A A A

URZĄD MIASTA OPOLA > Kontrole > kontrole jednostek > Straż Miejska

                         

KW.1711.00006.2014	Opole,  19 maja 2014 r.
PROTOKÓŁ KONTROLI NR 13/14
Jednostka kontrolowana	Straż Miejska w Opolu
Nazwa organu sprawującego nadzór	Prezydent Miasta Opola
Termin przeprowadzenia kontroli	od 24 marca do 25 kwietnia 2014 r.
Imię i nazwisko przeprowadzającego kontrolę oraz stanowisko	Małgorzata Jóźwin-Mazurek – inspektor w  Wydziale Kontroli Wewnętrznej Tadeusz Lech –główny specjalista w Wydziale Kontroli Wewnętrznej
Przedmiot kontroli	Gospodarka finansowa, prawidłowość gospodarowania środkami ZFŚS oraz prowadzenie gospodarki kasowej w 2013 r.
Okres objęty kontrolą	2013r.
Imię i nazwisko kierownika kontrolowanej jednostki – stanowisko służbowe	Grzegorz Bukowski – Komendant Straży Miejskiej w Opolu
Wyjaśnień w czasie kontroli udzielali	Grzegorz Bukowski – Komendant (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.)– Z-ca Komendanta (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.)–główna księgowa

   Podstawy prawne

1. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późniejszymi zmianami).
2. Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity z  2002 r., Dz. U. Nr 76, poz. 694 z późniejszymi zmianami).
3. Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 z późniejszymi zmianami).
4. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38 poz. 207 z późniejszymi zmianami).
5. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (Dz. U. 38 poz. 861 z późniejszymi zmianami).
6. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103).
7. Ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223 poz. 1458 z późniejszymi zmianami).
8. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. Nr 50 poz. 398 z późniejszymi zmianami).
9. Komunikat Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych.
10. Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o strażach gminnych (Dz. U. Nr 123 poz. 779 z późniejszymi zmianami).

11.Uchwała nr XXXI/193/92 Rady Miasta Opola z dnia 25 czerwca 1992r. w sprawie utworzenia jednostki budżetowej.

12. Uchwała nr LII/551/09 Rady Miasta Opola z dnia 25 czerwca 2009 r. w sprawie nadania Regulaminu Straży Miejskiej w Opolu.

13. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 12 listopada 2009 r. w sprawie zakresu i sposobu prowadzenia przez straże gminne (miejskie) ewidencji etatów, wyposażenia oraz wyników działań straży.

Cel kontroli

 Celem kontroli było:

- ocena prawidłowości prowadzonej gospodarki finansowej, w tym     prowadzenia gospodarki kasowej,

- sprawdzenie rzetelności prowadzonej ewidencji dochodów i wydatków,

- sprawdzenie zgodności sporządzanych sprawozdań z ewidencją księgową,

- ocena prawidłowości gospodarowania środkami ZFŚS,

- ocena współdziałania Straży Miejskiej z wydziałami Urzędu Miasta Opola oraz podległymi jednostkami organizacyjnymi.

Metodyka przeprowadzenia kontroli

W zakresie spraw organizacyjnych

Zebrano dane dotyczące: decyzji dot. nieruchomości, kierownika jednostki, głównej księgowej, spisów z natury, kontroli zewnętrznych, zaleceń i ich wykonania, stanu zatrudnienia, przyjętych pracowników, posiadanych rachunków bankowych, organizacji pracy, podziału zadań, dokumentacji rozliczeniowej i sprawozdawczej dot. realizacji zadań.

W zakresie realizacji zadań

Zapoznano się z podstawami prawnymi. Ustalono priorytetowe zadania w 2013 r., ich genezę i przesłanki, sposób realizacji oraz ich związek ze współdziałaniem z wydziałami i jednostkami organizacyjnymi.

W zakresie nałożonych  mandatów

Ustalono kategorie wykroczeń, za które nakładano mandaty, ich związek z priorytetowymi zadaniami oraz w jakim zakresie wynikały one ze współdziałania z wydziałami i jednostkami organizacyjnymi.

W zakresie dochodów budżetowych

Sprawozdanie Rb-27S porównano z ewidencją księgową (konto księgowe 222 i paragrafy), wyciągami bankowymi, ewidencją UM Opola, dokumentami źródłowymi dochodów.

W zakresie wydatków budżetowych

Dane wykazane w sprawozdaniach porównano z  księgowaniami na kontach: 980 dot. planu, 998 dot. zaangażowania i 130 dot. wydatków budżetowych, ewidencją księgową paragrafów, wyciągami bankowymi, ewidencją UM Opola, zakładowym planem kont. Kontrola objęto wydatki w 2013 r. zaewidencjonowane w paragrafach 3020, 4170, 4210, 4270 oraz wydatki w IV kwartale w paragrafie 4300. Porównano księgowanie wydatków z dokumentacja źródłową stanowiąca podstawę ich księgowania. W zakresie wydatków na wynagrodzenia wysokość naliczenia poszczególnych składników wynagrodzeń porównano z przepisami prawnymi oraz z dokumentacją stanowiącą podstawę ich naliczeń, w tym godzin nadliczbowych oraz dodatków i premii.    

w zakresie prawidłowości gospodarowania środkami ZFŚŚ

Zapoznano się z organizacją gospodarki środkami ZFŚŚ. Sprawdzono prawidłowość poszczególnych zapisów Regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych oraz porównano ich zgodność  z ustawą o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Na podstawie ewidencji księgowej oraz wyciągów bankowych ustalono źródła i kwoty wszystkich wpływów środków pieniężnych na rachunek funduszu socjalnego, w tym prawidłowość i terminowość dokonywania odpisów. Na podstawie ewidencji księgowej ustalono rodzaje i kwoty poszczególnych wydatków. Sprawdzono czy są oryginały dokumentów stanowiących podstawę naliczenia danego rodzaju świadczenia oraz porównano je z ewidencją księgową, z przelewami bankowymi i dokumentacją kasową. Dokonano analizy dokumentacji księgowej i innej dotyczącej przyznanych świadczeń pod kątem ich zgodności z Regulaminem i ustawą.

w zakresie prowadzenia gospodarki kasowej

Zapoznano się z organizacją gospodarki kasowej. Sprawdzono czy jest wyznaczona osoba odpowiedzialna za prowadzenie kasy i czy złożyła ona oświadczenie o odpowiedzialności materialnej. Ustalono sposób przechowywania gotówki. Sprawdzono czy jest zapewniona należyta ochrona wartości pieniężnych przed zniszczeniem, utratą lub zaginięciem. Sprawdzono czy jednostka posiada opracowane przepisy wewnętrzne regulujące gospodarkę kasową i gospodarkę drukami ścisłego zarachowania oraz czy przepisy te w praktyce są przestrzegane.  Kontrolą objęto IV kwartał 2013 r. W szczególności sprawdzono:

-   częstotliwość sporządzania raportów kasowych,

- terminy sporządzania raportów kasowych i przekazywania ich do księgowania,

-   ciągłość sald między kolejnymi raportami kasowymi,

-   czy środki pieniężne odprowadzane są  na rachunek bankowy lub wpłacane  do kasy w tym samym dniu,

 -   na podstawie jakich dowodów źródłowych dokonywane są wpłaty i wypłaty gotówki,

- zgodność zapisów na raportach z ewidencją księgową i dowodami źródłowymi,

-  częstotliwość doraźnych kontroli stanu gotówki w kasie przez głównego księgowego,

-   zgodność na koniec danego okresu sprawozdawczego zapisów na koncie 101 „Kasa” z  saldem raportów kasowych,

-    czy na koniec roku sporządzono inwentaryzację środków pieniężnych.

