Miasto Opole - wersja archiwalna

URZĄD MIASTA OPOLA > Kontrole > kontrole jednostek > Przedszkole Publiczne nr 18

Pieczęć Nagłówkowa

KWiA-I-0914/18/2008	Opole, 3 lipca 2008 roku
PROTOKÓŁ KONTROLI nr 19/08
Jednostka kontrolowana	Przedszkole Publiczne nr 18 w Opolu
Nazwa organu sprawującego nadzór	Prezydent Miasta Opola
Termin przeprowadzenia kontroli	9.05.2008r. do 13.06.2008r.
Imię i nazwisko przeprowadzającego kontrolę oraz stanowisko	Izabela Dziewulska-Gaj - główny specjalista Agnieszka Lisiecka - inspektor w WKWiA Monika Pijanka - inspektor w WKWiA Maria Grycan - inspektor w WO Teresa Chłopek - inspektor w WO Andrzej Strzelczyk - inspektor BHP
Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli	38-43/08
Przedmiot kontroli	§ organizacja i funkcjonowanie jednostki, § sprawy kadrowe i dyscyplina pracy, § realizacja zadań statutowych, § gospodarka finansowa, w tym realizacji planu rzeczowo-finansowego, § sprawy bhp, § archiwum zakładowe, § inwestycje i remonty, § zlecanie prac projektowych, § system kontroli wewnętrznej.
Okres objęty kontrolą	2007 rok
Imię i nazwisko kierownika kontrolowanej jednostki – stanowisko służbowe	Maria Bogacz dyrektor
Wyjaśnień w czasie kontroli udzielali	dyrektor główny księgowy

Techniki zastosowane podczas postępowania

Postępowanie kontrolne przeprowadzone zostało na podstawie dokumentacji, pisemnych informacji i wyjaśnień pracowników kontrolowanej jednostki. Dokonano ponadto oględzin obiektu, w których funkcjonuje jednostka kontrolowana.

Wymienione dowody zostały przeanalizowane w następującym zakresie:

organizacji i funkcjonowania jednostki,
spraw kadrowych i dyscypliny pracy,
realizacji zadań statutowych,
gospodarki finansowej (realizacji planu rzeczowo-finansowego),
spraw bhp i archiwum,
zamówień publicznych,
inwestycji i remontów bieżących,
systemu kontroli wewnętrznej.

Kryteria ogólne

1. Legalność

2. Gospodarność

3. Celowość wydatków

4. Zgodność wydatków z planowanym przeznaczeniem

5. Prawidłowość wykorzystania środków.

Kryteria prawne

Kryteria w zakresie realizacji zadań statutowych

1. Ustawa z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (tekst jednolity: Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 z późn. zm.),

2. Ustawa z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2003 r. Nr 118, poz. 1112 z późn. zm.),

3. Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz.926 z późn. zm.),

4. Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 7 stycznia 2003 r. w sprawie ramowych statutów publicznego przedszkola oraz publicznych szkół - Załącznik 1 (Dz. U. z 2001 r. Nr 61, poz. 624 z późn. zm.),

5. Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 14 kwietnia 1992 r. w sprawie warunków i sposobu organizowania nauki religii w szkołach publicznych (Dz. U. z 1992 r. Nr 36, poz. 155 z późn. zm.),

6. Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 7 stycznia 2003 r. w sprawie udzielania i organizacji pomocy psychologiczno-pedagogicznej w publicznych przedszkolach, szkołach i placówkach (Dz. U. z 2003 r. Nr 11, poz. 114),

7. Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 20 lutego 2004 r. w sprawie warunków i trybu przyjmowania uczniów do szkół publicznych oraz przechodzenia z jednych typów szkół do innych (Dz. U. z 2004 r. Nr 26, poz. 232),

8. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. Nr 100, poz. 1024),

9. Statut Przedszkola Publicznego Nr 18 - Załącznik nr 2 do Uchwały Nr II/7/02 Rady Miasta Opola z dnia 28 listopada 2002 r. w sprawie założenia Przedszkola Publicznego Nr 18 w Opolu (ze zmianami dokonanymi przez Radę Pedagogiczną z dnia 24.03.2004 r., 28.02.2006 r. i 21.02.2007 r.) oraz Statut Przedszkola Publicznego Nr 18 - Załącznik do Uchwały nr 7/2007 Rady Pedagogicznej Przedszkola Publicznego Nr 18 w Opolu z dnia 11 grudnia 2007 r.

Kryteria w zakresie prowadzenia spraw kadrowych i dyscypliny pracy

10. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

11. Ustawa z dnia 22 marca 1990 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1593 z późn. zm.).

12. Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz.926 z późn. zm.).

13. Ustawa z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2005 r. Nr 249, poz. 2104 z późn. zm.).

14. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia – przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 z późn. zm.).

15. Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 6 maja 2003 r. w sprawie wymagań, jakim powinna odpowiadać osoba zajmująca stanowisko dyrektora oraz inne stanowisko kierownicze, w poszczególnych typach szkół i placówek (Dz. U. Nr 89, poz. 826 z późn. zm.).

16. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz. U. Nr 60, poz. 281 z późn. zm.).

17. Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 10 września 2002 r. w sprawie szczegółowych kwalifikacji wymaganych od nauczycieli oraz określenia szkół i wypadków, w których można zatrudnić nauczycieli nie mających wyższego wykształcenia lub ukończonego zakładu kształcenia nauczycieli (Dz. U. Nr 155, poz. 1288).

18. Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 31 stycznia 2005 r. w sprawie wysokości minimalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego nauczycieli, ogólnych warunków przyznawania dodatków do wynagrodzenia zasadniczego oraz wynagradzania za pracę w dniu wolnym od pracy (Dz. U. Nr 22, poz. 181 z późn. zm.).

19. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 146, poz. 1222).

20. Uchwała Nr LXIX/798/06 Rady Miasta Opola z dnia 31.08.2006 r. w sprawie ustalenia najniższego wynagrodzenia zasadniczego w pierwszej kategorii zaszeregowania w tabeli miesięcznych stawek wynagrodzenia zasadniczego pracowników niepedagogicznych zatrudnionych w jednostkach oświatowych oraz uzgodnienia jednego punktu.

21. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz.U. Nr 100, poz. 1024).

22. Uchwała Nr XIV/227/99 Rady Miasta Opola z dnia 16 września 1999 r. w sprawie tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć niektórych nauczycieli oraz zasad zaliczania do wymiaru godzin poszczególnych zajęć w kształceniu zaocznym i w systemie kształcenia na odległość.

23. Uchwała Nr XLIII/438/05 Rady Miasta Opola z dnia 24 lutego 2005 r. w sprawie ustalenia regulaminu, określającego wysokość stawek oraz szczegółowe warunki przyznawania nauczycielom dodatków: za wysługę lat, motywacyjnego, funkcyjnego, za warunki pracy oraz szczegółowy sposób obliczania wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe i godziny doraźnych zastępstw, jak również szczegółowe zasady przyznawania i wypłacania nauczycielskiego dodatku mieszkaniowego.

24. Uchwała Nr XLVII/486/05 z dnia 19 maja 2005 r. w sprawie określenia zasad udzielania i rozmiaru zniżek nauczycielom, którym w związku powierzeniem lub pełnieniem w szkole stanowisk kierowniczych obniżono tygodniowy obowiązkowy wymiar godzin zajęć oraz przyznawania zwolnień od obowiązku realizacji tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć dydaktycznych, wychowawczych i opiekuńczych.

25. Ustawa z dnia 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym (Dz. U. Nr 50, poz. 580).

26. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 13 marca 2007 r. w sprawie sposobu i trybu dokonania ocen kwalifikacyjnych pracowników samorządowych (Dz. U. Nr 55, poz. 361).

Kryteria w zakresie gospodarki finansowej

27. Ustawa z dnia 30 czerwca 2005 r. r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 z późniejszymi zmianami).

28. Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. Nr 76, poz.694 z późniejszymi zmianami).

29. Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 z późn. zm.).

30. Rozporządzenie z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. 107 poz. 726 z późn. zm.).

31. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781 z późn. zm.).

32. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształcaniu w inną formę organizacyjno-prawną (dz. U. z 2006 r. Nr 116 poz.783).

33. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 146 poz. 1222 z późn. zm.).

34. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020).

35. Uchwała Nr XLIV/456/05 Rady Miasta Opola z dnia 17 marca 2005 r. w sprawie tworzenia i gospodarowania dochodami własnymi w jednostkach budżetowych miasta Opola.

36. Uchwała Nr LXIX/798/06 Rady Miasta Opola z dnia 31 sierpnia 2006 r. w sprawie ustalenia najniższego wynagrodzenia zasadniczego w pierwszej kategorii zaszeregowania w tabeli miesięcznych stawek wynagrodzenia zasadniczego pracowników niepedagogicznych zatrudnionych w jednostkach oświatowych oraz uzgodnienia wartości jednego punktu.

37. Komunikat Nr 13 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006 r. w sprawie standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF z 2006 r. Nr 7 poz. 58).

38. Zarządzenie Nr OR.I-0151-24/2005 Prezydenta Miasta Opola z dnia 18 stycznia 2005 r. w sprawie regulaminu kontroli jednostek oświatowych realizowanej w ramach nadzoru sprawowanego przez organ prowadzący.

Kryteria w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej

39. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974r. Kodeks pracy (tekst jednolity z 1998r. Dz. U. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.)

40. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997r. w sprawie ogólnych warunków bezpieczeństwa i higieny pracy (tekst jednolity z 2003r. Dz. U. Nr 169, poz. 1650)

41. Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 31 grudnia 2002r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny w publicznych i niepublicznych szkołach i placówkach ( Dz. U. Z 2003r. Nr 6, poz. 69)

42. Ustawa z dnia 24 sierpnia 1991r. o ochronie przeciwpożarowej (tekst jednolity z 2002r. Dz. U. Nr 147, poz. 1229 z późn. zm.)

43. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 16 czerwca 2003r. w sprawie ochrony przeciwpożarowej budynków, innych obiektów budowlanych i terenów (Dz. U. Nr 121, poz. 1138)

Kryteria w zakresie archiwizacji dokumentów

44. Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. Nr 167, poz. 1375)

45. Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracowników (Dz. U. Nr 32, poz. 284)

Kryteria w zakresie realizacji zamówień publicznych

46. Ustawa z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 19, poz.177 z późn. zm.), (tekstjednolity z 2006r. Dz. U. Nr 164, poz. 1163 z późn. zm.), (tekst jednolity z 2007r. Dz. U. Nr 241, poz. 1763 z późn. zm.)

47. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 8 marca 2004 r. w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych (Dz. U. Nr 40, poz. 356)

48. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 20 marca 2006r. r. w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych (Dz. U. Nr 46, poz. 331)

49. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 maja 2006 r. w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych (Dz. U. Nr 87, poz. 610)

50. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 grudnia 2007 r. w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych (Dz. U. Nr 241, poz. 1763)

Kryteria w zakresie ZFŚS

51. Ustawa z dnia 4 marca 1994r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity z 1996r. Dz. U. Nr 70, poz. 335 z późn. zm.)

52. Ustawa z dnia 23 maja 1991r. o związkach zawodowych (tekst jedn. z 2001r. Dz. U. Nr 79, poz. 854)

53. Ustawa z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (tekst jedn. z 2003r. Dz. U. Nr 118, poz. 1112 z późn. zm.)

54. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 14 marca 1994r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz. U. Nr 43, poz. 168 z późn. zm.)

Kryteria w zakresie systemu kontroli wewnętrznej

55. Komunikat Nr 13 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006r. w sprawie standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 7, poz. 58)

56. Zarządzenie nr OR.II-0152/18/2003 Prezydenta Miasta Opola z dnia 9 czerwca 2003 r. w sprawie Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola zmienianego Zarządzeniem Prezydenta Miasta Opola nr OR.I-0152-32/2004 z dnia 24 sierpnia 2004 r. oraz OR.I-0152-42/2004 z dnia 29 października 2004 r.

Obiekty kontroli

Organizacja i funkcjonowanie placówki.
Realizacja zadań statutowych.
Kadry i dyscyplina pracy.
Gospodarka finansowa.
Bezpieczeństwo i higiena pracy.
Archiwizacja.
Zamówienia publiczne, remonty i inwestycje.
Kontrola wewnętrzna.

Cele kontroli

1. Ocena działalności Publicznego Przedszkola nr 18 w Opolu pod kątem zgodności z obowiązującymi przepisami prawa oraz Regulaminem Organizacyjnym.

