·         Ustawa z dnia 20 czerwca 1997r. - Prawo o ruchu drogowym (tekst jednolity Dz. U. Nr 108 z 2005r., poz. 908 - z późn. zm. ).

·         Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 27 września 2003r. w sprawie szczegółowych czynności organów w sprawach związanych z dopuszczeniem pojazdów do ruchu oraz wzorów dokumentów w tych sprawach ( tekst jednolity Dz.U. Nr 137 z 2007r., poz. 968 ).

·         Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 22 lipca 2002r. w sprawie rejestracji i oznaczania pojazdów ( tekst jednolity Dz.U. Nr 186 z 2007r., poz. 1322. ).

·         Ustawa z dnia 16 listopada 2006r. o opłacie skarbowej ( Dz. U. z 2006r. Nr 225, poz. 1635 z późn. zm. ).

·         Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 września 2007r. w sprawie zapłaty opłaty skarbowej ( Dz. U. z 2007r. Nr 187, poz. 1330 ).

·         Kodeks postępowania administracyjnego ( Dz. U. z 2000r. Nr 98, poz. 1071 z późn. zm. ).

Celem kontroli jest ocena zgodności z obowiązującymi przepisami i procedurami procesu rejestracji i wyrejestrowywania pojazdów, w tym:

a)    organizacyjno prawnego przygotowania Referatu Rejestracji Pojazdów do wydawania dokumentów rejestracyjnych pojazdów mechanicznych oraz ich wyrejestrowywania,

b)    przeglądu przepisów i procedur w zakresie wydawania dowodów rejestracyjnych oraz wyrejestrowywania pojazdów mechanicznych,

c)     analiza wyłonionych akt spraw pod kątem zgodności z istniejącymi procedurami i obowiązującymi przepisami.

Postępowanie kontrolne przeprowadzone zostało na podstawie zgromadzonego materiału – 237 indywidualnych akt spraw zarejestrowanych i rozpatrzonych przez Referat w 2009 r., a wyłonionych na podstawie próby losowej przy założeniu poziomu ufności 90%, oczekiwanej ilości błędów w wysokości 3% oraz precyzji równej 1,75 (akta kontroli tom I s. 1-2).

Wyłonione a następnie objęte badaniami akta dotyczyły w szczególności:

ü      procedury wewnętrznej w procesie rejestracji pojazdów (pisemna),

ü      procedury wewnętrznej w procesie wyrejestrowania pojazdu na wniosek właściciela (pisemna),

Jednocześnie w trakcie prowadzonych czynności kontrolnych na podstawie ustnych wyjaśnień kierownika referatu stwierdzono funkcjonowanie trzeciej procedury, występującej jedynie w formie ustnej a dotyczącej wyrejestrowania pojazdu z urzędu.

Ponadto kontrolą objęto zarządzenia wewnętrzne naczelnika Wydziału Komunikacji, zakresy czynności na podstawie opisów stanowisk pracy oraz sposób rejestracji załatwianych spraw.      

 

Wymienione dowody zostały przeanalizowane w następującym zakresie:

§         Prawidłowości prowadzonych w referacie postępowań w procesie wydawania dowodów rejestracyjnych oraz wyrejestrowywania pojazdów w oparciu o istniejące procedury oraz obowiązujące w tym zakresie akty prawne,

§         Terminowości rozpatrywania wniosków o wydanie dowodu rejestracyjnego bądź wyrejestrowania pojazdu,

§         Rzetelności i legalności prowadzonego rejestru (ewidencji),

§         Prawidłowości i skuteczności sprawowanego nadzoru kadry kierowniczej nad powierzonymi pracownikom zadaniami.

 

Poza analizą dokumentacji uzyskano w trakcie prowadzonych czynności kontrolnych ustne i pisemne wyjaśnienia od kierownika Referatu (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) oraz naczelnika Wydziału Gerarda Żakowskiego.

 

W oparciu o Zarządzenie wewnętrzne Nr KM.IV-0147/1/09 Naczelnika Wydziału Komunikacji z dnia 27 lutego 2009 r. (akta kontroli tom I s. 3-14) w sprawie organizacji pracy Wydziału ustalono, że w badanym okresie jego pracą kierował:

§         Naczelnik Gerard Żakowski

Przy pomocy

§         Kierowników Referatów.