W zakresie druków ścisłego zarachowania

Ustalono rodzaje druków ścisłego zarachowania, sprawdzono rejestry druków, zapoznano się ze sposobem ich pobierania i rozliczania. Szczegółowa kontrolą objęto bloczki mandatowe.

W zakresie zobowiązań

Na podstawie ewidencji księgowej i dokumentacji źródłowej ustalono kwoty zobowiązań, kontrahentów, sprawdzono czego one dotyczą, ich terminy powstania oraz powody powstania zaległości i terminy spłat. Dane wykazane w sprawozdaniu porównano z ewidencją księgową (konta 201, 231, 229) oraz z dokumentacją źródłową.

W zakresie należności

Na podstawie ewidencji księgowej i dokumentacji źródłowej ustalono kwoty należności, kontrahentów, sprawdzono czego one dotyczą, ich terminy oraz podejmowane działania celem wyegzekwowania spłat. Zapisy na koncie księgowym 240 (strona Wn) porównano ze sprawozdaniem Rb27S i z dokumentacją źródłową.

W zakresie gospodarki magazynowej

Zapoznano się z rozwiązaniami organizacyjnymi w jednostce w tym zakresie.

W zakresie kontroli zarządczej

Zapoznano się z dokumentacją dot. procedur obowiązujących w jednostce. Przyjęto wyjaśnienia od kierownika jednostki. Na podstawie prowadzonej dokumentacji dokonano analizy realizacji kontroli zarządczej w praktyce.

            USTALENIA KONTROLI

I. Sprawy organizacyjne

Straż Miejska w Opolu jest jednostką budżetową i została utworzona Uchwałą Rady Miasta Opola z dnia 25 czerwca 1992 r. Budynek przy ul.  Reymonta 47B w którym mieści się siedziba jednostki kontrolowanej oraz budynki oddziałów przy  ul. J.B. Rudego 8 i Niemodlińskiej 9 stanowią własność Gminy Opole. W dniu 04.11.2009 r. została zawarta umowa użyczenia budynku przy ul. Reymonta do czasu uregulowania spraw związanych z przekazaniem nieruchomości w trwały zarząd. W dniu 20.03.2000 r. została zawarta umowa najmu lokalu użytkowego przy ul. J.B. Rudego na czas nieokreślony. W dniu 12.07.2005 r. została zawarta umowa najmu lokalu użytkowego przy ul. Niemodlińskiej na czas nieokreślony. W 2013 r. wysokość czynszu wynosiła:

  - 155,83 zł za najem lokalu przy ul. J.B. Rudego w miesiącach styczeń-luty,

- 162,06 zł za najem lokalu przy ul. J.B. Rudego w miesiącach marzec-grudzień,

- 78,61 zł za najem lokalu przy ul. Niemodlińskiej w miesiącach styczeń-luty,

  - 81,75 zł za najem lokalu przy ul. Niemodlińskiej w miesiącach marzec-grudzień.

         Łączna kwota czynszu za najem lokalu przy ul. J.B Rudego wyniosła 1.932,16 zł, a przy ul. Niemodlińskiej 974,72 zł. Na podstawie ewidencji paragrafu 4400 – opłaty czynszowe za pomieszczenia biurowe ustalono, że wydatki w poszczególnych miesiącach były zgodne z fakturami. W każdym przypadku wysokość czynszu wskazywał wynajmujący.

Komendantem Straży  Miejskiej w Opolu jest Pan Grzegorz Bukowski zatrudniony na tym stanowisku przez Prezydenta Miasta Opola w dniu 01.03.2009 r. W czasie kontroli główną księgową była Pani (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.)zatrudniona na tym stanowisku od 01.06.2008 r.

         Z budżetem gminy jednostka rozlicza się w dziale 754 – bezpieczeństwo publiczne i ochrona przeciwpożarowa, rozdział 75416 – Straż Gminna. W kontrolowanym okresie jednostka posiadała dwa niżej wymienione rachunki bankowe założone w Banku Millenium (akta kontroli Nr 14/13/I/7):

- 216769179 rachunek budżetowy,

- 216769183 rachunek zfśs.

          Księgi rachunkowe prowadzone są z wykorzystaniem programu komputerowego firmy Progman „Finanse DDJ”.

Na dzień 31.12.2013 r. jednostka posiadała 68 różnego rodzaju środków trwałych o wartości brutto 1.725.990,57 zł, w tym 8 samochodów specjalistycznych i osobowych o wartości brutto 545.080,09 zł (akta kontroli Nr 14/13/I/53).

W kontrolowanej jednostce inwentaryzacja środków trwałych  w używaniu została przeprowadzona w 2011 r. Różnic inwentaryzacyjnych nie stwierdzono. Inwentaryzację druków ścisłego zarachowania i gotówki w kasie przeprowadzono w dniu 31.12.2013 r. Niedoborów i nadwyżek nie stwierdzono.

Ogółem na dzień 31.12.2013 r. w Straży Miejskiej zatrudnionych było 70 osób na 68 etatach.

W porównaniu do 2012 r. stan zatrudnienia na koniec 2013 r. był wyższy o 1 osobę i 0,25 etatu (inspektor ds. płac). W 2013 r. 1 pracownik przeszedł na emeryturę (strażnik-dyżurny) oraz zmniejszono wymiary etatów dla 2 sprzątaczek o 1/8 etatu. Jednocześnie w 2013 r. przyjęto do pracy 2 osoby na stanowiska: strażnika w wymiarze 1/1 etatu oraz inspektora ds. płac w wymiarze 1/2 etatu.

W 2013r. w jednostce przeprowadzono 3 kontrole zewnętrzne przez:

   1. Radę Miasta Opola w zakresie realizacji zadań publicznych w latach 2011-  12. Wydano 6 zaleceń. Odpowiedzi na zalecenia pokontrolne udzielono w dniu 21.06.2013 r.

   2. Wydział Zarządzania Kryzysowego Urzędu Miasta Opola w zakresie realizacji zadań statutowych przez Referat „Śródmieście”. Bez zaleceń.

  3. Urząd Komunikacji Elektronicznej - w zakresie zgodności używania urządzeń radiowych z warunkami pozwolenia. Wydano zalecenie usunięcia niezgodności. Odpowiedzi udzielono pismem z dnia 26.03.2013 r.

II. W zakresie realizacji zadań

Zgodnie z § 4 Regulaminu – Straż Miejska wykonuje zadania w zakresie ochrony porządku publicznego wynikające z ustaw i aktów prawa miejscowego oraz inne czynności i zadania w granicach posiadanych uprawnień, określone przez Prezydenta Miasta Opola.

Z wyjaśnień Komendanta i Zastępcy Komendanta Straży Miejskiej oraz z analizy struktury organizacyjnej wynika, że podstawowe zadania realizowane są przez 3 Referaty w siedzibie głównej oraz 2 Oddziały Zewnętrzne. Kierownicy Referatów i Oddziałów opracowują miesięczne grafiki służb obejmujące 24 godziny pracy na dobę we wszystkie dni w roku. Każdy strażnik ma opracowany zakres obowiązków na piśmie. Codziennie na każdej zmianie prowadzone są odprawy przez kierowników i dyżurnych na podstawie wytycznych otrzymanych od kierowników. Zadania realizowane są przez patrole piesze i zmotoryzowane. Podczas służby wykonywane są zadania stałe, zadania bieżące np. zabezpieczenie imprez, zadania sezonowe oraz interwencje zgłoszone przez dyżurnych lub podejmowane bezpośrednio przez strażników. Po zakończeniu służby strażnicy są rozliczani przez kierowników lub dyżurnych z realizacji zadań zleconych oraz z interwencji podjętych na podstawie własnych spostrzeżeń. Z realizacji zadań przekazywane są sprawozdania: miesięczne do Wydziału Zarządzania Kryzysowego, półroczne i roczne do Wojewody oraz roczne do Prezydenta Miasta i Rady Miasta Opola.

