1.      Ustawa z dnia 30 czerwca 2005 r. r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 z późniejszymi zmianami).

 

2.      Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. Nr 76, poz.694 z późniejszymi zmianami).

 

 

 

 

 

 

 

 

9.Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020).

 

 

 

 

 

Celem kontroli była ocena prawidłowości prowadzonej gospodarki finansowej oraz sprawdzenie rzetelności prowadzonej ewidencji wydatków i sporządzanych sprawozdań.

 

Zapoznano się ze specyfiką przyjętych rozwiązań organizacyjnych w zakresie prowadzenia spraw księgowych. Na podstawie zapisów dokonywanych na kontach księgowych ustalono poszczególne rodzaje wydatków budżetowych. Sprawdzono również czy istnieją dokumenty potwierdzające dokonanie określonych wydatków (faktury, rachunki, listy płac, raporty kasowe, itp.) oraz porównano je z wyciągami bankowymi. Sprawdzono także, czy poszczególne dokumenty zostały odpowiednio opisane, zadekretowane                         i poddane wstępnej kontroli oraz podpisane przez głównego księgowego i zaakceptowane do wypłaty przez dyrektora szkoły. Dane zawarte w rocznych sprawozdaniach budżetowych porównano z danymi wynikającymi z badanych dokumentów i ewidencji księgowej. Dokonano analizy poszczególnych wydatków pod kątem ich celowości                            i gospodarności oraz zgodności z planem finansowym. Sprawdzono również czy jednostka posiada zakładowy plan kont i opracowane na piśmie procedury kontroli finansowej, oraz czy procedury te są zgodne ze standardami Ministerstwa Finansów i dostosowane do specyfiki jednostki, a także w jaki sposób są realizowane w praktyce.

 

Sprawy organizacyjne 

Publiczne Gimnazjum nr 6 w Opolu przy ul. Powstańców Śl. 19 funkcjonuje od dnia                     1 września 1999 r., na podstawie Uchwały Nr VI/67/99 Rady Miasta Opola z dnia 11 marca 1999 r. w sprawie założenia gimnazjum w Opolu. Siedzibą szkoły jest nieruchomość zabudowana położona w Opolu przy ul. Powstańców Śl. 19, którą Zarząd Miasta Opola przekazał szkole nieodpłatnie w trwały zarząd decyzją nr GNGiK -72244/17/2001 z dnia 03 marca 2001r.

W okresie objętym kontrolą dyrektorem szkoły była Zofia Godlewska powołana na to stanowisko na okres od 1 września 2002 r. do 31 sierpnia 2012r.  Upoważnienie do zaciągania zobowiązań zostało wydane na podstawie art. 47 ustawy o samorządzie gminnym na okres powierzenia obowiązków dyrektora.

            Głównym księgowym jest (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))zatrudniona na podstawie umowy o pracę                    z dnia 23.09.1999r. Obecnie jest zatrudniona w pełnym wymiarze czasu pracy (1 etat) na czas nieokreślony (aneks do umowy z dnia 23.02.2006r.).

49 1020 3668 0000 5602 0159 5123 – rachunek budżetowy

82 1020 3668 0000 5302 0159 8168 – rachunek Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych

13 1020 3668 0000 5102 0159 8150 – rachunek dochodów własnych

86 1020 3668 0000 5602 0159 8143 – rachunek depozytowy.

            Księgi rachunkowe w szkole prowadzone są komputerowo w programie Fakir, natomiast konto 851 Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych prowadzone jest ręcznie.

            Na dzień 31.12.2006 r. w jednostce kontrolowanej zatrudnionych było ogółem 49 osób na 42,635 etatach w tym 38 nauczycieli na 32,51 etatach (akta kontroli Nr 07/32/I/22). W administracji i obsłudze zatrudnionych było 11 osób na 10,125 etatach.Szczegółowo stan zatrudnienia na dzień 31.12.2006 r. przedstawiono w tabeli nr 1.

