1. Ustawa z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego.

2. Ustawa z dnia 14 czerwca 1960r. Kodeks postępowania administracyjnego.

3. Regulamin Organizacyjny Urzędu Miasta Opola.

4. Zarządzenie wewnętrzne nr zzk.2010.8.2012 Naczelnika Wydziału Zarządzania Zasobem Komunalnym z dnia 1 listopada 2012r. w sprawie organizacji pracy Wydziału Zarządzania Zasobem Komunalnym.

Celem kontroli było sprawdzenie prawidłowości załatwiania awarii zgłaszanych przez mieszkańców w szczególności pod kątem ich ewidencjonowania oraz terminowości i sposobu załatwienia.

 

1. Zgodnie z § 27a Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Opola przedmiotem działania Wydziału jest między innymi:

 

 

 2. Zgodnie z art.35-38 Kpa:

 

3. Zgodnie z art. 6austawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego: 

Zgodnie z art. 6b. cytowanej ustawy:

 

4.     Zgodnie z § 6 pkt 6 i 18zarządzenia wewnętrznego Naczelnika Wydziału Zarządzania Zasobem Komunalnym z dnia 1 listopada 2012r. w sprawie organizacji pracy Wydziału Zarządzania Zasobem Komunalnym do zadań Referatu Techniczno – Remontowego należy:

 

 

Dokonano analizy wszystkich pism zaewidencjonowanych w IV kwartale 2012 r. w Referacie Techniczno – Remontowym celem ustalenia, które z nich były zgłoszeniami mieszkańców w sprawie awarii. Szczegółową kontrolą objęto dokumentację dotyczącą wszystkich awarii pod kątem sposobu i terminu ich załatwienia oraz udzielenia odpowiedzi, a w przypadku pism dotyczących odmowy usunięcia awarii dokonano ich analizy pod kątem zasadności odmowy. Ponadto w tym samym zakresie kontrolą objęto pisma dotyczące zgłoszeń w sprawie przeprowadzenia remontów. Przyjęto wyjaśnienia od naczelnika wydziału i kierownika Referatu Techniczno – Remontowego.

 

W dniu 10.01.2013r. wydział kontrolowany złożył w Referacie Planowania Budżetu Wydziału Budżetu sprawozdanie opisowe z wykonania planu wydatków budżetowych za 2012r. Ze sprawozdania wynika, że na remonty bieżące wydatkowano kwotę1.475.604,45zł,wkonując m.in. następujące roboty:

 

ü      remont instalacji C.O. – 58.600zł, 

ü      wymiana instalacji gazowej – 21.600zł, 

ü      wymiana instalacji elektrycznej– 171.200zł, 

ü      wymiana instalacji wodno-kanalizacyjnej – 48.200zł,

ü      roboty malarskie – 59.800zł,

ü      roboty murarskie – 18.700zł,

ü      roboty zduńskie – 98.000zł,

ü      remonty elewacji - 123.100zł,

ü      roboty dekarsko-blacharskie – 169.700zł,

ü      remont konstrukcyjny – 83.200zł, 

ü      roboty stolarskie – 146.600zł,

ü      roboty konserwacyjne i drobne remonty – 230.000zł,

ü      dokumentacja techniczna – 157.600zł,

ü      pogotowie techniczne – 55.900zł.

Ustalono, że załatwianiem awarii zgłaszanych przez mieszkańców zajmuje się Referat Techniczno - Remontowy, którego kierownikiem jest pani(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.). Bezpośredni nadzór nad Referatem sprawuje Z-ca Naczelnika pani Mirosława Krysta.

WZZK nie prowadzi odrębnego rejestru awarii objętych zakresem kontroli. Wszystkie pisma wpływające do wydziału rejestrowane są w głównej księdze korespondencyjnej i następnie dekretowane na poszczególne komórki organizacyjne. Ogółem w 2012 r. zarejestrowano 11.712 wpływów różnych pism przychodzących z zewnątrz urzędu.

Natomiast do Referatu Techniczno – Remontowego w 2012 r. w zakresie awarii, remontów i prac konserwacyjnych wpłynęło łącznie 1.841 pism. W 2012r. wystawiono 2.037 zleceń na różnego rodzaju prace konserwacyjne, remontowe i awarie. W poszczególnych rejonach wystawiono następującą ilość zleceń:

-Rejon I (Zaodrze)- 529 zleceń,

-Rejon II (Śródmieście)- 586 zleceń,

-Rejon III (Metalchem)- 922 zleceń.

