KW/I/1711/0012/14
|
Opole, 11 lipca 2014 r.
|
|
PROTOKÓŁ KONTROLI NR 18/14
|
|
Jednostka kontrolowana
|
Centrum Obsługi Administracyjnej Placówek Opiekuńczo-Wychowawczych w Opolu ul. Dambonia 3
|
|
Nazwa organu sprawującego nadzór
|
Prezydent Miasta Opola
|
|
Termin przeprowadzenia kontroli
|
Od 27.05.2014 r. do 27.06.2014 r.
|
|
Imię i nazwisko przeprowadzającego kontrolę oraz stanowisko
|
Wiesław Pałczyński – inspektor w Wydziale Kontroli Wewnętrznej
Tadeusz Lech - główny specjalista w Wydziale Kontroli Wewnętrznej
|
|
Przedmiot kontroli
|
Prawidłowość gospodarowania ZFŚS i gospodarki kasowej
|
|
Okres objęty kontrolą
|
2013 r.
|
|
Imię i nazwisko kierownika kontrolowanej jednostki – stanowisko służbowe
|
Agnieszka Kasper – dyrektor COAPOW
|
|
Wyjaśnień w czasie kontroli udzielali:
|
Agnieszka Kasper - dyrektor
(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.)- gł. ksi
|
Podstawy prawne:
1. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późniejszymi zmianami).
2. Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. Nr 76, poz. 694 z późniejszymi zmianami).
3. Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 z późniejszymi zmianami).
4. Komunikat Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych.
5. Ustawa z dnia 9 czerwca 2011 r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej (Dz. U. 2013r. poz. 135 z późn. zm.).
6. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 22 grudnia 2011r. w sprawie instytucjonalnej pieczy zastępczej (Dz. U. Nr 292 poz. 1720)
7. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 czerwca 2012 r. w sprawie rodzinnego wywiadu środowiskowego (Dz. U. 2012 poz. 712).
8. Uchwała Nr XXXIV/525/12 Rady Miasta Opola z dnia 29 listopada 2012 r.
w sprawie reorganizacji Zespołu Placówek Opiekuńczo – Wychowawczych w Opolu, utworzenia jednostki organizacyjnej Miasta Opola pod nazwą Placówka Opiekuńczo – Wychowawcza „Nasz Dom” w Opolu oraz utworzenia jednostki organizacyjnej Miasta Opola pod nazwą Centrum Obsługi Administracyjnej Placówek Opiekuńczo – Wychowawczych w Opolu
Cel kontroli
Celem kontroli było sprawdzenie prawidłowości:
- gospodarowania ZFŚS,
prowadzenia gospodarki kasowej,
- gospodarowania drukami ścisłego zarachowania.
Metodyka przeprowadzenia kontroli
w zakresie prawidłowości gospodarowania środkami ZFŚS
Zapoznano się z organizacją gospodarki środkami ZFŚS oraz z Regulaminem Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Sprawdzono prawidłowość poszczególnych zapisów regulaminu pod kątem ich zgodności z ustawą o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.
Na podstawie ewidencji księgowej (konto135, strona Wn) oraz wyciągów bankowych ustalono źródła i kwoty wszystkich wpływów środków pieniężnych na rachunek funduszu socjalnego. Sprawdzono prawidłowość dokonywania odpisów i terminowość ich przekazywania na rachunek bankowy.
Na podstawie ewidencji księgowej ustalono rodzaje i kwoty poszczególnych wydatków z funduszu (konto135, strona Ma).
Sprawdzono oryginały dokumentów stanowiących podstawę danego rodzaju świadczenia lub innego wydatku oraz porównano je z ewidencją księgową i z przelewami bankowymi.
Dokonano analizy dokumentacji księgowej i innej dotyczącej przyznanych świadczeń pod kątem ich zgodności z Regulaminem i ustawą, w tym w szczególności w zakresie:
- wymaganej dokumentacji,
- czy dokumenty zostały zatwierdzone do wypłaty i podpisane przez upoważnione osoby,
- kwoty przyznanego świadczenia,
- podpisów kierownika jednostki,
- zgodności przyznanego świadczenia z kwotą wypłaconą i z ewidencją księgową,
- zgodności z przyjętym kryterium,
- zgodności zapisów na koncie 135 Rachunek „ZFŚS” z wyciągiem bankowym.
w zakresie prowadzenia gospodarki kasowej
Zapoznano się z organizacją gospodarki kasowej. Sprawdzono czy jest wyznaczona osoba odpowiedzialna za prowadzenie kasy i czy złożyła ona oświadczenie o odpowiedzialności materialnej. Ustalono sposób przechowywania gotówki i sprawdzono czy jest zapewniona należyta ochrona wartości pieniężnych przed zniszczeniem, utratą lub zaginięciem.
