KWiA – I –0914/26/2007
|
Opole, 25 stycznia 2008 r.
|
PROTOKÓŁ KONTROLI NR 34/07
|
Jednostka kontrolowana
|
Przedszkole Publiczne nr 25 w Opolu
|
Nazwa organu sprawującego nadzór
|
Prezydent Miasta Opola
|
Termin przeprowadzenia kontroli
|
od 28 grudnia 2007r. do 11 stycznia 2008r.
|
Imię i nazwisko przeprowadzającego kontrolę oraz stanowisko
|
Małgorzata Jóźwin-Mazurek - podinspektor
w Wydziale Kontroli Wewnętrznej i Audytu
Tadeusz Lech – główny specjalista w Wydziale Kontroli Wewnętrznej i Audytu
|
Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli
|
nr 78/2007
nr 79/2007
|
Przedmiot kontroli
|
Ø Gospodarka finansowa
Ø ZFŚS
Ø Prowadzenie ksiąg rachunkowych
Ø System kontroli wewnętrznej
|
Okres objęty kontrolą
|
2007
|
Imię i nazwisko kierownika kontrolowanej jednostki – stanowisko służbowe
|
Ewa Dęga – dyrektor przedszkola
|
Wyjaśnień w czasie kontroli udzielali:
|
Ewa Dęga – dyrektor
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))– główny księgowy
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) – intendent
|
Podstawy prawne
1. Ustawa z dnia 30 czerwca 2005 r. r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 z późniejszymi zmianami).
2. Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. Nr 76, poz.694 z późniejszymi zmianami).
- Rozporządzenie z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. 107 poz. 726 z późn. zm.).
4. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781 z późniejszymi zmianami).
5. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 146, poz.1222 późniejszymi zmianami).
6. Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 28 marca 2007 r. (Dz. U. Nr 56 poz. 372 z dnia 30.03.2007 r.) zmieniające rozporządzenie w sprawie wysokości minimalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego nauczycieli, ogólnych warunków przyznawania dodatków do wynagrodzenia zasadniczego oraz wynagradzania za pracę w dniu wolnym od pracy.
7. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. z dnia 9 sierpnia 2006 r.)
- Uchwała Nr XLIV/456/05 Rady Miasta Opola z dnia 17 marca 2005 r. w sprawie tworzenia i gospodarowania dochodami własnymi w jednostkach budżetowych miasta Opola.
- Komunikat Nr 13 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006 r. w sprawie standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF z 2006 r. Nr 7 poz. 58).
- Ustawa z dnia 04 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity z 1996 r., Dz. U. Nr 70, poz. 335 z późniejszymi zmianami)
Cel kontroli
Celem kontroli była ocena prawidłowości prowadzonej gospodarki finansowej, oraz sprawdzenie rzetelności prowadzonej ewidencji wydatków i sporządzanych sprawozdań.
Metodyka przeprowadzenia kontroli
Zapoznano się z przyjętymi rozwiązaniami organizacyjnymi w zakresie prowadzenia spraw ewidencyjno-księgowych i gospodarki żywnościowej.
Dane zawarte w sporządzonych sprawozdaniach porównano z danymi znajdującymi się w ewidencji księgowej, wyciągach bankowych oraz w innych badanych dokumentach. Na podstawie sprawozdań oraz zapisów dokonywanych w ewidencji księgowej ustalono poszczególne rodzaje wydatków budżetowych. Przeprowadzono analizę tych wydatków pod kątem celowości i gospodarności ich dokonywania oraz zgodności danych ewidencyjnych z danymi wykazywanymi w sprawozdaniach.
Sprawdzono również czy jednostka posiada zakładowy plan kont i opracowane na piśmie procedury kontroli finansowej oraz czy procedury te są zgodne ze standardami Ministerstwa Finansów i dostosowane do specyfiki jednostki, a także w jaki sposób są realizowane w praktyce.
Szczegółową kontrolą objęto zapisy w ewidencji księgowej za 2007 r., dotyczące niektórych pozycji wydatków budżetowych szkoły oraz zapisy dotyczące wydatków z dochodów własnych zaewidencjonowane w wybranych paragrafach, a także wpływy i wydatki z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.
Porównano stan magazynowy wybranych artykułów żywnościowych ze stanem ewidencyjnym.
USTALENIA KONTROLI
I. W zakresie spraw organizacyjno-kadrowych
Siedzibą przedszkola jest nieruchomość zabudowana, którą Zarząd Miasta Opola przekazał nieodpłatnie w trwały zarząd decyzją nr GN-7224c/17/98 z dnia 25.02.1999 r. (akta kontroli Nr 07/34/I/1-2).
