|
KWiA-I-0914/21/09
|
Opole, dnia 29.12.2009r.
|
|
PROTOKÓŁ KONTROLI nr 43/09
|
|
Jednostka kontrolowana
|
1) Wydział Inwestycji Miejskich
2) Wydział Inżynierii Miejskiej
3) Biuro ds. Międzynarodowych
4) Urząd Stanu Cywilnego
5) Wydział Oświaty
6) Wydział Informatyki
|
|
Nazwa organu sprawującego nadzór
|
Prezydent Miasta Opola
|
|
Termin przeprowadzenia kontroli
|
9-27.11.2009r.
|
|
Imię i nazwisko przeprowadzającego kontrolę oraz stanowisko
|
Izabela Dziewulska-Gaj
główny specjalista WKWiA
Tadeusz Lech
główny specjalista WKWiA
|
|
Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli
|
85/09
86/09
|
|
Przedmiot kontroli
|
Spójność dokumentów dot. organizacji pracy z aktami wewnętrznymi komórek organizacyjnych
|
|
Okres objęty kontrolą
|
-
|
|
Imię i nazwisko kierownika kontrolowanej jednostki – stanowisko służbowe
|
1. Aleksander Cyganiuk – naczelnik Wydziału Inwestycji Miejskich
2. Stanisław Głębocki – naczelnik Wydziału Inżynierii Miejskiej
3. Janusz Karpiński – naczelnik Biura ds. Międzynarodowych
4. Grażyna Zakrzewska-Stemplewska – kierownik Urzędu Stanu Cywilnego
5. Irena Koszyk – naczelnik Wydziału Oświaty
6. Jarosław Starszak – naczelnik Wydziału Informatyki
|
|
Wyjaśnień w czasie kontroli udzielali
|
-
|
Kryteria
- Ustawa z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym. (tekst jednolity z 2001r. Dz. U. Nr 142, poz. 1591)
- Instrukcja kancelaryjna dla Urzędu Miasta Opola.
- Regulamin organizacyjny
- Regulamin pracy
- Regulamin Kontroli Urzędu Miasta Opola Regulamin przeprowadzania służby przygotowawczej i organizowania egzaminu kończącego tę służbę.
Cel kontroli
Spójności dokumentów dot. organizacji pracy UM Opola z aktami wewnętrznymi komórek organizacyjnych.
USTALENIA SZCZEGÓŁOWE KONTROLI
1. Wydział Inwestycji Miejskich
Zarządzenie wewnętrzne nr IM.0147-2/08 naczelnika Wydziału Inwestycji Miejskich z dnia 15 grudnia 2008r. w sprawie organizacji pracy Wydziału wydane na podstawie § 17 ust. 3 pkt 1 lit a Regulaminu organizacyjnego UM Opola. Zarządzenie zostało zatwierdzone przez Prezydenta Miasta Opola. Naczelnik w dniu 3 września 2009r. wprowadził zmiany do ww. zarządzenia (zarządzenie nr IM-0147/2/09).
W zarządzeniu (§ 2 ust. 1) wskazano zgodnie z § 38 Regulaminu organizacyjnego UM Opola podział Wydziału na 3 referaty oraz 1 samodzielne stanowisko pracy. Szczegółowy podział zadań i zastępstw określony został w zakresach uprawnień, zgodnie z § 5 ust. 1 Regulaminu pracy UM Opola. W zarządzeniu ustalono podział nadzoru w Wydziale.
Naczelnik Wydziału podpisuje pisma wychodzące z wydziału, a podczas jego nieobecności zastępca naczelnika lub upoważniony kierownik referatu. Kierownicy referatów podpisują osobiście pisma o charakterze przygotowawczym i kancelaryjno-technicznym w zakresie zadań realizowanych przez nadzorowanych pracowników.
Nazewnictwo i symbolika stosowane w zarządzeniu wewnętrznym są zgodne z Regulaminem organizacyjnym UM Opola oraz Załącznikiem nr 1 do tego Regulaminu.
Zgodnie z § 8 wewnętrznego zarządzenia wnioski urlopowe przedkładane są do zatwierdzenia bezpośrednim przełożonym urlopowanego pracownika i po zatwierdzeniu przez naczelnika przekazywane do Referatu Kadr. Powyższe jest zgodne z § 46 Regulaminu pracy UM Opola.
