|
KWiA.I-0913/4/10
|
Opole, 10.03.2010 r.
|
|
PROTOKÓŁ KONTROLI NR 5/10
|
|
Jednostka kontrolowana
|
Wydział Administracyjno - Gospodarczy
|
|
Nazwa organu sprawującego nadzór
|
Prezydent Miasta Opola
|
|
Termin przeprowadzenia kontroli
|
od 29 stycznia do 5 lutego 2010 r.
|
|
Imię i nazwisko przeprowadzającego kontrolę oraz stanowisko
|
Agnieszka Lisiecka - inspektor
Jacek Spadło - inspektor
|
|
Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli
|
nr 9/2010
nr 10/2010
|
|
Przedmiot kontroli
|
Realizacja wykonania zaleceń pokontrolnych z kontroli przeprowadzonej przez WKWiA w okresie od 25.03.2009r. – 15.04.2009r.
|
|
Okres objęty kontrolą
|
2009
|
|
Imię i nazwisko kierownika kontrolowanej jednostki – stanowisko służbowe
|
Danuta Juszczak Puppel – naczelnik Wydziału Administracyjno- Gospodarczego
|
|
Wyjaśnień w czasie kontroli udzielali:
|
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))– podinspektor Wydziału Administracyjno- Gospodarczego
|
Podstawy prawne
1. Ustawa z dnia 22 maja 2003 r. o pośrednictwie ubezpieczeniowym (Dz. U. z 2003, Nr 124, poz. 1154 z późniejszymi zmianami).
2. Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 19, poz. 177 z późn. zm.).
3. Ustawa z dnia 30 czerwca 2005 r. r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 z późniejszymi zmianami).
4. Ustawa z dnia 8 marca 1990 r. r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 1990r., Nr 16, poz. 95 z późniejszymi zmianami).
5. Ustawa z dnia 28 lipca 1990 r. o działalności ubezpieczeniowej (Dz. U. z 1990r., Nr 59, poz. 344 z późn. zm.).
Cel kontroli
Celem kontroli jest ocena prawidłowości realizacji zaleceń pokontrolnych wydanych przez WKWiA po kontroli przeprowadzonej w okresie od 25.03.2009 r. do 15.04.2009 r.
Kryteria
Kryteriami w postępowaniu kontrolnym są zalecenia pokontrolne wydane przez Prezydenta Miasta Opola z dnia 13.05.2009r.
Metodyka przeprowadzenia kontroli
Zapoznano się z dokumentacją postępowania kontrolnego przeprowadzonego przez Wydział Kontroli Wewnętrznej i Audytu w okresie od 25.03.2009 r. do 15.04.2009 r.
Sprawdzono czy zalecenia zostały wykonane w sposób prawidłowy i terminowy.
Pobrano pisemne i ustne wyjaśnienia od poszczególnych pracowników merytorycznych.
Ustalenia kontroli
W zakresie zaleceń pokontrolnych Prezydenta Miasta z dnia 13.05.2009r.
Zgodnie z zarządzeniem nr OR.I-0152/413/09 Prezydenta Miasta Opola Wydział Kontroli Wewnętrznej i Audytu w okresie od 25.03.2009 r. do 15.04.2009r. przeprowadził kontrolę planową w zakresie ochrony ubezpieczeniowej Gminy Opole.
Z przeprowadzonego postępowania kontrolnego sporządzono w dniu 20 kwietnia 2009 r. protokół kontroli, który został przekazany naczelnikowi Wydziału Administracyjno - Gospodarczego.
W dniu 13 maja 2009 r. Prezydent Miasta Opola skierował do naczelnika Wydziału Administracyjno – Gospodarczego – pani Danuty Juszczak – Puppel Wystąpienie pokontrolne, w którym wydał niżej wymienione zalecenia:
1. Wprowadzić procedurę wyboru brokera, w ramach tej procedury ustalić między innymi, aby ogłoszenie o konkursie zamieszczać na stronie internetowej BIP Urzędu Miasta Opola.
Termin wykonania zalecenia: niezwłocznie i na bieżąco
Prezydent Miasta Opola w wystąpieniu pokontrolnym polecił złożyć sprawozdanie z realizacji zaleceń w terminie do 30 lipca 2009 r.
W dniu 30.07.2009r. do Wydziału Kontroli Wewnętrznej i Audytu wpłynęło sprawozdanie z wykonania zaleceń pokontrolnych. Przedstawiono projekt procedury wyboru brokera.