W okresie objętym kontrolą dyrektorami przedszkola były:
- pani Stanisława Kowalska powołana na to stanowisko przez Prezydenta Miasta Opola, która z dniem 31.08.2007 r. przeszła na emeryturę,
- pani Ewa Dęga powołana na to stanowisko z dniem 01.09.2007 r. na okres do 31.08.2012 r. (akta kontroli Nr 07/34/I/3).
Na stanowiskugłównego księgowego zatrudniona jest pani (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) w wymiarze 1/2 etatu od 01 lutego 2002 r. (akta kontroli Nr 07/34/I/5).
Ogółem na dzień 31.12.2006 r. w przedszkolu zatrudnionych było 22 pracowników na 17,80 etatach, w tym 10 pracowników pedagogicznych na 8,175 etatach (akta kontroli Nr 07/34/I/6). Pozostałych 12 pracowników zatrudnionych było na 9,625 etatach na stanowiskach niepedagogicznych w tym:
- 8 osób to pracownicy obsługi: kucharka, pomoc kuchenna, woźne, konserwator,
- 4 osoby to pracownicy administracji: główny księgowy, specjalista ds. kadr, specjalista ds. płac oraz intendent.
Strukturę stanu zatrudnienia w osobach na koniec 2006 r. przedstawia poniższy wykres (znajduje się w załączniku do protokołu).
Szczegółowo stan zatrudnienia na dzień 31.12.2006r. przedstawia tabela nr 1:
Tabela nr 1
Lp.
|
Pracownicy
|
Etaty
|
Osoby
|
1
|
Pedagogiczni
|
8,175
|
10
|
2
|
Administracja
|
2
|
4
|
3
|
Obsługa
|
7,625
|
8
|
RAZEM
|
17,80
|
22
|
W 2007 roku do pracy przyjęto pięciu pracowników (akta kontroli Nr 07/34/I/6) w tym:
· 3 pracowników pedagogicznych,
· 1 pracownika administracji,
· 1 pracownika obsługi.
Akta osobowe pracowników prowadzone są na podstawie rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz.286 z późn. zm.). Zgodnie z nim pracodawca zakłada i prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika akta osobowe. Dokumentacja pracownicza przechowywana jest w szafie zamykanej na klucz. Ustalono, że przyjęci pracownicy posiadają założone akta osobowe i aktualne badania lekarskie, co jest udokumentowane zaświadczeniami wystawionymi przez lekarza posiadającego odpowiednie uprawnienia. W aktach osobowych znajdują się również zaświadczenia o odbytych szkoleniach bhp.
Szkoła posiada opracowaną niżej wymienioną dokumentację:
- Instrukcję sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów,
- Instrukcję Inwentaryzacyjną,
- Zakładowy Plan Kont,
- Regulamin Kontroli Wewnętrznej.
Na podstawie książki kontroli ustalono, że w 2007 roku w Przedszkolu przeprowadzonych zostało 6 kontroli zewnętrznych, w tym jedna w zakresie płac przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych Oddział w Opolu (akta kontroli Nr 07/34/I/9-10). Z informacji uzyskanych od dyrektora przedszkola ustalono, że zalecenia pokontrolne zostały wykonane.
W kontrolowanym okresie jednostka posiadała cztery rachunki bankowe założone w Banku Millennium S.A. (akta kontroli Nr 07/34/I/11):
48047359 – rachunek budżetowy
48047579 – rachunek Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych
48047637 – rachunek dochodów własnych
48047694 – rachunek depozytowy.
Od 27 kwietnia 2007r. jednostka posiada w PKO Bank Polski następujące rachunki bankowe (akta kontroli Nr 07/34/I/12-15):
42 1020 3668 0000 5402 0159 3698 – rachunek budżetowy
87 1020 3668 0000 5102 0159 3714 – rachunek ZFŚS
82 1020 3668 0000 5302 0159 3706 – rachunek dochodów własnych
40 1020 3668 0000 5102 0160 1350 – rachunek depozytowy
Księgi rachunkowe w przedszkolu prowadzone są z wykorzystaniem programu komputerowego firmy Promik & Agropin wersja 2000.00.
Z budżetem gminy przedszkole rozlicza się w dziale 801 rozdział 80104. Wydatki pokrywane są ze środków budżetowych Gminy oraz z dochodów własnych. Podstawą gospodarki finansowej jest roczny plan rzeczowo-finansowy.
II. W zakresie realizacji planu rzeczowo-finansowego
II.1. Dochody budżetowe w 2007 r.
