|
KWiA.I–0914/30/08
|
Opole, 14.10.2008 r.
|
|
PROTOKÓŁ KONTROLI NR 34/08
|
|
Jednostka kontrolowana
|
Publiczne Przedszkole nr 33 w Opolu
|
|
Nazwa organu sprawującego nadzór
|
Prezydent Miasta Opola
|
|
Termin przeprowadzenia kontroli
|
od 19 września do 10 października 2008 r.
|
|
Imię i nazwisko przeprowadzającego kontrolę oraz stanowisko
|
Agnieszka Lisiecka - inspektor w Wydziale
Kontroli Wewnętrznej i Audytu
Monika Pijanka - inspektor w Wydziale
Kontroli Wewnętrznej i Audytu
|
|
Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli
|
nr 73/2008
nr 74/2008
|
|
Przedmiot kontroli
|
Ø Gospodarka finansowa
Ø Zamówienia publiczne
Ø System kontroli wewnętrznej
|
|
Okres objęty kontrolą
|
2007r. i 2008r.
|
|
Imię i nazwisko kierownika kontrolowanej jednostki – stanowisko służbowe
|
Alfreda Ludwiczyńska-Popera –dyrektor przedszkola
|
|
Wyjaśnień w czasie kontroli udzielały
|
Alfreda Ludwiczyńska-Popera – dyrektor przedszkola
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))– główna księgowa
|
Podstawy prawne
1. Ustawa z dnia 30 czerwca 2005 r. r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 z późniejszymi zmianami).
2. Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. Nr 76, poz.694 z późniejszymi zmianami).
- Ustawa z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (tekst jednolity z 2004 r., Dz. U. Nr 256, poz. 2572 z późniejszymi zmianami).
4. Ustawa z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. Nr 118, poz. 1112 z późniejszymi zmianami).
5. Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 z późn. zm.).
- Rozporządzenie z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. 107 poz. 726 z późn. zm.).
7. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781 z późn. zm.).
8. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształcaniu w inną formę organizacyjno-prawną (dz. U. z 2006 r. Nr 116 poz.783).
9. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 146 poz. 1222 z późn. zm.).
10. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020).
- Uchwała Nr XLIV/456/05 Rady Miasta Opola z dnia 17 marca 2005 r. w sprawie tworzenia i gospodarowania dochodami własnymi w jednostkach budżetowych miasta Opola.
- Uchwała Nr LXIX/798/06 Rady Miasta Opola z dnia 31 sierpnia 2006 r. w sprawie ustalenia najniższego wynagrodzenia zasadniczego w pierwszej kategorii zaszeregowania w tabeli miesięcznych stawek wynagrodzenia zasadniczego pracowników niepedagogicznych zatrudnionych w jednostkach oświatowych oraz uzgodnienia wartości jednego punktu.
- Komunikat Nr 13 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006 r. w sprawie standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF z 2006 r. Nr 7 poz. 58).
Cel kontroli
Celem kontroli była ocena prawidłowości prowadzonej gospodarki finansowej oraz sprawdzenie rzetelności prowadzonej ewidencji wydatków i sporządzanych sprawozdań.
Metodyka przeprowadzenia kontroli
Zapoznano się ze specyfiką przyjętych rozwiązań organizacyjnych w zakresie prowadzenia spraw kadrowo-księgowych. Na podstawie zapisów dokonywanych na kontach księgowych ustalono poszczególne rodzaje wydatków budżetowych. Sprawdzono również czy istnieją dokumenty potwierdzające dokonanie określonych wydatków (faktury, rachunki, listy płac, raporty kasowe, itp.) oraz porównano je z wyciągami bankowymi. Sprawdzono także, czy poszczególne dokumenty zostały odpowiednio opisane, zadekretowane i poddane wstępnej kontroli oraz podpisane przez głównego księgowego i zaakceptowane do wypłaty przez dyrektora przedszkola. Dane zawarte w rocznych sprawozdaniach budżetowych porównano z danymi wynikającymi z badanych dokumentów i ewidencji księgowej. Dokonano analizy poszczególnych wydatków pod kątem ich celowości i gospodarności oraz zgodności z planem finansowym. Sprawdzono również czy jednostka posiada zakładowy plan kont i opracowane na piśmie procedury kontroli finansowej, oraz czy procedury te są zgodne ze standardami Ministerstwa Finansów i dostosowane do specyfiki jednostki, a także w jaki sposób są realizowane w praktyce.