Sprawdzono czy jednostka posiada opracowane przepisy wewnętrzne regulujące gospodarkę kasową i gospodarkę drukami ścisłego zarachowania oraz czy przepisy te w praktyce są przestrzegane. W szczególności sprawdzono:
- częstotliwość sporządzania raportów kasowych,
- terminy sporządzania raportów kasowych i przekazywania ich do księgowania,
- ciągłość sald między kolejnymi raportami kasowymi,
- czy środki pieniężne odprowadzane są na rachunek bankowy lub wpłacane do kasy w tym samym dniu,
- na podstawie jakich dowodów źródłowych dokonywane są wpłaty i wypłaty gotówki,
- zgodność zapisów na raportach z ewidencją księgową i dowodami źródłowymi,
- częstotliwość doraźnych kontroli stanu gotówki w kasie przez głównego księgowego,
- zgodność na koniec danego okresu sprawozdawczego zapisów na koncie 101 „Kasa” z saldem raportów kasowych,
- zgodność ze stanem ewidencyjnym stanu gotówki w kasie w dniu kontroli,
- czy na koniec roku sporządzono inwentaryzację środków pieniężnych,
- czy pobraną z banku lub kasy gotówkę każdorazowo księgowano na koncie środki pieniężne w drodze.
Ponadto dokonano kontroli gotówki w kasie.
w zakresie druków ścisłego zarachowania
Zapoznano się z organizacją gospodarowania drukami ścisłego zarachowania w jednostce. Ustalono rodzaje druków ścisłego zarachowania, sprawdzono rejestry druków, zapoznano się ze sposobem ich pobierania i rozliczania.
Kryteria
1. Zgodnie z art. 1 ust 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych - ustawa określa zasady tworzenia przez pracodawców zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, zwanego dalej „Funduszem”, i zasady gospodarowania środkami tego Funduszu, przeznaczonego na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z Funduszu, na dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych oraz na tworzenie zakładowych żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli oraz innych form wychowania przed-szkolnego.
2. Zgodnie z art. 2 pkt. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych - działalność socjalna to usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową.
3. Zgodnie z art. 5 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych –
- Fundusz tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych.
- Wysokość odpisu podstawowego, o którym mowa w ust. 1, wynosi na jednego zatrudnionego, z zastrzeżeniem ust. 2a i 3, 37,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą.
- Wysokość odpisu podstawowego na jednego pracownika młodocianego wynosi w pierwszym roku nauki 5%, w drugim roku nauki 6%, a w trzecim roku nauki7% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, o którym mowa w ust. 2.
- Wysokość odpisu podstawowego na jednego pracownika wykonującego prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze - w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych, wynosi 50% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, o którym mowa w ust. 2.
- Wysokość odpisu podstawowego może być zwiększona o 6,25% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, o którym mowa w ust. 2, na każdą zatrudnioną osobę, w stosunku do której orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności.
- Pracodawcy sprawujący opiekę socjalną nad emerytami i rencistami, w tym także ze zlikwidowanych zakładów pracy, mogą zwiększyć Fundusz o 6,25% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, o którym mowa w ust. 2, na każdego emeryta i rencistę uprawnionego do tej opieki.
4. Zgodnie z art. 8 ust. 1 i 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych:
- przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu.
- zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu, z uwzględnieniem ust. 1, oraz zasady przeznaczania środków Funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie ustalanym zgodnie z art. 27 ust. 1 albo z art. 30 ust. 5 ustawy o związkach zawodowych.
5. Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych - środki Funduszu są gromadzone na odrębnym rachunku bankowym.
