|
KWiA-I-0913/7/1/2006
|
Opole, 25.08.2006 r.
|
|
PROTOKÓŁ KONTROLI nr 11/2006
|
|
Jednostka kontrolowana
|
Wydział Gospodarki Nieruchomościami, Geodezji i Kartografii
|
|
Nazwa organu sprawującego nadzór
|
Prezydent Miasta Opola
|
|
Termin przeprowadzenia kontroli
|
29.06.2006 r. do 07.07.2006 r.
|
|
Imię i nazwisko przeprowadzającego kontrolę oraz stanowisko
|
Jacek Spadło – inspektor w Wydziale Kontroli Wewnętrznej i Audytu
Agnieszka Lisiecka –podinspektor w Wydziale Kontroli Wewnętrznej i Audytu
|
|
Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli
|
Nr 23/2006
Nr 24/2006
|
|
Przedmiot kontroli
|
Realizacja wykonania zaleceń pokontrolnych z kontroli przeprowadzonej w 2004 r.
|
|
Okres objęty kontrolą
|
2003 r., 2004 r., 2005 r.
|
|
Imię i nazwisko kierownika kontrolowanej jednostki – stanowisko służbowe
|
Maria Rękas – Naczelnik Wydziału Gospodarki Nieruchomościami, Geodezji i Kartografii
|
|
Wyjaśnień w czasie kontroli udzielali
|
Maria Rękas – Naczelnik Wydziału Gospodarki Nieruchomościami, Geodezji i Kartografii
|
I. Podstawy prawne
1. Regulamin organizacyjny Urzędu Miasta Opola z dnia 15 czerwca 2000 r. z późniejszymi zmianami.
2. Zarządzenie Nr OR.II-0152/18/2003 Prezydenta Miasta Opola z dnia 9 czerwca 2003 r. w sprawie Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola.
3. Ustawa z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2000 r. Nr 46, poz. 543 z późniejszymi zmianami).
4. Ustawa z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. 01.142.1591 z późniejszymi zmianami).
5. Ustawa z dnia 21 marca 1985 r. o drogach publicznych (Dz. U. z 2000 r. Nr 71, poz. 838 z późniejszymi zmianami).
6. Ustawa z dnia 10 czerwca o zamówieniach publicznych (Dz. U. z 1998 r. Nr 119, poz. 773 z późniejszymi zmianami).
7. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93 z późniejszymi zmianami).
8. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 13 stycznia 1998 r. w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy (Dz. U. Nr 9 poz. 30 z późniejszymi zmianami).
9. rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112 poz. 1319).
10.Zarządzenie wewnętrzne Nr 1/01 Naczelnika Wydziału Gospodarki Nieruchomościami Geodezji i Kartografii z dnia 23 maja 2001 r. w sprawie określenia szczegółowych zadań Wydziału, wewnętrznej struktury organizacyjnej, podziału zadań, uprawnień, odpowiedzialności i zastępstw pracowników, nadzoru i uprawnień.
11. Zarządzenie wewnętrzne Nr 1/03 naczelnika Wydziału Gospodarki Nieruchomościami geodezji i Kartografii z dnia 1 kwietnia 2003 r. w sprawie określenia szczegółowych zadań Wydziału, wewnętrznej struktury organizacyjnej, podziału zadań, uprawnień, odpowiedzialności i zastępstw pracowników, nadzoru i upoważnień.
12.Zarządzenie wewnętrzne Nr 2/03 Naczelnika Wydziału Gospodarki Nieruchomościami Geodezji i Kartografii z dnia 1 maja 2003 r. w sprawie określenia szczegółowych zadań Wydziału, wewnętrznej struktury organizacyjnej, podziału zadań, uprawnień, odpowiedzialności i zastępstw pracowników, nadzoru i upoważnień.
13.Zarządzenie wewnętrzne Nr 3/03 naczelnika Wydziału gospodarki Nieruchomościami Geodezji i Kartografii z dnia 5 maja 2003 r. w sprawie zamawiania usług w zakresie geodezji i kartografii oraz szacowania nieruchomości wykonawcom prac wyłonionych w drodze przetargu przy uprzednim złożeniu nadzorującemu Prezydentowi Miasta informacji w sprawie zapotrzebowania na realizację określonych robót geodezyjnych i szacunkowych.
