KWiA-I.1711.00005.2013
KWiA-I.ZD-00046/13
|
Opole, 22 kwietnia 2013 r.
|
|
PROTOKÓŁ KONTROLI NR 12/13
|
|
Jednostka kontrolowana
|
Przedszkole Publiczne nr 18 w Opolu
ul. Lelewela 7
|
|
Nazwa organu sprawującego nadzór
|
Prezydent Miasta Opola
|
|
Termin przeprowadzenia kontroli
|
Od 8 do 29 marca 2013 r.
|
|
Imię i nazwisko przeprowadzającego kontrolę oraz stanowisko
|
Małgorzata Jóźwin-Mazurek – inspektor w Wydziale Kontroli Wewnętrznej i Audytu
Tadeusz Lech –główny specjalista w
Wydziale Kontroli Wewnętrznej i Audytu
|
|
Przedmiot kontroli
|
Gospodarka finansowa
|
|
Okres objęty kontrolą
|
2012 r.
|
|
Imię i nazwisko kierownika kontrolowanej jednostki – stanowisko służbowe
|
Krystyna Rokita – dyrektor przedszkola
|
|
Wyjaśnień w czasie kontroli udzielały
|
Krystyna Rokita – dyrektor przedszkola
(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.)- główna księgowa
(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.)– samodzielny referent ds. płac
|
I. Podstawy prawne
- Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późniejszymi zmianami).
- Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. Nr 76, poz. 694 z późniejszymi zmianami).
- Ustawa z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (tekst jednolity z 2004 r., Dz. U. Nr 256, poz. 2572 z późniejszymi zmianami).
- Ustawa z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. Nr 118, poz. 1112 z późniejszymi zmianami).
- Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 31 stycznia 2005 r. w sprawie wysokości minimalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego nauczycieli, ogólnych warunków przyznawania dodatków do wynagrodzenia zasadniczego oraz wynagradzania za pracę w dniu wolnym od pracy (Dz. U. Nr 22, poz. 181 z późniejszymi zmianami).
- Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 z późniejszymi zmianami).
- Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. z 2004 r. Nr 19, poz 177 z późniejszymi zmianami).
- Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38 poz. 207 z późniejszymi zmianami).
- Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (Dz. U. 38 poz. 861 z późniejszymi zmianami).
- Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103).
- Ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223 poz. 1458 z późniejszymi zmianami).
- Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. Nr 50 poz. 398 z późniejszymi zmianami).
- Uchwała Nr XXXIII/302/04 Rady Miasta Opola z dnia 24 czerwca 2004 r. w sprawie opłat za świadczenia prowadzonych przez gminę przedszkoli publicznych ( z późniejszymi zmianami).
- Uchwała Nr IX/117/11 Rady Miasta Opola z dnia 28 kwietnia 2011 r. w sprawie ustalenia wysokości opłat za świadczenia udzielane przez przedszkola publiczne prowadzone przez Miasto Opole.
- Uchwała Nr XLVII/500/09 Rady Miasta Opola z dnia 26 marca 2009 r. w sprawie regulaminu określającego wysokość stawek oraz szczegółowe warunki przyznawania nauczycielom dodatków: motywacyjnego, funkcyjnego, za warunki pracy, za wysługę lat, szczegółowy sposób obliczania wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe i godziny doraźnych zastępstw oraz szczegółowe zasady przyznawania i wypłacania nauczycielskiego dodatku mieszkaniowego.
- Uchwała Nr LXXV/813/10 Rady Miasta Opola z dnia 9 listopada 2010 r. w sprawie określenia jednostek budżetowych gromadzących dochody na wydzielonym rachunku, źródeł tych dochodów i ich przeznaczenia oraz sposobu i trybu sporządzania planu finansowego dochodów i wydatków nimi finansowanych, dokonywania w nim zmian i ich zatwierdzania.
- Uchwała Nr VIII/93/11 Rady Miasta Opola z dnia 31 marca 2011 r. zmieniająca uchwałę w sprawie określenia jednostek budżetowych gromadzących dochody na wydzielonym rachunku, źródeł tych dochodów i ich przeznaczenia oraz sposobu i trybu sporządzania planu finansowego dochodów i wydatków nimi finansowanych, dokonywania w nim zmian i ich zatwierdzania.
- Komunikat Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych.
II. Cel kontroli
Celem kontroli było:
- dokonanie oceny prawidłowości prowadzonej gospodarki finansowej,
- sprawdzenie rzetelności prowadzonej ewidencji dochodów i wydatków,
- sprawdzenie zgodności sporządzanych sprawozdań z ewidencją księgową.
III. Metodyka przeprowadzenia kontroli
Zapoznano się ze specyfiką przyjętych rozwiązań organizacyjnych w zakresie prowadzenia spraw kadrowo-księgowych. Na podstawie zapisów dokonywanych na kontach księgowych ustalono poszczególne rodzaje wydatków budżetowych. Sprawdzono również czy istnieją dokumenty potwierdzające dokonanie określonych wydatków (faktury, rachunki, listy płac, raporty kasowe, itp.) oraz porównano je z wyciągami bankowymi. Sprawdzono także, czy poszczególne dokumenty zostały odpowiednio opisane, zadekretowane i poddane wstępnej kontroli oraz podpisane przez głównego księgowego i zaakceptowane do wypłaty przez dyrektora jednostki. Dane zawarte w sprawozdaniach budżetowych porównano z danymi wynikającymi z badanych dokumentów i ewidencji księgowej. Dokonano analizy poszczególnych wydatków pod kątem ich celowości oraz zgodności z przepisami i planem finansowym.
