A A A

URZĄD MIASTA OPOLA > Kontrole > kontrole jednostek > Miejski Zarząd Lokali Komunalnych

KW.1711.00019.2015	Opole, 8 października 2015 r.
PROTOKÓŁ KONTROLI nr 22/2015
Jednostka kontrolowana	Miejski Zarząd Lokali Komunalnych
Nazwa organu sprawującego nadzór	Prezydent Miasta Opola
Termin przeprowadzenia kontroli	od 25.05.2015 r. do 19.06.2015 r.
Imię i nazwisko przeprowadzającego kontrolę oraz stanowisko	Agnieszka Lisiecka – główny specjalista w Wydziale Kontroli Wewnętrznej Radosław Stanek – naczelnik Wydziału Kontroli Wewnętrznej
Przedmiot kontroli	Wykonywanie obowiązków właściciela nieruchomości w ramach wspólnot mieszkaniowych
Okres objęty kontrolą	2014 r.
Imię i nazwisko kierownika kontrolowanej jednostki – stanowisko służbowe	Zofia Twarduś – Dyrektor
Wyjaśnień w czasie kontroli udzielali	Zofia Twarduś – Dyrektor Mirosława Krysta – Z-ca Dyrektora (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.) – Kierownik Referatu Eksploatacji i Organizacji (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.) – główna księgowa (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.) – starszy specjalista w Referacie Eksploatacji i Organizacji

Podstawy prawne

1.  Ustawa z dnia 23 kwietnia 1994r. Kodeks cywilny (Dz.U. z 2014r. poz. 121, tekst jednolity).

2.  Ustawa z dnia 24 czerwca 1994r. o własności lokali (Dz.U. z 2000r. nr 80 poz. 903, tekst jednolity).

3. Uchwała nr XLVI/712/13 Rady Miasta Opola z dnia 29 sierpnia 2013r. w sprawie utworzenia gminnej jednostki budżetowej pod nazwą Miejski Zarząd Lokali Komunalnych w Opolu

Cel kontroli

Celem kontroli było zbadanie prawidłowości postępowania w zakresie wykonywania obowiązków właściciela nieruchomości w ramach wspólnot mieszkaniowych.

Metodyka przeprowadzenia kontroli

Zapoznano się z przepisami prawa regulującymi zadania Gminy jako właściciela nieruchomości we wspólnotach mieszkaniowych. Zapoznano się ze sposobem postępowania w zakresie wykonywania obowiązków właściciela nieruchomości w ramach wspólnot mieszkaniowych.

Szczegółową kontrolą objęto losowo wybrane sprawy z tego zakresu. Sprawdzono czy we wszystkich skontrolowanych przypadkach gmina wykonywała obowiązki właściciela nieruchomości zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz przyjętymi założeniami.

W związku z tym, iż jednostka nie posiada pisemnej procedury postępowania w tym zakresie pobrano wyjaśnienia od dyrektora i z-cy dyrektora kontrolowanej jednostki do Kwestionariusza Kontroli Wewnętrznej. Szczegółową kontrolą objęto wydatki poniesione w IV kwartale 2014r. na zaliczki dla wspólnot mieszkaniowych oraz wydatki na wynagrodzenie dla zarządców poniesione w miesiącu grudniu 2014r.  

Kontrolą objęto również zasady głosowania na zebraniach wspólnot oraz prowadzenie dokumentacji w tym zakresie.

Kryteria

1. Zgodnie z § 3 uchwały nr XLVI/712/13 Rady Miasta Opola MZLK sprawuje zarząd komunalnymi nieruchomościami Miasta Opola: zasobem mieszkaniowym, lokalami użytkowymi oraz terenami mieszkaniowymi.

Zgodnie z § 4 pkt. 4 uchwały nr XLVI/712/13 Rady Miasta Opola przedmiotem działalności MZLK jest m.in. wykonywanie obowiązków właściciela nieruchomości wynikających z ustawy z dnia 24 czerwca 1994r. o własności lokali, w ramach wspólnot mieszkaniowych.

Przepisy ustawy o własności lokali

1. Zgodnie z art. 6 - ogół właścicieli, których lokale wchodzą w skład określonej nieruchomości, tworzy wspólnotę mieszkaniową. Wspólnota mieszkaniowa może nabywać prawa i zaciągać zobowiązania, pozywać i być pozwana.

2. Zgodnie z art. 12 ust. 1, 2 i 3 - właściciel lokalu ma prawo do współkorzystania z nieruchomości wspólnej zgodnie z jej przeznaczeniem.

Pożytki i inne przychody z nieruchomości wspólnej służą pokrywaniu wydatków związanych z jej utrzymaniem, a w części przekraczającej te potrzeby przypadają właścicielom lokali w stosunku do ich udziałów. W takim samym stosunku właściciele lokali ponoszą wydatki i ciężary związane z utrzymaniem nieruchomości wspólnej w części nie znajdującej pokrycia w pożytkach i innych przychodach.

Uchwała właścicieli może ustalić zwiększenie obciążenia z tego tytułu właścicieli lokali użytkowych, jeżeli uzasadnia to sposób korzystania z tych lokali.

