A A A

URZĄD MIASTA OPOLA > Kontrole > kontrole jednostek > Przedszkole Publiczne nr 3

KWiA-I.1711.00010.2013	Opole, 26 kwietnia 2013 r.
PROTOKÓŁ KONTROLI NR  14/13
Jednostka kontrolowana	Przedszkole Publiczne nr 3 im. J. Brzechwy ul. Strzelców Bytomskich 19 45-084 Opole
Nazwa organu sprawującego nadzór	Prezydent Miasta Opola
Termin przeprowadzenia kontroli	Od 4 do 25 kwietnia 2013 r.
Imię i nazwisko przeprowadzającego kontrolę oraz stanowisko	Wiesław Pałczyński – inspektor w  Wydziale Kontroli Wewnętrznej i Audytu Tadeusz Lech –główny specjalista w Wydziale Kontroli Wewnętrznej i Audytu
Przedmiot kontroli	Gospodarka finansowa
Okres objęty kontrolą	2012 r.
Imię i nazwisko kierownika kontrolowanej jednostki – stanowisko służbowe	Jolanta Gajos-Babiak – dyrektor przedszkola
Wyjaśnień w czasie kontroli udzielały	Jolanta Gajos-Babiak – dyrektor przedszkola (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.)- główna księgowa

 

I. Podstawy prawne

 

1. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późniejszymi zmianami).

 

2. Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity z  2002 r., Dz. U. Nr 76, poz. 694 z późniejszymi zmianami).

 

3. Ustawa z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (tekst jednolity z 2004 r., Dz. U. Nr 256, poz. 2572 z późniejszymi zmianami).

 

4. Ustawa z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. Nr 118, poz. 1112 z późniejszymi zmianami).

 

5. Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 31 stycznia      2005 r. w sprawie wysokości minimalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego nauczycieli, ogólnych warunków przyznawania dodatków do wynagrodzenia zasadniczego oraz wynagradzania za pracę w dniu wolnym od pracy (Dz. U. Nr 22, poz. 181 z późniejszymi zmianami).

 

6. Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 z późniejszymi zmianami).

 

7. Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. z 2004 r. Nr 19, poz 177 z późniejszymi zmianami).

 

8. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38 poz. 207 z późniejszymi zmianami).

 

9. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (Dz. U. 38 poz. 861 z późniejszymi zmianami).

 

10. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103).

 

11. Ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223 poz. 1458 z późniejszymi zmianami).

 

12. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. Nr 50 poz. 398 z późniejszymi zmianami).

 

13. Uchwała Nr XXXIII/302/04 Rady Miasta Opola z dnia 24 czerwca 2004 r. w sprawie opłat za świadczenia prowadzonych przez gminę przedszkoli publicznych ( z późniejszymi zmianami).

 

14. Uchwała Nr IX/117/11 Rady Miasta Opola z dnia 28 kwietnia 2011 r. w sprawie ustalenia wysokości opłat za świadczenia udzielane przez przedszkola publiczne prowadzone przez Miasto Opole.

 

15. Uchwała Nr XLVII/500/09 Rady Miasta Opola z dnia 26 marca 2009 r. w sprawie regulaminu określającego wysokość stawek oraz szczegółowe warunki przyznawania nauczycielom dodatków: motywacyjnego, funkcyjnego, za warunki pracy, za wysługę lat, szczegółowy sposób obliczania wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe i godziny doraźnych zastępstw oraz szczegółowe zasady przyznawania i wypłacania nauczycielskiego dodatku mieszkaniowego.

 

16. Uchwała Nr LXXV/813/10 Rady Miasta Opola z dnia 9 listopada 2010 r. w sprawie określenia jednostek budżetowych gromadzących dochody na wydzielonym rachunku, źródeł tych dochodów i ich przeznaczenia oraz sposobu i trybu sporządzania planu finansowego dochodów i wydatków nimi finansowanych, dokonywania w nim zmian i ich zatwierdzania.

 

17. Uchwała Nr VIII/93/11 Rady Miasta Opola z dnia 31 marca 2011 r. zmieniająca uchwałę w sprawie określenia jednostek budżetowych gromadzących dochody na wydzielonym rachunku, źródeł tych dochodów i ich przeznaczenia oraz sposobu i trybu sporządzania planu finansowego dochodów i wydatków nimi finansowanych, dokonywania w nim zmian i ich zatwierdzania.

 

18. Komunikat Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych.

 

II. Cel kontroli

 

 Celem kontroli było:

- dokonanie oceny prawidłowości prowadzonej gospodarki finansowej,

- sprawdzenie rzetelności prowadzonej ewidencji dochodów i wydatków,

- sprawdzenie zgodności sporządzanych sprawozdań z ewidencją księgową.

 

III. Metodyka przeprowadzenia kontroli

 

Zapoznano się ze specyfiką przyjętych rozwiązań organizacyjnych  w zakresie prowadzenia spraw kadrowo-księgowych. Na podstawie zapisów dokonywanych na kontach księgowych ustalono poszczególne rodzaje wydatków budżetowych. Sprawdzono również czy istnieją dokumenty potwierdzające dokonanie określonych wydatków (faktury, rachunki, listy płac, raporty kasowe, itp.) oraz porównano je z wyciągami bankowymi. Sprawdzono także, czy poszczególne dokumenty zostały odpowiednio opisane, zadekretowane i poddane wstępnej kontroli oraz podpisane przez głównego księgowego i zaakceptowane do wypłaty przez dyrektora jednostki. Dane zawarte w sprawozdaniach budżetowych porównano z danymi wynikającymi z badanych dokumentów i ewidencji księgowej. Dokonano analizy poszczególnych wydatków pod kątem ich celowości oraz zgodności z przepisami i planem finansowym.