Zgłoszenia w sprawach awarii przyjmowane są również telefoniczne, które nie są rejestrowane.

Na poszczególne prace wystawiane są zlecenia, które są rejestrowane w rejestrze zleceń. Rejestr ten zawiera między innymi datę przyjęcia zlecenia przez zleceniobiorcę, rodzaj prac oraz daty wykonania i odbioru tych prac. Nie zawiera on natomiast informacji dotyczącej terminu i sposobu zgłoszenia o awariach. Wyrywkową kontrolą objęto rejestr zleceń wystawionych w grudniu 2012 r. w Rejonie III. Rejestr ten zawiera 55 pozycji od nr 857 do nr 911. Zgłoszenia ujęte w rejestrze dotyczą wszystkich rodzajów prac zleconych poszczególnym wykonawcom do wykonania. Dokonano analizy wszystkich 45 zleceń dotyczących usunięcia awarii, usunięcia nieprawidłowości, napraw i remontów. Z przeprowadzonej analizy wynika, że we wszystkich przypadkach prace zostały wykonane przez zleceniobiorcę niezwłocznie, nie później niż w ciągu kilku dni od otrzymania zlecenia (akta kontroli nr 13/6/I/3-6).

Ustalono ponadto, że w 2013r. do rejestru wprowadzono dodatkową kolumnę z informacją dotyczącą sposobu dokonania danego zgłoszenia.

Z wyjaśnień kierownika Referatu Techniczno – Remontowego wynika, że przebieg postępowania w przypadku przyjmowania zgłoszeń awarii zgłaszanych przez najemców telefonicznie lub osobiście w siedzibie ZZK jest następujący:

 

Ponadto z wyjaśnień tych wynika, że awaria jako nagłe zdarzenie losowe wymaga natychmiastowej reakcji (np. zatkana kanalizacja i wylewające się fekalia, pęknięcie rury wodnej powodujące zalewanie mieszkań, ulatnianie się gazu z rozszczelnionej instalacji gazowej, pęknięcie grzejnika lub rur centralnego ogrzewania, awaria pieca kaflowego, brak prądu w mieszkaniu lub na klatce schodowej itp.), natomiast zgłoszenia robót budowlanych i konserwacyjnych (np. wymiana drzwi wejściowych do mieszkania, wymiana podłóg, wymiana instalacji elektrycznej, wod.-kan., gaz lub centralnego ogrzewania, naprawa dachu itp.) są zlecane i wykonywane na bieżąco w miarę posiadanych środków finansowych.

Ponadto ustalono, że zgłoszenia telefoniczne w sprawach awarii z zakresu instalacji elektrycznej, gazowej, wodnej, kanalizacyjnej i co załatwiane są na bieżąco ,,od ręki” w ten sposób, że po przyjęciu zgłoszenia telefonicznego lub osobistego wystawiane jest zlecenie dla firmy, z którą zawarta jest umowa z danego zakresu. W tym przypadku jedynym dokumentem jest wystawione zlecenie. Z wyjaśnień kierownika Referatu Techniczno – Remontowego wynika, że około 60% zleceń wystawionych jest na podstawie zgłoszeń osobistych lub telefonicznych. Najemcy mieszkań komunalnych posiadają informację o numerach telefonów do Urzędu Miasta Opola, z których mogą korzystać w razie awarii. Telefony te znajdują się na książeczkach opłat czynszowych oraz wywieszone są na klatkach schodowych.

Na wykonywanie poszczególnych prac zostały zawarte umowy z pięcioma wykonawcami wyłonionymi w postępowaniach przetargowych przeprowadzonymi przez Wydział Inwestycji Miejskich (akta kontroli nr 13/6/I/2).

Ponadto ustalono, że z Pogotowiem Technicznym – firmą: (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.) zawarta jest umowa na świadczenie usług w zakresie usuwania awarii zaistniałych w w/w instalacjach, w pełnym zakresie w godzinach 15.00 – 7.00. Taka informacja również jest na książeczkach opłat czynszowych. Pomiędzy Gminą Opole a w/w firmą zawarte są trzy umowy nr 13, 14 i 15 z dnia 30.12.2011r. na usuwanie awarii w 2012 r. w poszczególnych Rejonach. Rejestr zgłoszeń prowadzi w/w firma, która otrzymuje wynagrodzenie ryczałtowe bez względu na ilość zgłoszeń i wykonanych interwencji. Obowiązek prowadzenia takiego rejestru wynika z zapisów zawartych w § 2 ust. 1 b zawartych umów (akta kontroli nr 13/6/I/1). Z ustnych wyjaśnień kierownika Referatu Techniczno – Remontowego wynika, że w 2012r. ogółem w trzech rejonach Pogotowie zarejestrowało 267 zleceń, w tym:

- w Rejonie I – 65 szt.,

- w Rejonie II – 52 szt.,

- w Rejonie III – 150 szt.

