A A A

URZĄD MIASTA OPOLA > Kontrole > kontrole jednostek > Miejski Zarząd Dróg

 

                    

KWiA-I.1711.00001.2013 KWiA-I.ZD-00025/13	Opole, 25 luty 2013 r.
PROTOKÓŁ KONTROLI  NR 4/13
Jednostka kontrolowana	Miejski Zarząd Dróg w Opolu
Nazwa organu sprawującego nadzór	Prezydent Miasta Opola
Termin przeprowadzenia kontroli	od 22 stycznia do 5 lutego 2013 r.
Imię i nazwisko przeprowadzającego kontrolę oraz stanowisko	Małgorzata Jóźwin-Mazurek – inspektor w Wydziale Kontroli Wewnętrznej i Audytu Tadeusz Lech – główny specjalista w Wydziale Kontroli Wewnętrznej i Audytu
Przedmiot kontroli	Prawidłowość załatwiania spraw zgłaszanych przez mieszkańców
Okres objęty kontrolą	2012 r.
Imię i nazwisko kierownika kontrolowanej jednostki – stanowisko służbowe	Arkadiusz Karbowiak - dyrektor
Wyjaśnień w czasie kontroli udzielali:	Mirosław Pietrucha – z-ca dyrektora (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.)– kierownik Działu Utrzymania Zieleni i Czystości (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.)– kierownik Działu Eksploatacji Dróg

                                                           

Podstawy prawne

 

1. Regulamin Organizacyjny wprowadzony zarządzeniem NR 14/2011 z dnia  28.09.2011 r. dyrektora Miejskiego Zarządu Dróg w Opolu.
2. Uchwała nr XV/215/11 Rady Miasta Opola z dnia 29 września 2011 r. w sprawie nadania statutu Miejskiemu Zarządowi Dróg w Opolu.
3. Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jednolity Dz. U. z 1960 r. nr 30, poz. 168 ze zmianami)
4. Ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (tekst jednolity Dz. U. z 1964 r. nr 43, poz. 296 ze zmianami)
5. Ustawa z dnia 27 kwietnia 2001 r. Prawo ochrony środowiska (tekst jednolity Dz. U. z 2001 r. nr 62, poz. 627 ze zmianami)
6. Ustawa z dnia 13 września 1996 r. o utrzymaniu czystości i porządku w gminach (tekst jednolity Dz. U. z 1996 r. nr 132, poz. 622 ze zmianami)         
7. Ustawa z dnia 1 lipca 2011 r. o zmianie ustawy o utrzymaniu czystości i porządku w gminach oraz niektórych innych ustaw (tekst jednolity Dz. U. z 2011 r. nr 152, poz. 897 ze zmianami)
8. Ustawa z dnia 16 kwietnia 2004 r. o ochronie przyrody (tekst jednolity Dz. U. z 2004 r. nr 92, poz. 880 ze zmianami)
9. Rozporządzenie Ministra Środowiska z dnia 14 czerwca 2007 r. w sprawie dopuszczalnych poziomów hałasu w środowisku (tekst jednolity Dz. U. z 2007 r. nr 120, poz. 826)

 

Cel kontroli

 

Celem kontroli było sprawdzenie prawidłowości załatwiania spraw zgłaszanych przez mieszkańców w szczególności pod kątem ich ewidencjonowania oraz terminowości i rzetelności.

 

Kryteria

 

1. Miejski Zarząd Dróg został utworzony na podstawie uchwały Rady Miasta Opola Nr XXIII / 152/91 z dnia 1 grudnia 1991r. jako jednostka budżetowa sprawująca zarząd i nadzór nad budową, modernizacją i utrzymaniem dróg krajowych, wojewódzkich, powiatowych i gminnych na terenie miasta Opola.
Przedmiotem działania jest między innymi:

• wykonywanie niektórych obowiązków inwestorskich dla budowanych i modernizowanych w Opolu dróg w liniach rozgraniczających, łącznie z oznakowaniem, oświetleniem, sygnalizacją świetlną oraz odwodnieniem,
• wykonywanie zadań związanych z eksploatacją i konserwacją dróg oraz mostów, łącznie z oznakowaniem, urządzeniami bezpieczeństwa ruchu drogowego i sygnalizacją świetlną w liniach rozgraniczających dróg,
• wydawanie zezwoleń na ustawianie w liniach rozgraniczających pasa drogowego reklam,
• wydawanie zezwoleń na naruszanie nawierzchni jezdni oraz chodników,
• zawieszanie, bieżące uzupełnianie i wymiana tablic z nazwami ulic, prawidłowości załatwiania spraw zgłaszanych przez mieszkańców
• uzgadnianie dokumentacji w zakresie określonym obowiązującymi przepisami,
• utrzymanie i ochrona zieleni w pasie drogowym,
• oczyszczanie i utrzymanie porządku w liniach rozgraniczających dróg.

2.  Organizację i zasady funkcjonowania Miejskiego Zarządu Dróg w Opolu określa  Regulamin Organizacyjny wprowadzony zarządzeniem NR 14/2011 z dnia  28.09.2011r. Dyrektora Miejskiego Zarządu Dróg w Opolu.

Zgodnie z § 17 Regulaminu Organizacyjnego do zakresu obowiązków Działu Utrzymania Zieleni i Czystości należy:

• prowadzenie, zgodnie z obowiązującymi przepisami, spraw w zakresie bieżącego utrzymania pasa drogowego i dróg krajowych, wojewódzkich, powiatowych, gminnych i wewnętrznych na terenie miasta, w tym oczyszczanie ulic, utrzymanie i konserwacja wiat przystankowych, utrzymanie zieleni przydrożnej, prowadzenie spraw związanych z odszkodowaniami oraz wydawanie uzgodnień i pobór opłat za zajęcie pasa drogowego na organizację imprez, ogródków letnich i reklam, regulacja stanów prawnych i uzgodnień geodezyjnych.

