1.     Ustawa z dnia 30 czerwca 2005 r. r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 z późniejszymi zmianami).

2.     Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. Nr 76, poz.694 z późniejszymi zmianami).

3. Ustawa z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (tekst jednolity z 2004 r., Dz. U. Nr 256, poz. 2572 z późniejszymi zmianami).

4.     Ustawa z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. Nr 118, poz. 1112 z późniejszymi zmianami).

5.     Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 z późn. zm.).

6. Rozporządzenie z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. 107 poz. 726 z późn. zm.).

7.     Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781 z późn. zm.).

8.     Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształcaniu w inną formę organizacyjno-prawną (Dz. U. z 2006 r. Nr 116 poz.783).

9. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 146 poz. 1222 z późn. zm.).

10. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020).

11. Uchwała Nr XLIV/456/05 Rady Miasta Opola z dnia 17 marca 2005 r. w sprawie tworzenia i gospodarowania dochodami własnymi w jednostkach budżetowych miasta Opola.

12. Uchwała Nr LXIX/798/06 Rady Miasta Opola z dnia 31 sierpnia 2006 r. w sprawie ustalenia najniższego wynagrodzenia zasadniczego w pierwszej kategorii zaszeregowania w tabeli miesięcznych stawek wynagrodzenia zasadniczego pracowników niepedagogicznych zatrudnionych                     w jednostkach oświatowych oraz uzgodnienia wartości jednego punktu.

13. Komunikat Nr 13 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006 r. w sprawie standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF z 2006 r. Nr 7 poz. 58).

 

 

Celem kontroli była ocena prawidłowości prowadzonej gospodarki finansowej oraz sprawdzenie rzetelności prowadzonej ewidencji wydatków i sporządzanych sprawozdań.

 

Zapoznano się ze specyfiką przyjętych rozwiązań organizacyjnych w zakresie prowadzenia spraw kadrowo-księgowych. Na podstawie zapisów dokonywanych na kontach księgowych ustalono poszczególne rodzaje wydatków budżetowych. Sprawdzono również czy istnieją dokumenty potwierdzające dokonanie określonych wydatków (faktury, rachunki, listy płac, raporty kasowe, itp.) oraz porównano je z wyciągami bankowymi. Sprawdzono także, czy poszczególne dokumenty zostały odpowiednio opisane, zadekretowane i poddane wstępnej kontroli oraz podpisane przez głównego księgowego i zaakceptowane do wypłaty przez dyrektora szkoły. Dane zawarte w rocznych sprawozdaniach budżetowych porównano z danymi wynikającymi z badanych dokumentów i ewidencji księgowej. Dokonano analizy poszczególnych wydatków pod kątem ich celowości oraz zgodności z planem finansowym. Sprawdzono również czy jednostka posiada zakładowy plan kont i opracowane na piśmie procedury kontroli finansowej oraz czy procedury te są zgodne ze standardami Ministerstwa Finansów i dostosowane do specyfiki jednostki, a także w jaki sposób są realizowane w praktyce.

 

Sprawy organizacyjne 

 

Publiczne Gimnazjum nr 7 w Opolu funkcjonuje od dnia 01.09.1999 r., na podstawie Uchwały Nr VI/68/99Rady Miasta Opola z dnia 11 marca 1999 r. w sprawie założenia gimnazjum w Opolu (akta kontroli Nr 08/25/I/s.1). Siedzibą szkoły jest nieruchomość zabudowana położona w Opolu przy ul. Oleskiej 68, którą Zarząd Miasta Opola przekazał nieodpłatnie w trwały zarząd decyzją nr GNGiK-72244/16/2001 (akta kontroli Nr 08/25/I/s.2-3).

W okresie objętym kontrolą dyrektorem szkoły była pani Stanisława Namysło powołana na to stanowisko na okres od 1 września 2007 r. do 31 sierpnia 2012 r. (akta kontroli Nr 08/25/I/s.6).

         Głównym księgowym szkoły jest pani   (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) zatrudniona w jednostce od dnia 01 stycznia 2001r. w pełnym wymiarze (akta kontroli Nr 08/25/I/s.7).Z budżetem gminy szkoła rozlicza się w dziale 801 rozdział 80110. Natomiast dowożenie uczniów rozliczane jest w dziale 801 rozdział 80113. Wydatki pokrywane są ze środków budżetowych Gminy oraz z dochodów własnych. Podstawą gospodarki finansowej jest roczny plan rzeczowo-finansowy.

