|
KWiA – I –0914/4/09
|
Opole, 9 kwietnia 2009 r.
|
|
PROTOKÓŁ KONTROLI NR 9/09
|
|
Jednostka kontrolowana
|
Publiczna Szkoła Podstawowa Nr 10 im. Henryka Sienkiewicza w Opolu ul. Wróblewskiego 7
|
|
Nazwa organu sprawującego nadzór
|
Prezydent Miasta Opola
|
|
Termin przeprowadzenia kontroli
|
od 5 do 20 marca 2009 r.
|
|
Imię i nazwisko przeprowadzającego kontrolę oraz stanowisko
|
Małgorzata Jóźwin-Mazurek – starszy specjalista w Wydziale Kontroli Wewnętrznej i Audytu
Monika Pijanka – inspektor w Wydziale Kontroli Wewnętrznej i Audytu
przy udziale Tadeusza Lecha – głównego specjalisty w Wydziale Kontroli Wewnętrznej i Audytu
|
|
Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli
|
nr 17/09
nr 18/09
|
|
Przedmiot kontroli
|
- gospodarka finansowa
- ewidencja księgowa i sprawozdawczość
- ZFŚS
- system kontroli wewnętrznej
|
|
Okres objęty kontrolą
|
2008 r.
|
|
Imię i nazwisko kierownika kontrolowanej jednostki – stanowisko służbowe
|
Maria Bitka-Urbanek – dyrektor szkoły
|
|
Wyjaśnień w czasie kontroli udzielali:
|
Maria Bitka-Urbanek – dyrektor
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))– główny księgowy
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))– specjalista ds. płac i księgowości
|
Podstawy prawne
1. Ustawa z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 z późniejszymi zmianami).
2. Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. Nr 76, poz.694 z późniejszymi zmianami).
- Ustawa z dnia 04 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity z 1996 r., Dz. U. Nr 70, poz. 335 z późniejszymi zmianami).
4. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781 z późniejszymi zmianami).
- Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107 poz. 726 z późniejszymi zmianami).
- Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142 poz. 1020).
7. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 146, poz.1222 z późniejszymi zmianami).
8. Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 28 marca 2007 r. (Dz. U. Nr 56 poz. 372 z dnia 30.03.2007 r.) zmieniające rozporządzenie w sprawie wysokości minimalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego nauczycieli, ogólnych warunków przyznawania dodatków do wynagrodzenia zasadniczego oraz wynagradzania za pracę w dniu wolnym od pracy.
- Uchwała Nr LXIX/798/06 Rady Miasta Opola z dnia 31 sierpnia 2006 r. w sprawie ustalenia najniższego wynagrodzenia zasadniczego w pierwszej kategorii zaszeregowania w tabeli miesięcznych stawek wynagrodzenia zasadniczego pracowników niepedagogicznych zatrudnionych w jednostkach oświatowych oraz uzgodnienia wartości jednego punktu.
- Uchwała Nr XLIV/456/05 Rady Miasta Opola z dnia 17 marca 2005 r. w sprawie tworzenia i gospodarowania dochodami własnymi w jednostkach budżetowych miasta Opola.
- Komunikat Nr 13 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006 r. w sprawie standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF z 2006 r. Nr 7 poz. 58).
Cel kontroli
Celem kontroli była ocena prawidłowości prowadzenia ewidencji księgowej, wydatkowania środków budżetowych i gospodarowania środkami z dochodów własnych oraz sprawdzenie rzetelności prowadzonej ewidencji i sporządzanych sprawozdań.
Metodyka przeprowadzenia kontroli
Z ewidencji księgowej Urzędu Miasta Opola uzyskano niezbędne dane dotyczące środków finansowych przekazanych do jednostki kontrolowanej na cele objęte kontrolą.
Zebrano podstawowe dane o organizacji i funkcjonowaniu jednostki. Sprawdzono czy jednostka posiada zakładowy plan kont i opracowane na piśmie procedury kontroli finansowej, czy procedury te są zgodne ze standardami Ministerstwa Finansów, czy są dostosowane do specyfiki jednostki oraz w jaki sposób są realizowane w praktyce. Zapoznano się ze sposobem prowadzenia ewidencji księgowej. Porównano zgodność danych zawartych w sprawozdaniu końcowym za 2007 r. z wydrukiem komputerowym „zestawienie obrotów i sald” na dzień 31.12.2007 r.