Zgodnie z § 18 Regulaminu Organizacyjnego do zakresu obowiązków Działu Eksploatacji Dróg należy:

• prowadzenie, zgodnie z obowiązującymi przepisami, całokształtu spraw w zakresie eksploatacji dróg krajowych, wojewódzkich, powiatowych i gminnych na terenie miasta Opola oraz urządzeń zabezpieczenia ruchu, w tym oznakowania pionowego i poziomego, sygnalizacji świetlnej, oczyszczania ulic itp.

 

3.   Zgodnie z art. 35-38 Kpa:

• organy administracji publicznej obowiązane są załatwiać sprawy bez   zbędnej zwłoki,
• pracownik organu administracji publicznej, który z nieuzasadnionych przyczyn nie załatwił sprawy w terminie lub nie dopełnił obowiązku wynikającego z art. 36 albo nie załatwił sprawy w dodatkowym terminie ustalonym w myśl art. 37 § 2, podlega odpowiedzialności porządkowej lub dyscyplinarnej albo innej odpowiedzialności przewidzianej w przepisach prawa. 

 

Metodyka przeprowadzenia kontroli

 

Dokonano analizy wszystkich pism zaewidencjonowanych w  2012 r. w Dziale Eksploatacji Dróg oraz w Dziale Utrzymania Zieleni i Czystości, w zakresie remontów pod kątem ustalenia, które z nich były zgłoszeniami mieszkańców.

Szczegółową kontrolą objęto dokumentację dotyczącą wszystkich zgłoszeń pod kątem sposobu i terminu załatwienia oraz treści i terminu udzielenia odpowiedzi.

Na podstawie rejestru skarg prowadzonych przez Wydział Organizacyjny ustalono skargi na MZD rozpatrywane w 2012 r. przez Radę Miasta Opola. Ustalono ile skarg dotyczyło spraw objętych kontrolą, dokonano ich analizy pod kątem zgodności zarzutów z tematyką kontroli oraz pod kątem sposobu rozpatrzenia przez Radę Miasta.

Dokonano analizy protokołów kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w MZD w 2012 r. pod kątem ustalenia czy dotyczyły one zakresu objętego kontrolą. Zapoznano się z ustaleniami poszczególnych kontroli oraz z wydanymi zaleceniami i sposobem ich wykonania.

Przyjęto ustne i pisemne wyjaśnienia od pracowników merytorycznych kontrolowanych komórek organizacyjnych.

 

USTALENIA KONTROLI

 

Ustalono, że załatwianiem spraw zgłaszanych przez mieszkańców zajmują się głównie dwa działy tj. Dział Utrzymania Zieleni i Czystości, którego kierownikiem jest pani (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.)oraz Dział Eksploatacji Dróg, którego kierownikiem jest pan(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.).

MZD nie prowadzi odrębnego rejestru pism objętych zakresem kontroli. Wszystkie pisma wpływające do MZD, oprócz faktur, rejestrowane są w głównej księdze korespondencyjnej i następnie dekretowane na poszczególne komórki organizacyjne. Ogółem w 2012 r. zarejestrowano 27.019 wpływów różnych pism. Ponadto podręczny rejestr wszystkich pism prowadzą kierownicy Działów.

 

I.W zakresie spraw prowadzonych przez Dział Utrzymania Zieleni i Czystości

 

Ustalono, że w rejestrze kierownika Działu Utrzymania Zieleni i Czystości ewidencjonowane są pisma oddzielnie według rodzaju spraw. W 2012 r. zarejestrowano łącznie 711 wpływów wszystkich pism w tym dotyczących:

1. oczyszczania miasta – 104,
2. szkód (komunikacyjne, osobowe, własne) – 101,
3. reklam – 66,
4. zieleni – 181,
5. innych – 37,
6. stanów prawnych– 169,
7. przewoźników – 23,
8. wiat przystankowych – 30.

 Zgłoszenia w różnych sprawach przyjmowane są również telefonicznie, które nie są ewidencjonowane.

Z wyjaśnień kierownika Działu Utrzymania Zieleni i Czystości wynika, że zgłoszenia telefoniczne od mieszkańców w sprawach związanych z oczyszczaniem miasta oraz koszeniem, przycinaniem nasadzaniem żywopłotów i krzewów oraz usuwaniem, pielęgnacją i nasadzaniem drzew nie są rejestrowane, ponieważ w większości przypadków w Dziale Utrzymania Zieleni i Czystości  mają one charakter informacyjny. Sprawy dotyczące sprzątania jezdni oraz chodników po wstępnej weryfikacji związanej z administracją przedmiotowych terenów (nie każdy zgłoszony zabrudzony odcinek należy do MZD) zlecane są na bieżąco firmie, wyłonionej w postępowaniach przetargowych, o czym informowany jest zgłaszający (najczęściej podczas tej samej rozmowy). Jeśli sprawa dotyczy zieleni szeroko rozumianej, rozeznanie sprawy determinuje późniejsze postępowanie. Najczęściej rozpoznanie rodzaju sprawy związane jest z koniecznością napisania wniosku (np. dotyczącego wycinki drzew). Zabiegi pielęgnacyjne wykonywane są zgodnie ze sztuką ogrodniczą i mogą być wykonane w określonym terminie dla nich przewidzianym, dlatego nie zawsze interwencje mieszkańców mogą być realizowane na bieżąco.  Średnio telefonicznie zgłaszanych jest około 10 spraw dziennie. Z rozmów z mieszkańcami wynika, że  bezpośrednia forma kontaktu jest lepszym sposobem rozwiązywania problemów, dlatego, że pytania, wątpliwości oraz ewentualne działania zostają wyjaśnione od razu, bez zbędnej zwłoki.  