Zgodnie z zakresem kontroli badaniu poddano dokumentację Referatu Rejestracji Pojazdów, w którym na przestrzeni 2009 r. zatrudnionych było 13 osób w tym kierownik kontrolowanego Referatu.

Wyżej wymienione zarządzenie dotyczące organizacji pracy Wydziału oraz opisy stanowisk pracy (akta kontroli tom I s. 15-18) w sposób zadawalający precyzują podział dotyczący nadzoru prowadzonych postępowań osób odpowiedzialnych za prawidłowe funkcjonowanie Referatu, oraz w sposób szczegółowy określają jego zadania, i tak:

 

 

 

Ø      weryfikacja dokumentów przedkładanych do rejestracji pojazdów,

Ø      dokonywanie czasowej rejestracji pojazdu z urzędu, na wniosek właściciela pojazdu lub na wniosek jednostki upoważnionej do przeprowadzania badań homologacyjnych lub jednostki badawczej producenta pojazdu, jego wyposażenia lub części,

Ø      dokonywanie rejestracji pojazdów: nowych, sprowadzonych z zagranicy lub powierzonych przez zagraniczną osobę prawną lub fizyczną podmiotowi polskiemu oraz przerejestrowywanie pojazdów używanych,

Ø      dokonywanie korekt w module ewidencji pojazdów po migracji,

Ø      informowanie państw członkowskich za pomocą systemu informatycznego – „Pojazd”, rejestracji pojazdu sprowadzonego z państwa członkowskiego, jego cechach identyfikacyjnych i zatrzymaniu dowodu rejestracyjnego, a w przypadku jeżeli państwo członkowskie wymaga zwrotu dowodu rejestracyjnego, przesłanie go za pośrednictwem ministra właściwego do spraw transportu,

Ø      dokonywanie pisemnego lub elektronicznego potwierdzenia rejestracji pojazdu w organie rejestrującym państwa członkowskiego, w przypadku przedstawienia do rejestracji tylko I części dowodu rejestracyjnego,

Ø      zamawianie drogą teletransmisji w Polskiej Wytwórni Papierów Wartościowych: dowodów rejestracyjnych, kart pojazdów, nalepek kontrolnych oraz wtórników tych dokumentów, przyjmowanie przesyłek PWPW oraz wpinanie dokumentów do teczek pojazdów,

Ø      wydawanie dowodów rejestracyjnych, pozwoleń czasowych zalegalizowanych tablic rejestracyjnych, kart pojazdów i nalepek kontrolnych oraz wtórników tych dokumentów,

Ø      wydawanie skierowań na dodatkowe badania techniczne pojazdów w razie uzasadnionego przypuszczenia , że zagrażają bezpieczeństwu ruchu drogowego lub naruszają wymagania ochrony środowiska oraz w celu uzupełnienia brakujących danych technicznych niezbędnych do rejestracji,

Ø      składanie zamówień w Instytucie Transportu Drogowego na klasyfikację pojazdów oraz przyjmowanie klasyfikacji z ITS,

Ø      dokonywanie potwierdzeń zgodności danych o pojazdach dla innych organów rejestrujących oraz przyjmowanie potwierdzeń zgodności danych pojazdów z innych organów dokonujących rejestracji pojazdów,

Ø      dokonywanie zmian danych zamieszczonych w dowodach rejestracyjnych w przypadku zmiany stanu faktycznego (zmin adresu, wymiana podwozia lub ramy, zmiany konstrukcyjne zmieniające rodzaj pojazdu, zmiana innych danych pojazdu),

Ø      zamawianie i wydawanie wtórników tablic rejestracyjnych,

Ø      dokonywanie i wykreślanie adnotacji w dowodach rejestracyjnych, pozwoleniach czasowych i kartach pojazdu,

Ø      zamieszczanie i wykreślanie w dowodach rejestracyjnych pozwoleniach czasowych zastrzeżeń wynikających z prawa celnego,

Ø      przyjmowanie zawiadomień o zbyciu lub nabyciu pojazdu,

Ø      dokonywanie wyrejestrowania pojazdów z powodu trwałej udokumentowanej utraty oraz wycofanych z eksploatacji, skradzionych, wywiezionych za granicę, zniszczonych za granicą,