6. Zgodnie z art. 10 ustawy o rachunkowości - Jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości.
7. Zgodnie z § 1 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych - podstawę naliczania odpisu, o którym mowa w art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, zwanej dalej "ustawą", stanowi przeciętna planowana w danym roku kalendarzowym liczba zatrudnionych u pracodawcy, skorygowana w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych, obejmująca pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy (po przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy).
USTALENIA KONTROLI
Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych
Zgodnie z ustawą o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych -zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu oraz zasady przeznaczania środków Funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określił pracodawca w regulaminie stanowiącym załącznik do Zarządzenia dyrektora jednostki Nr 25/2013 r. z dnia 21.03. 2013 r. Regulamin został uzgodniony ze związkami zawodowymi. Przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu Regulamin uzależnia od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej.
W 2013 r. jednostka posiadała 4 rachunki bankowe w Banku Millennium SA (akta kontroli Nr 14/18/I/6). Środki Funduszu są gromadzone na odrębnym rachunku bankowym nr 92 1160 2202 0000 0002 1633 3883.
Dochody funduszu
Z zawiadomienia bankowego z dnia 08.01.2013 r. oraz z wyciągu bankowego nr 1 z dnia 04.01.2013 r.(akta kontroli Nr 14/11/I/11,16-19). wynika, że stan początkowy środków pieniężnych na dzień 01.01.2013 r. wynosił 20.356,27 zł. Stan ten jest zgodny z ewidencją księgową (konto 135 – rachunek ZFŚS) (akta kontroli Nr 14/18/I/17-22). Z raportu kasowego nr 1/13/ŚS z dnia 14. 01.2013 r. wynika, że stan początkowy gotówki w kasie wynosił 0 (akta kontroli Nr 14/18/I/23).
W 2013 r. w kontrolowanej jednostce dokonano odpisu środków budżetowych na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w łącznej kwocie 62.140,00 zł, w tym 55.570,00 zł na pracowników zatrudnionych w Domu Dziecka oraz 6.570,00 zł na pracowników zatrudnionych w Naszym Domu. Naliczenia odpisu dokonano od 29,92 etatów pracowników niepedagogicznych, 9,08 etatów nauczycieli oraz 17,83 emerytów (w tym 1 emeryt od marca 2013 r.). Liczba etatów pracowników jest zgodna z wykazem sporządzonym przez pracownika kadr (akta kontroli Nr 14/18/I/34). Kwota naliczonego odpisu jest zgodna z ewidencją konta 405 – odpis na ZFŚS (strona Wn) oraz ze sprawozdaniem Rb-28S - paragraf 4440 za 2013 r. Kwota dokonanego odpisu jest wyższa o 9,27 zł od odpisu naliczonego (akta kontroli Nr 14/18/I/16-19). Z wyjaśnień głównej księgowej wynika, że dokonano zaokrąglenia w górę kwoty odpisu naliczonego w obu podległych placówkach.
Na podstawie wyciągów bankowych ZFŚS nr 36, 68 oraz ewidencji konta 135 ustalono, że środki budżetowe zostały przekazane na rachunek bankowy funduszu w terminach ustawowych tj. w dniach:
- 29.05.2013 r. – 45.300,00 zł (75% od pracowników),
- 29.05.2013 r. - 5.175,00 zł (75% od emerytów),
- 27.09.2013 r. - 15.100,00 zł (25% od pracowników),
- 27.09.2013 r. - 1.725,00 zł (25% od emerytów).
Razem: 67.300,00 zł.
Ponadto z Urzędu Miasta Opola przekazano;
- 29.05.13 WB 36 kwotę 20.785,65 zł,
- 26.09.12 WB 67 kwotę 6.928,62 zł.
W dniu 31.12.2013 r. z rachunku funduszu dokonano przelewu kwoty 5.160,00 zł z tytułu korekty odpisu (WB nr 96). Z analizy zapisów dokonanych na koncie135 (strona Wn) wynika, że na kwotę dochodów oprócz dokonanych odpisów w kwocie 62.140,00 zł, składały się także środki z tytułu:
- odsetek bankowych w kwocie 603,65 zł,
- spłat pożyczek mieszkaniowych w kwocie 20.093,71 zł,
Z zapisów na koncie135 (strona Wn) wynika, że łączna kwota środków posiadanych do dyspozycji funduszu w 2013 r. (obroty - wpływy na rachunek bankowy wraz ze środkami przeniesionymi z poprzedniego roku) wyniosła 130.951,90 zł (akta kontroli Nr 14/18/I/7-8).