14.Uchwała Rady Miasta Nr LI/486/98 z dnia 26 lutego 1998 r. w sprawie zasad nabywania, zbywania i obciążania komunalnych nieruchomości gruntowych oraz zasad ich wydzierżawiania na okres dłuższy niż trzy lata.
II. Cel kontroli
Celem kontroli było sprawdzenie wykonania zaleceń pokontrolnych z kontroli przeprowadzonej w okresie od 13.09.2004 r. do 13.10.2004 r.
III. Techniki zastosowane podczas postępowania
Postępowanie kontrolne przeprowadzone zostało na podstawie przedłożonego przez naczelnika Wydziału sprawozdania pokontrolnego z dnia 11 luty 2005 r. dotyczącego wykonania zaleceń pokontrolnych wydanych po kontroli przeprowadzonej okresie 13.09.2004 r. do 13.10.2004 r. (akta kontroli tom I s. 1).
IV. Ustalenia kontroli
W okresie od 13.09.2004 r. do 13.10.2004 r. Wydział Kontroli Wewnętrznej i Audytu przeprowadził postępowanie kontrolne w Wydziale Gospodarki Nieruchomościami, Geodezji i Kartografii, obejmujące następujący zakres tematyczny :
1. Realizacja prowadzonych przez Referat Prywatyzacji postępowań dotyczących sprzedaży w drodze przetargów w 2003 r. budynków wraz z przynależnym gruntem, lokali użytkowych, lokali mieszkalnych wraz z udziałem w użytkowaniu wieczystym lub we współwłasności gruntu oraz działek budowlanych pod zabudowę mieszkaniową rzemieślniczą i usługową.
2. Realizacja prowadzonych przez Referat Gospodarki Gruntami w 2003 r. postępowań dotyczących wykupu do gminnego zasobu nieruchomości gruntów.
W trakcie postępowania kontrolnego stwierdzono, że istniejące w Wydziale rejestry prowadzone były bez właściwego umocowania.
Ponadto analiza wpisów w dokumentacji rejestracyjnej ujawniła istotne uchybienia polegające na braku umieszczenia w niej informacji identyfikującej osobę bezpośrednio odpowiedzialną za załatwienie sprawy. Dodatkowo w książce korespondencji Wydziału stwierdzono, że przekazywanie korespondencji na poszczególne stanowiska pracy odbywało się bez pisemnego potwierdzenia jej przyjęcia przez osobę będącą referentem sprawy.
W Wydziale Gospodarki Nieruchomościami Geodezji i Kartografii funkcjonował nieprawidłowy system obiegu dokumentów i nadzoru polegający na dekretowaniu pism przez Naczelnika bezpośrednio na pracownika będącego referentem sprawy z pominięciem kierownika sprawującego bezpośredni nadzór nad pracą referatu. W efekcie kierownik pozbawiony został kontroli nad pracami podległych mu pracowników oraz merytoryczną stroną sporządzanego dokumentu.
Przeprowadzone czynności kontrolne w Referacie Prywatyzacji i Referacie Gospodarki Gruntami ujawniły brak pisemnych procedur określających tryb postępowania w sprawach objętych zakresem kontroli oraz procedur kontrolnych o których mowa w § 5 ust. 7-8 Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola wprowadzonego Zarządzeniem Nr OR.II-0152/18/2003 Prezydenta Miasta Opola.
Poddane analizie kontrolnej akta indywidualnych spraw ujawniły wiele istotnych uchybień i błędów. Były one efektem braku staranności pracowników prowadzących poszczególne postępowania oraz braku nadzoru kadry kierowniczej nad ich przebiegiem. Jednocześnie część akt wyłonionych na podstawie próby prowadzona była w sposób niedbały, bez zachowania chronologii dokumentów znajdujących się w aktach sprawy. Uchybienia te dotyczyły dokumentacji prowadzonej w Referacie Prywatyzacji.
Zgodnie z wystąpieniem pokontrolnym Prezydenta Miasta Opola, termin przedstawienia sprawozdania z realizacji zaleceń wyznaczono na dzień 14.02.2005 r. (akta kontroli tom I s. 2 do 6).
Prawidłowość i rzetelność wykonania wyżej wymienionych zaleceń pokontrolnych obrazuje poniższa tabela, która znajduje się w załączniku do niniejszego protokołu.
2006-10-20 08:35:18 - Tabela (40.00 kB)