 

 

 

Strukturę zatrudnienia w przeliczeniu na liczbę osób zatrudnionych w PG nr 6 przedstawiono na wykresie nr 1.

 

 

Z ewidencji księgowej Urzędu Miasta wynika, że łączna kwota środków finansowych przekazanych na działalność szkoły i dowożenie uczniów w 2006 r. wynosiła: 1.987.900,00 zł. Faktycznie wykorzystano kwotę 1.866.084,50 zł. Niewykorzystane środki w kwocie 121.815,50 zł zwrócono do Urzędu Miasta Opola w dniach 09.11.2006r., 12.12.2006r. i 29.12.2006r.

W dniach 12.01.2007r. i 15.01.2007r. jednostka kontrolowana złożyła w Urzędzie Miasta Opola sprawozdania Rb –28S z wykonania planu wydatków budżetowych za 2006 r. oddzielnie dla szkoły i dowożenia uczniów(akta kontroli Nr 07/32/I/70-72). W wyniku kontroli ustalono, że łączna kwota wydatków wykazana w sprawozdaniach jest zgodna z łączną kwotą środków otrzymanych z Urzędu Miasta na działalność w 2006 r. Ze sporządzonych sprawozdań oraz z dokumentacji księgowej szkoły wynika, że dokonywane wydatki dotyczące szkoły zostały zaewidencjonowane w osiemnastu paragrafach. Wydatki dotyczące dowożenia zostały zaewidencjonowane w jednym paragrafie.  

Największą pozycję stanowiły wydatki na wynagrodzenia, nagrody i pochodne jak: trzynasta pensja, składki na ZUS i Fundusz Pracy, energię oraz odpisy na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych. Wydatki te zaksięgowano w sześciu paragrafach tj. 4010, 4040, 4110, 4120,4260 oraz 4440. Łączna kwota tych wydatków wyniosła 1.661.103,35 zł, co stanowi ok. 90 % wszystkich wydatków budżetowych szkoły i dowożenia.

 

 Wykres 2. Struktura wydatków szkoły znajduje się w załączniku do niniejszego protokołu. 

 

Łączna kwota odpisu na fundusz socjalny wyniosła 73.200,00 zł (74.400,00 zł po korekcie) i taką kwotę przekazano na rachunek bankowy Zakładowego Funduszu Środków Socjalnych. Środki zostały przekazane na rachunek w ustawowych terminach.

 

 

 

 

 

Zasady tworzenia i udzielania świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych dla pracowników szkoły określił dyrektor w Regulaminie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, który wszedł w życie dnia 12.02.2002 r.

 

Środki funduszu przeznaczono na:

Ø      zapomogi,

Ø      pożyczki mieszkaniowe,

Ø      świadczenia urlopowe dla nauczycieli,

Ø      dofinansowanie do wczasów i wypoczynku dzieci,

Ø      dofinansowanie dla emerytów,

Ø      organizację imprez kulturalno – oświatowych (akta kontroli Nr 07/32/I/5).

 

 

Art. 10 ustawy o ZFŚS zobowiązuje pracodawcę do administrowania środkami Funduszu,             a tym samym ponosi on określone koszty związane z prowadzeniem rachunku bankowego Funduszu, niezbędne do prawidłowego funkcjonowania samego Funduszu w zakładzie pracy.

Odwołując się do art. 10 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, funkcjonujący obecnie sposób finansowania kosztów prowadzenia rachunku bankowego ZFŚS, uznać należy za nieprawidłowy. Koszty te winien pokrywać pracodawca, dla którego stanowią one koszt uzyskania przychodu. Koszty funkcjonowania rachunku bankowego, na którym złożone są zasoby finansowe ZFŚS, potrącane są szkole ze środków tego funduszu. Wartość tych kosztów wyniosła 304,00 zł w 2006r.

 

Innych wydatków nie stwierdzono.

 

W wyniku kontroli ustalono, że w 2006 r. pracownikom oprócz wynagrodzeń miesięcznych wypłacono dodatkowo(akta kontroli Nr 07/32/I/40):

    - nagrody jubileuszowe dla czterech osób na łączną kwotę: (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))zł.