Zwiększenie obrotów na koncie 135 o kwotę 5.749,23 po obu stronach wynika z dokonanych korekt odpisów, opłat bankowych, zwrotu zaliczki oraz refundacji zapłaty rachunków.
Wydatki funduszu
Kontrolą objęto wpływy i wydatki funduszu w 2013 r. W okresie tym Komisja Socjalna odbyła 7 posiedzeń. Z każdego posiedzenia sporządzono protokoły oraz wykazy osób, którym przyznano określone świadczenia. Następnie na podstawie tych wykazów sporządzane były listy wypłat, które każdorazowo do wypłaty zatwierdzane były przez dyrektora jednostki.
Z analizy zapisów dokonanych na kontach 851(strona Wn) i 135 (strona Ma) oraz konta 234 i wyciągów bankowych wynika, że zaewidencjonowane wydatki na świadczenia ZFŚS w kontrolowanym okresie wyniosły ogółem 116.364,06 zł.
( różnica j.w. 5.749,23 zł)
Ustalono, że wydatki dotyczyły ośmiu niżej wymienionych rodzajów świadczeń:
- dofinansowania do wypoczynku pracowników i emerytów w kwocie 55.435,60 zł,
- świadczenia rzeczowe dla pracowników i emerytów w kwocie 13.361,00 zł,
- dofinansowania do wypoczynku dzieci w kwocie 12.728,58 zł,
- świadczenia rzeczowe dla dzieci w kwocie 991,91 zł,
- dofinansowanie do działalności kulturalno-oświatowej i sportowo-rekreacyjnej w kwocie 4.187,60 zł,
- świadczenia urlopowe nauczycieli w kwocie 9.845,37 zł,
- pożyczki mieszkaniowe w kwocie 15.000,00 zł,
- zapomogi w kwocie 4.800,00 zł.
Ponadto na kwotę wydatków ogółem składa się również opłata bankowa za prowadzenie rachunku w łącznej kwocie 14,00 zł (WB Nr 19- 7,00 zł, WB Nr 23- 2,00 zł oraz WB Nr 24 –5,00 zł). Z wyjaśnień głównej księgowej oraz z wydruku konta 135 wynika, że w 2013 r. łączne zaksięgowane wydatki dotyczące opłaty bankowej wyniosły 96,50 zł. Z wydruku konta 135 wynika, że w 2013 r. dokonano korekty (zwrotu) opłaty bankowej na łączną kwotę 82,50 zł. Zwrotu pozostałej kwoty tj. 14,00 zł dokonano w trakcie kontroli tj. w dniu 23.06.2014 r. (WB Nr 32). Ustalono, że prowizje były pobierane bezpośrednio przez bank. W piśmie z dnia 25.06.2014 r. bank przeprosił jednostkę za zaistniałą sytuację i poinformował, że dokonano w systemie odpowiednich zmian, aby kolejne opłaty nie były naliczane (akta kontroli Nr 14/18/I/11,16-19).
Saldo konta 135 na dzień 31.12.2013 r. wynosiło 14.587,84 zł i było zgodne z zawiadomieniem bankowym z dnia 09.01.2014 r. (akta kontroli Nr 14/18/I/11,16-19). Kwota ta stanowiła różnicę pomiędzy kwotą środków posiadanych do dyspozycji funduszu w 2013 r. a poniesionymi wydatkami. Z raportu kasowego nr 47 z dnia 31.12.2013 r. wynika, że na koniec roku stan gotówki w kasie jednostki wynosił 0 (akta kontroli Nr 14/18/I/11).
Wszystkie skontrolowane wydatki posiadały oryginały dokumentacji stanowiącej podstawę przyznania poszczególnych świadczeń i potwierdzającą ich wypłatę. Dokumenty te zostały zatwierdzone do wypłaty i podpisane przez upoważnione osoby. Szczegółowe dane dotyczące poszczególnych rodzajów świadczeń przedstawiają się następująco:
dofinansowania do wypoczynku pracowników i emerytów w kwocie 55.435,60 zł
Tego rodzaju świadczenia przyznawane są pracownikom i emerytom raz w roku i nie mają one związku z urlopem wypoczynkowym i pobytem emeryta na wypoczynku. Podstawą przyznania jest złożenie przez zainteresowanego oświadczenia majątkowego do 30 kwietnia b.r.
