1. Ustawa z dnia 30 czerwca 2005 r. r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 z późniejszymi zmianami).

2. Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. Nr 76, poz.694 z późniejszymi zmianami).

3. Ustawa z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (tekst jednolity z 2004 r., Dz. U. Nr 256, poz. 2572 z późniejszymi zmianami).

4. Ustawa z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. Nr 118, poz. 1112 z późniejszymi zmianami).

5. Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 z późn. zm.).

6. Rozporządzenie z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. 107 poz. 726 z późn. zm.).

7.Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781 z późn. zm.).

8.Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształcaniu w inną formę organizacyjno-prawną (dz. U. z 2006 r. Nr 116 poz.783).

9. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 146 poz. 1222 z późn. zm.).

10.Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020).

11. Uchwała Nr XLIV/456/05 Rady Miasta Opola z dnia 17 marca 2005 r. w sprawie tworzenia i gospodarowania dochodami własnymi w jednostkach budżetowych miasta Opola.

12. Uchwała Nr LXIX/798/06 Rady Miasta Opola z dnia 31 sierpnia 2006 r. w sprawie ustalenia najniższego wynagrodzenia zasadniczego w pierwszej kategorii zaszeregowania w tabeli miesięcznych stawek wynagrodzenia zasadniczego pracowników niepedagogicznych zatrudnionych w jednostkach oświatowych oraz uzgodnienia wartości jednego punktu.

13. Komunikat Nr 13 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006 r. w sprawie standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF z 2006 r. Nr 7 poz. 58)

 

 

Celem kontroli była ocena prawidłowości prowadzonej gospodarki finansowej oraz sprawdzenie rzetelności prowadzonej ewidencji wydatków i sporządzanych sprawozdań.

 

Zapoznano się ze specyfiką przyjętych rozwiązań organizacyjnych w zakresie prowadzenia spraw kadrowo-księgowych. Na podstawie zapisów dokonywanych na kontach księgowych ustalono poszczególne rodzaje wydatków budżetowych. Sprawdzono również czy istnieją dokumenty potwierdzające dokonanie określonych wydatków (faktury, rachunki, listy płac, raporty kasowe, itp.) oraz porównano je z wyciągami bankowymi. Sprawdzono także, czy poszczególne dokumenty zostały odpowiednio opisane, zadekretowane i poddane wstępnej kontroli oraz podpisane przez głównego księgowego i zaakceptowane do wypłaty przez dyrektora szkoły. Dane zawarte w rocznych sprawozdaniach budżetowych porównano z danymi wynikającymi z badanych dokumentów i ewidencji księgowej. Dokonano analizy poszczególnych wydatków pod kątem ich celowości oraz zgodności z planem finansowym. Sprawdzono również czy jednostka posiada zakładowy plan kont i opracowane na piśmie procedury kontroli finansowej oraz czy procedury te są zgodne ze standardami Ministerstwa Finansów i dostosowane do specyfiki jednostki, a także w jaki sposób są realizowane w praktyce.

 

Sprawy organizacyjne 

 

Publiczna Szkoła Podstawowa nr 9 w Opolu funkcjonuje od dnia 01.09.1999 r., na podstawie Uchwały Nr VI/74/99Rady Miasta Opola z dnia 11 marca 1999 r. w sprawie dostosowania aktów założycielskich publicznych szkół podstawowych działających na terenie gminy Opole do obowiązujących przepisów prawa(akta kontroli Nr 08/22/I/7-16). Siedzibą szkoły jest nieruchomość zabudowana położona w Opolu przy ul. Cmentarnej 7, którą Zarząd Miasta Opola przekazał nieodpłatnie w trwały zarząd decyzją nr GNGiK-7224c/45/2000 (akta kontroli Nr 08/22/I/17-24).

W okresie objętym kontrolą dyrektorem szkoły była pani Teresa Budny powołana na to stanowisko na okres od 1 marca 2007 r. do 31 sierpnia 2011 r. (akta kontroli Nr 08/22/I/25-29).

         Głównym księgowym szkoły jest pani (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))zatrudniona w jednostce od dnia 01 lipca 2006 r. w wymiarze 0,25 etatu (akta kontroli 08/22/I/).Z budżetem gminy szkoła rozlicza się w dziale 801 rozdział 80104. Natomiast świetlica rozliczana jest w dziale 854 rozdział 85401. Wydatki pokrywane są ze środków budżetowych Gminy oraz z dochodów własnych. Podstawą gospodarki finansowej jest roczny plan rzeczowo-finansowy.