 WZZK nie posiada informacji o skargach zgłaszanych przez mieszkańców na działalność w/w firmy.

Ustalono, że dokumentację dotyczącą spraw objętych tematyką kontroli Referat przechowuje w ponumerowanych i opisanych segregatorach, z podziałem na 3 poszczególne Rejony. W segregatorach tych znajduje się dokumentacja dotycząca awarii, remontów i prac konserwacyjnych. Zespół kontrolny do kontroli wytypował sprawy załatwione w IV kwartale we wszystkich trzech rejonach.

Poniższa tabela przedstawia awarie zgłoszone w Rejonie I:

 

Z danych zawartych w powyższej tabeli wynika, że w każdym przypadku wydział zareagował na zgłoszenie i zostały podjęte czynności w terminie nie przekraczającym 1 miesiąca.

W segregatorze oprócz spraw dotyczących awarii, znajduje się również dokumentacja dotycząca prac remontowych i konserwacyjnych od nr 275 z 09.10.2012r. do nr 351 z 20.12.2012r. Zespół kontrolny dokonał wstępnej analizy wszystkich 77 spraw. Szczegółową kontrolą objęto pisma dotyczące wymiany okien. Łącznie pism w tych sprawach było 7, wszystkie zostały załatwione w terminie. W każdym przypadku poinformowano najemców, iż wymiany zostaną uwzględnione przy realizacji kolejnych etapów wymiany stolarki okiennej. Stwierdzono także 4 wnioski dotyczące wymiany drzwi. Wszystkie wnioski zostały załatwione i zrealizowane w terminie.

 

Ponadto  szczegółowo sprawdzono pisma dotyczące:

- wymiany instalacji elektrycznej

 sprawa ZZK.TR.7021.4.354.2012.LP z dnia 27.12.2012r. – zlecenie nr 14/2013/RI z dnia 07.01.2013r., data wykonania 08.02.2013r.

- budowy łazienki

sprawa ZZK.TR.7021.4.348.2012.JR z dnia 17.12.2012r., w dniu 31.12.2012r.   Wydział wyraził zgodę na budowę łazienki. 

- przestawienia pieca

 sprawa ZZK.TR.7021.4.334.2012.JR z dnia 26.11.2012r. – zlecenie nr 487/2012/RI z dnia 28.11.2012r., data wykonania 14.12.2012r.

- wymiany podłóg

 sprawa ZZK.TR.7021.4.302.2012.JR z dnia 03.10.2012r. – zlecenie nr 25/2013/RI z dnia 4.01.2013r., data wykonania 23.01.2012r., termin przesunięto na rok 2013 na prośbę mieszkańców, którzy nie chcieli rozpoczynać robót remontowych i wymiany podłóg przed świętami i nowym rokiem.

 

Z powyższych danych wynika, że w każdym przypadku wydział zareagował na zgłoszenie i zostały podjęte czynności w terminie nie przekraczającym 1 miesiąca.

Poniższa tabela przedstawia awarie zgłoszone w Rejonie II:

Z powyższych danych wynika, że w każdym przypadku wydział zareagował na zgłoszenie i zostały podjęte czynności w terminie nie przekraczającym 1 miesiąca.

 

 

W segregatorze oprócz spraw dotyczących awarii, znajdują się również prace remontowe i konserwacyjne od nr 312 z 12.10.2012r. do nr 382 z dnia 31.12.2012r. Zespół kontrolny dokonał sprawdzenia łącznie 71 spraw. Sprawdzono 8 spraw dotyczących wymiany okien. Wszystkie pisma były załatwione w terminie. Każdego najemcę poinformowano, iż wymiany zostaną uwzględnione przy realizacji kolejnych etapów wymiany stolarki okiennej. W jednym przypadku poinformowano wnioskodawcę, iż może dokonać wymiany okien, ale we własnym zakresie i na własny koszt. Sprawdzono także 5 wniosków dotyczących wymiany drzwi. Wszystkie były załatwione w terminie, jeden wykonano w dniu 29.11.2012r., a pozostałych najemców poinformowano, iż wymiany zostaną wykonane po zabezpieczeniu środków finansowych przy realizacji kolejnych etapów wymiany, a w jednym przypadku wyrażono zgodę na wymianę drzwi we własnym zakresie i na własny koszt.