W 2013 r. Straż Miejska w Opolu współpracowała z Policją, Zakładem Karnym oraz z jednostkami organizacyjnymi i wydziałami Urzędu Miasta Opola.

Współpraca z Policją odbywała się w ramach wspólnych patroli przepracowanych na rzecz porządku i bezpieczeństwa społeczności lokalnej. Dyslokacja i charakter służby wcześniej ustalany był na szczeblu Komendantów Policji i Straży Miejskiej oraz Komisariatów, jak również na szczeblu Naczelników i Kierowników zależnie od występujących dla danego rejonu zagrożeń. Wspólne patrole podejmowały obligatoryjnie interwencje zarówno zauważone jak również zgłoszone przez mieszkańców Miasta Opola. W ocenianym okresie współpraca Straży Miejskiej w Opolu z Policją prowadzona była w oparciu o zawarte porozumienie Prezydenta Miasta Opola z Komendantem Miejskim Policji. Porozumienie to nie powodowało dodatkowych wydatków finansowych Straży Miejskiej. Bezpośrednia współpraca odbywała się na szczeblach sekcji prewencji, ruchu drogowego jak również z dzielnicowymi poszczególnych komisariatów Policji. W ramach współpracy dokonywano wymiany informacji na temat zagrożeń występujących na poszczególnych rejonach oraz prowadzono koordynację w zakresie rozmieszczania wspólnych patroli.

Współpraca z Zakładem Karnym wynika z porozumienia Prezydenta Miasta Opola z Dyrektorem Zakładu Karnego przy ul. Partyzanckiej w Opolu. Skazani pracują przy porządkowaniu terenów Miasta Opola nieobjętych stałym utrzymaniem, pod nadzorem funkcjonariusza Straży Miejskiej. Straż Miejska przywozi i odwozi z ZK osoby skazane przeznaczone do pracy i przewozi ich na miejsca gdzie wykonują prace porządkowe na terenie Miasta Opola. Skazani pracują od poniedziałku do piątku w godzinach od 8.00 – 14.30. Porozumienie to nie powodowało dodatkowych wydatków finansowych Straży Miejskiej.

Współpraca z wydziałami i jednostkami organizacyjnymi Urzędu Miasta Opola odbywa się na zasadach pisemnych oraz telefonicznych zgłoszeń dokonywanych zarówno w jedną jak i drugą stronę.

W 2013 r. Straż Miejska otrzymała 220 pism z 18 różnych wydziałów i jednostek organizacyjnych. Najwięcej otrzymanych pism dotyczyło zagadnień realizowanych przez Wydział Ochrony Środowiska i Rolnictwa -74 pisma oraz przez Wydział Infrastruktury Technicznej i Gospodarki Komunalnej – 45 pism.

W 2013 r. Straż Miejska wysłała 269 pism do 10 różnych wydziałów i jednostek organizacyjnych. Zdecydowanie najwięcej wysłanych pism -183 dotyczyło zagadnień realizowanych przez Wydział Komunikacji (poz.1).

Ponadto ze sporządzonego sprawozdania wynika, że w 2013 r. Straż Miejska w Opolu w ramach profilaktyki szkolnej przeprowadziła 552 prelekcje dla 11.556 uczniów w następujących cyklach tematycznych:

- „Bezpieczne wakacje”,

- „Bezpieczne ferie zimowe”,

- „ Odpowiedzialność karna nieletnich za przestępstwa i wykroczenia”,

- „Stop Cybeprzemocy”,

- „Bezpieczny pierwszoklasista”,

- „Bezpieczny przedszkolak”,

-„Bezpieczny rowerzysta”.

III.W zakresie nałożonych mandatów

Z ewidencji księgowej prowadzonej przez Referat Księgowości Dochodów Budżetowych Wydziału Finansowo-Księgowego Urzędu Miasta Opola wynika, że w 2013 r. wpłaty z tytułu nałożonych mandatów wyniosły ogółem 170.201,19 zł (akta kontroli Nr 14/13/I/10). Z ewidencji wyników działań Straży Miejskiej wynika, że w 2013 r. nałożono 2796 mandatów na łączną kwotę 172.861,00 zł, za 12 różnego rodzaju wykroczenia (akta kontroli Nr 14/13/I/58-59). Najwięcej mandatów (łącznie 2659) nałożono za pięć niżej wymienionych kategorii wykroczeń:

- wykroczenia przeciwko bezpieczeństwu i porządkowi w komunikacji – 1262,

- wykroczenia przeciwko urządzeniom użytku publicznego- 659,

- wykroczenia z ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi – 423,

- wykroczenia z ustawy o ochronie zdrowia przed następstwami używania tytoniu i wyrobów tytoniowych – 172,

- wykroczenia z ustawy o utrzymaniu czystości i porządku w gminach – 143.

Pozostałe 137 mandaty dotyczyły siedmiu niżej wymienionych kategorii wykroczeń:

- przeciwko porządkowi i spokojowi publicznemu – 62,

- przeciwko instytucjom państwowym, samorządowym i społecznym – 1,

- przeciwko bezpieczeństwu osób i mienia – 63,

- przeciwko zdrowiu – 1,

- z ustawy o ochronie zwierząt – 1,

- z ustawy o odpadach – 1,

- z ustawy Prawo o miarach – 1.

Z wyjaśnień Komendanta i Zastępcy Komendanta wynika, że w celu przeciwdziałaniu wykroczeniom Straż Miejska korzysta z monitoringu wizyjnego miasta Opola ( kamery stałe, kamera mobilna oraz foto pułapka).

Funkcjonariusze Straży Miejskiej podejmując czynności ustawowe w związku z popełnionymi wykroczeniami biorąc pod uwagę stopień niebezpieczeństwa czynu stosują następujące środki prawne:

• Rozmowa profilaktyczna
• Środki zachowawcze wynikające z art. 41 Kodeksu Wykroczeń
• Mandat karny
• Wniosek do Sądu

Strażnik podejmując czynności ocenia stopień wykroczenia i podejmuje decyzję o zastosowaniu odpowiedniego do sytuacji środka karnego.

Poniżej przedstawiono przykład dotyczący działań podejmowanych w związku ze spożywaniem alkoholu na ulicy oraz zakłócaniem porządku i bezpieczeństwa w komunikacji w okolicy Pubu Hailander w Opolu przy ul. Szpitalnej:

- pierwsza interwencja funkcjonariuszy zakończona rozmową profilaktyczną,

- druga interwencja funkcjonariuszy zakończona pouczeniami i mandatami karnymi,

- trzecia zakończona mandatami karnymi i wnioskami do Sądu,

- zamontowanie w okolicy kamery mobilnej.

Efektem tych działań było zmniejszenie liczby czynów nieakceptowanych przez społeczność lokalną noszących znamiona wykroczenia.

Z ewidencji wyników działań Straży Miejskiej wynika, że w 2012 r. nałożono 3051 mandatów na łączną kwotę 194.213,00 zł, za 13 różnego rodzaju wykroczenia. Struktura wykroczeń, za które nałożono mandaty była podobna jak w 2013 r.(akta kontroli Nr 14/13/I/54).

IV. Dochody budżetowe

W dniu 23.01.2014 r. jednostka kontrolowana złożyła w Urzędzie Miasta Opola sprawozdanie Rb–27S z wykonania planu dochodów budżetowych za 2013r. (akta kontroli Nr 14/13/I/11-13).

