KWiA-I-0914/34/10
|
Opole, 6 października 2010 r.
|
PROTOKÓŁ KONTROLI NR 49/10
|
Jednostka kontrolowana
|
Publiczna Szkoła Podstawowa Nr 10 im. Henryka Sienkiewicza w Opolu
ul. Wróblewskiego 7
|
Nazwa organu sprawującego nadzór
|
Prezydent Miasta Opola
|
Termin przeprowadzenia kontroli
|
od 6 do 17 września 2010 r.
|
Imię i nazwisko przeprowadzającego kontrolę oraz stanowisko
|
Małgorzata Jóźwin-Mazurek – starszy specjalista w Wydziale Kontroli Wewnętrznej i Audytu
Tadeusz Lech – główny specjalista w Wydziale Kontroli Wewnętrznej i Audytu
|
Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli
|
nr 103/10
nr 104/10
|
Przedmiot kontroli
|
Kontrola sprawdzająca wykonanie zaleceń pokontrolnych wydanych przez WKWiA po kontroli przeprowadzonej w okresie od 5 – 20.03.2009 r.
|
Okres objęty kontrolą
|
2009-2010 r.
|
Imię i nazwisko kierownika kontrolowanej jednostki – stanowisko służbowe
|
Robert Nawrocki – dyrektor szkoły
|
Wyjaśnień w czasie kontroli udzielali:
|
Robert Nawrocki - dyrektor
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))- główny księgowy
|
Ustalenia kontroli
I. W zakresie realizacji zaleceń pokontrolnych z 30.04.2009 r.
W dniach od 5 do 20 marca 2009 r. na podstawie Zarządzenia Nr OR.I-0152/401/09 z dnia 3 marca 2009 r., w Publicznej Szkole Podstawowej Nr 10 im. Henryka Sienkiewicza w Opolu zostało przeprowadzone przez Wydział Kontroli Wewnętrznej i Audytu Urzędu Miasta Opola postępowanie kontrolne nr 9/09 w zakresie: gospodarki finansowej, ewidencji księgowej i sprawozdawczości, Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych oraz systemu kontroli wewnętrznej.
W związku ze stwierdzonymi nieprawidłowościami Prezydent Miasta Opola w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 30.04.2009 r. polecił:
- Dla wydatków szkoły stosować prawidłową klasyfikacje budżetową zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726 z późn. zm.).
- Przestrzegać zasad określonych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020)
- Na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych dokonywać odpisów w sposób wskazany w ustawie z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 z późn. zm.).
- Przestrzegać wymogów zakładowych regulacji określających zasady i formy przeprowadzania funkcjonalnej kontroli wewnętrznej wydatkowania środków publicznych. Wzmóc nadzór nad sposobem realizacji tej kontroli.
- Na koncie 135 dokonywać księgowań zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020).
O realizacji powyższych zaleceń pokontrolnych dyrektor kontrolowanej jednostki poinformował pismem z dnia 16.05.2009 r. (akta kontroli Nr 10/49/I/4-5)
W wyniku przeprowadzonej kontroli dokonano następujących ustaleń w tym zakresie:
Ad.1
Do kontroli wytypowano dokumentację źródłową dotyczącą wydatków budżetowych oraz z dochodów własnych we wszystkich paragrafach zaewidencjonowanych w grudniu 2009 r. oraz w sierpniu 2010 r. (akta kontroli Nr 10/49/I/6-12)
Szczegółowe dane dotyczące powyższych wydatków zawierają tabele nr 1-4:
Tabela nr 1 Wydatki budżetowe szkoły w miesiącu grudniu 2009 r.