W 2013 r. dofinansowanie przyznano 35 emerytom na łączną kwotę 30.632,80 zł pozostałe świadczenia pracowników opiewały na kwotę 24.802,80 zł . Ilość świadczeń oraz ich wysokość zawarta jest w protokole komisji socjalnej Nr 4 z dnia 24.06.2013 r.
Zgodnie z regulaminem wysokość świadczeń winna wynosić od 836,00 zł do 880,00 zł. Stwierdzono, że 4 osoby otrzymały świadczenie niższe niż 836,00 zł. Jena osoba otrzymała świadczenie w wysokości. 176,00 zł, dwie po 220,00 zł. oraz jedna w kwocie 426,80 zł. Z wyjaśnień głównej księgowej wynika, ze kwoty zostały przyznane proporcjonalnie do zatrudnienia według wymiaru etatów.
W związku z powyższym należy stwierdzić, że art. 8 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych nie przewiduje żadnych innych kryteriów przyznawania ulgowych usług i świadczeń oraz wysokości dopłat.
Również żaden z pozostałych przepisów ustawy nie zezwala pracodawcy na ich rozbudowanie w regulaminie korzystania z funduszu. Należy przy tym dodać, że Regulamin jednostki w żadnym zapisie nie przewiduje takiego sposobu przydziału świadczeń.
Ponadto 9 nauczycielom wypłacono świadczenia wynikające z Karty Nauczyciela w łącznej kwocie 9.845,37zł ( po 1.093,93 zł).
Wypłaty w/w świadczeń dla pracowników dokonywane na konta osobiste. W przypadku emerytów uzależnione jest to od posiadania konta osobistego w banku. Sześciu emerytom wypłacono świadczenie gotówką w kasie na łączną kwotę 5.253,60 zł ( 5 osób po 880,00 zł i 1 osobie 853,60).
Inne świadczenia dla pracowników i emerytów w kwocie 13.361,00 zł
Z protokołu komisji socjalnej nr 2 z dnia 26.03. 2013 r. wynika, że tego rodzaju świadczenia pieniężne przyznano 79 osobom, w tym 44 pracownikom i 35 emerytom. W każdym przypadku wysokość świadczeń uzależniona była od dochodu i wynosiła od 160,00 zł do 180,00 zł. Pięciu emerytom wypłaty świadczeń dokonano gotówką z kasy 880,00 zł. ( 4x180,00, 1x160).
dofinansowania do wypoczynku dzieci w kwocie 12.728,58 zł
W protokole komisji socjalne nr 6/15.11.2013 r. wykazano dofinansowanie do wypoczynku dzieci, które objęło 10 dzieci 8 pracowników. Podstawą dofinansowanie jest złożony wniosek, dowód poniesionych kosztów, zaświadczenie ze szkoły lub uczelni. Dopłaty obejmowały kwoty od 100,00 zł do 2.500,00 zł.
świadczenia rzeczowe dla dzieci w kwocie 991,91 zł
Tego rodzaju świadczenia pieniężne przyznano pracownikom oraz ich dzieciom w postaci paczek bez konieczności składania wniosków. Z protokołu komisji socjalnej nr 2/2013 z dnia 29.11.2013 r. wynika, że w 2013 r. świadczenia przyznano dla 20 dzieci 17 pracowników kontrolowanej jednostki. W 19 przypadkach wartość paczek wyniosła po 49,86 zł, a w 1 przypadku przyznano paczkę wartości 44,57 zł. W każdym przypadku wysokość świadczeń uzależniona była od dochodu pracowników na członka rodziny.
dofinansowanie do działalności kulturalno-oświatowej i sportowo-rekreacyjnej w kwocie 4.187,60 zł
Wydatki dotyczyły finansowania trzech imprez kulturalno-oświatowych organizowanych w czerwcu, październiku i grudniu dla wszystkich chętnych pracowników i emerytów. Podstawą dokonania wydatków było 10 faktur na zakup artykułów spożywczych i usługi gastronomiczne.