2. Ocena zasadności gospodarki finansowej z obowiązującym prawem.

3. Ocena istniejącego w placówce systemu kontroli wewnętrznej.

USTALENIA SZCZEGÓŁOWE KONTROLI

I. Sprawy organizacyjne

1. Publiczne Przedszkole nr 18 w Opolu przy funkcjonuje od dnia 1 stycznia 2003 r., na podstawie Uchwały Nr II/7/02 Rady Miasta Opola z dnia 28 listopada 2002 r. w sprawie założenia Przedszkola Publicznego nr 18 (Akta kontroli Nr 08/19/I/1-3). Siedzibą Przedszkola jest nieruchomość zabudowana położona w Opolu przy ulicy Joachima Lelewela 9, którą Zarząd Miasta Opola przekazał nieodpłatnie w trwały zarząd decyzją nr GNGiK-I-JO-72244/336/06 (Akta kontroli Nr 08/19/I/4-5. W okresie objętym kontrolą dyrektorem Przedszkola jest pani Maria Bogacz powołana na to stanowisko na okres od 1 września 2007 r. do 31 sierpnia 2012 r. (Akta kontroli Nr 08/19/I/6-7).

2. Głównym księgowym Przedszkola jest pani (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))zatrudniona w jednostce od dnia 02.01.2003 r. w wymiarze 0,25 etatu (Akta kontroli Nr 08/19/I/8).

3. Z budżetem gminy Przedszkole rozlicza się w dziale 801 rozdział 80104. Wydatki pokrywane są ze środków budżetowych Gminy oraz z dochodów własnych. Podstawą gospodarki finansowej jest roczny plan rzeczowo-finansowy.

4. W okresie od stycznia do kwietnia 2007 r. Przedszkole posiadało cztery rachunki bankowe założone w Banku Millennium S.A.: rachunek budżetowy, rachunek zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, rachunek dochodów własnych oraz rachunek depozytowy. Od maja 2007 r. Przedszkole posiada rachunki bankowe w banku PKO BP S.A.

5. Księgi rachunkowe w Przedszkolu prowadzone są z wykorzystaniem programu komputerowego Finanse DDJ firmy Progman Software.

6. Na dzień 31.12.2007 r. w jednostce kontrolowanej zatrudnionych było ogółem 12 osób na 9,335 etatach (Akta kontroli Nr 08/19/I/9-10). Szczegółowo stan zatrudnienia na dzień 31.12.2007 r. przedstawiono w tabeli nr 2.

Tabela nr 1

Lp.	Pracownicy	Etaty	Osoby
1	Pedagogiczni	4,085	5
2	Administracja	1,25	2
2	Obsługa	4	5
RAZEM		9,335	12

Strukturę zatrudnienia w PP nr 18 w przeliczeniu na etaty przedstawiono na wykresie nr 1.

Po analizie Regulaminu Organizacyjnego placówki stwierdzono niezgodność ww. informacji, uzyskanych aktualnych akt ze schematem organizacyjnym, który zawiera szczegółowe informacje dot.etatów i zatrudnionych osób. Wg Schematu organizacyjnego łączne zatrudnienie obejmuje 8,295 etaty (różnica: 1,04). Różnice dotyczą pracowników pedagogicznych, których etaty przewidziano w schemacie organizacyjnym w ilości 3.045.

Wykres nr 1

II. Realizacja zadań statutowych

1. Kontrolę organizacji pracy przedszkola w latach szkolnych 2006/2007 i 2007/2008 oraz przydziału liczby godzin dydaktycznych, wychowawczych i opiekuńczych nauczycielom przeprowadzono na postawie arkuszy organizacji Przedszkola Publicznego Nr 18 w Opolu na dany rok szkolny (wraz z aneksami - nr od 1 do 4 do arkusza organizacji na rok szkolny 2006/2007 i aneks nr 1 do arkusza organizacji na rok szkolny 2007/2008), pozytywnie zaopiniowanych przez Opolskiego Kuratora Oświaty i zatwierdzonych przez Prezydenta Miasta Opola oraz innych dokumentów prowadzonych w przedszkolu, m.in. dzienników zajęć w przedszkolu, list obecności nauczycieli, delegacji służbowych dyrektora.

Stwierdzono, że organizacja pracy przedszkola jest zgodna z przepisami prawa. Liczba tygodniowego wymiaru godzin dydaktycznych, wychowawczych i opiekuńczych przydzielonych nauczycielom (w tym godzin ponadwymiarowych) jest zgodna z zatwierdzonym arkuszem organizacji przedszkola na dany rok szkolny. Czas pracy i liczba godzin pracy poszczególnych nauczycieli w dniach tygodnia jest zgodna z harmonogramem pracy nauczycieli zawartym w „Organizacji pracy oddziałów w ciągu tygodnia” (załączniki do arkuszy organizacji przedszkola na lata szkolne 2006/2007 i 2007/2008). Nauczyciele odnotowują dzienny czas pracy w dziennikach zajęć w przedszkolu, odrębnych dla każdego oddziału przedszkolnego i potwierdzają własnoręcznym podpisem. W niektórych tygodniach w jednym i drugim roku szkolnym dyrektor ustalał zmianę harmonogramu pracy dla nauczycieli z powodów wynikających z niskiej frekwencji dzieci i nieobecności niektórych nauczycieli. Stwierdzono, że zmiany były uzasadnione i udokumentowane, zgodne z organizacją pracy przedszkola i liczbą godzin przydzielonych nauczycielom w zatwierdzonym arkuszu organizacji.

2. Kontrolę naboru dzieci do Przedszkola Publicznego Nr 18 na rok szkolny 2007/2008 i 2008/2009 przeprowadzono na postawie kart zgłoszeń dzieci do przedszkola, wydruków z elektronicznego systemu naboru i dzienników zajęć w przedszkolu na rok szkolny 2007/2008 (dzienniki oddziału I, II i dziennik zajęć logopedycznych) oraz umów zawartych pomiędzy przedszkolem, reprezentowanym przez dyrektora przedszkola, a rodzicami dzieci uczęszczających do przedszkola. Rodzice dokonywali zgłoszeń dzieci do przedszkola na rok szkolny 2007/2008 i 2008/2009 elektronicznie oraz przez złożenie karty zgłoszenia dziecka wyłącznie w formie papierowej. Dane z kart zgłoszeń złożonych tylko w formie papierowej wprowadzał do elektronicznego systemu naboru dyrektor przedszkola. Dane osobowe dzieci i rodziców z kart zgłoszeń zgromadzone w formie elektronicznej przetwarzane są za pomocą odpowiedniego programu „Nabór” i są zabezpieczone hasłem.Ustalone jest uprawnienie do gromadzenia i przetwarzania tych danych.Karty zgłoszeń w formie dokumentów papierowych są zgromadzone w teczkach, a te wraz z innymi dokumentami są przechowywane w zamykanej szafie metalowej, która znajduje się w pokoju zabezpieczonym drzwiami drewnianymi, wyposażonymi w dwa zamki. Stwierdzono, żenabór dzieci do przedszkola rok szkolny 2007/2008 i 2008/2009 był dokonany zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami, z zachowaniem terminów dotyczących naboru na dany rok szkolny i zasad pierwszeństwa przyjęć dzieci do przedszkola wynikających z rozporządzeniem Ministra Edukacji Narodowej i Sportu w sprawie warunków i trybu przyjmowania uczniów do szkół publicznych oraz przechodzenia z jednych typów szkół do innych oraz zgodnie z zapisami dotyczącymi rekrutacji dzieci zawartych w statucie Przedszkola Publicznego Nr 18 w Opolu.

W placówce jest prowadzony rejestr kart zgłoszeń dzieci do przedszkola oraz rejestr umów zawartych pomiędzy dyrektorem przedszkola i rodzicami poszczególnych wychowanków. Rezygnacje z przedszkola są dokumentowane podaniami rodziców i zgodą dyrektora przedszkola na rozwiązanie umowy. Na wolne miejsca wynikające z rezygnacji przyjmowane były dzieci z listy oczekujących na liście rezerwowej lub dzieci zgłaszane w ciągu roku, przyjęcia te były dokonywane z zachowaniem zasad pierwszeństwa wynikających z przepisów prawa oświatowego i statutu przedszkola.

III. Sprawy kadrowe i dyscyplina pracy

1. Przeprowadzono kontrolę kwalifikacji pracowników zatrudnionych w Przedszkolu Publicznym Nr 18 pod kątem zgodności ze stawianymi wymaganiami, na podstawie wybranych akt osobowych: 5 pracowników pedagogicznych i 2 pracowników administracji i 1 pracownika obsługi. Stwierdzono zgodność kwalifikacji pracowników zatrudnionych w Przedszkolu Publicznym Nr 18 z wymaganiami określonymi w przepisach oraz zatwierdzonym przez Opolskiego Kuratora Oświaty arkuszem organizacji Przedszkola Publicznego Nr 18 na rok szkolny 2006/2007.

2. Na początku każdego roku kalendarzowego, zarządzeniem dyrektora wprowadzany jest czas pracy na dany rok. Pracownik kadr prowadzi szczegółową ewidencję czasu pracy 6 pracowników pedagogicznych i 7 pracowników niepedagogicznych. Ewidencja czasu pracy jest prowadzona prawidłowo, czas pracy każdego pracownika jest rozliczany prawidłowo z uwzględnieniem obowiązujących w tym zakresie przepisów, zgodnie z opracowanymi dla pracowników harmonogramami.

3. Okresowe badania lekarskie wszystkich pracowników są prawidłowe i aktualne, co stwierdzono na podstawie wybranych akt osobowych i ustnego oświadczenia pracownika kadr.

4. Godziny ponadwymiarowe pracowników pedagogicznych - to łącznie 7 godzin tygodniowo, realizowanych przez 3 nauczycieli. Liczba indywidualnie przydzielonych godzin ponadwymiarowych jest zgodna z obowiązującymi przepisami. Rozliczenie zrealizowanych godzin ponadwymiarowych jest dokonywane 1 raz w miesiącu, na podstawie odpowiednich oświadczeń nauczycieli, potwierdzonych przez dyrektora. Na tej podstawie dokonywane jest naliczenie i wypłata wynagrodzenia przysługującego za te godziny. W grupie pracowników nie będących nauczycielami nie występują godziny nadliczbowe.

5. Na podstawie akt osobowych pracowników pedagogicznych skontrolowano prawidłowość przyznawania dodatków do wynagrodzenia zasadniczego. Dodatki motywacyjne przyznawane są na okresy 6 miesięczne. Dodatki za wysługę są ustalone w wysokości prawidłowej do posiadanego przez nauczyciela stażu pracy uprawniającego do tego dodatku.

6. W kadrach placówki prowadzona jest ewidencja nieobecności pracowników w formie kart indywidualnych. Na bieżąco monitorowane jest uprawnienie do urlopu wypoczynkowego oraz jego wykorzystanie. Ponadto prowadzone są odrębne ewidencje: zwolnień lekarskich, urlopów macierzyńskich i wychowawczych, urlopów dla poratowania zdrowia oraz rejestr pracowników zatrudnionych w placówce.

7. Na podstawie wybranych akt osobowych skontrolowano zawarte umowy o pracę. Umowy z pracownikami pedagogicznymi i niepedagogicznymi są zawarte w sposób zgodny z przepisami. Do każdej umowy jest dołączony aneks o warunkach zatrudnienia obowiązujących danego pracownika, a także zakres zadań i odpowiedzialności obowiązujący na danym stanowisku pracy.

8. Pracownicy zatrudnieni na stanowiskach urzędniczych, w przedszkolu pracownicy administracji, podlegają okresowej ocenie kwalifikacyjnej. W aktach osobowych tych pracowników stwierdzono dokonanie przez dyrektora oceny. Oceny dokonano w sposób prawidłowy, zgodnie z przyjętymi przez dyrektora procedurami i obowiązującymi w tym zakresie przepisami.

9. Akta osobowe są prowadzone zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. Są prawidłowo skompletowane i opisane.

10. Dane osobowe w formie dokumentów zgromadzone są w teczkach akt osobowych, a te wraz z innymi dokumentami przechowywane są w zamykanej metalowej szafie. Akta osobowe pracowników placówki zarówno w formie elektronicznej (przy użyciu sprzętu komputerowego), jak i w formie dokumentów (akta osobowe, ewidencje pracowników) zgromadzone są w pomieszczeniach biurowych (usytuowanych na parterze i I piętrze).

W placówce obowiązuje „Instrukcja w sprawie ochrony danych osobowych”. Dane osobowe zgromadzone w formie elektronicznej są zabezpieczone hasłem. Ustalone jest uprawnienie do gromadzenia i przetwarzania tych danych. Akta osobowe przechowywane są w warunkach zapewniających zabezpieczenie przed ich uszkodzeniem lub zniszczeniem. Wejście do pokoi jest zabezpieczone drzwiami drewnianymi, wyposażonymi w dwa zamki. Okna nie są zabezpieczone kratą. Stwierdzono, że dane zgromadzone w formie elektronicznej są przetwarzane za pomocą odpowiedniego programu kadrowo – płacowego.