Sprawy organizacyjne
Publiczne Przedszkole nr 33 w Opolu przy ul. Strzeleckiej 32 funkcjonuje od dnia 01.03.2004 r., na podstawie Uchwały Nr XXVI/224/04 Rady Miasta Opola z dnia 26 lutego 2004 r. w sprawie odnowienia aktów założycielskich publicznych przedszkoli, dla których miasto Opole jest organem prowadzącym (akta kontroli Nr 08/34/I/1-2). Siedzibą przedszkola jest nieruchomość zabudowana położona w Opolu przy ul. Strzeleckiej 32 oraz Miodowej 1, którą Zarząd Miasta Opola przekazał nieodpłatnie w trwały zarząd decyzją nr GN 7224.c/42/99 z dnia 09 sierpnia 1999 r. (akta kontroli Nr 08/34/I/5-8).
W okresie objętym kontrolą dyrektorem przedszkola była pani Alfreda Ludwiczyńska - Popera powołana na to stanowisko na okres od 01 września 2007r. do 31 sierpnia 2012 r. (akta kontroli Nr 08/34/I/21).
Głównym księgowym przedszkola jest pani (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))zatrudniona w jednostce od dnia 01 marca 2006 r. w wymiarze 0,25 etatu na czas nieokreślony (akta kontroli Nr 08/34/I/18).W okresie kontroli przebywała ona na urlopie macierzyńskim (akta kontroli Nr 08/34/I/16-17). Zgodnie z zaświadczeniem lekarskim dyrektor przedszkola udzielił jej urlopu macierzyńskiego na okres 28 tygodni, tj. od 22.04.2008r. do 31.10.2008r.
W trakcie prowadzenia kontroli obowiązki głównej księgowej przejęła pani(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)), która została zatrudniona na czas określony, tj. od 01.05.2008r. do 07.12.2008r. (akta kontroli Nr 08/34/I/19).
Z budżetem gminy przedszkole rozliczało się w dziale 801 rozdział 80104. Wydatki pokrywane są ze środków budżetowych Gminy oraz z dochodów własnych. Podstawą gospodarki finansowej jest roczny plan rzeczowo-finansowy.
Od maja 2007 r. przedszkole posiada rachunki bankowe w Banku PKO BP S.A.
Księgi rachunkowe w przedszkolu za 2008r. prowadzone są z wykorzystaniem programu komputerowego Progman Software. Natomiast księgi za ubiegłe lata prowadzone były ręcznie.
Sprawy kadrowe
Na dzień 01.01.2007 r. w jednostce kontrolowanej zatrudnionych było ogółem 16 osób na 11,69 etatach (akta kontroli Nr 08/34/I/10).
Szczegółowo stan zatrudnienia na dzień 01.01.2007 r. przedstawiono w tabeli nr 1.
Tabela nr 1
|
Lp.
|
Pracownicy
|
Etaty
|
Osoby
|
|
1
|
Pedagogiczni
|
5,69
|
7
|
|
2
|
Administracja i Obsługa
|
6
|
9
|
|
RAZEM
|
11,69
|
16
|
Na dzień 31.12.2007 r. w jednostce kontrolowanej zatrudnionych było ogółem 17 osób na 11,79 etatach (akta kontroli Nr 08/34/I/9). W 2007 roku do pracy w przedszkolu przyjęto jednego pracownika pedagogicznego (logopedę). Zmiana ta została ujęta w arkuszu organizacyjnym na rok szkolny 2007/2008.
Szczegółowo stan zatrudnienia na dzień 31.12.2007 r. przedstawiono w tabeli nr 2.
Tabela nr 2
|
Lp.
|
Pracownicy
|
Etaty
|
Osoby
|
|
1
|
Pedagogiczni
|
5,79
|
8
|
|
2
|
Administracja i Obsługa
|
6
|
9
|
|
RAZEM
|
11,79
|
17
|
W zakresie realizacji planu rzeczowo-finansowego
Dochody budżetowe w 2007 r.
W dniu 30.01.2008 r. jednostka kontrolowana złożyła w Urzędzie Miasta Opola sprawozdanie Rb–27S z wykonania planu dochodów budżetowych przedszkola za rok 2007 r.(akta kontroli 08/34/I/25).
Ze sprawozdania wynika, że dochody w tym okresie wyniosły 14,90 zł. W trakcie kontroli ustalono, że wykazana w sprawozdaniu Rb-27 S kwota w wysokości 14,90 zł dotyczyła odsetek od zgromadzonych na rachunku bankowym.
Wydatki budżetowe w 2007 r.
Z wyciągu bankowego wynika, że stan środków budżetowych na rachunku bankowym przedszkola na dzień 31.12.2007 r. wynosił – „0”(akta kontroli Nr 08/34/I/31).