Wewnętrzne regulacje prawne dotyczące funkcjonowania gospodarki finansowo-księgowej w kontrolowanej jednostce to:

 

         Na dzień 31.12.2007 r. w jednostce kontrolowanej zatrudnionych było ogółem 72 osoby na 62,83 etatach (akta kontroli Nr 08/25/I/s.9-10). Szczegółowo stan zatrudnienia na dzień 31.12.2007 r. przedstawiono w tabeli nr 1.

 

 

Tabela nr 1

 

Strukturę zatrudnienia w PG nr 7 w przeliczeniu na etaty przedstawiono na wykresie nr 1.

 

Wykres nr 1

 

 

W dniu 10.01.2008 r. jednostka kontrolowana złożyła w Urzędzie Miasta Opola sprawozdanie Rb–27S z wykonania planu dochodów budżetowych szkoły za rok 2007(akta kontroli Nr 08/25/I/s.151).

Ze sprawozdania wynika, że dochody w tym okresie wyniosły 1.049,79 zł. W trakcie kontroli ustalono, że wykazana w sprawozdaniu Rb-27S kwota dotyczyła wygenerowanych na rachunku bankowym odsetek (52,79 zł), dochodu ze sprzedaży złomu (320,00 zł), zwrotu kosztów za szkolenie (500,00 zł) i pomocy naukowych (177,00 zł).Środki te zwrócono do Urzędu Miasta Opola w dniach: 15.06.07, 27.06.07i 15.11.07.

Z wyciągu bankowego wynika, że stan środków budżetowych na rachunku bankowym środków budżetowych na dzień 31.12.2007 r. wynosił – „0” (akta kontroli Nr 08/25/I/s.138).      

 

Z ewidencji księgowej Urzędu Miasta wynika, że łączna kwota środków finansowych przekazanych na działalność szkoły w 2007 r. wynosiła: 2.637.980,00 zł. Faktycznie wykorzystano kwotę 2.636.469,05 zł. Niewykorzystane środki w kwocie 1.510,95 zł zwrócono do Urzędu Miasta Opola w dniu 27.12.2007r. (akta kontroli Nr 08/25/I/s.131).

W dniu 10.01.2008 r. jednostka kontrolowana złożyła w Urzędzie Miasta Opola sprawozdanie Rb–28S z wykonania planu wydatków budżetowych na działalność szkoły za 2007r. (akta kontroli Nr 08/25/I/s.130). W wyniku kontroli ustalono, że łączna kwota wydatków wykazana w sprawozdaniu jest zgodna z łączną kwotą środków otrzymanych z Urzędu Miasta na działalność w 2007 r. Ze sporządzonego sprawozdania oraz z dokumentacji księgowej szkoły wynika, że dokonywane wydatki dotyczące szkoły zostały zaewidencjonowane w dziewiętnastu paragrafach.

W wyniku kontroli ustalono, że w 2007 r. pracownikom oprócz wynagrodzeń miesięcznych wypłacono dodatkowo (akta kontroli Nr 08/25/I/s.104-111):

Ø      nagrody jubileuszowe dla  (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)),

Ø      ekwiwalent za niewykorzystany urlop dla   (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))odprawę emerytalną dla jednej osoby w wysokości 6.686,40 zł,

Ø      nagrody dyrektora dla   (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))

 

Specjalny fundusz nagród nie został przekroczony.

 

          Zespół kontrolny sprawdził prawidłowość sporządzania list płac w 2007r. Ustalono, że są one sporządzane odrębnie dla pracowników administracji i obsługi oraz nauczycieli. 

Wypłaty wynagrodzeń są dokonywane dla wszystkich pracowników bezpośrednio na rachunki oszczędnościowo-rozliczeniowe.

Ponadto strona kontrolująca sprawdziła prawidłowość naliczania płac dla trzech pracowników szkoły wykazanych w tabeli nr 2.

 

Tabela nr 2

 

* Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 146 poz. 1222 z późn. zm.)