W dniu 10.01.2008 r. jednostka kontrolowana złożyła w Urzędzie Miasta Opola sprawozdanie Rb –27S z wykonania planu dochodów budżetowych Przedszkola za rok 2007 r. (akta kontroli Nr 07/34/I/17).
Ze sprawozdania wynika, że dochody w tym okresie wyniosły 93,39 zł. W wyniku kontroli ustalono, że jest to kwota z tytułu zwrotu odsetek należnych Urzędowi Miasta Opola w związku ze zmianą banku. Dochód ten został odprowadzony na rachunek budżetu Urzędu Miasta w dwóch ratach (akta kontroli Nr 07/34/I/18):
- w dniu 27.09.07 r. kwota 90,26 zł,
- w dniu 16.11.07 r. kwota 3,13 zł.
II.2. Wydatki budżetowe w 2007 r.
Z wyciągu bankowego wynika, że stan środków budżetowych na rachunku bankowym szkoły na dzień 31.12.2006 r. wynosił – „0” (akta kontroli Nr 07/34/I/11).
W dniu 10.01.2008 r. jednostka kontrolowana złożyła w Urzędzie Miasta Opola sprawozdanie Rb–28S z wykonania planu wydatków budżetowych Przedszkola za rok 2007 r. (akta kontroli Nr 07/34/I/19).
Z ewidencji księgowej Urzędu Miasta wynika, że łączna kwota środków budżetowych przekazanych do jednostki kontrolowanej na działalność Przedszkola w tym okresie wynosiła 656.895,66 zł (akta kontroli Nr 07/34/I/20). W wyniku kontroli ustalono, że wszystkie wpływy na rachunek bankowy Przedszkola zostały zaewidencjonowane na koncie 130 (akta kontroli Nr 07/34/I/21-27). Kwota ta jest zgodna z wydatkami wykazanymi w sprawozdaniu rocznym oraz w ewidencji księgowej. Wydatki te zaewidencjonowano w ośmiu niżej wymienionych paragrafach: 3020, 4010, 4040, 4110, 4120, 4300, 4350 oraz 4440. Wszystkie ww. wydatki dotyczyły wynagrodzeń oraz pochodnych jak składki ZUS, fundusz pracy, „trzynastki”, odpis na fundusz socjalny. Ponadto w sprawozdaniu oraz w ewidencji księgowej wykazano wydatek w paragrafie 4300 w kwocie 1.044,00 zł dotyczący prowizji i opłat bankowych.
W wyniku kontroli ustalono, że łączna kwota wydatków wykazana w sprawozdaniu jest zgodna z łączną kwotą wydatków wykazanych w ewidencji księgowej.
W trakcie kontroli stwierdzono, że na koncie księgowym „130” - rachunek bieżący jednostek budżetowych” zarówno po stronie „Wn” i jak i „Ma” dokonywano księgowań nie tylko na podstawie wyciągów bankowych, ale także na podstawie wewnętrznych dokumentów księgowych „poleceń księgowania”. Działanie takie zawyżało obroty na tym koncie, co spowodowało niezgodność zapisu między tą jednostką a bankiem. Powyższy sposób jest niezgodny z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.
Największą pozycje stanowiły wydatki na wynagrodzenia i pochodne, spośród których kontrolą objęto wydatki na wynagrodzenia osobowe (które stanowiły największą pozycję ogółu wydatków) oraz odpisy od tych wynagrodzeń na fundusz socjalny. Wydatki te zostały zaewidencjonowane w dwóch niżej wymienionych paragrafach:
Paragraf 4010 – wynagrodzenia osobowe
Ze sprawozdania Rb-28S wynika, że wydatki przedszkola w tym paragrafie za rok 2007 r. wyniosły 502.131,84 zł.
Kontrolą objęto stawki wynagrodzenia zasadniczego ustalone dla pracowników przyjętych do pracy w 2007 r. (akta kontroli Nr 07/34/I/6). W przypadku trzech pracowników pedagogicznych stwierdzono, że stawka ta została ustalona zgodnie z rozporządzeniem Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 31 stycznia 2005 r. w sprawie minimalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego (Dz. U. Nr 22, poz.181 z późn. zm.). Dodatki do wynagrodzenia zasadniczego ustalono zgodnie z Uchwałą Nr V/37/06 Rady Miasta Opola z dnia 28 grudnia 2006 r. W przypadku dwóch nowozatrudnionych pracowników administracji i obsługi wynagrodzenie ustalono na podstawie rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych w jednostkach organizacyjnych (Dz. U. Nr 46 z 2005 r. poz. 1222 z późn. zm.) oraz uchwały Nr XLXIX/798/06 Rady Miasta Opola z dnia 31 sierpnia w sprawie ustalenia najniższego wynagrodzenia zasadniczego oraz uzgodnienia wartości jednego punktu(akta kontroli Nr 07/34/I/7-8).