Szczegółową kontrolą objęto:

-   zgodność z ewidencją księgową danych wykazanych w sprawozdaniu Rb-28S dotyczących planu, zaangażowania, wydatków oraz zobowiązań,

- zgodność z ewidencją i sprawozdaniem Rb-27S otrzymanych i odprowadzonych do Urzędu Miasta dochodów budżetowych,

-  zapisy w ewidencji księgowej dotyczące wszystkich wydatków budżetowych przedszkola za grudzień 2012 r.,

-   zgodność ze sprawozdaniem zapisów dotyczących wpływów i wydatków z   dochodów na wydzielonym rachunku w grudniu 2012 r. we wszystkich paragrafach,

-  wpływy i wydatki z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w 2012r.,

-   zgodność z ewidencją księgową stanu zobowiązań i należności,

-   realizacja zobowiązań w styczniu 2012 r.,

-  zgodność z uchwałą Rady Miasta Opola naliczenia opłat za grudzień 2012 r.

    Sprawdzono czy na koniec roku jednostka dokonała spisu z natury i rozliczenia artykułów żywnościowych znajdujących się w magazynie. W zakresie gospodarki kasowej dane z ewidencji księgowej porównano z raportami kasowymi. W zakresie druków ścisłego zarachowania zapoznano

się z zasadami i sposobem postępowania oraz sprawdzono ciągłość numeracji dotychczas wykorzystanych kwitariuszy przychodowych i rozchodowych.

Sprawdzono również czy jednostka posiada opracowane na piśmie procedury kontroli zarządczej oraz czy procedury te są dostosowane do specyfiki  jednostki, a także w jaki sposób są realizowane w praktyce.

                                              

IV. Sprawy organizacyjne  

 

         Siedzibą przedszkola jest nieruchomość zabudowana położona w Opolu przy ul. Strzelców Bytomskich 19, którą Zarząd Miasta Opola przekazał jednostce nieodpłatnie w trwały zarząd decyzją nr GN-7224c/59/98 z dnia 18.11.1998r. Na powyższą nieruchomość utworzono księgę wieczystą KW nr 95465.

W okresie objętym kontrolą dyrektorem jednostki była pani Jolanta Gajos-Babiak powołana na to stanowisko przez Prezydenta Miasta Opola z dniem 1 września 2010 r. na czas określony do 31 sierpnia 2015 r. (akta kontroli Nr 13/14//I/1).

Głównym księgowym jednostki jest pani (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.)zatrudniona na czas nieokreślony w wymiarze 1/2 etatu od 01. 09.2008 r.

Z budżetem gminy jednostka rozlicza się w dziale klasyfikacji budżetowej 801 rozdział 80104. Na podstawie ewidencji księgowej ustalono, że w 2012 r. jednostka zaewidencjonowała ogółem 7.353 operacji księgowych.

         W kontrolowanej jednostce obowiązują następujące wewnętrzne regulacje prawne dotyczące gospodarki finansowo-księgowej:

• Instrukcja sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów,
• Zasady (polityka) rachunkowości w Przedszkolu Publicznym Nr 3 w Opolu,
• Zakładowy Plan Kont,

• Kontrola zarządcza,
• Instrukcja wewnętrzna w sprawie inwentaryzacji składników majątkowych,
• Regulamin Zamówień Publicznych,
• Regulamin ZFŚS.

W okresie objętym kontrolą przedszkole posiadało wyodrębnione rachunki bankowe dotyczące: budżetu, wydzielonego rachunku dochodów, sum depozytowych oraz funduszu socjalnego.

W kontrolowanej jednostce inwentaryzacja środków trwałych i pozostałych środków trwałych została przeprowadzona grudniu 2011 r. Zgodnie z obowiązującą w jednostce instrukcją z przeprowadzonej inwentaryzacji został sporządzony protokół (akta kontroli Nr 13/14/I/68).

 

         Szczegółowo stan zatrudnienia w kontrolowanej jednostce na dzień 31.12.2012 r. przedstawia poniższa tabela:

 

Tabela nr 1

l.p.	Wyszczególnienie	Ilość osób-umowy	Zatrudnienie w etatach (stan na 31.12.2011 r.)
1	Pracownicy pedagogiczni	11	10,84
2	Pracownicy administracyjni	4	2,00
3	Pracownicy obsługi	9	8,62
RAZEM:		24	21,46

 

         W porównaniu do analogicznego roku ubiegłego stan zatrudnienia   zmniejszyło się o 1 osobę, również zatrudnienie w etatach zmniejszyło się o 1 etat. Zmniejszenie zatrudnienia dotyczyło nauczycieli dyplomowanych pracowników (akta kontroli Nr 13/14//I/27).

             

Stan zatrudnienia nauczycieli według stopnia awansu zawodowego na dzień 31.12.2012 r. przedstawia poniższa tabela:

 

Tabela nr 2

Lp	Stopień awansu zawodowego	Zatrudnienie w osobach	Zatrudnienie w etatach
1	Dyplomowani	8	7,84
2	Mianowani	0	0
3	Kontraktowi	3	3,00
4	Stażyści	1	0,67
RAZEM:		12,00	11,51

 

         Na podstawie ewidencji kontroli ustalono, że w 2012 r. w przedszkolu zostały przeprowadzona jedna kontrola zewnętrzna przez:

- Zakład Ubezpieczeń Społecznych w Opolu. Uwag i zaleceń nie wydano.