Ze sprawozdania oraz z załączonej do niego informacji wynika, że dochody w tym okresie wyniosły ogółem 37.996,40 zł i dotyczyły czterech niżej wymienionych paragrafów:

- paragraf 0570 – grzywny, mandaty i inne kary pieniężne od osób fizycznych, na kwotę 492,00 zł,

- paragraf 0580 - grzywny i inne kary pieniężne od osób prawnych i jednostek organizacyjnych,  na kwotę 907,90 zł,

- paragraf 0920 –pozostałe odsetki, na kwotę 14.584,86 zł,

- paragraf 0970 – wpływy z różnych dochodów, na kwotę 22.011,64 zł.

W wyniku kontroli ustalono, że wykazane w sprawozdaniu oraz w informacji opisowej dane dotyczące kwot oraz źródeł dochodów ogółem i w poszczególnych paragrafach są zgodne z ewidencją księgową oraz z klasyfikacją budżetową (akta kontroli Nr 14/13/I/14-15). Na podstawie ewidencji księgowej (konto 130-03) i wyciągów bankowych ustalono, że ww. kwota dochodów w całości została przekazana na konto Urzędu Miasta Opola.

V.  Wydatki budżetowe

W dniu 23.01.2014 r. jednostka kontrolowana złożyła w Urzędzie Miasta Opola sprawozdanie zbiorcze Rb–28S z wykonania planu wydatków budżetowych za 2013r. na łączną kwotę 4.703.117,38 zł (akta kontroli Nr 14/13/I/20-21). Ponadto jednostka kontrolowana złożyła w Urzędzie Miasta Opola niżej wymienione sprawozdania Rb–28S (akta kontroli Nr 14/13/I/16-19):

- z wykonania planu wydatków bieżących za 2013r., na kwotę 4.677.402,85 zł,

- z wykonania planu wydatków w paragrafach 4210 i 4700 za 2013r., na kwotę 5.811,83 zł,

- z wykonania planu wydatków inwestycyjnych  za 2013r. (paragraf 6060), na kwotę 19.902,70 zł, w tym zakup i montaż klimatyzatora za kwotę 11.920,00 zł oraz zakup komputera stacjonarnego do obsługi monitoringu wizyjnego Miasta Opola za kwotę 7.982,70 zł.

W wyniku kontroli ustalono, że kwota wydatków wykazana w sprawozdaniu zbiorczym oraz łączna suma wydatków wykazanych we wszystkich sprawozdaniach jest zgodna z kwotą obrotów konta 130 (strona Ma) (akta kontroli Nr 14/13/I/27-28):

Odnośnie sprawozdania dotyczącego wydatków w paragrafach 4210 i 4700 oraz dwóch sprawozdań dotyczących wydatków w paragrafie 6060 ustalono, że z otrzymanych na ten cel dotacji i dokonanych wydatków jednostka rozliczyła się  bezpośrednio z Urzędem Miasta Opola na podstawie przedłożonych faktur. Na wydatki w paragrafach 4210 i 4700 za 2013r. jednostka otrzymała 6.000,00 zł, wydatkowano kwotę 5.811,83 zł, różnicę tj. 188,17 zł zwrócono do Urzędu Miasta Opola.

Ze sprawozdania z wykonania planu wydatków bieżących wynika, że wydatki dotyczyły 24 paragrafów. Największą pozycję stanowiły wydatki w paragrafie 4010 - wynagrodzenia osobowe pracowników na kwotę 3.003.659,84 zł. Szczegółową kontrolą objęto w/w wydatki oraz wydatki zaewidencjonowane w pięciu niżej wymienionych paragrafach:

- 3020 -  wydatki nie zaliczone do wynagrodzeń, na kwotę 163.004,40 zł,

- 4170 -  wynagrodzenia bezosobowe, na kwotę 37.680,00 zł,

- 4210 – zakup materiałów i wyposażenia,  na kwotę 132.628,45 zł,

- 4270 – zakup usług remontowych, na kwotę 33.392,66 zł,

- 4300 – zakup usług pozostałych, na kwotę 91.419,29 zł.

W ewidencji księgowej (konto 130) jednostka kontrolowana wykazała, że stan początkowy środków na rachunku bankowym na dzień 01.01.2013 r. wynosił 0 (akta kontroli Nr 14/13/I/28). W wyniku kontroli ustalono, że stan ten był zgodny z wyciągiem bankowym nr 1 z dnia 08.01.2013 r.

W sprawozdaniu RB 28S na koniec 2013r. dane dotyczące planu zgodne są z ewidencją konta 980 (strona Wn), a dane dotyczące zaangażowania są zgodne z ewidencją konta 998 (strona Ma). Z wyjaśnień głównej księgowej wynika, że podstawą księgowania na koncie 980 (WN) jest zatwierdzony plan finansowy, a na koncie 998 (MA) zgodnie z zawartymi umowami i wystawionymi fakturami.

Skontrolowano dokumenty księgowe dotyczące wydatków w grudniu 2013r. od nr 420 do nr 471 (faktury, rachunki, raporty kasowe, wyciągi bankowe, dokumenty PK). Wszystkie skontrolowane dokumenty dotyczyły zaewidencjonowanych paragrafów i zostały prawidłowo zaklasyfikowane, zadekretowane, opisane pod względem merytorycznym, formalno rachunkowym i zatwierdzenia do wypłaty. Ponadto wydatki zostały uregulowane w terminie. Nie stwierdzono wydatków poniesionych na cele inne niż wymienione w ustawie o finansach publicznych. Zespół kontrolny ustalił także że wszystkie płatności zostały przekazane na właściwe konta kontrahentów.

§ 4010 - wynagrodzenia osobowe pracowników, na kwotę 3.003.659,84 zł.

Na podstawie ewidencji kont 130, 225, 229 i 240 ustalono, że powyższa kwota wydatków dotyczyła (akta kontroli Nr 14/13/I/22-26):

- wynagrodzeń netto (konto 240-01) – 1.895.278,77 zł (w tym 39.807,32 zł wypłaconych gotówką z kasy),

- potrąceń płac (analityka konta 240) – 259.221,64 zł (pożyczki, ubezpieczenia, składki, komornicze, PKZP),

- składek ZUS i zdrowotnych (konto 229) - 628.398,43 zł,

- podatku od wynagrodzeń (konto 225) – 220.761,00 zł.

Na podstawie list płac i wyciągów bankowych ustalono, że na łączna kwotę wynagrodzeń składało się osiem niżej wymienionych składników:

- wynagrodzenia zasadnicze – 1.980,351,44 zł,

- dodatki stażowe– 330.431,10 zł,

- premie regulaminowe i uznaniowe dla 70 pracowników – 412.665,01 zł,

- dodatki za prace w godzinach nocnych – 28.571,78 zł,

- nagrody uznaniowe dla 69 pracowników – 105.560,00 zł,

- dodatki funkcyjne dla 8 pracowników- 63.230,40 zł,

- nagrody jubileuszowe dla 10 pracowników – 40.045,60 zł,

- zasiłki chorobowe – 42.804,52 zł.

Wydatków budżetowych na wynagrodzenia z innych tytułów nie stwierdzono.

Z wyjaśnień głównej księgowej wynika, że środki na nagrody uznaniowe pochodziły z wynagrodzeń niewypłaconych pracownikom przebywającym na chorobowym. Ustalono, że w 2013 r. pracownicy przebywali na zwolnieniach chorobowych łącznie 902 dni.

W trakcie kontroli dokonano również analizy wynagrodzeń 16 pracowników za grudzień 2013 r., w tym:

-  siedmiu członków kadry kierowniczej tj.  Komendanta i jego zastępcy, trzech kierowników Referatów oraz dwóch kierowników Oddziałów,

-  siedmiu osób wymienionych na pierwszych pozycjach w wykazie osób zatrudnionych w Straży Miejskiej na dzień 31.12.2013 r. (akta kontroli Nr 14/13/I/9),

-   dwóch pracowników przyjętych w 2013 r.

