|
KW.1711.00030.2014
|
Opole, 22.12.2014 r.
|
PROTOKÓŁ KONTROLI nr 36/2014
|
|
Jednostka kontrolowana
|
Żłobek Nr 9 w Opolu
ul. Skautów Opolskich 6
|
|
Nazwa organu sprawującego nadzór
|
Prezydent Miasta Opola
|
|
Termin przeprowadzenia kontroli
|
21.11.2014 r. do 22.12.2014 r.
|
|
Imię i nazwisko przeprowadzającego kontrolę oraz stanowisko
|
Agnieszka Lisiecka – inspektor w Wydziale Kontroli Wewnętrznej
Tadeusz Lech – główny specjalista w Wydziale Kontroli Wewnętrznej
|
|
Przedmiot kontroli
|
Gospodarka finansowa
|
|
Okres objęty kontrolą
|
2014 r.
|
|
Imię i nazwisko kierownika kontrolowanej jednostki – stanowisko służbowe
|
Adriana Płowiec - dyrektor żłobka
|
|
Wyjaśnień w czasie kontroli udzielali:
|
Adriana Płowiec - dyrektor
(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.)– główna księgowa
|
Podstawy prawne
- Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późniejszymi zmianami).
- Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. Nr 76, poz. 694 z późniejszymi zmianami).
- Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 z późniejszymi zmianami).
- Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. z 2004 r. Nr 19, poz. 177 z późniejszymi zmianami).
- Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38 poz. 207 z późniejszymi zmianami).
- Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (Dz. U. 38 poz. 861 z późniejszymi zmianami).
- Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103).
- Ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223 poz. 1458 z późniejszymi zmianami).
- Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. Nr 50 poz. 398 z późniejszymi zmianami).
10. Ustawa z dnia 4 lutego 2011 o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3 (Dz.U.2011, Nr 45 poz. 235).
11. Uchwała nr X/146/11 Rady Miasta Opola z dnia 26 maja 2011 r. w sprawie ustalenia wysokości opłaty za pobyt dziecka w żłobku utworzonym przez Miasto Opole, wysokości dodatkowej opłaty za wydłużony wymiar opieki, maksymalnej wysokości opłaty za wyżywienie oraz określenia warunków częściowego lub całkowitego zwolnienia od ponoszenia opłaty za pobyt.
12. Komunikat Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych.
Cel kontroli
Celem kontroli było dokonanie oceny prawidłowości prowadzonej gospodarki finansowej, w tym w szczególności:
- sprawdzenie rzetelności prowadzonej ewidencji księgowej,
- sprawdzenie zgodności sporządzanych sprawozdań z ewidencją księgową.
Kryteria
1. Zgodnie z art. 1. ust.1. ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych - ustawa określa zasady tworzenia przez pracodawców zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, zwanego dalej „Funduszem”, i zasady gospodarowania środkami tego Funduszu, przeznaczonego na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z Funduszu, na dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych oraz na tworzenie zakładowych żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli oraz innych form wychowania przedszkolnego.
2.Zgodnie z art. 2. pkt 1. ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych - działalność socjalna oznacza - usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej - rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową;
3. Zgodnie z art. 8 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych -przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu. Zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu, z uwzględnieniem ust. 1, oraz zasady przeznaczania środków Funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie
4. Zgodnie z art. 10 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych -środkami Funduszu administruje pracodawca.
5. Zgodnie z § 8 ust. 2 pkt 1-5 Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego stanowiącą załącznik nr 39 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej - sprawozdania sporządza się następująco:
- w kolumnie „Plan (po zmianach)” wykazuje się dane o planowanych wydatkach;
- w kolumnie „Zaangażowanie” wykazuje się dane dotyczące zaangażowania planu wydatków, czyli wartość umów, decyzji i innych postanowień, których wykonanie spowoduje konieczność dokonania wydatków budżetowych w roku bieżącym;
- w kolumnie „Wydatki wykonane” wykazuje się zrealizowane wydatki na podstawie danych księgowości analitycznej do rachunku bieżącego;
- w kolumnie „Zobowiązania ogółem” wykazuje się wszystkie bezsporne zobowiązania niespłacone do końca okresu sprawozdawczego;
- w kolumnie „Zobowiązania wymagalne” wykazuje się zobowiązania, których termin zapłaty minął przed upływem okresu sprawozdawczego, a nie są ani przedawnione, ani umorzone, z wyróżnieniem zobowiązań powstałych w latach ubiegłych i zobowiązań powstałych w roku bieżącym.