3. Zgodnie z art. 14 i 15 – na koszty zarządu nieruchomością wspólną składają się w szczególności:

- wydatki na remonty i bieżąca konserwację,

- opłaty za dostawę energii elektrycznej i cieplnej, gazu i wody, w części dotyczącej nieruchomości wspólnej, oraz opłaty za antenę zbiorczą i windę,

- ubezpieczenia, podatki i inne opłaty publicznoprawne, chyba że są pokrywane bezpośrednio przez właścicieli poszczególnych lokali,

- wydatki na utrzymanie porządku i czystości,

- wynagrodzenia członków zarządu lub zarządcy.

Na pokrycie kosztów zarządu właściciele lokali uiszczają zaliczki w formie bieżących opłat, płatne z góry do dnia 10 każdego miesiąca.

4. Zgodnie z art. 17 - za zobowiązania dotyczące nieruchomości wspólnej odpowiada wspólnota mieszkaniowa bez ograniczeń, a każdy właściciel lokalu – w części odpowiadającej jego udziałowi w tej nieruchomości.

5. Zgodnie z art. 18 ust. 1 właściciele lokali mogą w umowie o ustanowieniu odrębnej własności lokali albo w umowie zawartej później w formie aktu notarialnego określić sposób zarządu nieruchomością wspólną, a w szczególności mogą powierzyć zarząd osobie fizycznej albo prawnej.

6. Zgodnie z art. 18 ust. 2a. i 3 - zmiana ustalonego w trybie ust. 1 sposobu zarządu nieruchomością wspólną może nastąpić na podstawie uchwały właścicieli lokali zaprotokołowanej przez notariusza. Uchwała ta stanowi podstawę wpisu do księgi wieczystej.

Jeżeli sposobu zarządu nie określono w umowie, o której mowa w ust. 1, lub w uchwale zaprotokołowanej przez notariusza, obowiązują zasady określone w niniejszym rozdziale.

7. Zgodnie z art. 19 jeżeli liczba lokali wyodrębnionych i lokali niewyodrębnionych, należących nadal do dotychczasowego właściciela, nie jest większa niż siedem, do zarządu nieruchomością wspólną mają odpowiednie zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego i Kodeksu postępowania cywilnego o współwłasności.

8. Zgodnie z art. 20 ust. 1. - jeżeli lokali wyodrębnionych, wraz z lokalami niewyodrębnionymi, jest więcej niż siedem, właściciele lokali są obowiązani podjąć uchwałę o wyborze jednoosobowego lub kilkuosobowego zarządu. Członkiem zarządu może być wyłącznie osoba fizyczna wybrana spośród właścicieli lokali lub spoza ich grona.

9. Zgodnie z art. 21 ust. 1 - zarząd kieruje sprawami wspólnoty mieszkaniowej i reprezentuje ją na zewnątrz oraz w stosunkach między wspólnotą a poszczególnymi właścicielami lokali.

10. Zgodnie z art. 22 ust. 1, 2 i 3 - czynności zwykłego zarządu podejmuje zarząd samodzielnie.

Do podjęcia przez zarząd czynności przekraczającej zakres zwykłego zarządu potrzebna jest uchwała właścicieli lokali wyrażająca zgodę na dokonanie tej czynności oraz udzielająca zarządowi pełnomocnictwa do zawierania umów stanowiących czynności przekraczające zakres zwykłego zarządu w formie prawem przewidzianej.

Czynnościami przekraczającymi zakres zwykłego zarządu są w szczególności:

1) ustalenie wynagrodzenia zarządu lub zarządcy nieruchomości wspólnej,

2) przyjęcie rocznego planu gospodarczego,

3) ustalenie wysokości opłat na pokrycie kosztów zarządu,

4) zmiana przeznaczenia części nieruchomości wspólnej,

5) udzielenie zgody na nadbudowę lub przebudowę nieruchomości wspólnej, na ustanowienie odrębnej własności lokalu powstałego w następstwie nadbudowy lub przebudowy i rozporządzenie tym lokalem oraz na zmianę wysokości udziałów w następstwie powstania odrębnej własności lokalu nadbudowanego lub przebudowanego,

5a) udzielenie zgody na zmianę wysokości udziałów we współwłasności nieruchomości wspólnej,

6) dokonanie podziału nieruchomości wspólnej,

6a) nabycie nieruchomości,

7) wytoczenie powództwa, o którym mowa w art. 16,

8) ustalenie, w wypadkach nieuregulowanych przepisami, części kosztów związanych z eksploatacją urządzeń lub części budynku służących zarówno do użytku poszczególnych właścicieli lokali, jak i do wspólnego użytku właścicieli co najmniej dwóch lokali, które zaliczane będą do kosztów zarządu nieruchomością wspólną,

9) udzielenie zgody na podział nieruchomości gruntowej zabudowanej więcej niż jednym budynkiem mieszkalnym i związane z tym zmiany udziałów w nieruchomości wspólnej oraz ustalenie wysokości udziałów w nowo powstałych, odrębnych nieruchomościach wspólnych,

10) określenie zakresu i sposobu prowadzenia przez zarząd lub zarządcę, któremu zarząd nieruchomością wspólną powierzono w sposób określony w art. 18 ust. 1, ewidencji pozaksięgowej kosztów zarządu nieruchomością wspólną, zaliczek uiszczanych na pokrycie tych kosztów, a także rozliczeń z innych tytułów na rzecz nieruchomości wspólnej.