Z uwagi na to, iż ewidencja dotycząca klasyfikacji wydatków budżetowych za poszczególne okresy sprawozdawcze nie zawierała kwot narastająco, do kontroli wytypowano wydatki zaewidencjonowane w styczniu i sierpniu tj. pierwszym i ostatnim miesiącu pracy poprzedniej głównej księgowej, oraz wrześniu, październiku, listopadzie i grudniu tj. miesiącach pracy obecnej księgowej. Na podstawie wyciągów bankowych ustalono wszystkie wydatki dokonane w miesiącu styczniu. Następnie dane te porównano z ewidencją księgową dotycząca poszczególnych paragrafów oraz ze sprawozdaniem Rb-28.
Dane wykazane w sprawozdaniach Rb-28 za sierpień i za grudzień porównano z ewidencją księgową dotyczącą wydatków w tych okresach.
Ustalono różnice w wydatkach wykazanych w sprawozdaniach Rb-28 w poszczególnych paragrafach pomiędzy sierpniem a wrześniem, październikiem i listopadem. Kwoty te porównano z wydatkami zaewidencjonowanymi w tych miesiącach w poszczególnych paragrafach. Sprawdzono, czy poszczególne wydatki są prawidłowo opisane w systemie ewidencji księgowej.
Skontrolowano wynagrodzenia trzech pracowników szkoły tj. dyrektora i głównych księgowych: obecnej i poprzedniej, wypłacone od dnia 1 stycznia do 31 grudnia 2008 r. Badanie polegało na porównaniu danych w listach płac z dokonanymi przelewami.
Zapoznano się z dokumentacją dotycząca wydatków z tyt. zawartych umów zleceń a zaewidencjonowanych w paragrafie 4170.
Ponadto sprawdzono Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych oraz zgodność z ewidencją księgową wydatków wykazanych w sprawozdaniach dot. dochodów własnych. Sprawdzono również prawidłowość sporządzania raportów kasowych oraz rozliczania się z pobranych zaliczek.
Zapoznano się z dokumentacją dotyczącą systemu kontroli wewnętrznej oraz z funkcjonowaniem tego systemu w jednostce.
USTALENIA KONTROLI
I. Sprawy organizacyjno-kadrowe
W dniach od 28 września do 5 października 2006 r., zostało przeprowadzone przez Wydział Kontroli Wewnętrznej i Audytu postępowanie kontrolne nr 15/06.
W wyniku przeprowadzonej kontroli stwierdzono między innymi, że w jednostce nie były prowadzone księgi rachunkowe w sposób wymagany przepisami ustawy o rachunkowości. Dokumentacja prowadzona w szkole nie obejmowała zbiorów księgowych, o których mowa w art. 4 ustawy o rachunkowości.
Ewidencja księgowa nie była prowadzona ręcznie, ani też komputerowo. Wprawdzie jednostka zgodnie z ustawą o rachunkowości posiadała dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady rachunkowości, jednakże owe zasady nie były stosowane w praktyce. W dokumentach szkoły brak jest deklaracji głównej księgowej o odpowiedzialności materialnej za powierzoną gotówkę i inne walory wartościowe znajdujące się w kasie. Stwierdzono również brak dokumentów wskazujących na sposób pobierania gotówki z banku, brak dokumentów rozliczeniowych z pobranych zaliczek, brak zakwalifikowania poszczególnych operacji gospodarczych figurujących na wyciągach bankowych odnośnie sposobu ujęcia tych operacji w księgach rachunkowych. Dokumentom księgowym nie nadano numerów identyfikacyjnych, o których mowa w art. 21 ust.1 pkt 1 ustawy o rachunkowości. Nie była prowadzona ewidencja druków ścisłego zarachowania.
W związku ze stwierdzonymi nieprawidłowościami wydano zalecenie pokontrolne dotyczące założenia ksiąg rachunkowych zgodnie z ustawą o rachunkowości i opracowanym Zakładowym Planem Kont, realizowania zasad określonych w Instrukcji obiegu i kontroli dowodów księgowych, Instrukcji przeprowadzania inwentaryzacjioraz dokonania rozliczenia wszystkich wydatków szkoły za lata 2005-2006. Termin przekazania sprawozdania z realizacji zaleceń został wyznaczony na dzień 30.12.2006 r. W dniu 14.02.2007 r. dyrektor szkoły przesłał rozliczenie wydatków szkoły za lata 2005-2006 (akta kontroli Nr 09/09/I/12-15).
