KWiA-I-0913-22/2005	Opole, dnia 25 lipca 2005 roku
PROTOKÓŁ KONTROLI nr   11/2005
Zakres kontroli: ·               egzekucja administracyjnej podatków i opłat lokalnych, ·               realizacja tytułów wykonawczych, ·               terminowość sporządzania sprawozdań finansowych, ·               system  kontroli wewnętrznej.
Jednostka kontrolowana	Referat Kontroli Finansowej,  Egzekucji i Sprawozdawczości
Nazwa organu sprawującego nadzór	Prezydent Miasta Opola
Termin przeprowadzenia kontroli	od 1.06.2005r. do 24.06.2005r.
Imię i nazwisko przeprowadzającego kontrolę oraz stanowisko	Izabela Gaj –  główny specjalista  w Wydziale Kontroli Wewnętrznej i Audytu kierownik zespołu kontrolnego Agnieszka Lisiecka – podinspektor  w Wydziale Kontroli Wewnętrznej i Audytu- członek zespołu kontrolnego Jacek Spadło – inspektor w Wydziale Kontroli Wewnętrznej  i Audytu członek zespołu kontrolnego
Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli	Nr 23/2005 z dnia  1.06.2005r. Nr 24/2005 z dnia  1.06.2005r. Nr 25/2005 z dnia  1.06.2005r.
Przedmiot kontroli	1.      Egzekucja administracyjna podatków                       i opłat lokalnych. 2.      Realizacji tytułów wykonawczych. 3.      Terminowość sporządzania sprawozdań finansowych. 4.      System kontroli wewnętrznej.
Okres objęty kontrolą	2004 rok
Imię i nazwisko kierownika kontrolowanej jednostki – stanowisko służbowe	Jacek Rogasik – kierownik Referatu
Wyjaśnień w czasie kontroli udzielali	Jacek Rogasik – kierownik Referatu,   (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))  – inspektor,   (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))   – poborca skarbowy

Postępowanie kontrolne przeprowadzone zostało na podstawie zgromadzonych dowodów: prowadzonych ewidencji, tytułów wykonawczych, zarządzeń wewnętrznych kierownika, zarządzeń Prezydenta Miasta Opola, zakresów uprawnień, obowiązków                 i odpowiedzialności pracowników Referatu.

Wymienione dowody zostały przeanalizowane w następującym zakresie:

1.      Wszczęcie postępowania egzekucyjnego

2.      Kontrola tytułów wykonawczych

3.      Kontrola zawieszeń postępowania egzekucyjnego

4.      Kontrola umorzeń postępowania egzekucyjnego

5.      Kontrola wniesionych zarzutów

6.      Kontrola skarg na czynności egzekucyjne

7.      Kontrola postępowania w przypadku zbiegu egzekucji

8.      Kontrola dokumentacji podejmowanych czynności egzekucyjnych

9.      Kontrola  stosowanych środków egzekucyjnych

10.  System kontroli wewnętrznej 

II. KRYTERIA

 II.1.  WSZCZĘCIE POSTĘPOWANIA EGZEKUCYJNEGO

 II.1.1. Zgodnie z art. 15  ustawy z dnia 17 czerwca 1966r. o postępowaniu egzekucyjnym             w administracji (tekst jednolity z 2002r. Dz. U. Nr 110 poz. 968 z późn. zm.) – egzekucja administracyjna może być wszczęta, jeżeli wierzyciel, po upływie terminu do wykonania przez zobowiązanego obowiązku, przesłał mu pisemne upomnienie, zawierające wezwanie do wykonania obowiązku z zagrożeniem skierowania sprawy na drogę postępowania egzekucyjnego, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej. Postępowanie egzekucyjne może być wszczęte dopiero po upływie 7 dni od dnia doręczenia  upomnienia.