 

Podczas czynności kontrolnych sprawdzono, czy stawki poszczególnych składników wynagrodzeń zostały przyznane zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. Nieprawidłowości w tym zakresie nie stwierdzono (akta kontroli Nr 08/25/I/s.112).

Strona kontrolująca dokonała również analizy wynagrodzeń i przelewów czterech pracowników szkoły za okres od lipca do grudnia 2007 r.:

- dyrekcja (1 osoba),

- administracja (3 osoby).

Badanie polegało na porównaniu naliczonych wynagrodzeń                           z indywidualnych kartotek wynagrodzeń ze sporządzonymi listami płac. Następnie porównano wynagrodzenia „do wypłaty” z listy płac z dokonanymi przelewami. W badaniu zastosowano technikę porównania bieżącej informacji z analogiczną informacją z poprzedniego okresu. Zestawienie wynagrodzeń czterech pracowników kontrolowanej jednostki za okres od lipca do grudnia 2007 r. przedstawiono w tabeli nr 3.

 

Tabel nr 3

 

          W trakcie badania stwierdzono, iż wszystkie kwoty wykazane w indywidualnych kartotekach wynagrodzeń były zgodne z kwotami na sporządzonych listach płac. Po analizie porównawczej stwierdzono, iż zachodzi pełna zgodność pomiędzy danymi zawartymi w listach płac z danymi z wyciągów bankowych (akta kontroli Nr 08/25/I/s.113).

Z ewidencji księgowej Urzędu Miasta wynika, że łączna kwota środków finansowych przekazanych na dowożenie uczniów w 2007 r. wynosiła: 51.449,66 zł. Faktycznie wykorzystano kwotę 24.149,66 zł. Niewykorzystane środki w kwocie 1.600,00 zł i 1.550,34 zł zwrócono do Urzędu Miasta Opola w dniach 22.10.2007r. i 27.12.2007 r. (akta kontroli Nr 08/25/I/s.132).

W dniu 10.01.2008 r. jednostka kontrolowana złożyła w Urzędzie Miasta Opola sprawozdanie Rb–28S z wykonania planu wydatków budżetowych z dowożenia uczniów za 2007r. (akta kontroli Nr 08/25/I/s.147). W wyniku kontroli ustalono, że łączna kwota wydatków wykazana w sprawozdaniu jest zgodna z łączną kwotą środków otrzymanych z Urzędu Miasta na działalność w 2007r. Ze sporządzonego sprawozdania oraz z dokumentacji księgowej wynika, że dokonywane wydatki dotyczące dowożenia zostały zaewidencjonowane w sześciu paragrafach.

Źródła dochodów własnych oraz sposób ich przeznaczenia określone zostały w uchwale nr XLIV/456/05 Rady Miasta Opola z dnia 17 marca 2005 r. w sprawie tworzenia i gospodarowania dochodami własnymi w jednostkach budżetowych miasta Opola z późniejszymi zmianami. Podstawą gospodarowania dochodami własnymi jest roczny plan sporządzony przez dyrektora jednostki określający przychody i rozchody w układzie paragrafów klasyfikacji budżetowej.

Z wyciągu bankowego wynika, że stan środków dochodów własnych na rachunku bankowym na dzień:

- 01.01.2007 r. wynosił 12.097,74 zł (akta kontroli Nr 08/25/I/s.171).

- 31.12.2007 r. wynosił 1.865,63 zł  (akta kontroli Nr 08/25/I/s.172).

Salda z wyciągów bankowych są zgodne ze sprawozdaniem RB-34 za 2007 r. 

Ustalono, że w kontrolowanej szkole środki dochodów własnych były gromadzone na wyodrębnionym rachunku bankowym. Ze sporządzonego przez jednostkę sprawozdania Rb-34 wynika, że wykonanie przychodów dochodów własnych w 2007 r. wyniosło ogółem 30.227,48 zł (akta kontroli Nr 08/25/I/s.154). Na kwotę tę składają się:

Ø      paragraf 069 „Wpływy z różnych opłat” - kwota 370,00 zł,

Ø      paragraf 092 „Pozostałe odsetki” - kwota 516,58 zł,

Ø      Paragraf 097 „Wpływy z różnych dochodów” – 17.243,16 zł.