         Na dzień 31.12.2012 r. do przedszkola zapisanych było 123 dzieci, tj. 6 dzieci więcej niż na dzień 31.12.2011 r.

 

V. Dochody budżetowe w 2012 r.

 

W dniu 7.01.2013 r. jednostka kontrolowana złożyła w Urzędzie Miasta Opola sprawozdanie Rb–27S z wykonania planu dochodów budżetowych przedszkola za 2012 rok.

Ze sprawozdania wynika, że dochody w tym okresie wyniosły 37.926,16 zł. W wyniku kontroli ustalono, że powyższa kwota jest zgodna kontami księgowymi:130-01-03- rachunek bieżący oraz 221 – należności z tytułu dochodów budżetowych.

Natomiast dochody wykazane w paragrafie 0920 w kwocie 1.111,40 zł dotyczyły  kapitalizacji odsetek ze wszystkich rachunków bankowych oraz odsetek od nieterminowych wpłat na dzień 31.12.2012 r.

W wyniku kontroli ustalono, że dochody te są zgodne z ewidencją księgową kontrolowanej jednostki (akta kontroli Nr 13/14/I/31-30). Powyższe środki w całości zostały przekazane na rachunek bankowy Urzędu Miasta.

 

VI.  Wydatki budżetowe w 2012 r.

 

W ewidencji księgowej (konto 130) jednostka kontrolowana wykazała, że stan początkowy środków na rachunku bankowym na dzień 01.01.2012 r. wynosił 0. W wyniku kontroli ustalono, że stan ten był zgodny z wyciągiem bankowym nr 1 z dnia 3.01.2012 r. (akta kontroli Nr 13/14/I/35).

Na podstawie ewidencji księgowej ustalono, że w 2012 r. zaewidencjonowano ogółem 1.614 operacje księgowe dotyczące środków budżetowych oraz 6 operacji księgowych dotyczących rachunku depozytów (akta kontroli Nr 13/4/I/23).

Ze sporządzonego sprawozdania dotyczącego działu 801 rozdział 80104 oraz z dokumentacji księgowej jednostki wynika, że wydatki budżetowe za okres od stycznia do grudnia 2012 r. wyniosły ogółem 1.091.458,07 zł (akta kontroli Nr 13/14/I/9). Kwota ta jest zgodna z ewidencją księgową Urzędu Miasta Opola dotyczącą przekazanych środków do jednostki na działalność w 2012 r. (akta kontroli Nr 13/14/I/10). Na podstawie analizy sprawozdań za lata 2011 -2012 ustalono, że wydatki w 2012 r. były wyższe o 150.250,57 zł od wydatków poniesionych w analogicznym okresie roku ubiegłego (akta kontroli Nr 13/14/I/27).

W 2012 r. wydatki zostały zaewidencjonowane w ośmiu paragrafach tj.: 3020, 4010, 6050 4040, 4110, 4120, 4270 oraz 4440. Wydatki dotyczyły wydatków osobowych tj.: wynagrodzeń, w tym „trzynastki” oraz pochodnych jak składki ZUS, fundusz pracy, odpisu na fundusz socjalny. W wyniku kontroli ustalono, że kwoty wydatków ogółem wykazane w poszczególnych paragrafach są zgodne z ewidencją księgową kontrolowanej jednostki (akta kontroli Nr 13/14/I/7). Ponadto ustalono, że wykazane w sprawozdaniu dane dotyczące planu oraz zaangażowania są zgodne z kontami pozabilansowymi 980 i 998. Konta te ujęte są w Zakładowym Planie Kont.

Szczegółową kontrolą objęto wszystkie wydatki dokonane w grudniu 2012r. Z wyciągu bankowego nr 46 wynika, że stan środków budżetowych na rachunku bankowym na dzień 01.12.2012 r. wynosił 65.725,66 zł. Wpływy ogółem na rachunek bieżący jednostki środków budżetowych przekazanych przez Urząd Miasta wyniosły w grudniu 45.263,63 zł. Z analizy sprawozdań za okresy od stycznia do listopada i od stycznia do grudnia oraz z ewidencji księgowej wynika, że w grudniu zaewidencjonowano wydatki w trzech paragrafach tj. 4010, 4110 i 4120 na łączną kwotę 110.989,29 zł.

 Ponadto z powyższych danych wynika, że wydatki w poszczególnych paragrafach wyniosły:

 

- § 4010 – 86.738,21 zł,

- § 4110 -  21.291,33 zł,

- § 4120 -   2.959,75 zł.

 

W wyniku kontroli ustalono, że kwoty wydatków w grudniu ogółem oraz w poszczególnych paragrafach były zgodne z ewidencją konta 130. Łączna kwota środków zaewidencjonowanych i posiadanych na wydatki bieżące jednostki w grudniu wynosiła 110.988,29 zł.

Na podstawie ewidencji księgowej oraz wyciągów bankowych nr 46, 47,48,49,50 ustalono, że na powyższą kwotę oprócz wydatków zrealizowanych według podziałek klasyfikacji budżetowych i zwrotu do Urzędu Miasta niewykorzystanych środków składały się także przelewy do Urzędu Miasta dochodów budżetowych z tytułu odsetek w łącznej kwocie 1.111,40 zł.

Na koniec 2012 r. saldo konta 130 wynosiło 0 i było zgodne z wyciągiem bankowym nr 64 z dnia 31.12.2012 r. (akta kontroli Nr 12/3/I/77-79). Również stan gotówki w kasie na koniec 2012 r. wynosił 0.