Dyrektorem szkoły jest pani Maria Bitka – Urbanek powołana na to stanowisko przez Prezydenta Miasta Opola z dniem 1 września 2006 r. na czas określony do 31 sierpnia 2011 r. (akta kontroli Nr 09/09/I/16-17). W okresie objętym kontrolą na stanowiskugłównego księgowego zatrudnione były:
- od 15 do 20.01.2008 r. pani (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))na umowę-zlecenie na wykonanie sprawozdań rocznych za 2007 r.,
- od 24.01. do 31.08.2008 r. pani (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))w wymiarze ¾ etatu (akta kontroli Nr 09/09/I/18-21),
· od 01.09.2008 r. do 31.03.2009 r. pani (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))w wymiarze ½ etatu (akta kontroli Nr 09/09/I/22-23).
Stan zatrudnienia na 31.12.2007 r. i na 31.12.2008 r. (akta kontroli Nr 09/09/I/24-30) w rozbiciu na poszczególne grupy zawodowe w osobach i etatach przedstawia poniższa tabela:
Tabela nr 1
|
RODZAJE STANOWISK PRACY
|
stan na 31.12.2007 r.
|
stan na 31.12.2008 r.
|
|
osoby
|
etaty
|
osoby
|
etaty
|
|
Pracownicy pedagogiczni
|
20
|
16,59
|
22
|
18,60
|
|
Pracownicy administracji
|
7
|
4,25
|
4
|
4
|
|
Pracownicy obsługi
|
4
|
4
|
4
|
4,00
|
|
Razem:
|
31
|
24,84
|
30
|
25,60
|
Z powyższych danych wynika, że stan zatrudnienia ogółem na 31.12.2008r. był wyższy o 0,76 etatu w stosunku do stanu początkowego. W przypadku pracowników pedagogicznych nastąpiło zwiększenie ilości zatrudnionych o 2 osoby. Było to związane z zatrudnieniem 2 nauczycieli na zastępstwo: w przypadku jednego nauczyciela - w związku z urlopem wychowawczym, a w przypadku drugiego – z urlopem macierzyńskim.
W 2008 roku przyjęto do pracy w szkole jedenastu pracowników pedagogicznych, czterech pracowników administracji oraz dwóch pracowników obsługi.
Z budżetem gminy szkoła rozlicza się w dziale 801 rozdział 80104, oraz w dziale 854 rozdział 85401. Wydatki pokrywane są ze środków budżetowych Gminy oraz z dochodów własnych. Podstawą gospodarki finansowej jest roczny plan rzeczowo-finansowy.
W 2008 r. szkoła posiadała cztery rachunki bankowe założone w Banku PKO BP S.A.: rachunek budżetowy, rachunek zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, rachunek dochodów własnych oraz rachunek depozytowy.
Jednostka posiada zakładowy plan kont (akta kontroli Nr 09/09/I/31-33). Księgi rachunkowe w szkole prowadzone są z wykorzystaniem programu komputerowego Vulcan.
Z zapisów książki kontroli szkoły wynika, że w roku 2008 w jednostce zostały przeprowadzone 3 kontrole zewnętrzne przez Kuratorium Oświaty w Opolu.
II. W zakresie realizacji planu finansowo-rzeczowego
1. Wydatki budżetowe jednostki na dzień 31.12.2007 r.
W dniu 21.01.2008 r. kontrolowana jednostka złożyła w Urzędzie Miasta Opola sprawozdania Rb –28S z wykonania planu wydatków budżetowych za 2007 r. (akta kontroli Nr 09/09/I/34). Ze sporządzonego sprawozdania szkoły wynika, że wydatki wyniosły 995.070,49 zł i zostały zaewidencjonowane w dwudziestu jeden paragrafach.
Porównano zgodność danych zawartych w sprawozdaniu z wydrukiem komputerowym „zestawienie obrotów i sald” na dzień 31.12.2007 r. W wyniku kontroli stwierdzono, że łączna kwota wydatków wykazanych w sprawozdaniu nie jest zgodna z ewidencją księgową (akta kontroli Nr 09/09/I/35-36).