W wyniku kontroli ustalono, że na przychody składały się m.in.:

Ø      odsetki od środków zgromadzonych na rachunku bankowym,

Ø      opłaty za duplikaty druków,

Ø      opłaty z tytułu najmu pomieszczeń.

 

W okresie od stycznia do grudnia 2007 r. w kontrolowanej szkole zostały zawarte następujące umowy najmu:

- wynajem sali gimnastycznej (umowa 7/07), umowa z  (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)),

- wynajem sali gimnastycznej (umowa 5/07),umowa z  (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)),

- wynajem pomieszczenia sklepik szkolny (umowa 6/07), umowa z  (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)),

- wynajem powierzchni reklamowej (umowa 2/05), umowa z   (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))

- wynajem pomieszczenia sklepik szkolny (umowa 6/07)umowa z   (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))

- wynajem, umowa z  (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)),

- udostępnienie pomieszczeń kuchennych wraz z zapleczem (umowa 5/06), umowa z   (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))

 

          Ze sporządzonego przez jednostkę kontrolowaną sprawozdania Rb-34 (akta kontroli Nr 08/25/I/s.155) wynika, że wydatki w ramach dochodów własnych w 2007r. wyniosły ogółem 30.227,48 zł. Wydatki te zaewidencjonowano w dwunastu paragrafach. W wyniku przeprowadzonej analizy wyżej wymienionego sprawozdania kontroli poddano dokumentację księgową dotyczącą wydatków wszystkich paragrafów.

 

          Wydatki ogółem wyniosły 8.448,64 zł. Dotyczyły głównie zakupu artykułów do bieżącego remontu, znaczków, benzyny, tonerów, artykułów biurowych, krzeseł, prenumeraty.

 

Wykazana w ewidencji łączna kwota jest zgodna z kwotą wydatków ujętą w sporządzonym sprawozdaniu Rb-34(akta kontroli Nr 08/25/I/s.156-162).

 

          Wydatki ogółem wyniosły 488,00 zł. Dotyczyły zakupu przyborów tablicowych.

 

Wykazana w ewidencji łączna kwota jest zgodna z kwotą wydatków ujętą w sporządzonym sprawozdaniu Rb-34 (akta kontroli Nr 08/25/I/ s.156-162).

 

          Wydatki ogółem wyniosły 560,02 zł. Dotyczyły głównie opłaty za wypożyczenie kosiarki. Wykazana w ewidencji łączna kwota jest zgodna z kwotą wydatków ujętą w sporządzonym sprawozdaniu Rb-34 (akta kontroli Nr 08/25/I/ s.156-162 ).

          Wydatki ogółem wyniosły 50,00 zł. Dotyczyły opłaty za badania profilaktyczne. Wykazana w ewidencji łączna kwota jest zgodna z kwotą wydatków ujętą w sporządzonym sprawozdaniu Rb-34 (akta kontroli Nr 08/25/I/ s.156-162).

 

          Wydatki ogółem wyniosły 1.176,33 zł. Wydatki dotyczyły m.in. refundacji kosztów skarbowych, opłat bankowych, wywozu śmieci. Wykazana w ewidencji łączna kwota jest zgodna z kwotą wydatków ujętą w sporządzonym sprawozdaniu Rb-34 (akta kontroli Nr 08/25/I/ s.156-162).

 

          Wydatki ogółem wyniosły 614,20 zł. Dotyczyły opłat za telefon. Wykazana w ewidencji łączna kwota jest zgodna z kwotą wydatków ujętą w sporządzonym sprawozdaniu Rb-34 (akta kontroli Nr 08/25/I/ s.156-162 ).

 

          Wydatki ogółem wyniosły 1.234,00 zł. Dotyczyły opłat za ubezpieczenie. Wykazana w ewidencji łączna kwota jest zgodna z kwotą wydatków ujętą w sporządzonym sprawozdaniu Rb-34 (akta kontroli Nr 08/25/I/ s.156-162).

 

          Wydatki ogółem wyniosły 126,20 zł. Dotyczyły opłat za podatek. Wykazana w ewidencji łączna kwota jest zgodna z kwotą wydatków ujętą w sporządzonym sprawozdaniu Rb-34 (akta kontroli Nr 08/25/I/ s.156-162).