Ø      przyjmowanie zaświadczeń o demontażu pojazdu ze stacji, demontażu lub z punktu zbierania pojazdów,

Ø      dokonywanie czasowego wycofania pojazdów z ruchu i wydawanie decyzji o czasowym wycofaniu pojazdów z ruchu,

Ø      wydawanie decyzji administracyjnych dotyczących rejestracji i wyrejestrowania pojazdów,

a)    wzajemna kontrola w zakresie wydawania decyzji, poprzez parafowanie decyzji przez drugiego pracownika, również upoważnionego przez Prezydenta w tym zakresie,

b)    przygotowanie projektów i decyzji, po uprzednim sprawdzeniu pod względem merytorycznym i parafowaniu własnoręcznym podpisem umieszczonym na kopii z lewej strony,

Ø      prowadzenie innych postępowań administracyjnych oraz wydawanie merytorycznych rozstrzygnięć w zakresie spraw dotyczących Referatu,

Ø      wprowadzenie i przetwarzanie danych w systemie „Pojazd”,

Ø      zakładanie, opisywanie teczek z aktami pojazdu oraz wpinanie dokumentów w założonych teczkach,

Ø      prowadzenie ewidencji przychodów i rozchodów dokumentów komunikacyjnych oraz tablic rejestracyjnych,

Ø      prowadzenie ewidencji tablic indywidualnych wydawanych na obszarze województwa,

Ø      wyznaczanie w ramach województwa dla każdego organu rejestrującego pojemności rejestracyjnej tablic tymczasowych oraz tymczasowych badawczych,

Ø      przyznawanie dla pojazdów Biura Ochrony Rządu, Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, kontroli skarbowej i Służby Celnej numerów rejestracyjnych na podstawie zgłoszonego zapotrzebowania,

Ø      dokonywanie ocen jakości dostawców i wykonawców tablic rejestracyjnych i dokumentów komunikacyjnych,

Ø      podejmowanie czynności mających na celu ustalenia właściciela pojazdu w przypadkach usunięcia pojazdu z drogi,

Ø      udzielenie odpowiedzi na wpływającą do Referatu korespondencję,

Ø      wydawanie zaświadczeń z zakresu kompetencji Referatu,

Ø      udzielanie informacji uprawnionym organom i instytucjom na temat pojazdów i ich właścicieli,

Ø      prowadzenie kontroli spełniania przez posiadaczy pojazdów obowiązku ubezpieczenia OC oraz powiadomienie Ubezpieczeniowego Funduszu Gwarancyjnego o braku dokumentu potwierdzającego zawarcie umowy ubezpieczenia obowiązkowego OC,

Ø      podejmowanie inicjatywy zorganizowania przetargu publiczngo na wykonanie tablic rejestracyjnych,

Ø      zwracanie dowodów rejestracyjnych, pozwoleń czasowych zatrzymanych przez Policję lub stacje kontroli pojazdów potwierdzeniu ustania przyczyny zatrzymania,

Ø      opracowanie, aktualizacja dokumentów dotyczących systemu zarządzania jakością w zakresie działania Referatu oraz ich weryfikacja zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi,

Ø      opracowanie treści, informacji zamieszczonych na stronach internetowych Urzędu oraz na tablicy informacji Wydziału,

Ø      przygotowanie protokołu tablic rejestracyjnych przeznaczonych do złomowania podpisywanego przez komisję złożoną przynajmniej z trzech osób w tym Naczelnika Wydziału lub Kierownika Referatu Rejestracji Pojazdów,

Ø      przygotowanie dokumentów komunikacyjnych przeznaczonych do zniszczenia przez komisję złożoną przynajmniej z trzech osób: w tym Naczelnika Wydziału,

Ø      przygotowywanie materiałów dla potrzeb Rady miasta i Prezydenta oraz okresowych ocen, analiz informacji i sprawozdań z zakresu działania Referatu,

Ø      prawidłowy opis faktur wpływających do referatu.

 

W wyniku przeprowadzonych czynności kontrolnych oraz na podstawie załącznika do zarządzenia Nr OR.I-0152-550/09 PMO z dnia 17 grudnia 2009 r. (akta kontroli tom I s. 19-21) stanowiącego wykaz ewidencji i rejestrów prowadzonych przez wydziały Urzędu Miasta Opola wReferacie Rejestracji Pojazdów – Wydziału Komunikacji prowadzone są:

 

1.     Wykaz dokumentów o posiadanych i wydawanych dowodach rejestracyjnych, pozwoleniach czasowych, pozwoleniach czasowych badawczych, kartach pojazdu, nalepkach kontrolnych i znakach legalizacyjnych.