Niniejsza procedura została wprowadzona zarządzeniem OR. I- 0151-1683/09 Prezydenta Miasta Opola z dnia 4 grudnia 2009r. w sprawie wprowadzenia procedury wyboru brokera ubezpieczeniowego dla Gminy Opole i miejskich jednostek organizacyjnych oraz bieżącej oceny pracy brokera ubezpieczeniowego.
Zgodnie z procedurąpostępowanie na wybór nowego brokera przeprowadza się:
- w przypadku oceny dostatecznej lub niedostatecznejdotychczasowego brokera,
- w przypadku, gdy broker nie wywiązuje się z postanowień zawartej z nim umowy,
- w przypadku ustania współpracy z przyczyn zależnych od brokera,
- po upływie 6 lat od momentu rozpoczęcia współpracy z jednym brokerem.
Nad przygotowaniem postępowania czuwa Wydział Administracyjno – Gospodarczy.
Wyboru brokera ubezpieczeniowego dokonuje Komisja powołana przez Prezydenta Miasta Opola, zwanego w dalszej części procedury Zamawiającym.
Wydział Administracyjno – Gospodarczy poda do publicznej wiadomości ogłoszenie o wszczęciu postępowania na wybór brokera ubezpieczeniowego.
Ogłoszenie podaje się do publicznej wiadomości co najmniej 21 dni przed wyznaczonym terminem składania ofert.
Ogłoszenie o wszczęciu postępowania zamieszcza się na tablicy ogłoszeń w budynku Urzędu Miasta Opola oraz na oficjalnej stronie internetowej Urzędu Miasta Opola -
www.archiwum.bip.um.opole.pl
Komisja przy wyborze oferty kieruje się kryteriami oraz punktacją określoną w § 3 niniejszej procedury.
Komisja sporządza protokół z wyboru brokera.
Protokół z wyboru brokera zatwierdza Zamawiający.
Komisja zawiadamia na piśmie Oferenta, który został wybrany oraz umieszcza informację o wyborze na oficjalnej stronie internetowej Urzędu Miasta Opola -
www.archiwum.bip.um.opole.pl.
Umowa z wybranym Oferentem zostanie podpisana w terminie do 21 dni od daty podpisania protokołu wyboru Oferenta przez Zamawiającego.
Umowę zawiera się na okres 6 lat z 3-miesięcznym okresem wypowiedzenia.
Załącznikiem nr 1 do niniejszego zarządzenia jest Regulamin udziału w postępowaniu na wybór brokera ubezpieczeniowego dla Gminy Opole i miejskich jednostek organizacyjnych.
Dnia 04.08.2006r. Gmina Opole podpisała umowę o świadczenie usług brokerskich z (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) na okres 3 lat. Pełnomocnictwo udzielone z dniem 04.04.2007r. na podstawie pkt IV ust 1 umowy z dnia 04.08.2006r.
Natomiast dnia 21.05.2009r. została zawarta umowa o świadczenie usług brokerskich na czas nieokreślony. Pełnomocnictwo udzielone z dniem 21.05.2009r. na podstawie art. 95 Kodeksu Cywilnego.
Umowa na ubezpieczenie majątku Gminy Opole została zawarta z poszczególnymi firmami ubezpieczeniowymi na okres od 01.01.2008r. – 31.12.2009r.
Z wyjaśnień naczelnika Wydziału Administracyjno – Gospodarczego wynika, że umowa z dnia 21.05.2009r. została zawarta z (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) celem kontynuacji prac związanych z przygotowaniem postępowania przetargowego, które trwały od stycznia 2009r. do dnia złożenia dokumentacji w Referacie Przetargów, tj. do sierpnia 2009r. Przeprowadzenie w tym okresie wyboru nowego brokera skutkowałoby brakiem ochrony ubezpieczeniowej na kolejne lata. W przypadku nieuzyskania przez brokera pozytywnej oceny, w wyniku weryfikacji przeprowadzonej zgodnie z procedurą, która będzie przeprowadzona w 2010r., uzasadniony będzie wybór nowego brokera w drugiej połowie 2011r. Nowy broker będzie miał rok czasu na przeprowadzenie audytu ubezpieczeniowego, a następnie przygotowanie i przeprowadzenie przetargu na kolejne lata.
- Opracować zasady weryfikacji pracy brokera oraz analizować efekty jego pracy w sposób systematyczny.