6. Zgodnie z art. 20 ustawy o rachunkowości - do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.
Metodyka przeprowadzenia kontroli
Zapoznano się ze specyfiką przyjętych rozwiązań organizacyjnych w zakresie prowadzenia spraw kadrowo-księgowych. Na podstawie zapisów dokonywanych na kontach księgowych ustalono poszczególne rodzaje wydatków budżetowych. Sprawdzono również czy istnieją dokumenty potwierdzające dokonanie określonych wydatków (faktury, rachunki, listy płac, raporty kasowe, itp.) oraz porównano je z wyciągami bankowymi. Sprawdzono także, czy poszczególne dokumenty zostały odpowiednio opisane, zadekretowane i poddane wstępnej kontroli oraz podpisane przez głównego księgowego i zaakceptowane do wypłaty przez dyrektora jednostki.
Dane zawarte w sprawozdaniach budżetowych porównano z danymi wynikającymi z badanych dokumentów i ewidencji księgowej. Dokonano analizy poszczególnych wydatków pod kątem ich celowości oraz zgodności z przepisami i planem finansowym.
Szczegółową kontrolą objęto:
- zgodność z ewidencją księgową danych wykazanych w sprawozdaniu Rb-28S dotyczących planu, zaangażowania, wydatków oraz zobowiązań,
- zgodność z ewidencją i sprawozdaniem Rb-27S otrzymanych i odprowadzonych do Urzędu Miasta dochodów budżetowych,
- zapisy w ewidencji księgowej dotyczące wydatków budżetowych za wrzesień 2014 r.,
- wpływy i wydatki z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w 2014r.,
- zgodność z ewidencją księgową stanu zobowiązań i należności,
Sprawdzono czy na koniec roku jednostka dokonała spisu z natury i rozliczenia artykułów żywnościowych znajdujących się w magazynie. W zakresie gospodarki kasowej dane z ewidencji księgowej porównano z raportami kasowymi. W zakresie druków ścisłego zarachowania zapoznano się z zasadami i sposobem postępowania oraz sprawdzono ciągłość numeracji dotychczas wykorzystanych kwitariuszy przychodowych i rozchodowych.
Sprawdzono również czy jednostka posiada opracowane na piśmie procedury kontroli zarządczej oraz czy procedury te są dostosowane do specyfiki jednostki, a także w jaki sposób są realizowane w praktyce.
USTALENIA KONTROLI
Sprawy organizacyjne
Żłobek Nr 9 w Opolu jest gminną samorządową jednostką budżetową. Podstawą prawną działalności żłobka jest ustawa z dnia 4 lutego 2011 o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3-ch. Żłobek funkcjonuje w oparciu o Statut Żłobka, który został zatwierdzony Uchwałą Nr X/148/11 Rady Miasta Opola z dnia 26.05.2011r. Żłobek Nr 9 został wpisany do rejestrów żłobków prowadzonych przez Gminę Opole dnia 01.07.2011r pod poz. 5/Ż. Siedzibą Żłobka Nr 9 w Opolu jest nieruchomość, położona przy ul. Skautów Opolskich 6.
W okresie objętym kontrolą dyrektorem jednostki była pani Adriana Płowiec zatrudniona na tym stanowisku od dnia 01 sierpnia 2007r. Głównym księgowym jednostki jest pani (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.)zatrudniona na tym stanowisku od 01 maja 1999r. na czas nieokreślony. Zgodnie z § 11 i 12 Regulaminu Organizacyjnego Żłobka nr 4 - obsługę ekonomiczną i administracyjną środków budżetowych dla wszystkich żłobków prowadzi Żłobek Nr 4 przy ul. Barlickiego 2. Zakres czynności głównej księgowej obejmuje również prowadzenie odrębnej rachunkowości dla wszystkich żłobków.
