Celem kontroli była ocena zgodnego z obowiązującymi przepisami i procedurami przestrzegania przez Kancelarię Ogólną zasad dekretacji i obiegu dokumentów w Urzędzie Miasta.

 

Postępowanie kontrolne przeprowadzone zostało na podstawie zgromadzonego materiału - dzienników wpływu i wypływu korespondencji, dokumentów źródłowych tj. korespondencji wpływającej oraz wypływającej na zewnątrz Urzędu, ich prawidłowej rejestracji, terminowego przekazywania jej adresatowi oraz zakresów czynności pracowników i kadry kierowniczej.

Wymienione dowody zostały przeanalizowane w następującym zakresie:

 

ü      Prawidłowości dekretacji dokumentów przez Kancelarię Ogólną wpływających z zewnątrz.

ü      Prawidłowości przestrzegania spraw formalnych dotyczących korespondencji przychodzącej (podpisy, parafki, pieczęcie).

ü      Prawidłowości przestrzegania procedur dotyczących korespondencji wychodzącej na zewnątrz Urzędu.

ü      Uzyskania od naczelników komórek organizacyjnych Urzędu Miasta opinii dotyczących funkcjonowania sytemu obiegu dokumentów.

 

Poza analizą dokumentacji uzyskano w trakcie prowadzonych czynności kontrolnych ustne wyjaśnienia od naczelnika Wydziału Danuty Juszczak Puppel oraz pracownika Kancelarii Ogólnej podinspektor (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))w związku z prowadzonym postępowaniem.

Analizą objęto całość zgromadzonego materiału w tym wytypowane dokumenty za okres objęty kontrolą. W oparciu o zgromadzone do kontroli dokumenty zbadano prawidłowość postępowania z korespondencją przychodzącą i wychodzącą z Urzędu Miasta w oparciu o przepisy instrukcji kancelaryjnej oraz przepisy wewnętrzne (zarządzenia Prezydenta Miasta Opola).

 

§         W wyniku czynności kontrolnych stwierdzono, że Referat Kancelaria Ogólna funkcjonuje w oparciu o Zarządzenie Wewnętrzne Naczelnika Wydziału Administracyjno Gospodarczego Nr AG 0147/3/08 z dnia 08.09.2008 r. (akta kontroli tom I s. 1-6) w sprawie organizacji pracy Wydziału.

Zgodnie z zakresem kontroli badaniu poddano dokumentację Kancelarii Ogólnej, w której na przestrzeni badanego okresu zatrudnionych było czterech pracowników, w tym (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) kierownik Kancelarii Ogólnej, która w trakcie prowadzonych czynności przebywała na urlopie macierzyńskim.

Wyżej wymienione zarządzenie dotyczące organizacji pracy Wydziału oraz opisy większości stanowisk pracy w sposób zadawalający precyzują podział dotyczący nadzoru oraz odpowiedzialności za prawidłowe funkcjonowanie Referatu (akta kontroli tom I s. 7-19).

W jednym natomiast przypadku zdaniem kontrolujących nie zachowano wyżej wymienionych wymogów. Dotyczy to upoważnienia do zastępstwa w trakcie nieobecności kierownika Referatu jakie wydane zostało pracownikowi Kancelarii Ogólnej Pani (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) (akta kontroli tom I s. 20). Zgodnie bowiem z opisem stanowisk pracy w razie nieobecności kierownika Kancelarii Ogólnej zstępować go powinien Kierownik Referatu Administracyjnego bądź Referatu Gospodarczego co również nie zostało odpowiednio doprecyzowane w opisie stanowiska pracy.

Zgodnie z § 3 ust 6 wyżej wymienionego zrządzenia w sprawie organizacji pracy Wydziału do zadań Referatu Kancelaria Ogólna należało:

a)    prowadzenie kancelarii ogólnej Urzędu:

- prowadzenie rejestru przesyłek pocztowych wymagających rejestracji,

- wysyłanie i przyjmowanie poczty,

- organizowanie sprawnego i szybkiego przepływu korespondencji,

 

W celu zbadania sposobu rejestracji korespondencji przychodzącej do Urzędu Miasta Opola analizie poddano prowadzone przez Kancelarię Ogólną rejestry pod kątem legalności, rzetelności oraz bieżącej kontroli dokonywanych wpisów w oparciu o obowiązujące w tym zakresie przepisy Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków między gminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319 z późniejszymi zmianami), oraz Zarządzenia Wewnętrznego Naczelnika Wydziału Administracyjno Gospodarczego w sprawie organizacji pracy Wydziału z dnia 08.09.2008 r.

Analiza ww. Zarządzenia wykazała, iż zawiera ono informacje niezbędne do prawidłowego funkcjonowania Referatu – Kancelaria Ogólna w ramach struktury Wydziału.