Wewnętrzne regulacje prawne dotyczące funkcjonowania gospodarki finansowo-księgowej w kontrolowanej jednostce to:

 

 

         Na dzień 31.12.2007 r. w jednostce kontrolowanej zatrudnionych było ogółem 27 osób na 21,36 etatach (akta kontroli Nr 08/22/I/47-48). Szczegółowo stan zatrudnienia na dzień 31.12.2007 r. przedstawiono w tabeli nr 2.

 

 

Tabela nr 2

 

 

Strukturę zatrudnienia w PSP nr 9 w przeliczeniu na etaty przedstawiono na wykresie nr 1.

 

Wykres nr 1

 

 

 

W dniu 09.01.2008 r. jednostka kontrolowana złożyła w Urzędzie Miasta Opola sprawozdanie Rb–27S z wykonania planu dochodów budżetowych szkoły za rok 2007(akta kontroli 08/22/I/102).

Ze sprawozdania wynika, że dochody w tym okresie wyniosły 436,84 zł. W trakcie kontroli ustalono, że wykazana w sprawozdaniu Rb-27S kwota dotyczyła wygenerowanych na rachunku bankowym odsetek (51,44 zł) oraz dochodu ze sprzedaży złomu (385,40 zł). Powyższe środki zostały przekazane na rachunek bankowy Urzędu Miasta Opola (akta kontroli Nr 08/22/I/4-5). 

 

Z wyciągu bankowego wynika, że stan środków budżetowych na rachunku bankowym środków budżetowych na dzień 31.12.2007 r. wynosił – „0”(akta kontroli Nr 08/22/I/72-73).     

 

 

Z ewidencji księgowej Urzędu Miasta wynika, że łączna kwota środków finansowych przekazanych na działalność szkoły w 2007 r. wynosiła: 983.362,00 zł. Faktycznie wykorzystano kwotę 983.219,21 zł. Niewyko-rzystane środki w kwocie 142,79 zł zwrócono do Urzędu Miasta Opola w dniu 27.12.2007 r. (akta kontroli Nr 08/22/I/4-5).

W dniu 10.01.2008 r. jednostka kontrolowana złożyła w Urzędzie Miasta Opola sprawozdanie Rb–28S z wykonania planu wydatków budżetowych na działalność szkoły za 2007 r. (akta kontroli Nr 08/22/I/105). W wyniku kontroli ustalono, że łączna kwota wydatków wykazana w sprawozdaniu jest zgodna z łączną kwotą środków otrzymanych z Urzędu Miasta na działalność w 2007 r. Ze sporządzonego sprawozdania oraz z dokumentacji księgowej szkoły wynika, że dokonywane wydatki dotyczące szkoły zostały zaewidencjonowane w osiemnastu paragrafach.

W wyniku kontroli ustalono, że w 2007 r. pracownikom oprócz wynagrodzeń miesięcznych wypłacono dodatkowo(akta kontroli Nr 08/22/I/49-51):

Ø      nagrody jubileuszowe dla(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) osób w łącznej wysokości 6.512,60 zł,

Ø      ekwiwalent za niewykorzystany urlop dla (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) osób w łącznej wysokości 10.160,00 zł,

Ø      odprawy emerytalne dla jednej osoby w wysokości (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))zł.

 

Zespół kontrolny poddał analizie wyciągi bankowe środków budżetowych za miesiące:

Ø      lipiec od nr 20 do nr 32,

Ø      sierpień od nr 33 do nr 44,

Ø      wrzesień od nr 45 do nr 59,

Ø      październik od nr 60 do nr 69,

Ø      listopad od nr 70 do nr 80,

Ø      grudzień od nr 81 do nr 90.

Ustalono, że wpływy na rachunek bankowy stanowiły wyłącznie środki przekazane przez Urząd Miasta Opola oraz skapitalizowane odsetki, natomiast z rachunku przelewane były środki na wynagrodzenia, potrącenia oraz pochodne od wynagrodzeń, odpisy na ZFŚS oraz zapłaty za zakupione usługi i materiały. 

