|
KWiA–I–0914/26/08
|
Opole, 24.10.2008 r.
|
|
PROTOKÓŁ KONTROLI NR 30/08
|
|
Jednostka kontrolowana
|
Publiczna Szkoła Podstawowa nr 20
w Opolu
|
|
Nazwa organu sprawującego nadzór
|
Prezydent Miasta Opola
|
|
Termin przeprowadzenia kontroli
|
Od 01.09.2008 r. do 19.09.2008 r.
|
|
Imię i nazwisko przeprowadzającego kontrolę oraz stanowisko
|
Jacek Spadło – inspektor Wydziału Kontroli Wewnętrznej i Audytu
Monika Pijanka - inspektor Wydziału Kontroli Wewnętrznej i Audytu
|
|
Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli
|
nr 65/2008
nr 66/2008
|
|
Przedmiot kontroli
|
Ø Gospodarka finansowa
Ø Zamówienia publiczne
Ø System kontroli wewnętrznej
|
|
Okres objęty kontrolą
|
2007 r. – 2008 r.
|
|
Imię i nazwisko kierownika kontrolowanej jednostki – stanowisko służbowe
|
Bożena Hebda-Kozłowska - dyrektor
|
|
Wyjaśnień w czasie kontroli udzielały
|
Bożena Hebda-Kozłowska – dyrektor
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))– główny księgowy
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))- kierownik administracyjno-gospodarczy
|
Podstawy prawne
1. Ustawa z dnia 30 czerwca 2005 r. r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 z późniejszymi zmianami).
2. Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. Nr 76, poz.694 z późniejszymi zmianami).
- Ustawa z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (tekst jednolity z 2004 r., Dz. U. Nr 256, poz. 2572 z późniejszymi zmianami).
4. Ustawa z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. Nr 118, poz. 1112 z późniejszymi zmianami).
5. Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 z późn. zm.).
- Rozporządzenie z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. 107 poz. 726 z późn. zm.).
7. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781 z późn. zm.).
8. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształcaniu w inną formę organizacyjno-prawną (Dz. U. z 2006 r. Nr 116 poz.783).
9. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 146 poz. 1222 z późn. zm.).
10. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020).
- Uchwała Nr XLIV/456/05 Rady Miasta Opola z dnia 17 marca 2005 r. w sprawie tworzenia i gospodarowania dochodami własnymi w jednostkach budżetowych miasta Opola.
- Uchwała Nr LXIX/798/06 Rady Miasta Opola z dnia 31 sierpnia 2006 r. w sprawie ustalenia najniższego wynagrodzenia zasadniczego w pierwszej kategorii zaszeregowania w tabeli miesięcznych stawek wynagrodzenia zasadniczego pracowników niepedagogicznych zatrudnionych w jednostkach oświatowych oraz uzgodnienia wartości jednego punktu.
- Komunikat Nr 13 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006 r. w sprawie standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF z 2006 r. Nr 7 poz. 58).
Cel kontroli
Celem kontroli była:
- ocena prawidłowości prowadzonej gospodarki finansowej,
- zgodnego z obowiązującymi przepisami i procedurami przeprowadzania postępowań o zamówienia publiczne,
- prawidłowego funkcjonowania systemu kontroli wewnętrznej.
Metodyka przeprowadzenia kontroli
Zapoznano się ze specyfiką przyjętych rozwiązań organizacyjnych w zakresie prowadzenia spraw księgowych. Na podstawie zapisów dokonywanych na kontach księgowych ustalono poszczególne rodzaje wydatków budżetowych. Sprawdzono również czy istnieją dokumenty potwierdzające dokonanie określonych wydatków (faktury, rachunki, listy płac, raporty kasowe, itp.) oraz porównano je z wyciągami bankowymi. Sprawdzono także, czy poszczególne dokumenty zostały odpowiednio opisane, zadekretowane i poddane wstępnej kontroli oraz podpisane przez głównego księgowego i zaakceptowane do wypłaty przez dyrektora szkoły. Dane zawarte w rocznych sprawozdaniach budżetowych porównano z danymi wynikającymi z badanych dokumentów i ewidencji księgowej. Dokonano analizy poszczególnych wydatków pod kątem ich celowości i zgodności z planem finansowym. Sprawdzono również czy jednostka posiada zakładowy plan kont i opracowane na piśmie procedury kontroli finansowej, oraz czy procedury te są zgodne ze standardami Ministerstwa Finansów i dostosowane do specyfiki jednostki, a także w jaki sposób są realizowane w praktyce.
Kontrolą objęto również procedury związane z zamówieniami publicznymi, których wartość zamówienia nie przekroczyła 14.000 euro, oraz dotyczącymi najmu pomieszczeń szkoły instytucjom i organizacjom zewnętrznym. Zbadano ponadto dokumenty związane z funkcjonowaniem systemu kontroli wewnętrznej, pod kątem sprawnego, zgodnego z prawem jej działania.
Sprawy organizacyjne
Publiczna Szkoła Podstawowa nr 20 w Opolu funkcjonuje od dnia 1 września 1999 r., na podstawie Uchwały Nr X/150/99 Rady Miasta Opola załącznik nr 12 z dnia 27 maja 1999 r. nadano akt założycielski Publicznej Szkole Podstawowej nr 20 w Opolu (akta kontroli 08/30/I/1). Siedzibą szkoły jest nieruchomość zabudowana położona w Opolu przy ul. Grodzickiej 48, którą Zarząd Miasta Opola decyzją nr GN-7224c/8/98 z dnia 24.02.1998r. przekazał w trwały zarząd na czas nieoznaczony (akta kontroli 08/30/I/2-4).
