|
KWiA.I–0914/14/08
|
Opole, 04.06.2008 r.
|
|
PROTOKÓŁ KONTROLI NR 15/08
|
|
Jednostka kontrolowana
|
Publiczne Przedszkole Integracyjne nr 38 w Opolu
|
|
Nazwa organu sprawującego nadzór
|
Prezydent Miasta Opola
|
|
Termin przeprowadzenia kontroli
|
od 16 do 30 kwietnia 2008 r.
|
|
Imię i nazwisko przeprowadzającego kontrolę oraz stanowisko
|
Agnieszka Lisiecka - inspektor w
Wydziale Kontroli Wewnętrznej i Audytu
Izabela Dziewulska - Gaj – główny specjalista w Wydziale
Kontroli Wewnętrznej i Audytu
|
|
Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli
|
nr 30/2008
nr 31/2008
|
|
Przedmiot kontroli
|
Ø Gospodarka finansowa za 2007r.
|
|
Okres objęty kontrolą
|
2007 r.
|
|
Imię i nazwisko kierownika kontrolowanej jednostki – stanowisko służbowe
|
Elżbieta Kruszyńska – dyrektor
przedszkola
|
|
Wyjaśnień w czasie kontroli udzielały
|
Elżbieta Kruszyńska – dyrektor przedszkola
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))– główna księgowa
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))– referent ds. płac
|
Podstawy prawne
1. Ustawa z dnia 30 czerwca 2005 r. r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 z późniejszymi zmianami).
2. Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. Nr 76, poz.694 z późniejszymi zmianami).
- Ustawa z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (tekst jednolity z 2004 r., Dz. U. Nr 256, poz. 2572 z późniejszymi zmianami).
4. Ustawa z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. Nr 118, poz. 1112 z późniejszymi zmianami).
5. Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 z późn. zm.).
- Rozporządzenie z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. 107 poz. 726 z późn. zm.).
7. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781 z późn. zm.).
8. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształcaniu w inną formę organizacyjno-prawną (dz. U. z 2006 r. Nr 116 poz.783).
9. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 146 poz. 1222 z późn. zm.).
10. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020).
- Uchwała Nr XLIV/456/05 Rady Miasta Opola z dnia 17 marca 2005 r. w sprawie tworzenia i gospodarowania dochodami własnymi w jednostkach budżetowych miasta Opola.
- Uchwała Nr LXIX/798/06 Rady Miasta Opola z dnia 31 sierpnia 2006 r. w sprawie ustalenia najniższego wynagrodzenia zasadniczego w pierwszej kategorii zaszeregowania w tabeli miesięcznych stawek wynagrodzenia zasadniczego pracowników niepedagogicznych zatrudnionych w jednostkach oświatowych oraz uzgodnienia wartości jednego punktu.
- Komunikat Nr 13 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006 r. w sprawie standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF z 2006 r. Nr 7 poz. 58).
Cel kontroli
Celem kontroli była ocena prawidłowości prowadzonej gospodarki finansowej oraz sprawdzenie rzetelności prowadzonej ewidencji wydatków i sporządzanych sprawozdań.
Metodyka przeprowadzenia kontroli
Zapoznano się ze specyfiką przyjętych rozwiązań organizacyjnych w zakresie prowadzenia spraw kadrowo-księgowych. Na podstawie zapisów dokonywanych na kontach księgowych ustalono poszczególne rodzaje wydatków budżetowych. Sprawdzono również czy istnieją dokumenty potwierdzające dokonanie określonych wydatków (faktury, rachunki, listy płac, raporty kasowe, itp.) oraz porównano je z wyciągami bankowymi. Sprawdzono także, czy poszczególne dokumenty zostały odpowiednio opisane, zadekretowane i poddane wstępnej kontroli oraz podpisane przez głównego księgowego i zaakceptowane do wypłaty przez dyrektora przedszkola. Dane zawarte w rocznych sprawozdaniach budżetowych porównano z danymi wynikającymi z badanych dokumentów i ewidencji księgowej. Dokonano analizy poszczególnych wydatków pod kątem ich celowości oraz zgodności z planem finansowym. Sprawdzono również czy jednostka posiada zakładowy plan kont i opracowane na piśmie procedury kontroli finansowej, oraz czy procedury te są zgodne ze standardami Ministerstwa Finansów i dostosowane do specyfiki jednostki, a także w jaki sposób są realizowane w praktyce.
Sprawy organizacyjne
Publiczne Przedszkole Integracyjne nr 38 w Opolu przy ul. Prószkowskiej 39 funkcjonuje od dnia 01.01.2000 r., na podstawie Uchwały Nr XVIII/286/99 Rady Miasta Opola z dnia 16 grudnia 1999 r. zmieniającej uchwałę w sprawie ustalenia form organizacyjno-prawnych działania przedszkoli publicznych na terenie gminy Opole (akta kontroli Nr 08/15/I/2-4). Siedzibą przedszkola jest nieruchomość zabudowana położona w Opolu przy ul. Prószkowskiej 39, którą Zarząd Miasta Opola przekazał nieodpłatnie w trwały zarząd decyzją nr GNGiK/7224.c/76/99/2000 z dnia 10 lutego 2000 r. (akta kontroli Nr 08/15/I/ 5-6).