          Zespół kontrolny sprawdził prawidłowość sporządzania list płac w 2007 r. W kontrolowanej jednostce sporządzono 95 list płac. Ustalono, że są one sporządzane odrębnie dla pracowników administracji i obsługi oraz nauczycieli. 

Listy płac są sporządzane przy pomocy programu firmy Progman, zawierają okres za jaki dokonano wypłaty, łączną kwotę do wypłaty, nazwisko i imię pracownika, wynagrodzenie brutto każdej osoby z wyszczególnieniem wszystkich składników wynagrodzeń. Listy płac są podpisane przez samodzielnego referenta ds. płac, sekretarza szkoły wykonującego czynności kadrowe, głównego księgowego oraz dyrektora jednostki.

Wypłaty wynagrodzeń są dokonywane dla wszystkich pracowników bezpośrednio na rachunki oszczędnościowo-rozliczeniowe. Przelewy na rachunki bankowe są dokonywane na podstawie pisemnych oświadczeń pracowników potwierdzonych własnoręcznym podpisem.

Ustalono, iż nauczyciele zatrudnieni w szkole otrzymywali wynagrodzenie w pierwszym dniu roboczym miesiąca, natomiast pracownicy administracyjni oraz obsługa otrzymywali wynagrodzenia na koniec miesiąca.

Ponadto strona kontrolująca sprawdziła prawidłowość naliczania płac dla pięciu pracowników obsługi wykazanych w tabeli nr 3.

 

Tabela nr 3

* Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 146 poz. 1222 z późn. zm.)

 

Podczas czynności kontrolnych sprawdzono, czy stawki poszczególnych składników wynagrodzeń zostały przyznane zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. Nieprawidłowości w tym zakresie nie stwierdzono.

Strona kontrolująca dokonała również analizy wynagrodzeń i przelewów sześciu pracowników szkoły za okres od lipca do grudnia 2007 r.:

- dyrekcja (1 osoba),

- obsługa (2 osoby),

- administracja (3 osoby).

Badanie polegało na porównaniu naliczonych wynagrodzeń                           z indywidualnych kartotek wynagrodzeń ze sporządzonymi listami płac. Następnie porównano wynagrodzenia „do wypłaty” z listy płac z dokonanymi przelewami. W badaniu zastosowano technikę porównania bieżącej informacji z analogiczną informacją z poprzedniego okresu. Zestawienie wynagrodzeń sześciu pracowników kontrolowanej jednostki za okres od lipca do grudnia 2007 r. przedstawiono w tabeli nr 4.

 

Tabel nr 4

          W trakcie badania stwierdzono, iż wszystkie kwoty wykazane w indywidualnych kartotekach wynagrodzeń były zgodne z kwotami na sporządzonych listach płac. Po analizie porównawczej stwierdzono, iż zachodzi pełna zgodność pomiędzy danymi zawartymi w listach płac z danymi z wyciągów bankowych (akta kontroli Nr 08/22/I/109).

Z ewidencji księgowej Urzędu Miasta wynika, że łączna kwota środków finansowych przekazanych na działalność szkolnej świetlicy w 2007 r. wynosiła: 73.000,00 zł. Faktycznie wykorzystano kwotę 71.386,85 zł. Niewykorzystane środki w kwocie 1.613,15 zł zwrócono do Urzędu Miasta Opola w dniu 27.12.2007 r. (akta kontroli Nr 08/22/I/4).

W dniu 09.01.2008 r. jednostka kontrolowana złożyła w Urzędzie Miasta Opola sprawozdanie Rb–28S z wykonania planu wydatków budżetowych z działalności świetlicy za 2007 r. (akta kontroli Nr 08/22/I/103). W wyniku kontroli ustalono, że łączna kwota wydatków wykazana w sprawozdaniu jest zgodna z łączną kwotą środków otrzymanych z Urzędu Miasta na działalność w 2007 r. Ze sporządzonego sprawozdania oraz z dokumentacji księgowej wynika, że dokonywane wydatki dotyczące świetlicy zostały zaewidencjonowane w dziewięciu paragrafach.