Z wyjaśnień złożonych przez kierownika Działu Utrzymania Zieleni i Czystości wynika, że tematyka zgłoszeń głównie obejmuje koszenie traw i chwastów, przycinanie, usuwanie, nasadzanie żywopłotów i krzewów, usuwanie, pielęgnację i nasadzenia drzew, uzgadnianie dokumentacji w zakresie nasadzeń zamiennych. W zakresie utrzymania zieleni  mieszkańcy swoje sprawy wnoszą telefonicznie, e-mailem, pisemnie bądź osobiście. 

Przy zgłoszeniach  telefonicznych  dotyczących udzielenia wyjaśnień, przyjęcia interwencji (np. teren do wykoszenia) jeżeli istnieje taka możliwość odpowiedzi udzielane są telefonicznie .

Jeżeli klient przed złożeniem pisma  w sekretariacie kontaktuje się bezpośrednio z Działem proszony jest o podanie telefonu do kontaktu aby usprawnić przepływ informacji. Przy zgłoszeniu osobistym pracownicy Działu starają się udzielić maksymalnie wyczerpującej odpowiedzi. Sprawy najbardziej rozciągnięte w czasie dotyczą usuwania drzew. Zgodnie z Ustawą o ochronie przyrody wniosek wraz z wymaganymi załącznikami na usunięcie drzewa lub krzewu składa właściciel terenu. Następnie komisja ds. zieleni  wykonuje oględziny, przygotowuje projekt decyzji, który dla drzew w pasie drogowym musi być uzgodniony z Regionalnym Dyrektorem Ochrony Środowiska. Jeżeli nie wnosi on zastrzeżeń to po 30 dniach do daty złożenia projektu może zostać wydana decyzja na usunięcie drzewa lub krzewu. Drzewa za wyjątkiem obumarłych usuwa się poza okresem lęgowym ptaków (od października do marca). Procedura ta wyjaśniana jest najczęściej podczas rozmowy telefonicznej. Dział telefonicznie kontaktuje się z klientem podczas poszczególnych etapów procedury, ponieważ pisemne informowanie o tym byłoby zbyt czasochłonne, gdyż oprócz obsługi  formalnej prowadzony jest nadzór nad robotami w terenie.

         Jeżeli chodzi o oczyszczanie miasta  to tematyka ta obejmuje zimowe i letnie utrzymanie czystości na jezdniach i chodnikach na terenie miasta Opola. Informacje dotyczące śmieci, liści, odśnieżania itp. mieszkańcy zgłaszają na ogólnodostępny numer lub do osoby bezpośrednio odpowiedzialnej za dany temat. Część spraw dotyczących np. odśnieżania ulic czy chodników załatwiana jest od razu, tzn. mieszkańcy są poinformowani, że ich interwencja została przyjęta i zgłoszona jest do realizacji. Problematyczne są sprawy zgłaszania np. śmieci i zamiatania liści na różnych terenach, ponieważ zgłaszający nie zawsze mają wiedzę na temat podziału odpowiedzialności administracyjnej (zgłaszany teren może być administrowany przez WZZK, WOŚiR lub przez poszczególnych zarządców nieruchomości). W takich sprawach pracownik zanim zleci uporządkowanie danego terenu zawsze sprawdza przedmiotowy odcinek drogi czy chodnika  (na mapie albo w trakcie wizji lokalnej) aby upewnić się po pierwsze: czy aby na pewno zgłaszany teren jest administrowany przez tut. zarząd, a po drugie: jeśli jest administrowany czy przyznane środki finansowe przeznaczone na ten cel będą wystarczające do realizacji poszczególnych zleceń. Uwzględnić bowiem trzeba następujący fakt, o którym nie wszyscy mieszkańcy Opola wiedzą. Utrzymanie letnie i zimowe jezdni i chodników odbywa się w ramach umów (najczęściej wieloletnich) w drodze przetargu nieograniczonego. Załącznikami do tych umów są wykazy jezdni i chodników, które są w tzw. stałym utrzymaniu, czyli oczyszczanie realizowane jest regularnie z określoną częstotliwością. Ulice i chodniki nie ujęte w wykazie oczyszczane są w ramach tzw. interwencyjnego (doraźnego) sprzątania. 

 

Ustalono, że mieszkańcy zgłosili na piśmie 33 sprawy. Poniższa tabela przedstawia dane dotyczące wszystkich spraw zgłoszonych przez mieszkańców w Dziale Utrzymania Zieleni i Czystości w 2012 r.

 