    - odprawy emerytalne dla trzech osób na łączną kwotę: (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))zł.

 

Łączna kwota wypłaconych nagród dyrektora wyniosła (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))zł. Nagrody te zostały wypłacone 14 osobom. Planowy fundusz nagród wynosił łącznie dla pracowników pedagogicznych i niepedagogicznych (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))i nie został przekroczony.

 

 

Rozdział 80101 § 4210 – Zakup materiałów i wyposażenia (akta kontroli Nr 07/32/I/545-583)

Rozdział 80101 § 4260 – Zakup energii (akta kontroli Nr 07/32/I/333-343)

Rozdział 80101 § 4270 – Zakup usług remontowych (akta kontroli Nr 07/32/I/502-534)

- faktura z 26.04.2006r. wystawiona na kwotę 503,25 zł na farby do remontu. Winno być zaksięgowane w § 4210.

- faktura z 17.10.2006r. wystawiona na kwotę 107,86 zł dotycząca wywozu nieczystości. Winno być zaksięgowane w § 4300.

Rozdział 80101 § 4300 – Zakup usług pozostałych (akta kontroli Nr 07/32/II/344-501)

 

 

Natomiast w kontrolowanej jednostce wydatki te wykazywane są w oparciu o ewidencję analityczną konta – 400 Koszty według rodzajów.

 

Ustalono również, że koszty związane z zapłatami za faktury w formie przelewu ewidencjonowano na stronie Wn konta 400 i na stronie Ma konta 130 z pominięciem księgowań na koncie 201- rozrachunki z dostawcami i odbiorcami, co narusza treść ekonomiczną tego konta wynikającą z rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001r. oraz 28 lipca 2006r.

 

Ze sporządzonego planu z wykonania dochodów oraz z prowadzonej ewidencji księgowej wynika, że w 2006 r. szkoła uzyskała dochody podlegające odprowadzeniu na rachunek budżetu Urzędu Miasta. 

W dniu 15.01.2007r. jednostka kontrolowana złożyła w Urzędzie Miasta Opola sprawozdania Rb –27S z wykonania planu dochodów budżetowych za 2006 r. dla szkoły (akta kontroli Nr 07/32/I/77).

Łączna kwota: 9.326,54 zł, która została przekazana do Urzędu Miasta Opola                    i figurująca w ewidencji księgowej jest zgodna z kwotą dochodów wykazaną                               w sporządzonym sprawozdaniu budżetowym. Kwota ta dotyczy zwrotu przez ajenta wynajmującego stołówkę części kosztów ponoszonych przez szkołę z tytułu opłat za media.

 

 

Ø      paragraf 083 „Wpływy z usług” - kwota 69.584,66 zł,

Ø      paragraf 092 „Pozostałe odsetki” - kwota 1.128,66 zł.

Ø      paragraf 096 „Otrzymane spadki, zapisy i darowizny w postaci pieniężnej” - 1.400,00 zł.

Ø      paragraf 097 „Wpływy z różnych dochodów” - kwota 914,95 zł.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ze sporządzonych sprawozdań wynika, że wydatki wykonane w szkole oraz dotyczące dowożenia wyniosły łącznie 1.622.034,60 zł. Zostały one zaewidencjonowane                            w dwudziestu pięciu paragrafach (szkoła) oraz jednym paragrafie (dowożenie uczniów).

 

 

Łączna kwota odpisu na fundusz socjalny w 2007r. wyniosła 76.500,00 zł i taką kwotę przekazano na rachunek bankowy Zakładowego Funduszu Środków Socjalnych.