Z ewidencji księgowej Urzędu Miasta wynika, że łączna kwota środków finansowych przekazanych na działalność przedszkola w 2007 r. wynosiła: 483.200 zł. Faktycznie wykorzystano kwotę 481.915,53 zł. Niewykorzystane środki w kwocie 1.284,47 zł zwrócono do Urzędu Miasta Opola w dniu 27.12.2007 r. (akta kontroli Nr 08/34/I/27).
W dniu 10.01.2008 r. jednostka kontrolowana złożyła w Urzędzie Miasta Opola sprawozdanie Rb–28S z wykonania planu wydatków budżetowych za 2007 r. (akta kontroli Nr 08/34/I/22). W wyniku kontroli ustalono, że łączna kwota wydatków wykazana w sprawozdaniu jest zgodna z łączną kwotą środków otrzymanych z Urzędu Miasta na działalność w 2007 r. Natomiast wykazano w tym sprawozdaniu dane niezgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej w ten sposób, że:
- w § 4010 zaniżono dane o kwotę 1.788,83 zł. W sprawozdaniu widnieje kwota 365.399,98 zł, a z ewidencji wynika, że powinna to być kwota 367.188,81 zł.
- w § 4110 zawyżono dane o kwotę 1.788,83 zł. W sprawozdaniu widnieje kwota 63.338,33 zł, a z ewidencji wynika, że powinna to być kwota 61.549,50 zł (akta kontroli Nr 08/34/I/24).
Na powyższą okoliczność główna księgowa i dyrektor przedszkola złożyły wyjaśnienie (akta kontroli Nr 08/34/I/32). Nieprawidłowość wynikła z odejścia w miesiącu grudniu na zwolnienie lekarskie, a następnie na urlop macierzyński głównej księgowej pani(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)). W dniu 10.12.2007r. dyrektor przedszkola zobowiązała panią (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) zatrudnioną na stanowisku specjalisty do wykonywania dodatkowych obowiązków głównego księgowego. Pani (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) była przekonana, że poprzednia główna księgowa zrobiła symulację zgodności przewidywanych wydatków z planem budżetowym jeszcze w miesiącu listopadzie 2007r., w okresie, w którym można ten plan korygować. Na początku stycznia po zaksięgowaniu wydatków na wynagrodzenia okazało się, że na § 4010 brakuje środków, a na § 4110 dużo zostaje, dlatego o kwotę 1.788,83 zł pomniejszyła § 4010 a zwiększyła § 4110. Był to koniec roku budżetowego i było już za późno na dokonywanie zmian w planie budżetowym.
Ze sporządzonego sprawozdania oraz z dokumentacji księgowej przedszkola wynika, że dokonywane wydatki dotyczące przedszkola zostały zaewidencjonowane w siedmiu paragrafach: 3020, 4010, 4040, 4110, 4120, 4260 i 4440.
Zespół kontrolny poddał analizie wyciągi bankowe środków budżetowych za miesiąc styczeń 2008 (nr 1 ÷ 6), luty 2008 (nr 7 ÷ 14), marzec 2008 (nr 15 ÷ 21), kwiecień 2008 (nr 22 ÷ 27), maj 2008 (nr 28 ÷ 32), czerwiec 2008 (nr 33 ÷ 37). Ustalono, że wpływy na rachunek bankowy stanowiły wyłącznie środki przekazane przez Urząd Miasta Opola natomiast z rachunku przelewane były tylko środki na wynagrodzenia, potrącenia oraz pochodne od wynagrodzeń.
W wyniku kontroli ustalono, że w 2007 r. pracownikom oprócz wynagrodzeń miesięcznych wypłacono dodatkowo(akta kontroli Nr 08/34/I/34):
Ø nagrody jubileuszowe dla (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))zł,
Ø ekwiwalent za niewykorzystany urlop dla (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))zł,
Ø dwie odprawy emerytalno – rentowe na łączną kwotę (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))zł.
Ze specjalnego funduszu nagród nagrody dyrektora otrzymało (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) osób na łączną kwotę (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))zł, w tym jeden nauczyciel na kwotę (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) zł i (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))pracowników nie będących nauczycielami na łączną kwotę (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))zł. Specjalny fundusz nagród nie został przekroczony.
Zespół kontrolny sprawdził prawidłowość sporządzania list płac w 2007 r. Ustalono, że są one sporządzane odrębnie dla pracowników administracji i obsługi oraz nauczycieli.
