KW/I/1711/00001/14
|
Opole, 23 kwietnia 2014 r.
|
|
PROTOKÓŁ KONTROLI NR 11/14
|
|
Jednostka kontrolowana
|
Ogród Zoologiczny w Opolu
ul. Spacerowa 4
|
|
Nazwa organu sprawującego nadzór
|
Prezydent Miasta Opola
|
|
Termin przeprowadzenia kontroli
|
Od 17.03.2014 r. do 30.04.2014 r.
|
|
Imię i nazwisko przeprowadzającego kontrolę oraz stanowisko
|
Wiesław Pałczyński – inspektor w Wydziale Kontroli Wewnętrznej
Tadeusz Lech - główny specjalista Wydziale Kontroli Wewnętrznej
|
|
Przedmiot kontroli
|
Prawidłowość gospodarowania ZFŚS i gospodarki kasowej za 2013 r. oraz prowadzenie edukacji w ramach statutowych zadań własnych
|
|
Okres objęty kontrolą
|
2013 r.
|
|
Imię i nazwisko kierownika kontrolowanej jednostki – stanowisko służbowe
|
Lesław Sobieraj – dyrektor Ogrodu Zoologicznego
|
|
Wyjaśnień w czasie kontroli udzielali:
|
Lesław Sobieraj - dyrektor
(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.)- gł. księgowa
(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.)- specjalista do spraw osobowych i organizacyjnych
(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.)- starsza księgowa
(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.)- główny specjalista do spraw hodowlano-dydaktycznych
(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.)– starszy referent Działu Gospodarczego
|
Podstawy prawne:
- Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późniejszymi zmianami).
- Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. Nr 76, poz. 694 z późniejszymi zmianami).
- Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 z późniejszymi zmianami).
- Komunikat Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych.
- Uchwała nr LXIV/730/06 Rady Miasta Opola z dnia 25 maja 2006 r w sprawie Statutu Ogrodu Zoologicznego w Opolu.
Cel kontroli
Celem kontroli było sprawdzenie prawidłowości:
- gospodarowania ZFŚS,
prowadzenia gospodarki kasowej,
- gospodarowania drukami ścisłego zarachowania.
Ponadto celem kontroli było sprawdzenie realizacji zadań statutowych w zakresie prowadzenia edukacji.
Metodyka przeprowadzenia kontroli
w zakresie prawidłowości gospodarowania środkami ZFŚS
Zapoznano się z organizacją gospodarki środkami ZFŚS oraz z Regulaminem Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Sprawdzono prawidłowość poszczególnych zapisów regulaminu pod kątem ich zgodności z ustawą o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.
Na podstawie ewidencji księgowej (konto135, strona Wn) oraz wyciągów bankowych ustalono źródła i kwoty wszystkich wpływów środków pieniężnych na rachunek funduszu socjalnego. Sprawdzono prawidłowość dokonywania odpisów i terminowość ich przekazywania na rachunek bankowy.
Na podstawie ewidencji księgowej ustalono rodzaje i kwoty poszczególnych wydatków z funduszu (konto135, strona Ma).
Sprawdzono oryginały dokumentów stanowiących podstawę danego rodzaju świadczenia lub innego wydatku oraz porównano je z ewidencją księgową i z przelewami bankowymi.
Dokonano analizy dokumentacji księgowej i innej dotyczącej przyznanych świadczeń pod kątem ich zgodności z Regulaminem i ustawą, w tym w szczególności w zakresie:
- wymaganej dokumentacji,
- czy dokumenty zostały zatwierdzone do wypłaty i podpisane przez upoważnione osoby,
- kwoty przyznanego świadczenia,
- podpisów kierownika jednostki,
- zgodności przyznanego świadczenia z kwotą wypłaconą i z ewidencją księgową,
- zgodności z przyjętym kryterium,
- zgodności zapisów na koncie 135 Rachunek „ZFŚS” z wyciągiem bankowym.
w zakresie prowadzenia gospodarki kasowej
Zapoznano się z organizacją gospodarki kasowej. Sprawdzono czy jest wyznaczona osoba odpowiedzialna za prowadzenie kasy i czy złożyła ona oświadczenie o odpowiedzialności materialnej. Ustalono sposób przechowywania gotówki i sprawdzono czy jest zapewniona należyta ochrona wartości pieniężnych przed zniszczeniem, utratą lub zaginięciem.