W 2007 r. pracownikom oprócz wynagrodzeń miesięcznych wypłacono dodatkowo (akta kontroli Nr 07/34/I/28):
Tabela nr 2
Lp.
|
Pracownicy
|
Kwota
|
%
|
Nagrody jubileuszowe
|
1
|
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))
|
2
|
3
|
Razem
|
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))
|
|
Lp.
|
Pracownicy
|
Kwota
|
Okres
|
Odprawy emerytalne
|
1
|
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))
|
2
|
3
|
Razem
|
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))
|
|
|
|
|
|
Lp.
|
Pracownicy
|
Kwota
|
-
|
Ekwiwalent za niewykorzystany urlop
|
1
|
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))
|
-
|
Razem
|
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))
|
|
|
|
|
|
Lp.
|
Pracownicy
|
Plan
|
Realizacja
|
Specjalny fundusz nagród-nagrody dyrektora
|
1
|
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))
|
|
2
|
|
Razem
|
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))
|
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))
|
W wyniku kontroli ustalono, że łączna kwota nagród wypłaconych pracownikom pedagogicznym i niepedagogicznym nie przekroczyła kwoty zaplanowanej w planie finansowym (akta kontroli Nr 07/34/I/29-30).
Ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypłacono zasadnie, gdyż był on związany z przejściem na emeryturę dyrektora przedszkola (akta kontroli Nr 07/34/I/28).
Nie stwierdzono nieprawidłowości przy dokonywaniu wydatków w tym zakresie.
Paragraf 4440 – odpis na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (akta kontroli Nr 07/34/I/19)
Ze sprawozdania Rb-28S wynika, że wykazane w tym paragrafie wydatki budżetowe przedszkola za rok 2007 wyniosły 24.600,00 zł (akta kontroli Nr 07/34/I/19). W wyniku kontroli ustalono, że kwota ta dotyczyła odpisów na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych. Kwoty te faktycznie przekazane zostały na rachunek bankowy funduszu w ustawowych terminach (akta kontroli Nr 07/34/I/33-34).
Terminy i kwoty odpisów obrazuje poniższa tabela:
Tabela nr 3
Lp.
|
Data
|
Kwota
|
%
|
1
|
21.05.2007 r.
|
17.600,00
|
72
|
2
|
30.09.2007 r.
|
5.900,00
|
24
|
3
|
16.11.2007 r.
|
1.100,00
korekta
|
4
|
RAZEM
|
24.600,00
|
100
|
Z wyciągu bankowego wynika, że na dzień 31.12.2006 r. stan środków na rachunku bankowym wynosił 1.179,87 zł i był zgodny z ewidencją księgową (akta kontroli Nr 07/34/I/11).
W wyniku kontroli ustalono, że na przychody oprócz dokonanego odpisu i stanu początkowego środków pieniężnych składały się spłaty pożyczek i odsetki bankowe oraz środki przelane przez Urząd Miasta Opola z tytułu odpisu dla nauczycieli emerytów w kwocie 4.047,00 zł. Wpływów z innych źródeł nie stwierdzono (akta kontroli Nr 07/34/I/33-34).
W wyniku kontroli stwierdzono, że środki socjalne wydatkowane były zgodnie z regulaminem gospodarowania środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w Publicznym Przedszkolu nr 25, tj. na: zapomogi, pożyczki mieszkaniowe, świadczenia urlopowe dla nauczycieli, dofinansowanie do wczasów „pod gruszą”, dofinansowanie dla emerytów, dofinansowanie „zielonej szkoły.
Ponadto ustalono, że kwota udzielonych pożyczek wynosi 10.500,00 zł.
Z wyciągu bankowego wynika, że na dzień 31.12.2007 r. stan końcowy środków na rachunku bankowym wynosił 2.790,83 zł i był zgodny z ewidencją księgową (akta kontroli Nr 07/34/I/14).
Odnotowano obciążenie środków Funduszu Świadczeń Socjalnych prowizją za prowadzenie rachunku na kwotę 89,00 zł, co jest niezgodne z ustawą z dnia 04 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.
Innych wydatków nie stwierdzono.
II.3. Dochody własne za I półrocze 2007 r.
