KWiA/I/1711/00005/14
KW.1711.00007.2014
|
Opole, 17 marca 2014 r.
|
|
PROTOKÓŁ KONTROLI NR 7/14
|
|
Jednostka kontrolowana
|
Miejska Biblioteka Publiczna im. Jana Pawła II w Opolu ul. Minorytów 4. 45-017 Opole
|
|
Nazwa organu sprawującego nadzór
|
Prezydent Miasta Opola
|
|
Termin przeprowadzenia kontroli
|
od 20 lutego do 17 marca 2014 r.
|
|
Imię i nazwisko przeprowadzającego kontrolę oraz stanowisko
|
Wiesław Pałczyński – inspektor w Wydziale Kontroli Wewnętrznej i Audytu
Tadeusz Lech - główny specjalista w
Wydziale Kontroli Wewnętrznej i Audytu
|
|
Przedmiot kontroli
|
Prawidłowość gospodarowania ZFŚS i gospodarki kasowej za 2013 rok.
|
|
Okres objęty kontrolą
|
2013 r.
|
|
Imię i nazwisko kierownika kontrolowanej jednostki – stanowisko służbowe
|
Elżbieta Kampa – dyrektor biblioteki
|
|
Wyjaśnień w czasie kontroli udzielali:
|
Elżbieta Kampa - dyrektor
(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.)- gł. księgowa
|
Podstawy prawne:
- Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późniejszymi zmianami).
- Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. Nr 76, poz. 694 z późniejszymi zmianami).
- Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 z późniejszymi zmianami).
- Komunikat Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych.
Cel kontroli
Celem kontroli było sprawdzenie prawidłowości:
- gospodarowania ZFŚS,
prowadzenia gospodarki kasowej,
- gospodarowania drukami ścisłego zarachowania.
Metodyka przeprowadzenia kontroli.
w zakresie prawidłowości gospodarowania środkami ZFŚŚ
Zapoznano się z organizacją gospodarki środkami ZFŚŚ oraz z Regulaminem Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Sprawdzono prawidłowość poszczególnych zapisów pod kątem ich zgodności z ustawą o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.
Na podstawie ewidencji księgowej (konto135, strona Wn) oraz wyciągów bankowych ustalono źródła i kwoty wszystkich wpływów środków pieniężnych na rachunek funduszu socjalnego. Sprawdzono prawidłowość dokonywania odpisów i terminowość ich przekazywania na rachunek bankowy.
Na podstawie ewidencji księgowej ustalono rodzaje i kwoty poszczególnych wydatków z funduszu (konto135, strona Ma).
Sprawdzono oryginały dokumentów stanowiących podstawę danego rodzaju świadczenia lub innego wydatku oraz porównano je z ewidencją księgową i z przelewami bankowymi.
Dokonano analizy dokumentacji księgowej i innej dotyczącej przyznanych świadczeń pod kątem ich zgodności z Regulaminem i ustawą, w tym w szczególności w zakresie:
- wymaganej dokumentacji,
- czy dokumenty zostały zatwierdzone do wypłaty i podpisane przez upoważnione osoby,
- kwoty przyznanego świadczenia,
- podpisów kierownika jednostki,
- zgodności przyznanego świadczenia z kwotą wypłaconą i z ewidencją księgową,
- zgodności z przyjętym kryterium,
- zgodności zapisów na koncie 135 Rachunek „ZFŚS” z wyciągiem bankowym.
w zakresie prowadzenia gospodarki kasowej
Zapoznano się z organizacją gospodarki kasowej. Sprawdzono czy jest wyznaczona osoba odpowiedzialna za prowadzenie kasy i czy złożyła ona oświadczenie o odpowiedzialności materialnej. Ustalono sposób przechowywania gotówki i sprawdzono czy jest zapewniona należyta ochrona wartości pieniężnych przed zniszczeniem, utratą lub zaginięciem.