Ponadto Zarząd Miasta Opola decyzją nr GNGiK-7224c/78/99/01 z dnia 20.03.2001 r. oddał w nieodpłatny zarząd na rzecz Publicznej Szkoły Podstawowej nr 20 w Opolu nieruchomość gruntową oznaczoną numerem działki 247/9, z karty mapy 6 obręb Kolonia Gosławicka o powierzchni 0,9317 ha, zapisaną w księdze wieczystej nr KW 61703 z przeznaczeniem pod budowę kompleksu sportowo rekreacyjnego (akta kontroli 08/30/I/5-6).
W okresie objętym kontrolą dyrektorem szkoły była pani Bożena Hebda-Kozłowska powołana na to stanowisko na okres od 1 września 2004 r. do 31 sierpnia 2009 r. (akta kontroli 08/30/I/7).
Dyrektor placówki posiada ponadto aktualne upoważnienie do występowania w imieniu Prezydenta Miasta Opola w zakresie zaciągania zobowiązań rzeczowych i finansowych wynikających zakresu działania Publicznej Szkoły Podstawowej nr 20 w Opolu w granicach odpowiadających potrzebom oraz możliwościom finansowym określonym w planie finansowym na dany rok (akta kontroli 08/30/I/8). Ważność upoważnienia wygasa z dniem 31 sierpnia 2009 r. tj. z dniem upłynięcia powołania na stanowisko dyrektora szkoły.
W kontrolowanym okresie stanowisko głównego księgowego pełniła pani (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) zatrudniona na podstawie umowy o pracę na czas określony z dnia 01 października 2004 r. w pełnym wymiarze czasu pracy (akta kontroli 08/30/I/9). Po wygaśnięciu okresu próbnego w dniu 31 grudnia 2004 r. dyrektor szkoły zwarł z panią (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) umowę o pracę na czas nieokreślony w pełnym wymiarze czasu pracy (akta kontroli 08/30/I/10).
W 2007 r. z budżetem gminy szkoła rozlicza się w dziale 801 rozdział 80101 (szkoła) i dziale 854 rozdział 85401 (świetlica).
Wydatki pokrywane są ze środków budżetowych Gminy, subwencji oświatowej oraz z dochodów własnych. Podstawą gospodarki finansowej jest roczny plan rzeczowo-finansowy.
W kontrolowanym okresie szkoła posiadała pięć rachunków bankowych założonych w Banku PKO BP S.A.:
§ 64 1020 3668 0000 5702 0160 0527 – rachunek Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,
§ 59 1020 3668 0000 5902 0160 0519 – rachunek Dochodów własnych,
§ 44 1020 3668 0000 5102 0159 4779 – rachunek Środków budżetowych,
§ 17 1020 3668 0000 5502 0160 0501 – rachunek Depozytowy,
§ 69 1020 3668 0000 5502 0160 0535 – rachunek programu Comenius
Szkoła posiada następujące wewnętrzne regulacje:
ü Statut PSP nr 20,
ü Regulamin wynagradzania,
ü Regulamin gospodarowania środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych,
ü Regulamin premiowania pracowników administracji i obsługi,
ü Regulamin dodatku motywacyjnego,
ü Regulamin przyznawania nagród z funduszu nagród dla nauczycieli,
ü Regulamin przyznawania dofinansowania na kształcenie i doskonalenie nauczycieli,
ü Regulamin funduszu zdrowotnego,
ü Regulamin przyznawania pomocy materialnej dla uczniów o charakterze motywacyjnym,
ü Zakładowy plan kont,
ü Instrukcja sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów księgowych,
ü Instrukcja inwentaryzacyjna,
ü Instrukcja kasowa,
ü Regulamin kontroli wewnętrznej,
ü Regulamin przeprowadzania kontroli finansowej,
ü Instrukcja w sprawie ochrony danych osobowych,
ü Instrukcja bezpieczeństwa pożarowego,
ü Regulamin oceniania pracy nauczycieli,
ü Regulamin przyznawani pomocy materialnej dla uczniów o charakterze motywacyjnym,
ü Regulamin naboru na wolne stanowiska urzędnicze,
ü Regulamin okresowych ocen kwalifikacyjnych,
ü Regulamin udzielania zamówień publicznych,
ü Regulamin udzielania pomocy materialnej o charakterze socjalnym dla uczniów,
ü Regulamin korzystania z obiektów sportowych,
ü Regulamin wycieczek szkolnych.
Spis wyżej wymienionych regulaminów i instrukcji obowiązujących w PSP nr 20 stanowi załącznik do protokołu kontroli (akta kontroli 08/30/I/11).
W okresie do 1 stycznia 2007 r. do 31 grudnia 2007 r. księgi rachunkowe w szkole prowadzone były ręcznie. Natomiast od 1 stycznia 2008 r. w oparciu o program komputerowy.
W trakcie prowadzonych czynności sprawdzających ustalono, że w 2007 roku w jednostce nie przeprowadzono inwentaryzacji majątku w formie spisu z natury. Ostatnią inwentaryzację w kontrolowane placówce przeprowadzono w 2004 r. (akta kontroli 08/30/I/12-15).
W związku z powyższym dyrektor szkoły złożył pisemne oświadczenie w którym stwierdził, że, zgodnie z instrukcją inwentaryzacyjną obowiązującą na terenie szkoły najbliższa inwentaryzacja zostanie przeprowadzona w październiku 2008 r. (akta kontroli 08/30/I/16).
Na dzień 01.01.2007 r. w jednostce kontrolowanej zatrudnionych było ogółem 56 osób na 50,42 etatach w tym 36 nauczycieli na 32.76 etatach.W administracji i obsłudze zatrudnionych było 20 osób na 17.75 etatach.