 II.1.2. Zgodnie z art. 26  ustawy z dnia 17 czerwca 1966r. o postępowaniu egzekucyjnym             w administracji (tekst jednolity z 2002r. Dz. U. Nr 110 poz. 968 z późn. zm.) – organ egzekucyjny wszczyna egzekucję administracyjną na wniosek wierzyciela i na podstawie wystawionego przez niego tytułu wykonawczego, sporządzonego według ustalonego wzoru. Jeżeli wierzyciel jest jednocześnie organem egzekucyjnym, przystępuje z urzędu                        do egzekucji na podstawie tytułu wykonawczego przez siebie wystawionego.

Wszczęcie egzekucji administracyjnej następuje z chwilą:

a.      doręczenia zobowiązanemu odpisu tytułu wykonawczego lub

b.      doręczenia dłużnikowi zajętej wierzytelności zawiadomienia o zajęciu wierzytelności lub innego prawa majątkowego, jeżeli to doręczenie nastąpiło przed doręczeniem zobowiązanemu odpisu tytułu wykonawczego.

  II.1.3. Zgodnie z art. 59 § 1 pkt 7   ustawy z dnia 17 czerwca 1966r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity z 2002r. Dz. U. Nr 110 poz. 968 z późn. zm.) – postępowanie egzekucyjne umarza się gdy zobowiązanemu nie doręczono upomnienia, mimo iż obowiązek taki ciążył na wierzycielu.

 II.1.4. Zgodnie z art. 29   ustawy z dnia 17 czerwca 1966r. o postępowaniu egzekucyjnym           w administracji (tekst jednolity z 2002r. Dz. U. Nr 110 poz. 968 z późn. zm.) – organ egzekucyjny bada z urzędu dopuszczalność egzekucji administracyjnej; organ ten nie jest natomiast uprawniony do badania zasadności i wymagalności obowiązku objętego tytułem wykonawczym. Jeżeli obowiązek, którego dotyczy tytuł wykonawczy, nie podlega egzekucji administracyjnej lub tytuł wykonawczy nie spełnia wymogów określonych w art. 27 § 1 i 2 ustawy, organ egzekucyjny nie przystępuje do egzekucji, zwracając tytuł wierzycielowi.

II.1.5. Zgodnie z art. 32   ustawy z dnia 17 czerwca 1966r. o postępowaniu egzekucyjnym             w administracji (tekst jednolity z 2002r. Dz. U. Nr 110 poz. 968 z późn. zm.) – organ egzekucyjny lub egzekutor, przystępując do czynności egzekucyjnych, doręcza zobowiązanemu odpis tytułu wykonawczego, o ile nie został wcześniej doręczony.

II.1.6. Zgodnie z art. 7  ustawy z dnia 17 czerwca 1966r. o postępowaniu egzekucyjnym             w administracji (tekst jednolity z 2002r. Dz. U. Nr 110 poz. 968 z późn. zm.) –  organ egzekucyjny stosuje środki egzekucyjne przewidziane w ustawie.

Organ egzekucyjny stosuje środki egzekucyjne, które prowadzą bezpośrednio do wykonania obowiązku, a spośród kilku takich środków - środki najmniej uciążliwe dla zobowiązanego.

Stosowanie środka egzekucyjnego jest niedopuszczalne, gdy egzekwowany obowiązek                 o charakterze pieniężnym lub niepieniężnym został wykonany albo stał się bezprzedmiotowy.

II.1.7. Zgodnie z § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001r.                       w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym                       w administracji (Dz. U. Nr 137, poz. 1541 z późn. zm.) – do przesłanych do organu egzekucyjnego tytułów wykonawczych lub ich odpisów wierzyciel załącza ewidencję tytułów wykonawczych wg wzoru stanowiącego załącznik nr 8 do ww. rozporządzenia.