Źródła dochodów własnych oraz sposób ich przeznaczenia określone zostały w uchwale nr XLIV/456/05 Rady Miasta Opola z dnia 17 marca 2005 r. w sprawie tworzenia i gospodarowania dochodami własnymi w jednostkach budżetowych miasta Opola z późniejszymi zmianami. Podstawą gospodarowania dochodami własnymi jest roczny plan sporządzony przez dyrektora jednostki określający przychody i rozchody w układzie paragrafów klasyfikacji budżetowej.

Z wyciągu bankowego wynika, że stan środków dochodów własnych na rachunku bankowym na dzień:

- 01.01.2007 r. wynosił 8.107,81 zł (akta kontroli Nr 08/22/I/52).

- 31.12.2007 r. wynosił 12.325,12 zł  (akta kontroli Nr 08/22/I/54).

Salda z wyciągów bankowych są zgodne ze sprawozdaniem RB-34 za 2007 r. 

Ustalono, że w kontrolowanej szkole środki dochodów własnych były gromadzone na wyodrębnionym rachunku bankowym. Ze sporządzonego przez jednostkę sprawozdania Rb-34 wynika, że wykonanie przychodów dochodów własnych w 2007 r. wyniosło ogółem 38.435,40 zł (akta kontroli Nr 08/22/I/61-62). Na kwotę tę składają się:

Ø      paragraf 083 „Wpływy z usług” - kwota 28.213,39zł,

Ø      paragraf 092 „Pozostałe odsetki” - kwota 357,20 zł,

Ø      Paragraf 097 „Wpływy z różnych dochodów” – 1.757,00 zł.

W wyniku kontroli ustalono, że na przychody składały się m.in.:

Ø      odsetki od środków zgromadzonych na rachunku bankowym,

Ø      opłaty za duplikaty druków,

Ø      opłaty z tytułu najmu pomieszczeń.

 

W okresie od stycznia do grudnia 2007 r. w kontrolowanej szkole zostały zawarte 44 umowy najmu sali gimnastycznej oraz sal lekcyjnych. Głównym rodzajem wykonywanej działalności w najmowanych pomieszczeniach były zajęcia sportowe. Pismem z dnia 15.01.2007 r. poinformowano Wydział Oświaty o wszystkich zawartych umowach związanych z oddaniem części nieruchomości w najem.

 

          Ze sporządzonego przez jednostkę kontrolowaną sprawozdania Rb-34 (akta kontroli Nr 08/22/I/61-62) wynika, że wydatki w ramach dochodów własnych w 2007 r. wyniosły ogółem 26.110,28 zł. Wydatki te zaewidencjonowano w sześciu paragrafach. W wyniku przeprowadzonej analizy wyżej wymienionego sprawozdania kontroli poddano dokumentację księgową dotyczącą wydatków dwóch paragrafów.

 

 

          Wydatki ogółem wyniosły 23.540,00 zł. Dotyczyły głównie remontu ogrodzenia boiska szkolnego, wymiany stolarki okiennej, wymiany instalacji elektrycznej oraz tablicy rozdzielczej. Wykazana w ewidencji łączna kwota jest zgodna z kwotą wydatków ujętą w sporządzonym sprawozdaniu Rb-34.

          Wydatki ogółem wyniosły 1.656,00 zł. Wydatki dotyczyły m.in. usługi dotyczącej wykonania instrukcji bezpieczeństwa pożarowego oraz usługi polegającej na pełnieniu nadzoru inwestorskiego podczas wymiany ogrodzenia boiska szkolnego i wymiany okien na korytarzu. Wykazana w ewidencji łączna kwota jest zgodna z kwotą wydatków ujętą w sporządzonym sprawozdaniu Rb-34.

Z wyciągu bankowego wynika, że stan początkowy środków pieniężnych na dzień 01.01.2007 r. wynosił 5.786,25 zł (akta kontroli Nr 08/22/I/28). Stan ten jest zgodny z saldem początkowym konta 135 – rachunek ZFŚS (akta kontroli Nr 08/22/I/66).