Natomiast na dzień 31.12.2007 r. w jednostce kontrolowanej zatrudnionych było ogółem 52 osoby na 30.02 etatach w tym 33 nauczycieli na 30,02 etatach.W administracji i obsłudze zatrudnionych było 19 osób na 17,75 etatach
Ponadto dokonano sprawdzenia stanu zatrudnienia na koniec pierwszego półrocza 2008 r. W trakcie prowadzonych czynności sprawdzających ustalono, że na dzień 30.06.2008 r. w jednostce kontrolowanej zatrudnionych było ogółem 50 osób na 45,78 etatach w tym 32 nauczycieli na 29,03 etatach. W administracji i obsłudze zatrudnionych było 18 osób na 16,75 etatach (akta kontroli 08/30/I/17-19).
Szczegółowo stan zatrudnienia na dzień 31.12.2007 r. przedstawiono w tabeli nr 1.
Tabela nr 1
|
Lp.
|
Stanowiska
|
Liczba etatów
|
Liczba osób
|
|
1
|
Nauczyciele
|
30,02
|
33
|
|
2
|
Administracja i obsługa
|
17,75
|
19
|
|
RAZEM
|
47,77
|
52
|
Strukturę zatrudnienia w przeliczeniu na liczbę osób zatrudnionych w PSP nr 20 przedstawiono na wykresie nr 1.
Wykres nr 1
Szczegółowo stan zatrudnienia na dzień 30.06.2008 r. przedstawiono w tabeli nr 2.
Tabela nr 2
|
Lp.
|
Stanowiska
|
Liczba etatów
|
Liczba osób
|
|
1
|
Nauczyciele
|
29,03
|
32
|
|
2
|
Administracja i obsługa
|
16,75
|
18
|
|
RAZEM
|
45,78
|
50
|
Strukturę zatrudnienia w przeliczeniu na liczbę osób zatrudnionych w PSP nr 20 przedstawiono na wykresie nr 2.
Wykres nr 2
W zakresie realizacji planu rzeczowo-finansowego
Dochody budżetowe w 2007 r.
W dniu 07.01.2008 r. jednostka kontrolowana złożyła w Urzędzie Miasta Opola sprawozdanie Rb–27S z wykonania planu dochodów budżetowych szkoły za rok 2007 (akta kontroli 08/30/II/135-155).
Ze sprawozdania wynika, że dochody w tym okresie wyniosły 10.095,60 zł. W trakcie kontroli ustalono, że wykazana w sprawozdaniu Rb-27S kwotę uzyskano ze złomowania zlikwidowanych grzejników. Powyższe środki zostały przekazane na rachunek bankowy Urzędu Miasta Opola w dniu 16.07.2007 r.
Wydatki budżetowe w 2007 r.
Z wyciągu bankowego wynika, że stan środków budżetowych na rachunku bankowym środków budżetowych na dzień 31.12.2007 r. wynosił – „0” (akta kontroli 08/30/II/155-170).
Szkoła
Z ewidencji księgowej Urzędu Miasta wynika, że łączna kwota środków finansowych przekazanych na działalność szkoły w 2007 r. wynosiła: 1.994.294,00 zł. Faktycznie wykorzystano kwotę 1.950.588,80 zł. Niewykorzystane środki w kwocie 43.705,20 zł zwrócono do Urzędu Miasta Opola w dniu 21.12.2007 r. (akta kontroli 08/30/II/1-8).
W dniu 07.01.2008 r. jednostka kontrolowana złożyła w Urzędzie Miasta Opola sprawozdanie Rb–28S z wykonania planu wydatków budżetowych na działalność szkoły za 2007 r. (akta kontroli 08/30/II/135-155). W wyniku kontroli ustalono, że łączna kwota wydatków wykazana w sprawozdaniu jest zgodna z łączną kwotą środków otrzymanych z Urzędu Miasta na działalność w 2007 r. Ze sporządzonego sprawozdania oraz z dokumentacji księgowej szkoły wynika, że dokonywane wydatki dotyczące szkoły zostały zaewidencjonowane w dwudziestu jeden paragrafach.
Ustalono, że największą pozycję wydatków budżetowych stanowiły wynagrodzenia (§ 4010, 4040, 4110, 4120). Łączna kwota tych wydatków wyniosła 1.610.922,00 zł. Wykazana w ewidencji łączna kwota jest zgodna z kwotą wydatków ujętą w sporządzonym sprawozdaniu budżetowym.
W wyniku kontroli ustalono, że w 2007 r. pracownikom oprócz wynagrodzeń miesięcznych wypłacono dodatkowo:
Ø nagrody jubileuszowe dla (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))zł,
Ø ekwiwalent za niewykorzystany urlop dla (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))zł,
Ø odprawy emerytalne dla (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))zł,
Ø odprawę (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))zł.
Zespół kontrolny poddał analizie dwadzieścia pięć wyciągów bankowych środków budżetowych za miesiące:
Ø styczeń 2008 - od nr 1 do nr 12,
Ø luty 2008 - od nr 13 do nr 25.
Ustalono, że wpływy na rachunek bankowy stanowiły wyłącznie środki przekazane przez Urząd Miasta Opola oraz skapitalizowane odsetki, natomiast z rachunku przelewane były środki na wynagrodzenia, potrącenia oraz pochodne od wynagrodzeń, odpisy na ZFŚS oraz zapłaty za zakupione usługi i materiały.
Zespół kontrolny sprawdził prawidłowość sporządzania list płac w 2007 r. Ustalono, że są one sporządzane odrębnie dla pracowników administracji i obsługi oraz nauczycieli.