W okresie objętym kontrolą dyrektorem przedszkola była pani Elżbieta Kruszyńska powołana na to stanowisko na okres od 01 stycznia 2007r. do 31 sierpnia 2011 r. (akta kontroli Nr 08/15/I/ 8).
W okresie objętym kontrolą głównym księgowym przedszkola była pani (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))zatrudniona w jednostce w wymiarze 1/4 etatu na czas nieokreślony(akta kontroli Nr 08/15/I/7).
Z budżetem gminy przedszkole rozliczało się w dziale 801 rozdział 80104. Wydatki pokrywane są ze środków budżetowych Gminy oraz z dochodów własnych. Podstawą gospodarki finansowej jest roczny plan rzeczowo-finansowy.
W okresie od stycznia do maja 2007 r. przedszkole posiadało następujące rachunki bankowe założone w Banku Millennium S.A.: rachunek budżetowy, rachunek zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, rachunek dochodów własnych.
Od maja 2007 r. przedszkole posiada rachunki bankowe w Banku PKO BP S.A.
Księgi rachunkowe w przedszkolu prowadzone są z wykorzystaniem programu komputerowego FK - ,,Finanse DDJ” firmy ProgMan.
Sprawy kadrowe
Na dzień 31.12.2007 r. w jednostce kontrolowanej zatrudnionych było ogółem 19 osób na 16,10 etatach (akta kontroli Nr 08/15/I/9-12). Szczegółowo stan zatrudnienia na dzień 31.12.2007 r. przedstawiono w tabeli nr 1.
Tabela nr 1
|
Lp.
|
Pracownicy
|
Etaty
|
Osoby
|
|
1
|
Pedagogiczni
|
9,225
|
10
|
|
2
|
Administracja
|
1,375
|
2
|
|
2
|
Obsługa
|
5,50
|
7
|
|
RAZEM
|
16,10
|
19
|
Strukturę zatrudnienia w PP nr 38 w przeliczeniu na etaty przedstawiono na wykresie nr 1.
Wykres nr 1
Inwentaryzacja
Zasady przeprowadzania inwentaryzacji w przedszkolu określa Instrukcja Inwentaryzacji wprowadzona zarządzeniem Dyrektora Przedszkola nr 17/2001 z dnia 31.12.2001r.
1. Inwentaryzację budynków i budowli będących w zarządzie przedszkola przeprowadzono wg stanu na dzień 31.10.2007r.
2. Inwentaryzację magazynu żywnościowego przeprowadzono 29.12.2007r.
3. W związku z przejęciem przez panią Elżbietę Kruszyńską czynności kierownika przedszkola od pani Elżbiety Wienke w dniu 29.12.2006r. spisano protokół zdawczo – odbiorczy. Pani Kruszyńska przejęła całkowity majątek, dokumentację oraz sprawy niezałatwione:
- majątek nieruchomy,
- majątek ruchomy,
- wyposażenie zdeponowane w magazynach obcych,
- wyposażenie w użytkowaniu, artykuły żywnościowe,
- środki pieniężne i rozliczenia,
- budżet,
- rachunek dochodów własnych,
- pieczęcie,
- teczki bieżących akt przedszkolnych,
- archiwum,
- wykaz spraw niezałatwionych,
- różnice inwentaryzacyjne.
Przy wypełnianiu arkuszy spisowych nie przestrzegano podstawowych zasad określonych w instrukcji inwentaryzacyjnej.
Stwierdzono m.in. dokonywanie w sposób niedozwolony poprawek na arkuszach spisowych poprzez zamazywanie danych i pogrubianie zapisów, tj. z naruszeniem przepisów określonych w art. 25 ustawy o rachunkowości, brak symboli identyfikujących składniki majątku, brak podsumowania pozycji arkuszy (arkusz zawiera pozycje od nr ... do nr ...). Stwierdzono, że w czterech spośród jedenastu arkuszy spisu z natury zsumowano błędnie wartości spisanych przedmiotów. Ponadto w spisach brak informacji, kiedy spis rozpoczęto i zakończono, w aktach również brak sprawozdania opisowego z przebiegu spisu z natury (zał. nr 2) do instrukcji (akta kontroli Nr 08/15/I/38-48).
Ustawa o rachunkowości określa termin i częstotliwość przeprowadzania inwentaryzacji (art. 26 ust. 3 pkt.3), m.in. inwentaryzację środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie, znajdujących się na terenie strzeżonym należy przeprowadzić raz w ciągu 4 lat. Dyrektor jednostki nie przedstawił kontrolującym dokumentacji z inwentaryzacji środków trwałych z lat ubiegłych, która byłaby przeprowadzona zgodnie z Instrukcją Inwentaryzacyjną.
W zakresie realizacji planu rzeczowo-finansowego
Wydatki budżetowe w 2007 r.
Z wyciągu bankowego wynika, że stan środków budżetowych na rachunku bankowym przedszkola na dzień 31.12.2007 r. wynosił – „0” (akta kontroli Nr 08/15/I/196).