Z budżetem gminy jednostka rozlicza się w dziale klasyfikacji budżetowej 853 rozdział 85305.
W okresie objętym kontrolą Żłobek Nr 9 posiadał jeden rachunek bankowy- rachunek bieżący.
W kontrolowanej jednostce w dniu 31.12.2013r. została przeprowadzona inwentaryzacja zapasów artykułów spożywczych. Zgodnie z obowiązującą w jednostce instrukcją z przeprowadzonej inwentaryzacji został sporządzony protokół, z którego wynika, że różnic nie stwierdzono.
Na podstawie ewidencji kontroli ustalono, że w 2014 roku w Żłobku Nr 9 nie przeprowadzano kontroli zewnętrznych.
Na dzień 30.08.2014r. w Żłobku Nr 9 w Opolu było zapisanych 93 dzieci w 3 grupach.
Stan zatrudnienia w kontrolowanej jednostce na dzień 30.09.2014r. wynosił ogółem 26,5 etatów, w tym:
- opiekunki dziecięce 9
- pielęgniarki 5
- woźne 6
- pracownicy obsługi 4,5
- administracja 2
Pracownicy są zatrudnieni na podstawie umowy o pracę.
Dochody budżetowe
Z ewidencji księgowej Urzędu Miasta Opola wynika, że dochody kontrolowanej jednostki w okresie od stycznia do września 2014r. wyniosły 339.433,62 zł, a do Urzędu Miasta przekazano 337.292,87 zł, do przekazania pozostała kwota 2.140,75 zł (akta kontroli Nr 14/36/I/1). W wyniku kontroli ustalono, że w/w kwota figuruje w ewidencji księgowej jednostki kontrolowanej jako persaldo (konto 130-03, paragrafy 0750 i 0830) (akta kontroli Nr 14/36/I/1-31). Ponadto ustalono, że w październiku 2014 r. odprowadzono do Urzędu Miasta kwotę 2.080,85 zł, natomiast pozostałą kwotę tj. 59,90 zł zwrócono rodzicom jako nadpłatę.
W dniu 10.10.2014r. jednostka kontrolowana złożyła w Urzędzie Miasta Opola sprawozdanie Rb -27S z wykonania planu dochodów budżetowych żłobka za wrzesień 2014r. (akta kontroli Nr 14/36/I/1). W sprawozdaniu w pozycji nadpłaty wykazano kwotę 59,90 zł. Ze sprawozdania wynika, że dochody w tym okresie wynosiły ogółem 339.433,62 zł i zaewidencjonowano je w trzech paragrafach. Ustalono, że wykazane w poszczególnych paragrafach kwoty dochodów dotyczyły:
- paragraf 0830 – opłata za pobyt dzieci - 315.998,30 zł,
- paragraf 0750 – opłata za wynajem powierzchni - 23.067,87 zł,
- paragraf 0970 – odszkodowanie z tyt. ubezpieczenia - 367,45 zł.
Ponadto ustalono, że dochody wykazane w paragrafach 0830 i 0970 są zgodne z ewidencją księgową kontrolowanej jednostki. Natomiast dochody wykazane w paragrafie 0830 są niższe o 1.225,00 zł od kwoty wynikającej z ewidencji księgowej jednostki (konto 130-03) (akta kontroli Nr 14/36/I/1-31). Z wyjaśnień głównej księgowej wynika, że wyższa kwota w ewidencji księgowej wynika z faktu, iż na koncie tym narastająco ewidencjonowane są obroty tj. wszystkie wpływy, także te które następnie zwracane są jako nadpłaty, kwoty pobrane i zwrócone nie są wykazywane w sprawozdaniu.
Ponadto z wyjaśnień tych wynika, że z uwagi na przygotowanie Żłobka nr 9 w Opolu do remontu od miesiąca września nie prowadzono naboru dzieci na nowy rok szkolny. Na podstawie zawartych porozumień pomiędzy dyrektorami żłobków publicznych dzieci uczęszczające już do Żłobka nr 9 (umowy z rodzicami) zostały przemieszczone do pozostałych żłobków publicznych tj. Żłobka nr 2, 3, 4 i PMP. Opłata za pobyt tych dzieci została naliczona w żłobkach dyżurujących na podstawie zawartych umów okresowych. W związku z zaistniałą sytuacją w Żłobku nr 9 nie naliczano opłat za pobyt od miesiąca września 2014r.