Sprawdzono czy jednostka posiada opracowane przepisy wewnętrzne regulujące gospodarkę kasową i gospodarkę drukami ścisłego zarachowania oraz czy przepisy te w praktyce są przestrzegane. W szczególności sprawdzono:
- częstotliwość sporządzania raportów kasowych,
- terminy sporządzania raportów kasowych i przekazywania ich do księgowania,
- ciągłość sald między kolejnymi raportami kasowymi,
- czy środki pieniężne odprowadzane są na rachunek bankowy lub wpłacane do kasy w tym samym dniu,
- na podstawie jakich dowodów źródłowych dokonywane są wpłaty i wypłaty gotówki,
- zgodność zapisów na raportach z ewidencją księgową i dowodami źródłowymi,
- częstotliwość doraźnych kontroli stanu gotówki w kasie przez głównego księgowego,
- zgodność na koniec danego okresu sprawozdawczego zapisów na koncie 101 „Kasa” z saldem raportów kasowych,
- zgodność ze stanem ewidencyjnym stanu gotówki w kasie w dniu kontroli,
- czy na koniec roku sporządzono inwentaryzację środków pieniężnych,
- czy pobraną z banku lub kasy gotówkę każdorazowo księgowano na koncie środki pieniężne w drodze.
Kryteria
1. Zgodnie z art. 1 ust 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych - ustawa określa zasady tworzenia przez pracodawców zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, zwanego dalej „Funduszem”, i zasady gospodarowania środkami tego Funduszu, przeznaczonego na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z Funduszu, na dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych oraz na tworzenie zakładowych żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli oraz innych form wychowania przed-szkolnego.
2. Zgodnie z art. 2 pkt. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych - działalność socjalna to usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową.
3. Zgodnie z art. 8 ust. 1 i 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych:
- przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu.
- zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu, z uwzględnieniem ust. 1, oraz zasady przeznaczania środków Funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie ustalanym zgodnie z art. 27 ust. 1 albo z art. 30 ust. 5 ustawy o związkach zawodowych.
4. Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych - środki Funduszu są gromadzone na odrębnym rachunku bankowym.
5. Zgodnie z art. 10 ustawy o rachunkowości - Jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości.
USTALENIA KONTROLI
Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych
Zgodnie z ustawą o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych -zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu oraz zasady przeznaczania środków Funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określił pracodawca w regulaminie stanowiącym załącznik do Zarządzenia Nr 13/2008 z dnia 17.11.2008 r. (akta kontroli Nr 14/7/I/13-18). Regulamin został uzgodniony z organizacją związkową. Regulamin nie zawiera zapisów dotyczących przeznaczania środków Funduszu na cele niezgodne z ustawą. Przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu Regulamin uzależnia od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej (§ 7 ust.1). Środki Funduszu są gromadzone w Banku Pekao SA na odrębnym rachunku bankowym nr 07 1240 1633 1111 0000 2652 2690. Kontrolą objęto 2013 r. W okresie tym Komisja Socjalna odbyła 9 posiedzeń. Z każdego posiedzenia sporządzono protokoły oraz wykazy osób, którym przyznano określone świadczenia. Następnie na podstawie tych wykazów sporządzane były listy wypłat, które każdorazowo do wypłaty zatwierdzane były przez dyrektora jednostki.
Z wyciągu bankowego nr 1 wynika, że stan początkowy środków pieniężnych na dzień 01.01.2013 r. wynosił 3.133,56 zł. Stan ten jest zgodny z ewidencją księgową (konto 135 – rachunek ZFŚS) (akta kontroli Nr 14/7/I/4). Z wyjaśnień głównej księgowej wynika, że jednostka nie prowadzi konta „Kasa” dla funduszu socjalnego.
W 2013 r. w kontrolowanej jednostce dokonano odpisu środków budżetowych na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych na łączną kwotę 81.516,00 zł, w tym 79.692,80 zł na pracowników i 1.823,20 zł na emerytów (akta kontroli Nr 14/7/I/11).
Na podstawie wyciągów bankowych nr 5, 12, 17, 26 i 62 ustalono, że środki budżetowe zostały przekazane na rachunek bankowy ZFŚS w dniach:
- 13.03.2013 r. – 15.000,00 zł,
- 16.04.2013 r. – 30.000,00 zł,
- 30.04.2013 r. - 10.000,00 zł,
- 04.06.2013r. – 10.000,00 zł,
- 20.09.2013r. - 16.516,00 zł.
Razem: 81.516,00 zł
Powyższa kwota jest zgodna z ewidencją konta 410 – odpis na ZFŚS (strona Wn) (akta kontroli Nr 14/7/I/6). Miejska Biblioteka Publiczna jako jednostka kultury nie składa sprawozdań Rb-28S.
