|
KWiA –I–0914/30/2010
|
Opole, 18 listopada 2010 r.
|
|
PROTOKÓŁ KONTROLI NR 55/2010
|
|
Jednostka kontrolowana
|
Wydział Administracyjno Gospodarczy Urzędu Miasta Opola
|
|
Nazwa organu sprawującego nadzór
|
Prezydent Miasta Opola
|
|
Termin przeprowadzenia kontroli
|
od 25 października do 22 listopada 2010 r.
|
|
Imię i nazwisko przeprowadzającego kontrolę oraz stanowisko
|
Wiesław Pałczyński - starszy specjalista
w Wydziale Kontroli Wewnętrznej i Audytu
Monika Pijanka – inspektor w Wydziale Kontroli Wewnętrznej i Audytu
|
|
Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli
|
115/2010
116/2010
|
|
Przedmiot kontroli
|
prawidłowość wykorzystania środków budżetowych przeznaczonych na zakupy inwestycyjne oraz usługi remontowe dot. Urzędu Miasta w 2009 roku.
|
|
Okres objęty kontrolą
|
2009 r.
|
|
Imię i nazwisko kierownika kontrolowanej jednostki – stanowisko służbowe
|
Danuta Juszczak-Puppel – naczelnik wydziału
|
|
Wyjaśnień w czasie kontroli udzielali:
|
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))– z-ca naczelnika
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))- kierownik
|
Podstawy prawne
1. Ustawa z dnia 30 czerwca 2005 r. r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 z późniejszymi zmianami).
2. Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. Nr 19, poz.177 z późniejszymi zmianami).
3. Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. Nr 76, poz.694 z późniejszymi zmianami).
4. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 19 sierpnia 2005 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 170, poz. 1426 z późniejszymi zmianami).
5. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz
6. środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107 poz. 726 z późn. zm.).
7. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142 poz. 1020).
8. Komunikat Nr 13 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006 r. w sprawie standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF z 2006 r. Nr 7 poz. 58).
8. Zarządzenie Prezydenta Miasta Opola Nr OR.I-0151- 807/08z dnia20 maja 2008 r. w sprawie zasad udzielania zamówień o wartości nie przekraczającej kwoty 14.000,00 EURO netto w Urzędzie Miasta Opola.
9. Zarządzenie Prezydenta Miasta Opola Nr OR.I-0152- 2/2004z dnia26 stycznia 2004 r. w sprawie wprowadzenia zasad dokumentowania przyjęcia do ewidencji środków trwałych.
10. Zarządzenie Prezydenta Miasta Opola Nr OR.I-0152- 62/2005z dnia26 sierpnia 2005 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów księgowych w Urzędzie Miasta Opola.
Cel kontroli
Celem kontroli było:
- ocena prawidłowości gospodarowania środkami budżetowymi,
- ocena rzetelności sporządzanych sprawozdań,
- sprawdzenie procedur wyłaniania dostawców,
- sprawdzenie prawidłowości ewidencjonowania zakupionego sprzętu.
Metodyka przeprowadzenia kontroli
Dokonano analizy wszystkich wydatków zaewidencjonowanych w 2009 r. w poszczególnych rozdziałach i paragrafach pod kątem prawidłowości ich zaewidencjonowania i zaklasyfikowania. Sprawdzono procedury wyłaniania dostawców i usługobiorców. Porównano przeprowadzone postępowania z obowiązującymi przepisami. Na podstawie faktur ustalono kwoty i rodzaje poszczególnych wydatków oraz wytypowano wydatki do szczegółowej kontroli pod kątem wykorzystania przyznanych środków zgodnie z ich przeznaczeniem oraz ich związku z realizacją poszczególnych zadań. Sprawdzono czy wydatki dokonywane były w wysokościach i terminach wynikających z zawartych umów.Sprawdzono czy zakupione składniki majątkowe zostały ujęte w ewidencji księgowej na podstawie właściwych dokumentów.
Kryteria
1. Zgodnie z art. 35 ustawy o finansach publicznych wydatki publiczne mogą być ponoszone na cele i w wysokości ustalonej w uchwale budżetowej i planie finansowym oraz powinny być dokonywane:
- w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów,
- w sposób umożliwiający terminową realizację zadań,
- w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.
Jednostki sektora finansów publicznych dokonują wydatków zgodnie z przepisami dotyczącymi poszczególnych rodzajów wydatków oraz zawierają umowy, których przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane na zasadach określonych w przepisach o zamówieniach publicznych.
2. Zgodnie z art. 4 pkt 8 ustawy Prawo zamówień publicznych – ustawy nie stosuje się do zamówień i konkursów, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14.000 euro.
3. Zgodnie z zarządzeniem Prezydenta Miasta Opola Nr OR.I-0151- 807/08z dnia20 maja 2008 r. w sprawie zasad udzielania zamówień o wartości nie przekraczającej kwoty 14.000,00 EURO netto w Urzędzie Miasta Opola – jednorazowych zamówień powyżej 3.000 euro netto dokonuje się na podstawie zasad wyboru oferty, określonych w załączniku nr 7.
4. Zgodnie z zarządzeniem Prezydenta Miasta Opola Nr OR.I-0152- 2/2004z dnia26 stycznia 2004 r. w sprawie wprowadzenia zasad dokumentowania przyjęcia do ewidencji środków trwałych – przyjęcie środka trwałego winno być dokonane na podstawie dokumentu księgowego wystawionego przez wydział dokonujący zakupu.
