|
KWiA – I –0914/17/09
|
Opole, 7 października 2009 r.
|
|
PROTOKÓŁ KONTROLI NR 32/09
|
|
Jednostka kontrolowana
|
Zespół Szkół Budowlanych im. Papieża Jana Pawła II w Opolu ul. Niemodlińska 40
|
|
Nazwa organu sprawującego nadzór
|
Prezydent Miasta Opola
|
|
Termin przeprowadzenia kontroli
|
od 26 sierpnia do 18 września 2009 r.
|
|
Imię i nazwisko przeprowadzającego kontrolę oraz stanowisko
|
Małgorzata Jóźwin-Mazurek – starszy specjalista w Wydziale Kontroli Wewnętrznej i Audytu
Jacek Spadło – inspektor w Wydziale Kontroli Wewnętrznej i Audytu
|
|
Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli
|
nr 64/09
nr 65/09
|
|
Przedmiot kontroli
|
- gospodarka finansowa
- ewidencja księgowa i sprawozdawczość
- ZFŚS
- system kontroli wewnętrznej
|
|
Okres objęty kontrolą
|
2009 r.
|
|
Imię i nazwisko kierownika kontrolowanej jednostki – stanowisko służbowe
|
Maria Zawadzka – dyrektor zespołu
|
|
Wyjaśnień w czasie kontroli udzielali:
|
Maria Zawadzka – dyrektor
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))– główny księgowy
|
Podstawy prawne
1. Ustawa z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 z późniejszymi zmianami).
2. Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. Nr 19, poz.177 z późniejszymi zmianami)
3. Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. Nr 76, poz.694 z późniejszymi zmianami).
- Ustawa z dnia 04 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity z 1996 r., Dz. U. Nr 70, poz. 335 z późniejszymi zmianami).
5. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781 z późniejszymi zmianami).
- Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020).
7. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 146, poz.1222 z późniejszymi zmianami).
8. Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 28 marca 2007 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie wysokości minimalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego nauczycieli, ogólnych warunków przyznawania dodatków do wynagrodzenia zasadniczego oraz wynagradzania za pracę w dniu wolnym od pracy (Dz. U. Nr 56, poz. 372).
- Uchwała Nr LXIX/798/06 Rady Miasta Opola z dnia 31 sierpnia 2006 r. w sprawie ustalenia najniższego wynagrodzenia zasadniczego w pierwszej kategorii zaszeregowania w tabeli miesięcznych stawek wynagrodzenia zasadniczego pracowników niepedagogicznych zatrudnionych w jednostkach oświatowych oraz uzgodnienia wartości jednego punktu.
- Uchwała Nr XLIV/456/05 Rady Miasta Opola z dnia 17 marca 2005 r. w sprawie tworzenia i gospodarowania dochodami własnymi w jednostkach budżetowych Miasta Opola.
- Komunikat Nr 13 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006 r. w sprawie standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz. U. MF Nr 7, poz. 58).
Cel kontroli
Celem kontroli była ocena prawidłowości prowadzenia ewidencji księgowej, wydatkowania środków budżetowych i gospodarowania środkami z dochodów własnych oraz sprawdzenie rzetelności prowadzonej ewidencji i sporządzanych sprawozdań.
Metodyka przeprowadzenia kontroli
Zapoznano się z przyjętymi rozwiązaniami organizacyjnymi w zakresie prowadzenia spraw ewidencyjno-księgowych w kontrolowanej placówce.
Z ewidencji księgowej Urzędu Miasta Opola uzyskano niezbędne dane dotyczące środków finansowych przekazanych do jednostki kontrolowanej na cele objęte kontrolą.
Dane zawarte w sprawozdaniach sporządzonych przez jednostkę kontrolowaną porównano z danymi znajdującymi się w ewidencji księgowej, wyciągach bankowych oraz w innych badanych dokumentach.
Szczegółową kontrolą objęto zapisy w ewidencji księgowej dotyczące wydatków na wynagrodzenia dla czterech osób w okresie od stycznia do lipca 2009r., prawidłowość ustalenia stawek wynagrodzenia zasadniczego i kategorii zaszeregowania oraz akta osobowe osób przyjętych do pracy w okresie objętym kontrolą, a także wpływy i wydatki z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.
Przeprowadzono analizę zapisów znajdujących się w ewidencjach księgowych dotyczących poszczególnych rodzajów wydatków rzeczowych pod kątem prawidłowości ich klasyfikowania, celowości i zasadności ich dokonywania oraz zgodności danych ewidencyjnych z danymi wykazywanymi w sprawozdaniach. Przeanalizowano zapisy dotyczące poszczególnych źródeł dochodów własnych pod kątem zgodności danych ewidencyjnych z danymi wykazywanymi w sprawozdaniach oraz pod kątem legalności ich uzyskiwania.
Kontroli poddano także wynagrodzenia czterech pracowników wypłacone w 2009 r., tj. dyrektora, głównej księgowej, obecnego oraz poprzedniego specjalisty do spraw płac. Badanie polegało na porównaniu naliczonych wynagrodzeń z indywidualnych kartotek wynagrodzeń z dokonanymi przelewami.