Wydatki budżetowe
W ewidencji księgowej (konto 130) jednostka kontrolowana wykazała, że stan początkowy środków na rachunku bankowym na dzień 31.12.2013r. wynosił 0 zł. W wyniku kontroli ustalono, że stan ten był zgodny z wyciągiem bankowym nr 1 z dnia 02.01.2014r.
Ze sporządzonego sprawozdania dotyczącego działu 853 rozdział 85305 oraz z dokumentacji księgowej jednostki wynika, że wydatki budżetowe za okres od stycznia do września 2014r. wyniosły ogółem 940.512,06 zł (akta kontroli Nr 14/36/I/32). Kwota ta jest zgodna z ewidencją księgową Urzędu Miasta Opola dotyczącą przekazanych środków do jednostki na działalność w 2014r.
Wykazana w sprawozdaniu kwota zaangażowania, jest zgodna z persaldem konta 998 - „Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego” (akta kontroli Nr 14/36/I/34). Wydatki zostały zaewidencjonowane w 25 paragrafach. W wyniku kontroli ustalono, że kwoty wydatków ogółem wykazane w poszczególnych paragrafach są zgodne z ewidencją księgową kontrolowanej jednostki.
Szczegółową kontrolą objęto wszystkie wydatki dokonane we wrześniu 2014r.
Z wyciągu bankowego nr 151 wynika, że stan środków na rachunku bankowym na dzień 31.08.2014r. wynosił 120.882,42 zł, w tym: kwota 86.338,73 – stan środków budżetowych, kwota 34.543,69 zł – stan dochodów budżetowych.
Wpływy ogółem na rachunek bieżący jednostki środków budżetowych przekazanych przez Urząd Miasta Opola wyniosły we wrześniu 117.060,00 zł. Z analizy sprawozdań za okresy od stycznia do sierpnia i od stycznia do września oraz z ewidencji księgowej wynika, że we wrześniu zaewidencjonowano wydatki w 16 paragrafach na łączną kwotę 96.789,79 zł.
W wyniku kontroli ustalono, że kwoty wydatków we wrześniu ogółem oraz w poszczególnych paragrafach były zgodne z ewidencją konta 130.
Wydatki we wrześniu zaewidencjonowano w 16 niżej wymienionych paragrafach:
§ 4010 wynagrodzenia osobowe pracowników
Wydatki ogółem wyniosły 564.454,86 zł. Ze sprawozdania oraz z ewidencji księgowej wynika, że wydatki we wrześniu wyniosły 66.510,82 zł. Na podstawie zestawienia wydatków dla poszczególnych paragrafów oraz ewidencji konta 130 ustalono, że na powyższą kwotę składają się między innymi:
- wynagrodzenia netto 61.636,17 zł,
- składka zdrowotna 5.067,50 zł.
Ponadto na kwotę tych wydatków składają się potrącone z wynagrodzeń składki ZUS od pracowników, składki ubezpieczeniowe PZU, potrącone pożyczki PKZP i mieszkaniowe, podatek od wynagrodzeń.
W okresie objętym kontrolą na wynagrodzenia oprócz płacy zasadniczej składały się między innymi:
-(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.).
§ 4110 składki na ubezpieczenia społeczne
Wydatki ogółem wyniosły 104.091,61 zł. Ze sprawozdania oraz z ewidencji księgowej konta – 130 i 229 wynika, że wydatki we wrześniu wyniosły 13.040,43 zł. W wyniku kontroli ustalono, że powyższa kwota wydatków dotyczyła składek ZUS. Na podstawie zestawienia wydatków dla poszczególnych paragrafów ustalono, że na powyższą kwotę składają się składki ZUS od pracodawcy za wrzesień w kwocie 10.801,47 zł. Przelewu składek do ZUS dokonano w dniu 04.10.2014r.
§ 4120 składki na Fundusz Pracy
Wydatki ogółem wyniosły 10.439,64 zł. Ze sprawozdania oraz ewidencji księgowej- konta 130 i 229 wynika, że wydatki we wrześniu wyniosły 1.133,08 zł. W wyniku kontroli ustalono, że powyższa kwota wydatków dotyczy składek na Fundusz Pracy.