Lp.	Numer  pisma	Data wpływu pisma	Czego dotyczy sprawa	Data odpowiedzi	Sposób załatwienia
1	180	26.11.2012	Usunięcie drzewa ul.Portowa	17.01.2013	e-mail – udzielono również wyjaśnień w związku ze zwłoką w udzieleniu odpowiedzi
2	179	27.12.2012	Interwencja mieszkańców w sprawie dodatkowych nasadzeń drzew al.Witosa	28.12.2012r.	Udzielono informacji, że MZD wykonało wszystkie nasadzenia zgodnie z posiadanym projektem
3.	175	01.12.2012	Interwencja p. (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.) w sprawie usunięcia drzew ul.Spokojna	10.12.2012r	MZD złożył wniosek na usunięcie drzewa ; zostanie usunięte niezwłocznie po otrzymaniu decyzji
4	170	12.11.2012	Wykoszenie pasa zieleni ul.Wiejska ; żywopłot Ozimska przy lidlu	13.11.2012	Pas zieleni został wykoszony ; żywopłot zostanie przycięty zgodnie z  zaleceniami decyzji do końca lutego ; brak zgody na wycinkę
5.	168	08.11.2012	Usunięcie drzew na własny koszt ul. Sosnkowskiego	14.11.2102	MZD wyraził zgodę na usunięcie drzew na własny koszt i poinformował o sposobie załatwienia sprawy
6	142	05.09.2012	Jeleniogórska przywrócenie terenu do stanu pierwotnego	11.10.2012	MZD wyraziło zgodę na przywrócenie terenu do stanu pierwotnego , sprawa zieleni zostanie rozważona w 2013r. ze względu na brak środków
7	126	18.07.2012	Usunięcie drzewa ul.Podborna 35- decyzja na usunięcie  z dn. 11.01.2013	Czas trwania sprawy spowodowany była faktem, że usunięcie drzewa wymagało wejścia na teren prywatny	po przeprowadzeniu „procedury wycinkowej „ drzewo usunięto
8	124	05.09.2012	Usunięcie drzewa na własny koszt ul.Solskiego 2	22.09.2012r.	MZD wyraził zgodę na usunięcie drzewa na własny koszt i poinformował o sposobie załatwienia sprawy
9	119	11.09.2012	Wykoszenie rowów ul.Pisankowa	W odpowiedzi na e-mail poinformowano telefonicznie o wykonaniu robót w dn. 15.10.2012r	W odpowiedzi na e-mail poinformowano telefonicznie o wykonaniu robót w dn. 15.10.2012r
10	112	10.09.2012	Dot.uformowania skrajni  ul.Złota	26.09.2012	Odpowiedzi udzielono Wydz. Ochr. Środowiska
11.	110	24.08.2012	Dot. usunięcia drzew owocowych	17.09.2012	MZD wyraził zgodę na wycięcie drzew ; nie jest wymagane zezwolenie
12.	109	21.09.2012	Usunięcie żywopłotu przy ul. Ozimskiej	24.09.2012  e-mail	Żywopłot zostanie przycięty zgodnie z zaleceniami z decyzji ze wzgl. na brak zgody na wycinkę
13	102	16.08.2012	Wycinka drzewa ul.Tęczowa	09.09.2012	po przeprowadzeniu „procedury wycinkowej „ drzewo usunięto
14.	88	05.07.2012	Zgoda na wykonanie nasadzeń zamiennych	10.07.2012	MZD wyraził zgodę na wykonanie nasadzeń zamiennych w pasie drogowym
15	87	27.06.2012	Usunięcie krzaków przysłaniających reklamę ul. Sosnkowskiego	12.07.2012	MZD poinformował jakie zabiegi można wykonywać w obrębie korony drzew zgodnie z nowymi przepisami; ze względu na brak „interesu społecznego”  MZD wyraził zgodę na wykonanie zabiegów na własny koszt wnioskodawcy
16.	83	26.06.2012	Ul.Arki Bożka	06.07.2012	Uformowano skrajnię i wykoszono pas drogowy
17.	82	26.09.2012	Żywopłot ul. Chabrów	02.10.2012	żywopłot zostanie przycięty zgodnie z  zaleceniami decyzji do końca lutego ; brak zgody na wycinkę
18	79.	28.05.2012	Usunięcie drzewa ul. Nysy Łużyckiej 11	27.06.2012	MZD poinformował jakie zabiegi można wykonywać w obrębie korony drzew zgodnie z nowymi przepisami ; usunięto konary kolidujące z budynkiem
19	78	28.06.2012	Ul.Niemodlińska – przycinka gałęzi dla ZE	29.06.2012	MZD wyraził zgodę na wykonanie przycinki
20	67	12.06.2012	Przycięcie żywopłotu przy ul. Chabry	14.06.2012	MZD złożył wniosek na usunięcie żywopłot; żywopłot zostanie przycięty zgodnie z  zaleceniami decyzji do końca lutego ; brak zgody na wycinkę
21	32	17.02.2012	Dot. nasadzeń przy ul.Podmiejskiej	W związku z koniecznością wznowienia punktów granicznych i wyznaczenia pasa drogowego ostatecznej odpowiedzi udzielono w dniu 16.05.2012 r.	Udzielono dopowiedzi , że po wznowieniu punktów granicznych i określeniu szerokości pasa drogowego nie ma możliwości wykonania w nim nasadzeń drzew ani krzewów  (min. istniejąca kanalizacja )
22	24	30.11.2011	Usunięcie drzew przy ul. Kuśnierskiej	28.02.2012	Decyzja na usunięcie 30.03.2012r.; drzewa usunięte
23	15	20.01.2012r.	Usunięcie drzewa przy ul. Pasiecznej 4	03.02.2012	Drzewo usunięto
24	11	11.01.2012	Dot. usunięcia świerka ul. Dunikowskiego	24.01.2012	Nie dotyczy MZD – teren prywatny
25	9	25.01.2012	Dot. ustawienia kosza na przystanku MZK	Zlecenie z dnia 31.01.2012r. odpowiedź ITGiK z dnia 02.02.2012	Postawiono kosz na wskazanym przystanku
26.	32	11.05.2012	Dot. hałasu powodowanego przez firmę sprzątającą	14.05.2012	Zobligowanie pracowników firmy sprzątającej do zmian godzin sprzątania
27.	47	18.06.2012	Dot. braku ławek na ulicach miasta Opola	18.07.2012	Brak środków finansowych przeznaczonych na zakup ławek w mieście
28	51	26.07.2012	Dot. uporządkowania terenu przy ul. Damrota 4-6 oraz ścięcia chwastów przy ul. Kołłątaja	02.08.2012	Zlecono firmie sprzątającej oczyszczenie terenów podlegających administracji tut. zarządu
29	55	02.08.2012	Dot. hałasu powodowanego przez firmę sprzątającą	09.08.2012	Zobligowanie pracowników firmy sprzątającej do zmian godzin sprzątania
30	61	24.08.2012	Dot. uporządkowania terenu przy ul. Nysy Łużyckiej 11-21	03.09.2012	Zlecono firmie sprzątającej oczyszczenie przedmiotowego terenu
31	71	28.09.2012	Dot. hałasu powodowanego przez firmę sprzątającą	08.10.2012	Zobligowanie pracowników firmy sprzątającej do zmian godzin sprzątania
32	89	29.10.2012	Dot. oczyszczenia chodników i poboczy wzdłuż ul. Wiejskiej oraz Lipowej	13.11.2012	Zlecono firmie sprzątającej oczyszczenie przedmiotowego terenu
33	e-mail - odpowiedzi udzielił Dział TE	27.12.2012	Dot. ujęcia w planie odśnieżania ul. Wasylewskiego	e-mail z dnia 04.01.2013r.	Poinformowano, że ze względu na brak środków finansowych nie ma możliwości ujęcia w planie Akcji Zimowej w sezonie 2012/2013 ul. Wasylewskiego