Sprawdzono dokumenty źródłowe dotyczące wydatków budżetowych zaewidencjonowanych w wybranych paragrafach w miesiącu lipcu 2009 r. W zakresie dochodów własnych sprawdzono także dokumenty źródłowe dotyczące wydatków zaewidencjonowanych w wybranych paragrafach w pierwszej połowie 2009 r.
Skontrolowano stan gotówki w kasie, który porównano z aktualnym saldem wynikającym z zapisu w raporcie kasowym.
Sprawdzono również funkcjonowanie systemu kontroli wewnętrznej, w tym czy jednostka posiada zakładowy plan kont i opracowane na piśmie procedury kontroli finansowej oraz czy procedury te są zgodne ze standardami Ministerstwa Finansów i dostosowane do specyfiki jednostki, a także w jaki sposób są realizowane w praktyce.
USTALENIA KONTROLI
I. W zakresie spraw organizacyjno-kadrowych
Zespół Szkół Budowlanych w Opolu przy ul. Niemodlińskiej 40 funkcjonuje na podstawie Uchwały Nr XXVI/222/04 Rady Miasta Opola z dnia 26 lutego 2004r. w sprawie odnowienia aktu założycielskiego (akta kontroli Nr 09/32/I/4). W skład Zespołu wchodzą następujące szkoły ponadgimnazjalne:
· Publiczne Liceum Profilowane Nr VII,
· Publiczne Technikum Nr 6,
· Publiczna Zasadnicza Szkoła Zawodowa Nr 5,
· Publiczna Zasadnicza Szkoła Zawodowa Specjalna,
· Technikum Zawodowe dla Dorosłych,
· Uzupełniające Technikum Budowlane dla Dorosłych.
Siedzibą szkoły jest nieruchomość zabudowana położona w Opolu przy ul. Niemodlińskiej 40, którą Zarząd Miasta Opola przekazał szkole nieodpłatnie w trwały zarząd Uchwałą nr 6949/2001 z dnia 27.12.2001 r. (akta kontroli Nr 09/32/I/5) .
Dyrektorem kontrolowanej jednostki jest pani Maria Zawadzka powołana na to stanowisko przez Prezydenta Miasta Opola na okres od 1 września 2007 r. do 31 sierpnia 2012 r. (akta kontroli Nr 09/32/I/6). Na stanowiskugłównego księgowego w pełnym wymiarze czasu pracy na czas nieokreślony zatrudniona jest od dnia 1.07.1992 r. pani (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) (akta kontroli Nr 09/32/I/7).
Na dzień 1.01.2009 r. w Zespole Szkół Budowlanych zatrudnionych było 83 osób na 61,95 etatach. Stan zatrudnienia na początek roku i na dzień 31.07.2009 r. w rozbiciu na poszczególne grupy zawodowe w osobach i etatach przedstawia tabela nr 1 (akta kontroli Nr 09/32/I/8):
Tabela nr 1
|
RODZAJE STANOWISK PRACY
|
stan na 01.01.2009 r.
|
stan na 31.07.2009 r.
|
|
osoby
|
etaty
|
osoby
|
etaty
|
|
Pracownicy pedagogiczni
|
66
|
48,2
|
61
|
46,91
|
|
Pracownicy administracji
|
8
|
6
|
7
|
5,25
|
|
Pracownicy obsługi
|
9
|
7,75
|
11
|
8,75
|
|
Razem:
|
83
|
61,95
|
79
|
60,91
|
W 2009 roku do pracy w Zespole przyjęto trzech pracowników niepedagogicznych w tym dwie osoby objęły stanowiska zwolnione w wyniku przejścia pracownika na emeryturę oraz rozwiązania umowy zawartej na czas określony (akta kontroli Nr 09/32/I/9). Kategoria zaszeregowania oraz wysokość wynagrodzenia zasadniczego przyjętych do pracy w tym okresie pracowników jest zgodna z rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego.
Ustalono, że wszyscy przyjęci pracownicy posiadają założone akta osobowe i aktualne badania lekarskie, co jest udokumentowane zaświadczeniami wystawionymi przez lekarza posiadającego odpowiednie uprawnienia. W aktach osobowych znajdują się również zaświadczenia o przeszkoleniu w zakresie bhp.
Z zapisów w ewidencji kontroli wynika, że w latach 2008-2009 w jednostce przeprowadzone zostały cztery kontrole zewnętrzne przez (akta kontroli Nr 09/32/I/10-13):
- przez Kuratorium Oświaty w Opolu – dwie kontrole,
- przez Referat Sprawozdawczości Oświaty Urzędu Miasta Opola – dwie kontrole.
Księgi rachunkowe w szkole prowadzone są z wykorzystaniem programu komputerowego Optivum Vulcan.
Wewnętrzne regulacje dotyczące funkcjonowania gospodarki finansowo-księgowej w kontrolowanej jednostce to:
Ø Instrukcja emisji i obiegu i kontroli dowodów księgowych,
Ø Instrukcja kasowa,
Ø Instrukcja inwentaryzacyjna ,
Ø Plan Kont,
wprowadzone Zarządzeniem Dyrektora nr 3/2002 z dnia 1.07.2002 r.