§ 4140 wpłaty na PFRON
Wydatki ogółem wyniosły 22.047,00 zł.
Wydatki we wrześniu 2014r. wyniosły 2.518,00 zł.
W paragrafie tym we wrześniu zaewidencjonowano 1 wydatek, który dotyczył wpłaty na PFRON deklaracja DEK-I-a z dnia 16.09.2014, WB 162.
§ 4210 zakup materiałów i wyposażenia
Wydatki ogółem wyniosły 13.271,69 zł. Ze sprawozdania oraz ewidencji księgowej- konta 130 wynika, że wydatki we wrześniu wyniosły 996,40 zł. W wyniku kontroli ustalono, że powyższa kwota wydatków dotyczyła pobrania zaliczki na zakupy oraz refundacji i mylnych wpłat za żłobek.
§ 4220 zakup środków żywności
Wydatki ogółem wyniosły 46.454,01 zł. Ze sprawozdania oraz ewidencji księgowej- konta 130 wynika, że wydatki we wrześniu wyniosły 325,26 zł. W wyniku kontroli ustalono, że powyższa kwota wydatków dotyczyła zakupów żywności.
§ 4260 zakup energii
Wydatki ogółem wyniosły 48.095,88 zł. Ze sprawozdania oraz ewidencji księgowej- konta 130 wynika, że wydatki we wrześniu wyniosły 2.736,67 zł. W wyniku kontroli ustalono, że powyższa kwota wydatków dotyczyła zapłaty za energię elektryczną, wodę i ciepło.
§ 4270 zakup usług remontowych
Wydatki ogółem wyniosły 5.663,77 zł.
Wydatki we wrześniu 2014r. wyniosły 147,60 zł.
W paragrafie tym we wrześniu zaewidencjonowano 1 wydatek, który dotyczył zapłaty za konserwację dźwigu.
§ 4280 zakup usług zdrowotnych
Wydatki ogółem wyniosły 1.051,00 zł.
Wydatki we wrześniu 2014 wyniosły 40,00 zł.
W paragrafie tym we wrześniu zaewidencjonowano 1 wydatek, który dotyczył badań profilaktycznych, WB 161.
§ 4300 zakup usług pozostałych
Wydatki ogółem wyniosły 6.813,88 zł.
Wydatki we wrześniu 2014r. wyniosły 479,42 zł.
W paragrafie tym we wrześniu zaewidencjonowano wydatki, które dotyczyły opłat za monitoring i ścieki.
§ 4350 zakup usług dostępu do sieci internetowej
Wydatki ogółem wyniosły 489,96 zł.
Wydatki we wrześniu 2014 wyniosły 54,44zł.
W paragrafie tym we wrześniu zaewidencjonowano 1 wydatek, który dotyczył opłaty abonamentu za dostęp do sieci internetowej, WB 166.
§ 4360 opłaty z tytułu usług telekomunikacyjnych telefonii komórkowej
Wydatki ogółem wyniosły 684,90zł.
Wydatki we wrześniu 2014r. wyniosły 95,95zł.
W paragrafie tym we wrześniu zaewidencjonowano 1 wydatek, który dotyczył opłaty abonamentu za telefon komórkowy, WB 156.
§ 4370 opłaty z tytułu usług telekomunikacyjnych telefonii stacjonarnej
Wydatki ogółem wyniosły 1.216,07zł.
Wydatki we wrześniu 2014r. wyniosły 131,43 zł.
W paragrafie tym we wrześniu zaewidencjonowano 1 wydatek, który dotyczył opłaty abonamentu za telefon stacjonarny.
§ 4440 odpis na ZFŚS
Wydatki ogółem wyniosły 28.989,15zł.
Wydatki we wrześniu 2014r. wyniosły 7.247,29zł.
W paragrafie tym we wrześniu zaewidencjonowano 1 wydatek, który dotyczył przekazania pozostałej kwoty (25%) naliczonego odpisu na ZFŚS, WB 167 z dnia 29.09.2014.
§ 4480 podatek od nieruchomości
Wydatki ogółem wyniosły 7.803,00 zł.