II.2. TYTUŁY WYKONAWCZE – PODSTAWA WSZCZĘCIA POSTĘPOWANIA EGZEKUCYJNEGO

II.2.1. Zgodnie z art. 27 § 1  ustawy z dnia 17 czerwca 1966r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity z 2002r. Dz. U. Nr 110 poz. 968 z późn. zm.) - tytuł wykonawczy powinien zawierać:

a.      oznaczenie wierzyciela,

b.      wskazanie imienia i nazwiska lub firmy zobowiązanego i jego adresu, a także określenie zatrudniającego go pracodawcy i jego adresu, jeżeli wierzyciel posiada taką informację,

c.      treść podlegającego egzekucji obowiązku, podstawę prawną tego obowiązku oraz stwierdzenie, że obowiązek jest wymagalny, a w przypadku egzekucji należności pieniężnej - także określenie jej wysokości, terminu, od którego nalicza się odsetki                  z tytułu niezapłacenia należności w terminie, oraz rodzaju i stawki tych odsetek,

d.      wskazanie zabezpieczenia należności pieniężnej hipoteką przymusową albo przez ustanowienie zastawu skarbowego lub rejestrowego lub zastawu nieujawnionego w żadnym rejestrze, ze wskazaniem terminów powstania tych zabezpieczeń,

e.      wskazanie podstawy prawnej pierwszeństwa zaspokojenia należności pieniężnej, jeżeli należność korzysta z tego prawa i prawo to nie wynika z zabezpieczenia należności pieniężnej,

f.        wskazanie podstawy prawnej prowadzenia egzekucji administracyjnej,

g.      datę wystawienia tytułu, podpis z podaniem imienia, nazwiska i stanowiska służbowego podpisującego oraz odcisk pieczęci urzędowej wierzyciela,

h.      pouczenie zobowiązanego o skutkach niezawiadomienia organu egzekucyjnego                      o zmianie miejsca pobytu,

i.         pouczenie zobowiązanego o przysługującym mu w terminie 7 dni prawie zgłoszenia do organu egzekucyjnego zarzutów w sprawie prowadzenia postępowania egzekucyjnego,

j.         klauzulę organu egzekucyjnego o skierowaniu tytułu do egzekucji administracyjnej,

k.       wskazanie środków egzekucyjnych stosowanych w egzekucji należności pieniężnych.

II.2.2. Zgodnie z art. 27a  ustawy z dnia 17 czerwca 1966r. o postępowaniu egzekucyjnym   w administracji (tekst jednolity z 2002r. Dz. U. Nr 110 poz. 968 z późn. zm.) w tytule wykonawczym wykazuje się należności pieniężne po zaokrągleniu do pełnych dziesiątek groszy, także  odsetki  z tytułu niezapłacenia w terminie należności pieniężnej i kosztów egzekucyjnych. Zaokrąglenie następuje w ten sposób, że kwoty wynoszące mniej niż                      5 groszy pomija się natomiast 5 i więcej groszy podwyższa się do pełnych dziesiątek groszy.

Zaokrąglenie stosuje się w każdym przypadku częściowej realizacji egzekwowanej należności pieniężnej, odsetek z tytułu niezapłacenia jej w terminie oraz kosztów egzekucyjnych.

Różnice występujące w końcowym rozliczeniu kwot uzyskanych z egzekucji, wynikające  z zaokrąglenia, traktuje się odpowiednio jako kwoty należne albo umorzone z mocy prawa.

II.2.3. Zgodnie z § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji             (Dz. U. Nr 137, poz. 1541 z późn. zm.) – tytuł wykonawczy powinien być wystawiony wg  wzoru stanowiącego Załącznik nr 4 do ww. rozporządzenia.