Ze sporządzonego przez jednostkę kontrolowaną sprawozdania Rb-34 wynika, że wykonanie dochodów własnych za pierwsze półrocze 2007 r. wyniosło ogółem 132.740,14 zł (akta kontroli Nr 07/34/I/35). Na kwotę tą składają się:
Ø środki pieniężne na początek roku sprawozdawczego w kwocie 28.205,21zł,
Ø przychody w kwocie 104.534,93 zł.
Powyższe przychody uzyskano w dwóch paragrafach tj.:
Ø paragraf 092 „Pozostałe odsetki”- kwota 571,16 zł,
Ø paragraf 083 „Wpływy z usług”- kwota 103.963,77 zł.
W wyniku kontroli ustalono, że na przychody składały się opłaty rodziców za pobyt dzieci w Przedszkolu i odsetki bankowe.
Wykazany w sprawozdaniu stan środków pieniężnych na początek roku sprawozdawczego jest zgodny ze stanem środków pieniężnych wykazanym w poprzednim sprawozdaniu na koniec 2006 r. (akta kontroli Nr 07/34/I/11).
W sprawozdaniu Rb-34 wykazano wpływy za I półrocze 2007 r. z tytułu opłat za przedszkole w kwocie 103.963,77 zł. W trakcie kontroli główna księgowa nie potrafiła wskazać zapisów w ewidencji księgowej, z których wynikałaby ww. kwota dochodów. W wyniku kontroli ustalono, że wykazana na koncie 201 po stronie „Ma” kwota wpłat wynosiła 113.542,60 zł i była niższa od kwoty dochodów wykazanych w sprawozdaniu o 9.578,83 zł. Na powyższą okoliczność główna księgowa złożyła pisemne wyjaśnienia o treści: „w związku z tym, że w momencie sprawozdawczości, nie były zamknięte kartoteki finansowe ze względu na szczegółową inwentaryzację majątku zdawczo-odbiorczą (zmiana dyrektora), a także miesiącem urlopowym pracowników (zamknięte przedszkole), nie wszystkie operacje mogłam uzgodnić. Dokonałam tego dopiero w terminie późniejszym, zapisałam jednakże kartotekę czerwcową. Po zamknięciu kartoteki nie mogłam już wrócić do pierwotnych danych, co obecnie skutkuje różnicą w Rb z tytułu korekty odsetek zapłaconych. W momencie sporządzania sprawozdania kartoteka wpłat była różna od obecnej zamkniętej i wynosiła 103.963,77 zł.” (akta kontroli Nr 07/34/I/37)
Ponadto łączna kwota dochodów wykazana w sprawozdaniu jest niższa o 1.909,15 zł od kwoty obrotów po stronie „Wn” konta 132.
Zgodnie z § 9 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej kwoty wykazane w sprawozdaniach powinny być zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej.
II.4. Wydatki dochodów własnych w 2007 r.
W wyniku kontroli ustalono, ze łączna kwota wydatków wykazana w sprawozdaniu była także niższa o 1.909,15 zł od sumy wykazanej na koncie 132 po stronie „Ma”. Natomiast saldo na koncie księgowym 132 było zgodne ze sprawozdaniem i stanem środków pieniężnych wykazanym na koncie bankowym.
Ze sporządzonego przez jednostkę kontrolowaną sprawozdania Rb-34 wynika, że wydatki w ramach dochodów własnych za pierwsze półrocze 2007 r. wyniosły ogółem 86.814,75 zł(akta kontroli Nr 07/34/I/36).
Poniesione wydatki związane były z bieżącą działalnością przedszkola. Strukturę wydatków przedstawia następujący wykres (znajduje się w załączniku do protokołu).
Wykazany w sprawozdaniu stan środków pieniężnych na koniec okresu sprawozdawczego wynosił 45.925,390 zł. W wyniku kontroli ustalono, że na kwotę tą składają się:
Ø środki pieniężne zgromadzone na koncie bankowym w banku Millenium SA w kwocie 29.312,97 zł (akta kontroli Nr 07/34/I/16) ,
Ø środki pieniężne zgromadzone na koncie bankowym w banku PKO BP SA w kwocie 16.612,42 zł (akta kontroli Nr 07/34/I/15).
Wydatki zostały zaewidencjonowane w czternastu paragrafach (akta kontroli Nr 07/34/I/36).
Paragraf 4210 - zakup materiałów i wyposażenia (akta kontroli Nr 07/34/I/38-42)
Według ewidencji księgowej wydatki ogółem wyniosły 9.334,20 zł i taką kwotę wykazano w sprawozdaniu Rb-34. Nie stwierdzono zaewidencjonowania w tym paragrafie wydatków dokonanych na inne cele.