W wyniku analizy zapisów księgowych stwierdzono, że dane wykazane w sprawozdaniu w paragrafie 4300 nie były zgodne z ewidencją księgową tego paragrafu. W sprawozdaniu wykazano kwotę wydatków 17.988,55 zł, natomiast w ewidencji księgowej - 17.838,55 zł, mniejszą o 150,00 zł. Z wyciągu bankowego nr 95 z dnia 31.12.2007 r. wynikało, że była to kwota prowizji bankowych. Saldo na wyciągu bankowym było ujemne i wyniosło -145,16 zł. Na wyciągu została umieszczona odręczna adnotacja „nieksięgowane” (akta kontroli Nr 09/09/I/37-38).
2. Wydatki budżetowe szkoły i świetlicy w 2008 r.
Z dokumentacji bankowej wynika, że stan salda na rachunku bieżącym na dzień 2.01.2008 r. wynosił „-145,16” (akta kontroli Nr 09/09/I/73). W wyniku kontroli ustalono, że stan ten był zgodny z ewidencją księgową (zapisy na koncie „130”) (akta kontroli Nr 09/09/I/72). Konto 130 wykazuje dwa salda. Po stronie „Wn” 10.255,35 zł i po stronie „Ma” 10.400,51 zł (per saldo -145,16 zł).
2.1 Wydatki budżetowe w miesiącu styczniu 2008 r.
Z ewidencji księgowej Urzędu Miasta wynika, że łączna kwota środków budżetowych przekazanych do jednostki kontrolowanej na działalność bieżącą do dnia 31.01.2008 r. wynosiła 138.800,00 zł (akta kontroli Nr 09/09/I/74).W dniu 19.02.2008 r. szkoła przedłożyła w Urzędzie Miasta Opola 2 sprawozdania Rb-28S z wykonania wydatków (akta kontroli Nr 09/09/I/75-76), z których wynika, że łączna kwota wydatków na działalność wyniosła 66.216,13 zł – jednostka nie wykorzystała kwoty w wysokości 72.583,87 zł. Natomiast na rachunku bankowym pozostała kwota 72.583,83 zł (akta kontroli Nr 09/09/I/77).
Ze sporządzonego sprawozdania oraz z dokumentacji księgowej szkoły wynika, że dokonane wydatki bieżące w miesiącu styczniu zostały zaewidencjonowane w dziesięciu paragrafach. W poniższej tabeli ujęto kwoty wydatków i paragrafy w których zostały wykazane.
Tabela nr 2
|
Lp.
|
Paragraf
|
Kwota wydatków wykazanych w sprawozdaniu
|
Kwota wydatków wg ewidencji księgowej
|
Uwagi
|
|
1
|
4010
|
47.986,22
|
48.157,01
|
Niezgodne
|
|
2
|
4040
|
-
|
378,66
|
Niezgodne
|
|
3
|
4110
|
7.127,78
|
7.127,78
|
Zgodne
|
|
4
|
4120
|
1.129,58
|
1.129,58
|
Zgodne
|
|
5
|
4170
|
900,00
|
752,00
|
Niezgodne
|
|
6
|
4210
|
2.489,92
|
1.508,41
|
Niezgodne
|
|
7
|
4260
|
1.324,80
|
1,324,80
|
Zgodne
|
|
8
|
4300
|
739,04
|
173,88
|
Niezgodne
|
|
9
|
4370
|
277,43
|
277,43
|
Zgodne
|
|
10
|
4440
|
700,00
|
-
|
Niezgodne
|
|
|
Łącznie
|
62.674,77
|
60.829,55
|
Niezgodne
|
W pięciu paragrafach stwierdzono niezgodności pomiędzy kwotami wydatków wykazanymi w sprawozdaniu a ewidencją księgową tych paragrafów.
Ponadto w ewidencji księgowej paragrafu 4040 stwierdzono księgowanie, którego nie wykazano w sprawozdaniu.
Dodatkowo w sprawozdaniu w paragrafie 4440 wykazano wydatek na kwotę 700,00 zł, który nie został zaksięgowany w ewidencji księgowej tego paragrafu. Korekty tej kwoty dokonano w miesiącu wrześniu 2008 r.