11. Dyscyplina pracy jest w ramach kontroli bezpośredniej, na bieżąco, egzekwowana przez pracownika kadr i dyrektora placówki.

Obowiązuje w tym zakresie Regulamin pracy Przedszkola Publicznego Nr 18 w Opolu oraz harmonogramy pracy dla poszczególnych pracowników. Oświadczenia o zapoznaniu się z Regulaminem pracy złożone przez każdego pracownika przechowywane są w aktach osobowych. Zajęcia i czynności prowadzone przez nauczycieli ewidencjonowane są również w dziennikach lekcyjnych i dziennikach innych zajęć. Listy obecności oraz książka wyjść, umożliwiają szczegółową, bieżącą kontrolę dyscypliny pracy.

12. Pracownicy pedagogiczni i pracownicy samorządowi nie mogą być karani za przestępstwa umyślne. W aktach osobowych pracowników znajdują się wystąpienia do Krajowego Rejestru Karnego z zapytaniem o karalność oraz w przypadku 2 nauczycieli zatrudnionych na czas określony w niepełnym wymiarze, oświadczenia o nie karaniu sądowym.

IV. Gospodarka finansowa

Zapoznano się ze specyfiką przyjętych rozwiązań organizacyjnych w zakresie prowadzenia spraw kadrowo-księgowych. Na podstawie zapisów dokonywanych na kontach księgowych ustalono poszczególne rodzaje wydatków budżetowych. Sprawdzono również czy istnieją dokumenty potwierdzające dokonanie określonych wydatków (faktury, rachunki, listy płac, raporty kasowe, itp.) oraz porównano je z wyciągami bankowymi. Sprawdzono także, czy poszczególne dokumenty zostały odpowiednio opisane, zadekretowane i poddane wstępnej kontroli oraz podpisane przez głównego księgowego i zaakceptowane do wypłaty przez dyrektora Przedszkola. Dane zawarte w rocznych sprawozdaniach budżetowych porównano z danymi wynikającymi z badanych dokumentów i ewidencji księgowej. Dokonano analizy poszczególnych wydatków pod kątem ich celowości i gospodarności oraz zgodności z planem finansowym. Sprawdzono również czy jednostka posiada zakładowy plan kont i opracowane na piśmie procedury kontroli finansowej, oraz czy procedury te są zgodne ze standardami Ministerstwa Finansów i dostosowane do specyfiki jednostki, a także w jaki sposób są realizowane w praktyce.

1. Dochody budżetowe w 2007 r.

W dniu 10.01.2008 r. jednostka kontrolowana złożyła w Urzędzie Miasta Opola sprawozdanie Rb–27S z wykonania planu dochodów budżetowych Przedszkola za rok 2007 r.(Akta kontroli Nr 08/19/I/74)

Ze sprawozdania wynika, że dochody w tym okresie wyniosły 16,51 zł. W trakcie kontroli ustalono, że wykazana w sprawozdaniu Rb-27S kwota dotyczyła odsetek od środków zgromadzonych na rachunku bankowym (§ 0920) oraz (§ 0960). Dochód ten przekazano na rachunek bankowy Urzędu Miasta Opola. (Akta kontroli Nr 08/19/I/63-71)

2. Wydatki budżetowe w 2007 r.

Z wyciągu bankowego wynika, że stan środków budżetowych na rachunku bankowym Przedszkola na dzień 31.12.2007 r. wynosił – „0” . (Akta kontroli Nr 08/19/I/73)

Z ewidencji księgowej Urzędu Miasta wynika, że łączna kwota środków finansowych przekazanych na działalność Przedszkola w 2007 r. wynosiła: 340.650,00 zł. Faktycznie wykorzystano kwotę 340.452,62 zł. Niewykorzystane środki w kwocie 197,38 zł zwrócono do Urzędu Miasta Opola w dniu 28.12.2007 r. (Akta kontroli Nr 08/19/I/73)

W dniu 10.01.2008 r. jednostka kontrolowana złożyła w Urzędzie Miasta Opola sprawozdanie Rb–28S z wykonania planu wydatków budżetowych za 2007 r. (Akta kontroli Nr 08/19/I/75)

W wyniku kontroli ustalono, że łączna kwota wydatków wykazana w sprawozdaniu jest zgodna z łączną kwotą środków otrzymanych z Urzędu Miasta na działalność w 2007 r. Ze sporządzonego sprawozdania oraz z dokumentacji księgowej Przedszkola wynika, że dokonywane wydatki dotyczące Przedszkola zostały zaewidencjonowane w sześciu paragrafach: 3020, 4010, 4040, 4110, 4120, 4440.

Zespół kontrolny poddał analizie wyciągi bankowe środków budżetowych za II półrocze 2007r.:

§ lipiec – od nr 17do nr 23,

§ sierpień – od nr 24 do nr 29,

§ wrzesień – od nr 30 do nr 38,

§ październik – od nr 39 do nr 48,

§ listopad – od nr 49 do nr 53,

§ grudzień – od nr 54 do nr 63.

Ustalono, że wpływy na rachunek bankowy stanowiły wyłącznie środki przekazane przez Urząd Miasta Opola natomiast z rachunku przelewane były tylko środki na wynagrodzenia, potrącenia oraz pochodne od wynagrodzeń.

Ponadto stwierdzono, że największą pozycję wydatków budżetowych stanowiły wynagrodzenia. Łączna kwota tych wydatków wyniosła 328.052,62 zł. Wykazana w ewidencji łączna kwota jest zgodna z kwotą wydatków ujętą w sporządzonym sprawozdaniu budżetowym.

W wyniku kontroli ustalono, że w 2007 r. pracownikom oprócz wynagrodzeń miesięcznych wypłacono dodatkowo(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) nagrody jubileuszowe w łącznej wysokości 11.469,71 zł. (Akta kontroli Nr 08/19/I/22)

Zespół kontrolny sprawdził prawidłowość sporządzania list płac w 2007 r. Ustalono, że są one sporządzane odrębnie dla pracowników administracji i obsługi oraz nauczycieli.

Listy płac są sporządzane przy pomocy programu firmy Program, zawierają okres za jaki dokonano wypłaty, łączną kwotę do wypłaty, nazwisko i imię pracownika, wynagrodzenie brutto każdej osoby z wyszczególnieniem wszystkich składników wynagrodzeń. Listy płac są podpisane przez osobę sporządzającą oraz dyrektora jednostki.

Wypłaty wynagrodzeń są dokonywane dla wszystkich pracowników bezpośrednio na rachunki oszczędnościowo-rozliczeniowe. Przelewy na rachunki bankowe są dokonywane na podstawie pisemnych oświadczeń pracowników potwierdzonych własnoręcznym podpisem.

Ustalono, iż nauczyciele zatrudnieni w Przedszkolu otrzymywali wynagrodzenie w pierwszym dniu roboczym miesiąca, natomiast pracownicy administracyjni oraz obsługa otrzymywali wynagrodzenia na koniec miesiąca.

Ponadto strona kontrolująca sprawdziła prawidłowość naliczania płac dla sześciu pracowników obsługi wykazanych w tabeli nr 3.

Tabela nr 3

Lp.	Stanowisko	Kategoria zaszeregowania wg angażu	Kategoria zaszeregowania wg rozporządzenia*	Liczba punktów wg angażu	Liczba punktów wg rozporządzenia*	Wymiar etatu
1	(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))		VI-XII	(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))	181-200	(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))
2			V-X		111-125
3			IV-VIII		66-80/33-40
4			II-VI		81-95
5			II-VI		66-80
6			III-VII		66-80/33-40

* Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 146 poz. 1222 z późn. zm.)

Podczas czynności kontrolnych sprawdzono, czy stawki poszczególnych składników wynagrodzeń zostały przyznane zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. Nieprawidłowości w tym zakresie nie stwierdzono.

Strona kontrolująca dokonała również analizy wynagrodzeń i przelewów pięciu pracowników Przedszkola za okres od września do grudnia 2007 r.:

§ obsługa (3 osoby),

§ administracja (2 osoby).

Badanie polegało na porównaniu naliczonych wynagrodzeń z indywidualnych kartotek wynagrodzeń ze sporządzonymi listami płac. Następnie porównano wynagrodzenia netto z listy płac z dokonanymi przelewami. W badaniu zastosowano technikę porównania bieżącej informacji z analogiczną informacją z poprzedniego okresu. Zestawienie wynagrodzeń sześciu pracowników kontrolowanej jednostki za okres od lipca do grudnia 2007 r. przedstawiono w tabeli nr 4. Tabela nr 4 dotyczy innych pracowników, niż wyszczególnieni w Tabeli nr 3.

Tabel nr 4

Lp.	VII	VIII	IX	X	XI	XII
1	(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))
2
3
4
5
6

W trakcie badania stwierdzono, iż wszystkie kwoty wykazane w indywidualnych kartotekach wynagrodzeń były zgodne z kwotami na sporządzonych listach płac. Po analizie porównawczej stwierdzono, iż zachodzi pełna zgodność pomiędzy danymi zawartymi w listach płac z danymi z wyciągów bankowych. (Akta kontroli Nr 08/19/I/20)

Gospodarowanie dochodami własnymi w 2007 r.

Źródła dochodów własnych oraz sposób ich przeznaczenia określone zostały w uchwale nr XLIV/456/05 Rady Miasta Opola z dnia 17 marca 2005 r. w sprawie tworzenia i gospodarowania dochodami własnymi w jednostkach budżetowych miasta Opola z późniejszymi zmianami. Podstawą gospodarowania dochodami własnymi jest roczny plan sporządzony przez dyrektora jednostki określający przychody i rozchody w układzie paragrafów klasyfikacji budżetowej.

Ustalono, że w kontrolowanym Przedszkolu środki dochodów własnych były gromadzone na wyodrębnionym rachunku bankowym. Ze sporządzonego przez jednostkę sprawozdania Rb-34 wynika, że wykonanie przychodów dochodów własnych w 2007 r. wyniosło ogółem 120.919,47 zł. (Akta kontroli Nr 08/19/I/58-59)

Na kwotę tę składają się:

§ środki pieniężne na początek roku sprawozdawczego w kwocie 12.671,49 zł,

§ przychody w kwocie 108.247,98 zł.

Powyższe przychody uzyskano w trzech paragrafach tj.:

§ paragraf 083 „Wpływy z usług” - kwota 99.864,48 zł,

§ paragraf 092 „Pozostałe odsetki” - kwota 757,49 zł.

§ Paragraf 097 „Wpływy z różnych dochodów” – 7.626,01 zł

W wyniku kontroli ustalono, że na przychody składały się wpłaty rodziców za pobyt dzieci w Przedszkolu, odsetki od zgromadzonych środków na rachunku bankowym, naliczone na rzecz jednostki odsetki za nieterminowe wpłaty za Przedszkole oraz odszkodowanie za zalanie piwnic.

3. Wydatki dochodów własnych w 2007 r.

Ze sporządzonego przez jednostkę kontrolowaną sprawozdania Rb-34 wynika, że wydatki w ramach dochodów własnych w 2007 r. wyniosły ogółem 94.277,96 zł. (Akta kontroli Nr 08/19/I/59)

Wydatki te zaewidencjonowano w dwunastu paragrafach. W wyniku przeprowadzonej analizy wyżej wymienionego sprawozdania kontroli poddano dokumentację księgową dotyczącą wydatków trzech paragrafów.

Rozdział 80104 § 4210 – Zakup materiałów i wyposażenia (Akta kontroli Nr 08/19/I/59)

Wydatki ogółem wyniosły 22.932,47 zł. Ustalono, że wydatki dotyczyły m.in. środków czystości, materiałów biurowych, prenumeraty, wyposażenia sal oraz kuchni. Ponadto ustalono, że w paragrafie tym nieprawidłowo ewidencjonowano świadczenia rzeczowe, wynikające z przepisów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy. Wykazana w ewidencji łączna kwota jest zgodna z kwotą wydatków ujętą w sporządzonym sprawozdaniu Rb-34.

Rozdział 80104 § 4270 – Zakup usług remontowych (Akta kontroli Nr 08/19/I/59)

Wydatki ogółem wyniosły 15.331,19 zł. Dotyczyły głównie konserwacji urządzeń gazowych i sprzętu przeciw pożarowego, remontu chodnika oraz cyklinowania parkietów. Wykazana w ewidencji łączna kwota jest zgodna z kwotą wydatków ujętą w sporządzonym sprawozdaniu Rb-34.