Porównano wysokość naliczenia poszczególnych składników wynagrodzeń z przepisami prawnymi oraz z dokumentacją stanowiącą podstawę ich naliczeń.

Ustalono, że:

-(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.).

Kategorie zaszeregowania pracowników oraz wszystkie składniki wynagrodzeń były zgodne z ustawą o pracownikach samorządowych i Regulaminem Wynagradzania. Podstawą przyznania premii był Regulamin Wynagradzania, zgodnie z którym  premia wynosi 20% wynagrodzenia zasadniczego. W wyjątkowych przypadkach premia może być zwiększona do 30%. Ograniczenie te nie dotyczy zastępcy Komendanta i pracowników na samodzielnych stanowiskach.

W 1 przypadku wypłaty wynagrodzenia dokonano gotówką z kasy (raport kasowy Rk 32/2013 za okres 16-31.12.2013 r.). Ponadto porównano kwoty netto na listach płac z wyciągiem bankowym nr 170 z 20.12.2013 r. Rozbieżności nie stwierdzono.

paragraf 3020 - Wydatki osobowe niezaliczone do wynagrodzeń, na kwotę 163.004,40 zł.

Wydatki dotyczyły wypłaty ekwiwalentu za naprawę, konserwację i czyszczenie odzieży służbowej, zakupu umundurowania, napojów dla pracowników oraz refundacji za zakupione przez pracowników okulary (akta kontroli  14/13/I/29).

paragraf 4170 – wynagrodzenia bezosobowe, na kwotę 37.680,00 zł.

Wydatki dotyczyły wynagrodzeń netto, składek zdrowotnych oraz podatku od pięciu umów zleceń zawartych na usługi bhp, psychologa, informatyka, obsługę Pracowniczej Kasy Zapomogowo - Pożyczkowej oraz obsługi księgowej.  Poszczególne umowy zostały zawarte na kwoty(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.). Kwoty poszczególnych wydatków oraz wydatki ogółem były zgodne z zawartymi umowami i z ewidencją kont 130,  225-02, 229-02 i 240-01 (akta kontroli Nr 14/13/I/30).

paragraf 4210 – Zakup materiałów i wyposażenia, na kwotę 132.628,45 zł.

W paragrafie tym główne wydatki dotyczyły zakupu paliwa i części do samochodów służbowych. Pozostałe wydatki dotyczyły zakupu środków czystości, materiałów biurowych, tonerów do drukarek oraz papieru ksero (akta kontroli  14/13/I/31-33).

Paragraf 4270 – Zakup usług remontowych, na kwotę 33.392,66 zł.

W paragrafie tym główne wydatki dotyczyły napraw samochodów oraz napraw  i konserwacji różnego rodzaju sprzętu (akta kontroli tom 14/13/I/34-35).

Paragraf 4300 – Zakup usług pozostałych, na kwotę 91.419,29 zł.

W paragrafie tym w IV kwartale zaewidencjonowano wydatki na łączną kwotę 26.447,64 zł, w tym 6 wydatków na kwoty powyżej 1.000,00 zł. Wydatki te dotyczyły dofinansowania do wyższych studiów, opłat za dysponowanie częstotliwością, za usługi pocztowe, przeglądy samochodów oraz za dostęp do informacji prawnej Lex sigma (akta kontroli Nr 14/13/I/36-37).

VI. Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych

Zgodnie z ustawą o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych -zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu oraz zasady przeznaczania środków Funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określił pracodawca w regulaminie stanowiącym załącznik do Zarządzenia Nr 021.17/2010 z dnia 04.03.2010 r. ze zmianami. Regulamin został uzgodniony ze Związkami Zawodowymi. Przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu Regulamin uzależnia od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej. Środki Funduszu są gromadzone na odrębnym rachunku bankowym nr 94 1160 2202 0000 0002 1676 9183.  Kontrolą objęto 2013 r. W okresie tym Komisja Socjalna odbyła 17 posiedzeń. Z każdego posiedzenia sporządzono protokoły oraz wykazy osób, którym przyznano określone świadczenia. Następnie na podstawie tych wykazów sporządzane były listy wypłat, które każdorazowo do wypłaty zatwierdzane były przez kierownika jednostki.

Dochody funduszu

Z wyciągu bankowego nr 1 wynika, że stan początkowy środków pieniężnych na dzień 01.01.2013 r. wynosił 3.988,87 zł (akta kontroli Nr 14/13/I/51-68). Stan ten jest zgodny z ewidencją księgową  (konto 135 – rachunek ZFŚS) (akta kontroli Nr 14/13/I/38).

          W 2013 r. w kontrolowanej jednostce dokonano odpisu środków budżetowych na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w łącznej kwocie 74.937,84 zł, w tym 74.026,24 zł  odpis na 67,67 etatów pracowników oraz 911,60 zł odpis na 1 emeryta (akta kontroli Nr 14/13/I/39). Kwota naliczonego odpisu jest zgodna z ewidencją konta 405  – odpis na ZFŚS (strona Wn) oraz ze sprawozdaniem Rb-28S - paragraf 4440 za 2013 r. (akta kontroli Nr 14/13/I/21). Ustalono, że wykazana w planie finansowym dla ZFŚS (sporządzonym w marcu 2013 r.) przeciętna liczba zatrudnionych była zgodna ze zbiorczym zestawieniem sporządzonym do listy płac za ten miesiąc (66,75 etatów). Planowana liczba emerytów była zgodna z oświadczeniami emerytów wyrażających chęć korzystania z funduszu. Ostatecznego naliczenia funduszu dokonano zgodnie z obowiązującymi przepisami.

           Na podstawie wyciągów bankowych nr 18 i 58 oraz ewidencji konta 135 ustalono, że środki budżetowe zostały przekazane na rachunek bankowy ZFŚS w ustawowych terminach tj. w dniach:

• 29.05.2013 r. –   56.500,00 zł,
• 27.09.2013 r. –   18.437,84 zł,

Razem:              74.937,84 zł.

Z analizy zapisów dokonanych na kontach 851 (strona Ma) i 135 (strona Wn) oraz konta 234 i  wszystkich 72 wyciągów bankowych dotyczących ZFŚS wynika, że w 2013 r. wpływy na rachunek bankowy wyniosły ogółem 119.728,90 zł. Oprócz dokonanych odpisów wpłynęły także środki z tytułu spłat pożyczek wraz z odsetkami w kwocie 44.352,94 zł oraz z odsetek bankowych w kwocie 438,12 zł. Wpływów z innych źródeł nie stwierdzono. Łączna kwota środków posiadanych do dyspozycji funduszu w 2013 r. wraz ze środkami przeniesionymi z poprzedniego roku wyniosła 123.717,77 zł.

Wydatki funduszu

Z analizy zapisów dokonanych na kontach 851(strona Wn) i 135 (strona Ma) oraz konta 234 i wyciągów bankowych wynika, że zaewidencjonowane wydatki  środków ZFŚS w kontrolowanym okresie wyniosły ogółem 120.480,00 zł.

Wydatki dotyczyły pięciu niżej wymienionych rodzajów świadczeń:

- dofinansowania do wypoczynku w kwocie 47.200,00 zł,

- wypłata innych świadczeń socjalnych (bony) w kwocie 27.580,00 zł,

- pożyczki mieszkaniowe w kwocie 42.000,00 zł,

- wynajem sali na ćwiczenia siłowe w kwocie 2.100,00 zł,

- zapomogi w kwocie 1.600,00 zł.