Wydatki we wrześniu 2014r. wyniosły 867,00 zł.
W paragrafie tym we wrześniu zaewidencjonowano 1 wydatek, który dotyczył wpłaty podatku od nieruchomości zgodnie z obowiązującą deklaracją, WB 159.
§ 4520 opłaty na rzecz budżetów jednostek samorządu terytorialnego.
Wydatki ogółem wyniosły 4.002,00 zł.
Wydatki we wrześniu 2014r. wyniosły 466,00 zł.
W paragrafie tym we wrześniu zaewidencjonowano 1 wydatek, który dotyczył opłaty za wywóz odpadów, WB 158.
Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych
Z wyciągu bankowego nr 1 z dnia 13.01.2014r. wynika, że stan początkowy środków pieniężnych na dzień 01.01.2014r. wynosił 47.570,23 zł. Stan ten jest zgodny z ewidencją księgową (konto 135-01-09- rachunek ZFŚS przy Żłobku Nr 9). W 2014r. w kontrolowanej jednostce dokonano odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych na łączną kwotę 28.989,15 zł. Kwota odpisu była zgodna z naliczeniem Funduszu Socjalnego, sprawozdaniem Rb-28S, ewidencją księgową dotyczącą wydatków 4440 oraz planem dochodów/wydatków ZFŚS na 2014r.
Środki budżetowe zostały przekazane na rachunek bankowy ZFŚS w dniach:
- 30.05.2014r.– 21.741,86 zł - WB nr92 – 75% planowanego odpisu, - 29.09.2014r. – 7.247,29 zł - WB nr167 – pozostała kwota odpisu.
Zasady tworzenia i udzielania z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych dla pracowników jednostki określił dyrektor w Regulaminie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych Żłobka Nr 9 w Opolu (załącznik nr 1 do zarządzenia nr 5/2013 dyrektora żłobka nr 9 z dnia 15.04.2013r.). Wyżej wymieniony regulamin określa między innymi osoby uprawnione do korzystania ze środków funduszu, przeznaczenie środków oraz zasad i warunków przyznawania świadczeń socjalnych. Działalność socjalna prowadzona jest na podstawie zatwierdzonego rocznego planu dochodów i wydatków.
Środki funduszu gromadzone są na odrębnym rachunku bankowym, który jest utworzony przy Żłobku Nr 9 w Opolu i prowadzona jest wyodrębniona ewidencja dla każdej jednostki.
Niewykorzystane środki w danym roku kalendarzowym przechodzą na rok następny. Z analizy zapisów na koncie 135-01-09 (strona Wn) oraz wyciągów bankowych konta ZFŚS wynika, że na rachunek bankowy oprócz środków przeniesionych z poprzedniego roku, odpisów, wpływały także spłaty pożyczek mieszkaniowych. Wpływów z innych źródeł nie stwierdzono.
W 2014 r. wpływy na rachunek bankowy funduszu wyniosły ogółem 44.187,22 zł (akta kontroli Nr 14/36/I/50-55).
Z analizy konta 135-01-09, konta 101 - kasa ZFŚS oraz faktur i protokołów z posiedzenia komisji wynika, że zaewidencjonowane wydatki w kontrolowanym okresie wyniosły 27.936,00 zł. Ustalono, że wydatki dotyczyły między innymi zapłaty faktur:
- nr 37/2014 FS z dnia 17.04.2014 r. na kwotę 4.860,00 zł (impreza sportowo – rekreacyjna),
- RK nr 3/2014 z dnia 10.04.2014 r. na kwotę 826,00 zł (bilety do kina).
Z opisu tych faktur oraz z protokołu Komisji Socjalnej wynika, że wydatki dotyczyły opłat za imprezę sportowo – rekreacyjną oraz zakupu biletów do kina.
Ponadto ustalono, że w jednym przypadku dokonano wypłat świadczeń urlopowych dla 26 pracowników na łączną kwotę 10.250,00 zł. Pożyczek mieszkaniowych udzielono na kwotę 12.720,00 zł, natomiast spłaty wyniosły 3.710,00 zł. W 2014r. przyznano(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.).