5. Zgodnie z zarządzeniem Prezydenta Miasta Opola Nr OR.I-0152- 62/2005z dnia26 sierpnia 2005 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów księgowych w Urzędzie Miasta Opola:
- pracownicy merytoryczni zobowiązani są do umieszczenia na odwrocie oryginałów faktur dokładnego opisu zdarzenia gospodarczego, daty dokonania czynności, celowości zakupu oraz wskazanie właściwej podziałki klasyfikacji budżetowej,
- naczelnik wydziału merytorycznego dyscyplinarnie odpowiada za wydatkowane w ramach planu budżetu środki przeznaczone na realizację zadania.
USTALENIA KONTROLI
I. W zakresie ogólno-organizacyjnym
Zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym Urzędu Miasta Opola (akta kontroli Nr 10/55/I/8), do zakresu działania Wydziału Administracyjno Gospodarczego należy:
- planowanie, realizacja i rozlicznie remontów przeprowadzanych w Urzędzie,
- administrowanie obiektami Urzędu,
- obsługa wewnątrzzakładowej sieci telefonicznej.
Naczelnikiem wydziału jest Pani Danuta Juszczak-Puppel. Zgodnie ze schematem organizacyjnym pracę wydziału koordynuje i nadzoruje Sekretarz Miasta
Z ewidencji księgowej Urzędu Miasta Opola wynika, że w 2009 r. łączne wydatki inwestycyjne i usługi remontowe na potrzeby Urzędu wyniosły ogółem 1.585.864,33 zł (akta kontroli Nr 10/55/I/10-14).
Wydatki realizowane były w rozdziale 75095 w trzech niżej wymienionych paragrafach:
- paragraf 4270 - zakup usług remontowych na kwotę – 841.996,90zł,
- paragraf 6050 – wydatki inwestycyjne jednostek budżetowych na kwotę – 284.398,30 zł,
- paragraf 6060-wydatki na zakupy inwestycyjne jednostek budżetowych na kwotę – 459.469,13 zł.
II. W zakresie realizacji wydatków w rozdziale 75095, paragraf 4270- zakup usług remontowych
Z układu wykonawczego wynika, że plan wydatków w tym paragrafie na 2009 r. wynosił 1.350.000,00 zł (akta kontroli Nr 10/55/9). Z ewidencji księgowej wynika, że faktyczne wydatki wyniosły 841.996,90 zł (akta kontroli Nr 10/55/I/14). Sprawozdanie z realizacji wydatków w tym paragrafie naczelnik Wydziału sporządził w dniu 18.02.2010 r.(akta kontroli Nr 09/31/I/22). Dane zawarte w tym sprawozdaniu są zgodne z ewidencją księgową. Wydatki w tym zakresie obejmowały następujące zadania:
- remont nawierzchni na zapleczu budynku przy pl. Wolności 7-8,
- remont wieży ratuszowej,
- osuszanie budynku Ratusza,
- remont korytarzy Ratusza.
W czasie kontroli prowadzono analizę całościową dokumentacji poszczególnych wydatków wraz oceną prawidłowości przestrzegania procedur przetargowych.
Wyniki tej analizy przedstawiono w tabeli nr 1.
Stwierdzono, że wszystkie faktury są opisane przez naczelnika wydziału pod względem merytorycznym. Opis poszczególnej faktury zawiera ponadto numer umowy oraz wskazuje rozdział i paragraf płatności danego wydatku.
III. W zakresie realizacji wydatków w rozdziale 75095, paragraf 6050 –wydatki inwestycyjne jednostek budżetowych
Z układu wykonawczego wynika, że plan wydatków w tym paragrafie na 2009 r. wynosił 318.000,00 zł (akta kontroli Nr 10/55/I/9). Z ewidencji księgowej wynika, że faktyczne wydatki wyniosły 284.398,30 zł (akta kontroli Nr 10/55/I/11). Sprawozdanie z realizacji wydatków w tym paragrafie naczelnik Wydziału sporządził w dniu 18.02.2009 r.Dane zawarte w tym sprawozdaniu są zgodne z ewidencją księgową.
Szczegółowe dane dotyczące wydatków w tym zakresie i prowadzonych procedur przedstawia tabela nr 2.
IV. W zakresie realizacji wydatków w rozdziale 75095, paragraf 6060 –zakupy inwestycyjne jednostek budżetowych
Z układu wykonawczego wynika, że plan wydatków w tym paragrafie na 2009 r. wynosił 468.000,00 zł (akta kontroli Nr 10/55/I/9). Z ewidencji księgowej wynika, że faktyczne wydatki wyniosły 459.469,13 zł (akta kontroli Nr 10/55/I/11). Sprawozdanie z realizacji wydatków w tym paragrafie naczelnik Wydziału sporządził w dniu 18.02.2009 r.(akta kontroli Nr 10/55/I/23). Dane zawarte w tym sprawozdaniu są zgodne z ewidencją księgową.
Zakupy dotyczyły m.in.:
- kserokopiarek wielozadaniowych,
- niszczarki przemysłowej,
- prasy z belownicą do makulatury,
- powielacza cyfrowego,
- klimatyzacji,
- aktywne urządzenia do obsługi telefonii VIP dla wewnętrznych telefonów.
Szczegółowe dane dotyczące wydatków w tym zakresie i prowadzonych procedur przedstawia tabela nr 3 (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))
Ponadto stwierdzono, że wszystkie faktury są opisane przez naczelnika wydziału pod względem merytorycznym. Opis poszczególnej faktury zawiera ponadto numer umowy oraz wskazuje rozdział i paragraf płatności danego wydatku.
Protokół niniejszy sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden egzemplarz obustronnie podpisany doręczono naczelnikowi kontrolowanego wydziału.
2011-02-23 15:05:10 - wnioski pokontrolne (60.50 kB)