11. Zgodnie z art. 23 ust. 1, 2, 2a i 3 - uchwały właścicieli lokali są podejmowane bądź na zebraniu, bądź w drodze indywidualnego zbierania głosów przez zarząd; uchwała może być wynikiem głosów oddanych częściowo na zebraniu, częściowo w drodze indywidualnego ich zbierania.

Uchwały zapadają większością głosów właścicieli lokali, liczoną według wielkości udziałów, chyba że w umowie lub w uchwale podjętej w tym trybie postanowiono, że w określonej sprawie na każdego właściciela przypada jeden głos.

Jeżeli suma udziałów w nieruchomości wspólnej nie jest równa 1 albo większość udziałów należy do jednego właściciela bądź gdy obydwa te warunki spełnione są łącznie, głosowanie według zasady, że na każdego właściciela przypada jeden głos, wprowadza się na każde żądanie właścicieli lokali posiadających łącznie co najmniej 15 udziałów w nieruchomości wspólnej.

O treści uchwały, która została podjęta z udziałem głosów zebranych indywidualnie, każdy właściciel lokalu powinien zostać powiadomiony na piśmie.

12. Zgodnie z art. 24 - w razie braku zgody wymaganej większości właścicieli lokali zarząd lub zarządca, któremu zarząd nieruchomością wspólną powierzono w sposób określony w art. 18 ust. 1, może żądać rozstrzygnięcia przez sąd, który orzeknie mając na względzie cel zamierzonej czynności oraz interesy wszystkich właścicieli. Sprawę sąd rozpoznaje w postępowaniu nieprocesowym.

13. Zgodnie z art. 25 ust. 1 - właściciel lokalu może zaskarżyć uchwałę do sądu z powodu jej niezgodności z przepisami prawa lub z umową właścicieli lokali albo jeśli narusza ona zasady prawidłowego zarządzania nieruchomością wspólną lub w inny sposób narusza jego interesy.

Powództwo, o którym mowa w ust. 1, może być wytoczone przeciwko wspólnocie mieszkaniowej w terminie 6 tygodni od dnia podjęcia uchwały na zebraniu ogółu właścicieli albo od dnia powiadomienia wytaczającego powództwo o treści uchwały podjętej w trybie indywidualnego zbierania głosów.

14. Zgodnie z art. 27 - każdy właściciel lokalu ma prawo i obowiązek współdziałania w zarządzie nieruchomością wspólną. Nie uchybia to jednak przepisom art. 21 ust. 1 i art. 22 ust. 1.

15. Zgodnie z art. 29 ust. 1a - okresem rozliczeniowym wspólnoty mieszkaniowej jest rok kalendarzowy.

16. Zgodnie z art. 30 ust.1 i 2 - zarząd lub zarządca, któremu zarząd nieruchomością wspólną powierzono w sposób określony w art. 18 ust. 1, jest obowiązany:

1) dokonywać rozliczeń przez rachunek bankowy,

2) składać właścicielom lokali roczne sprawozdanie ze swojej działalności,

3) zwoływać zebranie ogółu właścicieli co najmniej raz w roku, nie później niż w pierwszym kwartale każdego roku.

1a. W wypadku gdy zarząd lub zarządca, któremu zarząd nieruchomością wspólną powierzono w sposób określony w art. 18 ust. 1, nie zwoła zebrania ogółu właścicieli lokali w terminie, o którym mowa w ust. 1 pkt 3, zebranie coroczne może zwołać każdy z właścicieli.

Przedmiotem zebrania, o którym mowa w ust. 1, powinny być w szczególności:

1) uchwalenie rocznego planu gospodarczego zarządu nieruchomością wspólną i opłat na pokrycie kosztów zarządu,

2) ocena pracy zarządu lub zarządcy, któremu zarząd nieruchomością wspólną powierzono w sposób określony w art. 18 ust. 1,

3) sprawozdanie zarządu i podjęcie uchwały w przedmiocie udzielenia mu absolutorium.

Przepisy ustawy o rachunkowości

Zgodnie z art. 22 ust. 1 - dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, zawierające co najmniej dane określone w art. 21, oraz wolne od błędów rachunkowych. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek.

2. Błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych można korygować jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie, wraz ze stosownym uzasadnieniem, chyba że inne przepisy stanowią inaczej.

3. Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej. Nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr.

4. Jeżeli jedną operację dokumentuje więcej niż jeden dowód lub więcej niż jeden egzemplarz dowodu, kierownik jednostki ustala sposób postępowania z każdym z nich i wskazuje, który dowód lub jego egzemplarz będzie podstawą do dokonania zapisu.