Rozdział 80104 § 4300 – Zakup usług pozostałych (Akta kontroli Nr 08/19/I/59)

Wydatki ogółem wyniosły 11.795,87 zł. Wydatki dotyczyły m.in. wywozu nieczystości, prowizji bankowych, opłat pocztowych, serwisu komputerowego, deratyzacji, ochrony i monitoringu obiektu. Wykazana w ewidencji łączna kwota jest zgodna z kwotą wydatków ujętą w sporządzonym sprawozdaniu Rb-34.

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych

W 2007 r. w kontrolowanym Przedszkolu dokonano odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych na łączną kwotę 12.100,00 zł. Środki budżetowe zostały przekazane na rachunek bankowy ZFŚS w dniach:

28.05.2007 r. – 9.075,00 zł
19.09.2007 r. – 3.025,00 zł

RAZEM 12.100,00 zł

(Akta kontroli Nr 08/19/I/23-27)

Zasady tworzenia i udzielania świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych dla pracowników szkoły określił dyrektor w Regulaminie gospodarowania środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w Przedszkolu Publicznym Nr 18. Regulamin określa m.in. osoby uprawnione do korzystania ze środków funduszu, przeznaczenie środków oraz zasady i warunki przyznawania świadczeń socjalnych. Sposoby i przyznawanie świadczeń osobom uprawnionym uzgadniany był z działającą stałą komisją ZFŚS.

Wstępnej kwalifikacji wniosków o przyznanie pomocy socjalnej dokonuje komisja socjalna. Komisja sporządza każdorazowo z posiedzenia protokół, który zatwierdza dyrektor. Działalność socjalna prowadzona jest na podstawie zatwierdzonego rocznego planu dochodów i wydatków. Środki funduszu gromadzone są na odrębnym rachunku bankowym. Niewykorzystane środki w danym roku kalendarzowym przechodzą na rok następny.

Z wyciągu bankowego wynika, że stan początkowy środków pieniężnych na dzień 01.01.2007 r. wynosił 558,59 zł. (Akta kontroli Nr 08/19/I/57)

Stan ten jest zgodny z saldem początkowym konta 135 – rachunek środków funduszy socjalnych. (Akta kontroli Nr 08/19/I/24)

W wyniku kontroli ustalono, że na rachunek bankowy oprócz środków przeniesionych z poprzedniego roku, odpisów i odsetek od zgromadzonych środków wpływały także odpisy dla emerytów przekazane z Urzędu Miasta w wysokości 1.617,00 zł. (Akta kontroli Nr 08/19/I/11)

Wpływów z innych źródeł nie stwierdzono.

Z analizy zapisów dokonanych na koncie 135 (strona Ma) wynika, że zaewidencjonowane wydatki w kontrolowanym okresie były przeznaczone na:

wypoczynek pracowników oraz emerytów w formie wczasów „pod gruszą”,
jedną zapomogę,
paczki świąteczne,
organizację imprezy kulturalnej (Akta kontroli Nr 08/19/I/24-27)

Ponadto zespół kontrolny ustalił, iż środki funduszu wydatkowano na prowizje bankowe, co było niezgodne z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.

Saldo konta 135 na dzień 31.12.2007 r. wynosiło 524,53 zł i było zgodne z wyciągiem bankowym. (Akta kontroli Nr 08/19/I/25)

4. W zakresie pozostałych spraw finansowo – księgowych

Dokumenty księgowe

Podczas kontroli ustalono, że dokumenty księgowe przechowywane są w segregatorach. Poukładane są w sposób chronologiczny. Zbadana dokumentacja prowadzona jest starannie.

Zespół kontrolny, na podstawie kartoteki finansowej konta 132 – rachunek bankowy dochodów własnych za okres od stycznia do grudnia 2007 r., dokonał sprawdzenia sposobu opisywania faktur oraz rachunków pod względem formalnym, rachunkowym, merytorycznym oraz zatwierdzania do wypłaty przez dyrektora jednostki. Do badania wybrano czternaście faktur, na podstawie których dokonano wydatku powyżej 1.000 zł. W tabeli nr 5 przedstawiono dokumenty poddane szczegółowej kontroli.

Tabela nr 5

Lp.	Nr faktury	Cel wydatku	Kwota	Data przelewu	Nr dok. księgowego
1	9613030/178	Zapłata za gaz	1.202,64	09/01/2007	Fra130/12/2006
2	9613030/179	Zapłata za gaz	1.291,46	05/02/2007	Fra3/1/2007
3	31/03/2007	Komputer	1.070,00	09/03/2007 04/04/2007	Fra21/3/2007
4	1790/2/2007	Meble	1.729,95	16/03/2007	Fra23/3/2007
5	9613030/181	Zapłata za gaz	1.889,51	04/04/2007	Fra33/3/2007
6	17/OM/2007	Basen 2 komorowy	2.876,30	04/04/2007	Fra26/3/2007
7	1885/3/2007	Meble	1.060,20	19/04/2007	Fra30/3/2007
8	37/07	Instalacja domofonów	1.098,00	29/05/2007	Fra48/5/2007
9	192/07/F	Zmywarko-wypażarka	2.800,00	29/05/2007	Fra46/5/2007
10	38/06/2007	Zapłata za usługę – plac z kostki brukowej	3.899,12	21/06/2007	Fra62/06/2007
11	08/08/2007	Remont chodnika	6.600,00	24/09/2007	Fra99/9/2007
12	34/2007	Cyklinowanie parkietu	1.403,00	18/10/2007	Fra109/10/2007
13	9613030/190	Zapłata za gaz	1.282,66	04/12/2007	Fra127/11/2007
14	9613030/180	Zapłata za gaz	1.461,30	08/03/2007	Fra15/02/2007

W trakcie powyższego badania zespół kontrolny ustalił, że wszystkie skontrolowane dokumenty były sprawdzone pod względem merytorycznym, rachunkowym i formalnym. Wszystkie faktury posiadały dekretację oraz wskazanie odpowiedniego paragrafu klasyfikacji budżetowej.

5. Gospodarka kasowa

Odpowiedzialność materialną za prowadzenie kasy ponosi pracownik zatrudniony na stanowisku intendenta. Deklaracja odpowiedzialności materialnej znajduje się w aktach osobowych pracownika. Kontrolowana jednostka nie ma ustalonego i nie korzysta ze stałego zapasu gotówki w kasie.

Ustalono, że w kontrolowanej jednostce od sierpnia do grudnia 2007 r. sporządzono piętnaście raportów kasowych.

Tabela nr 6

Lp.	Nr raportu kasowego	Data od-do	Przychód	Rozchód	Stan poprzedni	Stan obecny
1	22/2007	1-10.08	1 500,00	631,66	16,39	884,73
2	23/2007	11-31.08	1 500,00	1 690,20	884,73	694,53
3	24/2007	1-10.09	1 500,00	1 321,28	694,53	873,25
4	25/2007	11-20.09	1 500,00	1 473,27	873,25	899,98
5	26/2007	21-30.09	0,00	819,57	899,98	80,41
6	27/2007	1-10.10	1 500,00	935,56	80,41	644,85
7	28/2007	11-20.10	1 500,00	1 119,12	644,85	1 025,73
8	29/2007	21-31.10	1 500,00	1 441,81	1 025,73	1 083,92
9	30/2007	2-10.11	0,00	854,36	1 083,92	229,56
10	31/2007	12-20.11	1 500,00	1 455,42	229,56	274,14
11	32/2007	21-30.11	1 500,00	1 640,53	274,14	133,61
12	32/cd/2007	30.11	0,00	91,71	133,61	41,90
13	33/2007	1-10.12	1 500,00	561,80	41,90	980,10
14	34/2007	11-31.12	1 500,00	1 627,00	980,10	853,10
15	34/cd/2007	31.12.	0,00	12,91	853,10	840,19

W wyniku przeprowadzonej analizy stwierdzono, że:

sporządzone raporty były ponumerowane narastająco,
do raportów kasowych dołączone były dowody źródłowe, tj.: faktury, rachunki, dowody wewnętrzne Kw-kasa wypłaci, Kp-kasa przyjmie,
dowody Kp i Kw były drukami ścisłego zarachowania; opatrzone zostały podpisami osoby wystawiającej, zatwierdzającej i sprawdzającej ,

zapisy w raportach dokonywane były w sposób chronologiczny.

Szczegółową kontrolą objęto raport kasowy nr 34/2007 oraz 34/cd/2007 za okres od 11 do 31. 12.2007 r. (Akta kontroli Nr 08/19/I/17,18)

Na przychód składała się:

- pobrana z banku w dniu 17.12.2007 r. gotówka w wysokości 1.500,00 zł.

Rozchody stanowiły:

§ zakup artykułów żywnościowych – 1.194,12 zł

§ zakup środków czystości – 34,00 zł

§ wyposażenie – 39,00 zł

§ energia elektryczna – 162,59 zł

§ abonament RTV – 17,00 zł

§ zapłata za telefon – 190,10 zł

§ prowizja bankowa – 1,00 zł

§ opłata pocztowa - 2,10 zł.

Stan końcowy środków na dzień 31.12.2007 r. wyniósł 840,19 zł.

Dnia 31.12.2007 r. w kontrolowanej jednostce została przeprowadzona inwentaryzacja środków pieniężnych w kasie. Podczas kontroli nie stwierdzono różnicy gotówki między stanem faktycznym w kasie a stanem wynikającym z raportu kasowego. Dowodem na przeprowadzenie inwentaryzacji jest protokół sporządzony w tym samym dniu. (Akta kontroli Nr 08/19/I/16)

V. Bezpieczeństwo i higiena pracy

1. Przeprowadzono przegląd i kontrolę następujących pomieszczeń:

1) STRYCH – na strych prowadzą schody drewniane opatrzone drewnianymi poręczami. Na strychu panuje porządek zgodnie z zaleceniami p-poż.. Krokwie drewniane zdrowe. Połacie dachowe noszą ślady uszkodzeń. Kwalifikują się do wymiany, gdyż spadające dachówki mogą powodować zagrożenie.

2) SALA DYDAKTYCZNA – I piętro + taras + balustrada – bezpieczne. Taras wyłączony z użytkowania. W sali dydaktycznej – oświetlenie prawidłowe, sprawna wentylacja – brak uwag.

3) Łazienka - I piętro – dostosowana do wzrostu dzieci, utrzymana w czystości – brak uwag.

4) SALA DYDAKTYCZNA – parter – oświetlenie prawidłowe, sprawna wentylacja

5) SZATNIA – dostosowana do wzrostu dzieci

6) KUCHNIA – pomieszczenie świeżo malowane, czysto. Ciągi wentylacyjne sprawne. Urządzenia kuchenne nie stanowią zagrożeń.

7) PIWNICA – (magazyn żywnościowy, obieralnia, piec(kocioł ) gazowy grzewczy – placówka posiada stałą umowę na przeglądy. Magazyn żywnościowy, obieralnia i inne pomieszczenia utrzymane w czystości. Obecnie rzadko używane.

8) WEJŚCIE GŁÓWNE – schody pokryte płytkami, które są śliskie i stanowią zagrożenie. Płytki są tak śliskie, że naklejone taśmy antypoślizgowe nie spełniają swojej roli. Zalecana wymiana płytek na antypoślizgowe lub uszorstnienie istniejących tak, aby nie zagrażały upadkiem.

9) WYJŚCIE/WEJŚCIE – zapasowe, od strony ogrodu. Schody opatrzone poręczami. Płytki nowe, bezpieczne, o odpowiedniej szorstkości.

10) PODWÓRKO – urządzenia rekreacyjne i zabawki plenerowe sprawne – posiadają aktualne certyfikaty ( z wyjątkiem starych, nieużywanych urządzeń rekreacyjnych). Na posesji stare, nie owocujące drzewa owocowe – nie powodują zagrożeń. Wokół budynku płytki chodnikowe typu Polbruk.

11) CIĄGI KOMUNIKACYJNE - KORYTARZE, SCHODY – w miejscach zagrożeń są taśmy ostrzegawcze w kolorze żółto czarnym. Znaki ewakuacyjne we właściwych miejscach.

W całym obiekcie znajdują się gaśnice typu BC – w liczbie 6 sztuk. Posiadają aktualne przeglądy prowadzone przez firmę SUPON. Obiekt posiada wyposażone apteczki. W stosownych miejscach znajdują się instrukcje BHP (w szkołach i placówkach publicznych).

2. SKONTROLOWANE DOKUMENTY:

1) Regulamin pracy Publicznego Przedszkola Nr 18 w Opolu wprowadzony zarządzeniem NR 7/03 z dnia 02.04.2003 r. – bez zastrzeżeń.

2) Oceny ryzyka zawodowego (aktualne do marca 2011 r. ) na następujące stanowiska pracy:

§ Nauczyciel wychowania przedszkolnego –

§ Pomoc nauczyciela

§ Intendentka

§ Kucharka

§ Pomoc kuchenna

§ Główny księgowy

§ Woźna oddziałowa

§ Konserwator – ogrodnik

3) Oświadczenia pracowników o zapoznaniu się z ryzykiem zawodowym na stanowisku pracy (12 osób).