Wypłaty wynagrodzeń są dokonywane dla wszystkich pracowników bezpośrednio na rachunki oszczędnościowo-rozliczeniowe.
Ponadto strona kontrolująca sprawdziła prawidłowość naliczania płac dla pięciu pracowników wykazanych w tabeli nr 3.
Tabela nr 3
|
Lp.
|
Imię i nazwisko
|
Stanowisko
|
Kategoria zaszeregowania wg angażu
|
Kategoria zaszeregowania wg Rozporządzenia*
|
Liczba punktów wg angażu
|
Liczba punktów wg Rozporządzenia*
|
Wymiar etatu
|
|
1
|
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))
|
|
2
|
|
3
|
|
4
|
|
5
|
* Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 146 poz. 1222 z późn. zm.)
Podczas czynności kontrolnych sprawdzono, czy stawki poszczególnych składników wynagrodzeń zostały przyznane zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.
W jednym przypadku ( poz. 1 w tabeli nr 3) stwierdzono, że kategoria zaszeregowania i liczba punktów została przyznana niezgodnie z obowiązującymi przepisami. W przypadku głównego księgowego brak jest kategorii i liczby punktów, o których mowa w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 22 kwietnia 2008r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego.
Na tę okoliczność wyjaśnienie złożyła dyrektor przedszkola (akta kontroli Nr 08/34/I/51). W wyjaśnieniu podano informację, że w przypadku głównej księgowej pani (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))obecnie przebywającej na urlopie macierzyńskim, jak i pani(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)), która obecnie pełni te obowiązki zastosowano przepis § 2.1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 22 kwietnia 2008r. zmieniającym rozporządzeniem w
sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego.[1]
Jednak nowego angażu potwierdzającego ww. informacje nie przedłożono stronie kontrolującej.
Zespół kontrolujący dokonał również analizy wynagrodzeń pięciu pracowników przedszkola za I półrocze 2008 r.:
- dyrekcja (1osoba),
- obsługa (2 osoby),
- administracja (2 osoby).
Badanie polegało na porównaniu naliczonych wynagrodzeń z indywidualnych kartotek wynagrodzeń ze sporządzonymi listami płac. Następnie porównano wynagrodzenia netto z listy płac z dokonanymi przelewami. W badaniu zastosowano technikę porównania bieżącej informacji z analogiczną informacją z poprzedniego okresu. Zestawienie wynagrodzeń pracowników kontrolowanej jednostki za I półrocze 2008 r. przedstawiono w tabeli nr 4.
Tabel nr 4
|
Lp.
|
Imię i nazwisko
|
I/2008
|
II/2008
|
III/2008
|
IV/2008
|
V/2008
|
VI/2008
|
|
1
|
Główny księgowy
|
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))
|
|
2
|
Dyrektor
|
|
3
|
Specjalista ds. płac
|
|
4
|
Pomoc nauczyciela
|
|
5
|
Kucharka
|
W trakcie badania stwierdzono, iż wszystkie kwoty wykazane w indywidualnych kartotekach wynagrodzeń były zgodne z kwotami na sporządzonych listach płac. Po analizie porównawczej stwierdzono, iż zachodzi pełna zgodność pomiędzy danymi zawartymi w listach płac z danymi z wyciągów bankowych (akta kontroli Nr 08/34/I/39).
Dochody własne w 2008 r.
Podstawę funkcjonowania dochodów własnych stanowi uchwała nr XLIV/456/05 Rady Miasta Opola z dnia 17 marca 2005 r. w sprawie tworzenia i gospodarowania dochodami własnymi w jednostkach budżetowych miasta Opola z późniejszymi zmianami. Podstawą gospodarowania dochodami własnymi jest roczny plan sporządzony przez dyrektora jednostki określający przychody i rozchody w układzie paragrafów klasyfikacji budżetowej.
Ustalono, że w kontrolowanym przedszkolu środki dochodów własnych były gromadzone na wyodrębnionym rachunku bankowym. Ze sporządzonego przez jednostkę sprawozdania Rb-34 wynika, że wykonanie przychodów dochodów własnych w I półroczu 2008 r. wyniosło ogółem 88.968,55 zł (akta kontroli Nr 08/34/I/55). Na kwotę tę składają się:
Ø środki pieniężne na początek roku sprawozdawczego w kwocie 10.786,01 zł,
Ø przychody w kwocie 78.182,54 zł.