 

          Wydatki ogółem wyniosły 1.140,00 zł. Dotyczyły opłat za szkolenia. Wykazana w ewidencji łączna kwota jest zgodna z kwotą wydatków ujętą w sporządzonym sprawozdaniu Rb-34 (akta kontroli Nr 08/25/I/ s.156-162).

 

          Wydatki ogółem wyniosły 2.065,46 zł. Dotyczyły zakupu programów i akcesoriów komputerowych . Wykazana w ewidencji łączna kwota jest zgodna z kwotą wydatków ujętą w sporządzonym sprawozdaniu Rb-34 (akta kontroli Nr 08/25/I/ s.156-162).

 

          Wydatki ogółem wyniosły 9.272,00 zł. Dotyczyły zakupu monitoringu. Wykazana w ewidencji łączna kwota nie jest zgodna z kwotą wydatków ujętą w sporządzonym sprawozdaniu Rb-34. Z ewidencji księgowej wynika, że w tym paragrafie wydatkowano kwotę 12.459,00 zł. Jest to łączna kwota dwóch paragrafów (§6050 i §6060). (akta kontroli Nr 08/25/I/ s.156-162)

 

          Wydatki ogółem wyniosły 3.187,00 zł. Dotyczyły zakupu komputera. Wykazana w ewidencji łączna kwota nie jest zgodna z kwotą wydatków ujętą w sporządzonym sprawozdaniu Rb-34. Ewidencja księgową nie zawierała w ogóle tego paragrafu. (akta kontroli Nr 08/25/I/ s.156-162)

 

Z wyjaśnienia głównej księgowej wynika, że na kartotece wydatków omyłkowo zaksięgowano obydwa wydatki na jednym § 6050 (akta kontroli Nr 08/25/I/s.173).

Z wyciągu bankowego wynika, że stan początkowy środków pieniężnych na dzień 01.01.2007 r. wynosił 32.715,52 zł (akta kontroli Nr 08/25/I/s.128). Stan ten jest zgodny z saldem początkowym konta 135 – rachunek (akta kontroli Nr 08/25/I/ s.114).

 

Gimnazjum:

Ø      17.05.2007 r. – 70.875,00 zł, (75%)

Ø      19.09.2007 r. –  23.625,00 zł (25%)

RAZEM                    94.500,00zł (akta kontroli Nr 08/25/I/s.115,120).

Dowożenie:

Ø      17.05.2007 r. – 750,00 zł (75%)

Ø      19.09.2007 r. – 250,00 zł (25%)

RAZEM                  1.000,00zł  (akta kontroli Nr 08/25/I/ s.115,120).

 

Środki na rachunek ZFŚS przekazano w ustawowym terminie.

 

Zasady tworzenia i udzielania świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych dla pracowników szkoły określił dyrektor w Regulaminie gospodarowania środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w Publicznym Gimnazjum nr 7 w Opolu. Regulamin określa m.in. osoby uprawnione do korzystania ze środków funduszu, przeznaczenie środków oraz zasady i warunki przyznawania świadczeń socjalnych. Sposoby i przyznawanie świadczeń osobom uprawnionym uzgadniany był z działającą stałą komisją ZFŚS składającą się z dwóch pracowników pedagogicznych oraz jednego pracownika administracyjnego. Wstępnej kwalifikacji wniosków o przyznanie pomocy socjalnej dokonuje komisja socjalna. Komisja sporządza każdorazowo z posiedzenia protokół, który zatwierdza dyrektor. Działalność socjalna prowadzona jest na podstawie zatwierdzonego rocznego planu dochodów i wydatków. Środki funduszu gromadzone są na odrębnym rachunku bankowym. Niewykorzystane środki w danym roku kalendarzowym przechodzą na rok następny. 

W wyniku kontroli ustalono, że na rachunek bankowy oprócz środków przeniesionych z poprzedniego roku, odpisów i odsetek od zgromadzonych środków, wpływały także spłaty pożyczek mieszkaniowych oraz odpis dla emerytów przekazany z Urzędu Miasta w wysokości 16.989,00 zł (akta kontroli Nr 08/25/I/s.114-124). Wpływów z innych źródeł nie stwierdzono.