II.2.4. Zgodnie z art. 45  ustawy z dnia 17 czerwca 1966r. o postępowaniu egzekucyjnym              w administracji (tekst jednolity z 2002r. Dz. U. Nr 110 poz. 968 z późn. zm.) - do czasu ostatecznego rozstrzygnięcia żądania w sprawie wyłączenia spod egzekucji rzeczy  lub prawa majątkowego i w okresie 14 dni po tym rozstrzygnięciu oraz w okresie od dnia skierowania do organu egzekucyjnego pozwu, o którym mowa w art. 40 § 2, do dnia uprawomocnienia się orzeczenia sądu w sprawie wyłączenia spod egzekucji objęte żądaniem wyłączenia rzeczy nie mogą być sprzedane, a prawa majątkowe wykonywane.

Jeżeli rzecz objęta żądaniem wyłączenia ulega szybkiemu zepsuciu, może ona być sprzedana w trybie przewidzianym dla sprzedaży ruchomości w przepisach o egzekucji należności pieniężnych przed rozstrzygnięciem żądania wyłączenia, a osiągniętą ze sprzedaży kwotę składa się do depozytu organu egzekucyjnego. W przypadku nieuwzględnienia żądania wyłączenia egzekucję prowadzi się do kwoty złożonej do depozytu.

 II.3.  ZAWIESZENIE POSTĘPOWANIA EGZEKUCYJNEGO

 II.3.1. Zgodnie z art. 56  ustawy z dnia 17 czerwca 1966r. o postępowaniu egzekucyjnym    w administracji (tekst jednolity z 2002r. Dz. U. Nr 110 poz. 968 z późn. zm.) –  postępowanie egzekucyjne ulega zawieszeniu:

a.      w razie wstrzymania wykonania, odroczenia terminu wykonania obowiązku albo rozłożenia na raty spłat należności pieniężnej,

b.      w razie śmierci zobowiązanego, jeżeli obowiązek nie jest ściśle związany z osobą zmarłego (jeżeli nie zagraża interesowi społecznemu),

c.      w razie utraty przez zobowiązanego zdolności do czynności prawnych i braku jego przedstawiciela ustawowego (jeżeli nie zagraża interesowi społecznemu),

d.      na żądanie wierzyciela,

e.      w innych przypadkach przewidzianych w ustawach.

 II.3.2. Zgodnie z art. 56 § 3 i 4 ustawy z dnia 17 czerwca 1966r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity z 2002r. Dz. U. Nr 110 poz. 968 z późn. zm.) – zawieszenie następuje w drodze postanowienia, na które służy zażalenie.  

 II.4.  UMORZENIE POSTĘPOWANIA EGZEKUCYJNEGO

Zgodnie z art. 59  ustawy z dnia 17 czerwca 1966r. o postępowaniu egzekucyjnym   w administracji (tekst jednolity z 2002r. Dz. U. Nr 110 poz. 968 z późn. zm.) –  postępowanie egzekucyjne umarza się:

a.      jeżeli obowiązek został wykonany przed wszczęciem postępowania,

b.      jeżeli obowiązek nie jest wymagalny, został umorzony lub wygasł z innego powodu albo jeżeli obowiązek nie istniał,

c.      jeżeli egzekwowany obowiązek został określony niezgodnie z treścią obowiązku wynikającego z decyzji organu administracyjnego, orzeczenia sądowego albo bezpośrednio z przepisu prawa,

d.      gdy zachodzi błąd co do osoby zobowiązanego lub gdy egzekucja nie może być prowadzona ze względu na osobę zobowiązanego,

e.      jeżeli obowiązek o charakterze niepieniężnym okazał się niewykonalny,

f.        w przypadku śmierci zobowiązanego, gdy obowiązek jest ściśle związany z osobą zmarłego,

g.      jeżeli egzekucja administracyjna lub zastosowany środek egzekucyjny są niedopuszczalne albo zobowiązanemu nie doręczono upomnienia, mimo iż obowiązek taki ciążył na wierzycielu,

h.      jeżeli postępowanie egzekucyjne zawieszone na żądanie wierzyciela nie zostało podjęte przed upływem 12 miesięcy od dnia zgłoszenia tego żądania,

i.         na żądanie wierzyciela,

j.         w innych przypadkach przewidzianych w ustawach.