Paragraf 4220 – środki żywnościowe (akta kontroli Nr 07/34/I/43)
Według ewidencji księgowej wydatki ogółem wyniosły 32.315,74 zł. W sprawozdaniu Rb-34 wykazano natomiast kwotę 31.838,79 zł. Wykazana w sprawozdaniu kwota wydatków na żywność była niższa o 476,95 zł od kwoty wydatków wynikającej z ewidencji księgowej. Na okoliczność stwierdzonych rozbieżności główna księgowa złożyła wyjaśnienie, że: „po stronie wydatków(wydatki różne od kosztów)
§ 4220 wyżywienie dzieci
stan magazynu żywnościowego = 32.484,25
z bilansu otwarcia (BO) = - 695,07
stan magazynu (bez zobowiązania)= + 168,51
zobowiązanie = - 118,90
SUMA 31.838,79”
W wyniku kontroli nie stwierdzono zaewidencjonowania w tym paragrafie wydatków dokonanych na inne cele.
W wyniku kontroli porównania stanów ewidencyjnych na dzień 11.01.2008 r. ze stanem faktycznym wybranych artykułów żywnościowych znajdujących się w magazynie nie stwierdzono rozbieżności. Wyniki badań przedstawiono w poniższej tabeli:
Tabela nr 4
Lp.
|
Nazwa towaru
|
Jednostka miary
|
Stan magazynowy
|
Zgodność z ewidencją
|
1.
|
Bułka tarta
|
Sztuki
|
13,5
|
+
|
2.
|
Brokuły 450g
|
Sztuki
|
12
|
+
|
3.
|
Bazylia 10g
|
Sztuki
|
5
|
+
|
4.
|
Cukier
|
Kg
|
21
|
+
|
5.
|
Dżem 310g
|
Sztuki
|
4
|
+
|
6.
|
Herbata 90g
|
Sztuki
|
1
|
+
|
7.
|
Herbatniki
|
Sztuki
|
10
|
+
|
8.
|
Herbata malinowa
|
Opakowania
|
9
|
+
|
9.
|
Kawa inka 150g
|
Sztuki
|
4,5
|
+
|
10.
|
Koncentrat pomidorowy 200g
|
Sztuki
|
5
|
+
|
11.
|
Kwasek cytrynowy
|
Sztuki
|
4
|
+
|
12.
|
Kakao 100g
|
Sztuki
|
4
|
+
|
13.
|
Kasza jęczmienna
|
Kg
|
3,5
|
+
|
14.
|
Koncentrat barszczu
|
Sztuki
|
6
|
+
|
15.
|
Kasza manna 500g
|
Sztuki
|
7
|
+
|
16.
|
Kubuś 1l
|
Sztuki
|
18
|
+
|
17.
|
Kostka drobiowa
|
Opakowania
|
14
|
+
|
18.
|
Mąka ziemniaczana
|
Kg
|
8
|
+
|
19.
|
Mąka tortowa
|
Kg
|
26
|
+
|
20.
|
Majonez dekoracyjny
|
Sztuki
|
9
|
+
|
21.
|
Makaron 500g świderki
|
Sztuki
|
6
|
+
|
22.
|
Makaron 500g łazanka
|
Sztuki
|
16
|
+
|
23.
|
Makaron krajanka 250g
|
Sztuki
|
13
|
+
|
24.
|
Nutela 630g
|
Sztuki
|
2
|
+
|
25.
|
Ryż
|
Kg
|
9
|
+
|
26.
|
Sól warzona jodowana
|
Kg
|
10
|
+
|
27.
|
Tuńczyk w oleju 170g
|
Sztuki
|
20
|
+
|
28.
|
Wegeta 200g
|
Sztuki
|
7
|
+
|
Badaniu poddano także zapisy księgowe dotyczące wydatków powyżej 300,00 zł (akta kontroli Nr 07/34/I/44-45). Wyniki badań obrazuje poniższa tabela:
Tabela nr 5
Lp.
|
Nr faktury
|
Kwota w zł
|
Data
f-ry
|
Liczba pozycji na f-rze
|
Uwagi
|
1
|
43/01/2007
|
501,38
|
03.01.07.
|
15
|
-
|
2
|
24//F2207
|
687,88
|
04.01.07.
|
10
|
-
|
3
|
100/03
|
376,25
|
02.01.07.
|
6
|
-
|
4
|
964/03
|
313,30
|
10.01.07.
|
7
|
-
|
5
|
9/2007
|
301,00
|
31.01.07.
|
11
|
-
|
6
|
3016/03
|
314,45
|
01.02.07.
|
5
|
-
|
7
|
4472/03
|
353,98
|
16.02.07.
|
6
|
-
|
8
|
16/2007
|
347,29
|
16.02.07.