Ø Regulamin udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14.000,00 euro wprowadzony zarządzeniem nr 4 z dnia 2.03.2009 r.
Kontrolowana jednostka posiada w PKO Bank Polski SA cztery niżej wymienione rachunki bankowe:
· 530201595891 rachunek budżetowy,
· 510201599828 rachunek dochodów własnych,
· 580201599844 rachunek ZFŚS,
· 580201599810 depozytowy.
Kontrolą objęto rachunki: budżetowe, ZFŚS oraz dochodów własnych.
Z budżetem gminy jednostka rozlicza się w dziale 801 rozdział 80130 – szkoły zawodowe oraz 80134 – zawodowe specjalne. Wydatki pokrywane są ze środków budżetowych Gminy oraz z dochodów własnych. Podstawą gospodarki finansowej jest roczny plan rzeczowo-finansowy.
II.W zakresie realizacji planu rzeczowo-finansowego
II.1. Wydatki budżetowe w 2009 r.
Stan środków budżetowych wykazany w ewidencji księgowej (konto 130) na początek 2009 roku wynosił – „0” (akta kontroli Nr 09/32/I/25-28). Stan tenbył zgodny z wyciągiem bankowym nr 1 z dnia 02.01.2009 r. (akta kontroli Nr 09/32/I/29-38).
Z ewidencji księgowej Urzędu Miasta wynika, że łączna kwota środków finansowych przekazanych na działalność szkoły do dnia 31.07.2009 r. wynosiła: 2.182.170,00 zł (akta kontroli Nr 09/32/I/14):
· rozdział 80130 - kwota 1.851.770,00 zł,
· rozdział 80134 - kwota 330.400,00 zł.
W trakcie kontroli ustalono, że powyższe kwoty zostały zaksięgowane na kontach wpływów z tyt. środków otrzymanych z Urzędu Miasta:
- 130-1-szkoła zawodowa (akta kontroli Nr 09/32/I/15-16),
- 130-1-1-zawodowa specjalna (akta kontroli Nr 09/32/I/17-18),
oraz na koncie 223-rozliczenia wydatków budżetowych (akta kontroli Nr 09/32/I/19-21).
W dniu 07.08.2009 r. jednostka kontrolowana złożyła w Urzędzie Miasta Opola dwa sprawozdanie Rb–28S z wykonania planu wydatków budżetowych na działalność szkoły do 31.07.2009 r. (akta kontroli Nr 09/32/I/22-23). W wyniku kontroli ustalono, że faktycznie wykorzystano kwotę 1.795.863,82 zł, a niewykorzystana kwota w wysokości 386.306,18 zł pozostała na rachunku bankowym – wyciąg bankowy nr 89 z dnia 31.07.2009 r. (akta kontroli Nr 09/32/I/24).
Ze sporządzonego sprawozdania oraz z dokumentacji księgowej jednostki wynika, że dokonane wydatki zostały zaewidencjonowane w rozdziale 80130 - w dwudziestu i w rozdziale 80134 - w siedemnastu paragrafach. W wyniku kontroli stwierdzono, że wykazane w sprawozdaniu dane dotyczące wydatków zaewidencjonowanych we wszystkich paragrafach są zgodne z ewidencją księgową (akta kontroli Nr 09/32/I/39-42).
Do kontroli wytypowano następujące paragrafy: 4010, 4210, 4260, 4270, 4300 oraz 4440. Łączna kwota wydatków zaewidencjonowanych w tych paragrafach wyniosła 1.407.238,00 zł, co stanowi 78,36 % wszystkich wydatków bieżących.
II.2. Wydatki na wynagrodzenia (paragraf 4010)
Skontrolowano wynagrodzenia czterech pracowników jednostki wypłacone do końca lipca 2009 r. tj. dyrektora, głównej księgowej, specjalisty do spraw płac – poprzedniego i obecnego.
Badanie polegało na porównaniu naliczonych wynagrodzeń z indywidualnych kartotek wynagrodzeń z dokonanymi przelewami. Porównano także raporty kasowe z wypłatami wynagrodzenia w formie gotówki. Zestawienie wynagrodzeń pracowników kontrolowanej jednostki za 7 miesięcy 2009 r. przedstawiono w tabeli nr 2.
Tabela nr 2
|
Stanowisko
|
Dyrektor
|
Gł. Księgowy
|
Specjalista ds. płac
|
Specjalista ds. płac
|
|
I/2009
|
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))
|
|
II/2009
|
|
III/2009
|
|
IV/2009
|
|
V/2009
|
|
VI/2009
|
|
VII/2009
|
Sprawdzono 89 wyciągów bankowych oraz 7 raportów kasowych, które porównano z kartoteką zarobkową wg wynagrodzeń do końca lipca 2009 rok. Po analizie porównawczej stwierdzono, iż zachodzi pełna zgodność pomiędzy danymi zawartymi w kartach wynagrodzeń z danymi z wyciągów bankowych i raportów kasowych (akta kontroli Nr 09/32/I/43-48).
W wyniku kontroli ustalono, że do końca lipca 2009 r. pracownikom oprócz wynagrodzeń miesięcznych wypłacono dodatkowo (akta kontroli Nr 09/32/I/49-50,67-68):
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)).