Instrukcja Obiegu Kontroli i Archiwizowania Dokumentów Księgowych w MZLK

Paragraf 12 – Kontrola dowodów księgowych

1. Dowody księgowe powinny być poddane kontroli przed zrealizowaniem i zaksięgowaniem.
2. Dowody winny być sprawdzone pod względem:
   1. merytorycznym,
   2. formalno-rachunkowym.
3. Kontrola merytoryczna dowodów księgowych polega na sprawdzeniu rzetelności operacji, to jest zgodności z obowiązującymi przepisami prawa oraz celowości i gospodarności, a także czy dowody te zostały wystawione przez właściwe komórki i jednostki organizacyjne. Osoba dokonująca kontroli merytorycznej powinna sprawdzić przede wszystkim, czy:
   1. dostawy, roboty, i usługi zostały zrealizowane lub wykonane zgodnie z zamówieniem, umową, zleceniem, względnie innymi ustaleniami,
   2. zastosowane ceny jednostkowe, dopłaty, upusty są zgodne z zawartymi umowami, kosztorysami, obowiązującymi cennikami i innymi ustaleniami,
   3. zastosowane stawki podatku od towarów i usług są prawidłowe, i zgodne z obowiązującymi przepisami,
   4. zastosowane stawki wynagrodzenia, dodatki do wynagrodzeń są rzetelne, to znaczy zgodnie z wykonaną pracą i wynikają z obowiązujących przepisów, a przyznane świadczenia są uzasadnione.
   5. wydatki i zaciągnięte zobowiązania mają pokrycie w zatwierdzonym planie finansowym (uwzględniając dotychczasowe jego wykonanie i zaangażowanie).
4. Kontrolę merytoryczną w zakresie realizacji operacji gospodarczych wykonują pracownicy bezpośrednio odpowiedzialni za daną operację gospodarczą oraz sprawujący nadzór nad jej przebiegiem – zgodnie z merytorycznym zakresem obowiązków wykonywanych w referatach. Kontroli merytorycznej w zakresie finansowania operacji dokonuje pracownik dysponujący środkami finansowymi na pokrycie wydatków związanych z realizacją operacji udokumentowanej kontrolowanym dowodem księgowym. Podpis na dowodzie stanowi fakt dokonania kontroli.
5. W dowód przeprowadzenia kontroli merytorycznej, formalnej i rachunkowej dowodów księgowych osoby odpowiedzialne i sprawdzające opatrują je podpisami i datą przeprowadzonej kontroli.

USTALENIA KONTROLI

I.1. W zakresie spraw organizacyjno - finansowych

Ze statutu MZLK będącego załącznikiem do uchwały nr XLVI/712/13 Rady Miasta Opola z dnia 29 sierpnia 2013r. w sprawie utworzenia gminnej jednostki budżetowej pod nazwą Miejski Zarząd Lokali Komunalnych wynika, że MZLK sprawuje zarząd komunalnymi nieruchomościami Miasta Opola: zasobem mieszkaniowym, lokalami użytkowymi oraz terenami mieszkaniowymi (akta kontroli Nr 15/22/I/6-8).

         Zgodnie z § 4 ust. 4 statutu - podstawowym przedmiotem działalności MZLK jest m.in. wykonywanie obowiązków właściciela nieruchomości wynikających z ustawy z dnia 24 czerwca 1994r. o własności lokali, w ramach wspólnot mieszkaniowych.

         Siedmiu pracowników MZLK posiada pełnomocnictwa do indywidualnego występowania w imieniu Gminy Opole, jako współwłaściciela nieruchomości na zebraniach Wspólnot Mieszkaniowych oraz do podejmowania uchwał w drodze indywidualnego zbierania głosów. W sprawach finansowych, m.in.: do przyjmowania sprawozdań finansowych, ustalania zaliczek, rocznego planu gospodarczego wspólnoty, ustalania sposobu wykonania i sfinansowania remontów. W sprawach organizacyjnych, m.in.: wyboru przewodniczącego i protokolanta zebrania, przyjęcia regulaminów wspólnoty, powołania i odwołania zmiany składu zarządu, przeprowadzania w imieniu gminy Opole kontroli zarządów lub zarządców wspólnot mieszkaniowych, których gmina Opole jest członkiem. W sprawach technicznych, m.in.: do wykonania modernizacji lub przebudowy części nieruchomości wspólnej, zmiany przeznaczenia części nieruchomości wspólnej, zmiany sposobu użytkowania lokalu. (akta kontroli Nr 15/22/I/13-26).

Zasób komunalny Gminy Opole zarządzany przez Miejski Zarząd Lokali Komunalnych w Opolu podzielony jest na trzy rejony. Na każdy rejon przypada pracownik odpowiedzialny za sprawy związane z udziałem Gminy Opole we wspólnotach mieszkaniowych w danym rejonie, zgodnie z zakresem obowiązków.

Zasób komunalny wg poszczególnych rejonów podzielono na niżej wymienionych pracowników:

Rejon I – (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.) – starszy specjalista w Referacie Eksploatacji i Organizacji,

Rejon II – (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.)– samodzielny referent w Referacie Eksploatacji i Organizacji,

Rejon III – (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.) – starszy specjalista w Referacie Eksploatacji i Organizacji (akta kontroli Nr 15/22/I/38).

W przypadku nieobecności pracownika odpowiedzialnego za dany rejon lub konieczności niezwłocznej obsługi Klienta, obowiązki te wypełnia inny pracownik, który posiada pełnomocnictwo do występowania w imieniu Gminy Opole w sprawach związanych z obsługą wspólnot mieszkaniowych (pracownicy wzajemnie się zastępują) zgodnie z zakresem obowiązków.

           Ze sporządzonego przez jednostkę sprawozdania Rb-28S za 2014r. wynika, że w zakresie kontrolowanym jednostka poniosła wydatki w następujących paragrafach (dział/rozdział/paragraf) (akta kontroli Nr 15/22/I/9):

- (700;70004;4260) media we wspólnotach na kwotę 5.306.618,56 zł i stanowiły ok. 77 % wydatków z tego paragrafu.