Ustalono również, że prowadzone w Kancelarii Ogólnej rejestry wpływu korespondencji są nieprawidłowe. Błędy polegają na umieszczaniu wpisów niezgodnie z treścią nagłówków znajdujących się w nich.

 

 Stwierdzono ponadto, że wpisów w przedmiotowych rejestrach dokonują pracownicy zgodnie z opisami stanowisk pracy.

W związku z uchybieniami zwianymi z rejestracją korespondencji w ww. rejestrach odpowiednie wyjaśnienia w sprawie złożył Naczelnik Wydziału Administracyjno Gospodarczego w dniu 20 marca 2009 r. (akta kontroli tom I s. 21).

Ze złożonych wyjaśnień wynika, że „zakup niedostosowanych ksiąg do rejestracji wpływającej korespondencji spowodowany jest względami ekonomicznymi, ponieważ wydrukowanie książki na specjalne potrzeby Urzędu Miasta jest kilkakrotnie droższe od zakupu gotowej książki.”

Z wyjaśnień tych wynika również, iż „na potrzeby kancelarii kupowanych jest około 60 książek, których koszt wynosi około 1200 zł. Przy zapisie stosowanym na co drugiej stronie koszt wynosiłby około 2400 zł. Druk i oprawa książek korespondencyjnych wykonanych na potrzeby Urzędu Miasta wyniosła by w granicach 6000 – 8000 zł.”

W trakcie czynności kontrolnych ustalono, że podstawą prawną w oparciu o którą funkcjonują rejestry jest zapis § 20 ust. 1-3 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków między gminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319 z późniejszymi zmianami) oraz zapis § 3 ust. 6 pkt. 1 ppkt. a – c Zarządzenia Wewnętrznego Nr AG 0147/3/08 Naczelnika Wydziału Administracyjno Gospodarczego z dnia 08.09.2008 r. w sprawie organizacji pracy Wydziału.

 

W wyniku przeprowadzonych czynności kontrolnych stwierdzono, że w Referacie Kancelarii Ogólnej do rejestracji korespondencji przychodzącej prowadzone są cztery ewidencje:

 

ü      Ewidencja nr 1, w której rejestrowana jest korespondencja przychodząca do – GNGiK, SO, KM, USC (akta kontroli tom I s. 22-24),

ü      Ewidencja nr 2, w której rejestrowana jest korespondencja przychodząca do – ZO, EiPR, MRK, L, Inż.M., JRP, OR, BU, AG, IM, OśR, BRM, KWiA, RPP, ZK, KSiT, B, FK, ŚS, GiPM, PS, OŚ, PNOS, PWOP, NSP, BSM, UAB, I, Archiwum zakładowe, Sekretariaty: I, II, III, IV, V (akta kontroli tom I s. 25-27),

ü      Ewidencja nr 3, w której rejestrowana jest korespondencja przychodząca do – Zespołu Radców Prawnych (askta kontroli tom I s. 28-29),

ü      Ewidencja nr 4, w której rejestrowana jest korespondencja przychodząca z Urzędu Wojewódzkiego (akta kontroli tom I s. 30-31). 

 

Korespondencja przychodząca dostarczana jest do Kancelarii Ogólnej codziennie w godzinach między 8.30 - 9.30. Otrzymana korespondencja jest opieczętowywana datą wpływu i dzielona na listy zwykłe, polecone oraz listy zwrócone.

W trakcie prowadzonych czynności kontrolnych ustalono, że poczta adresowana do Urzędu Miasta Opola jest otwierana, dekretowana i rejestrowana na wydziały merytoryczne w wymienionych wyżej ewidencjach korespondencyjnych za wyjątkiem Urzędu Stanu Cywilnego.

Korespondencja zarejestrowana w ewidencjach posiada swój kolejno podporządkowany numer nie powtarzający się w danym roku kalendarzowym. Zarejestrowana poczta na poszczególne wydziały i sekretariaty gromadzona jest w teczkach do podpisu i jest odbierana za pisemnym potwierdzeniem w ewidencji korespondencji przez upoważnionych pracowników wyznaczonych przez kierowników wydziałów.

Dla zobrazowania ilości korespondencji rejestrowanej w ww. ewidencjach Kancelarii Ogólnej dokonano przeliczenia wpisów za miesiąc styczeń 2009 r. w wyniku którego stwierdzono, że:

 

1.     w ewidencji nr I zarejestrowano 1322 szt. Korespondencji,

2.     w ewidencji nr II zarejestrowano 1604 szt. Korespondencji,

3.     w ewidencji nr III zarejestrowano 44 szt. Korespondencji,

4.     w ewidencji nr IV zarejestrowano 71 szt. Korespondencji.

 

Zgodność ilości zarejestrowanej poczty , która wpłynęła do Urzędu Miasta Opola i została zarejestrowana w odpowiednich ewidencja Kancelarii Ogólnej potwierdzona została w piśmie nr AG-0115/13/09 z dnia 25 lutego 2009 r. (akta kontroli tom I s. 32).

