1.     Ustawa z dnia 30 czerwca 2005 r. r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 z późniejszymi zmianami).

2.     Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. Nr 76, poz.694 z późniejszymi zmianami).

4.     Ustawa z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. Nr 118, poz. 1112 z późniejszymi zmianami).

5.     Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 z późn. zm.).

7.     Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781 z późn. zm.).

 

8.     Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształcaniu w inną formę organizacyjno-prawną (Dz. U. z 2006 r. Nr 116 poz.783).

9.     Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 146 poz. 1222 z późn. zm.).

10.                       Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020).

 

Celem kontroli była ocena prawidłowości prowadzonej gospodarki finansowej oraz sprawdzenie rzetelności prowadzonej ewidencji wydatków i sporządzanych sprawozdań.

 

Zapoznano się ze specyfiką przyjętych rozwiązań organizacyjnych w zakresie prowadzenia spraw kadrowo-księgowych. Na podstawie zapisów dokonywanych na kontach księgowych ustalono poszczególne rodzaje wydatków budżetowych. Sprawdzono również czy istnieją dokumenty potwierdzające dokonanie określonych wydatków (faktury, rachunki, listy płac, raporty kasowe, itp.) oraz porównano je z wyciągami bankowymi. Sprawdzono także, czy poszczególne dokumenty zostały odpowiednio opisane, zadekretowane i poddane wstępnej kontroli oraz podpisane przez głównego księgowego i zaakceptowane do wypłaty przez dyrektora przedszkola. Dane zawarte w rocznych sprawozdaniach budżetowych porównano z danymi wynikającymi z badanych dokumentów i ewidencji księgowej. Dokonano analizy poszczególnych wydatków pod kątem ich celowości i gospodarności oraz zgodności z planem finansowym. Sprawdzono również czy jednostka posiada zakładowy plan kont i opracowane na piśmie procedury kontroli finansowej, oraz czy procedury te są zgodne ze standardami Ministerstwa Finansów i dostosowane do specyfiki jednostki, a także w jaki sposób są realizowane w praktyce.

Sprawy organizacyjne 

 

      Publiczne Przedszkole nr 6 w Opolu funkcjonuje od dnia 14.06.1999 r., na podstawie Uchwały Nr XXVI/224/04 Rady Miasta Opola z dnia 26 lutego 2004 r. w sprawie odnowienia aktów założycielskich publicznych przedszkoli, dla których miasto Opole jest organem prowadzącym (akta kontroli Nr 08/17/I/14). Siedzibą przedszkola jest nieruchomość zabudowana położona w Opolu przy ul. Ligonia 4, oznaczoną nr działek 51/1, 50/2, 52/2 i 53/2, z karty mapy 47 – obręb Opole o łącznej powierzchni 0,2512 ha.

Ww. nieruchomość Zarząd Miasta Opola przekazał nieodpłatnie w trwały zarząd decyzją nr GN 7224.c/30/99 z dnia 19 maja 1999 r. (akta kontroli Nr 08/17/I/15-16).

W okresie objętym kontrolą dyrektorem przedszkola była pani Halina Śnieżek powołana na to stanowisko dnia 15.08.1984 r. Aktualnie na okres od 01 września 2004r. do 31 sierpnia 2009 r.  (akta kontroli Nr 08/17/I/17-19).

         Głównym Księgowym przedszkola jest pani (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))powołana na to stanowisko w dniu 1.04.2000 r. na czas określony do 31.12. 2000 r. Od dnia 1.10.2001 r. na czas nieokreślony w wymiarze 0,50 etatu (akta kontroli Nr 08/17/I/20-21). Z budżetem gminy przedszkole rozliczało się w dziale 801 rozdział 80104. Wydatki pokrywane są ze środków budżetowych Gminy oraz z dochodów własnych. Podstawą gospodarki finansowej jest roczny plan rzeczowo-finansowy.

         Na dzień 31.12.2007 r. w jednostce kontrolowanej zatrudnionych było ogółem 20 osób na 17,625 etatach (akta kontroli Nr 08/17/I/23-26). W 2007 roku na emeryturę odeszła jedna osoba - nauczycielka mianowana. W miesiącu maju z urlopu na poratowanie zdrowia wróciła jedna osoba - również nauczycielka mianowana.

        Poza tą zmianą nie odnotowano na przestrzeni roku 2007 innych ruchów kadrowych. Szczegółowo stan zatrudnienia na dzień 31.12.2007 r. przedstawiono w tabeli nr 1.

 

Tabela nr 1

 

Strukturę zatrudnienia w PP nr 6 w przeliczeniu na etaty przedstawiono na wykresie nr 1.

 Wykres nr 1

 

W dniu 09.01.2008 r. jednostka kontrolowana złożyła w Urzędzie Miasta Opola sprawozdanie Rb–27S z wykonania planu dochodów budżetowych Przedszkola za rok 2007 r.(akta kontroli 08/17/I/37).