Zgodnie z art. 6.1. ustawy o ZFŚS równowartość dokonanych odpisów na dany rok kalendarzowy pracodawca przekazuje na rachunek bankowy Funduszu w terminie do dnia 30 września tego roku, z tym, że w terminie do dnia 31 maja tego roku przekazuje kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości odpisów. Do dnia 31 maja 2007r. została przekazana kwota 57.200,00 zł co stanowi 74,77% wartości odpisu, a nie 75% jak wskazuje ustawa. Ustalenia te zostały przedstawione w tabeli poniżej:

 

 

 

 

 

 

W paragrafie nieprawidłowo zaksięgowano następujące pozycje:

- farby do malowania ścian (30.09.2007r.) na kwotę 219,60 zł, materiały do remontu (30.09.2007r.) na kwotę 130,91 zł, emalia (30.09.2007r.) na kwotę 53,90 zł, farba (31.08.2007r. ) na kwotę 116,30 zł, farba Śnieżka (31.08.2007r.) na kwotę 44,70 zł . Winno być zaksięgowane w § 4210.

 

Zespół kontrolny, na podstawie wyciągów bankowych dokonał sprawdzenia sposobu opisywania faktur oraz rachunków pod względem formalnym, rachunkowym, merytorycznym oraz zatwierdzania do wypłaty przez dyrektora jednostki.

 

Były to faktury dotyczące największych wydatków w tym paragrafie. Zostały one przedstawione w tabeli poniżej:

 

 

 

Dokumenty były właściwie opisane i zadekretowane.

            Wydatki ogółem wyniosły 31.889,01 zł i dotyczyły wywozu śmieci, prowizji bankowych, usług serwisowych, pocztowych, monitoringu. Figurująca w ewidencji analitycznej paragrafu 4300 łączna kwota jest zgodna z kwotą wydatków wykazaną w sporządzonym sprawozdaniu budżetowym.

 

Badaniu poddano największe wydatki z tego paragrafu.

Były to faktury przedstawione w tabeli poniżej:

 

 

 

Dokumenty były właściwie opisane i zadekretowane.

 

W żadnym z przypadków nie stwierdzono przekroczenia planu.

 

 

Ze sporządzonego planu z wykonania dochodów oraz z prowadzonej ewidencji księgowej wynika, że do 31.10.2007 r. szkoła uzyskała dochody podlegające odprowadzeniu na rachunek budżetu Urzędu Miasta. W listopadzie 2007r. jednostka kontrolowana złożyła w Urzędzie Miasta Opola sprawozdania Rb –27S z wykonania planu dochodów budżetowych za 2007 r. dla szkoły.

Do Urzędu Miasta Opola przekazano łączną kwotę 5.893,11 zł. Figurująca kwota                   w ewidencji księgowej jest zgodna z kwotą wydatków wykazaną w sporządzonym sprawozdaniu budżetowym. Na kwotę tę składały się odsetki oraz zwrot za media.

 

Ø paragraf 083 „Wpływy z usług” - kwota 37.880 zł,

Ø paragraf 092 „Pozostałe odsetki” – kwota 676,83 zł,

Ø paragraf 096 „Otrzymane spadki, darowizny w postaci pieniężnej” - kwota   1.600,00 zł,

Ø paragraf 097 „Wpływy z różnych dochodów” – kwota 357,46 zł,

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych został podpisany przez dyrektora jednostki kontrolowanej w dniu 12.12.2002r. i zatwierdzony przez wymagane organizacje związkowe.

Wejście w życie zostało ustalone na dzień ogłoszenia jego postanowień. W przepisach końcowych zawarto klauzulę derogacyjną wcześniej obowiązującego regulaminu.