Szczegółową kontrolą objęto:
- zgodność z ewidencją otrzymanych i odprowadzonych do Urzędu Miasta dochodów budżetowych,
- zapisy w ewidencji księgowej dotyczące wszystkich wydatków budżetowych przedszkola za grudzień 2012 r.,
- zgodność ze sprawozdaniem zapisów dotyczących wpływów i wydatków z dochodów na wydzielonym rachunku w grudniu 2012 r. we wszystkich paragrafach,
- wpływy i wydatki z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w 2012r.,
- zgodność z ewidencją księgową stanu zobowiązań i należności.
Sprawdzono czy na koniec roku jednostka dokonała spisu z natury i rozliczenia artykułów żywnościowych znajdujących się w magazynie. W zakresie gospodarki kasowej dane z ewidencji księgowej porównano z raportami kasowymi. W zakresie druków ścisłego zarachowania zapoznano się z zasadami i sposobem postępowania oraz sprawdzono ciągłość numeracji dotychczas wykorzystanych kwitariuszy przychodowych i rozchodowych.
Sprawdzono również czy jednostka posiada opracowane na piśmie procedury kontroli zarządczej oraz czy procedury te są dostosowane do specyfiki jednostki, a także w jaki sposób są realizowane w praktyce.
IV. Sprawy organizacyjne
Siedzibą przedszkola jest nieruchomość zabudowana położona w Opolu przy ul. Lelewela, którą Zarząd Miasta Opola przekazał jednostce nieodpłatnie w trwały zarząd decyzją nr GNGiK-I-JO-72244/336/06 z dnia 10.08.2006r. W okresie objętym kontrolą dyrektorem jednostki była pani Krystyna Rokita powołana na to stanowisko przez Prezydenta Miasta Opola z dniem 1 września 2012 r. na czas określony do 31 sierpnia 2017 r. (akta kontroli Nr 13/12//I/1).
Głównym księgowym jednostki jest pani (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.)zatrudniona na czas określony w wymiarze 1/4 etatu.
Z budżetem gminy jednostka rozlicza się w dziale klasyfikacji budżetowej 801 rozdział 80104. Na podstawie ewidencji księgowej ustalono, że w 2012 r. jednostka zaewidencjonowała ogółem 3.284 operacji księgowych.
W kontrolowanej jednostce obowiązują następujące wewnętrzne regulacje prawne dotyczące gospodarki finansowo-księgowej:
- Instrukcja sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów,
- Zasady (polityka) rachunkowości w Przedszkolu Publicznym Nr 18 w Opolu,
- Zakładowy Plan Kont,
- Kontrola zarządcza,
- Instrukcja wewnętrzna w sprawie inwentaryzacji składników majątkowych,
- Regulamin Zamówień Publicznych,
- Regulamin ZFŚS.
W okresie objętym kontrolą przedszkole posiadało wyodrębnione rachunki bankowe dotyczące: budżetu, wydzielonego rachunku dochodów, sum depozytowych oraz funduszu socjalnego.
W kontrolowanej jednostce inwentaryzacja środków trwałych i pozostałych środków trwałych została przeprowadzona w dniu 31.08.2012r. Była to inwentaryzacja zdawczo – odbiorcza. Inwentaryzacja została sporządzona w sierpniu a nie na koniec roku 2012 w związku ze zmianą dyrektora jednostki.
Zgodnie z obowiązującą w jednostce instrukcją z przeprowadzonej inwentaryzacji został sporządzony protokół (akta kontroli Nr 13/12/I/2).
Szczegółowo stan zatrudnienia w kontrolowanej jednostce na dzień 31.12.2012 r. przedstawia poniższa tabela:
Tabela nr 1
|
l.p.
|
Wyszczególnienie
|
Ilość osób-umowy
|
Zatrudnienie
w etatach (stan na 31.12.2012 r.)
|
|
1
|
Pracownicy pedagogiczni
|
7
|
5,195
|
|
2
|
Pracownicy administracyjni
|
2
|
1,250
|
|
3
|
Pracownicy obsługi
|
6
|
4,500
|
|
RAZEM:
|
15
|
10,945
|
W porównaniu do analogicznego roku ubiegłego stan zatrudnienia nie uległ zmianie (akta kontroli Nr 13/12//I/3-4).
W 2012 roku do pracy w przedszkolu przyjęto łącznie jednego pracownika pedagogicznego(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.). Ustalono, że w każdym przypadku przyjęcia do pracy nowych pracowników sporządzone zostały aneksy do arkusza organizacyjnego przedszkola. Ponadto ustalono, że stawka wynagrodzenia zasadniczego dla pracownika pedagogicznego została ustalona z uwzględnieniem stopnia awansu zawodowego (nauczyciel stażysta) i proporcjonalnie do wymiaru etatu - zgodnie z rozporządzeniem Ministra Edukacji Narodowej z dnia 3 lipca 2012 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie wysokości minimalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego nauczycieli, ogólnych warunków przyznawania dodatków do wynagrodzenia zasadniczego oraz wynagradzania za pracę w dniu wolnym od pracy.
Stan zatrudnienia nauczycieli według stopnia awansu zawodowego na dzień 31.12.2012 r. przedstawia poniższa tabela:
Tabela nr 2
|
Lp
|
Stopień
awansu zawodowego
|
Zatrudnienie
w osobach
|
Zatrudnienie
w etatach
|
|
1
|
Dyplomowani
|
2,00
|
2
|
|
2
|
Mianowani
|
1,00
|
1
|
|
3
|
Kontraktowi
|
3,00
|
1,195
|
|
4
|
Stażyści
|
1,00
|
1,00
|
|
RAZEM:
|
7,00
|
5,195
|
Na podstawie ewidencji kontroli ustalono, że w 2012 r. w przedszkolu zostały przeprowadzone łącznie dwie kontrole zewnętrzne przeprowadzone przez Powiatową Stację Sanitarno Epidemiologiczną oraz Państwową Inspekcję Pracy w Opolu. Wydane w wyniku kontroli przez PIP zalecenia przedszkole zrealizowało o czym poinformowało w piśmie z dnia 27.04.2012r. (akta kontroli Nr 13/12//I/5-9).