|
14
|
-
|
9
|
2095/01/2007
|
329,78
|
22.02.07.
|
12
|
-
|
10
|
6027/03
|
367,27
|
06.03.07.
|
6
|
-
|
11
|
2792/01/2007
|
418,91
|
12.03.07.
|
10
|
-
|
12
|
7187/03
|
315,74
|
16.03.07.
|
5
|
-
|
13
|
8731/F2207
|
303,69
|
20.03.07.
|
5
|
-
|
14
|
8698/03
|
313,90
|
02.04.07.
|
6
|
-
|
15
|
12506/F2207
|
375,88
|
25.04.07.
|
6
|
-
|
16
|
16121/03/22
|
319,07
|
31.05.07.
|
6
|
-
|
17
|
73/2007
76/2007
|
168,41
150,75
|
08.06.07.
15.06.07.
|
10
11
|
-
-
|
Paragraf 4240 – zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i książek (akta kontroli Nr 07/34/I/50)
Według ewidencji księgowej wydatki ogółem wyniosły 2.614,18 zł i taką kwotę wykazano w sprawozdaniu Rb-34.
Paragraf 4260 – zakup energii (akta kontroli Nr 07/34/I/49,52-53)
Według ewidencji księgowej wydatki ogółem wyniosły 17.505,04 zł i taką kwotę wykazano w sprawozdaniu Rb-34. Nie stwierdzono zaewidencjonowania w tym paragrafie wydatków dokonanych na inne cele.
Paragraf 4270 – usługi remontowe (akta kontroli Nr 07/34/I/49,54)
Według ewidencji księgowej wydatki ogółem wyniosły 3.890,65 zł i taką kwotę wykazano w sprawozdaniu Rb-34. Sprawdzono największą pozycję w ewidencji księgowej, która dotyczyła faktury nr 17/2007 z dnia 12.03.2007 r. na kwotę 3.100,02 zł za remont c.o. Nie stwierdzono zaewidencjonowania w tym paragrafie wydatków dokonanych na inne cele.
Paragraf 4280 – usługi zdrowotne (akta kontroli Nr 07/34/I/50)
Według ewidencji księgowej wydatki ogółem wyniosły 361,00 zł i taką kwotę wykazano w sprawozdaniu Rb-34.
Paragraf 4300 - zakup usług pozostałych (akta kontroli Nr 07/34/I/49)
Według ewidencji księgowej wydatki ogółem wyniosły 18.872,29 zł. W sprawozdaniu Rb-34 wykazano natomiast kwotę 17.859,29 zł (akta kontroli Nr 07/34/I/36). Wykazana kwota w sprawozdaniu była niższa o 1.013,00 zł. Na powyższą okoliczność główna księgowa złożyła wyjaśnienia, że: ”po stronie wydatków (wydatki różne od kosztów)
§ 4300 usługi pozostałe
prowizja bankowa dochody własne = 17.859,29
prowizja bankowa budżet = +1.013,00
SUMA 18.872,29”
Paragraf 4350 – zakup usług dostępu do sieci (akta kontroli Nr 07/34/I/50)
Według ewidencji księgowej wydatki ogółem wyniosły 198,00 zł i taką kwotę wykazano w sprawozdaniu Rb-34.
Paragraf 4360 – zakup usług telekomunikacyjnych telefonii komórkowej (akta kontroli Nr 07/34/I/50)
Według ewidencji księgowej wydatki ogółem wyniosły 114,28 zł i taką kwotę wykazano w sprawozdaniu Rb-34.
Paragraf 4370 – zakup usług telekomunikacyjnych telefonii stacjonarnej (akta kontroli Nr 07/34/I/50)
Według ewidencji księgowej wydatki ogółem wyniosły 1.214,30 zł i taką kwotę wykazano w sprawozdaniu Rb-34.
Paragraf 4430 – różne opłaty i składki (akta kontroli Nr 07/34/I/50)
Według ewidencji księgowej wydatki ogółem wyniosły 867,00 zł i taką kwotę wykazano w sprawozdaniu Rb-34.
Paragraf 4700 – szkolenia pracowników (akta kontroli Nr 07/34/I/50)
Według ewidencji księgowej wydatki ogółem wyniosły 887,60 zł i taką kwotę wykazano w sprawozdaniu Rb-34.
Paragraf 4740 – zakup materiałów papierniczych do sprzętu drukarskiego (akta kontroli Nr 07/34/I/50)
Według ewidencji księgowej wydatki ogółem wyniosły 130,42 zł i taką kwotę wykazano w sprawozdaniu Rb-34.