4) Wykaz kartotek szkoleń pracowników w zakresie BHP

5) Karty szkolenia wstępnego i stanowiskowego w dziedzinie BHP

6) Ewidencja szkoleń pracowników w zakresie pierwszej pomocy – pomoc przedmedyczna

7) Ewidencja szkoleń w zakresie p. poż.

8) Rejestr wypadków dzieci – stwierdzono brak wpisów, co oznacza brak wypadków

9) Rejestr wypadków Pracowników PP Nr 18 – brak wpisów, co oznacza brak wypadków.

10) Teczka – deratyzacja i dezynfekcja

3. W toku kontroli nie stwierdzono uchybień w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy. Nie stwierdzono istotnych zagrożeń dla dzieci i pracowników Przedszkola Publicznego Nr 18. Pomieszczenia są wentylowane i utrzymane w czystości. Oświetlenie spełnia normy. Ciągi komunikacyjne są oznaczone znakami ewakuacyjnymi. Schody wyposażone w poręcze. Apteczki są wyposażone i dostępne. Gaśnice rozmieszczone prawidłowo, posiadają wymagane, aktualne badania kontrolne. Instrukcje rozmieszczone przepisowo.

4. Teren wokół budynku utrzymany w należytym porządku. Trawa skoszona, a żywopłoty przycięte. Nie stwierdzono zagrożeń ze strony trujących owoców roślin. Wokół budynku rozmieszczono pułapki na gryzonie. Nie stwierdzono problemów ze szczurami.

5. Dokumentacja placówki prowadzona starannie i zgodnie z przepisami. W rejestrze wypadków dzieci i pracowników nie stwierdzono wpisów, gdyż wg oświadczenia na przestrzeni ostatnich lat nie odnotowano takich zdarzeń.

VI. Archiwum zakładowe

1. Zgodnie z zarządzeniem nr 7 Dyrektora PP nr 18 w Opolu z dnia 2.04.2003r. w sprawie Regulaminu Pracy i Instrukcji Kancelaryjno-Archiwalnej została wprowadzona Instrukcja Kancelaryjno-Archiwalna, która w Części II zawiera postanowienia dotyczące archiwizacji akt, czyli gromadzenia i przechowywania akt w archiwum zakładowym oraz brakowania akt zbędnych. Instrukcja zawiera informacje dot. sposobu znakowania akt archiwalnych. Zgodnie z § 3 Części II Instrukcji akta przechowuje się w sekretariacie, u dyrektora i w archiwum przedszkolnym. Z kontroli wynika, że takiej komórki jak sekretariat oraz archiwum zakładowe nie istnieją w Przedszkolu Publicznym nr 18. Wszystkie akta przechowywane są u dyrektora.

Zgodnie z informacją dyrektora jednostki w Przedszkolu Publicznym nie istnieje archiwum zakładowe, ponieważ placówka funkcjonuje od 2003r. i liczba wytworzonych akt nie wymagała utworzenia archiwum, zwłaszcza, że placówka dysponuje małą liczbą pomieszczeń. Z wyjaśnień dyrektora wynika, że jest w planach utworzenie archiwum zakładowego.

2. Instrukcja Kancelaryjno-Archiwalna zawiera postanowienia dot. przekazywania akt do archiwum, zasad ich przechowywania i udostępniania. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracowników (Dz. U. Nr 32, poz. 284) przechowywanie dokumentacji osobowej i płacowej wymaga spełnienia odpowiednich warunków bezpieczeństwa i systematycznej kontroli tego bezpieczeństwa. Akta osobowe i płacowe są przechowywane w szafie pancernej, która znajduje się w suchym pomieszczeniu, w budynku suchym , niezagrożonym osunięciem, powyżej poziomu zalewowego, z dobrym dostępem służb ratowniczych. Szafa zabezpiecza dokumenty przed światłem, gryzoniami i kurzem. Nie jest jednak badana temperatura i wilgotność powietrza, zatem trudno ocenić zabezpieczenie akt przed pleśnią.

3. Instrukcja kancelaryjno-archiwalna zawiera katalog obowiązków osoby prowadzącej archiwum. Z powodu braku archiwum i niewyznaczenia pracownika do wykonywania czynności archiwalnych przepis ten nie jest stosowany.

4. Do pozostałych dokumentów archiwalnych i brakowania dokumentów niearchiwalnych należy stosować rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. Nr 167, poz. 1375).

VII. Zamówienia publiczne

1. W kontrolowanej jednostce obowiązuje Regulamin udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14.000 Euro wprowadzony zarządzeniem nr 49/2006 dyrektora z dnia 29.12.2006r. Regulamin obowiązywał zatem dopiero od 1.01.2007r.

2. Zlecenie wykonania prac kosztorysowych (Akta kontroli Nr 08/19/II/76-77)

W dniu 3.02.2006r. dyrektor kontrolowanej jednostki zwrócił się na piśmie do dwóch zakładów o sporządzenie kosztorysu wykonania prac budowlanych na terenie przedszkola dot. wyłożenia chodników kostką brukową. Powyższe działania miały charakter rozeznania rynku w wymaganym zakresie i wybór najkorzystniejszej oferty. W tym czasie nie obowiązywały w Przedszkolu Publicznym nr 18 żadne procedury w tym zakresie.

Przedstawione oferty:

koszt: 28.200,00 + 1.974,00 (VAT) = 30.174,00
koszt: 16.149,23 + 3.552,83 (VAT) = 19.702,06

3. Z protokołu wyboru ofert wynika, ze w dniu 3.03.2006r. dokonano wyboru oferty nr 2, oferującą wynagrodzenie w wysokości 16.143,23 zł. Wyboru dokonała trzyosobowa komisja. Wybór uznany za najkorzystniejszą ofertę został zatwierdzony przez dyrektora jednostki.

W dniu 3.03.2006r. zleceniodawca i zleceniobiorca podpisali protokół konieczności wykonania robót remontowych z podziałem na etapy, uruchamiane w zależności od dyspozycji środków finansowych w budżecie Przedszkola. (Akta kontroli Nr 08/19/II/78-83)

4. W dniu 10.03.2006r. została zawarta umowa nr 1/2006 na część prac remontowych. Koszt całkowity: 8.000 zł. czas wykonania: 15.03.2006r. – 10.04.2006r. Protokół odbioru robót z dnia 10.04.2006r. stwierdza wykonanie zlecenia bez zastrzeżeń z gwarancja na 3 lata. Za wykonane prace zleceniobiorca wystawił fakturę w dniu 10.04.2006r. na kwotę: 7.930,00 zł (6.500,00 + 1430,00 [VAT]) ustalając płatność przelewem w terminie 7 dni. Faktura została opisana. Wskazano w opisie rodzaj wykonanych prac. fakturę poddano kontroli merytorycznej, formalnej i rachunkowej i w dniu 10.04.2006r. zatwierdzono kwotę zgodna z fakturą do zapłaty. Z wyciągu bankowego wynika, że środki przelano na rzecz zleceniobiorcy w dniu 12.04.2006r. (Nr faktury i adres na wyciągu bankowym zgodny z fakturą). (Akta kontroli Nr 08/19/II/84-89)

5. W dniu 10.04.2006r. została zawarta umowa nr 2/2006 na część prac remontowych. Koszt całkowity: 7.300 zł. Czas wykonania: 25.04.2006r. – 8.05.2006r. Protokół odbioru robót z dnia 8.05.2006r. stwierdza wykonanie zlecenia bez zastrzeżeń z gwarancja na 3 lata. Za wykonane prace zleceniobiorca wystawił fakturę w dniu 8.05.2006r. na kwotę: 7.320,00 zł (6.000,00 + 1320,00 [VAT]) ustalając płatność przelewem w dwóch ratach, tj. do dnia: 12.05.06 oraz 30.09.06. Faktura została opisana. Wskazano w opisie rodzaj wykonanych prac. fakturę poddano kontroli merytorycznej, formalnej i rachunkowej i w dniu 8.05.2006r. zatwierdzono kwotę zgodną z fakturą do zapłaty. Z wyciągu bankowego wynika, że środki przelano na rzecz zleceniobiorcy w dniu 11.05.2006r.kwotę: 4.000,00 zł oraz w dniu 29.09.2006r. kwotę 3.320,00 zł (Nr faktury i adres na pierwszym wyciągu bankowym zgodny z fakturą, w drugim przypadku wskazano tylko adres wykonawcy). Transakcje zostały dokonane w terminach. (Akta kontroli Nr 08/19/II/90-96)

6. W dniu 8.05.2007r. została zawarta umowa nr 1/2007 na część prac remontowych. Koszt całkowity: 3.900 zł. czas wykonania: 15.05.2006r. – 10.06.2006r. Sporządzona została notatka służbowa dot. konieczności wykonania dodatkowych prac, co spowodowało wzrost kosztów. Protokół odbioru robót z dnia 15.06.2007r. stwierdza wykonanie zlecenia bez zastrzeżeń z gwarancja na 3 lata. Za wykonane prace zleceniobiorca wystawił fakturę w dniu 21.06.2007r. na kwotę: 3899,12 zł (3196,00 + 703,00 [VAT]) ustalając płatność przelewem w terminie 14 dni. Faktura została opisana. Wskazano w opisie rodzaj wykonanych prac. fakturę poddano kontroli merytorycznej, formalnej i rachunkowej i w dniu 20.06.2007r. zatwierdzono kwotę zgodną z fakturą do zapłaty. Z wyciągu bankowego wynika, że środki przelano na rzecz zleceniobiorcy w dniu 21.06.2007r. ( adres na wyciągu bankowym zgodny z fakturą). (Akta kontroli Nr 08/19/II/97-103)

7. W dniu 6.08.2007r. została zawarta umowa nr 2/2007 na część prac remontowych. Koszt całkowity: 6.600 zł. czas wykonania: 8.05.2007r. – 24.08.2007r. Protokół odbioru robot z dnia 30.08.2007r. stwierdza wykonanie zlecenia bez zastrzeżeń. Za wykonane prace zleceniobiorca wystawił fakturę w dniu 30.08.2007r. na kwotę: 6.600,00 zł (5.409,84 + 1190,16 [VAT]) ustalając płatność przelewem bez wskazania terminu. Faktura została opisana. Wskazano w opisie rodzaj wykonanych prac. fakturę poddano kontroli merytorycznej, formalnej i rachunkowej i w dniu 10.09.2007r. zatwierdzono kwotę zgodną z fakturą do zapłaty. Z wyciągu bankowego wynika, że środki przelano na rzecz zleceniobiorcy w dniu 24.09.2007r. (Nr faktury i adres na wyciągu bankowym zgodny z fakturą). (Akta kontroli Nr 08/19/II/104-110)

8. W dniu 10.10.2007r. została zawarta umowa nr 3/2007 na wykonanie prac remontowych cyklinowanie, parkietowanie i dostawa materiałów. Koszt całkowity: 1.403,00 zł (1.150,00 + 253,00 [VAT]). Czas wykonania: 11.10.2007r. – 15.10.2007r. Wybór wykonawcy został dokonany w czasie obowiązywania Regulaminu udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza kwoty 14.000 Euro. Zapytania wysłano do 2 firm, choć ww. Regulamin zobowiązywał kierowanie zapytania do co najmniej trzech wykonawców. Wzór umowy zawartej nie odpowiada wzorowi wskazanemu w stosownym Regulaminie. Został sporządzony protokół odbioru robót. Wykonawca w dniu 17.10.2007r. wystawił fakturę na kwotę 1.403,00 zł., ustalając płatność przelewem w terminie 14 dni. Faktura została opisana. Wskazano w opisie rodzaj wykonanych prac. Fakturę poddano kontroli merytorycznej, formalnej i rachunkowej i zatwierdzono do zapłaty kwotę zgodną z fakturą. Z wyciągu bankowego wynika, że środki przelano na rzecz zleceniobiorcy w dniu 18.10.2007r.. (Nr faktury i adres na wyciągu bankowym zgodny z fakturą). (Akta kontroli Nr 08/19/II/111-112)

9. Do 11.06.2007r. kwota, która uprawniała do niekorzystania z ustawy zamówień publicznych wynosiła 6.000 Euro. Do dnia 21.03.2006r. zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 8 marca 2004 r. w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych średni kurs złotego wynosił: 4,0468, co dawało łączną kwotę: 24.280,80 zł. Od dnia 21.03.2006 r. do 25.05.2006r.: 25.205,40 zł; od 25.05.2006r. do 1.01.2008r.: 26.322,00 zł.