Listy płac są sporządzane przy pomocy programu firmy Progman, zawierają okres za jaki dokonano wypłaty, łączną kwotę do wypłaty, nazwisko i imię pracownika, wynagrodzenie brutto każdej osoby z wyszczególnieniem wszystkich składników wynagrodzeń. Listy płac są podpisane przez samodzielnego referenta ds. płac, sekretarza szkoły wykonującego czynności kadrowe, głównego księgowego oraz dyrektora jednostki.
Wypłaty wynagrodzeń są dokonywane dla wszystkich pracowników bezpośrednio na rachunki oszczędnościowo-rozliczeniowe. Przelewy na rachunki bankowe są dokonywane na podstawie pisemnych oświadczeń pracowników potwierdzonych własnoręcznym podpisem.
Ustalono, iż nauczyciele zatrudnieni w szkole otrzymywali wynagrodzenie w pierwszym dniu roboczym miesiąca, natomiast pracownicy administracyjni oraz obsługa otrzymywali wynagrodzenia na koniec miesiąca.
Ponadto strona kontrolująca sprawdziła prawidłowość naliczania płac dla pięciu pracowników obsługi wykazanych w tabeli nr 3
Tabela nr 3
|
Lp.
|
Imię i nazwisko
Stanowisko
|
Kategoria zaszeregowania wg angażu
|
Kategoria zaszeregowania wg Rozporządzenia*
|
Liczba punktów wg angażu
|
Liczba punktów wg Rozporządzenia*
|
Wymiar etatu
|
|
1
|
(akta kontroli 08/30/II/54-59)
|
XX
|
XVI-XX
|
344
|
341-365
|
1
|
|
2
|
XIII
|
XIII-XV
|
219
|
201-260
|
1
|
|
3
|
XII
|
VIII-XIV
|
183
|
111-240
|
0,75
|
|
4
|
XIV
|
VIII-XIV
|
230
|
111-240
|
0,75
|
|
5
|
II
|
I-V
|
32
|
Najniższe wynagrodzenie zasadnicze - 80
|
1
|
* Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 146 poz. 1222 z późn. zm.)
Podczas czynności kontrolnych sprawdzono, czy stawki poszczególnych składników wynagrodzeń zostały przyznane zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. Nieprawidłowości w tym zakresie nie stwierdzono.
Strona kontrolująca dokonała również analizy wynagrodzeń i przelewów pięciu pracowników szkoły za okres od stycznia do marca 2008 r.:
- dyrekcja (1 osoba),
- administracja (4 osoby).
Badanie polegało na porównaniu naliczonych wynagrodzeń z indywidualnych kartotek wynagrodzeń ze sporządzonymi listami płac. Następnie porównano wynagrodzenia „do wypłaty” z listy płac z dokonanymi przelewami. W badaniu zastosowano technikę porównania bieżącej informacji z analogiczną informacją z poprzedniego okresu. Zestawienie skontrolowanych wynagrodzeń przedstawiono w tabeli nr 4.
Tabela nr 4
|
Lp.
|
Imię i nazwisko
|
01/2008
|
02/2008
|
03/2008
|
|
1
|
(akta kontroli Nr 08/30/II/45-53)
|
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))
|
|
2
|
|
3
|
|
4
|
|
5
|
W trakcie badania stwierdzono, iż wszystkie kwoty wykazane w indywidualnych kartotekach wynagrodzeń były zgodne z kwotami na sporządzonych listach płac. Po analizie porównawczej stwierdzono, iż zachodzi pełna zgodność pomiędzy danymi zawartymi w listach płac z danymi z wyciągów bankowych.
Ponadto kontroli poddano dokumentację księgową dotyczącą wydatków dwóch paragrafów: 4210 – zakup materiałów i wyposażenia oraz 4300 - zakup usług pozostałych.
Rozdział 80101 § 4210 – Zakup materiałów i wyposażenia
Wydatki ogółem wyniosły 43.533,29 zł. Dotyczyły one głównie materiałów remontowych, artykułów biurowych, środków czystości oraz oświetlenia. Wykazana w ewidencji łączna kwota jest zgodna z kwotą wydatków ujętą w sporządzonym sprawozdaniu Rb-28S.
Rozdział 80101 § 4300 – Zakup usług pozostałych
Wydatki ogółem wyniosły 16.700,73 zł. Wydatki dotyczyły m.in. prowizji bankowych, opłat pocztowych i kurierskich oraz usług transportowych i BHP. Ponadto stwierdzono, że w paragrafie tym zostały nieprawidłowo zaewidencjonowane wydatki dotyczące naprawy sprzętu RTV, kserokopiarki oraz sprzętu elektrycznego. Ponadto w ww. paragrafie nieprawidłowo zaewidencjonowano wydatki poniesione na szkolenia. Wykazana w ewidencji łączna kwota jest zgodna z kwotą wydatków ujętą w sporządzonym sprawozdaniu Rb-28S.
Świetlica
Z ewidencji księgowej Urzędu Miasta wynika, że łączna kwota środków finansowych przekazanych na działalność szkolnej świetlicy w 2007 r. wynosiła: 165.950,00 zł. Faktycznie wykorzystano kwotę 160.728,11 zł. Niewykorzystane środki w kwocie 5.221,89 zł zwrócono do Urzędu Miasta Opola w dniu 21.12.2007 r. (akta kontroli 08/30/II/1-8).
W dniu 07.01.2008 r. jednostka kontrolowana złożyła w Urzędzie Miasta Opola sprawozdanie Rb–28S z wykonania planu wydatków budżetowych z działalności świetlicy za 2007 r. (akta kontroli 08/30/II/135-155). W wyniku kontroli ustalono, że łączna kwota wydatków wykazana w sprawozdaniu jest zgodna z łączną kwotą środków otrzymanych z Urzędu Miasta na działalność w 2007 r. Ze sporządzonego sprawozdania oraz z dokumentacji księgowej wynika, że dokonywane wydatki dotyczące świetlicy zostały zaewidencjonowane w dziewięciu paragrafach.