Z analizy zapisów dokonanych na kontach 851 (strona Ma) i 135 (strona Wn) oraz konta 234 i wszystkich 84 wyciągów bankowych dotyczących ZFŚS wynika, że w 2013 r. wpływy na rachunek bankowy wyniosły ogółem 117.363,51 zł (akta kontroli Nr 14/7/I/5). Oprócz dokonanych odpisów wpłynęły także środki z tytułu spłat pożyczek w kwocie 32.602,00 zł z odsetek w kwocie 325,51 zł oraz z wpłat za wycieczki w kwocie 2.920,00 zł. Wpływów z innych źródeł nie stwierdzono. Łączna kwota środków posiadanych do dyspozycji funduszu w 2013 r. wraz ze środkami przeniesionymi z poprzedniego roku wyniosła 120.497,07 zł.
Z analizy zapisów dokonanych na kontach 851(strona Wn) i 135 (strona Ma) oraz konta 234 i wyciągów bankowych wynika, że zaewidencjonowane wydatki z rachunku bankowego ZFŚS w kontrolowanym okresie wyniosły ogółem 116.040,50 zł. Wydatki dotyczyły sześciu niżej wymienionych rodzajów świadczeń:
- dofinansowania do wypoczynku w kwocie 32.330,00 zł,
- wypłaty innych świadczeń w kwocie 35.460,00 zł,
- pożyczek mieszkaniowych w kwocie 30.000,00 zł,
- organizacji wycieczek w kwocie 14.750,50 zł ( w tym 11.830,50 zł ze środków funduszu i 2.920,00 zł z wpłat pracowników)
- zapomóg finansowych w kwocie 2.400,00 zł,
- dofinansowania do zakupu przyborów szkolnych w kwocie 1.100,00 zł.
Saldo konta 135 na dzień 31.12.2013 r. wynosiło 4.456,57 zł i było zgodne z wyciągiem bankowym nr 84 (akta kontroli Nr 14/7/I/12). Kwota ta stanowiła różnicę pomiędzy kwotą środków posiadanych do dyspozycji funduszu w 2013 r. a poniesionymi wydatkami.
Wszystkie skontrolowane wydatki posiadały oryginały dokumentacji stanowiącej podstawę przyznania poszczególnych świadczeń i potwierdzającą ich wypłatę. Dokumenty te zostały zatwierdzone do wypłaty i podpisane przez upoważnione osoby. Wydatki dot. świadczeń zostały poniesione zgodnie z Regulaminem ZFŚS i stosownymi w tym zakresie przepisami.
Szczegółowe dane dotyczące poszczególnych rodzajów świadczeń przedstawiają się następująco:
dofinansowania do wypoczynku w kwocie 32.330,00 zł
Dofinansowanie przyznawane jest raz w roku w związku z urlopem wypoczynkowym. W 2013 r. dofinansowanie przyznano 71 osobom, w kwotach od 430,00 zł do 530,00 zł. W każdym przypadku wysokość przyznanego dofinansowania uzależniona była od dochodu osoby uprawnionej ( do 1500,00 zł, od 1501,00 zł do 2000,00 zł i powyżej 2000,00 zł). Podstawą ich przyznania był wniosek pracownika, z potwierdzeniem okresu urlopu wypoczynkowego oraz oświadczenie o dochodach. Tego rodzaju świadczenia przyznawane są tylko pracownikom.
wypłata innych świadczeń w kwocie 35.460,00 zł
Tego rodzaju świadczenia pieniężne przyznawane są raz w roku zarówno pracownikom jak i emerytom. W 2013 r. świadczenia przyznano 88 osobom, w tym 75 pracownikom i 13 emerytom. Wysokość świadczeń pracownikom uzależniona była od ich dochodu i wynosiła od 420,00 zł do 520,00 zł. Natomiast w przypadku emerytów kwota dofinansowania była jednakowa i wynosiła 180,00 zł dla wszystkich emerytów. Z badanej dokumentacji nie wynika, aby przy przyznawaniu emerytom tych świadczeń w jednakowej wysokości brano pod uwagę ich sytuację życiową, rodzinną i materialną. W każdym przypadku podstawą ich przyznania był jedynie złożony wniosek bez oświadczenia o dochodach. Należy dodać, że Regulamin nie zawiera odmiennych zasad przyznawania świadczeń dla emerytów. Z pisma radcy prawnego Pana (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.) złożonego w trakcie kontroli wynika, że różnice w sytuacji materialnej emerytów i rencistów są stosunkowo niewielkie, co nie uzasadnia konieczności precyzyjnego różnicowania ich w odniesieniu do przyznawanego świadczenia (akta kontroli Nr 14/7/I/7).
pożyczki mieszkaniowe w kwocie 30.000,00 zł,
Udzielono 10 pożyczek, w tym:
- 4 pożyczki po 2.000,00 zł,
- 2 pożyczki po 3.000,00 zł,
- 4 pożyczki po 4.000,00 zł.