 

Badaniu poddano 53 dokumenty, które przekazane zostały z Kancelarii Ogólnej do:

ü      Biura Spraw Międzynarodowych,

ü      Wydziału Kontroli Wewnętrznej i Audytu,

ü      Wydziału Gospodarki i Promocji Miasta.

Badanie przeprowadzono pod kątem prawidłowej rejestracji dokumentu w dzienniku korespondencji (wydział , referat) oraz prawidłowego umieszczenia pieczęci wpływu oraz parafy osoby dokonującej operacji.

Wyniki badań umieszczono w tabeli nr 1.

 

 

 

W wyniku analizy 53 dokumentów za okres od września 2008 r. do marca 2009 r. umieszczonych w ww. tabeli zespół kontrolny ustalił co następuje:

 

 

W trakcie prowadzonych czynności kontrolnych ustalono, że pieczęć wpływu do Kancelarii Ogólnej umieszczana jest przez pracowników na kopertach, a nie na korespondencji. Ustalono w trakcie badania dokumentacji że większość kopert nie jest przechowywana w wydziałach. Dotyczy to przede wszystkim listów zwykłych, które stanowią zdecydowaną większość rejestrowanej korespondencji. Koperty takie nie są przechowywane a ich brak powoduje kłopot z ustaleniem daty wpływu do Kancelarii Ogólnej.

W związku z powyższym w trakcie prowadzonych czynności kontrolnych Naczelnik Wydziału Administracyjno Gospodarczego w dniu 9 marca 2009 r. wydał pracownikom Kancelarii Ogólnej ustne polecenie umieszczania pieczęci wpływu nie na kopertach a jedynie na korespondencji. O zaistniałej zmianie zespół kontrolujący poinformowany został telefonicznie przez Zastępcę Naczelnika Wydziału Administracyjno Gospodarczego w dniu 24.03.2009 r.

 

W wyniku przeprowadzonych czynności sprawdzających zespół kontrolny ustalił, iż na terenie Urzędu Miasta Opola obowiązuje procedura w sprawie zasad wysyłania przesyłek pocztowych w Urzędzie Miasta wprowadzona zarządzeniem nr OR.I-57/07 Prezydenta Miasta Opola z dnia 17 kwietnia 2007 r. (akta kontroli tom I s. 86-93). Uzyskano również pisemne wyjaśnienia Naczelnika Wydziału Administracyjno Gospodarczego dotyczące wysyłki korespondencji zwykłej i poleconej (akta kontroli tom I s. 94).

W oparciu o wyżej wymienione dokumenty dokonano analizy postępowania przy wysyłce korespondencji i ustalono co następuje:

 

 

Zestawienia dzienne wysyłki korespondencji zwykłej z dnia 8 stycznia 2009r. i 4 lutego 2009 r. stanowią załącznik do protokołu (akta kontroli tom I s. 95-100).

 

Zestawienia dzienne korespondencji poleconej i priorytetowej z dnia 30 stycznia 2009 r. oraz 4 lutego 2009 r. stanowią załącznik do protokołu (akta kontroli tom I s. 101-260).

Przeprowadzona analiza trybu postępowania dotyczącego korespondencji wychodzącej z Urzędu Miasta zdaniem kontrolujących realizowana jest w sposób prawidłowy i nie budzi zastrzeżeń zespołu kontrolnego.

 

W związku z prowadzoną kontrolą w Wydziale Administracyjno Gospodarczym zespół kontrolny wystosował do Naczelników Wydziałów Urzędu Miasta pismo z prośbą o przekazanie uwag dotyczących funkcjonowania Kancelarii Ogólnej i przyjętego systemu obiegu dokumentów (akta kontroli tom I s. 261).

Na ww. pismo odpowiedziało pięciu naczelników wydziałów z czego dwóch nie wniosło żadnych uwag dotyczących funkcjonowania kancelarii ogólnej (akta kontroli tom I s. 262-264).

 

Pozostałe trzy opinie dotyczą między innymi:

 

W związku ze zgłaszanymi uwagami dotyczącymi przekazywanej przez Kancelarię Ogólną korespondencji (w pkt 2-3) zespół kontrolny podjął czynności mające na celu ukonkretnienie przedstawionych informacji.

W porozumieniu z wydziałami zgłaszającymi uwagi postanowiono ustalić ile faktycznie pism zostało nieprawidłowo przekazanych do tych wydziałów. Z otrzymanych wyjaśnień wynika, że otrzymana błędnie zadekretowana korespondencja nie jest w tych wydziałach nigdzie rejestrowana, tylko bezzwłocznie odsyłana do Kancelarii Ogólnej bądź wydziału merytorycznego.

W związku z powyższym nie można ustalić ilości błędnie przekazanej korespondencji.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

`