 

Z powyższej tabeli wynika, że w sprawach wymienionych w pozycjach 1,6,7,9,21,22 terminy udzielenia odpowiedzi przekroczyły okres jednego miesiąca. Z wyjaśnień kierownika działu wynika, że sprawa z poz. nr 1 jest nadal w toku, ponieważ drzewo przeznaczone do wycinki przy ul. Portowej zostało objęte inwentaryzacją drzewostanu na drogach gminnych przeprowadzoną w ubiegłym roku. W dniu 31.10.2012 r. MZD złożył wniosek na wycinkę drzew. Komisja d/s zieleni przeprowadziła oględziny w terenie i na podstawie sporządzonego protokołu Wydział Ochrony Środowiska składa do uzgodnienia w Regionalnej Dyrekcji Ochrony Środowiska  projekt decyzji na wycinkę. Po upływie 30 dni  jeżeli RDOŚ nie wnosi sprzeciwu Wydział wydaje decyzję. MZD niezwłocznie po jej otrzymaniu zleca niezwłocznie fizyczne usunięcie drzewa co stanowi zakończenie sprawy. O procedurze i etapie sprawy poinformowano e-mailem. Procedura tej strony wycinki  jest narzucona ustawą o ochronie przyrody.

W przypadku sprawy z poz. nr 6 z wyjaśnień kierownika działu wynika, że kompleksowej odpowiedzi w imieniu MZD  udzielał Dział Eksploatacji – nr pisma MZD-TE-6/261/2012. Odpowiedzi udzielono po terminie ponieważ Dział Utrzymania Zieleni i Czystości prowadził  konsultacje w kwestii ewentualnych nasadzeń (zasięgnięcie opinii dendrologów co do możliwości wykonania dodatkowych nasadzeń i wykonawców robót co do kosztów proponowanego przedsięwzięcia w związku z brakiem projektu zieleni). Wykonane do tej pory nasadzenia wyczerpały nasadzenia przewidziane w posiadanej przez MZD dokumentacji. Ostatecznie ze względu na koszty i brak aktualnego projektu nasadzeń  sprawę wykonania zieleni zaplanowano wstępnie na 2013 r.(wiąże się to z opracowaniem projektu nasadzeń).

W przypadku sprawy z poz. nr 7 z wyjaśnień kierownika działu wynika, że wniosek na wycinkę drzew został wysłany w dniu 31.10.2012 r. Jego złożenie wiąże się ze sporządzeniem niezbędnej dokumentacji tzn.

- oględzin w terenie , pomiaru drzew wykonania zdjęć i opisu drzew

- ustalenia numeru i właściciela działki w Urzędzie

- uzyskania mapy na której zaznacza się drzewo do wycinki

- uzyskanie zgody Gminy na wycinkę .

Wykonanie oględzin wymagało wejścia na teren prywatny, gdyż inne dojście do działki było niemożliwe. Wątpliwości budził fakt, iż działka do której nie ma dostępu  jako użytek ma zaznaczoną drogę. Ustalono ustnie z Działem Eksploatacji, że zostanie  przeprowadzone postępowanie w celu zmiany użytku, o czym poinformowano wnioskodawcę telefonicznie W kontakcie telefonicznym MZD pozostawał na wszystkich etapach sprawy. Po rozliczeniu wcześniej zleconych robót geodezyjnych okazało się, że nie posiadamy już odpowiednich środków na przekwalifikowanie tej działki, wobec powyższego MZD złożył wniosek na wycinkę. Decyzja wpłynęła w dniu 11.01.2013 r., a samo usunięcie drzewa nastąpiło po ustaleniu terminu możliwości wejścia na działkę.

         W przypadku sprawy z poz. nr 9 z wyjaśnień kierownika działu wynika, że w odpowiedzi na e-mail z dn. 11.09.2012r. poinformowano telefonicznie o wykonaniu robót w dn. 15.10.2012 r. Z wnioskodawcą MZD jest w stałym kontakcie telefonicznym. Roboty realizowane są w miarę posiadanych środków finansowych. Odtworzenie rowu przy ul. Pisankowej było dość kosztowną inwestycją, gdyż wymagało najpierw usunięcia gęsto porośniętych samosiewów (zabiegi na „żyjących „ krzewach mogą być wykonywane poza okresem lęgowym tj od października do marca), a dopiero potem można było wykosić rów, co zostało uczynione. Roboty związane z utrzymaniem zieleni i koszeniem realizowane są wg potrzeb i zleceń oraz posiadanych środków i aby móc je prawidłowo kontrolować musi być zachowana kolejność.