Sprawdzono czy jednostka posiada opracowane przepisy wewnętrzne regulujące gospodarkę kasową i gospodarkę drukami ścisłego zarachowania oraz czy przepisy te w praktyce są przestrzegane. W szczególności sprawdzono:
- częstotliwość sporządzania raportów kasowych,
- terminy sporządzania raportów kasowych i przekazywania ich do księgowania,
- ciągłość sald między kolejnymi raportami kasowymi,
- czy środki pieniężne odprowadzane są na rachunek bankowy lub wpłacane do kasy w tym samym dniu,
- na podstawie jakich dowodów źródłowych dokonywane są wpłaty i wypłaty gotówki,
- zgodność zapisów na raportach z ewidencją księgową i dowodami źródłowymi,
- częstotliwość doraźnych kontroli stanu gotówki w kasie przez głównego księgowego,
- zgodność na koniec danego okresu sprawozdawczego zapisów na koncie 101 „Kasa” z saldem raportów kasowych,
- zgodność ze stanem ewidencyjnym stanu gotówki w kasie w dniu kontroli,
- czy na koniec roku sporządzono inwentaryzację środków pieniężnych,
- czy pobraną z banku lub kasy gotówkę każdorazowo księgowano na koncie środki pieniężne w drodze.
Ponadto dokonano kontroli gotówki w kasie.
W zakresie prowadzenia edukacji w ramach statutowych zadań własnych
Zapoznano się z procedurą oraz dokumentacją dotyczącą organizacji i prowadzenia edukacji. Dane wykazane w informacji opisowej porównano z prowadzoną dokumentacją. Pobrano wyjaśnienia od pracowników merytorycznych. Pobrano wydruki z ewidencji księgowej dotyczącej wydatków związanych z prowadzeniem edukacji.
Kryteria
1. Zgodnie z art. 1 ust 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych - ustawa określa zasady tworzenia przez pracodawców zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, zwanego dalej „Funduszem”, i zasady gospodarowania środkami tego Funduszu, przeznaczonego na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z Funduszu, na dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych oraz na tworzenie zakładowych żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli oraz innych form wychowania przed-szkolnego.
2. Zgodnie z art. 2 pkt. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych - działalność socjalna to usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową.
3. Zgodnie z art. 8 ust. 1 i 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych:
- przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu.
- zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu, z uwzględnieniem ust. 1, oraz zasady przeznaczania środków Funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie ustalanym zgodnie z art. 27 ust. 1 albo z art. 30 ust. 5 ustawy o związkach zawodowych.
4. Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych - środki Funduszu są gromadzone na odrębnym rachunku bankowym.
5. Zgodnie z art. 10 ustawy o rachunkowości - Jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości.
- Zgodnie z § 3 pkt 6 Statutu Ogrodu Zoologicznego w Opolu – Ogród prowadzi działalność podstawową w zakresie edukacji przyrodniczej i ekologicznej.
USTALENIA KONTROLI
Ogród Zoologiczny w Opolu – zlokalizowany jest na Wyspie Bolko, zajmując powierzchnię 20 ha. Znajduje się w nim ponad 1000 zwierząt reprezentujących 227 gatunków (89 gatunków ptaków, 73 gatunki ssaków, 43 gatunki bezkręgowców, po 11 gatunków gadów i płazów, w tym goryle nizinne oraz uchatki kalifornijskie).
Początki ogrodu sięgają 1912 roku, kiedy to na wyspie, gdy powstawał park, odgrodzono część terenu, na którym stworzono prywatny idylliczny obszar dla saren, pawi, bażantów i innych zwierząt, których widok miał służyć uciesze przechadzających się mieszkańców.