Ze sprawozdania wynika, że dochody w tym okresie wyniosły 20,09 zł. W trakcie kontroli ustalono, że wykazana w sprawozdaniu Rb-27S kwota w wysokości 20,09 zł dotyczyła odsetek od środków zgromadzonych na rachunku bankowym. Dochód ten przekazano na rachunek bankowy Urzędu Miasta Opola w dniu 15.06.2007 r. (akta kontroli Nr 08/17/I/36). 

Z wyciągu bankowego wynika, że stan środków budżetowych na rachunku bankowym przedszkola na dzień 31.12.2007 r. wynosił – „0”(akta kontroli Nr 08/17/I/37).                   

Z ewidencji księgowej Urzędu Miasta wynika, że łączna kwota środków finansowych przekazanych na działalność przedszkola w 2007 r. wynosiła: 624.300,00 zł. Faktycznie wykorzystano kwotę 621.401,34 zł.

Niewykorzystane środki w kwocie 2.898,66 zł zwrócono do Urzędu Miasta Opola w dniu 27.12.2007 r. (akta kontroli Nr 08/17/I/).

W dniu 9.01.2008 r. jednostka kontrolowana złożyła w Urzędzie Miasta Opola sprawozdanie Rb–28S z wykonania planu wydatków budżetowych za 2007 r. (akta kontroli Nr 08/17/I/48). W wyniku kontroli ustalono, że łączna kwota wydatków wykazana w sprawozdaniu jest zgodna z łączną kwotą środków otrzymanych z Urzędu Miasta na działalność w 2007 r. Ze sporządzonego sprawozdania oraz z dokumentacji księgowej przedszkola wynika, że dokonywane wydatki dotyczące przedszkola zostały zaewidencjonowane w siedmiu paragrafach: 3020, 4010, 4040, 4110, 4120, 4300 i 4440.

 

Strukturę wydatków budżetowych przedstawia poniższy wykres:

 

Wykres nr 2

W wyniku kontroli ustalono, że w 2007 r. pracownikom oprócz wynagrodzeń miesięcznych wypłacono dodatkowo(akta kontroli Nr 08/17/I/145):

Ø      nagrody dyrektora dla trzynastu osób w łącznej kwocie 3.761,00 zł,

w tym ;   

nauczyciel – 1 osoba- kwota 2.249,00 zł,

pracownicy administracji – 12 osób – kwota 1.512,00 zł,

Ø      nagrody jubileuszowe dla trzech osób w łącznej kwocie 13.245,70 zł,

Ø      odprawę emerytalną dla jednej osoby w kwocie 6.896,40 zł.

 

        Zespół kontrolny sprawdził prawidłowość sporządzania list płac w 2007 r.

Listy płac są sporządzane przy pomocy programu firmy Vulcan, zawierają okres za jaki dokonano wypłaty, łączną kwotę do wypłaty, nazwisko i imię pracownika, wynagrodzenie brutto każdej osoby z wyszczególnieniem wszystkich składników wynagrodzeń. Listy płac są podpisane przez osobę sporządzającą oraz głównego księgowego i dyrektora jednostki.

Wypłaty wynagrodzeń są dokonywane dla wszystkich pracowników bezpośrednio na rachunki oszczędnościowo-rozliczeniowe. Przelewy na rachunki bankowe są dokonywane na podstawie pisemnych oświadczeń pracowników potwierdzonych własnoręcznym podpisem.

Strona kontrolująca dokonała również analizy wynagrodzeń pięciu pracowników przedszkola za miesiące listopad i grudzień 2007 r.:

- dyrekcja (1osoba),

- obsługa (3 osoby)

- administracja (1 osoba).

Badanie polegało na porównaniu naliczonych wynagrodzeń z indywidualnych kartotek wynagrodzeń ze sporządzonymi listami płac. Następnie porównano wynagrodzenia netto z listy płac z dokonanymi przelewami. W badaniu zastosowano technikę porównania bieżącej informacji z analogiczną informacją z poprzedniego okresu. Zestawienie wynagrodzeń pracowników kontrolowanej jednostki za IV kwartał 2007 r. przedstawiono w tabeli nr 2.

 

Tabel nr 2

 

            W trakcie badania stwierdzono, iż wszystkie kwoty wykazane w indywidualnych kartotekach wynagrodzeń były zgodne z kwotami na sporządzonych listach płac. Po analizie porównawczej stwierdzono, iż zachodzi pełna zgodność pomiędzy danymi zawartymi w listach płac z danymi z wyciągów bankowych.