Lp.
|
Nr dokumentu w ewidencji księgowej wydatków
|
Kwota
|
Tytuł
|
Paragraf
|
Nr faktury
|
Uwagi
|
1
|
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))
|
|
2
|
|
3
|
|
4
|
|
5
|
|
6
|
|
Lp.
|
Uwagi
|
7
|
|
8
|
|
9
|
|
10
|
|
11
|
|
12
|
|
13
|
|
14
|
|
15
|
|
16
|
|
17
|
|
18
|
|
19
|
|
20
|
|
21
|
|
22
|
|
23
|
|
24
|
|
25
|
|
26
|
|
27
|
|
28
|
|
29
|
|
Lp.
|
Uwagi
|
30
|
|
31
|
|
32
|
|
33
|
|
34
|
|
35
|
|
36
|
|
37
|
|
38
|
|
39
|
|
40
|
|
41
|
|
42
|
|
43
|
|
44
|
|
45
|
|
46
|
|
47
|
|
48
|
|
49
|
|
50
|
|
51
|
|
52
|
|
53
|
|
54
|
|
55
|
|
56
|
|
57
|
|
58
|
|
59
|
|
60
|
|
Lp.
|
Nr dokumentu w ewidencji księgowej wydatków
|
Kwota
|
Tytuł
|
Paragraf
|
Nr faktury
|
Uwagi
|
61
|
1300155
|
53,50
|
zwrot kosztów delegacji
|
4410
|
delegacja
|
|
62
|
1300156
|
150,00
|
Abonament PKO
|
4300
|
wb-156
|
|
63
|
1300156
|
30,00
|
Abonament miesięczny
|
4300
|
wb-156
|
|
64
|
1300156
|
135,00
|
Niedopłata od VII
|
4300
|
wb-156
|
|
65
|
1300157
|
108,00
|
prenumerata Dyrektora
|
4210
|
09-fvs/6813
|
|
66
|
1300157
|
25,00
|
prenumerata
|
4210
|
05402/09/fk
|
|
67
|
1300157
|
-1,00
|
rozliczenie zaliczki
|
4210
|
dok. księg.-rozliczenie zaliczki
|
|
68
|
1300158
|
97,50
|
toner do ksero
|
4210
|
771/p/09
|
|
69
|
1300158
|
8600,00
|
energia cieplna
|
4260
|
f-ra zaliczkowa
|
|
70
|
1300158
|
1314,85
|
energia elektryczna
|
4260
|
f-ra zaliczkowa
|
|
71
|
1300158
|
68,52
|
pzu
|
4010
|
dok. księg.uzgod.
|
|
72
|
1300158
|
4,50
|
pzu
|
4010
|
dok. księg.uzgod.
|
|
73
|
1300158
|
1104,36
|
ZUS-FP 12.2009
|
4120
|
PK-lista
|
|
74
|
1300158
|
4210,46
|
NFZ-12.2009
|
4010
|
PK-lista
|
|
75
|
1300158
|
7399,55
|
ZUS-prac. 12.2009
|
4010
|
PK-lista
|
|
76
|
1300158
|
7998,17
|
ZUS-zakład 12.2009
|
4110
|
PK-lista
|
|
77
|
1300158
|
3230,70
|
podatek 12.2009
|
4010
|
PK-lista
|
|
78
|
1300158
|
27,30
|
podatek od zasiłku 12.2009
|
4110
|
PK-lista
|
|
79
|
1300158
|
389,48
|
wywóz śmieci
|
4300
|
Rozliczenie zaliczki
|
|
80
|
1300158
|
172,32
|
woda
|
4260
|
95879/2009
|
|
81
|
1300158
|
208,33
|
ścieki
|
4300
|
95879/2009
|
|
|
suma
|
96520,86
|
|
|
|
|
Tabela nr 2 Wydatki budżetowe świetlicy w miesiącu grudniu 2009 r.
Lp.
|
Nr dokumentu w ewidencji księgowej wydatków
|
Kwota
|
Tytuł
|
Paragraf
|
Nr faktury
|
Uwagi
|
1
|
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))
|
|
2
|
|
3
|
|
4
|
|
5
|
|
6
|
|
7
|
|
Lp.
|
Nr dokumentu w ewidencji księgowej wydatków
|
Kwota
|
Tytuł
|
Paragraf
|
Nr faktury
|
Uwagi
|
8
|
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))
|
|
9
|
|
10
|
|
11
|
|
12
|
|
13
|
|
14
|
|
|
|
Tabela nr 3 Wydatki budżetowe szkoły w miesiącu sierpniu 2010 r.