- (700;70004;4270) fundusz remontowy we wspólnotach na kwotę 4.592.456,90zł i stanowiły ok. 65 % wydatków z tego paragrafu.

- (700;70004;4300) eksploatacja we wspólnotach na kwotę 2.128.812,60 zł i stanowiły ok. 44 % wydatków z tego paragrafu.

- (700;70004;4300) zarządzanie we wspólnotach na kwotę 1.180.999,04 zł i stanowiły ok. 24 % wydatków z tego paragrafu.

Łącznie wydatki we wspólnotach wyniosły 13.208.887,10 zł.

         MZLK przedłożył sprawozdanie Rb-28S za 2014r. do Referatu Planowania Budżetu Urzędu Miasta Opola w dniu 30.01.2015r. Łączna kwota poniesionych wydatków przez jednostkę w 2014r. wyniosła 25.149.627,26 zł.

W wyżej wymienionych paragrafach wydatki kształtowały się następująco:

- (700;70004;4260) – 6.858.864,92 zł,

- (700;70004;4270) – 7.025.992,92 zł.

- (700;70004;4300) – 4.808.457,76 zł.

Łącznie: 18.693.315,60 zł.

W tabeli poniżej przedstawiono wydatki wykonane za 2014r.

Tabela nr 1 – Wydatki za 2014r. (akta kontroli Nr 15/22/I/11)

	Wydatki wykonane - sprawozdanie RB-28S za 2014r
Dział/Rozdział/Par.	Zadanie budżetowe	Podział zaliczek	Kwota wydatku w 2014r
700-70004-4260	MZLK/2014/04	Media w WM	5 306 618,56
		Wydatki na lokale w budynkach 100% gminnych	1 552 246,36
wydatki wykonane - sprawozdanie RB-28S			6 858 864,92
700-70004-4270	MZLK/2014/05	Fundusz remontowy w WM	4 592 456,90
	MZLK/2014/04	Bieżące remonty	2 013 384,15
	MZLK/2014/13	Adaptacja lokali socjalnych	420 151,87
wydatki wykonane - sprawozdanie RB-28S			7 025 992,92
700-70004-4300	MZLK/2014/04	Eksploatacja w WM	2 128 812,60
		Zarządzanie w WM	1 180 999,04
		Wywóz nieczystości	19 138,86
		Pozostałe wydatki bieżące	1 479 507,26
wydatki wykonane - sprawozdanie RB-28S			4 808 457,76
Razem wydatki wykonane - sprawozdanie RB-28S			18 693 315,60
W tym wydatki dotyczące Wspólnot Mieszkaniowych			13 208 887,10

I.2. W zakresie wydatków poniesionych na zaliczki.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o własności lokali na pokrycie kosztów zarządu właściciele lokali uiszczają zaliczki w formie bieżących opłat, płatne z góry do dnia 10 każdego miesiąca.

Z wykazu wspólnot mieszkaniowych z udziałem Gminy Opole (stan na maj 2015) wynika, że Gmina Opole posiadała udziały w 884 wspólnotach.

Podział wspólnot ze względu na udziały procentowe:

- do 25% udziałów Gminy – 338 wspólnot,

- pomiędzy 25-50% udziałów Gminy – 361 wspólnot,

- pomiędzy 50-75% udziałów Gminy – 148 wspólnot,

- powyżej 75% udziałów Gminy – 37 wspólnot.

Do szczegółowej kontroli wytypowano łącznie 40 wspólnot.

W pierwszych trzech przedziałach co 10-tą wspólnotę:

- wspólnota mieszkaniowa ul. Sieradzka 7, ul. Kołłątaja 23, ul. Krakowska 3,5,7, ul. Piotrkowska 2, ul. 1 Maja 82, ul. Ozimska 15-15A, ul. Sieradzka 5, ul. Kośnego 9, ul. Katowicka 7, ul. Kołłątaja 50F.

- wspólnota mieszkaniowa ul. Kośnego 12, ul. Spychalskiego 9-11, ul. Orląt Lwowskich 23, ul. Strzelców Bytomskich 6, ul. Orląt Lwowskich 34, ul. 1 Maja 17, ul. Kasprowicza 3, ul. Katowicka 46, ul. Drzymały 10, ul. Orląt Lwowskich 19.

- wspólnota mieszkaniowa ul. 1 Maja 28, ul. Krakowska 33c, ul. Słowackiego 13, ul. Strzelców Bytomskich 9, ul. Cementowa 1, ul. Tatrzańska 6, ul. Dubois 7, ul. Plac Sebastiana 18-20-22, ul. 1Maja 46, ul. Obrońców Stalingradu 12.

oraz co trzecią w przedziale powyżej 75%:

- wspólnota mieszkaniowa ul. Drzymały 27-27A, ul. Ozimska 51, ul. Wyzwolenia 11, ul. Reja 4, ul. Podhalańska 14, ul. Wrocławska 12, ul. Oleska 67, ul. Bończyka 47-49, ul. Niedziałkowskiego 9A, ul. Popiełuszki 98.

Szczegółowej kontroli poddano dokumentację finansową ww. wspólnot za IV kwartał 2014r. Porównano wydruki z kartotek księgowych z dokumentacją otrzymywaną od wspólnot (rachunki, noty księgowe). Dokumentacja księgowa jest odpowiednio opisana i podpisana przez właściwe osoby. Wszystkie wydatki porównano z treścią uchwał podjętych przez wspólnoty. Wszystkie dane na rachunkach były zgodne z kwotami zaliczek wynikającymi z uchwał przedłożonych przez jednostkę kontrolującym.