          Ponadto w trakcie kontroli ustalono, że wydatki w paragrafie 4300 ogółem wyniosły 1.300,00 zł i dotyczyły prowizji bankowych naliczonych przez bank. Wykazana w ewidencji łączna kwota jest zgodna z kwotą wydatków ujętą w sporządzonym sprawozdaniu budżetowym (akta kontroli Nr 08/17/I/86-123).

Podstawę funkcjonowania dochodów własnych stanowi uchwała nr XLIV/456/05 Rady Miasta Opola z dnia 17 marca 2005 r. w sprawie tworzenia i gospodarowania dochodami własnymi w jednostkach budżetowych miasta Opola z późniejszymi zmianami. Podstawą gospodarowania dochodami własnymi jest roczny plan sporządzony przez dyrektora jednostki określający przychody i rozchody w układzie paragrafów klasyfikacji budżetowej.z późniejszymi zmianami. Podstawą gospodarowania dochodami własnymi jest roczny plan sporządzony przez dyrektora jednostki określający przychody i rozchody w układzie paragrafów klasyfikacji budżetowej.

Ustalono, że w kontrolowanym przedszkolu środki dochodów własnych były gromadzone na wyodrębnionym rachunku bankowym. Ze sporządzonego przez jednostkę sprawozdania Rb-34 wynika, że wykonanie przychodów dochodów własnych w 2007 r. wyniosło ogółem 256.065,54 zł (akta kontroli Nr 08/17/I/65). Na kwotę tę składają się:

Ø      paragraf 083 „Wpływy z usług”    - kwota 223.896,18 zł,

Ø      paragraf 092 „Pozostałe odsetki” -  kwota 1.653,60 zł.

 

W wyniku kontroli ustalono, że na przychody składały się wpłaty rodziców za pobyt dzieci w przedszkolu oraz odsetki od zgromadzonych środków na rachunkach bankowych.  

          Ze sporządzonego przez jednostkę kontrolowaną sprawozdania Rb-34 (akta kontroli Nr 08/17/I/65) wynika, że wydatki w ramach dochodów własnych w 2007 r. wyniosły ogółem 269.597,40 zł. Wydatki te zaewidencjonowano w piętnastu paragrafach. W wyniku przeprowadzonej analizy wyżej wymienionego sprawozdania kontroli poddano dokumentację księgową dotyczącą wydatków czterech paragrafów.

 

 

          Wydatki ogółem wyniosły 43.678,56 zł. Ustalono, że wydatki dotyczyły m.in. środków czystości, materiałów biurowych, druków, wyposażenia sal oraz kuchni. Ponadto ustalono, że w powyższym paragrafie ewidencjonowano świadczenia rzeczowe, wynikające z przepisów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy, które zgodnie z obowiązującymi przepisami winny być ewidencjonowane w paragrafie 3020. Wykazana w ewidencji łączna kwota jest zgodna z kwotą wydatków ujętą w sporządzonym sprawozdaniu Rb-34. 

 

          Wydatki ogółem wyniosły 8.230,77 zł. Wydatki dotyczyły zakupu książek, zabawek oraz gier edukacyjnych. Ponadto ustalono, że w powyższym paragrafie ewidencjonowano usługi związane z prowadzeniem zajęć języka angielskiego, które powinny być ewidencjonowane w paragrafie 4300. Wykazana w ewidencji łączna kwota jest zgodna z kwotą wydatków ujętą w sporządzonym sprawozdaniu Rb-34.

 

 

          Wydatki ogółem wyniosły  85.905,13zł. Wydatki dotyczyły wyłożenia naprawy sprzętu komputerowego, usług dekarskich, remontu piwnic, malowanie sal, konserwacja urządzeń gazowych, elektrycznych oraz p. poż. Wykazana w ewidencji łączna kwota jest zgodna z kwotą wydatków ujętą w sporządzonym sprawozdaniu Rb-34.

          Wydatki ogółem wyniosły 20.835,42 zł. Wydatki dotyczyły m.in. wywozu nieczystości, prowizji bankowych, opłat pocztowych, serwisu komputerowego, deratyzacji, ochrony i monitoringu obiektu. Zespół kontrolny ustalił, że w powyższym paragrafie zaewidencjonowane zostały nieprawidłowo umowy zlecenia, które zgodnie z obowiązującymi przepisami winny być ujęte w paragrafie 4170. Wykazana w ewidencji łączna kwota jest zgodna z kwotą wydatków ujętą w sporządzonym sprawozdaniu Rb-34.