Na dzień 31.12.2012 r. do przedszkola zapisanych było 50 dzieci (akta kontroli Nr 13/12//I/10-12).
V. Dochody budżetowe w 2012 r.
W dniu 31.01.2013 r. jednostka kontrolowana złożyła w Urzędzie Miasta Opola sprawozdanie Rb–27S z wykonania planu dochodów budżetowych przedszkola za 2012 rok (akta kontroli Nr 13/12/I/16).
Ze sprawozdania wynika, że dochody w tym okresie wyniosły 18.812,53 zł i dotyczyły dwóch paragrafów tj. 0920 –odsetki od budżetu oraz paragrafu 2400-wpłata do budżetu pozostałych środków finansowych gromadzonych na wydzielonym rachunku jednostki. W wyniku kontroli ustalono, że wykazana w sprawozdaniu kwota ogółem była zgodna z ewidencja księgową konto 222 - rozliczenie dochodów budżetowych (akta kontroli Nr 13/12/I/17).
W trakcie kontroli ustalono, że wykazana w paragrafie 0920 kwota w wysokości 588,80 zł dotyczyła kapitalizacji odsetek z rachunku bankowego środków budżetowych. Uzyskane z tego tytułu dochody były przekazywane na konto Urzędu Miasta Opola w okresie od 01.01. do 30.06.2012 r. Za II półrocze 2012 r. odsetek nie naliczano, zostały przekazywane bezpośrednio przez bank na rachunek Urzędu Miasta Opola. Natomiast dochody wykazane w paragrafie 2400 w kwocie 18.223,73 zł dotyczyły wpłaty pozostałych środków finansowych gromadzonych na wydzielonym r-ku bankowym na dzień 31.12.2011 r. (konto 132-02 (akta kontroli Nr 13/12/I/18)) a przekazane z tego konta na konto Urzędu Miasta Opola - wyciąg bankowy WB nr 3 z dnia 04.01.2012 r. (akta kontroli Nr 13/12/I/13-15)
W wyniku kontroli ustalono, że wykazane w poszczególnych paragrafach dochody są zgodne z ewidencją księgową dotyczącą tych paragrafów oraz z klasyfikacją budżetową (akta kontroli Nr 13/12/I/19-20).
VI. Wydatki budżetowe w 2012 r.
W ewidencji księgowej (konto 130) jednostka kontrolowana wykazała, że stan początkowy środków na rachunku bankowym na dzień 01.01.2012 r. wynosił 0 (akta kontroli Nr 13/12/I/21). W wyniku kontroli ustalono, że stan ten był zgodny z wyciągiem bankowym z dnia 31.12.2012 r. (akta kontroli Nr 13/12/I/22).
Na podstawie ewidencji księgowej ustalono, że w 2012 r. zaewidencjonowano ogółem 648 operacji księgowych dotyczących środków budżetowych oraz rachunku depozytów.
Ze sporządzonego sprawozdania dotyczącego działu 801 rozdział 80104 oraz z dokumentacji księgowej jednostki wynika, że wydatki budżetowe za okres od stycznia do grudnia 2012 r. wyniosły ogółem 546.907,99 zł RB-28S (akta kontroli Nr 13/12/I/38). W 2011 r. wydatki budżetowe wyniosły ogółem 522.682,02 zł w tym paragraf 6050 dotyczył wydatków inwestycyjnych jednostki budżetowej w kwocie 59.999,40 zł (akta kontroli Nr 13/12/I/23-24). Na podstawie analizy sprawozdań za lata 2011-2012 ustalono, że wydatki w 2012 r. były wyższe o 24.225,97 zł tj. o 4,63 % od wydatków poniesionych w analogicznym okresie roku ubiegłego.
W 2012 r. wydatki zostały zaewidencjonowane w siedmiu paragrafach tj.: 3020, 4010, 4040, 4110, 4120, 4440 oraz 6050. Wydatki osobowe wyniosły 525.125,72 zł i dotyczyły: wynagrodzeń, w tym „trzynastki” i pochodnych jak składki ZUS, fundusz pracy, odpisu na fundusz socjalny oraz zapomogi na poratowania zdrowia. Natomiast paragraf 6050 dotyczył wydatków inwestycyjnych na kwotę 21.782,27 zł poniesionych na adaptację pomieszczenia biurowego na zmywalnię. W wyniku kontroli ustalono, że kwoty wydatków ogółem wykazane w poszczególnych paragrafach są zgodne z ewidencją księgową kontrolowanej jednostki (akta kontroli Nr 13/12/I/98,133-136, 140, 25).
Szczegółową kontrolą objęto wszystkie wydatki dokonane w grudniu 2012r. Z wyciągu bankowego nr 69 oraz ewidencji księgowej konta 130 wynika, że stan środków budżetowych na rachunku bankowym na dzień 30.11.2012 r. wynosił 32.571,58 zł (akta kontroli Nr 13/12/I/155). Wpływy ogółem na rachunek bieżący jednostki środków budżetowych przekazanych przez Urząd Miasta wyniosły w grudniu 21.290,00 zł wyciąg bankowy 73 z dnia 21.12.2012 na kwotę 8 590,00 zł, oraz wyciąg bankowy 74 z dnia 29.12.2012r na kwotę 12.700,00 zł. (akta kontroli Nr 13/12//I/150-151). Ogółem w grudniu przedszkole posiadało do dyspozycji środki w kwocie 53.861,58 zł. Z analizy sprawozdań za okresy od stycznia do listopada i od stycznia do grudnia wynika, że w grudniu zaewidencjonowano wydatki w trzech paragrafach tj. 4010, 4110 i 4120 na łączną kwotę 53.677,30 zł (akta kontroli Nr 12/16/I/141).