W roku 1952 zawiązuje się Komitet Odbudowy Zwierzyńca. Ten etap zakończono ponownym otwarciem ogrodu zoologicznego w lipcu 1953 roku - obecnie drugiego pod względem wielkości na Górnym Śląsku (po chorzowskim zoo, otwartym w 1954). Powódź tysiąclecia w 1997 zniszczyła ZOO w bardzo dużym stopniu. Od 1998 roku rozpoczęto powolną odbudowę, która trwa do dzisiaj. Większość budynków na terenie zoo została wybudowana w ostatnich latach, co czyni opolskie zoo jednym z najnowocześniejszych w Polsce.
Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych
Zgodnie z ustawą o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych -zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu oraz zasady przeznaczania środków Funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określił pracodawca w regulaminie stanowiącym załącznik do Zarządzenia Nr 9/94 z dnia 15.06.1994 r. ze zmianami. Regulamin został uzgodniony z przedstawicielami pracowników. Przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu Regulamin uzależnia od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej. W § 1 Regulaminu (zmienionego Zarządzeniem nr 4/2008 Dyrektora Ogrodu Zoologicznego z dnia 17 czerwca 2008 r.) jest zapis, z którego wynika, że ze środków funduszu mogą być finansowane między innymi okolicznościowe imprezy organizowane przez Ogród (akta kontroli Nr 14/11/I/51-55). Zapis dotyczący przeznaczania środków Funduszu na ten cel jest niezgodny z art. 2 pkt. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. W 2013 r. jednostka posiadała 7 rachunków bankowych w Banku Millennium SA. (akta kontroli Nr 14/11/I/6). Środki Funduszu są gromadzone na odrębnym rachunku bankowym nr 26 1160 2202 0000 0002 1542 4823. Kontrolą objęto wpływy i wydatki funduszu w 2013 r. W okresie tym Komisja Socjalna odbyła 6 posiedzeń. Z każdego posiedzenia sporządzono protokoły oraz wykazy osób, którym przyznano określone świadczenia. Następnie na podstawie tych wykazów sporządzane były listy wypłat, które każdorazowo do wypłaty zatwierdzane były przez dyrektora jednostki.
Z wyciągu bankowego nr 1 wynika, że stan początkowy środków pieniężnych na dzień 01.01.2013 r. wynosił 16.723,96 zł. Stan ten jest zgodny z ewidencją księgową (konto 135 – rachunek ZFŚS) (akta kontroli Nr 14/11/I/17-22). Z raportu kasowego nr 1/13/ŚS z dnia 08.10.2013 r. wynika, że stan początkowy gotówki w kasie wynosił 0 (akta kontroli Nr 14/11/I/23).
W 2013 r. w kontrolowanej jednostce dokonano odpisu środków budżetowych na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w łącznej kwocie 111.117,75 zł, w tym 104.554,17 zł na pracowników zatrudnionych w Ogrodzie ZOO oraz 6.563,58 zł na pracowników zatrudnionych w Schronisku dla Bezdomnych Zwierząt. Kwota naliczonego odpisu jest zgodna z ewidencją konta 405 – odpis na ZFŚS (strona Wn) oraz ze sprawozdaniem Rb-28S - paragraf 4440 za 2013 r. (akta kontroli Nr 14/11/I/16-19).
Na podstawie wyciągów bankowych ZFŚS nr 18 i 56 oraz ewidencji konta 135 ustalono, że środki budżetowe zostały przekazane na rachunek bankowy funduszu w dniach:
- 29.05.2013 r. - 76.864,76 zł (75% od pracowników ZOO),
- 29.05.2013 r. - 4.963,58 zł (75% od pracowników Schroniska),
- 27.09.2013 r. - 25.600,00 zł (25% od pracowników ZOO),
- 27.09.2013 r. - 1.600,00 zł (25% od pracowników Schroniska).
Razem: - 109.028,34 zł.