świadczenia urlopowe nauczycieli w kwocie 9.845,37 zł
Świadczenia wynikające z Karty Nauczyciela wypłacono 9 nauczycielom w łącznej kwocie 9.845,37zł ( po 1.093,93 zł).
pożyczki mieszkaniowe w kwocie 15.000,00 zł.
Udzielono 5 pożyczek na 36 rat w wysokości 3.000,00 zł każda. Podstawą przyznania była kolejność zapisu w rejestrze. W sprawie przyznanych pożyczek każdorazowo sporządzono umowy. Oprocentowanie pożyczek wynosi 1% w stosunku rocznym. W 2013 r. umowy zawierane były w okresie od marca do listopada. Na podstawie konta 135–rachunek funduszu socjalnego oraz wyciągów bankowych ustalono, że kwoty wypłaconych pożyczek były zgodne z kwotami przyznanymi (akta kontroli Nr 14/18/I/11,16-19). Na podstawie konta 234 –rozrachunki z pracownikami oraz list płac ustalono, że wszystkie pożyczki wraz z odsetkami spłacane są na bieżąco (potrącane z wynagrodzeń) (akta kontroli Nr 14/18/I/11,16-19). W jednym przypadku dokonano umorzenia zadłużenia w kwocie 333,35 zł ze względu(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.).
zapomogi w kwocie 4.800,00 zł.
Udzielono 18 zapomóg w kwotach od 150,00 zł do 600,00 zł. Zapomóg udzielono na wnioski pracowników, do których dołączono oświadczenia o dochodach, zaświadczenia lekarskiej, zaświadczenia o zarejestrowaniu jako bezrobotny. Informacje o przyznaniu zapomóg zawarte są w protokołach posiedzeń Komisji socjalnej:
- (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.)
W każdym przypadku kwoty wypłaconych zapomóg były zgodne z protokołami Komisji Socjalnej zatwierdzonymi przez dyrektora jednostki.
Gospodarka kasowa
Pracownikiem odpowiedzialnym za prowadzenie kasy w jednostce jest osoba zatrudniona na stanowisku księgowej, która złożyła oświadczenie o odpowiedzialności materialnej. Gospodarkę kasową reguluje Instrukcja Kasowa wprowadzona zarządzeniem Nr 22/2010 dyrektora COAPOW w Opolu z dnia 21.03.2013 r. Pogotowie kasowe w jednostce wynosi 4.000,00 zł. (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.)
W 2013 r. raporty kasowe sporządzane były do wszystkich czterech rachunków bankowych. Od 2014 roku raporty sporządzane są odrębnie do każdego rachunku.
Na koniec 2013 r. saldo konta 101 wynosiło 0 i były zgodne z raportem kasowym od nr 47/13.
Kontrolą objęto gospodarkę kasową wydatków budżetowych w IV kwartale 2013 r. W kontrolowanym okresie sporządzono 4 raporty kasowe od nr 44/2013 do nr 47/2013. Raporty kasowe numerowane są narastająco. W okresie tym zaewidencjonowano ogółem 111 operacji księgowych dotyczących wydatków budżetowych. Wszystkie zapisy w raportach kasowych zarówno po stronie przychodów jak i rozchodów są zgodne z zapisami na koncie księgowym 101- „kasa”. Zachowana jest ciągłość sald między kolejnymi raportami kasowymi. W żadnym dniu stan gotówki w kasie nie przekroczył kwoty stanowiącej pogotowie kasowe. Do wszystkich raportów dołączone są dowody stanowiące podstawę zapisów w tych raportach tj. faktury, rachunki, listy wypłat (w tym kieszonkowego), wewnętrzne dowody wpłat.
W grudniu 2013 r. wydatki dotyczyły głównie art. żywnościowych, zakupu odzieży i „kieszonkowego” dla wychowanków) (akta kontroli Nr 14/18/26).
Wszystkie obroty gotówkowe dokumentowane są dowodami kasowymi. Z wyjaśnień głównej księgowej wynika, że raporty kasowe sporządzane są codziennie na koniec dnia.
Kontrolą objęto również gospodarkę kasową dochodów budżetowych w grudniu 2013 r. Stwierdzono dochody z tytułu najmu garaży, które dokonywane są bezgotówkowo. W miesiącu grudniu dokonana była jedna wpłata do kasy z powyższego źródła na kwotę 1,95 zł z tytułu niedopłaty za najem - raport kasowy nr 47 poz. 17- wpłata do banku w dniu 30.12.2013r WB 81.