Z ewidencji księgowej Urzędu Miasta wynika, że łączna kwota środków finansowych przekazanych na działalność przedszkola w 2007 r. wynosiła: 519.330,00 zł. Faktycznie wykorzystano kwotę 519.046,45 zł. Niewykorzysta-ne środki w kwocie 283,55 zł zwrócono do Urzędu Miasta Opola w dniu 07.12.2007 r. (akta kontroli Nr 08/15/I/196). Otrzymane środki zostały wykazane na koncie księgowym 130 jako wpływ. Również kwota zwrotu została wykazana na tym koncie po stronie MA jako rozchód.
W dniu 08.01.2008 r. jednostka kontrolowana złożyła w Urzędzie Miasta Opola sprawozdanie Rb–28S z wykonania planu wydatków budżetowych za 2007 r. (akta kontroli Nr 08/15/I/194). W wyniku kontroli ustalono, że łączna kwota wydatków wykazana w sprawozdaniu jest zgodna z łączną kwotą środków otrzymanych z Urzędu Miasta na działalność w 2007 r. Ze sporządzonego sprawozdania oraz z dokumentacji księgowej przedszkola wynika, że dokonywane wydatki dotyczące przedszkola zostały zaewidencjonowane w siedmiu paragrafach: 3020, 4010, 4040, 4110, 4120, 4300 i 4440.
Z rachunku bieżącego przelewane były środki na wynagrodzenia, potrącenia, pochodne od wynagrodzeń oraz prowizje.
W trakcie kontroli stwierdzono, że na koncie księgowym 130 - rachunek bieżący jednostek budżetowych zarówno po stronie Wn i jak i Ma dokonywano księgowań tylko na podstawie wyciągów bankowych. Powyższy sposób księgowania jest zgodny z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.
Ustalono, że największą pozycję wydatków budżetowych stanowiły wynagrodzenia. Łączna kwota tych wydatków wyniosła 493.946,78 zł. Wykazana w ewidencji łączna kwota jest zgodna z kwotą wydatków ujętą w sporządzonym sprawozdaniu budżetowym.
W wyniku kontroli ustalono, że w 2007 r. pracownikom oprócz wynagrodzeń miesięcznych wypłacono dodatkowo (akta kontroli Nr 08/15/I/71-74).:
Ø nagrody jubileuszowe dla (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) osób w łącznej kwocie (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))zł,
Ø ekwiwalent za niewykorzystany urlop dla (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))w kwocie (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))zł,
Ø ze specjalnego funduszu nagród nagrody dyrektora otrzymało (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) osób na łączną kwotę (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) zł, w tym jeden nauczyciel na kwotę (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))zł i (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))na łączną kwotę (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) zł. Specjalny fundusz nagród na rok 2007 - 2.969,00 zł, pomnożony przez 1,9% wyniósł 3.025,00 zł. W związku z powyższym nie przekroczono planowanego funduszu nagród.
Strona kontrolująca dokonała analizy wynagrodzeń trzech pracowników przedszkola za 2007 r.:
- dyrektor,
- główna księgowa,
- referenta ds. płac.
Badanie polegało na porównaniu naliczonych wynagrodzeń z indywidualnych kartotek wynagrodzeń z dokonanymi przelewami.
Zestawienie wynagrodzeń pracowników kontrolowanej jednostki za 2007 r. przedstawiono w tabeli nr 2.
Tabel nr 2
|
Lp.
|
Imię i nazwisko
|
I/07
|
II/07
|
III/07
|
IV/07
|
V/07
|
VI/07
|
VII/07
|
VIII/07
|
IX/07
|
X/07
|
XI/07
|
XII/07
|
|
1
|
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))
|
|
2
|
|
3
|
Po analizie porównawczej stwierdzono, iż nie wszystkie dane zawarte w indywidualnych kartotekach wynagrodzeń są zgodne z danymi z wyciągów bankowych (akta kontroli Nr 08/15/I/75-77). Wystąpiła różnica między przelewem a wypłatą dyrektora jednostki – Elżbiety Kruszyńskiej w miesiącu lipcu i sierpniu. Była to kwota 79,56 zł. Z wyjaśnienia głównej księgowej wynika, że z powodu zmniejszonej składki na ubezpieczenie rentowe z 6,5% na 3% wypłaty dokonano wcześniej, niż sporządzono naliczenie. W miesiącu sierpniu skorygowano wypłatę wynagrodzenia o ww. kwotę.
Ponadto w trakcie kontroli ustalono, że wydatki w paragrafie 4300 ogółem wyniosły 1.599,67 zł i dotyczyły prowizji bankowych naliczonych przez Bank Millenium S.A. Wykazana w ewidencji łączna kwota jest zgodna z kwotą wydatków ujętą w sporządzonym sprawozdaniu budżetowym.
Dochody własne w 2007 r.
Podstawę funkcjonowania dochodów własnych stanowi uchwała nr XLIV/456/05 Rady Miasta Opola z dnia 17 marca 2005 r. w sprawie tworzenia i gospodarowania dochodami własnymi w jednostkach budżetowych miasta Opola z późniejszymi zmianami. Podstawą gospodarowania dochodami własnymi jest roczny plan sporządzony przez dyrektora jednostki określający przychody i rozchody w układzie paragrafów klasyfikacji budżetowej.z późniejszymi zmianami. Podstawą gospodarowania dochodami własnymi jest roczny plan sporządzony przez dyrektora jednostki określający przychody i rozchody w układzie paragrafów klasyfikacji budżetowej.