W wyniku analizy zapisów ewidencyjnych nie stwierdzono faktów uzyskiwania przychodów oraz dokonywania wydatków z dochodów własnych niezgodnie z ustawą o finansach publicznych bądź z uchwałą Rady Miasta Opola w sprawie tworzenia i gospodarowania dochodami własnymi w jednostkach budżetowych miasta Opola.
III. System kontroli wewnętrznej w 2007 r.
Badaniu poddano system kontroli wewnętrznej. W przedszkolu obowiązuje Regulamin kontroli wewnętrznej (akta kontroli Nr 07/34/I/55-57). Został on wprowadzony zarządzeniem wewnętrznym nr 6/2007 z dnia 05.09.2007 r. (akta kontroli Nr 07/34/I/61). Zgodnie z ww. Regulaminem kontroli wewnętrznej do przeprowadzania kontroli upoważnieni są dyrektor przedszkola i główny księgowy.
Kontrola wewnętrzna obejmuje czynności polegające na:
- ustaleniu stanu faktycznego,
- ustaleniu przyczyn i skutków stwierdzonych nieprawidłowości jak również osób za to odpowiedzialnych,
- badaniu zgodności i rozstrzygnięć z obowiązującymi przepisami prawa,
- wskazaniu sposobu umożliwiającego usunięcie stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień podniesionych w zaleceniach pokontrolnych,
- wskazanie przykładów dobrej pracy.
W Załączniku 1 do Regulaminu określono zakres kontroli i osobę odpowiedzialną za jej przeprowadzenie. W zakresie realizacji programów nauczania i wychowania zgodnie z obowiązującymi przepisami bezpośrednio nadzór pedagogiczny nad personelem pedagogicznym prowadzi dyrektor Przedszkola. Kontrolę wstępną w zakresie prawidłowego gospodarowania materiałami i środkami nietrwałymi przeprowadza intendent i kucharka. Kontrolę bieżącą w zakresie prawidłowego gospodarowania środkami trwałymi przeprowadza intendent i woźny. W zakresie prawidłowego gospodarowania gotówką oraz przestrzegania przepisów BHP i ppoż. kontrolę bieżącą przeprowadzają intendent i pracownik ds. BHP. Do zakresu kontroli głównej księgowej i pracownika ds. kadr należy prawidłowe prowadzenie dokumentacji kadrowej, płacowej i finansowej.
Sprawowanie kontroli następuje wg wcześniej ustalonego planu określającego zakres, częstotliwość oraz skład zespołu kontroli wewnętrznej (akta kontroli Nr 07/34/I/59).
W 2007 roku przeprowadzono kontrolę dotyczącą zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków korzystania z obiektów przedszkola, po przerwie w działalności oświatowej. Wydano zalecenia pokontrolne, z realizacji których sporządzono notatkę służbową.
W Przedszkolu obowiązuje także Instrukcja sporządzania obiegu i kontroli dokumentów księgowych opracowana na podstawie ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. Nr 76, poz.694 z późniejszymi zmianami). Została ona wprowadzona zarządzeniem wewnętrznym dyrektora jednostki nr 3 z dnia 29.09.2005 r. zarządzenie weszło w życie z dniem 01.10.2005 r. (akta kontroli Nr 07/34/I/60)
Protokół niniejszy sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden egzemplarz obustronnie podpisany, doręczono dyrektorowi Przedszkola.
Zgodnie z § 39 ust.1 Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola stanowiącego załącznik do zarządzenia nr OR.II-0152/18/2003 Prezydenta Miasta Opola z dnia 9 czerwca 2003 r. w sprawie Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola zmienionego zarządzeniem nr OR.I-152-32/2004 Prezydenta Miasta Opola z dnia 24.08.2004 r. w sprawie zmiany Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola oraz zarządzeniem nr OR.I-0152-42/2004 Prezydenta Miasta Opola z dnia 29.10.2004 r. w sprawie zmiany Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola kierownik jednostki kontrolowanej ma prawo pisemnie, w terminie 7 dni roboczych od daty doręczenia protokołu kontroli, zgłosić kierownikowi zespołu kontrolnego umotywowane zastrzeżenia do ustaleń zawartych w protokole.
Jednostka kontrolowana
W dniu dzisiejszym otrzymałem/am egzemplarz protokołu.
(podpis)
Data: ........................
|
Zespół kontrolny
(podpisy)
Data:................
|
Podpis Głównego Specjalisty:
Podpis Naczelnika Wydziału:
Ewentualne przyczyny odmowy podpisania protokołu:
..............................................................................................................
..............................................................................................................
..............................................................................................................
|