Ekwiwalenty za niewykorzystany urlopy wypłacono zasadnie, gdyż były one związane z umową na czas określony.
Nie stwierdzono nieprawidłowości przy dokonywaniu wydatków w tym zakresie.
II.3. Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (paragraf 4440)
Z wyciągu bankowego nr 1 z dnia 02.01.2009 r. rachunku ZFŚS wynika, że stan początkowy środków pieniężnych na dzień 01.01.2009 r. wynosił 45.496,17zł (akta kontroli Nr 09/32/I/51).Stan ten jest zgodny z kwotą wykazaną jako bilans otwarcia na koncie księgowym „135” (akta kontroli Nr 09/32/I/52-54). W sporządzonym sprawozdaniu Rb-28S jednostka kontrolowana wykazała, że w paragrafie 4440 wydatki budżetowe do końca lipca 2009 r. wyniosły łącznie na obydwu rozdziałach 99.800,00 zł. W wyniku kontroli ustalono, że kwota ta jest zgodna z ewidencją księgową dotyczącą tych wydatków (akta kontroli Nr 09/32/I/55-57).Powyższa kwota wydatków w całości dotyczyła 75% naliczonego odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych Wykazana w sprawozdaniu kwota faktycznie przekazana została z rachunku podstawowego jednostki na rachunek bankowy funduszu w ustawowym terminie tj. w dniu 7.05.2009 r.
Z analizy zapisów konta księgowego -135 (akta kontroli Nr 09/32/I/54) wynika, że łączna kwota obrotów po stronie „Wn” (wpływów) na fundusz socjalny do końca lipca 2009 r. wyniosła 233.398,22 zł. W wyniku kontroli ustalono, że na sumę tę oprócz dokonanych odpisów i stanu początkowego oraz środków pieniężnych przekazanych z Urzędu Miasta Opola dla emerytowanych nauczycieli składały się także spłaty pożyczek oraz odsetki bankowe. Wpływy środków na fundusz socjalny dla emerytów zostały zaksięgowane w kwocie 22.819,00 zł w dniu 27.05.2009 r.(akta kontroli Nr 09/32/I/56).
Wpływów z innych źródeł nie stwierdzono.
Z analizy zapisów dokonanych na tym koncie po stronie „Ma” wynika, że zaewidencjonowane obroty (rozchody) w tym okresie wyniosły łącznie 132.501,52 zł. Środki te wydatkowane były na pożyczki mieszkaniowe, zapomogi, świadczenia urlopowe, dofinansowania do wczasów i kolonii oraz podatki od tych dopłat. Innych wydatków nie stwierdzono.
Stan środków pieniężnych na dzień 31.07.2009 r. według ewidencji księgowej wynosił 100.896,70 zł (akta kontroli Nr 09/32/I/54) i był zgodny z saldem wykazanym w dokumentacji bankowej –wyciąg bankowy nr 72 z dnia 31.07.2009 r. (akta kontroli Nr 09/32/I/66).
W wyniku analizy ewidencji księgowej szczegółowemu badaniu poddano następujące zapisy w ewidencji księgowej dotyczące miesiąca czerwca i lipca 2009r.:
Tabela nr 3
|
Lp.
|
Kwota
|
Data zapisu księgowego
|
Dokument kasowy
|
Potwierdzenie wypłaty
|
Tytuł operacji
|
Zgodne
|
|
1
|
12.290,00
|
22.06.09.
|
67/09
|
L.p.6/2009
WB nr 54
|
Dofinansowanie do wypoczynku
|
+
|
|
2
|
5.130,00
|
23.06.09.
|
68/09
|
L.p.6/2009
WB nr 55
|
Dofinansowanie do wypoczynku
|
+
|
|
3
|
5.000,00
|
23.06.09.
|
68/09
|
WB nr 55
|
Przelew pożyczki mieszkaniowej
|
+
|
|
4
|
1.394,00
|
24.06.09.
|
69/09
|
L.p.6/2009
WB nr 56
|
Przelew zapomóg pracownikom
|
+
|
|
5
|
738,00
|
25.06.09.
|
70/09
|
L.p.6/2009
WB nr 57
|
Przelew zapomóg pracownikom
|
+
|
|
6
|
5.686,00
|
30.06.09.
|
74/09
|
Raport kasowy nr 6
|
Pożyczka, wczasy pod gruszą
|
+
|
|
7
|
3.500,00
|
30.06.09.
|
74/09
|
Raport kasowy nr 6
|
Przelew pożyczki mieszkaniowej
|
+
|
|
8
|
11.965,88
|
01.07.09.
|
78/09
|
L.p.7/2009
WB nr 61
|
Dofinansowanie do wypoczynku
|
+
|
|
9
|
5.000,00
|
20.07.09.
|
84/09
|
WB nr 67
|
Przelew pożyczki mieszkaniowej
|
+
|
|
10
|
270,00
|
23.07.09.
|
85/09
|
WB nr 69
|
Dofinansowanie do wypoczynku
|
+
|
Nieprawidłowości w powyższym zakresie nie stwierdzono.
II.4. Pozostałe wydatki budżetowe w 2008 r.