Ustalono, że w kontrolowanym przedszkolu środki dochodów własnych były gromadzone na wyodrębnionym rachunku bankowym. Ze sporządzonego przez jednostkę sprawozdania Rb-34 wynika, że wykonanie przychodów dochodów własnych w 2007 r. wyniosło ogółem 95.968,64 zł (akta kontroli Nr 08/15/I/155). Na kwotę tę składają się:
Ø środki pieniężne na początek roku sprawozdawczego w kwocie 13.003,68 zł (stan zgodny z wyciągiem bankowym),
Ø przychody w kwocie 82.964,96 zł.
Powyższe przychody uzyskano w dwóch paragrafach tj.:
Ø paragraf 083 „Wpływy z usług” - kwota 82.651,20 zł,
Ø paragraf 092 „Pozostałe odsetki” - kwota 313,76 zł.
W wyniku kontroli ustalono, że na przychody składały się wpłaty rodziców za pobyt dzieci w przedszkolu, odsetki od zgromadzonych środków na rachunku bankowym.
Wydatki dochodów własnych w 2007 r.
Ze sporządzonego przez jednostkę kontrolowaną sprawozdania Rb-34 (akta kontroli Nr 08/15/I/155-156) wynika, że wydatki w ramach dochodów własnych w 2007 r. wyniosły ogółem 84.274,20 zł. Wydatki te zaewidencjonowano w jedenastu paragrafach. Stan środków pieniężnych na koniec okresu sprawozdawczego w sprawozdaniu wynosi 11.694,44 zł. Natomiast na wyciągu saldo końcowe wynosi 11.694,04 zł. Z wyjaśnienia głównej księgowej dotyczącej tej różnicy wynika, że pomyłkowo ujęła kwotę 0,40 zł na dzień 31.12.2007r., która znajdowała się na koncie depozytowym. W wyniku tej pomyłki w paragrafie 4240 główna księgowa zmniejszyła wydatki o ww. sumę. W sprawozdaniu za I kwartał 2008r kwota ta została skorygowana i poprawnie wpisano saldo konta bankowego dochodów własnych.
W wyniku przeprowadzonej analizy wyżej wymienionego sprawozdania kontroli poddano dokumentację księgową dotyczącą wydatków wszystkich paragrafów.
Rozdział 80104 § 4210 – Zakup materiałów i wyposażenia (akta kontroli Nr 08/15/I/124-133)
Wydatki ogółem wyniosły 11.929,66 zł. Ustalono, że wydatki dotyczyły m.in. środków czystości, materiałów biurowych, prenumeraty.
Rozdział 80104 § 4220 – Zakup środków żywności (akta kontroli Nr 08/15/I/116-123)
Wydatki ogółem wyniosły 23.664,84 zł. Wydatki dotyczyły zakupu żywności.
Rozdział 80104 § 4240 – Zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i książek (akta kontroli Nr 08/15/I/112-115)
Wydatki ogółem wyniosły 2.722,76 zł. Wydatki dotyczyły zakupu materiałów do zajęć plastycznych, książek, artykułów do zabawy i instrumentów muzycznych.
Rozdział 80104 § 4260 – Zakup energii (akta kontroli Nr 08/15/I/134-140)
Wydatki ogółem wyniosły 22.014,22 zł. Wydatki dotyczyły zakupu energii cieplnej, elektrycznej, wody i gazu.
Rozdział 80104 § 4270 – Zakup usług remontowych (akta kontroli Nr 08/15/I/141-142)
Wydatki ogółem wyniosły 4.747,87 zł. Wydatki dotyczyły m.in. konserwacji sprzętu, napraw i remontów.
Rozdział 80104 § 4300 – Zakup usług pozostałych (akta kontroli Nr 08/15/I/94-111)
Wydatki ogółem wyniosły 15.706,70 zł. Wydatki dotyczyły m.in. opłat pocztowych, badań lekarskich, zapłaty za szkolenia, wywozu śmieci, prowizji bankowych, opłat za rytmikę i monitoring.
Rozdział 80104 § 4350 – Zakup usług dostępu do sieci Internet (akta kontroli Nr 08/15/I/146-147)
Wydatki ogółem wyniosły 39,41 zł. Wydatki dotyczyły opłat za Internet.
Rozdział 80104 § 4370 – Opłaty z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych telefonii stacjonarnej (akta kontroli Nr 08/15/I/143-145)
Wydatki ogółem wyniosły 2.232,03 zł. Wydatki dotyczyły opłat telefonicznych.
Rozdział 80104 § 4430 – Różne opłaty i składki (akta kontroli Nr 08/15/I/148-149)
Wydatki ogółem wyniosły 392,31 zł. Wydatki dotyczyły m.in. opłat za programy i za ubezpieczenia.
Rozdział 80104 § 4740 – Zakup materiałów papierniczych do sprzętu drukarskiego i urządzeń kserograficznych (akta kontroli Nr 08/15/I/150-151)
Wydatki ogółem wyniosły 278,89 zł. Wydatki dotyczyły m.in. opłat za ksero.
Rozdział 80104 § 4750 – Zakup akcesoriów komputerowych, w tym programów i licencji (akta kontroli Nr 08/15/I/ 152-153)
Wydatki ogółem wyniosły 545,51 zł. Wydatki dotyczyły m.in. opłat za zakup tuszu do drukarki i serwisów programów.