Lp.
|
Nr dokumentu w ewidencji ksiegowej wydatków
|
Kwota
|
Tytuł
|
Paragraf
|
Nr faktury
|
Uwagi
|
1
|
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))
|
|
2
|
|
3
|
|
4
|
|
5
|
|
6
|
|
7
|
|
8
|
|
9
|
|
10
|
|
11
|
|
12
|
|
13
|
|
14
|
|
15
|
|
16
|
|
17
|
|
18
|
|
19
|
|
20
|
|
Lp.
|
Nr dokumentu w ewidencji ksiegowej wydatków
|
Kwota
|
Tytuł
|
Paragraf
|
Nr faktury
|
Uwagi
|
21
|
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))
|
|
22
|
|
23
|
|
24
|
|
25
|
|
26
|
|
27
|
|
28
|
|
29
|
|
30
|
|
31
|
|
32
|
|
33
|
|
34
|
|
35
|
|
36
|
|
37
|
|
38
|
|
39
|
|
40
|
|
41
|
|
42
|
|
43
|
|
44
|
|
45
|
|
46
|
|
|
|
Tabela nr 4 Wydatki budżetowe świetlicy w miesiącu sierpniu 2010 r.
Lp.
|
Nr dokumentu w ewidencji ksiegowej wydatków
|
Kwota
|
Tytuł
|
Paragraf
|
Nr faktury
|
Uwagi
|
1
|
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))
|
|
2
|
|
3
|
|
4
|
|
5
|
|
7
|
|
8
|
|
10
|
|
11
|
|
12
|
|
|
|
Tabela nr 5 Wydatki z dochodów własnych szkoły w miesiącu grudniu 2009 r.
Lp.
|
Nr dokumentu w ewidencji ksiegowej wydatków
|
Kwota
|
Tytuł
|
Paragraf
|
Nr faktury
|
Uwagi
|
1
|
1320058
|
15,03
|
program antywirusowy Kasperski
|
4750
|
245/12/2009
|
|
2
|
1320061
|
139,01
|
naprawa szyby
|
4270
|
49/11/2009
|
|
|
suma
|
154,04
|
|
|
|
|
Z powyższych danych wynika, że wszystkie wydatki zostały zaewidencjonowane na właściwych paragrafach. Ponadto zespół kontrolny sprawdził sposób księgowania, opisywania faktur oraz rachunków pod względem formalnym, rachunkowym, merytorycznym oraz zatwierdzania do wypłaty przez dyrektora jednostki. Ustalono, że wszystkie faktury zostały prawidłowo opisane i zadekretowane.
Ponadto wszystkie ww. wydatki zewidencjonowane w ewidencji księgowej sprawdzono z wyciągami bankowymi oraz raportami kasowymi. Dodatkowo wydatki dotyczące wynagrodzeń i pochodnych porównano z listami płac oraz kartami wynagrodzeń. Rozbieżności w tym zakresie nie stwierdzono.
Ad.2
Do kontroli wytypowano sprawozdania Rb-27, Rb-28 oraz Rb-34 za grudzień 2009 r. oraz za sierpień 2010 r., które porównano z ewidencją księgową dotyczącą wydatków w tych okresach (akta kontroli Nr 10/49/I/13-29).
Wydatki za badane miesiące wykazane w powyższych sprawozdaniach w poszczególnych paragrafach były zgodne z ewidencją księgową. Dokumenty w ewidencji księgowej dotyczące badanego okresu posiadały numery identyfikacyjne i zawierały opisy dot. tytułu wydatków (akta kontroli Nr 10/49/I/30-50).