W przypadku sprawy z poz. nr 21 z wyjaśnień kierownika działu wynika, że od chwili wpłynięcia pisma do udzielenia odpowiedzi w sprawie trwało postępowanie w sprawie. We wstępnej fazie konsultowano się z Ogrodnikiem Miejskim, Wydziałem Ochrony Środowiska oraz Wykonawcą robót w sprawie gatunków do nasadzeń, które można byłoby wysadzić w terenie. W tym czasie w terenie leżał śnieg. Po jego zejściu okazało się , że w miejscu planowanych nasadzeń istnieją studnie kanalizacyjne. Po konsultacji z Działem Eksploatacji zapadła decyzja o konieczności określenia szerokości pasa drogowego w terenie – tzw. wznowienia punktów granicznych. Prace te zlecono do wykonania uprawnionemu geodecie. Po ich zakończeniu stwierdzono , że wykonanie nasadzeń z uwagi na istniejącą sieć kanalizacyjną jest całkowicie niemożliwe. Ostatecznej pisemnej odpowiedzi udzielono w dniu 16.05.2012 r.

W przypadku sprawy z poz. nr 22 z wyjaśnień kierownika działu wynika, że wniosek na wycinkę drzew został wysłany w dn. 29.02.2012 r. Jego złożenie wiąże się ze sporządzeniem niezbędnej dokumentacji tzn.

- oględzin w terenie, pomiaru drzew wykonania zdjęć i opisu drzew,

- ustalenia numeru i właściciela działki w Urzędzie,

- uzyskania mapy na której zaznacza się drzewo do wycinki,

- uzyskanie zgody Gminy na wycinkę.

Niektóre z wnioskowanych drzew jak się okazało nie były w pasie drogowym. Decyzja na wycinkę wpłynęła do MZD 30 marca 2012 r., a usunięcie zostało zlecone 5.04.2012r.

W pozostałych przypadkach dział zareagował na zgłoszenie podejmując czynności w terminie nie przekraczającym jednego miesiąca.

 

II.W zakresie spraw prowadzonych przez Dział Eksploatacji Dróg

 

W rejestrze kierownika Działu Eksploatacji Dróg ewidencjonowane są pisma oddzielnie według rodzaju spraw. W 2012 r. w zakresie remontów odnotowano 350 wpływów pism. Z wyjaśnień kierownika  Działu Eksploatacji Dróg wynika, że zgłoszenia w sprawach remontów dróg i infrastruktury drogowej przyjmowane są również telefonicznie i nie są one rejestrowane.  Średnio w tygodniu było około 5 zgłoszeń telefonicznych od mieszkańców w sprawach związanych z utrzymaniem pasa drogowego tj. około 250 w ciągu roku. Jeżeli chodzi o zgłoszenia osobiste w siedzibie MZD, to z wyjaśnień tych wynika, że praktycznie takie zgłoszenia nie występują.

     Z wyjaśnień kierownika  Działu Eksploatacji wynika, że przebieg postępowania w przypadku przyjmowania zgłoszeń telefonicznych zgłaszanych przez mieszkańców  telefonicznie lub osobiście w siedzibie MZD jest następujący:

• W trakcie rozmowy telefonicznej lub ustnej ustala się rodzaj zgłoszenia, nazwisko zgłaszającego, adres i nr telefonu w przypadku, gdy interwencja wymaga sprawdzenia jej zasadności i poinformowania strony o sposobie jej realizacji.
• Zgłoszenia przyjmują wszyscy pracownicy działu i przekazują odpowiedniemu inspektorowi nadzoru.
• Inspektor dokonuje wizji lokalnej w celu ustalenia zakresu robót i wystawia zlecenie odpowiedniej firmie.
• W przypadku nagłych zdarzeń wymagających natychmiastowego działania inspektor powiadamia firmę budowlaną telefonicznie i bezzwłocznie udaje się na miejsce zgłoszenia.
• Po wykonaniu zleconych robót następuje ich odbiór oraz sprawdzenie wyceny.

Ponadto z wyjaśnień tych wynika, że awaria jako nagłe zdarzenie losowe wymaga natychmiastowej reakcji (np. ubytek w nawierzchni jezdni, chodnika, uszkodzony znak pionowy lub sygnalizacja świetlna itp.), natomiast zgłoszenia robót budowlanych (np. remont ulicy jezdni i chodnika itp.) są zlecane i wykonywane na bieżąco  w miarę posiadanych środków finansowych.

Na wykonywanie poszczególnych prac zostały zawarte umowy z ośmioma wykonawcami wyłonionymi w postępowaniach przetargowych przeprowadzonymi przez Wydział Inwestycji Miejskich

 

Z wyjaśnień złożonych przez kierownika Działu Eksploatacji Dróg wynika, że tematyka zgłoszeń najczęściej obejmuje ubytki w nawierzchni jezdni i chodników, uszkodzenia studzienek lub innych urządzeń obcych w pasie drogowym np. latarni,  braki i uszkodzenia oznakowania pionowego, awarie sygnalizacji świetlnych, przeszkody architektoniczne typu: za wysokie krawężniki na przejściach dla pieszych, prośby o remonty jezdni lub chodników, prośby o wprowadzenie zmian w organizacji ruchu.