Stwierdzono w raporcie kasowym nr 47/2013 z dnia 31.12.2013 r. wpłatę kwoty 1,95 zł z tytułu różnicy wpłaty za najmowany garaż. Wpłatę do banku WB nr 81 z 30.12.2013 r.
W dniu 10.06.2013 r. godz. 13,38. w obecności dyrektora i gł. księgowej kontrolujący dokonali sprawdzenia stanu gotówki w kasie. Stan ten wynosił 600,93 zł i był zgodny z raportem kasowym nr 18/2014, który został sporządzony w związku z przeprowadzoną kontrolą kasy.
W grudniu 2013 r. dokonywano operacji przekazywania gotówki z kasy na rachunek bankowy i z rachunku bankowego do kasy. We wszystkich przypadkach operacje te zaksięgowano na koncie 141 „Środki pieniężne w drodze”.
Raport Kasowy nr 44/2013 za okres od 01.12.2013 do 09.12.2013r zaksięgowany pod pozycją nr 001306/13. Według konta 101 – Kasa stan kasy na dzień 01.12.2013 r. wynosił 4.000,00 zł i był zgodny ze stanem początkowym wykazanym w w/w raporcie kasowym.
Ilość pozycji w raporcie szt. 30
Po stronie przychodu – 2.660,61 zł, w tym:
poz. 10,11 - wpłaty z tytułu rozliczenia pobranych zaliczek na łączną kwotę 134,13 zł. poz. 29 - pobrana gotówka z banku w dniu 9.12.2013r na kwotę 2 526,48 zł. WB nr 185 z dnia 9.12.2013r.
Po stronie rozchodu – 2.660,61 zł, w tym:
poz. od 1-9; 12-28; wypłacono rachunki w ilości 26 szt. na łączną kwotę zł 2 526,48
poz.30 wpłata gotówki do banku w dniu 9.12.2013r 134,13 zł WB nr 185.
Na koniec okresu rozliczeniowego stan gotówki w kasie według raportu wynosił 4.000,00 zł i stanowił różnicę pomiędzy stanem gotówki ogółem – 6.660,61 zł a wydatkami.
Raport Kasowy nr 45/2013 za okres od 10.12.2013 do 12.12.2013r.
(akta kontroli Nr 14/18/I/23-25),
zaksięgowany pod pozycją nr 001312/13 .
Ilość pozycji w raporcie szt. 30
Po stronie przychodu – 2.242,49 zł, w tym:
poz. 18 - pobrana gotówka z banku ZFŚS w dniu 11.12.2013r kwota zł 576,50
WB nr 89 z dnia 11.12.2013
poz. 19 - pobrana gotówka z banku w dniu 11.12.2013r kwota zł. 1 665,99
WB nr 186 z dnia 11.12.2013r.
Po stronie rozchodu – 3.323,24 zł, w tym:
poz. od 1-16; 20-30; wypłacono rachunki w ilości 27 szt. na łączną kwotę zł 3 023,24
poz. 17 wypłacona zaliczka pracownikowi na podstawie wniosku 300,00 zł.
Na koniec okresu stan gotówki w kasie według raportu wynosił 2.919,25 zł i stanowił różnicę pomiędzy stanem gotówki ogółem – 6.242,49 zł a wydatkami.
Raport Kasowy nr 46/2013 za okres od 13.12.2013 do 22.12.2013r
(akta kontroli Nr 14/18/I/28),
zaksięgowany pod pozycją nr 001391/13.
Ilość pozycji w raporcie szt. 32
Po stronie przychodu – 7.161,65 zł, w tym:
poz. 1 wpłata z tytułu rozliczenia zaliczki - kwota 64,40 zł.
poz. 12 wpłata za rozmowy telefoniczne - 10,01 zł.
poz. 15 - pobrana gotówka z banku dnia 18.12.2013 na kwotę 2. 607,24 zł
WB nr 190 z dnia 18.12.2013 r.
poz. 16 - pobrana gotówka z banku w dniu 18.12.2013r na kwotę 4 480,00 zł
WB nr 190 z dnia 18.12.2013r.