Powyższe przychody uzyskano w trzech paragrafach tj.:
Ø paragraf 083 „Wpływy z usług” - kwota 76.455,21 zł,
Ø paragraf 092 „Pozostałe odsetki” - kwota 365,43 zł,
Ø paragraf 096 ,,Otrzymane spadki, zapisy i darowizny w postaci pieniężnej” - kwota 1.361,90 zł,
W wyniku kontroli ustalono, że na przychody składały się wpłaty rodziców za pobyt dzieci w przedszkolu, odsetki od zgromadzonych środków na rachunku bankowym oraz darowizny.
Wydatki dochodów własnych w II kwartale 2008 r.
Ze sporządzonego przez jednostkę kontrolowaną sprawozdania Rb-34 (akta kontroli Nr 08/34/I/56) wynika, że wydatki w ramach dochodów własnych w II kwartale 2008 r. wyniosły ogółem 88.968,55 zł. Wydatki te zaewidencjonowano w trzynastu paragrafach.
W wyniku przeprowadzonej analizy wyżej wymienionego sprawozdania kontroli poddano dokumentację księgową dotyczącą największych wydatków zaewidencjonowanych w czterech paragrafach.
|
Lp.
|
Paragraf
|
Wydatki
|
|
1.
|
4170
|
424,00
|
|
2.
|
4210
|
13317,35
|
|
3.
|
4220
|
19270,93
|
|
4.
|
4240
|
5783,87
|
|
5.
|
4260
|
10703,42
|
|
6.
|
4270
|
8712,76
|
|
7.
|
4300
|
13899,13
|
|
8.
|
4350
|
236,98
|
|
9.
|
4360
|
125,00
|
|
10.
|
4370
|
1041,64
|
|
11.
|
4430
|
183,00
|
|
12.
|
4740
|
90,24
|
|
13.
|
4750
|
1329,80
|
Rozdział 80104 § 4210 – Zakup materiałów i wyposażenia (akta kontroli Nr 08/34/I/67)
Wydatki ogółem wyniosły 13.317,35 zł. Ustalono, że wydatki dotyczyły m.in. środków czystości i materiałów biurowych. Ponadto ustalono, że w powyższym paragrafie ewidencjonowano tusze do drukarek oraz tonery, które zgodnie z obowiązującymi przepisami winny być ewidencjonowane w paragrafie 4750. Wykazana w ewidencji łączna kwota jest zgodna z kwotą wydatków ujętą w sporządzonym sprawozdaniu Rb-34.
Rozdział 80104 § 4240 – Zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i książek (akta kontroli Nr 08/34/I/69)
Wydatki ogółem wyniosły 5.783,87 zł. Wydatki dotyczyły zakupu materiałów dydaktycznych i książek oraz zabawek. Ponadto ustalono, że w powyższym paragrafie ewidencjonowano usługi transportowe, które zgodnie z obowiązującymi przepisami winny być ewidencjonowane w paragrafie 4300. Wykazana w ewidencji łączna kwota jest zgodna z kwotą wydatków ujętą w sporządzonym sprawozdaniu Rb-34.
Rozdział 80104 § 4270 – Zakup usług remontowych (akta kontroli Nr 08/34/I/70)
Wydatki ogółem wyniosły 8.712,76zł. Wydatki dotyczyły remontu łazienki. Ponadto ustalono, że w powyższym paragrafie ewidencjonowano materiały przeznaczone do remontu, które zgodnie z obowiązującymi przepisami winny być ewidencjonowane w paragrafie 4210. Wykazana w ewidencji łączna kwota jest zgodna z kwotą wydatków ujętą w sporządzonym sprawozdaniu Rb-34.
Rozdział 80104 § 4300 – Zakup usług pozostałych (akta kontroli Nr 08/34/I/72)
Wydatki ogółem wyniosły 13.899,13 zł. Wydatki dotyczyły m.in. wywozu śmieci, prowizji bankowych, opłat pocztowych. Wykazana w ewidencji łączna kwota jest zgodna z kwotą wydatków ujętą w sporządzonym sprawozdaniu Rb-34.
Ponadto ustalono, że w powyższym paragrafie nieprawidłowo zaewidencjonowano wydatki dotyczące;
- prenumeraty, programu komputerowego Vulcan (aktualizacja), szkoleń, napraw i konserwacji sprzętu oraz badań profilaktycznych i okresowych.
Zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami ww. wydatki winny być ewidencjonowane w paragrafie:
- w § 4210 - prenumerata,
- w § 4750 - programy komputerowe,
- w § 4700 - szkolenia,
- w § 4270 - naprawy, konserwacje sprzętu,
- w § 4280 - badania profilaktyczne i okresowe.
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych
W 2007 r. w kontrolowanym przedszkolu dokonano odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych na łączną kwotę 15.900,00 zł.