Zgodnie z § 17 ust. 3 pkt 2 Regulaminu organizacyjnego Urzędu Miasta Opola wyciągi z rzeczowego wykazu akt dla Wydziału przygotowuje naczelnik w drodze zarządzenia (§ 11 zarządzenia wewnętrznego w sprawie organizacji pracy Wydziału).
Zarządzenie wewnętrzne nr IM-0147/03/08 naczelnika Wydziału Inwestycji Miejskich z dnia 15 grudnia 2008r. w sprawie ustalania zasad kontroli wewnętrznej – wydane na podstawie § 17 ust. 3 pkt 1 lit. b Regulaminu organizacyjnego UM Opola – jest spójne z obowiązującym Regulaminem organizacyjnym z dnia 11.08.2006r. oraz jest zgodne z Regulaminem kontroli wewnętrznej Urzędu Miasta Opola. Procedura kontrolna została zatwierdzona przez Prezydenta Miasta Opola zgodnie § 5 ust. 9 Regulaminu kontroli wewnętrznej UM Opola oraz z § § 17 ust. 3 pkt 1 Regulaminu organizacyjnego Urzędu Miasta Opola.
2. Wydział Inżynierii Miejskiej
Zarządzenie naczelnika Wydziału nr Inż.M-0147/2/06 z dnia 28 września 2006r. w sprawie organizacji pracy Wydziału. Zarządzenie zostało wydane przez naczelnika, zgodnie z § 17 ust. 3 pkt 1 lit a Regulaminu organizacyjnego UM Opola. Zarządzenie zostało zatwierdzone przez Prezydenta Miasta Opola.
W zakresie podziału na referaty ww. zarządzenie jest zgodne z Regulaminem organizacyjnym UM Opola. Zakres zadań poszczególnych referatów mieści się w obszarze zadań Wydziału wymienionych w Regulaminie organizacyjnym UM Opola. W zakresie zadań Referatów nie zostały przypisane : współpraca z Energetyka Cieplną Opolszczyzny S.A. oraz Zakładem Komunalnym sp. z o.o.
Pisma w imieniu Prezydenta (akty administracyjne oraz zaświadczenia) podpisuje naczelnik Wydziału).
Nazewnictwo i symbolika stosowane w zarządzeniu wewnętrznym są zgodne z Regulaminem organizacyjnym UM Opola oraz Załącznikiem nr 1 do tego Regulaminu.
Zgodnie z § 8 wewnętrznego zarządzenia wnioski urlopowe akceptowane są przez kierowników referatów, osobę prowadzącą zastępstwo zatwierdzane przez naczelnika Wydziału i przekazywane do Referatu Kadr. Regulamin pracy Urzędu Miasta Opola (§ 46 ust. 4) wprost zobowiązuje bezpośrednich przełożonych (w przypadku Wydziału Inżynierii Miejskiej będą to kierownicy referatów) do pisemnej akceptacji i przekazania wniosku urlopowego do Referatu Kadr.
Zgodnie z § 17 ust. 3 pkt 2 Regulaminu organizacyjnego Urzędu Miasta Opola wyciągi z rzeczowego wykazu akt dla Wydziału przygotowuje naczelnik w drodze zarządzenia (§ 11 zarządzenia wewnętrznego w sprawie organizacji pracy Wydziału).
Zarządzenie wewnętrzne naczelnika Wydziału w sprawie ustalania zasad kontroli wewnętrznej nr Inż.M.-0147/1/2005 z dnia 17 października 2005r. – wydane na podstawie § 52 pkt 5 Regulaminu organizacyjnego UM Opola obowiązującego przed 1 sierpnia 2006r. – jest spójne z obowiązującym Regulaminem organizacyjnym z dnia 11.08.2006r. oraz jest zgodne z Regulaminem kontroli wewnętrznej Urzędu Miasta Opola. Procedura kontrolna została zatwierdzona przez Prezydenta Miasta Opola zgodnie § 5 ust. 9 Regulaminu kontroli wewnętrznej UM Opola oraz z § § 17 ust. 3 pkt 1 Regulaminu organizacyjnego Urzędu Miasta Opola.