Postępowanie egzekucyjne może być umorzone w przypadku stwierdzenia,  że w postępowaniu egzekucyjnym dotyczącym należności pieniężnej nie uzyska się kwoty przewyższającej wydatki egzekucyjne.

W ww. przypadkach,  organ egzekucyjny wydaje postanowienie w sprawie umorzenia postępowania egzekucyjnego, chyba że umorzenie postępowania egzekucyjnego następuje na podstawie art. 34 § 4 ustawy. To postanowienie wydaje się na żądanie zobowiązanego lub wierzyciela albo z urzędu.

Na postanowienie w sprawie umorzenia postępowania egzekucyjnego przysługuje zażalenie zobowiązanemu oraz wierzycielowi nie będącemu jednocześnie organem egzekucyjnym.

II.5.  ZBIEG EGZEKUCJI

 Zgodnie z art. 62 i 63 ustawy z dnia 17 czerwca 1966r. o postępowaniu egzekucyjnym  w administracji (tekst jednolity z 2002r. Dz. U. Nr 110 poz. 968 z późn. zm.) - w przypadku zbiegu egzekucji administracyjnej i egzekucji sądowej do tej samej nieruchomości, rzeczy albo prawa majątkowego lub niemajątkowego, organ egzekucyjny wstrzymuje czynności egzekucyjne na wniosek wierzyciela, zobowiązanego lub z urzędu i przekazuje akta egzekucji administracyjnej sądowi rejonowemu zgodnie z przepisami Kodeksu postępowania cywilnego.

W przypadku zbiegu egzekucji administracyjnej do tej samej rzeczy albo prawa majątkowego, prowadzonej przez organy egzekucyjne, o których mowa w art. 19 ustawy, łączne prowadzenie egzekucji przejmuje naczelnik urzędu skarbowego, który pierwszy zastosował środek egzekucyjny, a jeżeli naczelnik urzędu skarbowego nie dokonał takiej czynności lub nie dokonał jej jako pierwszy - łączne prowadzenie egzekucji przejmuje naczelnik urzędu skarbowego właściwy według siedziby lub miejsca zamieszkania zobowiązanego.                       

Jeżeli środek egzekucyjny zastosował naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca położenia majątku zobowiązanego, łączne prowadzenie egzekucji przejmuje ten organ.

W przypadku wystąpienia dalszych zbiegów egzekucji łączne prowadzenie egzekucji przejmuje naczelnik urzędu skarbowego, który przejął prowadzenie egzekucji.  

 II.6.  DOKUMENTOWANIE CZYNNOŚCI EGZEKUCYJNYCH

II.6.1. Zgodnie z art. 53 ustawy z dnia 17 czerwca 1966r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity z 2002r. Dz. U. Nr 110 poz. 968 z późn. zm.) - jeżeli przepisy ustawy nie stanowią inaczej, egzekutor sporządza protokół z czynności egzekucyjnych, który zawiera:

a.    oznaczenie miejsca, czasu i rodzaju czynności,

b.    imiona i nazwiska osób uczestniczących w czynności,

c.    sprawozdanie z przebiegu czynności,

d.    zgłoszone przez obecnych wnioski i oświadczenia,

e.    podpisy obecnych lub wzmiankę o przyczynie braku podpisów,

f.      podpis egzekutora.

Odpis protokołu, o którym mowa w § 1, doręcza się niezwłocznie zobowiązanemu.

II.6.2. Zgodnie z art. 68 ustawy z dnia 17 czerwca 1966r. o postępowaniu egzekucyjnym  w administracji (tekst jednolity z 2002r. Dz. U. Nr 110 poz. 968 z późn. zm.) – jeżeli  zobowiązany na wezwanie poborcy skarbowego płaci dochodzoną należność pieniężną, poborca wystawia pokwitowanie odbioru pieniędzy. Pokwitowanie to wywiera ten sam skutek prawny, co pokwitowanie wierzyciela. Za pokwitowaną należność pieniężną organ egzekucyjny ponosi odpowiedzialność wobec wierzyciela. Do czynności egzekucyjnych poborcy skarbowego nie stosuje się przepisu o sporządzaniu protokołu z czynności egzekucyjnych.