 

Ø      23.05.2007 r. – 27.200,00 zł

Ø      19.09.2007 r. –   9.000,00 zł

Ø      25.10.2007 r. –   4.900,00 zł (korekta)(korekta)

RAZEM                    41.100,00zł (akta kontroli 08/22/I/63-66)

 

Zasady tworzenia i udzielania świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych dla pracowników szkoły określił dyrektor w Regulaminie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w Publicznej Szkole Podstawowej nr 9. Regulamin określa m.in. osoby uprawnione do korzystania ze środków funduszu, przeznaczenie środków oraz zasady i warunki przyznawania świadczeń socjalnych. Sposoby i przyznawanie świadczeń osobom uprawnionym uzgadniany był z działającą stałą komisją ZFŚS składającą się z dwóch pracowników pedagogicznych oraz jednego pracownika administracyjnego. Wstępnej kwalifikacji wniosków o przyznanie pomocy socjalnej dokonuje komisja socjalna. Komisja sporządza każdorazowo z posiedzenia protokół, który zatwierdza dyrektor. Działalność socjalna prowadzona jest na podstawie zatwierdzonego rocznego planu dochodów i wydatków. Środki funduszu gromadzone są na odrębnym rachunku bankowym. Niewykorzystane środki w danym roku kalendarzowym przechodzą na rok następny. 

W wyniku kontroli ustalono, że na rachunek bankowy oprócz środków przeniesionych z poprzedniego roku, odpisów i odsetek od zgromadzonych środków, wpływały także spłaty pożyczek mieszkaniowych oraz odpis dla emerytów przekazany z Urzędu Miasta w wysokości 12.135,00 zł (akta kontroli Nr 08/22/I/63-66). Wpływów z innych źródeł nie stwierdzono.

         Z analizy zapisów dokonanych na koncie 135 (strona Ma) wynika, że zaewidencjonowane wydatki w kontrolowanym okresie dotyczyły:

Ø      dofinansowania do wypoczynku pracowników oraz emerytów,

Ø      pożyczek mieszkaniowych,

Ø      zapomóg,

Ø      świadczeń socjalnych (akta kontroli Nr 08/22/I/63-66).

Saldo konta 135 na dzień 31.12.2007 r. wynosiło 5.144,86 zł i było zgodne z wyciągiem bankowym (akta kontroli Nr 08/22/I/63,67).

Zespół kontrolny, na podstawie kartoteki finansowej konta 130 – rachunek bankowy środków budżetowych za okres od stycznia do grudnia 2007 r., dokonał wyboru  szesnastu dokumentów księgowych, na podstawie których dokonano wydatku powyżej 1.000 zł. Sprawdzono sposób opisywania faktur oraz rachunków pod względem formalnym, rachunkowym, merytorycznym oraz zatwierdzania do wypłaty przez dyrektora jednostki. W tabeli nr 5 przedstawiono dokumenty poddane szczegółowej kontroli.     

 

Tabela nr 5

 

W trakcie powyższego badania zespół kontrolny ustalił, że wszystkie skontrolowane dokumenty były sprawdzone pod względem merytorycznym, rachunkowym i formalnym. Wszystkie faktury posiadały dekretację oraz wskazanie odpowiedniego paragrafu klasyfikacji budżetowej. 

 

 

Podczas kontroli ustalono, że gotówka z banku pobierana jest na wydatki niezbędne do bieżącej działalności szkoły. W 2007 r. w kontrolowanej jednostce z pobranych z banku środków budżetowych sporządzono 10 raportów kasowych. Szczegółowej kontroli poddano raport nr 10 za miesiąc grudzień 2007 r. Ustalono, że w dniu 03.12.2007 r. została pobrana zaliczka w wysokości 460,00 zł. Została ona rozliczona ośmioma fakturami.

Ø      bilety MZK – 210,00 zł,

Ø      żarówki – 68,20 zł,

Ø      usługa – dorobienie kluczy – 22,00 zł,

Ø      druki – 17,50 zł,

Ø      łopata – 48,28 zł,

Ø      materiały dla konserwatora – 7,55 zł,

Ø      uszczelki – 8,48 zł,

Ø      sól, łopata – 77,96

RAZEM            459,97

 

W wyniku przeprowadzonej analizy stwierdzono co następuje:

Ø      do raportu kasowego dołączone były dowody źródłowe tj.: faktury i rachunki oraz potwierdzenie wypłaty z rachunku bankowego;

Ø      dowody księgowe zawierały stwierdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach (dekretacja) oraz podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania;

Ø      faktury i rachunki opisane były pod względem celowości zakupu, podpisane pod względem formalnym, rachunkowym, zatwierdzone do wypłaty.

 

Kompleksowy system kontroli wewnętrznej w jednostce określony jest poprzez: