19 maja 2005r. |
|
PROTOKÓŁ KONTROLI nr 4/2005 |
|
Jednostka kontrolowana |
Wydział Administracyjno-Gospodarczy Urzędu Miasta Opola |
|
Nazwa organu sprawującego nadzór |
Prezydent Miasta Opola |
|
Termin przeprowadzenia kontroli |
18-30 kwietnia 2005r. |
|
Imię i nazwisko przeprowadzającego kontrolę oraz stanowisko |
1. Wiesław Pałczyński - St.Specjalista Wydziału Kontroli Wewnętrznej i Audytu
2. Tadeusz Lech – Inspektor Wydziału Kontroli Wewnętrznej i Audytu |
|
Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli |
Nr 7 i 8/2005r. |
|
Przedmiot kontroli |
Ocena prawidłowości realizacji zadań określonych w Regulaminie Organizacyjnym Miasta Opola dotyczących obsługi wewnątrzzakładowej sieci telefonicznej oraz sprawdzenie sposobu rozliczania kosztów rozmów telefonicznych i ewidencjonowania rozmów prywatnych. |
|
Okres objęty kontrolą |
Rok 2003-2004 |
|
Imię i nazwisko kierownika kontrolowanej jednostki – stanowisko służbowe |
Danuta Juszczak–Puppel - Naczelnik Wydziału Administr.-Gospodarczego |
|
Wyjaśnień w czasie kontroli udzielali |
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) – Kierownik Referatu Admistracyjnego
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) – inspektor Referatu Admistracyjnego |
Kryteria
1. Ustawa z dnia 8 marca 1990r. o Samorządzie Gminnym (Dz.U. Nr 142, poz. 1591 z póź. zm.),
2. Ustawa z dnia 26 listopada 1998r. o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003r., Nr 115, poz. 148 z póź. zm.),
3. Ustawa z dnia 29 września 2002r. o rachunkowości (Dz.U. Nr 76, poz. 694 z póź. zam.),
4. Ustawa z dnia 29 stycznia 2004r. prawo zamówień publicznych (Dz.U. Nr 19, poz. 177 z póź. zm.),
5. Zarządzenie Nr OR.I-0152-21/2004 z dnia 2 czerwca 2004r. Prezydenta Miasta Opola w sprawie regulaminu organizacyjnego Urzędu Miasta Opola.
Cel kontroli
Celem jest ocena prawidłowości realizacji zadań określonych w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Miasta Opola, a dotyczących obsługi wewnątrzzakładowej sieci telefonicznej oraz sprawdzenie sposobu rozliczania kosztów rozmów telefonicznych i ewidencjonowania rozmów prywatnych.
Metodyka przeprowadzenia kontroli
1. Dokonano analizy przyjętych rozwiązań organizacyjnych pod kątem ich
zgodności z zakresem zadań wymienionych w Regulaminie Organizacyjnym.
2. Dokonano analizy zawartych umów z operatorami sieci telefonicznych
obsługujących sieć wewnątrzzakładową w Urzędzie Miasta Opola w latach 2003-2004.
3. Ustalono zasady rozliczeń finansowych z operatorem sieci telefonicznych oraz
wykonywany zakres usług dodatkowych i serwisu.
4. Dokonano analizy zawartych umów pod względem oszczędności wydatkowania środków własnych.
5. Ustalono sposób rozliczania rozmów telefonicznych.
6. Ustalono ilość telefonów w Urzędzie Miasta oraz ilość telefonów komórkowych, wraz z wielkością przyznanych limitów rozmów.
7. Dokonano analizy wykorzystania limitów rozmów i nasycenia sprzętowego Urzędu Miasta.
8. Dokonano analizy wysokości kosztów rozmów telefonicznych w latach 2003-2004.
9. Czynności kontrolne w pozostałym zakresie polegały na ustaleniu stanu faktycznego, zapoznaniu się z treścią prowadzonej dokumentacji oraz porównanie tych danych wynikających z tych ustaleń z obowiązującym stanem prawnym.
10. Pobrano także ustne i pisemne wyjaśnienia od Kierownika Referatu i
pracowników merytorycznych.
USTALENIA SZCZEGÓŁOWE KONTROLI
1. Kryteria zawierania umów.
Z wyjaśnień Kierownika Referatu i pracowników merytorycznych, wynika, że głównymi kryteriami wyboru operatora telekomunikacyjnego są:
- dostęp do sieci telekomunikacyjnej na danym obszarze,
- zakres oferowanych usług,
- poziom cen połączeń głosowych,
- opłat aktywacyjnych,
- instalacji,
- stałych rabatów na zrealizowane połączenia i na opłaty abonamentowe,
- istniejąca infrastruktura telekomunikacyjna w firmie, pozwalająca na wdrażanie usług dodatkowych,
- zwiększanie ilości dostępów do sieci, poprzez instalowanie dodatkowych łączy do firmowej centrali telefonicznej.
W latach 2003 – 2004 głównym dostawcą usług telekomunikacyjnych – stacjonarnych dla Urzędu Miasta Opola była firma Telekomunikacja Polska S.A., umowa Nr PKB-24766/03/201 z dnia 25.09.2003r. akta kontroli 05/04/I/str.63-75/. Umowa określała następujące usługi:
- połączenia głosowe w sieciach PSTN i ISDN, na frakcjach lokalnej i strefowej, międzystrefowej, międzynarodowej oraz do sieci komórkowych,
- połączenia do sieci inteligentnych i serwisów informacyjnych,
- szerokopasmowy dostęp do internetu w technologii ADSL,
- dzierżawa łączy teleinformatycznych wolnej transmisji danych,
- dzierżawa kanalizacji kablowej.
- inne usługi występujące okresowo.
Drugim dostawcą usług telekomunikacyjnych – stacjonarnych dla Urzędu Miasta Opola w tym okresie była firma Netia S.A., świadcząca nast. usługi:
- połączenia głosowe w sieciach PSTN i ISDN, na frakcjach lokalnej i strefowej, międzystrefowej, międzynarodowej oraz komórkowej,
- dzierżawa łączy lokalnych analogowych,
- od grudnia 2004 r. - szerokopasmowy dostęp do internetu w technologii ADSL,
usługa Centrex.
- od grudnia 2004 r. – usługa preselekcji dla frakcji międzystrefowej, międzynarodowej oraz komórkowej.
Wybór drugiego operatora tj. NETIA S.A. na dostawcę usług telekomunikacyjnych, związany był z koniecznością dzierżawy łączy lokalnych analogowych, w celu zapewnienia dostępu do wewnętrznej sieci komputerowej Urzędu i za jej pośrednictwem do internetu, wydziałom zlokalizowanym przy ul. Sienkiewicza 4/6 oraz przy ul. Żeromskiego 3.
Zaznaczyć trzeba, że Telekomunikacja Polska S.A. nie udostępniała łączy dzierżawionych dla tych lokalizacji.
W późniejszym okresie zaistniała konieczność podłączenia do sieci telefonicznej Wydziałów zlokalizowanych przy ul. Budowlanych 4 oraz przy ul. Żeromskiego 3.
Wyboru operatora dokonano po przeanalizowaniu ofert TP S.A. i NETIA S.A. ( jako jedyny operator alternatywny działający w Opolu). Zawarto umowę Nr 2102/03/OPO/0260 z dnia 9.12.2003r. na czas określony, którą kontynuowano umową Nr 3018/04/GLI/0112 z dnia 1.12.2004r. akta kontroli 05/04/I/ str. 104-110/
Z badanej dokumentacji wynika, że podstawową zaletą oferty firmy NETIA S.A. były niższe koszty połączeń głosowych, opłat instalacyjnych i aktywacyjnych (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) .Ponadto Urząd Miasta Opola uzyskał bezpłatnie dostęp do usługi CENTREX, umożliwiającej wykonywanie bezpłatnych połączeń głosowych, w ruchu dwukierunkowym pomiędzy ww. lokalizacjami a budynkami ratusza i przy Placu Wolności 7/8 oraz Wydziałów zlokalizowanych przy ul. Budowlanych 4 oraz przy ul. Żeromskiego 3.
Zgodnie z art. 4 pkt. 3 ust. d, ustawy Prawo zamówień publicznych nie stosuje się do usług telefonicznych, teleksowych lub radiotelefonicznych.
2. Sposób rozliczeń z operatoremi telekomunkacyjnymi.
Rozliczenia z operatorami telekomunikacyjnymi następują na podstawie zawartych umów na świadczenie usług telekomunikacyjnych oraz wystawianych w cyklu miesięcznym faktur za ww. usługi.
Zakres świadczonych usług serwisowych zawarty jest w umowie z dnia
26. 07.2004r.na konserwację wewnątrzzakładowej sieci telefonicznej podpisanej z firmą