  II.7.  EGZEKUCJA Z NALEŻNOŚCI PIENIĘŻNYCH

 II.7.1.Zgodnie z art. 68 ustawy z dnia 17 czerwca 1966r. o postępowaniu egzekucyjnym  w administracji (tekst jednolity z 2002r. Dz. U. Nr 110 poz. 968 z późn. zm.) –  jeżeli zobowiązany na wezwanie poborcy skarbowego płaci dochodzoną należność pieniężną, poborca wystawia pokwitowanie odbioru pieniędzy. Pokwitowanie to wywiera ten sam skutek prawny, co pokwitowanie wierzyciela. Za pokwitowaną należność pieniężną organ egzekucyjny ponosi odpowiedzialność wobec wierzyciela. Przepisy te stosuje się                        do odebrania pieniędzy w wyniku przeszukania pomieszczeń i schowków, środków transportu oraz odzieży, teczek, waliz i podobnych przedmiotów.

Do ww. czynności egzekucyjnych nie sporządza się protokołu z czynności egzekucyjnych.

II.7.2.Zgodnie z art. 79 ustawy z dnia 17 czerwca 1966r. o postępowaniu egzekucyjnym  w administracji (tekst jednolity z 2002r. Dz. U. Nr 110 poz. 968 z późn. zm.) – organ egzekucyjny dokonuje zajęcia świadczeń z zaopatrzenia emerytalnego oraz z ubezpieczenia społecznego zobowiązanego, a także z renty socjalnej, zwanych dalej "świadczeniami", przez przesłanie do organu rentowego właściwego do spraw wypłaty zobowiązanemu świadczeń zawiadomienia o zajęciu tej części przysługujących zobowiązanemu świadczeń, która nie jest zwolniona spod egzekucji, na pokrycie egzekwowanych należności pieniężnych wraz z odsetkami z tytułu niezapłacenia należności w terminie i kosztami egzekucyjnymi. Organ egzekucyjny jednocześnie wzywa organ rentowy, aby nie wypłacał zajętej części świadczenia zobowiązanemu, lecz przekazał ją organowi egzekucyjnemu aż do pełnego pokrycia egzekwowanych należności pieniężnych.

 II.7.3. Zgodnie z art. 80 ustawy z dnia 17 czerwca 1966r. o postępowaniu egzekucyjnym  w administracji (tekst jednolity z 2002r. Dz. U. Nr 110 poz. 968 z późn. zm.) – organ egzekucyjny dokonuje zajęcia wierzytelności z rachunku bankowego przez przesłanie do banku, a jeżeli bank posiada oddziały - do właściwego oddziału, zawiadomienia o zajęciu wierzytelności pieniężnej zobowiązanego z rachunku bankowego do wysokości egzekwowanej należności pieniężnej wraz z odsetkami z tytułu niezapłacenia w terminie dochodzonej wierzytelności oraz kosztami egzekucyjnymi. Organ egzekucyjny jednocześnie wzywa bank, aby bez zgody organu egzekucyjnego nie dokonywał wypłat z rachunku bankowego do wysokości zajętej wierzytelności, lecz bezzwłocznie przekazał zajętą kwotę organowi egzekucyjnemu na pokrycie egzekwowanej należności albo zawiadomił organ egzekucyjny, w terminie 7 dni od dnia doręczenia wezwania, o przeszkodzie w dokonaniu wpłaty.