W przypadku Wspólnoty Katowicka 46 zapłacono zaliczki na łączną kwotę 3.337,07 zł na: bieżące utrzymanie, koszty remontów oraz wynagrodzenie zarządcy za okres od 11.2011 do 02.2013r. (trzy lata wstecz). W tym przypadku Gmina Opole w drodze dziedziczenia ustawowego nabyła na podstawie postanowienia Sądu Rejonowego w Opolu sygn. Akt: I Ns 667/12 z dnia 11.03.2013r. po zmarłej lokatorce prawo własności do lokalu mieszkalnego przy ul. Katowickiej.

W zakresie wydatków poniesionych na zarządzanie we wspólnotach.

Tabela nr 3 - Wydatki wykonanie - Zarządzanie WM - w rozbiciu na miesiące 2014r
M-c	Kwota wydatku w zł
styczeń 2014r	99 711,58
luty 2014r	98 850,71
marzec 2014r	98 680,29
kwiecień 2014r	99 086,66
maj 2014r	98 359,17
czerwiec 2014r	98 942,76
lipiec 2014r	98 953,84
sierpień 2014r	98 367,38
wrzesień 2014r	97 846,32
październik 2014r	97 940,45
listopad 2014r	96 913,61
grudzień 2014r	97 346,27
RAZEM	1 180 999,04

Analizą objęto wydatki poniesione na zarządzanie w miesiącu grudniu 2014r. Łączna kwota wydatków w tym paragrafie w grudniu 2014r. wyniosła 97.346,27zł. Z zestawienia wydatków wynika, iż w tym miesiącu zaewidencjonowano te wydatki w 921 pozycjach. Szczegółową kontrolą objęto 100 pierwszych pozycji. Dane wykazane w ewidencji księgowej porównano z rachunkami wystawionymi przez poszczególne wspólnoty. Kwoty wynagrodzeń dla zarządców wykazane w ewidencji były zgodne z wystawionymi rachunkami, notami.

II. W zakresie wykonywania obowiązków właściciela nieruchomości wynikających z ustawy o własności lokali.

1. Procedury postępowania.

W kontrolowanej jednostce nie istnieją pisemne procedury w zakresie wykonywania obowiązków Gminy jako właściciela nieruchomości w ramach wspólnot mieszkaniowych.

Na podstawie informacji uzyskanych z Kwestionariusza Kontroli Wewnętrznej uzyskanych od kierownictwa jednostki ustalono, iż proces postępowania w tym zakresie wygląda następująco:

Pracownicy biorą udział w zebraniach rocznych, na których dokonuje się oceny pracy zarządu, zatwierdza plan gospodarczy, prezentowane są sprawozdania oraz na zebraniach zwoływanych w ciągu roku.

1. W przypadku zebrań rocznych, jednostka otrzymuje zawiadomienie o takim zebraniu wraz z porządkiem zebrania. Dyrektor jednostki dekretuje zawiadomienie na Z-cę dyrektora, który dekretuje pismo na kierownika Referatu Eksploatacji i Organizacji. Następnie Kierownik dekretuje dokument na poszczególnego pracownika, który ma przydzielony dany Rejon. Dokument również przekazywany jest za pośrednictwem SOD. Pracownik analizuje zawiadomienie i załączone rozliczenia. Jeżeli w trakcie analizy nic nie wskazuje na nieprawidłowości i sprawa należy do typowych, to pracownik nie uczestniczy w zebraniu. Po zakończonym zebraniu, wspólnota przekazuje informację o przebiegu zebrania do MZLK, tj. przesyłane są:

- podjęte uchwały, które są wnikliwie analizowane i jeśli dana uchwała jest podjęta większością głosów i nie ma powodów do jej kwestionowania, to dokument jest umieszczany w aktach danej wspólnoty. Gdy są zgłaszane nowe sprawy poza porządkiem zebrania i np. uchwała narusza zasady prawidłowego zarządzania nieruchomością lub jest niezgodna z przepisami,  jest w tym przypadku przez MZLK zaskarżana do sądu.

-  uchwały do indywidualnego zbierania głosów. Jeżeli przekazywany jest oryginał uchwały, to pracownik składa podpis na uchwale. Jeżeli jednostka otrzymuje kserokopię, pracownik posiadający pełnomocnictwo przygotowuje projekt pisma w sprawie wyrażenia głosu. Pismo następnie jest podpisywane przez kierownika, zastępcę dyrektora i dyrektora jednostki.

2) W przypadku zebrań odbywających się w ciągu roku zasada jest podobna. Obieg dokumentacji jest taki sam. Jeżeli występują sprawy bardziej złożone, np. kwestia przyłączenia budynku do sieci CO, remont dachu, ocieplenie budynku, pracownik decyzję o wyrażeniu głosu konsultuje z kierownictwem jednostki.

W złożonych przypadkach, np. przy zaciąganiu kredytu przez daną wspólnotę pracownicy MZLK opracowują pisemne analizy dotyczące płynności finansowej.