Sposób wyliczenia odpisu na 2007r. przedstawiał się następująco:
- nauczyciele – 1.795,80 (kwota bazowa z 2006r.) x 110% x 5,69 = 11.239,92
Natomiast kwota bazowa dla nauczycieli w 2007r. została podniesiona w ustawie budżetowej do 1.885,59 zł.
- administracja i obsługa – 2.050,00 (przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej ogłoszone za 2006r. z wytycznych w sprawie opracowywania materiałów planistycznych do projektu budżetu miasta Opola na 2007r.) x 37,5% x 6 = 4.613,00.
Natomiast przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej ogłoszone przez GUS w drugim półroczu 2006r. wyniosło 2.145,59 zł. W związku z tym w myśl art. 5 ust. 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, jeśli ww. wynagrodzenie II półrocza roku poprzedniego był wyższe od wynagrodzenia w całym poprzednim roku, to przeciętne wynagrodzenie z II półrocza będzie podstawą do naliczania wysokości.
Odpis funduszu na 2007r. nie został odpowiednio skorygowany na koniec 2007r.
Środki budżetowe zostały przekazane na rachunek bankowy ZFŚS w ustawowych terminach, tj. w dniach:
Ø 15.01.2007 r. – 3.000,00 zł
Ø 24.05.2007 r. – 8.925,00 zł
Ø 13.09.2007 r. – 3.975,00 zł
RAZEM 15.900,00 zł
Zasady tworzenia i udzielania świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych dla pracowników przedszkola określił dyrektor w Regulaminie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych z 01.03.2006r. Regulamin określa m.in. osoby uprawnione do korzystania ze środków funduszu, przeznaczenie środków oraz zasady i warunki przyznawania świadczeń socjalnych.
Wstępnej kwalifikacji wniosków o przyznanie pomocy socjalnej dokonuje komisja socjalna składająca się z trzech osób, która została wybrana przez pracowników. Decyzje o przyznaniu świadczenia podejmuje dyrektor. Przyznanie pomocy i świadczeń oraz wysokość dopłaty uzależniona jest od sytuacji życiowej.
Środki funduszu gromadzone są na odrębnym rachunku bankowym. Niewykorzystane środki w danym roku kalendarzowym przechodzą na rok następny.
Zespół kontrolny poddał analizie wyciągi bankowe środków ZFŚS za 2007r. Sprawdzono wyciągi wygenerowane przez Bank Millenium (nr 1 ÷ 25) oraz wyciągi wygenerowane przez PKO Bank Polski SA (nr 1 ÷ 46).
Z wyciągu bankowego wynika, że stan początkowy środków pieniężnych na dzień 01.01.2007 r. wynosił 732,77 zł. Stan ten jest zgodny z saldem początkowym konta 135 – rachunek ZFŚS.
W wyniku kontroli ustalono, że na kwotę tę oprócz środków przeniesionych z poprzedniego roku, odpisów i odsetek od zgromadzonych na rachunku środków, składały się także spłaty pożyczek mieszkaniowych oraz odpis dla emerytów przekazany z Urzędu Miasta w wysokości 3.034,00 zł. Wpływów z innych źródeł nie stwierdzono.
Z analizy zapisów dokonanych na koncie 135 (strona Ma) wynika, że zaewidencjonowane wydatki w kontrolowanym okresie dotyczyły:
Ø pomocy rzeczowej i finansowej,
Ø pożyczek mieszkaniowych,
Ø świadczeń urlopowych dla nauczycieli,
Ø dofinansowania do wczasów i wypoczynku dzieci,
Ø dofinansowania dla emerytów,
Ø organizacji imprez kulturalnych.
Saldo konta 135 na dzień 31.12.2007 r. wynosiło 2.312,18 zł i było zgodne z wyciągiem bankowym.
W zakresie pozostałych spraw finansowo – księgowych
Dokumenty księgowe
Podczas kontroli ustalono, że dokumentacja księgowa prowadzona jest w sposób chronologiczny. Konta księgowe syntetyczne mają utworzone i wyodrębnione konta analityczne.
Zespół kontrolny dokonał sprawdzenia sposobu opisywania faktur oraz rachunków pod względem formalnym, rachunkowym, merytorycznym oraz zatwierdzania do wypłaty przez dyrektora jednostki. Do badania wybrano dwadzieścia osiem dokumentów księgowych, które zaksięgowano w miesiącu grudniu 2007r. W tabeli nr 5 przedstawiono dokumenty poddane szczegółowej kontroli.