Ad.3
Terminy i kwoty przelewów naliczonych odpisów wraz z dokonaną na koniec 2009 roku korektą przedstawia poniższa tabela (akta kontroli Nr 10/49/I/51-59):
Tabela nr 6 Odpisy w 2009 r. na ZFŚS – szkoła
Data
|
Kwota zaksięgowana na koncie „135”
|
Kwota przelewu bankowego
|
%
|
21.05.2009r.
|
16.800,00 zł
|
16.800,00 zł
|
33,27
|
22.06.2009r.
|
21.075,00 zł
|
21.075,00 zł
|
41,73
|
29.09.2009r.
|
12.625,00 zł
|
12.625,00 zł
|
25,00
|
09.11.2009r.
|
-6.800,00 zł
|
-6.800,00 zł
|
korekta
|
Razem:
|
43.700,00 zł
|
43.700,00 zł
|
100,00
|
Tabela nr 7 Odpisy w 2009 r. na ZFŚS – świetlica
Data
|
Kwota zaksięgowana na koncie „135”
|
Kwota przelewu bankowego
|
%
|
27.05.2009 r.
|
2.250,00 zł
|
2.250,00 zł
|
75,00
|
30.09.2009 r.
|
750,00 zł
|
750,00 zł
|
25,00
|
Razem:
|
3.000,00 zł
|
3.000,00 zł
|
100,00
|
Zgodnie z obowiązującymi przepisami w terminie do 30.05.2009 r. na rachunek bankowy funduszu powinno być przekazane łącznie 37.875, 00 zł (75%). W kontrolowanej jednostce zaniżono przelew o 21.075,00 zł. W dniu 10.06.2009 r. dyrektor szkoły złożył w Wydziale Budżetu w powyższym zakresie pisemne wyjaśnienie (akta kontroli Nr 10/49/I/60). W dniu 22.06.2009 r. uzupełniono odpis o brakującą kwotę. Pozostała kwota została przekazana do dnia 30.09.2009 r.
Zespół kontrolny ustalił, że w 2010 r. z tytułu odpisów na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych dokonano dwóch przelewów:
- w dniu 25.05.2010 r. kwoty 33.225,00 zł-dotyczy szkoły,
- w dniu 25.05.21010 r. 1.875,00 zł-dotyczy świetlicy.
W wyniku kontroli ustalono, że kwoty te są zgodne z ewidencją księgową dotyczącą tych wydatków. Wykazana w sprawozdaniu kwota faktycznie przekazana została z rachunku podstawowego jednostki na rachunek bankowy funduszu w ustawowych terminach w obydwu przypadkach w wysokości 75% planowanego odpisu (akta kontroli Nr 10/49/I/61-63). Pozostała kwota powinna być przekazana do dnia 30.09.2010 r.
Ad.4
Kontrola wewnętrzna odbywa się w Publicznej Szkole Podstawowej nr 10 im. Henryka Sienkiewicza w Opolu m.in. w oparciu o Zarządzenia Dyrektora szkoły:
- w sprawie zasad przeprowadzania kontroli wewnętrznej;
- w sprawie ustalenia zakładowego planu kont;
- w sprawie Instrukcji Kancelaryjnej;
- w sprawie instrukcji obiegu dokumentów;
- w sprawie regulaminu zamówień publicznych;
- w sprawie zasad polityki rachunkowej;
- w sprawie procedur rozliczania zużycia zakupionych środków czystości, prowadzenia magazynu środków czystości;
- w sprawie regulaminu organizacyjnego PSP 10 w Opolu;
- w sprawie regulaminu ZFŚS;
- w sprawie wprowadzenia procedury ewidencji księgowej;
- w sprawie regulaminu pracy;
- inne (w sprawie racjonalnego i oszczędnego zakupu środków czystości, w sprawie zakupu materiałów biurowych, w sprawie oszczędnego i celowego gospodarowania finansami szkoły).
Bieżącą kontrolę wydatkowania środków publicznych przeprowadza główny księgowy oraz dyrektor. Okresowe kontrole odbywają się zgodnie z harmonogramem lub są przeprowadzane zgodnie z potrzebami przez dyrektora szkoły lub osoby upoważnione.
W przypadku kontroli okresowych, po ich przeprowadzeniu sporządzany jest protokół pokontrolny z ustaleniami stanu faktycznego na podstawie dokumentów, dowodów rzeczowych, oględzin, pisemnych wyjaśnień i oświadczeń. Jeżeli jest taka potrzeba, w protokole ujęte są również zalecenia pokontrolne.