Wykazana na koncie 135 kwota obrotów po stronie Wn i Ma jest wyższa o 6.039,00 zł. Ustalono, że różnica wynika z faktu zaksięgowania wypłaty z konta  i następnie w tym samym dniu zwrotu tej kwoty.

Saldo konta 135 na dzień 31.12.2013 r. wynosiło 3.237,77 zł i było zgodne z wyciągiem bankowym nr 72 oraz z zawiadomieniem banku o stanie środków na rachunkach bankowych z dnia 09.01.2014 r. (akta kontroli Nr 14/13/I/43). Kwota ta stanowiła różnicę pomiędzy kwotą środków posiadanych do dyspozycji funduszu w 2013 r. a poniesionymi wydatkami. Z ewidencji konta 101-02 Kasa-ZFŚS  wynika, że stan gotówki w kasie ZFŚS na koniec 2013 r. wynosił 0 zł (akta kontroli Nr 14/13/I/44).

Wszystkie skontrolowane wydatki posiadały oryginały dokumentacji stanowiącej podstawę przyznania poszczególnych świadczeń i potwierdzającą ich wypłatę. Dokumenty te zostały zatwierdzone do wypłaty i podpisane przez upoważnione osoby. Wydatki dot. świadczeń zostały poniesione zgodnie ze stosownymi w tym zakresie przepisami tj. ustawą o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych i Regulaminem ZFŚS. W każdym przypadku kwoty wypłaconych świadczeń były zgodne z kwotami przyznanymi przez Komisję Socjalną i kwotami zatwierdzonymi do wypłaty przez kierownika jednostki.

Szczegółowe dane dotyczące poszczególnych rodzajów świadczeń przedstawiają się następująco:

dofinansowania do wypoczynku w kwocie 47.200,00 zł

Dofinansowanie na tzw. „wczasy pod gruszą” przyznawane jest raz w roku w związku z urlopem wypoczynkowym pracownika.  Tego rodzaju świadczenia przyznawane są także emerytom. W 2013 r. dofinansowanie przyznano 74 osobom, (w tym 5 emerytom) w kwotach od 600,00 zł do 1.000,00 zł. W każdym przypadku wysokość przyznanego dofinansowania uzależniona była od dochodu osoby uprawnionej (do 1.100,00 zł, do 1.300,00 zł, do 1.450,00 zł i powyżej 1.450,00 zł). Świadczenia wypłacane były najwcześniej na 7 dni przed planowanym urlopem pracownika. Podstawą ich przyznania dla pracownika był wniosek z potwierdzeniem pracownika kadr o planowanym okresie urlopu wypoczynkowego oraz oświadczenie o dochodach. Podstawą wypłaty świadczenia dla emeryta był wniosek oraz oświadczenie o dochodach.

wypłata innych świadczeń socjalnych (bony) w kwocie 27.580,00 zł

Tego rodzaju świadczenia pieniężne przyznano pracownikom i emerytom w postaci bonów bez konieczności składania wniosków. Świadczenia przyznano 75 osobom w tym 5 emerytom. W każdym przypadku wysokość świadczeń uzależniona była od dochodu i wynosiła od 340,00 zł do 700,00 zł.

pożyczki mieszkaniowe w kwocie 42.000,00 zł.

Udzielono 20 pożyczek na 10 lub 12 rat w tym:

- 19 pożyczek po 2.000,00 zł na łączną kwotę 38.000,00 zł,

-   1 pożyczkę w kwocie 4.000,00 zł.

Pożyczki przyznano tylko pracownikom. Emeryci nie składali wniosków o pożyczki. Każdorazowo podstawą przyznania pożyczek były wnioski złożone przez pracowników. W sprawie przyznanych pożyczek każdorazowo sporządzono umowy. Na podstawie konta 234 –rozrachunki z pracownikami oraz list płac ustalono, że wszystkie pożyczki wraz z odsetkami spłacane są na bieżąco (potrącane z wynagrodzeń). Na koniec 2013 roku pożyczki spłacało 17 osób na łączna kwotę 18.840,37 zł wraz z naliczonymi odsetkami (akta kontroli Nr 14/13/I/45).

wynajem sali na ćwiczenia siłowe w kwocie 2.100,00 zł

Wydatek związany był z zawarciem z MOSiR Opole dwóch umów z dnia 05.01.2013 r. i 07.10.2013 r. na wynajem sali na ćwiczenia siłowe dla funkcjonariuszy Straży Miejskiej. (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.). Wydatek dotyczył opłat za 7 miesięcy 2013 r.  Zgodnie z umową zajęcia odbywały się od poniedziałku do piątku w godzinach 8,00-15,00.

zapomogi w kwocie 1.600,00 zł.

(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.)

VII. Gospodarka kasowa

Pracownikiem odpowiedzialnym za prowadzenie kasy w jednostce jest osoba zatrudniona na stanowisku sekretarki, która złożyła oświadczenie o odpowiedzialności materialnej. Gospodarkę kasową reguluje Instrukcja kasowa wprowadzona zarządzeniem nr SMK.0120.23.2012 komendanta SM w Opolu z dnia 28.06.2012 r. Natomiast zgodnie z zarządzeniem nr SMK.0120.2.2013  z dnia 2.01.2013 r. pogotowie kasowe w jednostce wynosi 2.500,00 zł(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.). Ponadto w jednostce pełniony jest całodobowy dyżur, przez co zapewniona jest należyta ochrona wartości pieniężnych przed zniszczeniem, utratą lub zaginięciem. Na koniec 2013 r. sporządzono inwentaryzację kasy. Z protokołu z dnia 31.12.2013 r. wynika, że stan gotówki w kasie wynosił 0 (akta kontroli Nr 14/13/I/8).

         Raporty kasowe oraz konta analityczne konta 101-kasa prowadzone są wg nazwy rachunku, którego dotyczą operacje finansowe tj. wydatki i Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Na koniec 2013 r. salda obu kont analitycznych wynosiły 0 i były zgodne z raportami kasowymi nr 22/13 oraz 32/13. Kontrolą objęto gospodarkę kasową wydatków budżetowych w IV kwartale 2013 r. W kontrolowanym okresie sporządzono 7 raportów kasowych od nr 26/2013 do nr 32/2013.  Raporty kasowe numerowane są narastająco. W okresie tym zaewidencjonowano ogółem 122 operacje księgowe dotyczące wydatków budżetowych. Wszystkie zapisy w raportach kasowych zarówno po stronie przychodów jak i rozchodów są zgodne z zapisami na koncie księgowym 101- „kasa”. Zachowana jest ciągłość sald między kolejnymi raportami kasowymi.  W żadnym dniu stan gotówki w kasie nie przekroczył kwoty stanowiącej pogotowie kasowe. Do wszystkich raportów dołączone są dowody stanowiące podstawę zapisów w tych raportach. W grudniu 2013 r. przychody pochodziły głównie z rozliczonych zaliczek-uzupełnień pogotowia kasowego oraz pobranej gotówki na wynagrodzenia. Natomiast rozchody dotyczyły głównie wydatków na wynagrodzenia, bieżące zakupy i drobne usługi. Wszystkie obroty gotówkowe dokumentowane są dowodami kasowymi.

          Z wyjaśnień głównej księgowej wynika, że raporty kasowe sporządzane są dwa razy w miesiącu.

Dokonano analizy dowodów rozchodowych oraz wpłat gotówki z banku do kasy dołączonych do wszystkich siedmiu niżej wymienionych raportów kasowych:

Raport kasowy nr 26/2013 za okres 1-15.10.2013 r. (akta kontroli Nr 14/13/I/46).