3. Biuro ds. Międzynarodowych
Zarządzenie wewnętrzne nr BSM-0147-2/06 naczelnika Biura Spraw Międzynarodowych z dnia 22 maja 2006r.w sprawie organizacji pracy Biura Spraw Międzynarodowych. Zarządzenie zostało wydane przez naczelnika zgodnie z § 52 ust. 1 Regulaminu organizacyjnego UM Opola obowiązującego przed 1.08.2006r. Zarządzenie zostało zatwierdzone przez Prezydenta Miasta Opola, zgodnie z postanowieniami ówczesnego Regulaminu.
W zakresie podziału na stanowiska pracy zarządzenie jest zgodne z Regulaminem organizacyjnym UM Opola. Zakres zadań poszczególnych stanowisk mieści się w obszarze zadań Biura, wymienionych w ww. Regulaminie organizacyjnym.
Szczegółowy podział zadań i zastępstw określony został w zakresach uprawnień, zgodnie z § 5 ust. 1 Regulaminu pracy UM Opola.
Nazewnictwo i symbolika stosowane w zarządzeniu wewnętrznym są zgodne z Regulaminem organizacyjnym UM Opola oraz Załącznikiem nr 1 do tego Regulaminu.
Zgodnie z § 10 wewnętrznego zarządzenia wnioski urlopowe akceptowane są przez naczelnika Biura, zgodnie z § 46 ust. 4 Regulaminu pracy UM Opola.
Zgodnie z § 17 ust. 3 pkt 2 Regulaminu organizacyjnego Urzędu Miasta Opola wyciągi z rzeczowego wykazu akt dla Wydziału przygotowuje naczelnik w drodze zarządzenia (§ 11 zarządzenia wewnętrznego w sprawie organizacji pracy Biura).
Zarządzenie wewnętrzne nr BSM-0147-1/06 naczelnika Biura Spraw Międzynarodowych z dnia 15 maja 2006r. w sprawie ustalenia zasad kontroli wewnętrznej w Biurze Spraw Międzynarodowych – wydane na podstawie § 52 pkt 5 Regulaminu organizacyjnego UM Opola obowiązującego przed 1 sierpnia 2006r. – jest spójne z obowiązującym Regulaminem organizacyjnym z dnia 11.08.2006r. oraz jest zgodne z Regulaminem kontroli wewnętrznej Urzędu Miasta Opola. Procedura kontrolna została zatwierdzona przez Prezydenta Miasta Opola zgodnie § 5 ust. 9 Regulaminu kontroli wewnętrznej UM Opola oraz z § § 17 ust. 3 pkt 1 Regulaminu organizacyjnego Urzędu Miasta Opola.
4. Urząd Stanu Cywilnego
Zarządzenie wewnętrzne nr USC.I.0147-4/09 Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego z dnia 5 marca 2009r. w sprawie organizacji pracy w Wydziale. Zarządzenie zostało wydane przez naczelnika, zgodnie z § 17 ust. 3 pkt 1 lit a Regulaminu organizacyjnego UM Opola. Zarządzenie zostało zatwierdzone przez Prezydenta Miasta Opola.
W zarządzeniu wskazano zgodnie z § 32 Regulaminu organizacyjnego UM Opola podział USC na stanowiska pracy, adekwatnie do zadań Wydziału. Szczegółowy podział zadań zawarto w opisach stanowisk, zgodnie z § 5 Regulaminu organizacyjnego UM Opola.
W zarządzeniu ustalono podział nadzoru w Wydziale.
Kierownik USC podpisuje wszystkie pisma, zarządzenia akty stanu cywilnego oraz akty administracyjne, także w imieniu Prezydenta na mocy odpowiedniego upoważnienia, z wyjątkiem spraw zastrzeżonych do osobistej aprobaty Prezydenta. Zastępcy kierownika podpisują pisma zgodnie z udzielonym im upoważnieniem kierownika USC.
Nazewnictwo i symbolika stosowane w zarządzeniu wewnętrznym są zgodne z Regulaminem organizacyjnym UM Opola oraz Załącznikiem nr 1 do tego Regulaminu.
Zgodnie z § 8 wewnętrznego zarządzenia wnioski urlopowe przedkładane są do zatwierdzenia kierownikowi USC, lub jego zastępcy podczas nieobecności, który zgodę wyraża swoim podpisem. Powyższe jest zgodne z § 46 Regulaminu pracy UM Opola.