Regulamin zawiera nieprawidłową numerację postanowień utrudniającą odczytanie sporządzonych później aneksów. Postanowienia ogólne zawierają ustępy od 9-16. Paragraf 1 zawiera ustępy: 4-12, § 2 ust. 1, § 3 zawiera ustęp „e”, § 4 Część II zawiera ustępy od 4-6, Część II ust. 1, Część III zawiera ust. 1-3, Część IV zawiera ust. 1-17, Część IV ust. 1-2, § 5 ust. 1-6. W aneksie obowiązującym od 1.02.2005r. dokonano zmian w § 1 ust. 3 pkt c oraz w § 1 ust. 13 po pkt. f (które w numeracji Regulaminu nie istnieją). Ponadto aneks usuwa z § 2 ust. 1 pkt f ppkt. 3, który w rzeczywistości nie istnieje

W § 1 ust. 5 postanowiono, że środkami Funduszu administruje dyrektor placówki, co jest zgodne z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. Planowania i podziału środków Funduszu dokonuje dyrektor, główny księgowy oraz pracownik płac. W celu planowania środków dyrektor może powołać doraźnie komisję, składającą się z dwóch przedstawicieli Rady Pedagogicznej oraz dwóch pracowników niepedagogicznych (po zmianie 1 pracownik niepedagogiczny). Posiedzenia Komisji są protokołowane oraz dla ich ważności zatwierdzane przez dyrektora.

 

Przeznaczenie Funduszu określone w Regulaminie jest zgodne z obowiązującymi przepisami. Pierwszeństwo w otrzymaniu środków zostało przyznane osobom znajdującym się w najtrudniejszej sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej.

Regulamin określa osoby uprawnione do korzystania z Funduszu oraz tryb przyznawania pomocy. Pomoc z Funduszu przyznawana jest na wniosek osoby uprawnionej składany wraz z oświadczeniem o wysokości dochodów.

 

Na cele mieszkaniowe przyznawana jest pomoc w formie pożyczki. Obejmuje remonty, modernizację, adaptację mieszkań lub domów oraz uzupełnienie wkładu mieszkaniowego. Okres spłaty pożyczki nie może przekroczyć 36 miesięcy. Oprocentowanie wynosi 4 %                 w skali rocznej. Warunki pożyczki określane są w umowie zawartej pomiędzy pracownikiem a dyrektorem.

 

Wysokość udzielonych pożyczek przekracza plan finansowy na rok 2007r. w tym zakresie              o kwotę 1.340 zł. Plan na 2006r. przewidywał udzielenie 4 pożyczek na kwotę 4.000 zł.

Wysokość udzielonych pożyczek jest zgodna z planem finansowym ZFŚS na rok 2007r.

W kontrolowanej jednostce Regulamin kontroli wewnętrznej został opracowany                   w dwóch dokumentach, obowiązujących od 13.10.2003r. każdy. Regulamin został wprowadzony zarządzeniem wewnętrznym nr 9/2003/2004 z dnia 13.10.2003r. W jednym              z dokumentów określono cele kontroli wewnętrznej, jej formy, tryb i podmioty kontrolujące. Drugi dokument określa obszary kontroli na poszczególnych stanowiskach pracy. Został on oparty na uchwale Rady Ministrów Nr 57 z dnia 23 maja 1983 r. w sprawie wykonywania kontroli przez organy administracji państwowej (MP nr 22, poz. 124), który w czasie uchwalania regulaminu (1.10.2003r. ) już nie obowiązywał, bowiem utracił moc z dniem 30.03.2001r.

 

Zgodnie z obowiązującym Regulaminem kontroli wewnętrznej za organizację                       i realizację kontroli wewnętrznej odpowiada dyrektor oraz delegowani pracownicy. Kontrola wewnętrzna odbywa się zgodnie z ustalonym przez dyrektora planem kontroli na dany rok. Kontroli poddano plany za 2006 i 2007 rok. Badane plany kontroli obejmują tematykę kontroli, termin kontroli, sposób dokumentacji, komórkę podlegającą kontroli. Plany zostały podpisane przez dyrektora.

Przebieg kontroli i zalecenia pokontrolne odnotowywane są w księdze kontroli wewnętrznej.

 

 

 

 

 

 

 

Przebieg kontroli i zalecenia pokontrolne odnotowywane są w księdze kontroli wewnętrznej zgodnie z obowiązującym regulaminem. Z przeprowadzonej kontroli są sporządzane informacje podpisane przez osobę kontrolującą oraz opatrzone datą.