Po stronie rozchodu- 6.865,88 zł, w tym:
poz. od 2-11 i 17-32; wypłacono rachunki w ilości 26 szt. na łączną kwotę 6.757,77 zł.
poz. 13 wpłata gotówki do banku /ZFŚS/ - 64,40 zł WB nr 92 z dnia 18.12.2013 r.
poz. 14 wpłata gotówki do banku 43,71 zł – WB nr 190 z dnia 18.12.2013 r.
Na koniec okresu stan gotówki w kasie według raportu wynosił 3.215,02 zł i stanowił różnicę pomiędzy stanem gotówki ogółem – 10.080,90 zł a wydatkami.
Raport Kasowy nr 47/2013 za okres od 23.12.2013 do 31.12.2013r
(akta kontroli Nr 14/18/I/29),
zaksięgowany pod pozycją nr 001413/13 .
Ilość pozycji w raporcie szt. 19
Po stronie przychodu – 1.534,09 zł, w tym:
poz. 8 - wpłata z tytułu rozliczenia zaliczki kwota 357,96 zł.
poz. 9 - wpłata z tytułu rozliczenia zaliczki kwota 251,19 zł.
poz. 11 - pobrana gotówka z banku dnia 30.12.2013 kwota 14,69 zł.
WB nr 196 z dnia 30.12.2013 r.
poz. 12 - wpłata z tytułu rozliczenia zaliczki - 627,10 zł.
poz.15 pobrana gotówka z banku - 237,20 zł dnia 30.12.2013 r.
WB nr 196 z dnia 30.12.2013 r.
Poz.16 wpłata za garaż - kwota - 1,95 zł.
Poz.18 wpłata z tytułu dopłaty do imprezy ZFŚS - 44,00 zł.
Po stronie rozchodu – 4.749,11 zł, w tym:
poz. od 1-7 i 10;13; wypłacono rachunki w ilości 9 szt. na łączną kwotę 3.452,22 zł
poz. 14 wpłata gotówki do banku - 1.250,94 zł - WB nr 196 z dnia 30.12.2013 r.
poz. 17 wpłata gotówki do banku - 1,95 zł - WB nr 81 z dnia 30.12.2013 r.
poz. 19 wpłata gotówki do banku - 44,00 zł - WB nr 95 z dnia 30.12.2013 r.
Na koniec okresu stan gotówki w kasie według raportu wynosił 0 i i stanowił różnicę pomiędzy stanem gotówki ogółem – 4.749,11 zł a wydatkami oraz był zgodny z
ewidencją księgową (akta kontroli Nr 14/18/32).
Wpłaty odnośnie dochodów budżetowych z tytułu najmu garaży dokonywane są bezgotówkowo. W miesiącu grudniu dokonana była wpłata do kasy z powyższego źródła na kwotę 1,95 zł z tytułu niedopłaty za najem – raport kasowy nr 47 poz. 17 – wpłata do banku w dniu 30.12. 2013 r. – WB 81.
Druki ścisłego zarachowania
Zasady postępowania w zakresie druków ścisłego zarachowania reguluje Instrukcja Obiegu Dokumentów Rozdz. II pkt. 6 – gospodarka drukami ścisłego zarachowania – Zarządzenie Dyrektora Nr 23 z dnia 21.03.2013 r.
Kasjerka oprócz kwitariusza otrzymuje na bieżąco dowody KW i KP i tak w miesiącu grudniu otrzymała 2 szt. z tytułu wpłaty na ZFŚS oraz dochody budżetowe.
Protokół niniejszy sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden egzemplarz obustronnie podpisany doręczono dyrektorowi kontrolowanej jednostki.
Zgodnie z § 20 ust.1-2 Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola stanowiącego załącznik do zarządzenia nr OR.I-0120.1.77.2012 z dnia 25 maja 2012 r. dyrektor jednostki kontrolowanej ma prawo przedstawić umotywowane zastrzeżenia do ustaleń zawartych w protokole. Zastrzeżenia składane są w formie pisemnej w terminie 7 dni roboczych od dnia potwierdzenia odbioru protokołu.
|
Jednostka kontrolowana
W dniu dzisiejszym otrzymałem/am egzemplarz protokołu.
(podpisy
Data: ........................
|
Zespół kontrolny
(podpisy)
Data:....................
|
2015-01-30 11:21:28 - 