Powyższa kwota jest zgodna z pierwotnym naliczeniem odpisu na 92 etaty pracowników Ogrodu ZOO, 10 emerytów oraz 6 pracowników Schroniska dla Bezdomnych Zwierząt. Ponadto w dniu 29.11.2013 r. na rachunek funduszu dokonano przelewu kwoty 2.242,56 zł z tytułu korekty odpisu na 94,05 etatów pracowników Ogrodu ZOO. W dniu 18.12.2013 r. dokonano zwrotu na rachunek budżetu kwoty 153,15 zł w związku ze zmniejszeniem ilości etatów pracowników Ogrodu z powodu rozwiązania umowy o pracę z jednym pracownikiem z dniem 28.11.2013 r. Z zapisów na koncie135 (strona Wn) wynika, że w 2013 r. obroty - wpływy na rachunek bankowy wyniosły ogółem 214.838,53 zł (akta kontroli Nr 14/11/I/7-8). Z analizy zapisów dokonanych na tym koncie wynika, że na powyższą kwotę oprócz dokonanych odpisów w kwocie 111.270.90 zł, składały się także środki z tytułu:
- odsetek bankowych w kwocie 2,63 zł,
- spłat pożyczek mieszkaniowych w kwocie 103.565,00 zł.
Wpływów z innych źródeł nie stwierdzono. Łączna kwota środków posiadanych do dyspozycji funduszu w 2013 r. wraz ze środkami przeniesionymi z poprzedniego roku wyniosła 231.562,49 zł.
Z analizy zapisów dokonanych na kontach 851(strona Wn) i 135 (strona Ma) oraz konta 234 i wyciągów bankowych wynika, że zaewidencjonowane wydatki na świadczenia ZFŚS w kontrolowanym okresie wyniosły ogółem 221.586,00 zł.
Ustalono, że wydatki dotyczyły pięciu niżej wymienionych rodzajów świadczeń:
- dofinansowania do wypoczynku w kwocie 53.620,00 zł,
- wypłata innych świadczeń socjalnych (bony) w kwocie 29.970,00 zł,
- pożyczki mieszkaniowe w kwocie 121.000,00 zł,
- organizacja okolicznościowej imprezy w kwocie 14.496,00 zł,
- zapomogi w kwocie 2.500,00 zł.
Z zapisów na koncie135 (strona Ma) wynika, że w 2013 r. obroty – wydatki funduszu były wyższe o 135,15 zł i wyniosły ogółem 221.721,15 zł. Z analizy zapisów dokonanych na tym koncie wynika, że na powyższą różnicę składała się kwota zwrotu na rachunek budżetu w związku ze zmniejszeniem ilości etatów pracowników (153,15 zł) pomniejszona o kwotę wynagrodzenia płatnika tj. 18,00 zł, która zgodnie z obowiązującymi przepisami została potrącona z kwoty podatku naliczonego od przyznanych świadczeń (wczasy pod gruszą) i przekazanego do Urzędu Skarbowego.
Saldo konta 135 na dzień 31.12.2013 r. wynosiło 9.841,34 zł i było zgodne z wyciągiem bankowym nr 84 (akta kontroli Nr 14/11/I/11,16-19). Kwota ta stanowiła różnicę pomiędzy kwotą środków posiadanych do dyspozycji funduszu w 2013 r. a poniesionymi wydatkami. Z raportu kasowego nr 10/13/ŚS z dnia 31.12.2013 r. wynika, że na koniec roku stan gotówki w kasie wynosił 0 (akta kontroli Nr 14/11/I/11).
Wszystkie skontrolowane wydatki posiadały oryginały dokumentacji stanowiącej podstawę przyznania poszczególnych świadczeń i potwierdzającą ich wypłatę. Dokumenty te zostały zatwierdzone do wypłaty i podpisane przez upoważnione osoby. Wydatki dot. świadczeń zostały poniesione zgodnie ze stosownymi w tym zakresie przepisami tj. ustawą o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych i Regulaminem ZFŚS. W każdym przypadku kwoty wypłaconych świadczeń były zgodne z kwotami przyznanymi przez Komisję Socjalną i kwotami zatwierdzonymi do wypłaty przez kierownika jednostki.