Tabela nr 5
|
Lp.
|
Nr faktury
|
Cel wydatku
|
Kwota
|
§
|
Winien być §
|
Data przelewu
|
|
1
|
HF10303/07
|
Żywność
|
403,73
|
4220
|
-
|
03.12.07
|
|
2
|
07/73/08
|
Żywność
|
32,37
|
4220
|
-
|
03.12.07
|
|
3
|
46/87
|
Żywność
|
126,48
|
4220
|
-
|
03.12.07
|
|
4
|
196/07
|
Zabawki
|
707,60
|
4210
|
-
|
05.12.07
|
|
5
|
28251/A
|
Żywność
|
441,09
|
4220
|
-
|
06.12.07
|
|
6
|
07/7420
|
Żywność
|
48,10
|
4220
|
-
|
06.12.07
|
|
7
|
FA/P7944/12/2007
|
program multimedialny
|
129,00
|
4210
|
4240
|
12.12.07
|
|
8
|
10/C/09/07
|
gry edukacyjne
|
488,00
|
4210
|
-
|
12.12.07
|
|
9
|
3098/12/07
|
Szkolenie
|
362,00
|
4300
|
4700
|
12.12.07
|
|
10
|
75054/07
|
kodeks pracy, aktualizacja
|
55,96
|
4300
|
4210
|
12.12.07
|
|
11
|
82642/07
|
kodeks pracy, aktualizacja
|
55,48
|
4300
|
4210
|
12.12.07
|
|
12
|
2659/07/FVS
|
usługi kominiarskie
|
73,20
|
4300
|
4270
|
12.12.07
|
|
13
|
Z1539/0007/12/2007
|
Energia
|
321,23
|
4260
|
-
|
12.12.07
|
|
|
071371/2007
|
woda i ścieki
|
103,26
|
4260
|
-
|
12.12.07
|
|
14
|
07/7532
|
żywność
|
37,40
|
4220
|
-
|
12.12.07
|
|
15
|
0187/07/FVS
|
najem terenu pod tablice reklamowe
|
50,00
|
4300
|
-
|
13.12.07
|
|
16
|
4220598862
|
wywóz śmieci
|
83,40
|
4300
|
-
|
13.12.07
|
|
17
|
4220598863
|
wywóz śmieci
|
41,70
|
4300
|
-
|
13.12.07
|
|
18
|
4790
|
żywność
|
149,91
|
4220
|
-
|
13.12.07
|
|
19
|
FOP30414006/012/07
|
telefony
|
236,81
|
4350
4370
|
-
|
19.12.07
|
|
20
|
01489/ER/07
|
prasa ,,Ergo”
|
25,00
|
4300
|
4210
|
19.12.07
|
|
21
|
07/76
|
żywność
|
43,87
|
4220
|
-
|
19.12.07
|
|
22
|
27619/07
|
licencja Vulcan
|
347,70
|
4750
|
-
|
20.12.07
|
|
23
|
27620/07
|
licencja Vulcan
|
347,70
|
4300
|
4750
|
20.12.07
|
|
24
|
28493/07/0
|
kodeks oświaty
|
53,00
|
4300
|
4210
|
20.12.07
|
|
25
|
077806
|
żywność
|
43,44
|
4220
|
-
|
20.12.07
|
|
26
|
2186/2007
|
materiały dydaktyczne
|
79,80
|
4240
|
-
|
20.12.07
|
|
27
|
44/663
|
konserwacja p.poż.
|
33,03
|
4300
|
4270
|
20.12.07
|
|
28
|
6542085/135
|
gaz
|
1.567,65
|
4260
|
-
|
28.12.07
|
W trakcie powyższego badania zespół kontrolny ustalił, że wszystkie skontrolowane dokumenty nie były opisane w myśl art.35 ust.3 ustawy o finansach publicznych. Ponadto nie wszystkie wydatki ujęto w prawidłowym paragrafie (poz. w tabeli nr 7,9,10,11,12,20,23,24,27).
Zespół kontrolny poddał również sprawdzeniu prawidłowość sporządzania raportów kasowych z dochodów własnych w miesiącach styczeń – marzec 2008r. (1-13). W wyniku przeprowadzonej analizy stwierdzono:
Ø sporządzone raporty były ponumerowane narastająco,
Ø w każdym przypadku saldo końcowe było saldem początkowym następnego raportu,
Ø do raportów kasowych dołączone były dowody źródłowe, tj.: faktury, rachunki,
Ø limit gotówki w kasie tzw. pogotowie kasowe (zgodnie z Instrukcją kasową - 3.000,00 zł) nie zostało przekroczone,
Ø dowody KP i KW były opatrzone podpisami osoby wystawiającej, zatwierdzającej i sprawdzającej,
Ø zapisy w raportach dokonywane były w sposób chronologiczny.