 

Strukturę wydatków ze środków dochodów własnych przedstawiono na wykresie nr 3

 

Wykres nr 3

 

 

 

Ø      15.03.2007 r. –   5.800,00 zł

Ø      09.05.2007 r. – 11.600,00 zł

Ø      17.09.2007 r. –   5.800,00 zł

     RAZEM             23.200,00zł (akta kontroli 08/17/I/38)

 

Zasady tworzenia i udzielania świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych dla pracowników szkoły określił dyrektor w Regulaminie gospodarowania środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w Przedszkolu Publicznym Nr 6. Regulamin określa m.in. osoby uprawnione do korzystania ze środków funduszu, przeznaczenie środków oraz   zasady i warunki przyznawania świadczeń socjalnych. Sposoby i przyznawanie świadczeń osobom uprawnionym uzgadniany był z działającą stałą komisją ZFŚS.

Z wyciągu bankowego wynika, że stan początkowy środków pieniężnych na dzień 01.01.2007 r. wynosił 1.609,95 zł (akta kontroli Nr 08/17/I/140). Stan ten jest zgodny z saldem początkowym konta 135 – rachunek ZFŚS (akta kontroli Nr 08/17/I/138).

W wyniku kontroli ustalono, że po stronie Ma konta 135 zaksięgowane zostały środki przeniesione z poprzedniego roku, odpis, odsetki od zgromadzonych na rachunku środków, spłaty pożyczek mieszkaniowych oraz odpis dla emerytów przekazany z Urzędu Miasta w wysokości 4.046,00 zł (akta kontroli Nr 08/17/I/193). Wpływów z innych źródeł nie stwierdzono.

Ø      pomocy rzeczowej i finansowej, 

Ø      pożyczek mieszkaniowych,

Ø      świadczeń urlopowych dla nauczycieli,

Ø      dofinansowanie do wczasów i wypoczynku dzieci,

Ø      dofinansowanie do wypoczynku dla emerytów,

Ø      organizacji imprez kulturalnych.

Saldo konta 135 na dzień 31.12.2007 r. wynosiło 1.825,01 zł i było zgodne z wyciągiem bankowym (akta kontroli Nr 08/17/I).

Zespół kontrolny, na podstawie kartoteki finansowej konta 132 – rachunek bankowy dochodów własnych za okres od stycznia do grudnia 2007 r. dokonał sprawdzenia sposobu opisywania faktur oraz rachunków pod względem formalnym, rachunkowym, merytorycznym oraz zatwierdzania do wypłaty przez dyrektora jednostki.

Do badania wybrano dwadzieścia trzydokumenty księgowe na podstawie których dokonano wydatku powyżej 1.000 zł. W tabeli nr 5 przedstawiono dokumenty poddane szczegółowej kontroli.

 

Tabela nr 5

Podczas badania dokumentów zespół kontrolny ustalił, że na dokumentach widnieją parafy. Jednostka nie posiadała wzornika podpisów, który umożliwiałby ustalenie pracowników uprawnionych do dokonywania kontroli i zatwierdzania dokumentów księgowych. Ponadto zespół kontrolny stwierdził, że wszystkie skontrolowane dokumenty miały adnotację odnośnie sprawdzania wydatku pod względem merytorycznym oraz rachunkowym. Żaden dokument nie posiadał podpisu potwierdzającego sprawdzenia pod względem formalnym. Dokumenty te były zadekretowane i zatwierdzone do wypłaty przez dyrektora jednostki. Ponadto ustalono, że zakupiony w dniu 06.06.2007 r. ogrodowy plac zabaw w wysokości 13.470,07 zł nie został wpisany do księgi inwentarzowej oraz nie został zaksięgowany na koncie - środki trwałe.

 

  System kontroli wewnętrznej

Na system kontroli wewnętrznej w kontrolowanej jednostce składają się:

Ø      Regulaminu kontroli wewnętrznej w PP nr 6,

Ø      Instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów,

Ø      Instrukcji wewnętrznej w sprawie inwentaryzacji składników majątkowych,

Ø      zbadanie zgodności działania pracowników z obowiązującym prawem,

Ø      zbadanie realizacji zadań wynikających z zakresu obowiązków i efektywności pracy,

Ø      ustalenie przyczyny i skutków ewentualnych nieprawidłowości wraz z podaniem osób odpowiedzialnych za ich powstanie,

Ø      określenie sposobów dotyczących likwidacji stwierdzonych nieprawidłowości,

Ø      zapobieganie nieprawidłowościom na terenie przedszkola wywołanym przez osobę w nim zatrudnioną.

         Kontroli poddano dokumentację dotyczącą przeprowadzonej w jednostce na dzień 31.12.2007 r. inwentaryzacji. Ustalono, że przeprowadzone spisy inwentaryzacyjne dotyczyły środków spożywczych znajdujących się w magazynie. Z analizy sporządzonej dokumentacji wynika, że nie stwierdzono podczas inwentaryzacji niedoboru artykułów spożywczych. Natomiast w przypadku inwentaryzacji środków trwałych oraz pozostałych środków trwałych różnic inwentaryzacyjnych nie stwierdzono.