Szczegółowe dane dotyczące poszczególnych rodzajów świadczeń przedstawiają się następująco:
dofinansowania do wypoczynku w kwocie 53.620,00 zł
Dofinansowanie na tzw. „wczasy pod gruszą” przyznawane jest raz na dwa lata w związku z urlopem wypoczynkowym i pobytem emeryta na wypoczynku. Tego rodzaju świadczenia przyznawane są pracownikom i emerytom. W 2013 r. dofinansowanie przyznano 49 osobom, (w tym 2 emerytom) w kwotach od 365,00 zł do 630,00 zł. W każdym przypadku wysokość przyznanego dofinansowania uzależniona była od dochodu osoby uprawnionej (do 830,00 zł, do 1500,00 zł, do 2.500,00 zł i powyżej 2.500,00 zł). Świadczenia wypłacane były po urlopie pracownika. Podstawą ich przyznania dla pracownika był wniosek z potwierdzeniem okresu urlopu wypoczynkowego oraz oświadczenie o dochodach. Podstawą wypłaty świadczenia dla emeryta był wniosek oraz oświadczenie o dochodach i oświadczenie o pobycie na wypoczynku.
wypłata innych świadczeń socjalnych w kwocie 29.970,00 zł
Tego rodzaju świadczenia pieniężne przyznano pracownikom oraz ich dzieciom w postaci bonów bez konieczności składania wniosków. Z protokołu komisji socjalnej z dnia 29.11.2013 r. wynika, że w 2013 r. świadczenia przyznano 101 pracownikom oraz ich 32 dzieciom. W każdym przypadku wysokość świadczeń uzależniona była od dochodu i wynosiła od 200,00 zł do 420,00 zł dla pracowników oraz od 100,00 zł do 160,00 zł dla dzieci.
pożyczki mieszkaniowe w kwocie 121.000,00 zł.
Udzielono 18 pożyczek na 36 rat w tym:
- 15 pożyczek po 7.000,00 zł na łączną kwotę 105.000,00 zł,
- 1 pożyczkę w kwocie 6.000,00 zł,
- 2 pożyczki po 5.000,00 zł na łączną kwotę 10.000,00 zł.
Każdorazowo podstawą przyznania pożyczek były wnioski złożone przez pracowników. W sprawie przyznanych pożyczek każdorazowo sporządzono umowy. Oprocentowanie pożyczek wynosi 1% w stosunku rocznym. W 2013 r. umowy zawierane były w okresie od kwietnia do października (akta kontroli Nr 14/11/I/13-15). Na podstawie konta 234 –rozrachunki z pracownikami oraz list płac ustalono, że wszystkie pożyczki wraz z odsetkami spłacane są na bieżąco (potrącane z wynagrodzeń). Na koniec 2013 roku pożyczki spłacało 45 osób (akta kontroli Nr 14/19/I/9).
organizacja okolicznościowej imprezy w kwocie 14.496,00 zł
Z wyjaśnień pracownika merytorycznego oraz z opisu faktur nr 00020/06/2013 z dnia 29.06.2013 r. na kwotę 13.848,00 zł (usługa cateringowa) (akta kontroli Nr 14/11/I/51-68) i nr RO/372/6/2013 z dnia 28.06.2013 r. na kwotę 648,00 zł (transport) wynika, że wydatek związany był z organizacją spotkania dla wszystkich pracowników i członków ich rodzin połączonego z rozgrywką sportową z okazji 60-lecia Ogrodu ZOO w Opolu.
zapomogi w kwocie 2.500,00 zł.
Udzielono 2 zapomogi w kwotach:
- (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.)
Gospodarka kasowa
Pracownikiem odpowiedzialnym za prowadzenie kasy w jednostce jest osoba zatrudniona na stanowisku księgowej(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.), która złożyła oświadczenie o odpowiedzialności materialnej. Gospodarkę kasową reguluje Zarządzenie Nr 7/2010 ZOO w Opolu z dnia 15.12.2010 r. w sprawie wprowadzenia w życie instrukcji kontroli finansowej i audytu wewnętrznego, zasad (polityki) rachunkowości, zakładowego planu kont, procedur kontroli oraz obiegu dowodów finansowo księgowych w Ogrodzie Zoologicznym w Opolu i aneksem Nr 1/2012 z dnia 15.12.2012 r., oraz Zarządzeniem z Nr 2/2004 z dnia 02. 01.2004 r. Pogotowie kasowe w jednostce wynosi 5.500,00 zł., w tym 500,00 zł „schronisko”. (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.)Ponadto w jednostce funkcjonuje całodobowa ochrona fizyczna obiektu, przez co zapewniona jest należyta ochrona wartości pieniężnych przed zniszczeniem, utratą lub zaginięciem.