Zgłoszenie telefoniczne rozpatrywane w zależności od rodzaju sprawy:

• ubytki w nawierzchni jezdni i chodników, przeszkody architektoniczne – wizja w terenie przeprowadzona przez pracownika merytorycznego - czasami przy udziale osoby zgłaszającej sprawę, określenie własności gruntu - jeśli zachodzi taka potrzeba, zlecenie do wykonawcy lub przekazanie  sprawy zarządcy terenu, powiadomienie strony zainteresowanej o sposobie załatwienia sprawy lub o braku możliwości jej załatwienia – z powodu braku środków finansowych, przynależności terenu,
• uszkodzenia studzienek lub innych urządzeń obcych w pasie drogowym np. latarni - wizja w terenie przeprowadzona przez pracownika merytorycznego, określenie właściciela , przekazanie w formie pisemnej lub telefonicznej sprawy właścicielowi, powiadomienie strony zainteresowanej o sposobie załatwienia sprawy,
• braki i uszkodzenia oznakowania pionowego, awarie sygnalizacji świetlnych - wizja w terenie przeprowadzona przez pracownika merytorycznego, zlecenie do wykonawcy,
• prośby o remonty jezdni lub chodników  – wizja w terenie przeprowadzona przez pracownika merytorycznego – czasami przy udziale osoby zgłaszającej sprawę , określenie własności gruntu – w razie takiej potrzeby, zlecenie do wykonawcy lub przekazanie  sprawy zarządcy terenu, powiadomienie strony zainteresowanej o sposobie załatwienia sprawy lub o braku możliwości jej załatwienia - brak środków finansowych, przynależności terenu, jeżeli remont wymaga dużych środków finansowych lub projektu technicznego to prosi się stronę o wniosek w formie pisemnej, wtedy kieruje się wnioski do projektu budżetu miasta Opola
• prośby o wprowadzenie zmian w organizacji ruchu – sprawy kierowane są na Komisję Bezpieczeństwa Ruchu Drogowego. Po uzyskaniu pozytywnej opinii komisji kierowane jest zlecenie do wykonawcy.

 

Na poszczególne prace wystawiane są zlecenia, które są rejestrowane w rejestrze zleceń prowadzonym elektronicznie.

Poniższa tabela przedstawia wykaz badanych 33 spraw zgłoszonych w Dziale przez mieszkańców w okresie od stycznia do maja 2012 r.

 

Lp.	numer w rejestrze	Data wpływu	Czego dotyczy sprawa	Data odpowiedzi	Sposób załatwienia
1	12	10.01.2012	remont ul. Tysiąclecia	23.01.2012	Został przeprowadzony remont nawierzchni jezdni.
2	13	02.01.2012 24.01.2012	remont chodnika Malczewskiego	10.01.2012 30.01.2012	Wnioskodawca wnioskował o przeprowadzenie remontu chodnika. Został poinformowany że sposób jaki został przez niego zaproponowany jest nie zgodny z Miejscowym Planem Zagospodarowania Terenu.
3	20	16.01.2012	remont chodnika na osiedlu Metalchem	09.02.2012	Został przeprowadzony remont chodnika.
4	22	16.01.2012	remont drogi wew. Tysiąclecia	23.01.2012	Wnioskodawca został poinform. że egzekucją stosowania się do znaków drogowych zajmuje się Policja. Natomiast brak jest środków finansowych na opracowanie projektu i remontu/przebudowy drogi.
5	27	20.01.2012	remont ul. Klonowej	26.01.2012	Został przeprowadzony remont nawierzchni jezdni ul. Klonowej.
6	31	25.01.2012	remont chodnika ul. Wrocławska	02.02.2012	Został przeprowadzony remont chodnika.
7	57	23.02.2012	modernizacji ul. Gajcego	01.03.2012	Został przeprowadzony remont ulicy wraz z wykonaniem odwodnienia – studni chłonnej.
8	66	24.02.2012	remont drogi łączącej ul. Prószkowską z Krapkowicką	08.03.2012	Został przeprowadzony remont nawierzchni jezdni drogi łączącej ul. Krapkowicką i Prószkowską.
9	68	24.02.2012	remont parkingu przy ul. Łąkowej	08.03.2012	Został przeprowadzony remont nawierzchni jezdni ul. Koszyka.
10	77	01.03.2012	remont ul. Korczaka	06.03.2012	Został przeprowadzony remont nawierzchni jezdni ul. Korczaka.
11	82	05.03.2012	remont ul. Lipowej	19.03.2012	Oczyszczenie rowu z namułu zostało wykonane .
12	83	05.03.2012	remont ul. Gajcego	12.03.2012	Został przeprowadzony remont ulicy wraz z wykonaniem odwodnienia – studni chłonnej. Dokumentacja wnioskowana do planu na 2013 w ramach zadania dok. Przyszłościowa –zadania nie uwzględniono w planie na 2013.
13	88	08.03.2012	remont Teligi	14.03.012	Odpowiedź wysłano drogą elektroniczną. Informując wnioskodawcę o braku ubytków w nawierzchni jezdni ul. Traugutta a nie jak w piśmie Teligi.
14	95	15.03.2012	remont ul. Leśmiana i Prostej	brak	Został przeprowadzony remont nawierzchni jezdni ul. Leśmiana i Prostej.
15	100	15.03.2012	budowa chodnika Groszowicka	brak	Odpowiedź została udzielona wnioskodawcy na spotkaniu w terenie. W roku biegłym opracowano dokumentację i wykonano utwardzenie pobocza.
16	114	26.03.2012	remont ul. Pobożnego	29.03.2012	Została wyrażona pisemna zgoda na wykonanie remontu wjazdu przez wnioskodawcę.
17	122	28.03.2012	remont ul. Ludowej	12.04.2012	Remont cząstkowych ulicy zgodnie z pismem zostanie przeprowadzony w 2013r.
18	124	19.01.2012	remont ul. Aleji Przyjaźni	09.02.2012	Odpowiedź została udzielona przez WITGiK UM OPOLA na podstawie inf. przekazanej przez MZD. Strona została poinformowana o robotach bieżących jak i opracowywanej dokumentacji w sprawie przebudowy drogi.
19	127	02.04.2012	remont ul. Partyzancka boczna	16.04.2012	Droga w połowie jest własnością wnioskodawcy. Ze względu na brak środków finansowych po stronie wnioskodawcy – zadanie zostało przeniesione na 2013r
20	133	11.04.2012	remont chodnika obwodnica północna	brak	Chodnik został wyremontowany i oczyszczony , studzienka zamknięta .
21	134	11.04.2012	remont chodnika Sosnowa	13.04.2012	Dotyczyło remontu chodnika przez wnioskodawcę. Prace zostały odebrane.
22	141	12.04.2012	Wróblewskiego	brak	Został przeprowadzony remont nawierzchni jezdni ul. Wróblewskiego.
23	142	16.04.2012	chodnika Duboisa	brak	Odpowiedzi o braku możliwości remontu chodnika na terenie OSM Przyszłość przy ul. Duboisa udzielił pocztą elektroniczną dyr. Pietrucha.
24	143	16.04.2012	chodnik Katowicka	18.04.2012	Ubytki po misach drzew zostały zabrukowane kostką betonową.
25	145	16.04.2012	remont wjazdu na ul. Maków	brak	Remont został przeprowadzony przez wnioskodawcę po uprzednim kontakcie z inspektorem MZD.
26	152	18.04.2012	remont ul. Teligi	brak	Został przeprowadzony remont cząstkowy jezdni.
27	162	20.04.2012	remont ul. Szczecińskiej	08.05.2012	Został przeprowadzony remont cząstkowy jezdni.
28	163	20.04.2012	remont ul. Tysiąclecia	25.04.2012	Remont został przeprowadzony przez wnioskodawcę po uprzednim kontakcie w terenie z inspektorem MZD.
29	164	20.04.2012	remont ul. Kurpiowskiej	26.04.2012	Odpowiedzi udzielono wnioskodawcy. Został złożony wniosek do projektu planu na 2013 – ostatecznie nie znalazł się w budżecie.
30	165	23.04.2012	remont ul. Ostrówek	08.05.2012	Został przeprowadzony remont cząstkowy jezdni i chodnika.
31	168	24.04.2012	Hutnicza	23.07.2012	Wyznaczenie granic nieruchomości ulicy Hutniczej został wykonane przez geodetę w ramach świadczony dla MZD usług.
32	169	17.04.2012	krawężnik ul. Krakowska	26.04.2012	Krawężnik został obniżony.
33	180	08.05.2012	remont ul. Sosnkowskiego	brak	Ubytek o którym w treści wiadomości e-mail został usunięty 08.05.2012r.