We wszystkich ww. paragrafach wykazana w ewidencji łączna kwota jest zgodna z kwotą wydatków ujętą w sporządzonym sprawozdaniu Rb-34.
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych
W 2007r. w kontrolowanym przedszkolu dokonano odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych na łączną kwotę 23.500,00 zł. Środki budżetowe zostały przekazane na rachunek bankowy ZFŚS w dniach:
Ø 21.03.2007 r. – 5.000,00 zł
Ø 05.04.2007 r. – 8.500,00 zł
Ø 30.04.2007 r. – 5.000,00 zł
Ø 17.07.2007r. – 2.000,00 zł
Ø 30.08.2007r. – 3.000,00 zł
RAZEM 23.500,00 zł (akta kontroli Nr 08/15/I/210-212)
Na koncie 851 - ,,Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych” zaksięgowano w dniu 21.05.2007r. po stronie WN kwotę 10.000 zł tytułem - refundacja środków, następnie w dniu 31.05.2007r. po stronie MA również kwotę 10.000 zł tytułem – rata odpisu zfss na 2007r. Z wyjaśnień udzielonych przez główną księgową w dniu 29.04.2008r. wynika, że nie jest to dodatkowa kwota odpisu. Kwotę tę przelano na konto budżetowe w związku z tym, iż na koncie budżetowym nie było wystarczającej ilości pieniędzy na wypłaty wynagrodzeń. Po otrzymaniu środków z Urzędu Miasta główna księgowa dokonała zwrotu tej kwoty na konto ZFSS.
Zasady tworzenia i udzielania świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych dla pracowników szkoły określił dyrektor w Regulaminie Zakładowego Funduszu Świadczeń. Regulamin określa m.in. osoby uprawnione do korzystania ze środków funduszu, przeznaczenie środków oraz zasady i warunki przyznawania świadczeń socjalnych.
Z wyciągu bankowego wynika, że stan początkowy środków pieniężnych na dzień 01.01.2007 r. wynosił 32.951,62 zł (akta kontroli Nr 08/15/I/216). Stan ten jest zgodny z saldem początkowym konta 135 – rachunek ZFŚS (akta kontroli Nr 08/15/I/210). Saldo końcowe konta 135 na dzień 31.12.2007r. wyniosło 29.602,78 zł i jest zgodne z wyciągiem bankowym.
W wyniku kontroli ustalono, że na wpływy oprócz środków przeniesionych z poprzedniego roku, odpisów i odsetek od zgromadzonych na rachunku środków, składały się także spłaty pożyczek mieszkaniowych. Odpis dla emerytów został przekazany z Urzędu Miasta Opola w wysokości 7.079,00 zł (akta kontroli Nr 08/15/I/210-212). Wpływów z innych źródeł nie stwierdzono.
Z analizy zapisów dokonanych na koncie 135 (strona Ma) wynika, że zaewidencjonowane wydatki w kontrolowanym okresie dotyczyły:
Ø pomocy rzeczowej i finansowej – 1.339 zł,
Ø pożyczek mieszkaniowych – 13.500 zł,
Ø świadczeń urlopowych dla nauczycieli i dofinansowania do wczasów i wypoczynku – 10.932,30 zł,
Ø dofinansowania dla emerytów – 3.400 zł,
Ø wycieczki do Pragi pracowników przedszkola – 4.250 zł,
Ø paczki świąteczne dla pracowników i bony – 10.649 zł,
Ø świadczeń pieniężnych wypłaconych 18 pracownikom z okazji Dnia Kobiet – 1.800 zł (akta kontroli Nr 08/15/I/210-212).
W zakresie pozostałych spraw finansowo – księgowych
Dokumenty księgowe
Podczas kontroli ustalono, że dokumentacja księgowa prowadzona jest w sposób chronologiczny.
Zespół kontrolny, na podstawie kartotek finansowych dochodów własnych dokonał sprawdzenia sposobu opisywania faktur oraz rachunków pod względem formalnym, rachunkowym, merytorycznym oraz zatwierdzania do wypłaty przez dyrektora jednostki. Do badania wybrano trzydzieści osiem dokumentów księgowych dotyczących wydatków dokonanych w miesiącu grudniu 2007r. W tabeli nr 3 przedstawiono dokumenty poddane szczegółowej kontroli.
Tabela nr 3
|
Lp.