 

§ 4010 wynagrodzenia osobowe pracowników

 

Ze sprawozdania oraz z ewidencji księgowej wynika, że wydatki w grudniu wyniosły 34.954,49 zł. Na podstawie zestawienia wydatków dla poszczególnych paragrafów, wyciągów bankowych nr 93- 99 za okres od 1 do 29.12.2012 r. oraz ewidencji kont 130, 225, 229 i 240 (akta kontroli Nr 12/3/I/56-57) ustalono, że na powyższą kwotę składają się między innymi:

- (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.)

Ponadto na kwotę tych wydatków składają się potracone z wynagrodzeń składki ZUS od pracowników, składki ubezpieczeniowe PZU, składki ZNP, potracone pożyczki mieszkaniowe oraz podatek od wynagrodzeń.

W trakcie kontroli dokonano również analizy wynagrodzeń za grudzień wszystkich pracowników przedszkola. Stwierdzono, iż wszystkie kwoty wykazane w indywidualnych kartotekach wynagrodzeń były zgodne z kwotami na sporządzonych listach płac (akta kontroli Nr 13/14/I/17-18). Porównano także wysokość naliczenia poszczególnych składników wynagrodzeń z przepisami prawnymi oraz z dokumentacją stanowiącą podstawę ich naliczeń, w tym z:

• regulaminem wynagradzania wraz załącznikami,
• aktami nadania stopnia awansu zawodowego nauczycieli,
• umowami o pracę,
• decyzjami dyrektora dotyczącymi przyznania dodatków motywacyjnych, za wychowawstwo, opiekuna stażu, za specjalizację, w sprawie zmiany wynagrodzeń,
• wydrukami komputerowymi dotyczącymi dodatku za wysługę.

 

Rozbieżności w tym zakresie nie stwierdzono.

Ustalono, że na wynagrodzenia pracowników pedagogicznych oprócz wynagrodzenia zasadniczego, chorobowego i dodatków za wysługę, składały się (akta kontroli Nr 13/14/I/17):

-(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.).

Wydatków budżetowych na wynagrodzenia z innych tytułów nie stwierdzono.

Na wynagrodzenia pracowników administracji i obsługi oprócz wynagrodzenia zasadniczego i dodatków za wysługę składały się:

-(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.).

Ponadto pracownikowi obsługi wypłacono (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.).

 Wydatków budżetowych na wynagrodzenia z innych tytułów nie stwierdzono.

 

§ 4110 składki na ubezpieczenie społeczne

 

Ze sprawozdania oraz z ewidencji księgowej konta -130 i 229 wynika, że wydatki w grudniu wyniosły 21.568,53 zł.  W wyniku kontroli ustalono, że powyższa kwota wydatków dotyczyła składek ZUS za listopad i grudzień 2012r. oraz była zgodna z deklaracjami DRA (akta kontroli Nr 13/14/I/19). Na podstawie zestawienia wydatków dla poszczególnych paragrafów, wyciągów bankowych nr 76, 82  oraz ewidencji kont 130 i 229 ustalono, że na powyższą kwotę składają się:

- składki ZUS od pracodawcy za listopad w kwocie  11.027,98 zł,

- składki ZUS od pracodawcy za grudzień w kwocie 10.540,55 zł.

Przelewu składek do ZUS dokonano w dniach 01 i 28.12.2012 r.

 

§ 4120 składki na Fundusz Pracy

 

Ze sprawozdania oraz z ewidencji księgowej – konta 130 i 229 wynika, że wydatki w grudniu wyniosły 2.682,55 zł.  W wyniku kontroli ustalono, że powyższa kwota wydatków dotyczyła składek na Fundusz Pracy za listopad i grudzień 2012r. oraz była zgodna z deklaracjami DRA (akta kontroli Nr13/14/I/19). Na podstawie tej ewidencji oraz wyciągów bankowych nr 76 i 82 ustalono, że przelewów składek do ZUS dokonano w dniach 01 i 28.12.2012 r.

 

VII. Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych

 

Z wyciągu bankowego nr 1 z dnia 03.01,2012 r. wynika, że stan początkowy środków pieniężnych na dzień 01.01.2012 r. wynosił 29.994,93 zł (akta kontroli Nr 13/14/I/43). Stan ten jest zgodny z ewidencją księgową  (konto 135 – rachunek ZFŚS (akta kontroli Nr 13/14/I/44). Z raportu kasowego (nr 1/2012/ZFŚS – 1.800,00 zł – wczasy pod gruszą dla 4 osób, nr 2/2012 – 101,25 zł – tort na imprezę integracyjną - Dzień Nauczyciela, nr 3/2012 (akta kontroli Nr 13/14/I/71-72), 1.200,00 zł – zapomoga materialna dla 4 emerytów).  Stan początkowy gotówki w kasie wynosił 0 (akta kontroli Nr 13/14/I/45).

          W 2012 r. w kontrolowanej jednostce dokonano odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych na łączną kwotę 44.300,00 zł (akta kontroli Nr 13/14/I/44). Kwota odpisu była zgodna z naliczeniem Funduszu Socjalnego oraz z Planem dochodów/wydatków ZFŚS na 2012 r. (akta kontroli Nr 12/3/I/32).

            Środki budżetowe zostały przekazane na rachunek bankowy ZFŚS w dniach:

• 30.05.2012 r. – 31.050,00 zł  -  WB nr 20,
• 26.09.2012 r. – 10.350,00 zł  -  WB nr 17,
• 21.11.2012 r. -    2.900,00 zł  -  WB nr 25. (korekta)

Zasady tworzenia i udzielania świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych dla pracowników jednostki określił dyrektor w Regulaminie Funduszu Świadczeń Socjalnych w Przedszkolu Publicznym nr 3 w Opolu.