Pożyczki w odpowiednich kwotach przyznano na pięciu posiedzeniach Komisji Socjalnej. Sporządzono protokoły posiedzeń Komisji:
- nr 1 (5 pożyczek),
- nr 2 (1 pożyczka),
- nr 3 (1 pożyczka),
- nr 4 (1 pożyczka),
- nr 6 (2 pożyczki).
Każdorazowo podstawą przyznania pożyczek były wnioski złożone przez pracowników i emeryta. W sprawie przyznanych pożyczek każdorazowo sporządzono umowy. Na podstawie konta 234 –rozrachunki z pracownikami (akta kontroli Nr 14/7/I/10) oraz list płac ustalono, że wszystkie pożyczki wraz z odsetkami spłacane są na bieżąco (potrącane z wynagrodzeń). Natomiast emeryt raty pożyczki wraz z odsetkami spłaca gotówką.
organizacja wycieczek w kwocie 11.830,50 zł
Z dokumentacji (faktury, listy obecności, wydruki konta 135) wynika, że zorganizowano dwie wycieczki tj.:
- do teatru w Krakowie w dniu 12.05.2013 r. dla 49 osób, na łączną kwotę 2.265,00 zł,
- do Bydgoszczy i Torunia, w dniach 29-30.06.2013 r. dla 30 osób na łączną kwotę 9.565,50 zł.
Wysokość dofinansowania dla pracowników uzależniona była od ich dochodów.
zapomogi w kwocie 2.400,00 zł
Udzielono 3 zapomogi w kwotach:
- (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.)
dofinansowania do zakupu przyborów szkolnych w kwocie 1.100,00 zł
Świadczenia przyznano na wniosek pracowników. Dofinansowanie przyznano dla 9 dzieci, w kwotach po 100,00 zł, 130,00 zł i 150,00 zł. W każdym przypadku wysokość przyznanego dofinansowania uzależniona była dochodu. W sprawie przyznanych świadczeń sporządzono protokół posiedzenia Komisji socjalnej nr 7.
Gospodarka kasowa
Pracownikiem odpowiedzialnym za prowadzenie kasy w jednostce jest osoba zatrudniona na stanowisku referenta do spraw księgowych, która złożyła oświadczenie o odpowiedzialności materialnej. Gospodarkę kasową reguluje Instrukcja kasowa wprowadzona zarządzeniem nr 31/2011 dyrektora MBP w Opolu z dnia 22.12.2011 r. Zgodnie z w/w instrukcją pogotowie kasowe w jednostce wynosi 6.000,00 zł. (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.) Ponadto w jednostce funkcjonuje całodobowa ochrona fizyczna obiektu, przez co zapewniona jest należyta ochrona wartości pieniężnych przed zniszczeniem, utratą lub zaginięciem.
Kontrolą objęto gospodarkę kasową w grudniu 2013 r. W kontrolowanym okresie sporządzono 5 raportów kasowych od nr 54/2013 do nr 58/2013. Raporty kasowe numerowane są narastająco. W miesiącu tym zaewidencjonowano ogółem 181 operacji księgowych. Wszystkie zapisy w raportach kasowych zarówno po stronie przychodów jak i rozchodów są zgodne z zapisami na koncie księgowym 101- „kasa”. Zachowana jest ciągłość sald między kolejnymi raportami kasowymi. W żadnym dniu stan gotówki w kasie nie przekroczył kwoty stanowiącej pogotowie kasowe. Do wszystkich raportów dołączone są dowody stanowiące podstawę zapisów w tych raportach. W grudniu 2013 r. przychody pochodziły głównie z kar za przetrzymanie książek oraz za usługi ksero. Natomiast rozchody dotyczyły głównie wydatków na honoraria oraz na nagrody dla uczestników konkursów. Wszystkie obroty gotówkowe dokumentowane są dowodami kasowymi.