Gotówka przechowywana jest w sejfie. Odpowiedzialność materialną za prowadzenie kasy ponosi pracownik zatrudniony na stanowisku specjalisty ds. płac. Deklaracja odpowiedzialności materialnej znajduje się w aktach osobowych pracownika. Ustalono, że w przedszkolu prowadzona jest księga druków ścisłego zarachowania założona w dniu 04.01.1999 r. W księdze ewidencjonowane są na bieżąco druki ścisłego zarachowania, tj. kartoteki magazynowe i arkusze inwentaryzacyjne.
System kontroli wewnętrznej
Na system kontroli wewnętrznej w zakresie dotyczącym gospodarki finansowej w kontrolowanej jednostce składają się:
§ Regulamin Inwentaryzacji z 19.09.2002r.
§ Instrukcja w sprawie pogotowia kasowego.
§ Instrukcja obiegu dokumentów. Załącznikiem do instrukcji są wzory podpisów osób sprawdzających pod względem merytorycznym, formalno – rachunkowym, zatwierdzenia do wypłaty oraz osób podpisujących dowody bankowe,
§ Zakładowy Plan Kont wprowadzony zarządzeniem nr 2/2006/2007 dyrektora PP 33 z 27.12.2006r.
§ Regulamin udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14.000 Euro.
§ Regulamin kontroli wewnętrznej wprowadzony zarządzeniem dyrektora PP 33 z 04.12.2006r.
W Regulaminie kontroliwewnętrznej określono cele kontroli wewnętrznej oraz jej charakter. Jednostka posiada plan kontroli na 2008r. Planowo wykonano jedną kontrolę dotyczącą poprawności raportów żywieniowych. Z kontroli sporządzono protokół, kontrola nie wykazała żadnych nieprawidłowości. Do dnia zakończenia kontroli plan kontroli wewnętrznych został zrealizowany prawidłowo.
Kontroli poddano dokumentację dotyczącą przeprowadzonej w jednostce na dzień 31.12.2007 r. inwentaryzacji. Ustalono, że przeprowadzone spisy inwentaryzacyjne dotyczyły środków spożywczych znajdujących się w magazynie, środków trwałych oraz pozostałych środków trwałych i księgozbioru. W dokumentacji znajdują się: zarządzenia dyrektora dotyczące powołania komisji, arkusze spisowe z natury odpowiednio ponumerowane i wypełnione i podpisane oraz protokoły z likwidacji.
Protokół niniejszy sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden egzemplarz obustronnie podpisany doręczono dyrektorowi przedszkola.
Zgodnie z § 39 ust.1 Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola stanowiącego załącznik do zarządzenia nr OR.II-0152/18/2003 Prezydenta Miasta Opola z dnia 9 czerwca 2003 r. w sprawie Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola zmienionego zarządzeniem nr OR.I-152-32/2004 Prezydenta Miasta Opola z dnia 24.08.2004 r. w sprawie zmiany Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola, zarządzeniem nr OR.I-0152-42/2004 Prezydenta Miasta Opola z dnia 29.10.2004 r. w sprawie zmiany Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola oraz zarządzeniem nr OR.I-0152/218/08 z dnia 16 kwietnia 2008r. kierownik jednostki kontrolowanej ma prawo pisemnie, w terminie 7 dni roboczych od daty doręczenia protokołu kontroli, zgłosić kierownikowi zespołu kontrolnego umotywowane zastrzeżenia do ustaleń zawartych w protokole.
|
Jednostka kontrolowana
W dniu dzisiejszym otrzymałem/am egzemplarz protokołu.
(podpisy)
Data: ........................
|
Zespół kontrolny
(podpisy)
Data:.
|
Podpis Głównego Specjalisty:
Podpis Naczelnika Wydziału:
|
Ewentualne przyczyny odmowy podpisania protokołu:
.................................................................................................................
................................................................................................................
|
[1] § 2.1. Wynagrodzenie pracowników zatrudnionych w jednostkach budżetowych, gospodarstwach pomocniczych jednostek budżetowych i zakładach budżetowych jednostek samorządu terytorialnego w dniu 1 maja 2008r., ustalone z uwzględnieniem zmian wprowadzonych niniejszym rozporządzeniem, nie może być niższe od wynagrodzenia przysługującego przed tym dniem.
2009-01-14 14:58:23 - Wnioski pokontrolne (58.00 kB)