10. Zgodnie z art. 32 ustawy o zamówieniach publicznych obowiązującej w tamtym czasie podstawą ustalania wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług. Jeżeli zamawiający dopuszcza możliwość składania ofert częściowych albo udziela zamówienia w częściach , z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania, wartością zamówienia jest łączna wartość poszczególnych części zamówienia. Przepisy natomiast zabraniają dzielenia zamówienia publicznego w celu uniknięcia stosowania ustawy.

11. W 2008r. dokonano zakupu mebli ogrodowych na kwotę 9.299 zł. Nie zawierano umowy, obowiązujący w Przedszkolu Regulamin dopuszcza taką możliwość ze względu na specyfikę zamówień (§ 5ust. 1 Regulaminu). Zapytanie kierowano do 2 firm. Sporządzono protokół odbioru robót montażowych. Zapłaty dokonano przelewem w dniu 11.04.2008r. (wyciąg bankowy z dnia 11.04.2008r.), zgodnie z ustaloną datą płatności.

12. Zgodnie z § 6 ww. Regulaminu w Przedszkolu prowadzi się rejestr zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości 14.000 Euro. Rejestr jest prowadzony wg wzoru ustalonego w Regulaminie od 1.01.2007r. Wpisano 3 umowy z 2007r. i jedno zamówienie w 2008r. Rejestr jest zgodny z zawartymi umowami.

VIII. Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych

1. Zgodnie z art. 8 ust. 2 ustawy o ZFŚS dyrektor jednostkiwprowadził w Publicznym Przedszkolu nr 18 w Opolu Regulamin zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Regulamin został wprowadzony zarządzeniem nr 13/2003 dyrektora w dniu 10.06.2003r. oraz zarządzeniem nr 13/2004 z dnia 9.12.2004r. Procedurę korzystania przez nauczycieli PP nr 18 z Zakładowego Funduszu Świadczeń Zdrowotnych, utworzonego na podstawie art. 72 ust. 2 karty Nauczyciela.

2. Zgodnie z § 6 Regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych obowiązującego w Przedszkolu Publicznym nr 18 w Opolu podstawą gospodarowania Funduszem jest roczny plan finansowy. Regulamin, roczny plan finansowy, sprawozdanie z realizacji planu finansowego wymagają uzgodnienia ze związkami zawodowymi. Zgodnie z § 8 Regulaminu środkami Funduszu administruje dyrektor, a decyzje w sprawie przyznawania świadczeń podejmuje w uzgodnieniu z komisją socjalną. Odpowiedzialność za gospodarowanie środkami Funduszu ponosi dyrektor. Zgodnie z § 15 Funduszu przyznawanie świadczeń uzależnione jest od sytuacji życiowej i rodzinnej oraz materialnej osoby uprawnionej, co jest zgodne z art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS.

3. W dniu 22.04.2007r. został opracowany projekt planu gospodarowania środkami ZFŚS. Planowane przychody wyniosły 14.161,95 zł i obejmowały środki niewykorzystane w roku poprzednim, planowany odpis pracowniczy, dotację dla emerytów oraz odsetki bankowe. Z kwoty tej zaplanowano wydatki w wysokości 11.368,40 zł oraz wolne środki w kwocie 2.793,55 zł. Plan został zatwierdzony przez dyrektora oraz zaopiniowany przez związki zawodowe.

W dniu 10.12.2007r. dokonano korekty planu finansowego. Korektę zatwierdził dyrektor. Korekta planu finansowego została zaopiniowana przez związki zawodowe, zgodnie z § 7 Regulaminu ZFŚS.

Z korekty wynika, że stan środków z poprzedniego roku był inny niż w projekcie planu i wynosił 558,59 zł, natomiast w projekcie planu - 561,95 zł. Z ustaleń kontroli wynika, że faktyczny stan środków w bilansie otwarcia wynosił 558,59 zł, co potwierdza wyciąg z konta bankowego.

Wg korekty zostały zwiększone środki na wydatki oraz wyraźnie zmniejszona rezerwa.

4. Przeznaczenie środków z ZFŚS:

wczasy turystyczne
zapomogi losowe, materialne
Dofinansowanie kolonii i zielonych szkół
paczki żywnościowe z okazji Świąt
wydatki na rozrywki kulturalno-oświatowe
inne wydatki

Środki z Funduszu zostały przeznaczone zgodnie z Regulaminem Funduszu. (Akta kontroli Nr 08/19/II/113-120)

5. W dniu 27.06.2007r. Komisja Socjalna w trzyosobowym składzie przyznała nauczycielom świadczenia urlopowe, określiła warunki przyznawania wczasów turystycznych dla pracowników administracji i obsługi, uzależniając wysokość świadczenia od wysokości dochodu. Powyższe zadania mogły być dofinansowane z Funduszu zgodnie z § 11 Regulaminu. (Akta kontroli Nr 08/19/II/121-122)

6. W 2007r. przeznaczono z Funduszu kwotę 743,60 zł na wieczorek literacki dla pracowników Przedszkola. Decyzję podjął dyrektor w porozumieniu z Zespołem Doradczym. Zgodnie z Regulaminem Funduszu (§ 8 ust. 2 ) decyzje w sprawie przyznawania świadczeń z Funduszu podejmuje dyrektor w porozumieniu z komisją socjalną. Tryb powoływania, skład Komisji nie został wskazany w Regulaminie, co stwarza możliwości dowolnego dobierania sobie składu. Trudno zatem stwierdzić, czy powołanie Zespołu doradczego naruszało postanowienia regulaminu. Trzyosobowy zespół doradczy wraz z dyrektorem placówki w dniu 1.10.2007r. ustalił, że w dniu 4.10.2007r. zostanie zorganizowany wieczorek literacki, na który zostaną zakupione ciastka, kawa, soki i lody. Nie określono kosztów przedsięwzięcia. (Protokół nr 2/2007 z posiedzenia Zespołu Doradczego Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w dniu 1.10.2007r. podpisany przez członków zespołu i zatwierdzony przez dyrektora). Z akt wynika, że wydano 14 paczek na łączna kwotę 2640 zł. Należy dodać, że w projekcie planu, który obowiązywał do dnia 9.12.2007r. nie były przewidziane środki na tego rodzaju zadanie. Zostały jednak poniesione. Dopiero w dniu 10.12.2007r. dokonano korektę planu, w której ten wydatek został zaplanowany. Środki te zostały wykorzystane z rezerwy. Powyższe zadanie mogło być dofinansowane z Funduszu zgodnie z § 11 Regulaminu.

Raport kasowy za okres od 5-10 października 2007r. (PP18/1430-8/07)

Zapłata za fakturę VAT nr FV /07/1938/ z dnia 4.10.2007 gotówką w wysokości 743,60 zł (konsumpcja - 547,80, napoje - 195,80 ) za wieczorek literacki dla pracowników.

Wystawca faktury: Restauracja Starka w Opolu

Nabywca: Przedszkole Publiczne nr 18 w Opolu

Faktura opisana

Kontrola merytoryczna, formalna i rachunkowa i zatwierdzenie do wypłaty w dniu 4.10.2007r.

Klasyfikacja budżetowa: 801-04

(Akta kontroli Nr 08/19/II/123-124)

7. W 2007r. przeznaczono z Funduszu kwotę 500 zł na przyznanie zapomogi bezzwrotnej pracownikowi znajdującemu się w trudnej sytuacji materialnej. Decyzję podjął dyrektor w porozumieniu z Zespołem doradczym. Trzyosobowy zespół doradczy wraz z dyrektorem placówki w dniu 1.10.2007r. podjął decyzję na podstawie wniosku z dnia 2.10.2007r.

Powyższe zadanie mogło być dofinansowane z Funduszu zgodnie z § 11 Regulaminu.

(Akta kontroli Nr 08/19/II/125-126)

8. W 2007r. przeznaczono z Funduszu kwotę 2.640 zł na paczki żywnościowe z okazji Świąt Bożego Narodzenia dla pracowników. Decyzję podjął dyrektor w porozumieniu z Zespołem doradczym. Trzyosobowy zespół doradczy wraz z dyrektorem placówki w dniu 13.12.2007r. ustalił, że wszyscy pracownicy otrzymają paczki świąteczne składające się z artykułów spożywczych i chemicznych. Wartość paczek będzie kształtować się w granicach 100-200 zł. Faktury na zakup zostaną rozliczone pod raportem kasowym ZFŚS (Protokół nr 3/2007 z posiedzenia Zespołu Doradczego Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w dniu 13.12.2007r. podpisany przez członków zespołu i zatwierdzony przez dyrektora). Z akt wynika, że wydano 14 paczek na łączna kwotę 2640 zł.

Powyższe zadanie mogło być dofinansowane z Funduszu zgodnie z § 11 Regulaminu.

9. Raport kasowy za okres od 11-31 grudnia 2007r. (PP18/1430-12/07

Kwota: 2.640,00 zł

Na paczki świąteczne

Zakupów dokonano w marketach w Opolu.

Nabywca: Przedszkole Publiczne nr 18 w Opolu

Faktura opisana

Kontrola merytoryczna, formalna i rachunkowa i zatwierdzenie do wypłaty w dniu 4.10.2007r.

Klasyfikacja budżetowa: 801-04

Tabela nr 7

Lp.	Kwota do zapłaty	Kontrola				Opis faktury
Lp.	Kwota do zapłaty	merytoryczna	formalna	rachunkowa	Zatwierdzenie do wypłaty	Opis faktury
1	224,81	D	GK	GK	D	*
2	99,43	D	GK	GK	D	*
3	199,07	D	GK	GK	D	*
4	99,37	D	GK	GK	D	*
5	340	D	GK	GK	D	*
6	160,37	D	GK	GK	D	*
7	107,74	D	GK	GK	D	*
8	25,38	D	GK	GK	D	*
9	679,4	D	GK	GK	D	*
10	207,07	D	GK	GK	D	*
11	92,18	D	GK	GK	D	*
12	204,98	D	GK	GK	D	*
13	103,65	D	GK	GK	D	*
14	100,25	D	GK	GK	D	*
x	2643,7	X	X	X	X	X

* - nieczytelny podpis

D - dyrektor

GK - główny księgowy

Z raportu oraz dołączonego zestawienia wynika, że do zapłaty uznano 2640 zł, chociaż z faktur wynika, że do wypłaty łącznie zatwierdzono kwotę 2643,70 zł. Kwota 3,70 zł została uregulowana przez nauczycieli z prywatnych środków. (Akta kontroli Nr 08/19/II/127-131)

10. W dniu 13.12.2007r. Zespół Doradczy wraz z dyrektorem przyznał pracownikowi bezzwrotną pomoc w kwocie 300 zł na poratowanie zdrowia. Zgodnie z ustnym wyjaśnieniem głównej księgowej środki te zostały zapłacone z § 3020 budżetu zgodnie z art. 72 ust. 1 Karty Nauczyciela, zgodnie z którym niezależnie od przysługującego nauczycielowi i członkom jego rodziny prawa do świadczeń z ubezpieczenia zdrowotnego, organy prowadzące szkoły przeznaczą corocznie w budżetach odpowiednie środki finansowe z przeznaczeniem na pomoc zdrowotną dla nauczycieli korzystających z opieki zdrowotnej oraz określą rodzaje świadczeń przyznawanych w ramach tej pomocy oraz warunki i sposób ich przyznawania. Zgodnie z Regulaminem Zakładowego Funduszu Świadczeń Zdrowotnych decyzję o przyznaniu środków na pomoc zdrowotną podejmuje Komisja Zakładowego Funduszu Świadczeń Zdrowotnych, której zadania pełni komisja Socjalna. Zgodnie z § 5 z posiedzenia komisji przyznającej pomoc został sporządzony protokół. (Akta kontroli Nr 08/19/II/132-133)

11. Zgodnie z § 7 Regulaminu zostało sporządzone przez dyrektora sprawozdanie z wykonania Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych za 2007r. i uzgodnione ze związkami zawodowymi.

Tabela nr 8

Zadania	Plan	Wydatki
wczasy i świadczenia urlopowe dla nauczycieli	4.468,40	4.468,40
wczasy dla administracji	5.500,00	5.500,00
zapomogi losowe	500,00	500,00
paczki	2.640,00	2.640,00
wydatki na kulturę	743,60	743,60
Inne	2,50	2,50
Razem wydatki	13.854,40	13.854,40
Przychody	14.379,03	14.379,03
Bilans otwarcia na 2008r.	524,63	524,63

Stan środków na koncie ZFŚS na dzień 1.01.2007r. – 558,59 zł.