W wyniku przeprowadzonej analizy danych zawartych w sprawozdaniu Rb-28S do kontroli wytypowano dokumentację źródłową dotyczącą wydatków w rozdziałach 80130 oraz 80134 w następujących paragrafach:
- 4210 - zakup materiałów i wyposażenia (akta kontroli Nr 09/32/I/69-79),
- 4260 - zakup energii, woda i ścieki (akta kontroli Nr 09/32/I/80-85),
- 4270 - zakup usług remontowych (akta kontroli Nr 09/32/I/86-89),
- 4300 – zakup usług pozostałych (akta kontroli Nr 09/32/I/90-96),
zaewidencjonowanych w miesiącu lipcu 2009 r.
Szczegółowe dane dotyczące skontrolowanych wydatków zawiera tabela:
Tabela nr 4
|
Lp.
|
Nr dokumentu
|
Kwota
|
Tytułem
|
Paragraf
|
Uwagi
|
|
1
|
288/09
|
74,60
|
Art. biurowe
|
4210
|
-
|
|
2
|
289/09
|
74,00
|
Storno podwójnie zaksięgowanej zapłaty za prenumeratę
|
4210
|
-
|
|
3
|
297/09
|
22,38
|
Prenumerata
|
4210
|
-
|
|
4
|
297/09
|
15,00
|
Aktualizacja Kodeksu pracy
|
4210
|
-
|
|
5
|
306/09
|
15,00
|
Aktualizacja Kodeksu oświaty
|
4210
|
-
|
|
6
|
306/09
|
42,16
|
Aktualizacja Kodeksu płatnika składek
|
4210
|
-
|
|
7
|
306/09
|
157,29
|
Aktualizacja Monitora rachunkowości budżetowej
|
4210
|
-
|
|
8
|
315/09
|
38,70
|
Klej w sztyfcie
|
4210
|
-
|
|
9
|
288/09
|
46,00
|
Materiały biurowe
|
4210
|
-
|
|
10
|
297/09
|
13,00
|
Prenumerata
|
4210
|
-
|
|
11
|
297/09
|
10,00
|
Aktualizacja Kodeksu pracy
|
4210
|
-
|
|
12
|
306/09
|
10,00
|
Aktualizacja Kodeksu oświaty
|
4210
|
-
|
|
13
|
306/09
|
26,00
|
Aktualizacja Kodeksu płatnika składek
|
4210
|
-
|
|
14
|
306/09
|
97,00
|
Aktualizacja Monitora rachunkowości budżetowej
|
4210
|
-
|
|
15
|
315/09
|
24,00
|
Klej w sztyfcie
|
4210
|
-
|
|
16
|
297/09
|
2.910,71
|
Za energię cieplną za m-c 06.09.
|
4260
|
-
|
|
17
|
306/09
|
1.879,97
|
Za energię elektryczną za m-c 06.09.
|
4260
|
-
|
|
18
|
306/09
|
69,35
|
Za energię elektryczną za m-c 07.09.
|
4260
|
-
|
|
19
|
311/09
|
296,54
|
Za wodę i ścieki za m-c 07.09.
|
4260
|
-
|
|
20
|
297/09
|
397,00
|
Za energię cieplną za m-c 06.09.
|
4260
|
-
|
|
21
|
306/09
|
256,00
|
Za energię elektryczną za m-c 06.09.
|
4260
|
-
|
|
22
|
306/09
|
10,00
|
Za energię elektryczną za m-c 07.09.
|
4260
|
-
|
|
23
|
311/09
|
39,00
|
Za wodę i ścieki za m-c 07.09.
|
4260
|
-
|
|
24
|
297/09
|
1.576,00
|
Naprawa i montaż żaluzji pionowych
|
4270
|
-
|
|
25
|
297/09
|
661,00
|
Usługa serwisowa
|
4270
|
-
|
|
26
|
297/09
|
915,60
|
Instalacja zimnej wody
|
4270
|
-
|
|
27
|
297/09
|
315,00
|
Naprawa żaluzji pionowych
|
4270
|
-
|
|
28
|
297/09
|
132,00
|
Usługa serwisowa-konserwacja
|
4270
|
-
|
|
29
|
297/09
|
183,00
|
Instalacja zimnej wody
|
4270
|
-
|
|
30
|
306/09
|
431,17
|
Usługi komunalne za m-c 06.09.
|
4300
|
-
|
|
31
|
311/09
|
208,00
|
Rozliczenie środków finansowych-kształcenie uczniów
|
4300
|
-
|
|
32
|
315/09
|
832,51
|
System alarmowy
|
4300
|
Umowa
|
|
33
|
315/09
|
118,00
|
Prowizja bankowa
|
4300
|
-
|
|
34
|
306/09
|
192,00
|
Usługi komunalne za m-c 06.09.
|
4300
|
-
|
|
35
|
311/09
|
92,00
|
Rozliczenie środków budżetowych-dokształcanie uczniów
|
4300
|
-
|
|
36
|
315/09
|
372,00
|
Monitorowanie obiektu
|
4300
|
-
|
|
37
|
315/09
|
52,00
|
Prowizja bankowa
|
4300
|
-
|
Z powyższych danych wynika, że wszystkie wydatki zostały zaewidencjonowane na właściwych paragrafach. Ponadto zespół kontrolny sprawdził sposób księgowania, opisywania faktur oraz rachunków pod względem formalnym, rachunkowym, merytorycznym oraz zatwierdzania do wypłaty przez dyrektora jednostki. Ustalono, że wszystkie faktury zostały prawidłowo opisane i zadekretowane.