W wyniku kontroli stwierdzono, że łączna kwota wydatków wykazana w sprawozdaniu szkoły za miesiąc styczeń 2008 r. nie jest zgodna z kwotą wynikającą z ewidencji księgowej (akta kontroli Nr 09/09/I/78-79).
Na podstawie wyciągów bankowych ustalono wszystkie wydatki dokonane w miesiącu styczniu. Następnie dane te porównano z ewidencją księgową konta 130 dotyczącą poszczególnych paragrafów. Wyniki ustaleń przedstawia poniższa tabela:
Tabela nr 3
|
Lp.
|
Nr wyciągu bankowego
|
Data wyciągu
|
Kwota zł
|
§
|
Zgodność z ewidencją księgową konta 130
|
|
1
|
WB 1
|
02.01.2008
|
22.717,72-szkoła
2.006,49-świetlica
|
4010
4010
|
Zgodne
Zgodne
|
|
2
|
WB 2
|
10.01.2008
|
25,00
608,50
34,40
141,78
32,10
|
4210
4210
4260
4300
4300
|
Zgodne
Zgodne
Zgodne
Zgodne
Zgodne
|
|
3
|
WB 3
|
17.01.2008
|
Brak obciążeń
|
|
Zgodne
|
|
4
|
WB 4
|
21.01.2008
|
499,42
790,98
298,91
576,00
277,43
|
4260
4260
4210
4210
4370
|
Zgodne
Zgodne
Zgodne
Zgodne
Zgodne
|
|
5
|
WB 5
|
24.01.2008
|
Brak obciążeń
|
|
Zgodne
|
|
6
|
WB 6
|
25.01.2008
|
752,00
|
4170
|
Zgodne
|
|
7
|
WB 7
|
28.01.2008
|
12.113,82-szkoła
245,29-świetlica
378,66
|
4010
4010
4040
|
Zgodne
Zgodne
Zgodne
|
|
8
|
WB 8
|
29.01.2008
|
13.325,47
7.127,78
1.129,58
765,79
452,13
71,66
|
4010
4110
4120
4010
4110
4120
|
Zgodne
Zgodne
Zgodne
Zgodne
Zgodne
Zgodne
|
|
9
|
WB 9
|
30.01.2008
|
1.700,00
|
Zaliczka pobrana z banku
|
Brak zapisu w raporcie kasowym
|
|
10
|
WB 10
|
31.01.2008
|
Brak obciążeń
|
|
|
Zespół kontrolny ustalił, że w miesiącu styczniu obciążenia bankowe widniejące na wyciągach bankowych zostały zaksięgowane w ewidencji księgowej. W przypadku zaliczki na kwotę 1.700,00 zł pobranej w dniu 30.01.2008 r. brak jest takiego zapisu w raporcie kasowym.
2.2 Wydatki budżetowe w miesiącach VIII-XII 2008 r.
Ustalono różnice w wydatkach wykazanych w sprawozdaniach Rb-28 w poszczególnych paragrafach pomiędzy sierpniem a wrześniem, październikiem i listopadem. Kwoty te porównano z wydatkami zaewidencjonowanymi w tych miesiącach w poszczególnych paragrafach. Sprawdzono, czy poszczególne wydatki są prawidłowo opisane w systemie ewidencji księgowej.