Ustalono, że największą pozycję wydatków budżetowych stanowiły wynagrodzenia (§ 4010, 4040, 4110, 4120). Łączna kwota tych wydatków wyniosła 140.901,48 zł. Wykazana w ewidencji łączna kwota jest zgodna z kwotą wydatków ujętą w sporządzonym sprawozdaniu budżetowym.
Gospodarowanie dochodami własnymi w 2007 r.
Źródła dochodów własnych oraz sposób ich przeznaczenia określone zostały w uchwale nr XLIV/456/05 Rady Miasta Opola z dnia 17 marca 2005 r. w sprawie tworzenia i gospodarowania dochodami własnymi w jednostkach budżetowych miasta Opola z późniejszymi zmianami. Podstawą gospodarowania dochodami własnymi jest roczny plan sporządzony przez dyrektora jednostki określający przychody i rozchody w układzie paragrafów klasyfikacji budżetowej.
Z wyciągu bankowego wynika, że stan środków dochodów własnych na rachunku bankowym na dzień:
- 01.01.2007 r. wynosił 17.661,62 zł (akta kontroli 08/30/II/185-188).
- 31.12.2007 r. wynosił 8.676,15 zł (akta kontroli 08/30/II/185-188).
Salda z wyciągów bankowych są zgodne ze sprawozdaniem RB-34 za 2007 r.
Ustalono, że w kontrolowanej szkole środki dochodów własnych były gromadzone na wyodrębnionym rachunku bankowym. Ze sporządzonego przez jednostkę sprawozdania Rb-34 wynika, że wykonanie przychodów dochodów własnych w 2007 r. wyniosło ogółem 42.339,65 zł (akta kontroli 08/30/II/189-208). Na kwotę tę składają się:
Ø środki pieniężne na początek roku sprawozdawczego – 17.661,62 zł,
Ø przychody – 24.678,03 zł.
Powyższe przychody uzyskano w trzech paragrafach tj.:
Ø paragraf 083 „Wpływy z usług” - kwota 17.020,25 zł,
Ø paragraf 092 „Pozostałe odsetki” - kwota 765,78 zł,
Ø Paragraf 096 „Otrzymane spadki, zapisy i darowizny w postaci pieniężnej” – 6.892,00 zł.
Zespół kontrolny ustalił, że nieprawidłowo klasyfikowano dochody uzyskane z najmu pomieszczeń szkolnych.
W wyniku kontroli ustalono, że na przychody składały się m.in.:
Ø odsetki od środków zgromadzonych na rachunku bankowym,
Ø darowizny,
Ø opłaty z tytułu najmu pomieszczeń.
Wydatki dochodów własnych w 2007 r.
Ze sporządzonego przez jednostkę kontrolowaną sprawozdania Rb-34 (akta kontroli 08/30/II/189-208) wynika, że wydatki w ramach dochodów własnych w 2007 r. wyniosły ogółem 33.663,50 zł. Wydatki te zaewidencjonowano w ośmiu paragrafach. W wyniku przeprowadzonej analizy wyżej wymienionego sprawozdania kontroli poddano dokumentację księgową dotyczącą wydatków dwóch paragrafów.
Rozdział 80101 § 4210 – Zakup materiałów i wyposażenia
Wydatki ogółem wyniosły 19.727,86 zł. Dotyczyły one głównie zakupu artykułów biurowych, materiałów remontowych i budowlanych oraz mebli. Wykazana w ewidencji łączna kwota jest zgodna z kwotą wydatków ujętą w sporządzonym sprawozdaniu Rb-34.
Rozdział 80101 § 4300 – Zakup usług pozostałych
Wydatki ogółem wyniosły 7.396,66 zł. Wydatki dotyczyły m.in. prowizji bankowych, opłat pocztowych i kurierskich, dzierżawy dystrybutora wody oraz drobnych usług remontowych. Wykazana w ewidencji łączna kwota jest zgodna z kwotą wydatków ujętą w sporządzonym sprawozdaniu Rb-34.
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych
Z wyciągu bankowego wynika, że stan początkowy środków pieniężnych na dzień 01.01.2007 r. wynosił 10.045,41 zł (akta kontroli 08/30/II/227-233). Stan ten jest zgodny z saldem początkowym konta 135 – rachunek ZFŚS (akta kontroli 08/30/II/233).
W 2007 r. w kontrolowanej szkole dokonano odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych na łączną kwotę 80.600,00 zł. Środki budżetowe zostały przekazane na rachunek bankowy ZFŚS w dniach:
Ø 29.01.2007 r. – 6.400,00 zł,
Ø 20.02.2007 r. – 6.400,00 zł,
Ø 20.03.2007 r. – 6.400,00 zł,
Ø 19.04.2007 r. – 6.400,00 zł,
Ø 17.05.2007 r. – 31.475,00 zł,
Ø 19.09.2007 r. – 19.025,00 zł,
RAZEM 76.100,00 zł
Ø 19.10.2007 r. – 4.500,00 zł (korekta)
Zasady tworzenia i udzielania świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych dla pracowników szkoły określił dyrektor w Regulaminie gospodarowania środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w Publicznej Szkole Podstawowej nr 20. Regulamin określa m.in. osoby uprawnione do korzystania ze środków funduszu, przeznaczenie środków oraz zasady i warunki przyznawania świadczeń socjalnych. Sposob i przyznawanie świadczeń osobom uprawnionym uzgadniany był z działającą stałą komisją ZFŚS składającą się z pracownika pedagogicznego, pracownika administracyjnego, pracownika obsługi oraz przedstawiciela zakładowej organizacji związkowej. Wstępnej kwalifikacji wniosków o przyznanie pomocy socjalnej dokonuje komisja socjalna. Komisja sporządza każdorazowo z posiedzenia protokół, który zatwierdza dyrektor. Działalność socjalna prowadzona jest na podstawie zatwierdzonego rocznego planu dochodów i wydatków. Środki funduszu gromadzone są na odrębnym rachunku bankowym. Niewykorzystane środki w danym roku kalendarzowym przechodzą na rok następny.