Saldo konta 135-01-09 na dzień 30.09.2014r. wynosiło 16.251,22 zł. Z ewidencji konta 101 wynika, że stan gotówki w kasie wynosił 0 (akta kontroli Nr 14/36/I/55).
Zobowiązania
W sprawozdaniu Rb – 28S jednostka kontrolowana wykazała stan zobowiązań budżetowych na dzień 30.09.2014r. w łącznej kwocie 29.243,84 zł. Zobowiązania te dotyczyły paragrafów : 4010, 4110, 4120, 4210, 4270, 4300 oraz 4360.
W wyniku kontroli na podstawie ewidencji księgowej ustalono, że:
- zobowiązania wykazane w paragrafie 4010 w kwocie 19.088,16 zł dotyczyły podatków i składek ZUS (konto 225,229)
- zobowiązania wykazane w paragrafie 4110 w kwocie 7.056,89 zł dotyczyły składek ZUS od wynagrodzeń za VIII.2014r. (konto 229)
- zobowiązania wykazane w paragrafie 4120 w kwocie 1.087,47 zł dotyczyły składek na Fundusz Pracy od wynagrodzeń za miesiąc VIII 2014r. (konto 229)
- zobowiązania wykazane w paragrafie 4300 w kwocie 98,40 zł dotyczyły faktury za monitoring, zobowiązanie niewymagalne wobec spółki (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.) (konto 201-01)
- zobowiązania wykazane w paragrafie 4210 w kwocie 1.316,37 zł dotyczyły faktury za zakup środków do konserwacji parkietu, zobowiązanie niewymagalne wobec spółki (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.)
(konto 201-01)
- zobowiązania wykazane w paragrafie 4270 w kwocie 516,60 zł dotyczyły faktury za konserwację instalacji gazowej, zobowiązanie niewymagalne wobec spółki (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.)oraz faktury za konserwację dźwigu na kwotę 147,60 zł, zobowiązanie niewymagalne wobec spółki (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.) (konto 201-01)
- zobowiązania wykazane w paragrafie 4360 w kwocie 79,95 zł dotyczyły faktury za telefon komórkowy, zobowiązanie niewymagalne wobec spółki (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.) (konto 201-01).
W wyniku kontroli ustalono, że powyższe dane były zgodne z ewidencją księgową.
Należności
Z ewidencji księgowej konta 234-02 i 851 wynika, że na dzień 30.09.2014r. stan należności z tytułu udzielonych pożyczek mieszkaniowych wynosiły 9.275,00 zł. Należności z tytułu opłaty za pobyt dziecka w żłobku na dzień 30.09.2014r. wyniosły 0,00 zł (sprawozdanie Rb -27S), należności za wynajem pomieszczeń – 0,56 zł.
Gospodarka kasowa
W Żłobku Nr 9 w Opolu nie jest prowadzona kasa. Obrót gotówkowy odbywa się na podstawie rozliczenia zaliczki. Na podstawie Zarządzenia Nr 1 dyrektora z dnia 02.01.2014r. pracownik administracyjny- intendent otrzymuje zaliczkę stałą na zakup artykułów spożywczych i przemysłowych.
Z zaliczki tej pracownik rozlicza się systematycznie, przynajmniej dwa razy w miesiącu. Na podstawie faktur i rachunków (załączników do rozliczenia zaliczki) pobierana jest gotówka z banku i jednocześnie wypłacana intendentowi.
Gospodarka magazynowa
W Żłobku Nr 9 w Opolu nie są prowadzone magazyny. Zakupione artykuły spożywcze są na bieżąco przekazywane do kuchni. Na koniec roku jest przeprowadzany spis z natury niewykorzystanych materiałów i na tej podstawie tworzony zapas magazynowy.
Z ewidencji księgowej konta 310 wynika, że łączna wartość składników na dzień 30.09.2014r. wynosiła 697,00 zł. Spisu z natury dokonano w dniu 31.12.2013r. Dane wykazane w arkuszach spisowych są zgodne z saldem konta 310- materiały.