         Z analizy zapisów dokonanych na koncie 135 (strona Ma) wynika, że zaewidencjonowane wydatki w kontrolowanym okresie dotyczyły:

Ø      dofinansowania do wypoczynku letniego pracowników oraz emerytów,

Ø      dofinansowania do wypoczynku dzieci,

Ø      pożyczek mieszkaniowych,

Ø      zapomóg,

Ø      świadczeń socjalnych,

Ø      świadczeń urlopowych dla nauczycieli (akta kontroli Nr 08/25/I/ s.114-124).

Saldo konta 135 na dzień 31.12.2007 r. wynosiło 27.877,10 zł i było zgodne z wyciągiem bankowym (akta kontroli Nr 08/25/I/s.129).

Zespół kontrolny, na podstawie kartoteki finansowej konta 130 – rachunek bankowy środków budżetowych za okres od stycznia do grudnia 2007 r., dokonał analizy 36 dokumentów księgowych na łączną kwotę 69.880,09 zł, na podstawie których dokonano wydatków w miesiącu grudniu. Sprawdzono sposób opisywania faktur oraz rachunków pod względem formalnym, rachunkowym, merytorycznym oraz zatwierdzania do wypłaty przez dyrektora jednostki. W tabeli nr 4 przedstawiono dokumenty poddane szczegółowej kontroli.     

 

 

W trakcie powyższego badania zespół kontrolny ustalił, że nie wszystkie skontrolowane dokumenty były sprawdzone pod względem merytorycznym, rachunkowym i formalnym. Nie sprawdzono pod względem formalno –rachunkowym faktury nr 340/II/k na kwotę 671,00 zł (poz.2 w tabeli). We wszystkich skontrolowanych dokumentach oprócz dokumentu z tabeli poz. 11 brak było daty przy potwierdzeniu merytorycznym. Wszystkie skontrolowane faktury posiadały dekretację oraz wskazanie odpowiedniego paragrafu klasyfikacji budżetowej. 

 

 

Podczas kontroli ustalono, że gotówka z banku pobierana jest na wydatki niezbędne do bieżącej działalności szkoły. Ustalony w jednostce limit gotówki w kasie wynosi 200,00 zł. Odpowiedzialność materialną za prowadzenie kasy ponosi pracownik zatrudniony na stanowisku starszego księgowego. Deklaracja odpowiedzialności materialnej znajduje się w aktach osobowych pracownika. W okresie od sierpnia do października 2007 r. w kontrolowanej jednostce z pobranych z banku środków pieniężnych sporządzono 7 raportów kasowych. Badanie przedstawiono w tabeli nr 5.

 

Tabela nr 5

 

 

Ustalono, że w sporządzonych raportach ujmowane są środki pieniężne wspólnie dla wszystkich rachunków bankowych z wyłączeniem dochodów własnych. W trzech przypadkach zostało przekroczone pogotowie kasowe.

 

Szczegółowej kontroli poddano raport nr 20 za okres 25-31.10.2007 r. Ustalono, że na przychody składały się:

Ø      pobrana gotówka z banku – 107,60 zł,

Ø      wpłata z rozliczonej zaliczki – 816,79 zł,

Ø      wpłata tytułem spłaty pożyczki mieszkaniowej – 58,90 zł

Ø      pobranie z banku - 443,34 zł.

 

Na rozchody składały się wydatki na:

Ø      żarówki - 17,36 zł,

Ø      artykuły biurowe – 205,28 zł,

Ø      znaczki pocztowe – 13,00 zł,

Ø      bilety – 1.621,80 zł,

Ø      papier ksero – 8,90 zł,

Ø      odprowadzanie gotówki – 875,69 zł

 

W wyniku przeprowadzonej analizy stwierdzono co następuje:

Ø      do raportu kasowego dołączone były dowody źródłowe tj.: faktury i rachunki oraz potwierdzenia wypłaty oraz wpłaty z banku;

Ø      dowody księgowe zawierały stwierdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach (dekretacja) oraz podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania;

Ø      faktury i rachunki opisane były pod względem celowości zakupu, podpisane pod względem formalnym, rachunkowym, zatwierdzone do wypłaty (akta kontroli Nr 08/25/I/s.150).

 

Kompleksowy system kontroli wewnętrznej w jednostce określony jest m.in. przez:

 

Tabela nr 6