W okresie od 01.09.2009 r. dyrektor oraz osoby odpowiedzialne (lub upoważnione) przeprowadziły kontrole zgodnie z terminami określonymi w harmonogramie kontroli wewnętrznej.
Kontrole bieżące polegają m.in. na:
· rejestrowaniu pism przychodzących i wychodzących;
· odbiorze pism do załatwienia za pokwitowaniem odbioru przez podpis;
· kontroli zgodność ze stanem faktycznym naliczania godzin ponadwymiarowych i płatnych zastępstw nauczycieli (m.in. porównywanie wpisów w dzienniku zajęć i w księdze zastępstw oraz z listą płac);
· kontroli wysokości wykazanych w listach płac składników wynagrodzeń;
· kontroli naliczania dodatków motywacyjnych, premii, dodatków stażowych i innych;
· kontroli czasu pracy pracowników;
· zgodność zamierzonych wydatków na poszczególnych paragrafach z zatwierdzonymi planami (a wcześniej również na kontroli zasadności uwzględniania w planach poszczególnych wydatków oraz bieżącej analizie wykonania budżetu );
· sprawdzaniu celowości i zasadności dokonywania wydatków (zakupy dokonywane są w szkole na podstawie weryfikowanych przez głównego księgowego i dyrektora zamówień, wyłącznie przez upoważnione przez dyrektora osoby);
· kontroli prawidłowości wyboru najlepszej oferty;
· kontroli systematyczności i sposobu dokumentowania operacji finansowych;
· zabezpieczaniu dokumentacji księgowej przed dostępem osób trzecich. Dokumentacja księgowa znajduje się na terenie jednostki w pokoju głównej księgowej. Dostęp do dokumentów osobom niepowołanym jest ograniczony. Zasoby komputerowe chronione są indywidualnymi hasłami dostępu. Dyrektor szkoły ma ograniczony dostęp do dokumentacji księgowej przechowywanej w komputerach (możliwości podglądu bez możliwości modyfikacji danych);
· aktualizowaniu arkuszy organizacyjnych w związku ze zmianami w ciągu roku szkolnego.
Bieżące kontrole potwierdzone są podpisami na dokumentach osób odpowiedzialnych za wykonanie oraz osób sprawdzających i zatwierdzających. Protokoły z okresowych kontroli wewnętrznych znajdują się w aktach.
Ad.5
Sprawdzono saldo konta 135 - rachunki środków funduszy specjalnego przeznaczenia (akta kontroli Nr 10/49/I/72-73).i porównano je z wyciągami bankowymi.Saldo konta na dzień 01.01.2010 r. wynosiło 6.736,12 zł i było zgodne z wyciągiem bankowym nr 1. Natomiast saldo na dzień 31.08.2010 r. wynosiło 10.036,83 zł i było zgodne z wyciągiem bankowym nr 52
Protokół niniejszy sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden egzemplarz obustronnie podpisany doręczono kierownikowi jednostki kontrolowanej.
Zgodnie z § 39 ust.1 Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola stanowiącego załącznik do zarządzenia nr OR.II-0152/18/2003 Prezydenta Miasta Opola z dnia 9 czerwca 2003 r. w sprawie Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola zmienionego zarządzeniem nr OR.I-152-32/2004 Prezydenta Miasta Opola z dnia 24.08.2004 r., zarządzeniem nr OR.I-0152-42/2004 Prezydenta Miasta Opola z dnia 29.10.2004 r. oraz zarządzeniem nr OR.I-0152/218/08 z dnia 16 kwietnia 2008 r. kierownik jednostki kontrolowanej ma prawo pisemnie, w terminie 7 dni roboczych od daty doręczenia protokołu kontroli, zgłosić kierownikowi zespołu kontrolnego umotywowane zastrzeżenia do ustaleń zawartych w protokole.
Jednostka kontrolowana
W dniu dzisiejszym otrzymałem/am egzemplarz protokołu (podpis)
Data: ........................
|
Zespół kontrolny
(podpisy)
Data:................
|
Podpis Głównego Specjalisty:
Podpis Naczelnika Wydziału:
Ewentualne przyczyny odmowy podpisania protokołu:
..........................................................................................................
..........................................................................................................
|