II.8.  TERMINOWOŚĆ SPORZĄDZANIA SPRAWOZDAŃ

 Zgodnie z  § 37 ust. 4 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Opola  Referat Kontroli Finansowej, Egzekucji i Sprawozdawczości sporządza okresowe informacje dla Prezydenta Miasta Opola o realizacji tytułów wykonawczych z tytułu podatków i opłat lokalnych.

 II.9.  SYSTEM KONTROLI WEWNĘTRZNEJ

 II.9.1. Zgodnie § 3 ust. 2 lit. a  Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola kontrola funkcjonalna, realizowana przez przełożonych wobec podwładnych i jednostki nadrzędne wobec jednostek podrzędnych, odbywa się na bieżąco, w toku zarządzania,  przy zastosowaniu dostępnych procedur i mechanizmów, wbudowanych w system zarządzania.

III.9.2. Zgodnie § 3 ust. 3 lit. a  Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola  za sprawność  i efektywność systemów kontrolnych niższego szczebla, funkcjonujących wewnątrz wydziałów i jednostek, w ramach uprawnień oraz wykonywania nadzoru merytorycznego, odpowiada w urzędzie – naczelnik,  a w jednostkach – kierownik jednostki.

 II.9.3. Zgodnie § 4  Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola  system kontroli wewnętrznej w Urzędzie Miasta oraz jednostkach opiera się następujących standardach szczegółowych:

a.      struktura kontroli wewnętrznej oraz wszelkie operacje finansowe i znaczące zdarzenia powinny być dokładnie udokumentowane, a dokumentacja powinna być natychmiast dostępna, jeśli zachodzi potrzeba jej sprawdzenia,

b.      operacje finansowe i znaczące zdarzenia powinny być niezwłocznie zarejestrowane  i prawidłowo sklasyfikowane,

c.      operacje finansowe i znaczące zdarzenia powinny podlegać autoryzacji oraz być wykonywane tylko przez osoby dysponujące odpowiednimi uprawnieniami,

d.      kluczowe obowiązki i odpowiedzialność za udzielanie upoważnień, realizowanie, rejestrowanie oraz sprawdzanie operacji finansowych  i zdarzeń powinny być podzielone między różne osoby,

e.      należy zapewnić kompetentny nadzór dla upewnienia się, że cele postawione przed kontrolą wewnętrzną są realizowane,

f.        dostęp do zasobów i akt powinien być ograniczony tylko do osób upoważnionych, które są odpowiedzialne za dozór nad nimi lub ich wykorzystanie.

Standardy te stanowią kryteria opracowywania systemów kontroli funkcjonalnej  w wydziałach i jednostkach.

 II.9.4. Zgodnie § 5 ust. 7 i 8  Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola  Naczelnicy Wydziałów sprawują bieżącą kontrolę funkcjonalną w stosunku do podległych pracowników, jednostek oraz systemów zarządczych, w zakresie właściwości rzeczowej. Działalność opisana w pkt. 6 i 7 odbywa się na podstawie opracowanych w formie pisemnej procedur kontrolnych, podlegających zatwierdzeniu przez Prezydenta.

 II.9.5.  Zgodnie § 5 ust. 12 Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola  Naczelnicy Wydziałów do 30 listopada każdego roku zgłaszają do Wydziału Kontroli Wewnętrznej i Audytu propozycje tematów kontroli do przeprowadzenia przez ten wydział w roku następnym.

Akty prawne:

1.      ustawa z dnia  8 marca 1990r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001r. Dz. U. Nr 142, poz. 1591 ze zm.),

2.      ustawa z dnia 17 czerwca 1966r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity z 2002r. Dz. U. Nr 110 poz. 968 z późn.zm.),

3.      ustawa z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 926               z późn. zm.),

4.      rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. Nr 137, poz. 1541 z późn. zm.) ustawa  z dnia 26 listopada 1998r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 155, poz. 1014 ze zm.),

5.      Komunikat  Nr 1 Ministra Finansów z dnia 30 stycznia 2003r. w sprawie ogłoszenia