Zgodnie z Zarządzeniem Nr OR.I-0151-316/2004 Prezydenta Miasta Opola z dnia 31 maja 2004 r. w sprawie ”Trybu postępowania przygotowującego zamówienie publiczne na roboty budowlane, dostawy i usługi udzielane przez Prezydenta Miasta Opola” – postępowanie o zamówienie publiczne do wartości 60.000 euro przeprowadzają jednostki organizacyjne we własnym zakresie, powołując komisję ds. zamówień publicznych, stosując ustawę Prawo zamówień publicznych.
W paragrafie 4270 na usługi konserwacyjne, naprawcze oraz remontowe w 2009 r. przyznano zespołowi w obydwu rozdziałach łącznie 60.000,00 zł. Na dzień 31.07.2009 r. zespół wykorzystał środki w wysokości 20.618,24 zł.
Zespół kontrolny poddał analizie postępowanie dotyczące zamówienia publicznego, którego wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14.000,00 zł.
Z ewidencji księgowej paragrafu 4270 wynika, że największy wydatek poniesiono na roboty budowlane związane z malowaniem sali gimnastycznej.
W dniu 8.01.2009 r. kierownik administracyjno-gospodarczy opracował wniosek o udzielenie zamówienia. Wniosek został zatwierdzony przez dyrektora zespołu. Następnie został sporządzony protokół, z którego wynika, że zapytanie skierowano do trzech firm, z których tylko jedna odpowiedziała przesyłając ofertę. Wybrano firmę, która złożyła ofertę. Protokół został zatwierdzony przez dyrektora szkoły.
W dniu 21.01.2009 r. szkoła zawarła z wyłonioną firmą umowę nr 1/2009 na roboty malarskie w sali gimnastycznej na kwotę brutto 12.444,00 zł. W dniu 4.02.2009 r. dokonano końcowego odbioru robót. Stwierdzono, że wartość robót wynosi 12.431,39 zł. Z odbioru robót sporządzono protokół, który został podpisany przez właściciela firmy oraz kierownika administracyjno-gospodarczego. Zapłaty dokonano w dniu 12.02.2009 r. na podstawie faktury nr 10/2009 z dnia 11.02.2009 r. na kwotę 12.431,40 zł (akta kontroli Nr 09/32/I/90-91).
W dniu 2.03.2009 r. zarządzeniem nr 4 dyrektor zespołu wprowadził Regulamin udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14.000,00.
II.5. Dochody własne w 2009 r.
W dniu 10.07.2009 r. jednostka kontrolowana przedłożyła w Urzędzie Miasta Opola sprawozdanie Rb-34 z wykonania dochodów i wydatków w tym zakresie (akta kontroli Nr 09/32/I/92).
Wykazany w sprawozdaniu stan zobowiązań i należności netto na dzień 01.01.2009 r. tj. na początek oraz na koniec okresu sprawozdawczego, tj. 30.06.2009 r. był zerowy.
Wykazany w sprawozdaniu stan środków pieniężnych na 30.06.2009 r. wynosił 30.059,48 zł. Kwota ta odpowiada różnicy pomiędzy przychodami ogółem (44.275,44 zł) a poniesionymi wydatkami (14.215,96 zł) i jest zgodna z wyciągiem bankowym (akta kontroli Nr 09/32/I/93) oraz z ewidencją księgową (akta kontroli Nr 09/32/I/94-96).
II.6. Wpływy dochodów własnych
Ze sporządzonego przez jednostkę kontrolowaną sprawozdania Rb-34 wynika, że wykonanie dochodów własnych w pierwszej połowie 2009 r. wyniosło ogółem 44.275,44 zł (akta kontroli Nr 09/32/I/92). Na kwotę tę składają się:
Ø środki pieniężne na początek roku sprawozdawczego w kwocie 37.566,29 zł,
Ø przychody w kwocie 6.709,15 zł.
Powyższe przychody uzyskano w czterech paragrafach tj.:
Ø paragraf 069 „Wpływy z różnych opłat”- kwota 1.268,08 zł,
Ø paragraf 075 „Wpływy z najmu”- kwota 4.826,03 zł,
Ø paragraf 092 „Pozostałe odsetki”- kwota 523,54 zł,
Ø paragraf 097 „Wpływy z różnych dochodów”- kwota 91,50 zł.
W wyniku kontroli ustalono, że na stan środków pieniężnych na początek roku sprawozdawczego składały się środki zgromadzone na wyodrębnionym rachunku bankowym dochodów własnych w kwocie 37.566,29 zł – wyciąg bankowy nr 1 z dnia 5.01.2009 r. (akta kontroli Nr 09/32/I/97).