Ponadto z powyższych danych wynika, że wydatki w poszczególnych paragrafach wyniosły:
- § 4010 – 47.609,86 zł,
- § 4110 – 4.795,62 zł,
- § 4120 - 1.271,82 zł.
Ustalono, że wynikająca z różnicy sprawozdań Rb-28 za listopad i grudzień kwota wydatków ogółem we wszystkich paragrafach jest zgodna z ewidencją konta 130 oraz z wyciągami bankowymi od nr 70 do nr 75.
W wyniku kontroli ustalono, że kwoty wydatków w grudniu ogółem były zgodne z ewidencją konta 130. Na koncie 130 Wn i Ma zwiększone są obroty o kwotę 31.926,17 zł. Różnica ta wynika z przeksięgowania salda na 30.06.2012 r. w związku zmiany banku PKO na Millennium (akta kontroli Nr 13/12/I/168).
Łączna kwota środków zaewidencjonowanych i posiadanych na wydatki bieżące jednostki w grudniu była wyższa o 184,28 zł od łącznej kwoty wydatków w tych paragrafach.
Na podstawie wyciągu bankowego nr 75 ustalono, że powyższą kwotę jako niewykorzystaną jednostka zwróciła do Urzędu Miasta w dniu 31.12.2012 r. (akta kontroli Nr 13/12/I/152).
Na koniec 2012 r. saldo konta 130 wynosiło 0 i było zgodne z wyciągiem bankowym nr 75 z dnia 31.12.2012 r. Również stan gotówki w kasie na koniec 2012 r. wynosił 0. (akta kontroli Nr 13/12/I/160,92).
§ 4010 wynagrodzenia osobowe pracowników
Z ewidencji księgowej oraz z analizy sprawozdań Rb-28S za listopad i grudzień wynika, że wydatki w grudniu wyniosły 47.609,86 zł (akta kontroli Nr 13/12/I/141).
Na podstawie wszystkich sześciu wyciągów bankowych za okres od 1 do 31.12.2012 r., tj. od numeru 70 do numeru 75 oraz ewidencji kont 130, 225, 229, 231 i 240 (akta kontroli Nr 13/12/I/154,161-167) ustalono, że faktyczne wydatki w tym paragrafie były niższe o 5.462,81 zł i wyniosły 42.147,05 zł. Na powyższą kwotę składają się:
-(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.).
Ponadto ustalono, że w paragrafie tym nieprawidłowo zaewidencjonowano składki ZUS od pracodawcy w łącznej kwocie 5.462,81 zł, w tym składki ZUS od nauczycieli w kwocie 3.493,14 zł oraz składki ZUS od pracowników administracji i obsługi w kwocie 1.969,67 zł (akta kontroli Nr 13/12/I/162). Z wyjaśnień głównej księgowej wynika, że kwoty te dotyczą składek ZUS pracodawcy od wynagrodzeń za grudzień i omyłkowo zostały zaewidencjonowane w tym paragrafie jako składki ZUS od pracowników. Na podstawie wyciągu bankowego nr 74 ustalono, że przelewów tych składek do ZUS dokonano w dniu 29.12.2012 r. Przelana kwota jest zgodna z deklaracją DRA za grudzień 2012 r. Łączna kwota wydatków na wynagrodzenia i składki od nich naliczane ( paragrafy 4010, 4110, 4120) wyniosła 461.168,11 zł i nie przekroczyła planu wydatków przedszkola na 2012 r., który wynosił 463.110,00 zł.
W trakcie kontroli dokonano również analizy wynagrodzeń wszystkich pracowników przedszkola za grudzień 2012 r. Stwierdzono, iż wszystkie kwoty wykazane w indywidualnych kartotekach wynagrodzeń były zgodne z kwotami na sporządzonych listach płac (akta kontroli Nr 13/12/I/161-167). Porównano także wysokość naliczenia poszczególnych składników wynagrodzeń z przepisami prawnymi oraz z dokumentacją stanowiącą podstawę ich naliczeń, w tym z:
- regulaminem wynagradzania,
- aktami nadania stopnia awansu zawodowego nauczycieli,
- umowami o pracę,
- decyzjami dyrektora dotyczącymi przyznania dodatków motywacyjnych, za wychowawstwo i opiekuna stażu,
- Uchwałą Rady Miasta Opola.
Rozbieżności w tym zakresie nie stwierdzono.
Ustalono, że na wynagrodzenia pracowników pedagogicznych oprócz wynagrodzenia zasadniczego składały się:
-(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.). Wydatków budżetowych na wynagrodzenia z innych tytułów nie stwierdzono.
§ 4110 składki na ubezpieczenie społeczne
Ze sprawozdania oraz z ewidencji księgowej konta -130 i 229-1 wynika, że wydatki w grudniu wyniosły 4.795,62 zł (akta kontroli Nr 13/12/I/139,162). Na podstawie zestawienia wydatków dla poszczególnych paragrafów, wyciągów bankowych nr 70, 74 oraz ewidencji kont 130 i 229 ustalono, że na powyższą kwotę składają się jedynie składki ZUS od pracodawcy za listopad. Przelewu tych składek do ZUS dokonano w dniu 3.12.2012 r. W paragrafie tym nie zaewidencjonowano składek ZUS od pracodawcy za grudzień w kwocie 5.462,81 zł, które zostały zaewidencjonowane w paragrafie 4010.