Wykazane wydatki w miesiącu sierpniu i wrześniu wg poszczególnych paragrafów przedstawia poniższa tabela:
Tabela nr 4
|
Lp
|
§
|
Wydatki wg Rb-28 VIII/08
|
Wydatki wg Rb-28 IX/08
|
Wydatki wg sprawozdania
|
Wydatki wg ewidencji księgowej
|
Uwagi
|
|
1
|
3020
|
249,20
|
249,20
|
-
|
-
|
Zgodne
|
|
2
|
4010
|
506.995,77
|
520.902,37
|
13.906,60
|
13.906,78
|
Niezgodne
|
|
3
|
4040
|
48.898,89
|
48.898,89
|
-
|
-
|
Zgodne
|
|
4
|
4110
|
59.576,82
|
59.576,82
|
-
|
-
|
Zgodne
|
|
5
|
4120
|
10.142,88
|
10.142,88
|
-
|
-
|
Zgodne
|
|
6
|
4170
|
2.050,00
|
2.050,00
|
-
|
-
|
Zgodne
|
|
7
|
4210
|
19.263,40
|
22.184,56
|
2.921,16
|
2.501,69
|
Niezgodne
|
|
8
|
4240
|
2.116,85
|
3.034,56
|
917,71
|
142,74
|
Niezgodne
|
|
9
|
4260
|
40.531,04
|
43.259,35
|
2.728,31
|
2.728,31
|
Zgodne
|
|
10
|
4270
|
30.791,91
|
30.791,91
|
-
|
-
|
Zgodne
|
|
11
|
4280
|
603,00
|
990,00
|
387,00
|
387,00
|
Zgodne
|
|
12
|
4300
|
18.498,88
|
18.498,88
|
-
|
561,25
|
Niezgodne
|
|
13
|
4350
|
61,00
|
61,00
|
-
|
29,00
|
Niezgodne
|
|
14
|
4370
|
2.450,79
|
2.662,85
|
212,06
|
183,29
|
Niezgodne
|
|
15
|
4410
|
335,00
|
335,00
|
-
|
Brak paragrafu w ewidencji księg.
|
Niezgodne
|
|
16
|
4430
|
752,00
|
752,00
|
-
|
-
|
Zgodne
|
|
17
|
4440
|
26.725,00
|
26.025,00
|
-700,00
|
-
|
Niezgodne
|
|
18
|
4700
|
1.394,00
|
1.394,00
|
-
|
-
|
Zgodne
|
|
19
|
4740
|
253,76
|
464,82
|
211,06
|
-
|
Niezgodne
|
|
20
|
4750
|
1.119,58
|
1.186,68
|
67,10
|
717,34
|
Niezgodne
|
|
21
|
4990
|
-
|
-
|
-
|
2.766,50
|
Niezgodne
|
W wyniku kontroli stwierdzono, że wykazane wg sprawozdania kwoty wydatków w jedenastu paragrafach nie są zgodne z ewidencją księgową (akta kontroli Nr 09/09/I/80-102).
Wykazane wydatki w miesiącu październiku i listopadzie wg poszczególnych paragrafów przedstawia poniższa tabela:
Tabela nr 5
|
Lp
|
§
|
Wydatki wg Rb-28 X/08
|
Wydatki wg Rb-28 XI/08
|
Wydatki wg sprawozdania
|
Wydatki wg ewidencji księgowej
|
Uwagi
|
|
1
|
3020
|
249,20
|
249,20
|
-
|
-
|
Zgodne
|
|
2
|
4010
|
575.182,82
|
633.672,77
|
58.489,95
|
56.560,69
|
Niezgodne
|
|
3
|
4040
|
48.898,89
|
48.898,89
|
-
|
-
|
Zgodne
|
|
4
|
4110
|
63.938,45
|
73.376,26
|
6.437,81
|
8.757,03
|
Niezgodne
|
|
5
|
4120
|
11.309,51
|
12.675,84
|
1.366,33
|
1.387,78
|
Niezgodne
|
|
6
|
4170
|
2.050,00
|
2.050,00
|
-
|
-
|
Zgodne
|
|
7
|
4210
|
23.158,05
|
23.373,45
|
215,40
|
215,40
|
Zgodne
|
|
8
|
4240
|
3.461,98
|
3.461,98
|
-
|
-
|
Zgodne
|
|
9
|
4260
|
47.146,65
|
53.133,49
|
5.986,84
|
5.986,84
|
Zgodne
|
|
10
|
4270
|
30.791,91
|
30.791,91
|
-
|
-
|
Zgodne
|
|
11
|
4280
|
990,00
|
1.065,00
|
75,00
|
818,00
|
Niezgodne
|
|
12
|
4300
|
20.192,24
|
21.844,20
|
1.651,96
|
908,86
|
Niezgodne
|
|
13
|
4350
|
90,48
|
120,43
|
29,95
|
29,00
|
Niezgodne
|
|
14
|
4370
|
2.899,43
|
3.156,89
|
257,46
|
258,41
|
Niezgodne
|
|
15
|
4410
|
335,00
|
335,00
|
-
|
Brak paragrafu w ewidencji księg.
|
Niezgodne
|
|
16
|
4430
|
752,00
|
752,00
|
-
|
-
|
Zgodne
|
|
17
|
4440
|
34.700,00
|
34.700,00
|
-
|
-
|
Zgodne
|
|
18
|
4700
|
1.554,00
|
1.944,00
|
390,00
|
390,00
|
Zgodne
|
|
19
|
4740
|
464,82
|
464,82
|
-
|
-
|
Zgodne
|
|
20
|
4750
|
1.500,00
|
1.500,00
|
-
|
-
|
Zgodne
|
W wyniku kontroli stwierdzono, że wykazane wg sprawozdania kwoty wydatków w ośmiu paragrafach nie są zgodne z ewidencją księgową (akta kontroli Nr 09/09/I/103-104).