Według raportu stan początkowy gotówki w kasie wynosił 2.500,00 zł i był zgodny z ewidencją księgową (konto 101-01 – kasa ogólna (dochodowo-wydatkowa). Zaewidencjonowano 5 operacji, wszystkie rozchodowe na łączna kwotę 1.452,85 zł.

Raport kasowy nr 27/2013 za okres 16-31.10.2013 r.

Zaewidencjonowano 11 operacji rozchodowych na kwotę 3.357,92 zł, oraz   2 pobrania gotówki z banku do kasy ( na wynagrodzenia oraz na uzupełnienie pogotowia kasowego).

Raport kasowy nr 28/2013 za okres 01-15.11.2013 r.

Zaewidencjonowano 3 operacje, wszystkie rozchodowe na kwotę 647,91 zł.

Raport kasowy nr 29/2013 za okres 16-26.11.2013 r.

Dokonano wpłaty do kasy gotówki podjętej z banku na wynagrodzenia w kwocie 2.311,41 zł.

Raport kasowy nr 30/2013 za okres 27-30.11.2013 r.

Dokonano wpłaty do kasy gotówki podjętej z banku w kwocie 1.148,30 zł na uzupełnienie pogotowia kasowego.

Raport kasowy nr 31/2013 za okres 1-15.12.2013 r.

Dwukrotnie dokonano wpłaty do kasy gotówki podjętej z banku w kwocie 0,90 zł na uzupełnienie pogotowia kasowego oraz 1.125,16 zł na nagrody uznaniowe.

Raport kasowy nr 32/2013 za okres 16-31.12.2013 r. (akta kontroli Nr 14/13/I/49).

Dokonano wpłaty do kasy gotówki podjętej z banku w kwocie 2.159,14 zł oraz przyjęto zwrot dwóch pobranych zaliczek w kwotach 1.000,00 zł i 200,00 zł. Ponadto dokonano odprowadzenia do banku pobranych zaliczek i dokonano rozliczenia pogotowia kasowego w kwocie 1.005,76 zł.

Według w/w raportu stan kasy na dzień 31.12.2013 r. wynosił 0 zł. Ustalono, że stan ten był zgodny z ewidencją księgową (konto 101-01 – kasa ogólna (dochodowo-wydatkowa) (akta kontroli Nr 14/13/I/47).

        Łącznie w IV kwartale 2013 r. dokonano 9 operacji przychodowych gotówki  do kasy. We wszystkich przypadkach  operacje te zaksięgowano na koncie 141 „Środki pieniężne w drodze” (akta kontroli Nr 14/13/I/50).

Łącznie w 2013 r. w obecności głównej księgowej sporządzono 8 protokołów zdawczo-odbiorczych kasy. Rozbieżności nie stwierdzono.

          W dniu 17.04.2014 r. o godzinie 13,30 przy udziale głównej księgowej oraz w obecności osoby odpowiedzialnej dokonano kontroli gotówki w kasie. Rzeczywisty stan gotówki w kasie wynosił 2.161,19 zł i był zgodny z raportem kasowym nr 9/2014 z dnia 15.04.2014 r. Na dzień kontroli kasy nie było obrotów gotówkowych.

VIII. Druki ścisłego zarachowania

Zasady postępowania w zakresie druków ścisłego zarachowania reguluje Instrukcja druków ścisłego zarachowania. Osobą odpowiedzialną w tym zakresie jest pracownik zatrudniony na stanowisku sekretarki, który prowadzi rejestr tych druków. Bezpośrednią kontrolę nad drukami ścisłego zarachowania sprawuje główna księgowa. Na koniec 2013 r. sporządzono inwentaryzację bloczków mandatowych i innych druków ścisłego zarachowania. Z protokołu z dnia 31.12.2013 r. wynika, że stan bloczków mandatowych wynosił 73 bloczki. Niedoborów i nadwyżek nie stwierdzono (akta kontroli Nr 14/13/I/8).

Jednostka prowadzi 5 różnego rodzaju druków ścisłego zarachowania w tym druki przychodowe Kp, za które odpowiada kasjerka. oraz kwitariusz przychodowy K-103, które posiadają dyżurni. Bloczki mandatowe, dyspozycje usunięcia pojazdów oraz zezwolenia na odbiór pojazdów z parkingu posiada starszy inspektor ds. administracyjno-gospodarczych. Bloczki mandatowe nabywane są w Urzędzie Wojewódzkim. W dniu 17.04.2014 r. w obecności głównej księgowej oraz osoby odpowiedzialnej sprawdzono stan posiadanych bloczków mandatowych. Stan ten wynosił 27 bloczków i był zgodny z  prowadzonym rejestrem mandatów. Ponadto na stanie dyżurnych znajdowało się 13 bloczków dotyczących pobierania opłat za holowanie i przechowywanie pojazdów (K-103). W 2014 r. wykorzystano 1 dowód wpłaty do kasy kwoty 1.350,00 zł. Dowód ten znajduje się pod raportem kasowym nr RK 5/2014 i dotyczył wpłaty przez dłużnika w dniu 17.03.2014 r. zaległości za 2013 r.

IX. Gospodarka magazynowa

Z wyjaśnień głównej księgowej wynika, że jednostka nie posiada magazynu i nie prowadzi ewidencji księgowej na koncie 310. Zakupione przedmioty podlegające rozliczeniu np. sorty mundurowe wydawane są bezpośrednio pracownikom za pokwitowaniem na dowodach Rw. Ponadto w celach rozliczeniowych prowadzone są indywidualne kartoteki.

X. Zobowiązania

W sprawozdaniu Rb-28S jednostka kontrolowana wykazała stan zobowiązań budżetowych na dzień 31.12.2013 r. w łącznej kwocie 290.818,65 zł. Zobowiązania te dotyczyły siedmiu paragrafów. W wyniku kontroli na podstawie ewidencji księgowej ustalono, że:

- zobowiązania wykazane w paragrafie 4040 w kwocie 238.103,28 zł dotyczyły  naliczonej trzynastki za 2013 r. (konto 231),

- zobowiązania wykazane w paragrafie 4110 w kwocie 41.810,95 zł dotyczyły  składek ZUS od naliczonej trzynastej pensji (konto 229),

- zobowiązania wykazane w paragrafie 4120 w kwocie 5.669,51 zł dotyczyły składek na Fundusz Pracy od naliczonej trzynastej pensji (konto 229),

- zobowiązania wykazane w paragrafie 4260 w łącznej kwocie 4.975,26 zł dotyczyły zakupu energii elektrycznej i cieplnej za grudzień 2012r. (konto 201),faktury zostały uregulowane 14.01.2014r i 28.01.2014r.

- zobowiązania wykazane w paragrafie 4300 w kwocie 30,00 zł dotyczyły prowizji od umowy rachunku bankowego za grudzień 2013r., zapłaty dokonano w dniu 17.01.2014r. poprzez potrącenie kwoty przez bank,

- zobowiązania wykazane w paragrafie 4360 w kwocie 124,11 zł dotyczyły faktury za telefonię komórkową za grudzień 2013r. (konto 201), zapłaty faktury dokonano w dniu 14.01.2014r.

- zobowiązania wykazane w paragrafie 4370 w kwocie 105.54 zł dotyczyły faktury za telefonię stacjonarną za grudzień 2013r. (konto 201), zapłaty faktury dokonano w dniu 14.01.2014r.

  Ustalono, że w/w zobowiązania zostały uregulowane w wymaganych terminach.

Na podstawie ewidencji księgowej ustalono, że w grudniu 2013r.  zaewidencjonowano 679 operacji księgowych. Sprawdzono wszystkie 6 faktur będących załącznikiem do ostatniego dotyczącego grudnia polecenia księgowania nr Pk 462/12/2013 z dnia 20.01.2014 r. Ustalono, że wszystkie faktury wpłynęły w styczniu do dnia zamknięcia ksiąg i zostały wykazane w sprawozdaniu Rb-28S jako zobowiązania za 2013r.