§ 4120 składki na Fundusz Pracy
Ze sprawozdania oraz z ewidencji księgowej – konta 130 i 229 wynika, że wydatki w grudniu wyniosły 1.271,82 zł. W wyniku kontroli ustalono, że powyższa kwota wydatków dotyczyła składek na Fundusz Pracy za listopad i grudzień 2012 r. oraz była zgodna z deklaracjami DRA (akta kontroli Nr 13/12/I/142, 143). Na podstawie tej ewidencji oraz wyciągów bankowych nr 70 i 74 ustalono, że przelewów składek do ZUS dokonano w dniach 3 i 29.12.2012 r.
VII. Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych
Z wyciągu bankowego nr 1 z dnia 27.01.2012 r. wynika, że stan początkowy środków pieniężnych na dzień 01.01.2012 r. wynosił 1.423,35 zł (akta kontroli Nr 13/12/I/27). Stan ten jest zgodny z ewidencją księgową (konto 135 – rachunek ZFŚS (akta kontroli Nr 13/12/I/28 - 30).
W 2012 r. w kontrolowanej jednostce dokonano odpisu środków budżetowych na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych na łączną kwotę 19.800,00 zł (akta kontroli Nr 13/12/I/28-30). Po przeliczeniu w grudniu zmniejszono podstawę naliczenia dla pracowników administracji i obsługi o kwotę 700,00 zł. Kwota odpisu 19.100,00 zł była zgodna z naliczeniem Funduszu Socjalnego oraz z Planem dochodów/wydatków ZFŚS na 2012 r. i dokonana korektą.
Środki budżetowe zostały przekazane na rachunek bankowy ZFŚS w dniach (akta kontroli Nr 13/12/I/31-34):
- 30.05.2012 r. – 14.850,00 zł,
- 27.09.2012 r. – 4.950,00 zł,
- 29.11.2012 r. – 700,00 zł - zwrot środków.
Zasady tworzenia i udzielania świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych dla pracowników jednostki określił dyrektor w Regulaminie Funduszu Świadczeń Socjalnych w Przedszkolu Publicznym nr 18 w Opolu.
Wyżej wymieniony regulamin określa między innymi osoby uprawnione do korzystania ze środków funduszu, przeznaczenie środków oraz zasady i warunki przyznawania świadczeń socjalnych.
Działalność socjalna prowadzona jest na podstawie zatwierdzonego rocznego planu dochodów i wydatków.
Środki funduszu gromadzone są na odrębnym rachunku bankowym. Niewykorzystane środki w danym roku kalendarzowym przechodzą na rok następny.
Z analizy zapisów dokonanych na koncie 135 (strona Wn) oraz z wszystkich 26 wyciągów bankowych konta ZFŚS wynika, że na rachunek bankowy oprócz środków przeniesionych z poprzedniego roku, odpisów i odsetek od zgromadzonych środków, wpływały także odpisy dla emerytów przekazane z Urzędu Miasta (akta kontroli Nr 13/12/I/28-30). Wpływów z innych źródeł nie stwierdzono. Łączna kwota środków posiadanych na rachunku bankowym funduszu w 2012 r. wyniosła 30.327,35 zł (akta kontroli Nr 13/12/I/28).
Z analizy strony Ma konta 135, wyciągów bankowych, raportów kasowych oraz ewidencji konta 101- kasa ZFŚS (akta kontroli Nr 13/12/I/28-30,35-36) wynika, że zaewidencjonowane wydatki w kontrolowanym okresie dotyczyły:
- dofinansowania do wypoczynku emerytów, pracowników
- dofinansowania do zielonych szkół,
- wypłaty świadczeń urlopowych,
- wczasów pod gruszą,
- pomocy materialnej i zapomóg,
- spotkania integracyjnego.
Wszystkie skontrolowane wydatki posiadały dokumentację potwierdzającą przyznanie ww. świadczeń. Dokumenty te zostały zatwierdzone do wypłaty i podpisane przez upoważnione osoby. Wydatki dot. świadczeń zostały poniesione zgodnie z Regulaminem ZFŚS i stosownymi w tym zakresie przepisami.
W dniu 24.10.2012 r. pobrano z banku gotówkę w kwocie 641,50 zł. Ustalono, że powyższa kwota została wpłacona do kasy i operacja ta została zaewidencjonowana na koncie 101 – 3 kasa ZFŚS. Na podstawie raportu kasowego nr 1/09/ZFŚS/2012 ustalono, że pobrane środki zostały następnie wypłacone za wieczór literacki dla pracowników na podstawie otrzymanej faktury. Faktura została zadekretowana i podpisana przez osoby upoważnione. Nieprawidłowości nie stwierdzono.
Saldo konta 135 na dzień 31.12.2012 r. wynosiło 593,41 zł i było zgodne z wyciągiem bankowym (akta kontroli Nr 13/12/I/37).
Z ewidencji konta 101 wynika, że stan gotówki w kasie na koniec roku wynosił 0 (akta kontroli Nr 13/12/I/35).
VIII. Zobowiązania
W sprawozdaniu Rb-28S jednostka kontrolowana wykazała stan zobowiązań budżetowych na dzień 31.12.2012 r. w łącznej kwocie 33.635,17 zł (akta kontroli Nr 13/12/I/38). Zobowiązania te dotyczyły paragrafów: 4040, 4110 oraz 4120. W wyniku kontroli na podstawie ewidencji księgowej (akta kontroli Nr 13/12/I/39-40) ustalono, że:
- zobowiązania wykazane w paragrafie 4040 w kwocie 28.134,81 zł dotyczyły naliczonej trzynastki za 2012 r. (konto 231) (akta kontroli Nr 13/12/I/39),
- zobowiązania wykazane w paragrafie 4110 w kwocie 4.811,06 zł dotyczyły składek ZUS od naliczonej trzynastej pensji (konto 229) (akta kontroli Nr 13/12/I/40),
- zobowiązania wykazane w paragrafie 4120 w kwocie 689,30 zł dotyczyły składek na Fundusz Pracy od naliczonej trzynastej pensji (konto 229) (akta kontroli Nr 13/12/I/41).