Z ewidencji księgowej Urzędu Miasta wynika, że łączna kwota środków finansowych przekazanych na działalność bieżącą szkoły i świetlicy w 2008 r. wynosiła 1.087.322,34 zł (akta kontroli Nr 09/09/I/74).
W styczniu 2009 r. jednostka kontrolowana przedłożyła w Urzędzie Miasta Opola 4 sprawozdania Rb-28S z wykonania wydatków (akta kontroli Nr 09/09/I/105-108), z których wynika, że łączna kwota wydatków na działalność jednostki wyniosła 1.087.322,34 zł.
Ze sporządzonego sprawozdania jednostki wynika, że dokonane wydatki bieżące zostały zaewidencjonowane w dwudziestu paragrafach. Wydatki na wynagrodzenia i pochodne jak: trzynasta pensja, składki na ZUS i Fundusz Pracy, odpisy na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych i nagrody zaksięgowano w następujących paragrafach: 3020, 4010, 4040, 4110, 4120 oraz 4440. Z dokumentacji księgowej jednostki wynika, że wydatki zaksięgowano w dziewiętnastu paragrafach. W wyniku porównania sprawozdania z ewidencją księgową ustalono, że w ewidencji brakuje księgowań w paragrafie 4410.
Do kontroli wytypowano dwa paragrafy, w których zaewidencjonowane wydatki były największe: 4010 - dotyczący wynagrodzeń osobowych pracowników i 4440 – dotyczący zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Łączna kwota wydatków zaewidencjonowanych w tych paragrafach wyniosła 707.027,74 zł co stanowi 68,42 % wszystkich wydatków bieżących.
Dane wykazane w sprawozdaniach Rb-28 za grudzień porównano z ewidencją księgową dotyczącą wydatków w tych okresach.
Tabela nr 6
|
Lp.
|
Paragraf
|
Kwota wydatków wykazanych w sprawozdaniu
|
Kwota wydatków wg ewidencji księgowej
|
Uwagi
|
|
1
|
3020
|
1.449,40
|
1.449,40
|
Zgodne
|
|
2
|
4010
|
663.537,74
|
686.379,82
|
Niezgodne
|
|
3
|
4040
|
48.898,89
|
35.482,84
|
Niezgodne
|
|
4
|
4110
|
103.471,97
|
84.480,59
|
Niezgodne
|
|
5
|
4120
|
16.392,20
|
14.089,50
|
Niezgodne
|
|
6
|
4170
|
3.087,00
|
2.765,00
|
Niezgodne
|
|
7
|
4210
|
24.159,82
|
23.128,17
|
Niezgodne
|
|
8
|
4240
|
9.869,81
|
7.956,11
|
Niezgodne
|
|
9
|
4260
|
53.277,81
|
53.199,02
|
Niezgodne
|
|
10
|
4270
|
32.311,51
|
32.169,22
|
Niezgodne
|
|
11
|
4280
|
1.808,00
|
1.646,00
|
Niezgodne
|
|
12
|
4300
|
21.855,97
|
21.127,85
|
Niezgodne
|
|
13
|
4350
|
149,43
|
177,00
|
Niezgodne
|
|
14
|
4370
|
3.409,48
|
3.051,88
|
Niezgodne
|
|
15
|
4410
|
972,15
|
-
|
Niezgodne
|
|
16
|
4430
|
752,00
|
759,00
|
Niezgodne
|
|
17
|
4440
|
43.490,00
|
43.490,00
|
Zgodne
|
|
18
|
4700
|
1.944,00
|
1.944,00
|
Zgodne
|
|
19
|
4740
|
904,02
|
685,03
|
Niezgodne
|
|
20
|
4750
|
1.684,83
|
2.040,96
|
Niezgodne
|
|
|
Łącznie
|
1.033.425,83
|
1.016.021,39
|
Niezgodne
|
W wyniku kontroli stwierdzono, że wykazane w sprawozdaniu dane dotyczące wydatków zaewidencjonowanych w większości paragrafów poza trzema nie są zgodne z ewidencją księgową (akta kontroli Nr 09/09/I/108).