Zgodnie z § 17 ust. 3 pkt 2 Regulaminu organizacyjnego Urzędu Miasta Opola wyciągi z rzeczowego wykazu akt dla Wydziału przygotowuje naczelnik w drodze zarządzenia (§ 9 zarządzenia wewnętrznego w sprawie organizacji pracy Urzędu stanu Cywilnego).
Zarządzenie wewnętrzne nr USC.I.0147-3/09 Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego z dnia 18 lutego 2009r. w sprawie procedur kontrolnych – wydane na podstawie § 17 ust. 3 pkt 1 lit. b Regulaminu organizacyjnego UM Opola – jest spójne z obowiązującym Regulaminem organizacyjnym z dnia 11.08.2006r. oraz jest zgodne z Regulaminem kontroli wewnętrznej Urzędu Miasta Opola. Procedura kontrolna została zatwierdzona przez Sekretarza Miasta, mimo, że zgodnie § 5 ust. 9 Regulaminu kontroli wewnętrznej UM Opola oraz § 17 ust. 3 pkt 1 Regulaminu organizacyjnego Urzędu Miasta Opola jest to uprawnienie dla Prezydenta. Zatwierdzenie to nie nastąpiło z upoważnienia Prezydenta Miasta, bowiem brak takiej wzmianki przy podpisie.
5. Wydział Oświaty
Zarządzenie wewnętrzne nr OŚ.I.0147-1/09 naczelnika Wydziału Oświaty z dnia 5 stycznia 2009r. w sprawie organizacji pracy w Wydziale Oświaty wydane zostało na podstawie § 17 ust. 3 pkt 1 lit a Regulaminu organizacyjnego UM Opola. Zarządzenie zostało zatwierdzone przez Prezydenta Miasta Opola.
W zarządzeniu (pkt II) wskazano zgodnie z § 36 Regulaminu organizacyjnego UM Opola podział Wydziału na 3 referaty: Organizacji i Rozwoju Oświaty, Jakości Kadr i Projektów Edukacyjnych oraz Inwestycji, Remontów i Eksploatacji Obiektów Oświatowych oraz 2 samodzielne stanowiska pracy: ds. administracyjnych i obsługi sekretariatu i ds. zapewnienia bezpieczeństwa w jednostkach oświatowych. W zarządzeniu ustalono podział nadzoru w Wydziale.
Naczelnik Wydziału podpisuje pisma wychodzące z wydziału, a podczas jego nieobecności zastępca naczelnika, a w przypadku nieobecności zastępcy upoważnieni przez naczelnika kierownicy referatów adekwatnie do zakresu zadań nadzorowanego referatu. Do podpisu pism wychodzących z Wydziału upoważnień udziela naczelnik Wydziału, natomiast pisma o charakterze przygotowawczym i techniczno-kancelaryjnym z zakresu zadań realizowanych przez dany referat podpisują kierownicy referatów.
Nazewnictwo i symbolika stosowane w zarządzeniu wewnętrznym są zgodne z Regulaminem organizacyjnym UM Opola oraz Załącznikiem nr 1 do tego Regulaminu.
Zgodnie z pkt. 7 wewnętrznego zarządzenia wnioski urlopowe przedkładane są do zatwierdzenia bezpośrednim przełożonym urlopowanego pracownika i po zatwierdzeniu przez naczelnika przekazywane do Referatu Kadr. Powyższe jest zgodne z § 46 Regulaminu pracy UM Opola.
Zgodnie z § 17 ust. 3 pkt 2 Regulaminu organizacyjnego Urzędu Miasta Opola wyciągi z rzeczowego wykazu akt dla Wydziału przygotowuje naczelnik w drodze zarządzenia (pkt 9 zarządzenia wewnętrznego w sprawie organizacji pracy Wydziału).
Zarządzenie wewnętrzne nr Oś.I.0147-2/06 naczelnika Wydziału Oświaty z dnia 2 maja 2006r. w sprawie ustalenia zasad kontroli wewnętrznej w Wydziale Oświaty – wydane na podstawie § 52 pkt 5 Regulaminu organizacyjnego UM Opola obowiązującego przed 1 sierpnia 2006r. – jest spójne z obowiązującym Regulaminem organizacyjnym z dnia 11.08.2006r. oraz jest zgodne z Regulaminem kontroli wewnętrznej Urzędu Miasta Opola. Procedura kontrolna została zatwierdzona przez Prezydenta Miasta Opola zgodnie § 5 ust. 9 Regulaminu kontroli wewnętrznej UM Opola oraz z § § 17 ust. 3 pkt 1 Regulaminu organizacyjnego Urzędu Miasta Opola.