Wykazane w sprawozdaniu wpływy na poszczególne paragrafy były zgodne z ewidencją księgową (akta kontroli Nr 09/32/I/98-99). Na przychody uzyskane w paragrafie 069 składały się opłaty za legitymacje, ksera i duplikaty świadectw, w paragrafie 075 – wpłaty za czynsz, najem oraz energię, w paragrafie 097 – zwrot środków za prenumeratę (akta kontroli Nr 09/32/I/100-107).
II.7. Wydatki z dochodów własnych
Ze sporządzonego przez jednostkę kontrolowaną sprawozdania Rb-34 wynika, że wydatki w ramach dochodów własnych w pierwszym półroczu 2009 r. wyniosły ogółem 14.215,96 zł i zostały zaewidencjonowane w siedmiu paragrafach (akta kontroli Nr 09/32/I/92).
Wykazane w sprawozdaniu kwoty wydatków w poszczególnych paragrafach były zgodne z ewidencją księgową (akta kontroli Nr 09/32/I/98-99).
W wyniku przeprowadzonej analizy danych zawartych w sprawozdaniu Rb-34S do kontroli wytypowano dokumentację źródłową dotyczącą wydatków poniesionych w pierwszym półroczu 2009 r. w paragrafach:
- 4210 - zakup materiałów zaewidencjonowanych i wyposażenia (akta kontroli Nr 09/32/I/108-109),
- 4179 – wynagrodzenia bezosobowe (akta kontroli Nr 09/32/I/110),
oraz zaewidencjonowanych w miesiącu czerwcu i lipcu 2009 r. w paragrafie 4300 - zakup usług pozostałych (akta kontroli Nr 09/32/I/90-96,111)
Na podstawie ewidencji wydatków w wybranych paragrafach sprawdzono sposób opisywania faktur oraz rachunków pod względem formalnym, rachunkowym, merytorycznym oraz zatwierdzania do wypłaty przez dyrektora jednostki.
Szczegółowe dane dotyczące poszczególnych wydatków miesiącu lipcu 2009 r. zawiera tabela:
Tabela nr 5
|
Lp.
|
Nr dokumentu
|
Kwota
|
Tytułem
|
Paragraf
|
Uwagi
|
|
1
|
4/09
|
1.000,00
|
Pobranie z banku pogotowia kasowego
|
4210
|
-
|
|
2
|
7/09
|
1.500,00
|
Kwiaty cięte
|
4210
|
-
|
|
3
|
7/09
|
290,07
|
Art. dekoracyjne
|
4210
|
-
|
|
4
|
9/09
|
-161,03
|
Zwrot środków na konto – rozliczenie zaliczki
|
4210
|
-
|
|
5
|
10/09
|
-139,97
|
Zwrot środków na konto – rozliczenie zaliczki
|
4210
|
-
|
|
6
|
12/09
|
2.000,00
|
Pobranie gotówki z banku
|
4210
|
-
|
|
7
|
14/09
|
132,05
|
Legitymacje nauczycieli
|
4210
|
-
|
|
8
|
15/09
|
1.700,00
|
Kwiaty cięte
|
4210
|
-
|
|
9
|
15/09
|
1.786,00
|
Doniczki
|
4210
|
-
|
|
10
|
15/09
|
823,15
|
Ziemia, nawóz do kwiatów
|
4210
|
-
|
|
11
|
15/09
|
82,47
|
Podłoże do kwiatów
|
4210
|
-
|
|
12
|
18/09
|
896,10
|
Kwiaty
|
4210
|
-
|
|
13
|
26/09
|
1.000,00
|
Kwiaty doniczkowe
|
4210
|
-
|
|
14
|
29/09
|
2.085,00
|
Kwiaty
|
4210
|
-
|
|
15
|
30/09
|
1.198,00
|
Kwiaty
|
4210
|
-
|
|
16
|
32/09
|
450,51
|
Kwiaty
|
4210
|
-
|
|
17
|
33/09
|
-7.372,03
|
Zwrot środków na konto
|
4210
|
-
|
|
18
|
306/09
|
431,17
|
Usługi komunalne za 06.09.
|
4300
|
-
|
|
19
|
311/09
|
208,00
|
Kształcenie uczniów
|
4300
|
-
|
|
20
|
315/09
|
832,51
|
System alarmowy
|
4300
|
-
|
|
21
|
315/09
|
118,00
|
Prowizja bankowa
|
4300
|
-
|
|
22
|
306/09
|
192,00
|
Usługi komunalne za 06.09.
|
4300
|
-
|
|
23
|
311/09
|
92,00
|
Kształcenie uczniów
|
4300
|
-
|
|
24
|
315/09
|
372,00
|
System alarmowy
|
4300
|
-
|
|
25
|
315/09
|
52,00
|
Prowizja bankowa
|
4300
|
-
|
|
26
|
16/09
|
1.936,10
|
Umowa o dzieło
|
4179
|
-
|
W trakcie powyższych badań ustalono, że wszystkie skontrolowane dokumenty miały adnotacje odnośnie sprawdzania wydatku pod względem merytorycznym i posiadały wskazania klasyfikacji budżetowej.