|
Nr faktury
|
Cel wydatku
|
Kwota
|
Data przelewu
|
Paragraf
|
|
1
|
23760
|
Wywóz śmieci
|
113,42
|
20/12/2007
|
4300
|
|
2
|
11/2007
|
Przeprowadzenie szkolenia, rytmika
|
350,00
|
31/12/2007
|
4300
|
|
3
|
Druk delegacji
|
Za kilometry
|
25,07
|
10/12/2007
|
4300
|
|
4
|
|
Szkolenie
|
150,00
|
10/12/2007
|
4300
|
|
5
|
1023/12/2007
|
Aktualizacja programu
|
289,31
|
10/12/2007
|
4300
|
|
6
|
11/07
|
Monitoring za 11/07
|
73,20
|
20/12/2007
|
4300
|
|
7
|
07792/07
|
Monitoring
|
73,20
|
20/12/2007
|
4300
|
|
8
|
9999/b/07
|
Obszycie dywanu
|
72,24
|
24/12/2007
|
4300
|
|
9
|
15112/07
|
Instrumenty muzyczne
|
155,00
|
20/12/2007
|
4240
|
|
10
|
23450/07
|
Żywność
|
199,49
|
14/05/2007
|
4220
|
|
11
|
1943/07
|
Żywność
|
96,17
|
10/12/2007
|
4220
|
|
12
|
7179/07
|
Żywność
|
124,84
|
10/12/2007
|
4220
|
|
13
|
11825/12/07
|
Paczka świąteczna
|
1000,00
|
10/12/2007
|
4220
|
|
14
|
1998/07
|
Żywność
|
93,57
|
15/12/2007
|
4220
|
|
15
|
7438/09/07
|
Żywność
|
162,87
|
20/12/2007
|
4220
|
|
16
|
145/2007
|
Żywność
|
188,22
|
28/12/2007
|
4220
|
|
17
|
1269/2007
|
Żywność
|
61,18
|
28/12/2007
|
4220
|
|
18
|
900/a
|
Mleko czekoladowe
|
31,68
|
31/12/2007
|
4220
|
|
19
|
30424/a
|
Żywność
|
441,30
|
31/12/2007
|
4220
|
|
20
|
2067/07
|
Żywność
|
41,87
|
31/12/2007
|
4220
|
|
21
|
1943
|
Żarówka
|
5,98
|
10/12/2007
|
4210
|
|
22
|
2764/07
|
Artykuły papiernicze
|
21,44
|
20/12/2007
|
4210
|
|
23
|
2814/07
|
Materiały biurowe
|
239,26
|
24/12/2007
|
4210
|
|
24
|
102670
|
Czajnik i żelazko
|
248,90
|
24/12/2007
|
4210
|
|
25
|
7173/07
|
Prenumerata
|
55,00
|
10/12/2007
|
4210
|
|
26
|
07/01219
|
Proszek do zmywarki
|
162,26
|
10/12/2007
|
4210
|
|
27
|
07/01293
|
Młynek na odpady
|
1682,43
|
24/12/2007
|
4210
|
|
28
|
1162/2007
|
Wykładzina
|
477,85
|
24/12/2007
|
4210
|
|
29
|
22885/1277
|
Energia cieplna
|
2066,01
|
20/12/2007
|
4260
|
|
30
|
Z1519/007/12/07
|
Energia elektryczna
|
244,94
|
20/12/2007
|
4260
|
|
31
|
Z1519/0007/12/07
|
Energia elektryczna
|
440,53
|
28/12/2007
|
4260
|
|
32
|
290/07
|
Woda
|
204,26
|
15/12/2007
|
4260
|
|
33
|
9612070/148
|
Gaz
|
139,52
|
10/12/2007
|
4260
|
|
34
|
322
|
Konserwacja urządzeń gazowych
|
97,60
|
15/12/2007
|
4270
|
|
35
|
328
|
Wymiana gazowa
|
73,20
|
24/12/2007
|
4270
|
|
36
|
Fop40663029/012/07
|
Telefon
|
50,00
|
20/12/2007
|
4370
|
|
37
|
60423
|
Telefon
|
72,05
|
20/12/2007
|
4370
|
|
38
|
12/07
|
Internet
|
39,41
|
20/12/2007
|
4350
|
W trakcie powyższego badania zespół kontrolny ustalił, że wszystkie skontrolowane dokumenty miały adnotacje odnośnie sprawdzania wydatku pod względem merytorycznym i formalno – rachunkowym oraz zatwierdzenia do wypłaty przez dyrektora. Ponadto dokumenty posiadały prawidłowe wskazania klasyfikacji budżetowej.
Archiwum
Kontrolowana jednostka jest w trakcie archiwizacji dokumentacji. Jednostka nie posiada odrębnego pomieszczenia na akta archiwalne.
W dniu 5.03.2008r. została zawarta umowa ze spółką działającą pod nazwą(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)). Przedmiotem umowy było niszczenie wybrakowanych akt z Archiwum Zakładowego. Realizację umowy przewidziano od 6.03.2008r. do 12.04.2008r. Faktura z dnia 13.03.2008r. została wystawiona na kwotę zgodną z umową, tj. 112,50 zł. Wystawca faktury ustalił termin jej zapłaty na dzień 27.03.2008r. Zapłaty dokonano 1 dzień po terminie, tj. w dniu 28.03.2008r., natomiast kontrola pod względem formalnym, rachunkowym i merytorycznym oraz zatwierdzenie do wypłaty nastąpiły dopiero w dniu 31.03.2008r. tj. 12 dni po dokonaniu wypłaty. Wypłaty dokonano z § 4300. Strony umowy przewidziały sporządzenie protokołu z czynności niszczenia akt, który nie został jednak sporządzony. (akta kontroli Nr 08/15/I/13, 248).
W dniu 3.03.2008r. została podpisana umowa nr 2/2008 o dzieło: archiwizację dokumentacji kontrolowanej jednostki. Podpisy złożyły obie strony. Czas realizacji przewidziano od 3.03.2008r. do 10.03.2008r. Koszt zlecenia wynosił 800 zł (netto).