W dniu 27.05.2014r. Wspólnota mieszkaniowa Nysy Łużyckiej 3 w wyniku indywidualnego zbierania głosów podjęła uchwałę nr 1/100/04/2014-0 w sprawie wyrażenia zgody na zaciągnięcie i spłatę kredytu  w wysokości do 112.000,00 zł na remont elewacji z dociepleniem (ściana północna). Gmina wyraziła zgodę na podjęcie ww. uchwały. Przed wyrażeniem zgody pracownik kontrolowanej jednostki sporządził Informację uzupełniającą dane w sprawie zaciąganego kredytu. Pracownik dokonał analizy pod kątem podstawy płatności , zadłużeń z innych tytułów, kosztorysowej wartości inwestycji, stanu funduszu remontowego i jego przypisu miesięcznego. Ponadto wzięto pod uwagę zalecenia protokołu z przeglądu budynku z listopada 2013r.

2. Zasady głosowania na zebraniach wspólnot:

(Informacje uzyskane do Kwestionariusza Kontroli Wewnętrznej od kierownictwa jednostki)

Oddając głos pod  stosowną uchwałą pełnomocnik pozyskuje od zarządcy nieruchomości lub zarządu wspólnoty mieszkaniowej stosowne informacje i dokumenty w sprawie. Na tej podstawie rozważając zasadność podjęcia uchwały, racjonalność wydatkowania środków finansowych, konieczność wykonania prac czy też zasadność podjęcia określonej decyzji, pełnomocnik Gminy Opole głosuje

za lub przeciw podjęciu uchwały.

Dla przykładu gdy zachodzi uzasadniona konieczność wykonania remontu części wspólnej nieruchomości (najczęściej na podstawie zaleceń z okresowych przeglądów budynku, albo decyzji PINB-u, bądź też zdarzeń losowych), a środki zgromadzone na funduszu remontowym są wystarczające na pokrycie kosztów jego wykonania, pełnomocnik głosuje „za podjęciem uchwały”.

W przypadku gdy uzasadniona jest konieczność wykonania remontu części wspólnej, a środki zgromadzone na funduszu remontowym są niewystarczające na pokrycie wykonania remontu, następuje konieczność innego sposobu sfinansowania tych prac. Wówczas konieczne jest dokonanie jednorazowej wpłaty na fundusz remontowy przez wszystkich współwłaścicieli w wysokości wynikającej z udziału w nieruchomości wspólnej lub podjęcie uchwały o zaciągnięciu kredytu na ten cel, który spłacany jest z konta funduszu remontowego. Takie decyzje podejmuje Dyrektor Miejskiego Zarządu Lokali Komunalnych w Opolu lub Z-ca Dyrektora.

Jednak zaznaczyć należy, że gama problemów i tematów uchwał jest tak bardzo szeroka, że nie sposób detalicznie ich wszystkich określić, a każda z uchwał wymaga indywidualnego podejścia.

W trakcie wyrażania swojego głosu pod uchwałą wspólnoty mieszkaniowej pełnomocnik kieruje się zgodnością uchwały z obowiązującymi przepisami prawa oraz zasadnością wydatkowania publicznych środków finansowych na prace realizowane w drodze podjętych uchwał. W przypadku uchwał  niewymagających zaangażowania finansowego Gminy Opole (dotyczących m.in. gospodarowania/użytkowania części wspólnych nieruchomości, zmiany składu zarządu wspólnoty mieszkaniowej) pełnomocnik przychyla się do woli większości właścicieli we wspólnocie mieszkaniowej, jeżeli to nie stoi w sprzeczności z interesem Gminy Opole, bądź obowiązującymi przepisami prawa. Zdarza się, że Gmina Opole wstrzymuje się od głosu np. w przypadku konfliktów sąsiedzkich, które nie godzą w interes Gminy Opole.

Pełnomocnictwa otrzymują doświadczeni pracownicy, posiadający niezbędną wiedzę na temat wspólnot mieszkaniowych.

W przypadku uchwał, które pomimo sprzeciwu Gminy Opole podejmowane są większością głosów pozostałych współwłaścicieli, Gmina Opole zaskarża uchwały, które godzą w jej interesy lub naruszają przepisy prawa do sądu. W zdecydowanej większości przypadków Gmina wygrywa takie procesy, bądź też w obliczu procesu sądowego, Wspólnota Mieszkaniowa uchyla taką uchwałę.

Pełnomocnik konsultuje swoje decyzje z kierownictwem jednostki w przypadku wątpliwości w sprawie głosowania nad daną uchwałą. W sprawach wymagających konieczności zaciągnięcia zobowiązania przez WM,  decyzje podejmowane są przez kierownictwo jednostki (za pismem przewodnim), po uprzednim przygotowaniu dokumentacji przez pracownika odpowiedzialnego za daną wspólnotę.

3. Przechowywanie dokumentacji.

Dokumenty dotyczące wykonywania obowiązków Gminy jako właściciela nieruchomości w ramach wspólnot mieszkaniowych są gromadzone w aktach. Z wyjaśnień udzielonych przez dyrektora jednostki wynika, że w dokumentacji znajdują się: projekty uchwał wspólnot mieszkaniowych, kserokopie uchwał podpisanych przez pełnomocników Gminy Opole podpisanych w drodze indywidualnego zbierania głosów, pisma przewodnie, zawiadomienia o podjętych uchwałach, zawiadomienia o zebraniach wspólnot mieszkaniowych, sprawozdania roczne z zebrań wspólnot mieszkaniowych.