Wyrywkowo sprawdzono również ewidencję księgową za miesiąc styczeń 2014r. W miesiącu tym zaksięgowano 182 operacje księgowe. Ustalono, że pierwsza zaewidencjonowana faktura stanowiła załącznik do polecenia księgowania nr Pk 7/1/2014 z dnia 14.01.2014 r. W części faktura dotyczyła zobowiązań 2013 r.  a w części 2014 r. (abonament telefoniczny za styczeń). Sprawdzono również raport kasowy nr 1 za okres od 1 do 15 stycznia 2014 r. Dołączone do niego 2 faktury dotyczyły zakupów dokonanych w styczniu.

XI. Należności

W sprawozdaniu Rb-27S kontrolowana jednostka wykazała stan należności (zaległości) dochodów budżetowych w kwocie 2.702,37 zł. Ze sprawozdania oraz z załączonej do niego informacji wynika, że należności dotyczyły dwóch niżej wymienionych paragrafów:

- paragraf 0920 –pozostałe odsetki, na kwotę 208,30 zł,

- paragraf 0970 – wpływy z różnych dochodów, na kwotę 2.494,07 zł.

W wyniku kontroli ustalono, że powyższe dane były zgodne z ewidencją księgową – konto 240 Pozostałe rozrachunki (akta kontroli Nr 14/13/I/51-52). Ponadto ustalono, że kwoty te faktycznie dotyczyły należności opisanych w informacji załączonej do sprawozdania. Wszystkie należności sporne ściągane są na drodze sądowej, sprawy przekazano do komornika.

XII. Umowy cywilno-prawne

W 2013 r. zawarto 8 umów cywilno-prawnych w sprawach drobnych prac budowlanych w siedzibie Straży Miejskiej, konserwacji i serwisu technicznego, dostawy prasy, usług pogwarancyjnych samochodów służbowych, zakupu i montażu klimatyzatora, zakupu paliwa, zakupu komputera i świadczenia usług  medycznych. Wydatki w tych sprawach zaewidencjonowano w paragrafach 4210, 4270, 4280, 4300 oraz 6060. Umowy w sprawie wydatków inwestycyjnych zaewidencjonowanych w paragrafie 6060 dotyczyły środków otrzymanych na ten cel z Urzędu Miasta Opola. Umowa w sprawie zakupu paliwa została zawarta w dniu 09.12.2013 r. na kwotę 76.995,00 zł. W sprawie tej został przeprowadzony przetarg. Wpłynęło 3 oferty, wybrano najkorzystniejsza ofertę, jedynym kryterium była cena. W pozostałych przypadkach wartość zamówień nie przekraczała kwoty 14 tys. EURO.

 W badanym okresie nie zawierano umów najmu wymagających zgody Urzędu Miasta Opola.

XIII. Kontrola zarządcza       

Straż Miejska w Opolu nie posiada odrębnego zarządzenia dotyczącego procedur kontroli zarządczej. Standardy oraz mechanizmy kontroli zarządczej szczególnie w zakresie dysponowania środkami publicznymi określają obowiązujące w Straży Miejskiej w Opolu regulaminy, zarządzenia Komendanta SM, instrukcje oraz zakresy obowiązków.

Procedury kontroli:

1. Ocena zgodności działania Straży Miejskiej w poszczególnych obszarach i stanowiskach pracy z obowiązującymi przepisami prawa.
2. Bieżący nadzór nad wewnętrznymi przepisami (zarządzenia, instrukcje, zakresy obowiązków) pod kątem zgodności z obowiązującymi przepisami prawa.
3. Bieżący nadzór nad pracownikami Straży Miejskiej przez Kierowników Oddziałów/Referatów oraz Komendanta i Zastępcę Straży Miejskiej w Opolu tak w dni robocze jak i wolne od pracy.
4. Ocena celowości, oszczędności i terminowości operacji finansowych.
5. Badanie zgodności operacji finansowych z planem finansowym.
6. Zatwierdzenie i weryfikacja operacji finansowych przed i po realizacji.
7. Sprawdzanie kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji finansowych.
8. Cotygodniowe odprawy kadry kierowniczej z omówieniem realizacji zadań z tygodnia poprzedniego i omówieniem zadań na tydzień nadchodzący i bieżących zmian w przepisach prawa.
9. Bieżący nadzór nad zabezpieczeniem obiektów Straży Miejskiej przez służby dyżurne i rejonowych Straży Miejskiej.
10. Zgodnie z obowiązującymi przepisami sprawdzenie i weryfikacja stanów majątkowych.

Osoby uczestniczące w realizacji kontroli zarządczej:

1. Komendant Straży Miejskiej nad całością.
2. Zastępca Komendanta zgodnie z zakresem określonym w Regulaminie Straży Miejskiej w Opolu, a w okresie nieobecności Komendanta nad całością.
3. Główny Księgowy w zakresie określonym treścią art. 54 ustawy o finansach publicznych oraz wynikającym z faktu sprawowania nadzoru służbowego nad podległym zespołem pracowników.
4. Kierownicy Oddziałów/Referatów zgodnie z zakresem obowiązków.
5. St. insp. ds. administracyjno – gospodarczych zgodnie z zakresem obowiązków.
6. Dyżurni Straży Miejskiej zgodnie z zakresem obowiązków i instrukcją pracy dyżurnego.

Z wyjaśnień Komendanta Straży Miejskiej wynika, że Komendant Straży Miejskiej cyklicznie 1 raz w tygodniu (w przypadkach nagłych więcej niż 1 raz) organizuje odprawę kadry kierowniczej na podstawie książki odpraw kadry kierowniczej, przedstawiając zadania do realizacji przez poszczególne komórki organizacyjne Straży oraz przekazuje informacje dotyczące zmian w przepisach prawa. Wytyczne przekazywane na odprawach kierownicy obligatoryjnie notują w swoich książkach odpraw i przekazują podległym pracownikom.

Na codziennych odprawach do służby kierownicy zadaniują I i II zmianę osobiście przekazując sprawy do realizacji, natomiast dla III zmiany informację są przekazywane pisemnie w zeszycie zadań oraz nadzorowani przez dyżurnego Straży Miejskiej.

W okresie weekendów, dni wolnych od pracy oraz w święta nadzór nad pracownikami jest sprawowany przez poszczególnych kierowników komórek organizacyjnych zgodnie z zatwierdzonym grafikiem nadzorów. Na całością Straży Miejskiej nadzór sprawowany jest przemiennie ( tygodniowo) przez Komendanta oraz jego Zastępcę w okresie całego roku kalendarzowego. Wszystkie nadzory kierowników odnotowywane są w zeszycie nadzorów.

Protokół niniejszy sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden egzemplarz obustronnie podpisany doręczono Komendantowi Straży Miejskiej w Opolu.

Zgodnie z § 20 ust.1-2  Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola stanowiącego załącznik do zarządzenia nr OR.I-0120.1.77.2012 z dnia 25 maja  2012 r. kierownik jednostki kontrolowanej ma prawo przedstawić  umotywowane zastrzeżenia do ustaleń zawartych w protokole. Zastrzeżenia składane są w formie pisemnej w terminie 7 dni roboczych od dnia potwierdzenia odbioru protokołu.

 

 

Jednostka kontrolowana W dniu dzisiejszym otrzymałem/am egzemplarz protokołu. (podpisy) Data: ........................

Zespół kontrolny     (podpisy) Data: ……………………………….

          

Ewentualne przyczyny odmowy podpisania protokołu: ...........................................................................................