Raporty kasowe oraz konta analityczne konta 101-kasa prowadzone są wg nazwy rachunku, którego dotyczą operacje finansowe tj. wydatki i dochody budżetowe, Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych.
Na koniec 2013 r. salda wszystkich kont analitycznych wynosiły 0 i były zgodne z raportami kasowymi od nr 198 do nr 246. Kontrolą objęto gospodarkę kasową wydatków budżetowych w grudniu 2013 r. W kontrolowanym okresie sporządzono 17 raportów kasowych od nr 198/2013 do nr 214/2013. Raporty kasowe numerowane są narastająco. W miesiącu tym zaewidencjonowano ogółem 147 operacji księgowych dotyczących wydatków budżetowych. Wszystkie zapisy w raportach kasowych zarówno po stronie przychodów jak i rozchodów są zgodne z zapisami na koncie księgowym 101- „kasa”. Zachowana jest ciągłość sald między kolejnymi raportami kasowymi. W żadnym dniu stan gotówki w kasie nie przekroczył kwoty stanowiącej pogotowie kasowe. Do wszystkich raportów dołączone są dowody stanowiące podstawę zapisów w tych raportach.
W grudniu 2013 r. wydatki dotyczyły głównie art. żywnościowych dla zwierząt (owoce, warzywa, jaja, bułki), listy płac (wynagrodzenia), faktur za paliwo, zakupu czajnika elektrycznego, delegacji służbowych, drobnych akcesoriów remontowo-naprawczych (akta kontroli Nr 14/11/55-60).
Wszystkie obroty gotówkowe dokumentowane są dowodami kasowymi. Z wyjaśnień głównej księgowej wynika, że raporty kasowe sporządzane są codziennie na koniec dnia.
Kontrolą objęto również gospodarkę kasową dochodów budżetowych w grudniu 2013 r. W kontrolowanym okresie sporządzono 20 raportów kasowych od nr 227/2013 do nr 246/2013. Raporty kasowe numerowane są narastająco. W miesiącu tym zaewidencjonowano ogółem 42 operacje księgowe dotyczące dochodów budżetowych.
Wszystkie zapisy w raportach kasowych zarówno po stronie przychodów jak i rozchodów są zgodne z zapisami na koncie księgowym 101- „kasa”. Zachowana jest ciągłość sald między kolejnymi raportami kasowymi. W żadnym dniu stan gotówki w kasie nie przekroczył kwoty stanowiącej pogotowie kasowe. Do wszystkich raportów dołączone są dowody stanowiące podstawę zapisów w tych raportach.
W grudniu 2013 r. dochody dotyczyły głównie opłat za bilety wstępu, adopcji zwierząt, szczepień, „hotelowania” zwierząt, najmu terenu. (akta kontroli Nr 14/11/).
W grudniu 2013 r. dokonywano operacji przekazywania gotówki z kasy na rachunek bankowy i z rachunku bankowego do kasy. We wszystkich przypadkach operacje te zaksięgowano na koncie 141 „Środki pieniężne w drodze” (akta kontroli Nr 14/11/I/60,66).