Wyżej wymieniony regulamin określa między innymi osoby uprawnione do korzystania ze środków funduszu, przeznaczenie środków oraz zasady i warunki przyznawania świadczeń socjalnych.

Działalność socjalna prowadzona jest na podstawie zatwierdzonego rocznego planu dochodów i wydatków (akta kontroli Nr 13/14/I/).

Środki funduszu gromadzone są na odrębnym rachunku bankowym. Niewykorzystane środki w danym roku kalendarzowym przechodzą na rok następny.

Z analizy zapisów dokonanych na koncie 135 (strona Wn) oraz wyciągów bankowych konta ZFŚS wynika, że na rachunek bankowy oprócz środków przeniesionych z poprzedniego roku, odpisów i odsetek od zgromadzonych środków, wpływały także spłaty pożyczek mieszkaniowych oraz odpis dla emerytów przekazany z Urzędu Miasta (akta kontroli Nr 13/14/I/39). Wpływów z innych źródeł nie stwierdzono.  Łączna kwota środków posiadanych na rachunku bankowym funduszu w 2012 r. wyniosła 12.706,19.

          Z analizy strony Ma konta 135 i konta 101-03 - kasa ZFŚS wynika, że zaewidencjonowane wydatki w kontrolowanym okresie dotyczyły:

• dofinansowania do wypoczynku,
• pożyczek mieszkaniowych,
• wypłaty świadczeń urlopowych,
• pomocy materialnej i zapomóg,
• dofinansowania do biletów.

Wszystkie skontrolowane wydatki posiadały dokumentację potwierdzającą przyznanie ww. świadczeń. Dokumenty te zostały zatwierdzone do wypłaty i podpisane przez upoważnione osoby. Wydatki dot. świadczeń zostały poniesione zgodnie z Regulaminem ZFŚS i stosownymi w tym zakresie przepisami.

Saldo konta 135 na dzień 31.12.2012 r. wynosiło 12.706,19 zł i było zgodne z wyciągiem bankowym nr 34 (akta kontroli Nr 13/14/I/34). Z ewidencji konta 101 wynika, że stan gotówki w kasie na koniec roku wynosił 0 i był zgodny z raportem kasowym nr 30/2011-4/ZFŚS za okres od 11 do 20.12.2012 r. (akta kontroli Nr 13/14/I/35).

 Na podstawie ewidencji księgowej ustalono, że w 2012 r. zaewidencjonowano ogółem 96 operacji księgowych dotyczących funduszu socjalnego (akta kontroli Nr 13/14/I/39).

 

VIII. Zobowiązania

 

W sprawozdaniu Rb-34S jednostka kontrolowana wykazała stan zobowiązań na dzień 31.12.2011 r. w łącznej kwocie 6.866,13 zł. Ustalono, że w kwocie tej znajdują się także zobowiązania z tytułu nadpłat za pobyt dzieci w przedszkolu w kwocie 1.002,80 zł (akta kontroli Nr 13/14/I/43) Stan zobowiązań ogółem był zgodny z ewidencją konta 201. Sprawdzono płatności zobowiązań dokonane w styczniu 2012 r. Na podstawie ewidencji konta 201-10-801 oraz dokumentacji źródłowej ustalono, że w miesiącu tym uregulowano 6 faktur, które jednostka otrzymała w grudniu 2011 r. Dotyczyły one paragrafów 4220, 4260, 4300 oraz 4370. Ustalono, że wszystkie otrzymane w tym miesiącu faktury zostały ujęte w zobowiązaniach za 2012 r.

W sprawozdaniu Rb-28S jednostka kontrolowana wykazała stan zobowiązań budżetowych na dzień 31.12.2012 r. w łącznej kwocie 68.411,02 zł. Zobowiązania te dotyczyły paragrafów: 4040, 4110 oraz 4120. W wyniku kontroli na podstawie ewidencji księgowej (akta kontroli Nr 13/14/I/42) ustalono, że:

- zobowiązania wykazane w paragrafie 4040 w kwocie 57.284,88 zł dotyczyły  naliczonej trzynastki za 2012 r. (konto 231),

- zobowiązania wykazane w paragrafie 4110 w kwocie 9.956,50 zł dotyczyły  składek ZUS od naliczonej trzynastej pensji (konto 229),

- zobowiązania wykazane w paragrafie 4120 w kwocie 1.169,99 zł dotyczyły składek na Fundusz Pracy od naliczonej trzynastej pensji (konto 229).

W sprawozdaniu Rb-34 wykazano, iż na dzień 31.12.2012 r. jednostka  posiadała zobowiązania w ramach dochodów własnych w kwocie 513,04 zł.. W wyniku kontroli ustalono, że powyższe dane były zgodne z ewidencją księgową - konto 201.

 

IX. Należności

 

Z ewidencji księgowej wynika, iż na dzień 31.12.2012 r. należności budżetowych nie było. Natomiast w sprawozdaniu Rb-34 kontrolowana jednostka wykazała stan należności w ramach dochodów własnych w kwocie 5.935,83 zł. Powyższą kwotę wykazano w pozycji należności od dzieci.

W wyniku kontroli ustalono, że powyższa kwota w całości dotyczyła naliczonych i nie zapłaconych opłat za przedszkole w kwocie 5.935,83 zł .