W sprawozdaniu Rb-34 (akta kontroli Nr 13/12/I/42-43) wykazano, iż na dzień 31.12.2012 r. jednostka posiadała zobowiązania w ramach wydzielonego rachunku dochodów na kwotę 1.571,92 zł.
W wyniku kontroli ustalono, że powyższe dane były zgodne z ewidencją księgową - konto 201, 225 (akta kontroli Nr 13/12/I/44-47). Zobowiązania te w kwocie 1.054,05 zł dotyczyły opłat za przedszkole – wpłat w grudniu 2012 r. a dotyczących stycznia 2013 r. oraz nadwyżka środków obrotowych na wydzielonym rachunku jednostki w kwocie 517,87 zł (akta kontroli Nr 13/12/I/48).
IX. Należności
Z ewidencji księgowej wynika, iż na dzień 31.12.2012 r. należności budżetowych nie było.
Natomiast w sprawozdaniu Rb-34 kontrolowana jednostka wykazała stan należności netto w ramach wydzielonego rachunku dochodów w kwocie 49,50 zł oraz kwotę 108,46 zł – odsetki od należności nie zapłaconych w terminie
W wyniku kontroli ustalono, że kwota należności netto dotyczyła nadpłacenia za fakturę za internet w kwocie 49,40 zł oraz 0,10 zł za prenumeratę i należności 108,46 zł dotyczą odsetek od nieterminowych opłat za przedszkole (akta kontroli Nr 13/12/I/49-50).
X. Gospodarowanie wydzielonym rachunkiem dochodów 2012 r.
Stan środków na wydzielonym rachunku bankowym dochodów na początek roku 2012 wynosił 18.223,73 zł i był zgodny ze stanem początkowym wykazanym w sprawozdaniu (akta kontroli (13/12/I/51).
Na podstawie ewidencji księgowej ustalono, że w 2012 r. zaewidencjonowano ogółem 2.366 operacji księgowych dotyczących gospodarowania środkami na wydzielonym rachunku dochodów.
X.1. Źródła dochodów na wydzielonym rachunku
Ustalono, że w kontrolowanej jednostce środki dot. dochodów były gromadzone na wydzielonym rachunku bankowym. Ze sporządzonego przez jednostkę sprawozdania Rb-34S wynika, że wykonanie dochodów na wydzielonym rachunku dochodów w 2012 r. wyniosło ogółem 118 898,58 zł. Na kwotę tę składały się dochody uzyskane w dwóch paragrafach (akta kontroli Nr 13/12/I/42-43,52):
- § 0830 – Wpływy z usług – 118.241,81 zł,
- § 0920 – Pozostałe odsetki – 656,77 zł.
Zespół kontrolny ustalił, że na dochody w poszczególnych paragrafach składały się:
- § 0830 – opłaty za świadczenia przedszkolne (opłata stała i za wyżywienie),
- § 0920 – odsetki bankowe oraz odsetki od należności z tyt. niezapłaconych świadczeń przedszkolnych.
- saldo z BO 2012r. w kwocie 18.223,73
Ogółem środki pieniężne w kwocie 137.122,31zł
Wyżej wymienione rodzaje dochodów były zgodne ze źródłami dochodów określonymi w art. 223 ustawy o finansach publicznych oraz w uchwale Rady Miasta Opola.
Wykazane w sprawozdaniu dochody ogółem są zgodne z ewidencją konta 132 oraz 101 (akta kontroli 13/12/I/105-129). Ustalono, że na kwotę dochodów w paragrafie 830 składały się: opłata stała w wysokości 84.176,83 zł oraz opłaty za wyżywienie w kwocie 34.064,98 zł (akta kontroli Nr 13/12/I/130).
Sprawdzono także zgodność naliczenia opłat z uchwałą Rady Miasta Opola za grudzień 2012 r. (akta kontroli Nr 13/12/I/156-159) Ustalono, że w miesiącu tym do przedszkola uczęszczało 50 dzieci w dwóch grupach po 25 dzieci. Opłaty zostały naliczone za wszystkie dzieci. Wysokość miesięcznych opłat za pobyt dzieci w przedszkolu stosownie do ilości godzin została ustalona zgodnie z uchwałą Rady Miasta Opola z dnia 28 kwietnia 2011 r. W ośmiu przypadkach zastosowano zniżki w odpłatności za świadczenia. W każdym przypadku podstawą obniżenia opłat były decyzje wydane przez Miejskie Centrum Świadczeń w Opolu.
Ze sprawozdania Rb-34 za 2011 r. wynika, że dochody w 2011 r. wyniosły 132.997,12 zł i zostały zaksięgowane w dwóch paragrafach. Z analizy obu sprawozdań wynika, że dochody ogółem w 2012 r. wynosiły 118.898,58 zł były niższe o 14.098,54 zł tj. o 10,6 % od dochodów uzyskanych w analogicznym okresie roku ubiegłego (akta kontroli Nr 13/12/I/53).
Szczegółową kontrolą objęto dochody uzyskane w grudniu 2012 r.
Z wyciągu bankowego wynika, że stan środków budżetowych na rachunku bankowym na dzień 30.11.2012 r. wynosił 14.922,24 zł (akta kontroli Nr 13/12/I/54). Z ewidencji konta 101- 02 - Kasa wynika, że stan gotówki w kasie na dzień 30.11.2012 r. wynosił 844,06 zł i był zgodny z raportem kasowym nr 31/2012 za okres od 21 do 30 listopada 2012 r. (akta kontroli tom 12/16/I/55-63). Łączna kwota środków posiadanych na dzień 30.11.2012 r. wynosiła 15.766,30 zł.