W wyniku kontroli ustalono, że na rachunek bankowy oprócz środków przeniesionych z poprzedniego roku, odpisów i odsetek od zgromadzonych środków, wpływały także spłaty pożyczek mieszkaniowych oraz odpis dla emerytów przekazany z Urzędu Miasta. Wpływów z innych źródeł nie stwierdzono.
Z analizy zapisów dokonanych na koncie 135 (strona Ma) wynika, że zaewidencjonowane wydatki w kontrolowanym okresie dotyczyły:
Ø dofinansowania do wypoczynku pracowników oraz emerytów,
Ø dofinansowania do wypoczynku dzieci,
Ø pożyczek mieszkaniowych,
Ø zapomóg,
Ø świadczeń socjalnych (akta kontroli 08/30/II/233-240).
Saldo konta 135 na dzień 31.12.2007 r. wynosiło 32.756,07 zł i było zgodne z wyciągiem bankowym (akta kontroli Nr 08/30/II/227-232).
W zakresie pozostałych spraw finansowo – księgowych
Dokumenty księgowe
Podczas kontroli ustalono, że dokumenty księgowe przechowywane są w segregatorach. Poukładane są w sposób chronologiczny. Zbadana dokumentacja prowadzona jest starannie. Dostęp do niej osobom niepowołanym jest ograniczony.
Zespół kontrolny, na podstawie kartoteki finansowej konta 130 – rachunek bankowy środków budżetowych - szkoła za okres od stycznia do czerwca 2008 r., dokonał wyboru osiemnastu dokumentów księgowych, na podstawie których dokonano wydatku powyżej 500 zł (z wyłączeniem wydatków dotyczących zakupu energii, gazu oraz wody). Sprawdzono sposób opisywania faktur oraz rachunków pod względem formalnym, rachunkowym, merytorycznym oraz zatwierdzania do wypłaty przez dyrektora jednostki. W tabeli nr 5 przedstawiono dokumenty poddane szczegółowej kontroli.
Tabela nr 5
|
Lp.
|
nr faktury
|
tytułem
|
kwota
|
data przelewu
|
|
1
|
Certyfikat nr 59
|
Polisa PZU
|
1 042,00
|
24/01/2008
|
|
2
|
1/2008
|
Naprawa palnika w kotłowni
|
732,00
|
28/01/2008
|
|
3
|
1SKLFA/00250/01/08
|
Komputer
|
2 415,60
|
31/01/2008
|
|
4
|
N/1235/2008
|
Środki czystości
|
1 293,66
|
12/02/2008
|
|
5
|
2162345711
|
Artykuły biurowe
|
530,70
|
28/02/2008
|
|
6
|
42/2008
|
Usługi kominiarskie
|
858,88
|
06/03/2008
|
|
7
|
03/03/2008
|
Prace budowlane
|
16 266,00
|
07/03/2008
|
|
8
|
02/02/2008
|
Wymiana opraw jarzeniowych
|
777,46
|
07/03/2008
|
|
9
|
16100356
|
Nadzór UDT
|
1 127,45
|
17/03/2008
|
|
10
|
2162394812
|
Materiały biurowe
|
647,03
|
07/04/2008
|
|
11
|
49/08/2004
|
Przegląd techniczny
|
524,60
|
24/04/2008
|
|
12
|
238/2008
|
Seminarium
|
1 250,00
|
07/05/2008
|
|
13
|
FKA08208187/005
|
Telekomunikacja
|
587,95
|
23/05/2008
|
|
14
|
N/5286/2008
|
Środki czystości
|
1 544,24
|
09/06/2008
|
|
15
|
przedpłata II rata
|
Seminarium
|
2 120,00
|
13/06/2008
|
|
16
|
2008/05/009460/SP/1
|
Montaż czujników
|
512,40
|
13/06/2008
|
|
17
|
10/08/06
|
Naprawa urządzeń zabawowych
|
3 246,05
|
16/06/2008
|
|
18
|
FKA08208187/P/005
|
Telekomunikacja
|
518,26
|
27/06/2008
|
W trakcie powyższego badania zespół kontrolny ustalił, że wszystkie skontrolowane dokumenty były sprawdzone pod względem merytorycznym, rachunkowym i formalnym. Wszystkie faktury posiadały dekretację oraz wskazanie odpowiedniego paragrafu klasyfikacji budżetowej.
Gospodarka kasowa
Podczas kontroli ustalono, że gotówka z banku pobierana jest na wydatki niezbędne do bieżącej działalności szkoły. Zgodnie z Instrukcją kasową w jednostce ustalono zapas gotówki w kasie odpowiednio dla środków:
- budżetowych – 1.000,00 zł,
- dochodów własnych – 2.000,00 zł,
- zakładowego funduszu świadczeń socjalnych – 1.000,00 zł.
Szczegółowej kontroli poddano raporty kasowe nr 1 sporządzony w styczniu 2008 r. Ustalono, że w dniu 16.01.2008 r. została pobrana zaliczka w wysokości 900,00 zł (KP nr 935). Została ona rozliczona sześcioma fakturami.