(Akta kontroli Nr 08/19/II/134-136)

12. Odpis podstawowy został naliczony prawidłowo, tj. zgodnie z art. 5 ustawy o ZFŚS, zgodnie z którym Fundusz tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych (5,25 w PP nr 18 w Opolu), a wysokość odpisu podstawowego wynosi na jednego zatrudnionego w jednostce kontrolowanej 37,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego. Drugi element odpisu podstawowego został ustalony zgodnie z trybem określonym w art. 53 Karty Nauczyciela, który stanowi, że dla nauczycieli dokonuje się corocznie odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w wysokości ustalanej jako iloczyn planowanej, przeciętnej w danym roku kalendarzowym, liczby nauczycieli zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze zajęć (po przeliczeniu na pełny wymiar zajęć) skorygowanej w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych nauczycieli (po przeliczeniu na pełny wymiar zajęć), tj. 4,085 i 110 % kwoty bazowej.

IX. Kontrola wewnętrzna

1. W placówce obowiązuje Regulamin kontroli wewnętrznej wprowadzony zarządzeniem nr 4/2004 dyrektora Przedszkola Publicznego nr 18 w Opolu z dnia 12.02.2004r.

Regulamin określa cele, zakres, funkcje rodzaj i sposób sprawowania kontroli wewnętrznej, zarówno w obszarze administracyjnym, w tym księgowym, jak i pedagogicznym.

Celem ogólnym kontroli wewnętrznej w jednostce jest podnoszenie jakości pracy placówki. Regulamin przewiduje następujące formy kontroli: funkcjonalną, wstępną, bieżącą, następną.

Czynności kontrolne wykonuje: dyrektor przedszkola, główny księgowy, intendentka oraz inne osoby upoważnione przez dyrektora.

Kontrola wewnętrzna następuje na podstawie uprzednio opracowanego przez dyrektora planu kontroli, uwzględniającego zgodnie z § 7 regulaminu: terminy, rodzaje i tematy kontroli.

2. Plan kontroli na 2007r. został wprowadzony zarządzeniem dyrektora w dniu 12.03.2007r. i obejmował:

dyscyplinę pracy,
nadzór pedagogiczny,
kontrolę kasy i druków ścisłego zarachowania,
magazyn żywnościowy,
prawidłowość naliczania odpłatności za przedszkole,
kuchnię
magazyn środków nietrwałych
środki trwałe w użyciu.

Ustalenia kontroli zostały uwidocznione w protokołach kontroli podpisywanych przez osobę kontrolującą i kontrolowaną oraz zatwierdzanych każdorazowo przez dyrektora. W dwóch przypadkach (protokół z dnia 30.06.2007r. oraz 31.12.2007r.) osoby kontrolowane nie podpisały protokołu. Zgodnie z § 8 Regulaminu kontroli wewnętrznej protokół lub notatka z kontroli powinny zawierać:

§ imię i nazwisko osobo kontrolowanej i kontrolującej

§ daty rozpoczęcia i zakończenia kontroli

§ przedmiot kontroli i ustalenia pokontrolne

§ podpisy osoby kontrolowanej i kontrolującej.

Z wyjątkiem dwóch przypadków, w których stwierdzono brak podpisów osoby kontrolowanej pozostałe elementy znajdują się w protokołach. W protokołach umieszczono także adnotacje dot. stwierdzonych uchybień i zalecenia pokontrolne, chociaż w takich przypadkach Regulamin kontroli wewnętrznej (§ 8 ust. 4)wymaga sporządzania przez dyrektora zarządzenia pokontrolnego.

Wykonanie planu kontroli na 2007r.:

§ Protokół z dnia 16.03.2007r. – kontrola książeczek zdrowia

§ Protokół z dnia 16.03.2007r. – kontrola aktualności zaświadczeń lekarskich

§ Protokół z dnia 25.05.2007r. – kontrola punktualności

§ Protokół z dnia 30.06.2007r. – kontrola magazynu żywnościowego

§ Protokół z dnia 30.06.2007r. – kontrola środków trwałych w użyciu

§ Protokół z dnia 27.06.2007r. – kontrola kuchni

§ Protokół z dnia 31.07.2007r. – kontrola zgodności zapłaty faktur z wyciągiem bankowym

§ Protokół z dnia 30.09.2007r. – kontrola zgodności listy płac za m-c 9’07 pracowników pedagogicznych

§ Protokół z dnia 3.10.2007r. – kontrola aktualności pracowniczych książeczek zdrowia

§ Protokół z dnia 3.10.2007r. – kontrola druków ścisłego zarachowania

§ Protokół z dnia 23.11.2007r. – kontrola kuchni

§ Protokół z dnia 29.11.2007r. – kontrola zgodności zapłaty faktur za 11’07 z wyciągami bankowymi

§ Protokół z dnia 30.11.2007r. – kontrola zgodności list płac za 11’07 z wyciągami bankowymi

§ Protokół z dnia 31.12.2007r. – kontrola środków trwałych w użytkowaniu

§ Protokół z dnia 31.12..2007r. – kontrola środków pieniężnych w kasie (stan gotówki, druki ścisłego zarachowania)

§ Protokół z dnia 31.12.2007r. – kontrola magazynu żywnościowego

3. Plan kontroli na 2008r. został wprowadzony zarządzeniem dyrektora w dniu 15.01.2008r. obejmując swoim zakresem obszary:

§ dyscyplina pracy,

§ stanu higienicznego i sanitarnego,

§ nadzór pedagogiczny,

§ kontrola kasy i druków ścisłego zarachowania,

§ magazyn żywnościowy,

§ opłata za przedszkole,

§ kuchnia,

§ magazyn środków nietrwałych,

§ środki trwałe w użyciu,

§ prawidłowość prowadzenia rachunkowości budżetowej zgodnie z przepisami,

§ kontrole niezaplanowane, wynikające z bieżących potrzeb.

Do dnia zakończenia kontroli wykonano dwie kontrole:

§ Protokół z dnia 31.03.2007r. – kontrola magazynu żywnościowego,

§ Protokół z dnia 31.03.2007r. – kontrola środków pieniężnych w kasie.

4. Zgodnie z zarządzeniem nr 7 Dyrektora PP nr 18 w Opolu z dnia 2.04.2003r. w sprawie Regulaminu Pracy i Instrukcji Kancelaryjno-Archiwalnej została wprowadzona Instrukcja Kancelaryjna, która zgodnie z § 14 wprowadza następujące rejestry:

§ skarg i wniosków

§ uchwał organów samorządu gminnego

§ aktów wewnętrznych (rejestr zarządzeń dyrektora)

§ dziennika korespondencyjnego.

5. Dyrektor wyjaśnił, że na chwilę obecną nie jest potrzebny w jednostce dziennik korespondencyjny, bowiem liczba wchodzących pism jest tak mała, że jest możliwe sprawne kontrolowanie wszystkich spraw. Z ww. Instrukcji wynika, że prowadzenie dziennika korespondencyjnego powierzono komórce zwanej sekretariatem. W jednostce takiej komórki nie utworzono.

Zgodnie z § 27 ww. Instrukcji w przedszkolu obowiązują rejestry:

§ uchwał rady pedagogicznej

§ wniosków i opinii.

Rejestry te są prowadzone. Numeracja ich następuje zgodnie z § 26 ww. Instrukcji, tj. numeracja odbywa się za pomocą cyfr arabskich w ten sposób, że kolejny numer łamany jest przez dwie ostatnie cyfry roku.

6. W wyniku kontroli stwierdzono ponadto prowadzenie :

§ rejestru skarg i wniosków,

§ rejestru urlopów,

§ rejestru wydanych zaświadczeń o zarobkach,

§ rejestru pieczątek,

§ rejestru biletów MZK,

§ rejestru zatrudnionych pracowników,

§ rejestru listy płac,

§ rejestru delegacji służbowych,

§ rejestru druków ścisłego zarachowania.

Rejestry te prowadzone są na podstawie decyzji dyrektora zgodnie z § 14 ust. 3 Instrukcji Kancelaryjno-Archiwalnej. Rejestr skarg nie zawiera wymaganego spisu spraw.

Poddano wyrywkowej kontroli Rejestr biletów MZK oraz Ewidencję druków ścisłego zarachowania.

7. Ewidencja druków ścisłego zarachowania został założona 2.01.2003r. Strony zostały ponumerowane i opieczętowane. Rejestr nie jest prawidłowo prowadzony. Nie oznaczano w nim kto otrzymał druk, w jakiej ilości. Nie wpisywano serii i numerów druków. Brak w rejestrze informacji o drukach niewykorzystanych bądź zniszczonych. Pomimo, ze rejestr taki istnieje to sposób jego prowadzenia uniemożliwa prawidłową kontrolę druków. Druki ścisłego zarachowania są jednak ponumerowane. Numery te nie są uwzględnione w ewidencji, bowiem numeracja następuje po wydaniu druku ścisłego zarachowania.

Zgodnie z § 4 Instrukcji służbowej obiegu dokumentów księgowych należy prowadzić odrębne ewidencje dla każdego rodzaju druku. Prowadzona jest 1 ewidencja, w której jedna strona przeznaczona jest na konkretny rodzaj druku w danym roku. Rubryki niewykorzystane nie zostały wykreślone. Brak ponadto podsumowania każdego roku oraz informacji o ilości wykorzystanych druków, a także ilości zwróconych niewykorzystanych druków.

Zgodnie z ww. paragrafem na ostatniej stronie ewidencji należy wpisać, także słownie ile stron zawiera księga oraz umieścić podpis osoby upoważnionej, tj. głównego księgowego. Strona ostatnia powinna być zalakowana. zasady te nie zostały zachowane.

Podstawę zapisów w ewidencji stanowi dla przychodu – kserokopia rachunku dostawcy lub ewentualnie dowodu przyjęcia, natomiast dla rozchodu – pokwitowanie osoby upoważnionej dla odbioru druków. Na podstawie kontroli rejestru nie można ustalić, czy podstawą zaewidencjonowania druku jest rachunek lub dowód przyjęcia. Osoby odbierające druki ścisłego zarachowania podpisują ich odbiór w ewidencji. Brak w ewidencji zapisów dotyczących zwrotu druków wykorzystanych i niewykorzystanych. (Akta kontroli Nr 08/19/II/136-139)

8. Rejestr biletów MZK prowadzony jest od 2003r. Na rejestr składają się listy wydanych biletów. Informacja zawiera datę zakupienia biletów, nr faktury oraz liczbę zakupionych biletów. Ponadto zawiera wykaz osób, liczbę przekazanych biletów oraz potwierdzenia otrzymania biletów. Bilety wydane są podsumowane i ich liczbę można bez problemu porównać z liczbą biletów zakupionych. Listy są każdorazowo kontrolowane przez dyrektora, a fakt ten jest potwierdzony podpisem.

Rejestry prowadzone są przez kilka lat, co jest zgodne z § 13 ust. 3 Instrukcji Kancelaryjno-Archiwalnej. Nie dokonano jednak podziału rejestrów na lata poprzez pozostawienie całej niezapisanej a przekreślonej strony. Rejestry te prowadzone są w układzie chronologicznym. Tylko rejestr aktów wewnętrznych zawiera oznakowanie hasłowe i symboliczne zgodnie z rzeczowym wykazem akt. Pozostałe rejestry nie zostały oznakowane zgodnie z rzeczowym wykazem akt. Nie zostały do tego wykazu wprowadzone. (Akta kontroli Nr 08/19/II/140-141)

9. Zarządzenia dyrektora są zewidencjonowane zgodnie z rzeczowym wykazem akt. Są ewidencjonowane z podziałem na lata. każdy rok zawiera spis spraw. Zarządzenia ułożone są chronologicznie. W rejestrach zawierających poszczególne zarządzenia brak załączników, w których wprowadzono merytoryczne postanowienia. Ponadto nie oznakowano właściwie załączników. Nieprawidłowości te zostały usunięte jeszcze podczas czynności kontrolnych. Przekazywanie postanowień zarządzeń do wiadomości pracowników następuje poprzez umieszczenie zarządzenia na tablicy oraz bezpośrednie informowanie pracowników, których liczba w badanej placówce pozwala na taką nieformalną procedurę. Poprawy wymaga szczegółowe wskazywanie podstaw prawnych podejmowanych przez dyrektora zarządzeń i stosowanie tak formalnego trybu wyłącznie w uzasadnionych przypadkach. Powyższe umożliwia odformalizowanie tych postanowień, które takiej procedury nie wymagają i pozwoli uniknąć nadmiaru zarządzeń. Z badań wynika, że nie wskazywano precyzyjnie podstawy prawnej. Pomimo drobnych uchybień rejestry te prowadzone są bardzo starannie i czytelnie.