Druki ścisłego zarachowania
Zasady postępowania w zakresie druków ścisłego zarachowania reguluje Instrukcja w Sprawie Ewidencji i Kontroli Druków Ścisłego Zarachowania. Osobą odpowiedzialną w tym zakresie jest pracownik zatrudniony w obsłudze ekonomiczno- administracyjnej Żłobków (przy Żłobku Nr 4), który prowadzi rejestr tych druków. Bezpośrednią kontrolę nad drukami ścisłego zarachowania prowadzi główna księgowa. Stwierdzono, że w książce druków ścisłego zarachowania prowadzi się ewidencję następujących druków:
- kwitariusz przychodowy,
- arkusze spisu z natury,
- kartoteki ewidencji zakupu, przyjęć i rozchodu artykułów spożywczych.
W 2014r. przyjęto 3 wpłaty na kwitariusz przychodowy. Sprawdzono wpłaty na kwitariusz przychodowy dla wydatków budżetowych za okres od 01 do 30.09.2014r. Kartoteki ewidencji zakupu i rozchodu w 2014r. zostały wydane od nr 161 do nr 360 t.j.200 sztuk i taka sama ilość została zwrócona.
Umowy cywilno-prawne
W 2014r. nie została zawarta żadna umowa zlecenia ani o dzieło.
Kontrola zarządcza
W dniu 30 grudnia 2010 r. Zarządzeniem Dyrektora Żłobka Nr 9 w Opolu wprowadzono kontrolę zarządczą w Żłobku Nr 9 w Opolu.
W Żłobku nr 9 w Opolu obowiązuje następująca dokumentacja:
Regulamin kontroli wewnętrznej,
Regulamin Zarządzania Ryzykiem,
Kodeks etyki pracowników,
Rejestr ryzyk.
Wszyscy zatrudnieni w żłobku potwierdzają podpisem zapoznanie się z Regulaminami obowiązującymi w żłobku, Kodeksem etyki pracownika Żłobka Nr 9 w Opolu oraz innymi dokumentami obowiązującymi w placówce. W ramach praktycznego stosowania kontroli zarządczej w roku 2014, działania kontrolne były realizowane przez dyrektora żłobka, główną księgową, wyznaczone osoby oraz wszystkich pracowników.
Na bieżąco korygowano niedociągnięcia, omawiano ryzyko realizacji niektórych zadań i celów szczegółowych.
Codziennie dyrektor żłobka w ramach kontroli funkcjonalnej sprawdza :
- przestrzeganie wartości etycznych przez pracowników,
- przestrzeganie przepisów BHP,
- realizację funkcji wychowawczej, opiekuńczej z elementami edukacji,
- obecność dzieci – stan ilościowy,
- obecność personelu,
- ilość wydanych produktów spożywczych z magazynu spożywczego do kuchni, zgodnie z ilością dzieci obecnych i zapisami w RAPORCIE - kosztów żywienia w danym dniu,
- zasadność zakupów spożywczych i przemysłowych do żłobka,
- raz w tygodniu stan zaliczki na zakup artykułów spożywczy i przemysłowych, osobą upoważnioną jest – intendent,
- raz w miesiącu plan zajęć i zabaw z elementami edukacji dla dzieci, z przykładowymi zajęciami i zabawami oraz wyznaczonymi celami.
Informacja i komunikacja między dyrektorem i pracownikami jest na bieżąco realizowana w trakcie codziennych czynności dyrektora.
Protokół niniejszy sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden egzemplarz obustronnie podpisany doręczono kierownikowi kontrolowanej jednostki.
Zgodnie z § 20 ust.1-2 Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola stanowiącego załącznik do zarządzenia nr OR.I-0120.1.77.2012 z dnia 25 maja 2012 r. kierownik jednostki kontrolowanej ma prawo przedstawić umotywowane zastrzeżenia do ustaleń zawartych w protokole. Zastrzeżenia składane są w formie pisemnej w terminie 7 dni roboczych od dnia potwierdzenia odbioru protokołu.
|
Jednostka kontrolowana
W dniu dzisiejszym otrzymałem/am egzemplarz protokołu.
(podpisy)
Data: ........................
|
Zespół kontrolny (podpisy)
Data: ……………………………….
|
|
Ewentualne przyczyny odmowy podpisania protokołu:
.............................................................................................................
.............................................................................................................
|
2015-02-02 09:50:00 - 