           

X. Gospodarowanie wydzielonym rachunkiem dochodów 2011 r.

 

Z wyciągu bankowego nr 1 z dnia 01.01.2012 r. wynika, że stan środków na wydzielonym rachunku bankowym dochodów na początek roku 2012 wynosił 7.397,48 zł WB 4 z 15.01.2013 r. i był zgodny ze stanem początkowym wykazanym w sprawozdaniu (akta kontroli (13/14/51,44).

Na podstawie ewidencji księgowej ustalono, że w 2012 r. zaewidencjonowano ogółem 5.739 operacji księgowych dotyczących gospodarowania środkami na wydzielonym rachunku dochodów (akta kontroli Nr 13/14/I/).

 

X.1. Źródła dochodów na wydzielonym rachunku

 

Ustalono, że w kontrolowanej jednostce środki dot. dochodów były gromadzone na wydzielonym rachunku bankowym. Ze sporządzonego przez jednostkę sprawozdania Rb-34S wynika, że wykonanie dochodów na wydzielonym rachunku dochodów w 2012 r. wyniosło ogółem 314.918,01 zł.

    Na kwotę tę składały się dochody uzyskane w dwóch paragrafach:

 

• § 0830 – Wpływy z usług – 312.252,01 zł,
• § 0920 – Pozostałe odsetki –   2.666,00 zł,

 

 Zespół kontrolny ustalił, że na dochody w poszczególnych paragrafach składały się:

• § 0830 – opłaty za świadczenia przedszkolne (opłata stała i za wyżywienie),
• § 0920 – odsetki bankowe oraz odsetki od należności z tyt. niezapłaconych świadczeń przedszkolnych,

Wyżej wymienione  rodzaje dochodów były zgodne ze źródłami dochodów określonymi w art. 223 ustawy o finansach publicznych oraz w uchwale Rady Miasta Opola.

 

Wykazane w sprawozdaniu dochody są zgodne z ewidencją konta 132 (akta kontroli 13/14/I/28-31). Ustalono, że na kwotę dochodów w paragrafie 830 składały się opłata stała w wysokości 229.437,48 zł oraz opłaty za wyżywienie w kwocie 814,53 zł.

Przypisu opłat za grudzień dokonano dla wszystkich 123 dzieci zapisanych w tym czasie do przedszkola.

Wysokość miesięcznych opłat za pobyt dzieci w przedszkolu stosownie do ilości godzin została ustalona zgodnie z uchwałą Rady Miasta Opola z dnia 28 kwietnia 2012 r. (akta kontroli 13/14/I/17).      

W roku szkolnym 2012/2013 za okres czterech miesięcy tj. od września do  grudnia 2012 r. opłata podstawowa wyniosła 116.301,55 zł. Natomiast kwota naliczonych zwrotów opłaty stałej za ten okres wyniosła 17.007,50 zł, co stanowiło 14,62 % naliczonej opłaty ogółem (akta kontroli 13/14/I/29). O powyższą kwotę zostały potrącone przyszłe należności za świadczenia za miesiąc następny.

Sprawdzono także zgodność naliczenia opłat z uchwałą Rady Miasta Opola za grudzień 2012 r. Ustalono, że w miesiącu tym do przedszkola uczęszczało 123 dzieci w pięciu grupach. Opłaty zostały naliczone za wszystkie dzieci. Wysokość miesięcznych opłat za pobyt dzieci w przedszkolu stosownie do ilości godzin została ustalona zgodnie z uchwałą Rady Miasta Opola z dnia 28 kwietnia 2011 r. W pięciu przypadkach zastosowano zniżki w odpłatności za świadczenia. W każdym przypadku podstawą obniżenia opłat były decyzje wydane przez Miejskie Centrum Świadczeń w Opolu, Prezydenta Miasta Opola oraz Burmistrza Miasta Wojcieszów (akta kontroli 13/14/I/59-63).

 

X.2. Wydatki dochodów na wydzielonym rachunku

 

          Ze sporządzonego przez jednostkę kontrolowaną sprawozdania Rb-34S wynika, że wydatki ze środków dochodów własnych w 2012 r. wyniosły ogółem 314.918,01 zł, natomiast w roku 2011 wyniosły 324.339,88 a więc były niższe  o 9.4421,87 zł. Wydatki te zaewidencjonowano w siedemnastu paragrafach. Kwoty wydatków wykazane w poszczególnych paragrafach są zgodne z ewidencją księgową (akta kontroli 13/14/I/35).

          Z wyciągu bankowego nr 109 wynika, ze stan środków pieniężnych w banku na koniec 2012r. wynosił 7.397,48 zł (akta kontroli 13/14/I/34-36) i był zgodny z saldem konta 132. Z ewidencji konta   101-02 - Kasa wynika, że stan gotówki w kasie na koniec 2012 roku wynosił  zł i był zgodny z raportem kasowym nr 26/2012 (akta kontroli 13/14/I/27).

          Szczegółową kontrolą objęto wszystkie wydatki dokonane w grudniu 2012r. Ogółem w grudniu zaksięgowano wydatki na łączną kwotę 57.908,13 zł (akta kontroli 13/14/I/48).

Wykazane w ewidencji księgowej – Zestawienie paragrafów wydatków za grudzień 2012  wydatki ogółem w grudniu we wszystkich paragrafach były zgodne z wydatkami ogółem wykazanymi na kontach 101 i 132.