Z ewidencji księgowej wynika, że ogółem w grudniu zaksięgowano dochody w dwóch paragrafach na łączną kwotę 9.096,71 zł (akta kontroli Nr 13/12/I/80-90), w tym:
- zaewidencjonowane w paragrafie 0830 – 9.021,58 zł,
- zaewidencjonowane w paragrafie 0920 - 75,13 zł.
Wykazane w ewidencji księgowej dochody ogółem w grudniu 2012 r. w obu paragrafach były zgodne z raportami kasowymi od nr 32 do nr 34 i z wyciągami bankowymi od nr 161 do nr 177 (akta kontroli 12/16/I/64-74).
Z powyższych danych wynika, że w grudniu na wydzielonym rachunku dochodów przedszkole posiadało do dyspozycji środki w łącznej kwocie 24.863,01 zł.
X.2. Wydatki dochodów na wydzielonym rachunku
Ze sporządzonego przez jednostkę kontrolowaną sprawozdania Rb-34S wynika, że wydatki ze środków dochodów własnych w 2012 r. wyniosły ogółem 136.604,44 zł i były niższe o 517,87 zł od dochodów. Wydatki te zaewidencjonowano w piętnastu paragrafach. Kwoty wydatków wykazane w poszczególnych paragrafach są zgodne z ewidencją księgową (akta kontroli 12/16/I/42-43,91).
Z wyciągu bankowego nr 177 wynika, ze stan środków pieniężnych w banku na koniec 2012 r. wynosił 517,87 zł (akta kontroli 12/16/I/48) i był zgodny ze stanem środków wykazanym w sprawozdaniu oraz z saldem konta 132 (akta kontroli tom 12/16/I/79). Z ewidencji konta 101- Kasa wynika, że stan gotówki w kasie na koniec 2012 roku wynosił 0 zł i był zgodny z raportem kasowym nr 34/2012 za okres od 21 do 30 grudnia 2012 r. (akta kontroli tom 12/16/I/57,92).
Szczegółową kontrolą objęto wszystkie wydatki dokonane w grudniu 2012 r. Ogółem w grudniu wydatki wyniosły 28.845,14 zł.
Wykazane w ewidencji księgowej – Zestawienie wydatków za grudzień 2012 wydatki ogółem w grudniu we wszystkich paragrafach były zgodne z wydatkami ogółem wykazanymi na kontach 101 i 132 (akta kontroli 12/16/I/ 37).
Skontrolowano łącznie 224 dokumentów księgowych dotyczących wydatków w grudniu (faktury, rachunki, raporty kasowe, wyciągi bankowe, dokumenty PK). Wszystkie skontrolowane dokumenty dotyczyły zaewidencjonowanych paragrafów i zostały prawidłowo zaklasyfikowane, zadekretowane, opisane pod względem merytorycznym, formalno rachunkowym i zatwierdzenia do wypłaty. Ponadto wydatki zostały uregulowane w terminie. Nie stwierdzono wydatków poniesionych na cele inne niż wymienione w ustawie o finansach publicznych i uchwale Rady Miasta Opola. Zespół kontrolny ustalił także że wszystkie płatności zostały przekazane na właściwe konta kontrahentów.
Wydatki w grudniu zaksięgowano w jedenastu niżej wymienionych paragrafach (akta kontroli Nr 13/12/I/93-99):
§ 3020 – Wydatki osobowe nie zaliczone do wynagrodzeń
Wydatki ogółem wyniosły 1.004,02 zł. Wydatki w grudniu wyniosły 100,00 zł. W paragrafie tym w grudniu zaewidencjonowano 1 wydatek, który dotyczył zakupu torby dla kasjera.
§ 4210 – Zakup materiałów i wyposażenia
Wydatki ogółem wyniosły 26.791,85 zł. Wydatki w grudniu wyniosły 10.460,55 zł. W paragrafie tym w grudniu zaewidencjonowano ogółem 22 wydatki, które dotyczyły zakupu materiałów biurowych i eksploatacyjnych, prasy i poradników, środków czystości oraz różnych innych materiałów i wyposażenia.
§ 4220 – Zakup żywności
Wydatki ogółem wyniosły 34 932,65 zł. Wydatki w grudniu wyniosły 3 105,42 zł. W paragrafie tym w grudniu zaewidencjonowano 40 wydatków na zakup żywności.
§ 4240 – Zakup pomocy naukowych i dydaktycznych
Wydatki ogółem wyniosły 2 439,99, zł. Wydatki w grudniu wyniosły 143,39 zł. W paragrafie tym w grudniu zaewidencjonowano 3 wydatki, które dotyczyły zakupu materiałów dydaktycznych.
§ 4260 – Zakup energii
Wydatki ogółem wyniosły 19.727,72 zł. Wydatki w grudniu wyniosły 3 820,42 zł. W paragrafie tym w grudniu zaewidencjonowano 3 wydatki i dotyczyły one zapłaty za energię elektryczną, gaz i wodę.
§ 4270 – Zakup usług remontowych
Wydatki ogółem wyniosły 8.554,22 zł. Wydatki w grudniu wyniosły 2.797,60 zł. W paragrafie tym w grudniu zaewidencjonowano 2 wydatki, które dotyczyły naprawy oraz konserwacji urządzeń gazowych oraz robót remontowych.
§ 4300 – Zakup usług pozostałych
Wydatki ogółem wyniosły 18.117,55 zł. Wydatki w grudniu wyniosły 4.162,72 zł. W paragrafie tym w grudniu zaewidencjonowano 10 wydatków i dotyczyły one: prowizji bankowej, opłaty pocztowej, abonament radiowy, wywozu nieczystości i ścieków, usługi obce, monitoring budynku, nadzór nad komputerami.
§ 4370 – Zakup usług telefonii stacjonarnej
Wydatki ogółem wyniosły 2.288,07 zł. Wydatek w grudniu wyniósł 195,18 zł i dotyczył zapłaty za usługę telefonii stacjonarnej.