6. Wydział Informatyki
Zarządzenie naczelnika Wydziału nr I-0147/-1/06 z dnia 22 września 2006r. w sprawie organizacji pracy Wydziału. Zarządzenie zostało wydane przez naczelnika, zgodnie z § 17 ust. 3 pkt 1 lit a Regulaminu organizacyjnego UM Opola. Zarządzenie zostało zatwierdzone przez Prezydenta Miasta Opola.
W zakresie podziału na referaty ww. zarządzenie jest zgodne z Regulaminem organizacyjnym UM Opola. Zakres zadań poszczególnych referatów mieści się w obszarze zadań Wydziału wymienionych w Regulaminie organizacyjnym UM Opola.
Pisma w imieniu Prezydenta (akty administracyjne oraz zaświadczenia) podpisuje naczelnik Wydziału.
Nazewnictwo i symbolika stosowane w zarządzeniu wewnętrznym są zgodne z Regulaminem organizacyjnym UM Opola oraz Załącznikiem nr 1 do tego Regulaminu.
Zgodnie z § 11 wewnętrznego zarządzenia wnioski urlopowe pracownicy Wydziału są zobowiązani przedłożyć naczelnikowi. Regulamin pracy Urzędu Miasta Opola (§ 46 ust. 4) wprost zobowiązuje pracownika do złożenia takiego wniosku do bezpośredniego przełożonego (w przypadku Wydziału Informatyki będą to kierownicy referatów) do pisemnej akceptacji i przekazania wniosku urlopowego do Referatu Kadr.
Zgodnie z § 17 ust. 3 pkt 2 Regulaminu organizacyjnego Urzędu Miasta Opola wyciągi z rzeczowego wykazu akt dla Wydziału przygotowuje naczelnik w drodze zarządzenia (§ 12 zarządzenia wewnętrznego w sprawie organizacji pracy Wydziału).
Zarządzenie wewnętrzne naczelnika Wydziału w sprawie ustalania zasad kontroli wewnętrznej nr I.-0147-2/2005 – wydane na podstawie § 17 ust. 3 pkt 1 lit b Regulaminu organizacyjnego UM Opola – jest spójne z obowiązującym Regulaminem organizacyjnym z dnia 11.08.2006r. oraz z Regulaminem kontroli wewnętrznej Urzędu Miasta Opola. Procedura kontrolna została zatwierdzona przez Prezydenta Miasta Opola zgodnie § 5 ust. 9 Regulaminu kontroli wewnętrznej UM Opola oraz z § § 17 ust. 3 pkt 1 Regulaminu organizacyjnego Urzędu Miasta Opola.
Zgodnie z § 39 ust.1 Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola stanowiącego załącznik do zarządzenia nr OR.II-0152/18/2003 Prezydenta Miasta Opola z dnia 9 czerwca 2003 r. w sprawie Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola zmienionego zarządzeniem Prezydenta Miasta Opola nr OR.I-152-32/2004 z dnia 24.08.2004 r., nr OR.I-0152-42/2004 z dnia 29.10.2004 r., nr OR.I-0152-218/2008 z dnia 16.04.2008r. kierownik jednostki kontrolowanej ma prawo pisemnie, w terminie 7 dni roboczych od daty doręczenia protokołu kontroli, zgłosić kierownikowi zespołu kontrolnego umotywowane zastrzeżenia do ustaleń zawartych w protokole.
|
Jednostka kontrolowana
W dniu dzisiejszym otrzymałem/am egzemplarz protokołu.
(podpisy)
Data: Opole,......
|
Zespół kontrolny
(podpisy)
Data: Opole, .......
|
Podpis Głównego Specjalisty: (na ostatecznej wersji roboczej)
Podpis Naczelnika Wydziału: (na ostatecznej wersji roboczej)
2010-09-10 11:54:20 - Wnioski (45.00 kB)