Skontrolowano łącznie 104 dokumenty źródłowe dotyczące wydatków w grudniu. Wszystkie skontrolowane dokumenty dotyczyły zaewidencjonowanych paragrafów i zostały prawidłowo zaklasyfikowane, zadekretowane, opisane pod względem merytorycznym, formalno rachunkowym i zatwierdzenia do wypłaty. Ponadto wydatki zostały uregulowane w terminie. Nie stwierdzono wydatków poniesionych na cele inne niż wymienione w ustawie o finansach publicznych i uchwale Rady Miasta Opola. Zespół kontrolny ustalił także że wszystkie płatności zostały przekazane na właściwe konta kontrahentów.

Wydatki w grudniu zaksięgowano w trzynastu niżej wymienionych paragrafach:

 

Rozdział 80104 § 2400 – Wpłata do budżetu pozostałości środków finansowych

Zwrócono o Urzędu Miasta niewykorzystane środki na kwotę 36.814,76 zł. WB nr 04/501.2012 r.

 

Rozdział 80104 § 3020 – Wydatki osobowe nie zaliczone do wynagrodzeń

          Wydatki ogółem wyniosły 4.625,99 zł. Wydatki w grudniu wyniosły 795,49 zł. W paragrafie tym w grudniu zaewidencjonowano 9 wydatków, które dotyczyły zakupu odzieży  (akta kontroli tom 13/14/I/50-51).

 

Rozdział 80104 § 4170 – Wynagrodzenie bezosobowe

           Wydatki ogółem wyniosły 2.628,00 zł. Wydatków w grudniu brak.

 

Rozdział 80104 § 4210 – Zakup materiałów i wyposażenia

          Wydatki ogółem wyniosły 82.814,53 zł. Wydatki w grudniu wyniosły 26.617,18 zł. W paragrafie tym w grudniu zaewidencjonowano ogółem 20 wydatki, które dotyczyły zakupu materiałów i wyposażenia, środków czystości, materiałów biurowych, tuszu do drukarek oraz papieru ksero, prasy i materiałów szkoleniowych, materiałów dla konserwatora mini wieży, miksera kuchennego, wyposażenia kuchni, wykładziny dywanowej oraz komputera (akta kontroli tom 13/14/I/51).

 

Rozdział 80104 § 4220 – Zakup  żywności

          Wydatki ogółem wyniosły 86.342,47 zł. Wydatki w grudniu wyniosły 6.737,61 zł. W paragrafie tym w grudniu zaewidencjonowano 29 wydatki na zakup żywności (akta kontroli tom 13/14/I/51).

 

Rozdział 80104 § 4240 – Zakup pomocy naukowych i dydaktycznych

          Wydatki ogółem wyniosły 6.835,24 zł. Wydatki w grudniu wyniosły 199,90 zł. W paragrafie tym w grudniu zaewidencjonowano 1 wydatek, który dotyczył zakupu woreczków gimnastycznych dla podopiecznych ( akta kontroli 13/14/I/51).

 

Rozdział 80104 § 4260 – Zakup energii 

          Wydatki ogółem wyniosły 53.178,13 zł. Wydatki w grudniu wyniosły 7.889,99 zł. W paragrafie tym w grudniu zaewidencjonowano wydatki  dotyczyły zapłaty za energię cieplną, gaz i energię elektryczną (akta kontroli tom 13/14/I/48).

 

Rozdział 80104 § 4270 – Zakup usług remontowych

          Wydatki ogółem wyniosły 12.705,00 zł. Wydatki w grudniu wyniosły 5.104,50 zł. W paragrafie tym w grudniu zaewidencjonowane wydatki dotyczyły  remontu bramy, renowacja szafy na pościel, naprawa instalacji w piwnicy (akta kontroli tom 13/14/I/31).

 

Rozdział 80104 § 4280 – Zakup usług zdrowotnych

          Wydatki ogółem wyniosły 639,00 zł. Wydatki w grudniu wyniosły 70,00 zł. W paragrafie tym w grudniu zaewidencjonowane wydatki  dotyczyły pracowniczych badań lekarskich (akta kontroli tom 13/14/I/28).

 

Rozdział 80104 § 4300 – Zakup usług pozostałych 

          Wydatki ogółem wyniosły 35.544,13 zł. Wydatki w grudniu wyniosły 5.060,98 zł. W paragrafie tym w grudniu zaewidencjonowano 9 wydatków i dotyczyły one usług informatycznych, wywozu  ścieków, deratyzacji piwnic. (akta kontroli tom 13/14/I/30).

 

Rozdział 80104 § 4350 – Opłaty za usługi internetowe 

          Wydatki ogółem wyniosły 1.281,12 zł. Wydatków  w grudniu nie poniesiono.

Rozdział 80104 § 4370 – Zakup usług telefonii stacjonarnej 

          Wydatki ogółem wyniosły 1.565,21 zł. Wydatki w grudniu wyniosły 34,92 zł. W paragrafie tym w grudniu zaewidencjonowano 1 wydatek, który dotyczył zapłaty za usługę telekomunikacyjną (akta kontroli 13/14/I/31-32).

 

Rozdział 80104 § 4410 – Podróże służbowe krajowe 

          Wydatki ogółem wyniosły 543,80 zł. Wydatki w grudniu wyniosły 77,60 zł. W paragrafie tym w grudniu zaewidencjonowano 1 wydatek, który dotyczył zakupu biletów  dla dzieci (akta kontroli 13/14/I/31).

 

Rozdział 80104 § 4430 – Różne opłaty i składki

          Wydatki ogółem wyniosły 1.174,00 zł. Wydatki dotyczyły zapłaty za ubezpieczenia. Wydatków w grudniu nie stwierdzono.