Rachunek został podpisany w dniu 17.03.2008r. przez wykonawcę. Dyrektor jednostki stwierdził na piśmie, że praca została wykonana i przyjęta bez zastrzeżeń. W dniach prowadzenia czynności kontrolnych dyrektor nie posiadał jednak protokołu z archiwizacji dokumentacji. Zatem zatwierdzenie rachunku do wypłaty nastąpiło przed faktycznym przyjęciem wykonanego dzieła. Rachunek nie został zatwierdzony pod względem formalnym i rachunkowym. Na rachunku pracownik ds. kadr potwierdził fakt zapłaty faktury. Brak podpisu głównej księgowej. Rachunek nie został opisany w jakiej formie dokonano zapłaty oraz z jakiego paragrafu. Fakt wypłaty został potwierdzony na wyciągu bankowym nr 49 (str. 2) z dnia 17.03.2008r. Ten sam wyciąg potwierdza również dokonanie wpłaty podatku w wysokości 144 zł na konto Pierwszego Urzędu Skarbowego w Opolu. (akta kontroli Nr 08/15/I/249-250).
System kontroli wewnętrznej
Jednostka nie posiada Regulaminu kontroli wewnętrznej.
Regulamin pracy wprowadzony został zarządzeniem nr 5/2005 z dnia 17.05.2005r. Nie przywołano w podstawie prawnej stosownych artykułów Kodeksu pracy.
Regulamin został uzgodniony w dniu 17.05.2005r. przez Prezesa Oddziału ZNP oraz Wiceprzewodniczącą Zakładowej komisji Międzyzakładowej Organizacji Związkowej Pracowników Oświaty i Wychowania „Solidarność”.
Załącznik nr 2 do regulaminu pracy został także zatwierdzony oraz podpisany przez właściwe organizacje związkowe. Brak załącznika nr 1. W Regulaminie nie przywołano załączników. W swoich postanowieniach uchyla poprzedni regulamin.
Regulamin pracy wszedł w życie 14 dni od daty ogłoszenia, tj. od 17.05.2005r.
Zespołowi kontrolującemu udostępniono oświadczenia 18 pracowników Przedszkola Publicznego nr 38 o zapoznaniu się z postanowieniami Regulaminu pracy z 2005r., z czego 8 pracowników złożyło takie oświadczenia przed datą jego wprowadzenia, tj. 2 osoby w 2003r., 1 osoba w 2001r., 1 osoba w 2000r., 4 osoby w 1998r. (akta kontroli Nr 08/15/I/251-268).
Regulamin premiowania dla pracowników nie będących nauczycielami został wprowadzony zarządzeniem nr 2/2007 z dnia 20.02.2007r. Został podpisany przez dyrektora. W swoich postanowieniach nie uchyla poprzedniego regulaminu. Z powyższym zapoznało się 6 pracowników ((Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))). Do dnia kontroli stan zatrudnienia pracowników nie będących nauczycielami wynosi 9 osób, z czego 2 osoby podpisane na Regulaminie nie znalazły się na liście zatrudnionych pracowników. Zatem 5 obecnie zatrudnionych pracowników nie będących nauczycielami nie zapoznało się z regulaminem premiowania (akta kontroli Nr 08/15/I/269).
Instrukcja zarządzania systemem informatycznym i ręcznym do przetwarzania danych osobowych została podpisana przez dyrektora. Nie została jednak wprowadzona zarządzeniem.
Regulamin ZFŚS został wprowadzony zarządzeniem dyrektora nr 1/2007 z dnia 12.02.2007r. Został przyjęty dnia 29.03.2007r. przez pracowników jednostki.
Tabela nr 4. Zarządzenia wewnętrzne
|
Nr zarządzenia
|
Przedmiot zarządzenia
|
Informacja w księdze zarządzeń o zapoznaniu się pracowników z poszczególnymi zarządzeniami
|
Potwierdzenie Zapoznanie pracowników
|
Wskazanie podstawy prawnej
|
Wymagane załączniki
|
Dołączone załączniki do zarządzenia
|
|
1/07 z 12.02.07
|
Regulamin ZFŚS
|
Dyrektor potwierdził swoim podpisem, że wszyscy pracownicy zapoznali się z zarządzeniem
|
Podpisy na regulaminie
|
Tak
|
Regulamin
|
Nie
|
|
2/07 z 20.02.07
|
Regulamin premiowania dla pracowników nie będących nauczycielami
|
Dyrektor potwierdził swoim podpisem, że wszyscy pracownicy zapoznali się z zarządzeniem
|
Podpisy na Regulaminie
|
Tak
|
Regulamin
|
Nie
|
|
3/07 z 4.06.07
|
Udzielanie dodatkowego dnia wolnego
|
Dyrektor potwierdził swoim podpisem, że wszyscy pracownicy zapoznali się z zarządzeniem
|
Brak podpisów
|
Tak
|
Nie
|
Nie dotyczy
|
|
4/07 z 24.09.07
|
Ocena pracowników samorządowych
|
Dyrektor potwierdził swoim podpisem, że pracownicy administracji (księgowość i ref. ds. kadr) zapoznali się z zarządzeniem
|
Brak podpisów
|
Tak
|
Nie
|
Nie dotyczy
|
|
5/07 z 10.10.07
|
Fundusz Nagród
|
Dyrektor potwierdził swoim podpisem, że wszyscy pracownicy zapoznali się z zarządzeniem