– wpłaty na rachunek bankowy
- RK 227/13/BD, KW 94/13/BD z 02.12. - 2.368,-
- RK 236/13/BD, KW 95/13/BD z 13.12. – 2.281,54
- RK 241/13/BD, KW 96/13/BD z 20.12. – 1.782,-
- RK 211/13/BW, KW156213/BW z 20.12. – 9.500,-
- RK 244/13/BD, KW 97/13/BD z 27.012. – 2.203,-
- RK 245/13/BD, KW 98/13/BD z 30.12. – 4.386,-
- RK 246/13/BD, KW99/13/BD z 31.12. – 1.091,-
- wypłaty z rachunku bankowego
- RK 201/13/BW, KP105/13/BW z 06.12. – 12.378,32
- RK 206/13/BW, KP106/13/BW z 13.12. – 4.794,97
- RK 211/13/BW, KP107/13/BW z 20.12. – 6.257,82
- RK 212/13/BW, KP110/13/BW z 23.12. – 5.198,09
- RK 213/13/BW, KP111/13/BW z 27.12. – 1.336,11
- RK 214/13/BW, KP112/13/BW z 30.12. – 4.816,80
Ze sporządzonych protokołów kontroli gotówki w kasie wynika, że w 2013 r. główna księgowa przeprowadziła 3 kontrole kasy w dniach: 22.03.2013 r., 27.06.2013 r., oraz 21.11.2013 r.
W każdym przypadku stan gotówki w kasie był zgodny z raportami kasowymi odpowiednio nr Rk 48/13/BW i Rk 54/13/BD (akta kontroli Nr 14/11/I/23-25), Rk 103/13/BW, Rk 119/13/BD i Rk 192/13/BW i 220/13/BD.
Według konta 101-100 i 101-101 „Kasa” stan kasy na dzień 31.12.2013 r. wynosił 0,00 zł i był zgodny z raportami kasowymi nr 214/13/BW i 246/13/BD (akta kontroli Nr 14/11/I/61).
W dniu 21.03.2014 r. o godzinie 13,30 przy udziale głównej księgowej oraz w obecności osoby odpowiedzialnej kontrolujący dokonali kontroli gotówki w kasie. Rzeczywisty stan gotówki w kasie wynosił 4.508,06 zł i był zgodny z raportem kasowym nr 40/2014 (akta kontroli Nr 14/11/I/71-72).
Druki ścisłego zarachowania
Zasady postępowania w zakresie druków ścisłego zarachowania reguluje Instrukcja Obiegu Dokumentów Rozdz. IV – gospodarka drukami ścisłego zarachowania – Zarządzenie Dyrektora Nr 7 z dnia 15.12.2010 r. wraz z aneksem Nr 1/2012 z 23.05.12 r.
Osobą odpowiedzialną w tym zakresie jest (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.)zatrudniona na stanowisku starszej księgowej, która prowadzi rejestr tych druków. Bezpośrednią kontrolę nad drukami ścisłego zarachowania sprawuje główna księgowa. Jednostka prowadzi 8 różnego rodzaju druków ścisłego zarachowania, w tym druki przychodowe Kp oraz druki rozchodowe Kw (akta kontroli Nr 14/11/I/68-69).
W dniu 26.06.2013 r. Główna Księgowa w obecności osoby prowadzącej ewidencję przeprowadziła kontrolę druków ścisłego zarachowania. Ze sporządzonego protokołu wynika, iż ewidencja prowadzona jest prawidłowo i stan druków jest zgodny z prowadzona ewidencją.
Z rejestru wynika, że w dniu 2.01.2014 r. wydano 1 bloczek dowodów wpłaty Kp od nr 1 do nr 27, który pobrał Kierownik Schroniska dla Bezdomnych Zwierząt.
Z przeprowadzonej inwentaryzacji oraz ewidencji wynika, ze stan początkowy wynosił 3 bloczki. Wydano jeden a na stanie pozostały dwa. Bloczki nie są numerowane. Numeracja nadawana jest w momencie wydania.
Dowody wypłat Kw stan początkowy w dniu 2.01.2014 r. wynosił 2 bloczki wydano jeden - Kierownikowi Schroniska dla Bezdomnych Zwierząt. Na stanie pozostał jeden. Z wyjaśnień osoby prowadzącej druki wynika, że dowody Kp i Kw prowadzi jedynie „Schronisko”. Anulowane druki zwracane są na bieżąco. Niewykorzystane w danym roku druki Kierownik „Schroniska” zwraca z końcem roku. Stwierdzono zgodność stanu faktycznego z prowadzoną ewidencją (akta kontroli Nr 14/11/I/72).