 

Rozdział 80104 § 4700 – Koszty szkolenia pracowników

          Wydatki ogółem wyniosły 2.542,44 zł. Wydatki w grudniu wyniosły

 250.00 zł. W paragrafie tym w grudniu zaewidencjonowano 1 wydatek, który dotyczył zapłaty za szkolenie pracowników obsługi tablicy interaktywnej. Zapłaty dokonano przelewem w dniu 7.12.2012 r. (akta kontroli tom 13/14/I/29).

 

Rozdział 80104 § 6060 – zakup środka trwałego

          Wydatki ogółem wyniosły 14.992,40 ł. Wydatki w grudniu wyniosły 4.070,00 zł. W paragrafie tym w grudniu zaewidencjonowano 1 wydatek, który dotyczył zakupu projektora. Zapłaty dokonano przelewem w dniu 7.12.2012 r. WB 95(akta kontroli tom 13/14/I/29).

 

XI. Gospodarka kasowa

 

Gospodarkę kasową reguluje Instrukcja dotycząca gospodarki kasowej w Przedszkolu Publicznym nr 3 w Opolu. Wartości pieniężne przechowywane są w biurku w sejfie. Wszystkie obroty gotówkowe są dokumentowane dowodami kasowymi. Raport kasowy sporządzany jest 2 razy w miesiącu. Ewidencja księgowa konta 101 prowadzona jest oddzielnie dla budżetu - konto 101-01, wydzielonego rachunku – konto 101-02 oraz funduszu socjalnego – konto 101-03. Na koniec 2012 r. stany gotówki w kasie wykazane na poszczególnych kontach wynosiły 0 (akta kontroli Nr 13/14/I/29). i były zgodne z raportami kasowymi nr 26/2012 za okres od 11 do 21.12.2012 r. dot. wydzielonego rachunku (akta kontroli Nr 13/14/I/11) oraz z raportem kasowym nr 3/2012-4/ZFŚS za okres od 11 do 20.12.2012 r. dot. funduszu socjalnego (akta kontroli Nr 13/14/I/36).

 

XII. Druki ścisłego zarachowania

 

Zasady postępowania w zakresie druków ścisłego zarachowania reguluje Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów księgowych. Osobą odpowiedzialną w tym zakresie jest pracownik zatrudniony na stanowisku intendenta, który prowadzi rejestr tych druków. Bezpośrednią kontrolę nad drukami ścisłego zarachowania sprawuje główna księgowa. Sprawdzono aktualnie wykorzystywany bloczek kwitariusza przychodowego od nr 6217157/12 do nr 6217188/1w. Wykorzystane druki dotyczyły wpłat zaległości za przedszkole oraz wpłat do kasy gotówki pobranej z banku. Stwierdzono ciągłość numeracji dotychczas wykorzystanych kwitariuszy przychodowych i rozchodowych.

 

XIII. Gospodarka magazynowa

 

Komisyjnego spisu z natury stanu magazynu żywnościowego dokonano w dniu 28.12.2012 r. Z arkusza spisowego wynika, że na stanie magazynu były artykuły żywnościowe  o wartości 4.506,02 zł (akta kontroli Nr 13/14/I/69). Dane wykazane w arkuszu spisowym są zgodne z saldem końcowym konta 310 – materiały.

 

XIV. Umowy zlecenia i najmu

 

W 2012 r. dyrektor przedszkola zawarł dwie umowy zlecenia m.in. odśnieżanie i założenie strony internetowej.

 

XV. Kontrola zarządcza

 

Zarządzeniem dyrektora nr 10/2010 z dnia 1.12.2010 r. wprowadzono Regulamin kontroli zarządczej. Pracownicy zostali zapoznani z obowiązkami wynikającymi z wprowadzenia  kontroli oraz zaakceptowali i podpisali oświadczenia o zapoznaniu  się i stosowaniu zasad etyki w przedszkolu. W Przedszkolu obowiązuje niżej wymieniona dokumentacja kontroli zarządczej:

 

1. Regulamin kontroli zarządczej.
2. Procedura wyznaczania celów i mierników ich realizacji oraz identyfikacji, analizy i reakcji na ryzyko.
3. Procedura monitorowania i samooceny.
4. Kodeks etyki nauczycieli.
5. Kodeks etyki pracowników.
6. Regulamin okresowej oceny pracowników samorządowych.
7. Regulamin oceny nauczyciela.
8. Polityka rachunkowości.
9. Zakładowy plan kont.
10. Instrukcja  obiegu i kontroli dokumentów.
11. Instrukcja kasowa.
12. Instrukcja kontroli wewnętrznej.
13. Instrukcja wewnętrzna w sprawie inwentaryzacji składników majątkowych.
14. Regulamin naboru na wolne stanowiska urzędnicze.
15. Polityka bezpieczeństwa informatycznego.

 

Protokół niniejszy sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden egzemplarz obustronnie podpisany doręczono dyrektorowi kontrolowanej jednostki.

 

Zgodnie z § 20 ust.1-2  Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola stanowiącego załącznik do zarządzenia nr OR.I-0120.1.77.2012 z dnia 25 maja  2012 r. kierownik jednostki kontrolowanej ma prawo przedstawić  umotywowane zastrzeżenia do ustaleń zawartych w protokole. Zastrzeżenia składane są w formie pisemnej w terminie 7 dni roboczych od dnia potwierdzenia odbioru protokołu.

 

 

Jednostka kontrolowana W dniu dzisiejszym otrzymałem/am egzemplarz protokołu (podpisy)       Data: ........................

Zespół kontrolny  (podpisy)              Data: ……………………………….

  

 

Ewentualne przyczyny odmowy podpisania protokołu: ............................................................................................................. ............................................................................................................. ..........................................................................................................................................................................................................................