Z wyjaśnień głównej księgowej wynika, że raporty kasowe sporządzane są każdorazowo na koniec miesiąca, a w trakcie danego miesiąca według potrzeb w zależności od ilości operacji.
Dokonano analizy dowodów dołączonych do wszystkich pięciu niżej wymienionych raportów kasowych:
Raport kasowy nr 54/2013 za okres 02-05.12.2013 r. (akta kontroli Nr 14/7/I/24,29)
Zaewidencjonowano 40 operacji, w tym 10 operacji rozchodowych. Podstawą ewidencji w raporcie poszczególnych operacji były: 30 dowodów wpłat Kp, 5 faktur, 3 rachunki do umowy o dzieło oraz 2 listy płac. Wpływy dotyczyły wpłat kar od czytelników za przetrzymanie książek, opłat za zagubione karty biblioteczne, za sprzedane cegiełki, usługi kserograficzne, wydruki komputerowe i skany. Wydatki dotyczyły wynagrodzeń za spotkania autorskie, faktur za zakupy artykułów do zabaw z dziećmi, kwiatów okolicznościowych, ram itp. Listy płac dotyczyły wynagrodzeń pracowników za pracę na II zmianie i w porze nocnej.
Raport kasowy nr 55/2013 za okres 06-11.12.2013 r. (akta kontroli Nr 14/7/I/30)
Zaewidencjonowano 41 operacji, w tym 13 operacji rozchodowych oraz 1 pobranie gotówki z banku do kasy. Podstawą ewidencji w raporcie poszczególnych operacji były: 28 dowodów wpłat Kp, 6 dowodów wypłat Kw, 3 faktury, 3 rachunki do umowy o dzieło za spotkania autorskie i organizację tych spotkań 1 potwierdzenie wypłaty gotówki z banku. Wypłaty dotyczyły nagród dla laureatów X Ogólnopolskiego Konkursu na Esej.
Raport kasowy nr 56/2013 za okres 12-05.17.2013 r. (akta kontroli Nr 14/7/I/31)
Zaewidencjonowano 33 operacje, w tym 13 operacji rozchodowych. Podstawą ewidencji w raporcie poszczególnych operacji były: 20 dowodów wpłat Kp, 8 faktur, 2 rachunki do umowy o dzieło za spotkania autorskie i prowadzenie tych spotkań oraz 3 wyjazdy służbowe, które dokumentowane były rozliczeniem delegacji.
Raport kasowy nr 57/2013 za okres 18-27.12.2013 r. (akta kontroli Nr 14/7/I/32)
Zaewidencjonowano 42 operacje, w tym 12 operacji rozchodowych. Podstawą ewidencji w raporcie poszczególnych operacji były: 30 dowodów wpłat Kp, 11 faktur, 1 rachunek do umowy o dzieło – catering.
Raport kasowy nr 58/2013 za okres 30-30.12.2013 r. (akta kontroli Nr 14/7/I/33)
Zaewidencjonowano 35 operacji, w tym 7 operacji rozchodowych, w tym 1 wpłatę gotówki do banku. Podstawą ewidencji w raporcie poszczególnych operacji były: 28 dowodów wpłat Kp, 2 faktury, 3 rachunki do umowy zlecenia za prowadzenie zajęć językowych, wykonywanie zadań służby bhp, i sprzątanie filii, 1 umowa sprzedaży książek oraz 1 potwierdzenie wpłaty do banku.
Według konta 101 - Kasa stan kasy na dzień 01.12.2013 r. wynosił 2.845,35 zł (akta kontroli Nr 14/7/I/23) i był zgodny z raportem kasowym nr 54/2013 za okres od 2 do 5 grudnia 2013 r.
W grudniu 2013 r. dwukrotnie dokonywano operacji przekazywania gotówki z kasy na rachunek bankowy i z rachunku bankowego do kasy. W dniu 11.12.2013 r. pobrano gotówkę z banku w kwocie 4.000,00 zł i w tym samym dniu dokonano wpłaty do kasy. W dniu 30.12.2013 r. dokonano wpłaty gotówki z kasy do banku w kwocie 4.439,54 zł. W obu przypadkach operacje te zaksięgowano na koncie 141 „Środki pieniężne w drodze” (akta kontroli Nr 14/7/I/27).