Ø materiały budowlane – 35,96 zł,
Ø taśma samoprzylepna – 83,66 zł,
Ø akcesoria komputerowe – 350,02 zł,
Ø przedłużacz – 16,14 zł,
Ø akcesoria komputerowe – 49,98 zł,
Ø znaczki pocztowe – 25,60 zł
RAZEM 561,36 zł
Stan kasy po zamknięciu raportu na koniec miesiąca wynosił 338,64 zł.
W wyniku przeprowadzonej analizy stwierdzono co następuje:
Ø do raportu kasowego dołączone były dowody źródłowe tj.: faktury i rachunki oraz potwierdzenie wypłaty z rachunku bankowego;
Ø dowody księgowe zawierały stwierdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach (dekretacja) oraz podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania;
Ø faktury i rachunki opisane były pod względem celowości zakupu, podpisane pod względem formalnym, rachunkowym, zatwierdzone do wypłaty.
Postępowania dotyczące zamówień publicznych
W wyniku przeprowadzonych czynności kontrolnych ustalono, że na przestrzeni 2007 r. w jednostce przeprowadzono cztery postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Analiza przedłożonych dokumentów źródłowych ujawniła, że wartość zamówienia nie przekroczyła kwoty 14.000 euro.
W trakcie prowadzonych czynności sprawdzających ustalono, że procedura dotycząca zamówień publicznych w kontrolowanej placówce wprowadzona została zarządzeniem nr 6a/07/08 Dyrektora Publicznej Szkoły Podstawowej nr 20 i obowiązuje od dnia 14.12.2007 r. (akta kontroli 08/30/III/1-6).
Wyniki przeprowadzonych czynności kontrolnych dotyczących postępowania o zamówienie publiczne w 2007 r. obrazuje poniższa tabela nr 5
Tabela nr 6
|
Lp.
|
Przedmiot
zamówienia
|
Data zatwierdzenia wniosku do realizacji
|
Wartość zamówienia w PLN netto
|
Wykonawca
|
Zgodność
z
procedurą
|
Uwagi
|
|
1
|
Adaptacja sali dydaktycznej
na pracownię komputerową
|
brak
|
27.472,56 zł
|
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))
|
TAK
|
Procedura wyłonienia wykonawcy została wszczęta
przed 14.12.2007 r. tj. przed wejściem
w życie
Procedury udzielania
zamówień
publicznych do 14.000
euro.
Brak daty zatwierdzenia wniosku do realizacji na protokole zamówienia publicznego
(akta kontroli nr
08/30/III/7-10)
|
|
2
|
Wymiana instalacji oświetleniowej
w pokoju nauczycielskim
oraz w sekretariacie
|
brak
|
5.162,,49 zł
|
TAK
|
Procedura wyłonienia wykonawcy została wszczęta
przed 14.12.2007 r. tj. przed wejściem
w życie
Procedury udzielania
zamówień
publicznych do 14.000
euro.
Brak daty zatwierdzenia wniosku do realizacji na protokole zamówienia publicznego
(akta kontroli nr
08/30/III/11-17)
|
|
3
|
Roboty malarskie i murarskie
|
brak
|
29.465,88 zł
|
Tak
|
Procedura wyłonienia wykonawcy została wszczęta
przed 14.12.2007 r. tj. przed wejściem
w życie
Procedury udzielania
zamówień
publicznych do 14.000
euro.
Brak daty zatwierdzenia wniosku do realizacji na protokole zamówienia publicznego
(akta kontroli 08/30/III/18-21)
|
|
4
|
Remont sanitariatów uczniowskich na poziomie
piwnicy
|
brak
|
13.300,0 zł
|
Tak
|
Procedura wyłonienia wykonawcy została przeprowadzona zgodnie z zarządzeniem nr 6a/07/08 z dnia 14.12.2007 r.
w sprawie udzielania
zamówienia
publicznych do 14.000
euro.
Brak daty zatwierdzenia wniosku do realizacji na protokole zamówienia publicznego
(akta kontroli 08/30/III/22-25)
|
Zbadana w trakcie prowadzonych czynności sprawdzających dokumentacja przetargowa nie budzi zastrzeżeń zespołu kontrolnego. Wszystkie prowadzone w tym zakresie czynności przez komisję przetargową odbywały się zgodnie z zapisami procedury zamówień publicznych do 14.000 euro. Wątpliwości kontrolujących budzi natomiast fakt braku umieszczenia w procedurze jasnego zapisu dotyczącego kto dokonuje wyboru oferty tzn. czy jest to dyrektor placówki czy powołana przez niego komisja.
W celu dokumentowania wyników przeprowadzonych postępowań o zamówienia publiczne w placówce prowadzony jest odpowiedni rejestr (akta kontroli 08/30/III/26-27).
Wynajem pomieszczeń szkoły w okresie 2007 r.
Badaniu poddano dokumentację dotyczącą wynajmu pomieszczeń szkoły i uzyskiwanych z tego tytułu dochodów w okresie od 1 stycznia 2007 r. do 30 czerwca 2008 r.
W wyniku przeprowadzonych w tym zakresie czynności kontrolnych ustalono, że w wyżej wymienionym okresie jednostka posiadała 12 obowiązujących umów na najem pomieszczeń szkolnych (akta kontroli 08/30/III/28-79).
Dziesięć spośród dwunastu zawartych umów z podmiotami zewnętrznymi dotyczyło wynajmu sali gimnastycznej na zajęcia sportowo rekreacyjne oraz zajęcia szkółki piłkarskiej i tenisowej. Pozostałe dwie umowy dotyczą najmu korytarza pod kiosk spożywczy, w którym prowadzona jest działalność handlowa oraz najmu kuchni i pomieszczeń przyległych wraz ze stołówką w celach gastronomicznych. Zawarte umowy posiadają podpisy osób wynajmujących oraz najemcy.