Termin wykonania zalecenia: niezwłocznie i na bieżąco
Zespół kontrolny ustalił, iż zasady weryfikacji pracy brokera zostały opracowane w § 5 procedury wyboru brokera.
Po upływie każdego roku kalendarzowego praca brokera podlegać będzie ocenie, w szczególnych przypadkach ocena może być dokonywana w okresach krótszych.
Oceny dokonywać będzie 20 losowo wybranych miejskich jednostek organizacyjnych Gminy Opole oraz Wydziały Urzędu Miasta Opola, mające kontakt z brokerem.
Wydział Administracyjno – Gospodarczy przekaże drogą elektroniczną wybranym jednostkom i wydziałom formularz oceny pracy brokera, stanowiący załącznik nr 2 do niniejszej procedury.
Prace brokera będzie oceniana w skali 0-5 pkt. wraz z uzasadnieniem.
Wszystkie punkty zostaną zsumowane. Wydział Administracyjno-Gospodarczy sporządzi zbiorcze zestawienie danych i przedstawi do wglądu Prezydentowi Miasta Opola.
Broker może uzyskać maksymalnie 875 punktów.
Otrzymanie przez brokera oceny dostatecznej lub niedostatecznej skutkuje rozwiązaniem umowy i przeprowadzeniem postępowania na wybór nowego brokera ubezpieczeniowego.
W przypadku uzyskania pozytywnej oceny, współpraca z brokerem będzie kontynuowana a zebrane informacje zostaną przeanalizowane i będą wykorzystane przy dalszej współpracy z brokerem.
Z wyjaśnień naczelnika Wydziału Administracyjno – Gospodarczego wynika, że praca brokera będzie oceniana przez wybrane wydziały i jednostki od 2010r. Ocenie zostanie poddana dotychczasowa współpraca z brokerem. Przybliżony termin przeprowadzenia oceny to druga połowa lutego 2010r., po zakończeniu czynności związanych z aktualnym ubezpieczeniem.
Ponadto praca brokera weryfikowana jest na bieżąco przez pracowników Wydziału Administracyjno – Gospodarczego, poprzez analizę wszystkich dokumentów dostarczanych przez brokera oraz sporządzaniu zbiorczych zestawień na temat wysokości składek w poszczególnych okresach ubezpieczeniowych oraz zestawianiu różnic pomiędzy wcześniejszym, a aktualnym ubezpieczeniem.
W aktach dostarczonych przez Wydział Administracyjno – Gospodarczy znajduje się:
- porównanie wysokości składek w poszczególnych latach (2008, 2009, 2010r.),
Tabela nr 1. Wysokość składek w poszczególnych latach (2008, 2009, 2010r.)*
|
Zadanie
|
Zakres ubezpieczenia
|
2008r.
|
2009r.
|
2010r.
|
|
Zadanie A
|
OC
|
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))
|
|
Zadanie B
|
- mienie od ognia
-sprzęt elektroniczny,
- mienie od kradzieży,
- maszyny i urządzenia
|
|
Zadanie C
|
Komunikacja
|
|
Zadanie D
|
NNW
|
|
RAZEM
|
|
*Tabela zawiera dane bez wartości mienia jednostek posiadających osobowość prawną.
Za rok 2008r. i 2009r. suma składek wyniosła: (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)).
- zestawienie różnic pomiędzy ubezpieczeniem na lata 2008-2009 i 2010-2012,
Tabela nr 2. Zestawienie różnic pomiędzy ubezpieczeniem na lata 2008-2009 i 2010-2012
|
Lp.
|
Zakres
|
2008-2009
|
2010-2012
|
Różnica
|
|
1
|
Suma gwarancyjna OC
|
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))
|
|
2
|
Wartość mienia ubezpieczenia
|
|
3
|
Najkorzystniejsza stawka zaproponowana przez TU na ubezpieczenie OC
|
|
4
|
Najkorzystniejsza stawka zaproponowana przez TU na ubezpieczenie mienia od ognia i innych zdarzeń losowych
|
|
5
|
Szkodowość przed poszczególnymi okresami ubezpieczenia brana pod uwagę przez TU w przetargu
|
|
6
|
Okres ubezpieczenia
|
|
7
|
Zamówienia uzupełniające
|
|
8
|
Ilość przyjętych klauzul i rozszerzeń zwiększających pokrycie ubezpieczeniowe OC
|
|
9
|
Ilość przyjętych klauzul i rozszerzeń zwiększających pokrycie ubezpieczeniowe mienia
|
|
10
|
Ilość przyjętych klauzul i rozszerzeń zwiększających pokrycie ubezpieczeniowe pojazdów
|
Tabela nr 3. Wartość ubezpieczonego mienia (sumy ubezpieczenia) oraz sumy gwarancyjne w przetargu na lata 2008-2009 oraz w przetargu na lata 2010-2012
|
Lp.