10. Podstawowe akty funkcjonowania jednostki:

Statut Przedszkola przyjęty uchwałą nr 7/2007 Rady Pedagogicznej PP nr 18 w Opolu z dnia 11.12.2007r.
Regulamin organizacyjny - zarządzenie nr 1/2003 Dyrektora Przedszkola Publicznego nr 18 w Opolu z dnia 28.01.2003r.
Regulamin PP nr 18 w Opolu - zarządzenie nr 26/2003 Dyrektora Przedszkola Publicznego nr 18 w Opolu z dnia 31.12.2003r.
Regulamin Pracy - zarządzenie nr 7/03 Dyrektora Przedszkola Publicznego nr 18 w Opolu z dnia 2.04.2003r.
Regulamin Instrukcji Kancelaryjno-Archiwalnej - zarządzenie nr 7/03 Dyrektora Przedszkola Publicznego nr 18 w Opolu z dnia 2.04.2003r.
Regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych - zarządzenie nr 13/2003 Dyrektora Przedszkola Publicznego nr 18 w Opolu z dnia 10.06.2003r.
Procedura korzystania przez nauczycieli PP nr 18 z Zakładowego Funduszu Świadczeń Zdrowotnych, utworzonego na podstawie art. 72 ust. 2 karty Nauczyciela - zarządzenie nr 13/2004 Dyrektora Przedszkola Publicznego nr 18 w Opolu z dnia 9.12.2004r.
Regulamin Rady Pedagogicznej - zarządzenie nr 3/03 Dyrektora Przedszkola Publicznego nr 18 w Opolu z dnia 7.03.2003r.
Regulamin wynagradzania - zarządzenie nr 3/03 Dyrektora Przedszkola Publicznego nr 18 w Opolu z dnia 7.03.2003r.
Regulamin kontroli wewnętrznej - zarządzenie nr 4/2004 Dyrektora Przedszkola Publicznego nr 18 w Opolu z dnia 12.02.2004r.
Regulamin udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14.000 Euro - zarządzenie nr 49/2006 Dyrektora Przedszkola Publicznego nr 18 w Opolu z dnia 29.12.2006r.
Instrukcja służbowa obiegu dokumentów księgowych - zarządzenie nr 11 Dyrektora Przedszkola Publicznego nr 18 w Opolu z dnia 16.04.2003r.

(Akta kontroli Nr 08/19/II/142-233)

11. Pierwszy statut jednostki został ustanowiony przez Radę Miasta Opola w dniu powołania jednostki i w drodze uchwały nr II/7/02 w dniu 28.11.2008r. Był trzykrotnie przez Radę Pedagogiczną zmieniany i ostatecznie w dniu 11.12.2007r. uchylony. Nowy statut został uchwalony przez Radę Pedagogiczna, zgodnie z § 14 ust. 7 lit. a Statutu PP nr 18 w Opolu. Powyższe jest zgodne z obowiązującym prawem, bowiem zgodnie z art. 50 ustawy o systemie oświaty kompetencje do uchwalania statutu placówki oświatowej jest rada szkoły. Jednakże powołanie tego społecznego organu nie jest obligatoryjne, o czym stanowi zapis, że w szkołach i placówkach mogą działać rady szkół i placówek. Zgodnie zatem z art. 52 ustawy o systemie oświaty w placówkach, w których nie została powołana rada szkoły jej zadania, w tym także prawo stanowienia statutu przechodzą w całości na radę pedagogiczną. (Akta kontroli Nr 08/19/II/234-235)

12. Podstawa prawna uchwały wprowadzajacej statut szkoły jest niepełna, bowiem obejmuje tylko art. 42 ust. 1 ustawy o systemie oświaty, który nie stanowi wprost o tej kompetencji. Powinna zatem uwzględniać te wszystkie podstawy, które w wyniku interpretacji przepisów pozwalaja stwierdzić, że Rada Pedagogiczna jest do stanowienia powyższego aktu uprawniona. Powyższe dotyczy art. 50 ust.2 pkt 1 oraz art. 52 ust.2 ustawy o systemie oświaty. Art. 42 jest tu jedynie podstawą o charakterze pomocniczym, bo dotyczącym jedynie przygotowania projektu, a nie przejścia kompetencji do jego stanowienia.

13. Zespół kontrolujacy ponadto nie znalazł uzasadnienia i podstawy prawnej dla stosowania aktu wewnętrznego (zarządzenia dyrektora) wprowadzajacego w życie uchwałę rady pedagogicznej uchwalającej statut. Zgodnie z art. 39 ust. 1 pkt 4 dyrektor realizuje uchwały rady szkoły (tu: rady pedagogicznej). Ten obowiązek nie wymaga potwierdzenia w dodatkowym akcie wewnętrznym. Wynika on wprost z przepisów prawa i może dodatkowo być wskazany w uchwale rady pedagogicznej, która powierzy realizację statutu dyrektorowi. Ponadto nieprawidłowa jest podstawa prawna takiego zarządzenia. Art. 42 ust. 1 ustawy o systemie oświaty nie mówi nic o wydawaniu przez zarządzeń. Gdyby jednak uznać takie postępowanie dyrektora, jedyną podstawą prawną mógłby być art. 39 ust. 1 pkt 4 ustawy o systemie oświaty. Właściwym jednak byłby taki zapis w statucie, który to zapis stanowiłby podstawę do tworzenia dodatkowego aktu prawnego. Takiego zapisu w statucie placówki kontrolowanej nie znaleziono. Statut w § 14 ust. 10 daje dyrektorowi jedynie prawo do wstrzymania wykonania uchwały rady pedagogicznej w przypadku jej niezgodności z prawem. Jednak i w tej kwestii nie wskazano trybu i formy wstrzymania.

Ponadto należy dodać, że postanowienia zarządzenia Dyrektora wprowadzajacego statut dublują jego podstawę i inne postanowienia:

§ postanowienie o utracie mocy obowiązujacej pierwszego statutu ( do tych czynności dyrektor nie posiada kompetencji),

§ daty wejścia statutu,

§ statut jest załącznikiem zarówno do uchwały Rady Pedagogicznej, jak i zarządzenia Dyrektora,

§ oba dokumenty zostały podpisane przez tę samą osobę: dyrektora placówki.

14. Zgodnie z § 11 Statutem kontrolowanej jednostki organami Przedszkola są:

§ dyrektor,

§ rada pedagogiczna

§ rada rodziców.

Powyższe zostało potwierdzone w Regulaminie Przedszkola w § 7.

Dodać należy, że z brzmienia § 8 ust. 1 lit. d Regulaminu Organizacyjnego kontrolowanej placówki istnieje jeszcze organ pod nazwą ?rada przedszkola”, ktory jest niezbędny w procesie wypełniania przez dyrektora jego obowiazków, mianowicie projekty pracy przedszkola, kierowanie ich realizacją, okresowe sprawozdania z ich realizacji itp. przed przekazaniem ich przez dyrektora Radzie Pedagogicznej wymagaja opinii Rady Przedszkola.

15. Regulamin w częsci dot. nadzoru nad pracownikami jest niezgodny ze Schematem organizacyjnym oraz zawiera postanowienia wewnętrznie sprzeczne, jak i zapisy nieodpowiadające aktualnemu stanowi prawnemu. W § 4 ust. 3 Regulaminu wskazano, że bezposrednim przełożonym dyrektora jest Przewodniczący Zarządu Miasta Opola. Regulamin został uchwalony w dniu 28.01.2003r., a zatem pod rządami zmienionej ustawy o samorządzie gminnym w zakresie organów gminy. Zarząd został zastąpiony instytucją Prezydenta i taki zapis powinien zostać umieszczony.

W § 4 istnieje podwójna numeracja ustępów. I tak w ust. 4 zapisano, że dyrektorowi podlegają bezpośrednio referent ds. płac, kadr i żywienia. W powtórzonym ust. 4 tego paragrafu zapisano, że głównemu księgowemu podlegają bezposrednio referent ds. kadr, płac i żywienia. Schemat organizacyjny jest nieczytelny i dwuznaczny. Z jego zapisów trudno jest jednoznacznie wywnioskować bezpośrednią podległość służbową ww. pracowników.

Ze Schematu organizacyjnego wynika, że w tym wypadku mamy do czynienia z 3 stanowiskami, na których zatrudniono 3 osoby w niepełnym wymiarze czasu pracy, łącznie na 1 etat. Każda z tych osób obejmuje swoim zakresem poszczególny obszar: płace, kadry i zywienie. W Regulaminie organizacyjnym w § 8 wskazano zakres obowiązków na tym stanowisku bez podziału na poszczegolne zadania z zakresu: płac, kadr i żywienia. W ogóle sam Regulamin Organizacyjny traktuje referenta ds. płac, kadr i żywienia jako jedno stanowisko.

Numeracja w obrębie poszczególnych paragrafów (§ 4, 8) powtarza się, utrudniajac powoływanie się na konkretne zapisy, tym samym nieczytelność przepisu.

Tabela nr 9

Zakres kontroli wewnętrznej	Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola	Ocena
Realizacja przez przełożonych wobec podwładnych kontroli bieżącej w toku zarządzania, przy zastosowaniu dostępnych procedur i mechanizmów, wbudowanych w system zarządzania	§ 3 ust. 2 lit.a	Pozytywna
Funkcjonowanie nadzoru merytorycznego	§ 3 ust. 3	Pozytywna
Osoba odpowiedzialna za nadzór merytoryczny oraz sprawność i efektywność kontroli	§ 3 ust. 3	Pozytywna
Struktura kontroli wewnętrznej oraz wszelkie operacje finansowe i znaczące zdarzenia są dokładnie udokumentowane, a dokumentacja powinna być natychmiast dostępna, jeśli zachodzi potrzeba jej sprawdzenia,	§ 4	Pozytywna
Operacje finansowe i znaczące zdarzenia są niezwłocznie zarejestrowane i prawidłowo sklasyfikowane	§ 4	Pozytywna
Operacje finansowe i znaczące zdarzenia podlegają autoryzacji oraz wykonaniu tylko przez osoby dysponujące odpowiednimi uprawnieniami	§ 4	Pozytywna
Kluczowe obowiązki i odpowiedzialność za udzielanie upoważnień, realizowanie, rejestrowanie oraz sprawdzanie operacji finansowych i zdarzeń są podzielone między różne osoby	§ 4	Pozytywna
Istnieje kompetentny nadzór dla upewnienia się, że cele postawione przed kontrolą wewnętrzną są realizowane	§ 4	Pozytywna
Dostęp do zasobów i akt jest ograniczony tylko do osób upoważnionych, które są odpowiedzialne za dozór nad nimi lub ich wykorzystanie	§ 4	Pozytywna

Zgodnie z §. 39 ust.1 Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola stanowiącego załącznik do zarządzenia nr OR.II-0152/18/2003 Prezydenta Miasta Opola z dnia 9 czerwca 2003 r. w sprawie Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola zmienionego zarządzeniem nr OR.I-152-32/2004 Prezydenta Miasta Opola z dnia 24.08.2004 r. w sprawie zmiany Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola oraz zarządzeniem nr OR.I-0152-42/2004 Prezydenta Miasta Opola z dnia 29.10.2004 r. w sprawie zmiany Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola kierownik jednostki kontrolowanej ma prawo pisemnie, w terminie 7 dni roboczych od daty doręczenia protokołu kontroli, zgłosić kierownikowi zespołu kontrolnego umotywowane zastrzeżenia do ustaleń zawartych w protokole.

Jednostka kontrolowana

W dniu dzisiejszym otrzymałem/am egzemplarz protokołu.

(podpisy)

Data: Opole,......

Zespół kontrolny

(podpisy)

Data: Opole, .......

Podpis Głównego Specjalisty: (na ostatecznej wersji roboczej)

Podpis Naczelnika Wydziału: (na ostatecznej wersji roboczej)

Ewentualne przyczyny odmowy podpisania protokołu:

.................................................................................................................

Zmiany w protokole

"Ustalenia na str. ... skreśla się"

"Uzupełnienie do str. ... protokołu kontroli"

"Treść ustaleń na str. ... otrzymuje brzmienie:"

Załączniki do pobrania:

2008-09-19 14:15:15 - Wnioski pokontrolne (115.00 kB)

2008-09-19 14:17:21 - wystąpienie pokontrolne (102.50 kB)

Ilość odwiedzin: 13523
Nazwa dokumentu: protokół kontroli
Podmiot udostępniający: Wydział Kontroli Wewnętrznej i Audytu
Osoba, która wytworzyła informację: Izabela Dziewulska- Gaj, Monika Pijanka
Osoba, która odpowiada za treść: Izabela Dziewulska - Gaj, Monika Pijanka
Osoba, która wprowadzała dane: Agnieszka Lisiecka
Data wytworzenia informacji: 2008-09-19 14:05:18
Data udostępnienia informacji: 2008-09-19 14:05:18
Data ostatniej aktualizacji: 2008-09-19 14:19:08

Wersja do wydruku...

Rejestr zmian...