W jednostce macierzystej ZOO w obrocie gotówkowym nie są stosowane bloczki druków Kp i Kw lecz jedynie wydruki oparte na posiadanym programie komputerowym „Symfonia”.
Prowadzenie edukacji w ramach statutowych działań własnych
Zgodnie ze Statutem – Ogród prowadzi także działalność podstawową w zakresie edukacji przyrodniczej i ekologicznej (akta kontroli Nr 14/11/I/73). W dniu 21.01.2014 r. jednostka kontrolowana złożyła w kancelarii Urzędu Miasta Opola sprawozdanie z wykonania planu finansowego za 2013 r. wraz z analizą opisową (akta kontroli Nr 14/11/I/74). Z powyższej analizy wynika, że w 2013 r. przeprowadzono zajęcia dydaktyczne dla 132 grup i 2898 osób, w tym dla przedszkoli, szkół podstawowych, szkół specjalnych, gimnazjów i wyższych uczelni. Przeprowadzono zajęcia dydaktyczne dla dzieci i młodzieży- pacjentów szpitala WCM na terenie szpitala, Udział wzięło ponad 30 osób. Wygłoszono prelekcję dla pacjentów hospicjum na ul. Szpitalnej w Opolu.
W wyniku kontroli ustalono, że Ogród Zoologiczny w Opolu posiada opracowaną Strategię Edukacyjną zawierającą 12 różnych form działania, w tym między innymi prowadzenie zajęć edukacyjnych (akta kontroli Nr 14/11/I/75). Z zainteresowanymi jednostkami oświatowymi Dział Gospodarczy Ogrodu ZOO ustala termin prowadzenia zajęć oraz przewidywaną liczbę dzieci.
W 2013 r. zajęcia zorganizowano dla 93 szkół i przedszkoli z województw opolskiego i śląskiego oraz 1 wyższej uczelni (akta kontroli Nr 14/11/I/78).
W zajęciach uczestniczyło:
- 68 szkół podstawowych,
- 14 szkół gimnazjalnych,
- 3 szkoły specjalne,
- 8 przedszkoli.
- 1 wyższa uczelnia (Uniwersytet Opolski).
Zajęcia prowadziły 4 osoby, na podstawie zawartych umów zleceń oraz w oparciu o konspekty opracowane przez Ogród ZOO. Zajęcia odbywały się na terenie ZOO i prowadzili je emerytowani nauczyciele biologii oraz emerytowani pracownicy Ogrodu ZOO. Przedmiotem zajęć było 10 różnych zagadnień tematycznych (akta kontroli Nr 14/11/I/74-75). Ogród ZOO prowadzi Rejestr zajęć dydaktycznych, który zawiera między innymi takie dane jak: data i godzina zajęć, nazwa jednostki oświatowej, ilość osób biorących udział w zajęciach. Dane wykazane w informacji opisowej są zgodne z prowadzona dokumentacją. Z osobami prowadzącymi zajęcia zawarto umowy zlecenia na kwoty: 3.680,00 zł, 3.640,00 zł, 280,00 zł oraz 80,00 zł. Na podstawie ewidencji księgowej konto 404-100 oraz paragraf 4170 ustalono, że łączna kwota wydatków na ten cel wyniosła 7.680,00 zł i była zgodna z zawartymi umowami (akta kontroli Nr 14/11/I/77).
Protokół niniejszy sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden egzemplarz obustronnie podpisany doręczono kierownikowi kontrolowanej jednostki.
Zgodnie z § 20 ust.1-2 Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola stanowiącego załącznik do zarządzenia nr OR.I-0120.1.77.2012 z dnia 25 maja 2012 r. kierownik jednostki kontrolowanej ma prawo przedstawić umotywowane zastrzeżenia do ustaleń zawartych w protokole. Zastrzeżenia składane są w formie pisemnej w terminie 7 dni roboczych od dnia potwierdzenia odbioru protokołu.
|
Jednostka kontrolowana
W dniu dzisiejszym otrzymałem/am egzemplarz protokołu.
(podpisy)
Data: ........................
|
Zespół kontrolny
(podpisy)
Data:....................
|
2015-01-29 13:27:35 - 