Ze sporządzonych protokołów kontroli gotówki w kasie wynika, że w 2013 r. główna księgowa przeprowadziła 4 kontrole kasy w dniach: 08.03.2013 r. (akta kontroli Nr 14/7/I/20), 26.06.2013 r., 09.08.2013 r. oraz 18.11.2013 r. W każdym przypadku stan gotówki w kasie był zgodny z raportami kasowymi odpowiednio nr Rk10/2013 Rk 25/2013, Rk 33/2013 i Rk 512/2013.
Według konta 101 – „Kasa” stan kasy na dzień 30.12.2013 r. wynosił 0,00 zł (akta kontroli Nr 14/7/I/22) i był zgodny z raportem kasowym nr 58/2013 (akta kontroli Nr 14/7/I/33).
W dniu 25.02.2014 r. o godzinie 12,15 przy udziale głównej księgowej oraz w obecności osoby odpowiedzialnej kontrolujący dokonali kontroli gotówki w kasie. Rzeczywisty stan gotówki w kasie wynosił 1.571,73 zł i był zgodny z raportem kasowym nr 9/2014 (akta kontroli Nr 14/7/I/26).
Druki ścisłego zarachowania
Zasady postępowania w zakresie druków ścisłego zarachowania reguluje Instrukcja kasowa. Osobą odpowiedzialną w tym zakresie jest pracownik zatrudniony na stanowisku referenta do spraw księgowości, który prowadzi rejestr tych druków. Bezpośrednią kontrolę nad drukami ścisłego zarachowania sprawuje główna księgowa. Jednostka prowadzi druki przychodowe Kp oraz druki rozchodowe Kw.
Ustalono, że w dniu 30.12.2013 r. w obecności osoby prowadzącej ewidencję przeprowadzono inwentaryzację druków ścisłego zarachowania. Sporządzono protokół nr 22/2013, z którego wynika, że stwierdzono zgodność stanu faktycznego z prowadzoną ewidencją. Stan druków Kp wynosił 751 sztuk (akta kontroli Nr 14/7/I/28).Wszystkie druki Kp znajdowały się na stanie w18 filiach biblioteki. Filie te nie posiadają druków Kw.
Z wyjaśnień głównej księgowej oraz z prowadzonego rejestru wynika, że na koniec roku na stanie biblioteki również nie było druków Kw. Wykorzystane druki przychodowe dotyczyły głównie z wpłat kar za przetrzymanie książek. Z poszczególnych filii przyjmowane są dowody Kp wraz z gotówką. Następnie przez kasę MBP sporządzany jest druk Kp, który dołączany jest do raportu kasowego.
W trakcie kontroli tj. w dniu 06.03.2014 r. sprawdzono aktualnie posiadane na stanie kasjerki MBP druki Kp. Z rejestru wynika, że w dniu 26.02.2014 r. pobrano druki od nr 3070 do nr 3102. Ustalono, że w bloczku znajdują się 24 wykorzystane druczki od nr 3070 do nr 3093, w tym w komplecie jeden druczek anulowany (oryginał i dwie kopie). Wykorzystane 23 druczki są dołączone do raportów kasowych nr 9/14 – 6 sztuk, nr 10/14 - 4 sztuki oraz nr 11/14 – 13 sztuk. Druczki niewykorzystane znajdują się na stanie kasjerki.
Ponadto biblioteka prowadzi rejestr tzw. ”cegiełek” tj. wpływów pochodzących z dobrowolnych wpłat i wpływów ze sprzedaży książek używanych.
Protokół niniejszy sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden egzemplarz obustronnie podpisany doręczono kierownikowi kontrolowanej jednostki.
Zgodnie z § 20 ust.1-2 Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola stanowiącego załącznik do zarządzenia nr OR.I-0120.1.77.2012 z dnia 25 maja 2012 r. kierownik jednostki kontrolowanej ma prawo przedstawić umotywowane zastrzeżenia do ustaleń zawartych w protokole. Zastrzeżenia składane są w formie pisemnej w terminie 7 dni roboczych od dnia potwierdzenia odbioru protokołu.
|
Jednostka kontrolowana
W dniu dzisiejszym otrzymałem/am egzemplarz protokołu.
(podpisy)
Data: ........................ |
Zespół kontrolny
(podpisy)
Data:....................
|
Główna elewacja MBP w Opolu
2015-01-28 09:48:39 - 