Oprócz ww. opisanych remontów sprawdzono również pisma dotyczące remontów budynku, wymiany rynien, dobudowę brakujących przewodów wentylacyjnych i naprawę bojlera elektrycznego, naprawy dachu i naprawy chodnika. 

Ustalono, że wszystkie pisma były załatwione w terminie. Każdorazowo najemca otrzymał informację pisemną.

Do sprawy o nr ZZK.TR.7021.5.317.2012.ZD pobrano pisemne wyjaśnienia. Pismo do Wydziału wpłynęło w dniu 30.08.2012r., a wizji dokonano dnia 02.10.2012r. W aktach nie było żadnej informacji o poczynionych wcześniej działaniach. Z pisemnych wyjaśnień kierownika Referatu Techniczno – Remontowego pani (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.) wynika, że sprawa poruszona w w/w piśmie dotyczyła części wspólnych (naprawa drzwi wejściowych do budynku oraz wychłodzenie klatki schodowej) w budynku Wspólnoty Mieszkaniowej 1 Maja 42 zarządzanym przez Turhand-Ret sp. z o.o. Sprawa w pierwszej kolejności została przekazana telefonicznie do zarządcy budynku. Pomimo dwukrotnego ponaglania nie otrzymano żadnych informacji w przedmiotowej sprawie od zarządcy dlatego po przeprowadzonej wizji wystąpiono do Turhand-Ret sp. z o.o. na piśmie.

Poniższa tabela przedstawia awarie zgłoszone w Rejonie III

 

 

Z powyższych danych wynika, że w każdym przypadku wydział zareagował na zgłoszenie i zostały podjęte czynności w terminie nie przekraczającym 1 miesiąca.

 

W segregatorze oprócz spraw dotyczących awarii, znajdują się również prace remontowe i konserwacyjne od nr 527 do nr 720. Zespół kontrolny dokonał sprawdzenia łącznie 194 spraw. Sprawdzono 13 prac remontowych dotyczących wymiany okien. Wszystkie były załatwione w terminie. W jednym przypadku sprawa została zrealizowana. Pozostałych najemców poinformowano, iż wymiany zostaną uwzględnione przy realizacji kolejnych etapów wymiany stolarki okiennej. Stwierdzono ponadto 2 wnioski dotyczące wymiany drzwi. Zostały one załatwione w terminie.

Oprócz ww. opisanych remontów m.in. sprawdzono również pisma dotyczące:

wymiany pieca, ogrzewania gazowego, remontu ubikacji, remontu komórki, likwidacji pieca, ocieplenia ściany, naprawy instalacji elektrycznej. Zostały one załatwione w terminie.

Ponadto na podstawie rejestru zleceń zespół kontrolny dokonał także ustaleń w zakresie wykonanych czynności dotyczących następujących remontów:

- sprawa nr ZZK.TR.7021.6.618.2012 LP z dnia 18.10.2012r. – wymiany przewodów elektrycznych dokonano w dniu 26.10.2012r., zlecenie nr 739/2012,

- sprawa nr ZZK.TR.7021.6.604.2012 SS z dnia 29.10.2012r. – remontu pieców kaflowych dokonano w dniu 30.11.2012r., zlecenie nr 772/2012,

- sprawa nr ZZK.TR.7021.6.598.2012 MB z dnia 17.10.2012r. – remontu dokonano w dniu 10.12.2012r., umowa nr 141/2012,

- sprawa nr ZZK.TR.7021.6.586.2012 SS z dnia 16.10.2012r. – prace nie zostały wykonane ze względu na nieudostępnienie mieszkania przez najemcę, notatka służbowa z dnia 31.11.2012r.

- sprawa nr ZZK.TR.7021.6.562.2012 SS z dnia 02.10.2012r. – naprawę pieca dokonano w dniu 26.10.2012r., zlecenie nr 465A/2012,

- sprawa nr ZZK.TR.7021.6.531.2012 SS z dnia 29.09.2012r. – demontażu dokonano w dniu 05.10.2012r., zlecenie nr 681/2012.

Z powyższych danych wynika, że w każdym przypadku wydział zareagował na zgłoszenie i zostały podjęte czynności w terminie nie przekraczającym 1 miesiąca.