 

Z wyjaśnień kierownika działu Eksploatacji wynika, że w przypadku poz. nr 31 odpowiedź została udzielona po terminie 1 miesiąca, ponieważ sprawa początkowo znajdowała się w dziale Realizacji Inwestycji a do działu Eksploatacji trafiła w dniu 16.07.2012 r. Sprawa ta miała kilka wątków pobocznych i początkowo skierowana została do Działu Realizacji Inwestycji ponieważ miała związek z budowanym zjazdem na skrzyżowaniu ulicy Oświęcimskiej i  Hutniczej. Kiedy doszło ostatecznie do wybudowania przedmiotowego zjazdu w ramach prowadzonej inwestycji pozostała do załatwienia sprawa zawężania drogi – rozmowy w tym temacie przeprowadzone zostały ponownie w dniu 29.06.2012. Po tej dacie zostały przeprowadzone pomiary terenowe przez pracowników oraz prace geodezyjne. W efekcie okazało się, że prace prowadzone przez rolnika wykonywane są w granicy działek bez ingerencji w pas drogi ulicy Hutniczej.

 

W pozostałych przypadkach dział zareagował na zgłoszenie podejmując czynności w terminie nie przekraczającym 1 miesiąca.

 

III. Ustalenia dodatkowe

 

Na podstawie ewidencji kontroli ustalono, że w  2012 r. w MZD przeprowadzono 5 kontroli zewnętrznych przez: Urząd Miasta Opola, ZUS, Radę Miasta Opola, NIK oraz Wojewódzką Inspekcję Ochrony Środowiska. Z analizy poszczególnych protokołów wynika, że żadna z tych kontroli nie dotyczyła tematyki objętej niniejszą kontrolą.

Ponadto na podstawie rejestru skarg prowadzonych przez Wydział Organizacyjny Urzędu Miasta Opola ustalono, że w 2012 r. Rada Miasta Opola rozpatrzyła 3 skargi na dyrektora MZD. Wszystkie skargi zostały uznane za bezzasadne. Z ich analizy wynika, że  zarzuty zawarte w skargach nie dotyczyły tematyki kontroli.

 

         Protokół niniejszy sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden egzemplarz obustronnie podpisany doręczono dyrektorowi kontrolowanej jednostki.

 

Zgodnie z § 20 ust.1-2  Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola stanowiącego załącznik do zarządzenia nr OR.I-0120.1.77.2012 z dnia 25 maja  2012 r. kierownik jednostki kontrolowanej ma prawo przedstawić  umotywowane zastrzeżenia do ustaleń zawartych w protokole. Zastrzeżenia składane są w formie pisemnej w terminie 7 dni roboczych od dnia potwierdzenia odbioru protokołu

 

Jednostka kontrolowana W dniu dzisiejszym otrzymałem/am egzemplarz protokołu. (podpisy)     Data: ........................

Zespół kontrolny (podpisy)         Data: ……………………………….

 

Ewentualne przyczyny odmowy podpisania protokołu: ................................................................................................. .................................................................................................