|
Brak podpisów
|
Tak
|
Nie
|
Nie dotyczy
|
|
6/07 z 10.10.07
|
Socjalny Fundusz Nagród
|
Dyrektor potwierdził swoim podpisem, że ref. ds. płac zapoznał się z zarządzeniem
|
Brak podpisów
|
Brak wskazania konkretnej podstawy prawnej
|
1
|
1
|
|
7/07 z 11.10.07
|
Odpłatność za wyżywienie dzieci
|
Dyrektor potwierdził swoim podpisem, że rodzice oraz referent administr.-gosp. zapoznali się z zarządzeniem
|
Brak podpisów
|
Brak wskazania konkretnej podstawy prawnej
|
Nie
|
Nie dotyczy
|
|
8/07 z 30.11.07
|
Odpłatność za pobyt dzieci
|
Dyrektor potwierdził swoim podpisem, że rodzice oraz referent administr.-gosp. zapoznali się z zarządzeniem
|
Brak podpisów
|
Tak
|
Nie
|
Nie dotyczy
|
|
9/07 z 6.12.07
|
Odpłatność za wyżywienie dzieci
|
Dyrektor wskazał i potwierdził swoim podpisem, którzy pracownicy zapoznali się z zarządzeniem
|
Brak podpisów
|
Brak wskazania konkretnej podstawy prawnej
|
Nie
|
Nie dotyczy
|
|
10/07 z 10.12.07
|
Odpłatność za wyżywienie dzieci
|
Dyrektor wskazał i potwierdził swoim podpisem, którzy pracownicy zapoznali się z zarządzeniem
|
Brak podpisów
|
Brak wskazania konkretnej podstawy prawnej
|
Nie
|
Nie dotyczy
|
|
1/08 z 29.01.08
|
Regulamin przyznawania zasiłku
|
Dyrektor potwierdził swoim podpisem, że prac. pedagogiczni oraz księgowa. zapoznali się z zarządzeniem
|
Regulamin przyjęto na radzie Pedagogicznej. Uczestnicy rady zapoznali się z jego treścią.
|
Tak
|
1
|
Brak
|
|
2/08 z 6.02.08
|
Roczny plan finansowy ZFŚS
|
Dyrektor potwierdził swoim podpisem, że wszyscy pracownicy zapoznali się z zarządzeniem
|
Brak podpisów
|
Brak wskazania konkretnej podstawy prawnej
|
Nie
|
Nie dotyczy
|
|
3/08 z 28.02.08
|
Ustalenie dodatkowego dnia wolnego
|
Brak informacji w księdze zarządzeń
|
Brak podpisów
|
Tak
|
Nie
|
Nie dotyczy
|
W dniu 23.04.2007r. został wprowadzony aneks do Regulaminu ZFŚS z dnia 12.02.2007r. Zgodnie z § 12 ust. 4 Regulaminu ZFŚS wszelkie zmiany do Regulaminu wprowadza się aneksem w formie pisemnej. Powyższe jest niezgodne z zasadami wprowadzania w życie regulaminu, który dyrektor wprowadza zarządzeniem. Dla ważności zmian wymaga się, aby zmiany wprowadzane były w tym samym trybie (zarządzenia), co nie zostało w przypadku tej zmiany zastosowane. Powyższe uchybienie ma charakter proceduralny i czyni aneks niewiążącym, zwłaszcza, że nie został on uzgodniony z właściwą organizacją związkową oraz nie zapoznano pracowników jednostki z treścią zmian (akta kontroli Nr 08/15/I/221-227).
Protokół niniejszy sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden egzemplarz obustronnie podpisany doręczono dyrektorowi przedszkola.
Zgodnie z § 39 ust.1 Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola stanowiącego załącznik do zarządzenia nr OR.II-0152/18/2003 Prezydenta Miasta Opola z dnia 9 czerwca 2003 r. w sprawie Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola zmienionego zarządzeniem nr OR.I-152-32/2004 Prezydenta Miasta Opola z dnia 24.08.2004 r., zarządzeniem nr OR.I-0152-42/2004 Prezydenta Miasta Opola z dnia 29.10.2004 r. oraz zarządzeniem nr OR.I-0152/218/08 z dnia 16 kwietnia 2008r. kierownik jednostki kontrolowanej ma prawo pisemnie, w terminie 7 dni roboczych od daty doręczenia protokołu kontroli, zgłosić kierownikowi zespołu kontrolnego umotywowane zastrzeżenia do ustaleń zawartych w protokole.
|
Jednostka kontrolowana
W dniu dzisiejszym otrzymałem/am egzemplarz protokołu.
(podpisy)
Data: ........................
|
Zespół kontrolny
(podpisy)
Data:.
|
Podpis Głównego Specjalisty:
Podpis Naczelnika Wydziału:
|
Ewentualne przyczyny odmowy podpisania protokołu:
.................................................................................................................
.................................................................................................................
.................................................................................................................
.................................................................................................................
|
2008-07-14 13:59:15 - Wnioski pokontrolne (51.00 kB)