§ 4410 – Podróże służbowe krajowe
Wydatki ogółem wyniosły 529,12 zł. Wydatki w grudniu wyniosły 152,80 zł. W paragrafie tym w grudniu zaewidencjonowano 2 wydatki, które dotyczyły zapłaty za zakup biletów MZK.
§ 4430 - Różne opłaty i składki
Wydatki ogółem wyniosły 631,70 zł. Wydatki w grudniu wyniosły 92,70zł. W paragrafie tym zaewidencjonowano 3 wydatki, które dotyczyły między innymi ubezpieczenia budynku oraz ubezpieczenia pracownika z zakładu karnego.
§ 4700 – Koszty szkolenia pracowników
Wydatki ogółem wyniosły 1.972,80 zł. W grudniu wydatek wyniósł 1.033,20 zł i dotyczył szkolenia BHP. Ponadto dokonano zwrotu środków nauczycielom na kwotę 1.394,84 zł z tyt. poniesionych przez nich wcześniej wydatków na doskonalenie.
XI. Gospodarka kasowa
Gospodarkę kasową reguluje Instrukcja sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów w Przedszkolu Publicznym nr 18 w Opolu. Wartości pieniężne przechowywane są w metalowej szafie. Wszystkie obroty gotówkowe dokumentowane są dowodami kasowymi. Raport kasowy sporządzany jest co 10 dni. Na koniec 2012 r. stan gotówki w kasie wykazany na koncie 101 dot. wydzielonego rachunku dochodów wyniósł 0 (akta kontroli Nr 12/16/I/92) i były zgodny z raportem kasowym nr 34/2012 za okres od 21 do 31.12.2012r. oraz protokołem z uzgodnienia stanu na dzień 31.12.2012 r. w kasie przedszkola (akta kontroli Nr 12/16/I/101). W zakresie gospodarowania wydzielonym rachunkiem dochodów w grudniu 2012 r. sporządzono 3 raporty kasowe. W miesiącu tym nie dokonywano operacji gotówkowych w zakresie środków budżetowych i funduszu socjalnego.
XII. Druki ścisłego zarachowania
Zasady postępowania w zakresie druków ścisłego zarachowania reguluje Instrukcja sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów. Osobą odpowiedzialną w tym zakresie jest pracownik zatrudniony na stanowisku intendenta, który prowadzi rejestr tych druków. Bezpośrednią kontrolę nad drukami ścisłego zarachowania sprawuje główna księgowa. Wykorzystane druki przychodowe dotyczyły wpłat odsetek za przedszkole oraz wpłat do kasy gotówki pobranej z banku. Natomiast druki rozchodowe dotyczyły zwrotów opłat za przedszkole i wyżywienie.
XIII. Gospodarka magazynowa
Komisyjnego spisu z natury stanu magazynu żywnościowego dokonano w dniu 31.12.2012 r. Arkusz spisu z natury zawiera 66 pozycji na łączną kwotę 756,89 zł (akta kontroli Nr 12/16/I/102-103). Sporządzono protokół uzgodnienia salda ewidencji ilościowo-wartościowej magazynu. Dane wykazane w arkuszu spisowym są zgodne z saldem końcowym konta 310 – materiały oraz z kartoteką magazynową (akta kontroli Nr 12/16/I/104).
XIV. Umowy zlecenia i najmu
W 2012 r. dyrektor przedszkola nie zawarł żadnych umów najmu.
XV. Kontrola zarządcza
Zarządzeniem dyrektora nr 23/2010 z dnia 25.11.2010 r. wprowadzono określenie sposobu prowadzenia kontroli zarządczej pierwszego stopnia w przedszkolu. W ramach tych procedur opracowano Regulamin kontroli zarządczej oraz Kodeks etyczny pracowników PP nr 18 i Rejestr ryzyk.
Ponadto z wyjaśnień dyrektora przedszkola wynika, iż w ramach praktycznego stosowania kontroli zarządczej:
- pracownicy zostali zapoznani z obowiązkami wynikającymi z
wprowadzenia kontroli,
- opracowano rejestr aktów prawa zewnętrznego i wewnętrznego kontroli zarządczej przedszkola,
- wprowadzono zasady wydawania i rejestracji upoważnień,
- powołano koordynatora ds. kontroli zarządczej,
- opracowano plan realizacji celów , zadań i mierników Przedszkola Publicznego Nr 18 w Opolu na rok 2013,
- wspólnie przeanalizowano i oceniono ryzyka mogące wystąpić w przedszkolu, utworzono arkusz identyfikacji i ocena ryzyka, ustalenia jego skutków oraz funkcjonujących mechanizmów kontrolnych,
- wszyscy pracownicy zaakceptowali i podpisali oświadczenia o zapoznaniu się i stosowaniu zasad etyki w przedszkolu.
Protokół niniejszy sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden egzemplarz obustronnie podpisany doręczono dyrektorowi kontrolowanej jednostki.
Zgodnie z § 20 ust.1-2 Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola stanowiącego załącznik do zarządzenia nr OR.I-0120.1.77.2012 z dnia 25 maja 2012 r. kierownik jednostki kontrolowanej ma prawo przedstawić umotywowane zastrzeżenia do ustaleń zawartych w protokole. Zastrzeżenia składane są w formie pisemnej w terminie 7 dni roboczych od dnia potwierdzenia odbioru protokołu.
|
Jednostka kontrolowana
W dniu dzisiejszym otrzymałem/am egzemplarz protokołu.
(podpisy)
Data: ........................
|
Zespół kontrolny
(podpisy)
Data: ……………………………….
|
|
Ewentualne przyczyny odmowy podpisania protokołu:
...........................................................................................
...........................................................................................
......................................................................................................................................................................................
|