2.     Wykaz tablic Rejestracyjnych , wykaz nowych tablic przyjętych i wydanych oraz wykaz tablic zwróconych .

 

Oba wymienione wykazy prowadzone są w systemie teleinformatycznym rejestracji pojazdów „POJAZD” w oparciu o dokumenty dostarczone przez klientów Urzędu, gromadzone w aktach pojazdu oznaczonych numerem rejestracyjnym pojazdu.

Oprócz wymienionych wyżej wykazów prowadzonych systemem teleinformatycznym w Referacie Rejestracji Pojazdów prowadzone są ewidencje dotyczące:

 

1.     Tablic indywidualnych wydanych na obszarze województwa (akta kontroli tom I s. 22-24)

2.     spisu prowadzonych w Referacie spraw (akta kontroli tom I s. 25-32).  

Spis taki prowadzi ręcznie każdy pracownik, który dokonuje rejestracji pojazdu zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt oraz Zarządzeniem wewnętrznym Nr KM.IV-0147/1/09 Naczelnika Wydziału Komunikacji z dnia 27 lutego 2009 r. w sprawie organizacji pracy Wydziału.

 

Dla przejrzystości działań w celu prawidłowego postępowania w prowadzonych przez Referat Rejestracji pojazdów zgodnie z wytycznymi Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania Jakością w Urzędzie Miasta Opola z dnia 21 kwietnia 2008 r. (akta Kontroli tom I s. 34-36) oraz 19 stycznia 2009 r. (akta kontroli tom I s. 37-39) opracowano dwie procedury dotyczące:

 

a)    rejestracji pojazdu (akta kontroli tom I s. 40-51),

b)    wyrejestrowania pojazdu na wniosek właściciela (akta kontroli tom I s. 52-65).

 

Wymienione wyżej procedury zostały wprowadzone Zarządzeniem Wewnętrznym Nr KM.IV-0147-2/09 Naczelnika Wydziału Komunikacji z dnia 30 marca 2009 r. w sprawie stosowania procedur wewnętrznych (akta kontroli tom I s. 66).

Na podstawie wyżej wymienionych procedur kontrolujący dokonali analizy 237 postępowań prowadzonych i zakończonych przez kontrolowany Referat w 2009 r. (akta kontroli tom I s. 67-69).

 Wyniki analiz kontrolujący przedstawili wraz z opisem pod odpowiednimi tabelami dokumentującymi ich przebieg.

W celu dokonania oceny procesu postępowania w sprawach dotyczących rejestracji pojazdu oraz jego wyrejestrowania na wniosek właściciela, zespół kontrolny w oparciu o istniejące procedury oraz obowiązujące w tym zakresie przepisy wybrał odpowiednie atrybuty, które w istotny sposób odzwierciedlają proces wydawania i odbierania poprzez wyrejestrowanie pojazdu dokumentu będącego dowodem rejestracyjnym.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

W związku ze stwierdzonymi w trakcie kontroli uchybieniami w indywidualnych aktach spraw, dotyczącymi przekroczenia terminów do wydania decyzji administracyjnych, kierownik Referatu Rejestracji Pojazdów złożył w sprawie w dniu 26.02.2010 r. pisemne wyjaśnienia z których wynika, że:

 

Natomiast w sprawie umieszczonej pod poz. 117 decyzja została wydrukowana z systemu z datą zawierającą błąd, którego nie zauważono”. (akta kontroli tom I s. 50-71)

 

W związku ze stwierdzonymi uchybieniami zespół kontrolny postanowił uznać złożone w trakcie czynności kontrolnych wyjaśnienia dotyczące przekroczenia terminów do wydania decyzji wskazując przepis art. 35 § 5 jako podstawę swojej decyzji.

Nie uznano natomiast wyjaśnień dotyczących postępowania umieszczonego w tabeli pod poz. 117, ponieważ popełniony błąd w dacie decyzji wiąże się z niezachowaniem odpowiedniej staranności przy jej wydaniu.      

o