II.8. Kontrola kasy
Gospodarkę kasową reguluje Instrukcja kasowa wprowadzona Zarządzeniem nr 3/2002 z dnia 1.07.2002 r. Pieniądze przechowywane są w kasie pancernej, w warunkach zapewniających należytą ochronę przed zniszczeniem, utratą, zaginięciem lub kradzieżą. Operacje kasowe rejestrowane są chronologicznie na bieżąco w raporcie kasowym osobno dla wszystkich poszczególnych rachunków. Raporty kasowe drukowane są na koniec każdego miesiąca.
Za prawidłowość obrotu gotówkowego oraz stan gotówki w kasie odpowiada kasjer, który ma jednoznacznie określony zakres czynności i odpowiedzialności, zgodny z obowiązującymi przepisami. Odpowiedzialność materialną za prowadzenie kasy ponosi pracownik zatrudniony na stanowisku specjalisty ds. płac i księgowości. Umowa o odpowiedzialności materialnej znajduje się w aktach osobowych pracownika.
Skontrolowano stan gotówki w kasie szkoły na dzień 31.08.2009 r. Ustalono, że stan gotówki w kasie był zgodny ze stanem wykazanym w raporcie kasowym nr 8/2009 dochodów własnych i budżetu. (akta kontroli Nr 09/32/I/112-113).
Nieprawidłowości w powyższym zakresie nie stwierdzono.
System kontroli wewnętrznej
Oprócz dokumentacji dotyczącej działalności statutowej w szkole obowiązuje dokumentacja regulująca zasady postępowania w poszczególnych zakresach funkcjonowania zespołu. Nadzór i organizację pracyoraz obieg dokumentacji w zespole w 2009 r. reguluje ogółem 10 różnych zarządzeń dyrektora oraz 21 regulaminów i instrukcji, w tym Instrukcja emisji i obiegu i kontroli dowodów księgowych oraz Regulamin kontroli wewnętrznej.
Organizacja systemu kontroli wewnętrznej jest związana ze strukturą organizacji i zarządzania zespołu. Formy organizacyjne systemu kontroli wewnętrznej obejmują:
- samokontrolę prawidłowości wykonywania własnej pracy do której zobowiązani są wszyscy pracownicy bez względu na zajmowane stanowisko i rodzaj wykonywanej pracy,
- kontrolę funkcjonalną pionową i poziomą. kontrolę funkcjonalną wykonują: zastępcy dyrektora szkoły, główny księgowy, Kierownik gospodarczy oraz specjalista ds. bhp w zakresie spraw bezpieczeństwa i higieny pracy.
W roku szkolnym 2008/2009 roku w jednostce zostały skontrolowane następujące obszary funkcjonowania szkoły:
- baza organizacyjna – zgodność dokumentacji z aktualnymi wymogami i przepisami,
- gospodarka finansowo-majątkowa,
- zamówienia publiczne,
- fundusz wynagrodzeń,
- dyscyplina pracy,
- Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych,
- ochrona przed zagrożeniem – aktualne instrukcje, zabezpieczenie w sprzęt gaśniczy, instrukcje w pomieszczeniach szkoły.
Ustalono, że zalecenia pokontrolne zostały wykonane.
Spośród środków składających się na system kontroli wewnętrznej w zespole sprawdzono przestrzeganie obowiązku dotyczącego zatwierdzania dowodów księgowych przez dyrektora oraz ich dekretowania i sprawdzania przez głównego księgowego. Kontrolą objęto dokumentację finansową dotyczącą wydatków ze środków budżetowych i dochodów własnych szkoły. Stwierdzono, że na wystawionych rachunkach były adnotacje dotyczące zatwierdzenia rachunku do wypłaty i rachunku pod względem formalnym i rachunkowym. Nieprawidłowości w tym zakresie nie stwierdzono.
Protokół niniejszy sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden egzemplarz obustronnie podpisany doręczono dyrektorowi zespołu.
Zgodnie z § 39 ust.1 Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola stanowiącego załącznik do zarządzenia nr OR.II-0152/18/2003 Prezydenta Miasta Opola z dnia 9 czerwca 2003 r. w sprawie Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola zmienionego zarządzeniem nr OR.I-152-32/2004 Prezydenta Miasta Opola z dnia 24.08.2004 r., zarządzeniem nr OR.I-0152-42/2004 Prezydenta Miasta Opola z dnia 29.10.2004 r. oraz zarządzeniem nr OR.I-0152/218/08 z dnia 16 kwietnia 2008r. kierownik jednostki kontrolowanej ma prawo pisemnie, w terminie 7 dni roboczych od daty doręczenia protokołu kontroli, zgłosić kierownikowi zespołu kontrolnego umotywowane zastrzeżenia do ustaleń zawartych w protokole.
|
Jednostka kontrolowana
W dniu dzisiejszym otrzymałem/am egzemplarz protokołu.
(podpisy)
Data: ........................
|
Zespół kontrolny
(podpisy)
Data:
|
Podpis Głównego Specjalisty:
Podpis Naczelnika Wydziału:
|
Ewentualne przyczyny odmowy podpisania protokołu:
.................................................................................................
.................................................................................................
|
2010-03-03 09:19:06 - wnioski pokontrolne (69.50 kB)