W trakcie prowadzonych czynności sprawdzających stwierdzono, że kontrolowana jednostka posiada wewnętrzne uregulowania ( w formie zarządzenia wewnętrznego dyrektora placówki) dotyczące naliczania wysokości stawek za najem pomieszczeń szkolnych, oraz rejestru dokumentującego zawarte umowy.
System kontroli wewnętrznej
Celem przeprowadzonego badania było ustalenie w jaki sposób funkcjonuje w kontrolowanej jednostce system kontroli wewnętrznej. Badania skuteczności systemu dokonano w oparciu o standardy szczegółowe INTOSAI (Międzynarodowej Organizacji Najwyższych Organów Kontroli i Audytu), przyjęte i rekomendowane przez NIK i Ministerstwo Finansów, zawierające określone warunki skuteczności systemu kontroli wewnętrznej. Tabela nr 7 przedstawia ocenę realizacji standardów kontroli wewnętrznej w Publicznej Szkole Podstawowej nr 20.
Tabela nr 7
|
Lp.
|
Czynność
|
Standard
|
Stan ustalony w PSP nr 20
|
|
1
|
DOKUMENTACJA
|
Struktura kontroli wewnętrznej oraz wszelkie operacje i znaczące zdarzenia powinny być dokładnie udokumentowane, a dokumentacja powinna być natychmiast dostępna, jeżeli zachodzi potrzeba sprawdzenia.
|
Zbadana dokumentacja prowadzona jest starannie i chronologicznie. Operacje finansowe są rzetelnie udokumentowane. Sposób przechowywania umożliwia szybkie odszukanie wszystkich dokumentów.
|
|
2
|
BEZZWŁOCZNE
I PRAWIDŁOWE REJESTROWANIE OPERACJI I ZDARZEŃ
|
Operacje i znaczące zdarzenia powinny być niezwłocznie rejestrowane i prawidłowo sklasyfikowane.
|
Zdarzenia księgowe księgowane są na bieżąco i w sposób chronologiczny. Nie stwierdzono przypadków błędnego klasyfikowania operacji.
|
|
3
|
AUTORYZACJA
|
Operacje i znaczące zdarzenia powinny podlegać autoryzacji oraz być wykonywane tylko przez osoby dysponujące odpowiednimi uprawnieniami.
|
Wszystkie dokumenty będące podstawą przeprowadzenia operacji, posiadają podpisy osób upoważnionych. Upoważnienia znajdują się w aktach osobowych pracowników.
|
|
4
|
PODZIAŁ OBOWIĄZKÓW
|
Kluczowe obowiązki i odpowiedzialność za udzielanie upoważnień, realizowanie, rejestrowanie oraz sprawdzanie operacji i zdarzeń powinny być podzielone między różne osoby.
|
W jednostce jest właściwy podział obowiązków. Upoważnienia do podpisywania dokumentów finansowych ustalono w prawidłowy sposób.
|
|
5
|
NADZÓR
|
Należy zapewnić kompetentny nadzór dla upewnienia się, że cele są realizowane.
|
W badanych obszarach związanych z operacjami finansowymi istnieje prawidłowy nadzór ze strony dyrekcji.
Przelewy bankowe dokonywane są wyłącznie po zatwierdzeniu przez
dyrekcję.
|
|
6
|
DOSTĘP DO ZASOBÓW I DOKUMENTÓW ORAZ ODPOWIEDZIALNOŚĆ
ZA NIE
|
Dostęp do zasobów i akt powinien być ograniczony tylko do osób upoważnionych, które są odpowiedzialne za dozór nad nimi lub ich wykorzystanie.
|
Badana dokumentacja znajduje się na terenie jednostki w pokoju głównej księgowej. Dostęp do dokumentów osobom niepowołanym jest ograniczony.
Zasoby komputerowe chronione są indywidualnymi hasłami dostępu.
|
W powyższym zakresie nie stwierdzono nieprawidłowości.
Protokół niniejszy sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden egzemplarz obustronnie podpisany doręczono dyrektorowi szkoły.
Zgodnie z § 39 ust.1 Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola stanowiącego załącznik do zarządzenia nr OR.II-0152/18/2003 Prezydenta Miasta Opola z dnia 9 czerwca 2003 r. w sprawie Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola zmienionego zarządzeniem nr OR.I-152-32/2004 Prezydenta Miasta Opola z dnia 24.08.2004 r. w sprawie zmiany Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola, zarządzeniem nr OR.I-0152-42/2004 Prezydenta Miasta Opola z dnia 29.10.2004 r., oraz zarządzeniem nr OR.I-0152/218/2008 z dnia 14.04.2008 r. w sprawie zmiany Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola kierownik jednostki kontrolowanej ma prawo pisemnie, w terminie 7 dni roboczych od daty doręczenia protokołu kontroli, zgłosić kierownikowi zespołu kontrolnego umotywowane zastrzeżenia do ustaleń zawartych w protokole.
|
Jednostka kontrolowana
W dniu dzisiejszym otrzymałem/am egzemplarz protokołu.
(podpisy)
Data: ........................
|
Zespół kontrolny
(podpisy)
Data:…………….
|
Podpis Głównego Specjalisty:
Podpis Naczelnika Wydziału:
|
Ewentualne przyczyny odmowy podpisania protokołu:
.................................................................................................................
.................................................................................................................
.................................................................................................................
.................................................................................................................
|
2009-01-14 10:02:39 - Wnioski pokontrolne (54.00 kB)