Wszelkie dokumenty przekazane przez zarządcę, bądź zarząd wspólnoty mieszkaniowej oraz dokumenty wytworzone przez MZLK w Opolu, a dotyczące poszczególnych WM.

Szczegółową kontrolą w tym zakresie objęto dokumentację 40 wylosowanych wspólnot. Dane z kontroli przedstawiono w poniższych tabelach.

Na 40 skontrolowanych wspólnot w 12 przypadkach uchwały dotyczące stawek i opłat znajdowały w siedzibie kontrolowanej jednostki. Na potrzeby przeprowadzanych w trakcie kontroli analiz i badań pracownicy jednostki kontrolowanej pozyskali z odpowiednich wspólnot brakujące 24 uchwały. W 4 przypadkach (Wspólnota 1 Maja 17, Strzelców Bytomskich 6, Duboisa 7 i Sieradzka 5) w ogóle nie otrzymano uchwał, z którymi można było porównać kwoty zaliczek wykazane na rachunkach wystawionych przez poszczególne wspólnoty.

Z wyjaśnienia udzielonego przez pracownika Referatu Eksploatacji i Organizacji wynika, iż w siedzibie Miejskiego Zarządu Lokali Komunalnych w Opolu nie przechowuje się wszelkich dokumentów wygenerowanych przez wspólnotę mieszkaniową. Podejmowanych uchwał jest bardzo duża ilość, praktykowane jest, że podczas pobytu u zarządcy po zebraniu, pracownik podpisuje uchwały i następnie nie kseruje ich, tylko potrzebne informacje, które były przedmiotem głosowania zapisuje.

Obowiązek przechowywania dokumentacji spoczywa na zarządcy nieruchomości, bądź na zarządzie.

Zgodnie z art. 29 ust 3 ustawy o własności, lokali właścicielom lokali przysługuje prawo kontroli działalności zarządu wspólnoty mieszkaniowej.

Zawiera się w nim prawo wglądu do wszelkich dokumentów wspólnoty mieszkaniowej, w tym do podejmowanych uchwał.

W związku z powyższym w przypadku konieczności pełnomocnik Gminy Opole wnioskuje o przekazanie danego dokumentu, bądź zapoznaje się z nim w siedzibie zarządcy, bądź zarządu, co w przypadku uchwał dotyczących wysokości poszczególnych stawek opłat jest czynione. Rejestr - Dowód wewnętrzny – polecenie księgowania wysokości poszczególnych stawek jest prowadzony i weryfikowany na bieżąco. W przypadkach, gdzie brak jest kontaktu z zarządcą lub zarządem wspólnoty mieszkaniowej, bądź pomimo wielokrotnych wniosków o udostepnienie danego dokumentu, w tym uchwał, nie można wyegzekwować jego otrzymania, podejmowane są czynności zmierzające do rozwiązania umowy o zarzadzanie z zarządcą, bądź odwołania zarządu wspólnoty mieszkaniowej.

W wyniku kontroli ustalono, iż w przypadku 4 ww. wspólnot podjęto następujące działania:

- wspólnota Duboisa 7 – planowane jest spotkanie w celu rozwiązania umowy z firmą zarządzającą,

- wspólnota 1 Maja 17 – dwukrotnie zawnioskowano o zwołanie zebrania w celu odwołania zarządu wspólnoty. Zebranie jeszcze się nie odbyło.

- wspólnota Strzelców Bytomskich 6 – nie podjęto jeszcze żadnych czynności,

- wspólnota Sieradzka 5 - nie podjęto jeszcze żadnych czynności.

Ponadto ustalono, iż od 2013r. w jednostce w Referacie Eksploatacji i Organizacji prowadzi się Rejestr – Dowód wewnętrzny – polecenie księgowania, który na bieżąco jest weryfikowany i uaktualniany, w szczególności dane dotyczące stawek i opłat naliczanych miesięcznie przez wspólnoty. Jeżeli dana płatność ulega zmianie w stosunku do miesiąca poprzedniego pracownik (poprzez rozmowy telefoniczne, maile) ustala przyczyny zaistniałej zmiany. Dokument ten co miesiąc jest generowany i podpisywany przez kierownictwo jednostki. Na jego podstawie odbywa się kontrola merytoryczna rachunków wystawianych przez poszczególne wspólnoty. Pracownik Referatu Eksploatacji i Organizacji weryfikuje zgodność wysokości opłat na rachunkach z Dowodem wewnętrznym – polecenie księgowania.

Protokół niniejszy sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden egzemplarz obustronnie podpisany doręczono kierownikowi kontrolowanej jednostki.

Zgodnie z § 20 ust.1-2  Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola stanowiącego załącznik do zarządzenia nr OR.I-0120.1.77.2012 z dnia 25 maja  2012 r. kierownik jednostki kontrolowanej ma prawo przedstawić  umotywowane zastrzeżenia do ustaleń zawartych w protokole. Zastrzeżenia składane są w formie pisemnej w terminie 7 dni roboczych od dnia potwierdzenia odbioru protokołu.

 

 

Jednostka kontrolowana W dniu dzisiejszym otrzymałem/am egzemplarz protokołu (podpisy)   Data: ........................

Zespół kontrolny (podpisy)     Data: ……………………………….

 

Ewentualne przyczyny odmowy podpisania protokołu: ............................................................................................................. ............................................................................................................. ..............................................................................................................