|
Suma ubezpieczenia
|
|
Przetarg
2008-2009
|
Przetarg
2010-2012
|
|
1.
|
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))
|
|
2.
|
|
3.
|
|
Razem
|
Suma ubezpieczenia obejmuje wartość mienia Gminy Opole wraz z jednostkami podległymi oraz jednostkami posiadającymi osobowość prawną.
- zestawienie składek za ubezpieczenie na podstawie certyfikatów.
Tabela nr 4. Wysokość składek*
|
Lp.
|
Wysokość składek
|
|
Przetarg
2008-2009
|
Przetarg 2010-2012
|
|
1.
|
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))
|
|
2.
|
|
3.
|
|
Razem
|
* Tabela w odróżnieniu do tabeli nr 1 zawiera dane z wartością mienia jednostek posiadających osobowość prawną. Ponadto w tabeli zostały zawarte dane dotyczące ubezpieczenia OC, majątku oraz komunikacji.
Składka na lata 2010-2012 wyniosła(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)).
Wpływ na wzrost składki miała stawka zaproponowana w przetargu przez wybrane towarzystwo ubezpieczeniowe (tab.5) oraz wysoka szkodowość w latach ubiegłych (tab.6).
Tabela nr 5. Wysokość stawek w promilach
|
Lp.
|
Wysokość stawek
|
|
Przetarg
2008-2009
|
Przetarg 2010-2012
|
|
1.
|
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))
|
|
2.
|
|
3.
|
Tabela nr 6. Szkodowość Gminy Opole w roku 2008 i 2009 (stan na 31.01.2010r.)*
|
Lp.
|
Liczba szkód
|
Wypłacone odszkodowania
|
|
2008 rok
|
2009 rok
|
2008 rok
|
2009 rok
|
|
1.
|
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))
|
|
2.
|
|
3.
|
|
4.
|
|
Razem
|
*Tabela zawiera dane dotyczące ubezpieczeń OC i majątkowych.
Firmy ubezpieczeniowe, których oferta była najkorzystniejsza w przetargu w latach 2010-2012:
1. Zadanie A (ubezpieczenie OC):
- UNIQA Towarzystwo Ubezpieczeń SA,
2. Zadanie B (ubezpieczenie mienia od ognia i innych zdarzeń losowych):
- UNIQA Towarzystwo Ubezpieczeń SA,
3. Zadanie C (ubezpieczenie pojazdów):
- Interrisk Towarzystwo Ubezpieczeń SA,
4. Zadanie D (ubezpieczenie NNW):
- PZU SA,
Protokół niniejszy sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden egzemplarz doręczono kierownikowi kontrolowanej jednostki.
Zgodnie z § 39 ust.1 Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola stanowiącego załącznik do zarządzenia nr OR.II-0152/18/2003 Prezydenta Miasta Opola z dnia 9 czerwca 2003 r. w sprawie Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola zmienionego zarządzeniem nr OR.I-152-32/2004 Prezydenta Miasta Opola z dnia 24.08.2004 r., zarządzeniem nr OR.I-0152-42/2004 Prezydenta Miasta Opola z dnia 29.10.2004 r. oraz zarządzeniem nr OR.I-0152/218/08 z dnia 16 kwietnia 2008r. kierownik jednostki kontrolowanej ma prawo pisemnie, w terminie 7 dni roboczych od daty doręczenia protokołu kontroli, zgłosić kierownikowi zespołu kontrolnego umotywowane zastrzeżenia do ustaleń zawartych w protokole.
|
Jednostka kontrolowana
W dniu dzisiejszym otrzymałem/am egzemplarz protokołu.
(podpisy)
Data: ........................
|
Zespół kontrolny
(podpisy)
Data:......................
|
Podpis Głównego Specjalisty:
Podpis Naczelnika Wydziału:
|
Ewentualne przyczyny odmowy podpisania protokołu:
.............................................................................................................
.............................................................................................................
.............................................................................................................
.............................................................................................................
|
2010-09-29 13:38:46 - Wnioski pokontrolne (109.50 kB)