Dodatkowo w sprawozdaniu w paragrafie 4410 wykazano wydatek na kwotę 972,15 zł, który nie został zaksięgowany w ewidencji księgowej tego paragrafu. Zespól kontrolny stwierdził, że łączna kwota wydatków wykazana w sprawozdaniu szkoły za 2008 rok nie jest zgodna z kwotą wynikającą z ewidencji księgowej (akta kontroli Nr 09/09/I/108). Na powyższą okoliczność główna księgowa złożyła pisemne wyjaśnienia (akta kontroli Nr 09/09/I/109).
Z dokumentacji bankowej wynika, że stan salda na rachunku bieżącym na dzień 31.12.2008 r. wynosił 0,00 zł (akta kontroli Nr 09/09/I/110-111).
W okresie objętym kontrolą jednostka kontrolowana nie uzyskiwała innych wpływów budżetowych.
Zespół kontrolny sprawdził, czy poszczególne wydatki są prawidłowo opisane w systemie ewidencji księgowej. Z wydruku „obroty na koncie 130” wynika, że w wielu przypadkach brak jest tytułu wydatku lub jest on nieczytelny. Ponadto stwierdzono, że dokumenty źródłowe nie zostały kolejno ponumerowane. Sposób dokonywania zapisów w ewidencji księgowej nie umożliwiał ich jednoznacznego powiązania z zaksięgowanymi dowodami księgowymi (akta kontroli Nr 09/09/I/119-128).
3. Wydatki na wynagrodzenia (paragraf 4010)
Wydatki w tym paragrafie stanowiły największą pozycję wszystkich wydatków budżetowych. Łączna kwota tych wydatków wyniosła 663.537,74 zł (akta kontroli Nr 09/09/I/108).
Podczas czynności kontrolnych dokonano szczegółowej analizy wynagrodzeń trzech pracowników szkoły wypłaconych w 2008 roku: dyrektora, głównej księgowej - obecnej i poprzedniej.
W trakcie analizy porównano kwoty wynagrodzeń netto wykazane w listach płac z kwotami przelewów figurującymi na wyciągach bankowych. Analizą objęto wszystkie wydatki figurujące na wyciągach bankowych za okres dwunastu miesięcy tj. od stycznia do grudnia 2008 r. Sprawdzono 133 wyciągi z konta budżetowego oraz 158 z list płac. Zestawienie wynagrodzeń pracowników kontrolowanej jednostki za 12 miesięcy 2008 r. przedstawiono w tabeli nr 7.
Tabela nr 7
|
Stanowisko
|
Dyrektor
|
Gł. Księgowy
|
Gł. Księgowy
|
|
I/2008
|
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))
|
|
II/2008
|
|
III/2008
|
|
IV/2008
|
|
V/2008
|
|
VI/2008
|
|
VII/2008
|
|
VIII/2008
|
|
IX/2008
|
|
X/2008
|
|
XI/2008
|
|
XII/2008
|
Kwoty przelewów bankowych były zgodne z kwotami wykazanymi w listach płac. Wypłaty wynagrodzeń dokonywane były na rachunki oszczędnościowo-rozliczeniowe.
Zapoznano się z dokumentacją dotycząca wydatków z tyt. zawartych umów-zleceń a zaewidencjonowanych w paragrafie 4170. W 2008 r. jednostka zawarła 5 umów–zleceń na łączna kwotę (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))zł (akta kontroli Nr 09/09/I/125). Nieprawidłowości w powyższym zakresie nie stwierdzono.
4. Źródła dochodów własnych
Ustalono, że w kontrolowanej jednostce środki dochodów własnych były gromadzone na wyodrębnionym rachunku bankowym. Ze sporządzonego przez jednostkę sprawozdania Rb-34 wynika, że wykonanie przychodów dochodów własnych w 2008 r. wyniosło ogółem 11.864,76 zł (akta kontroli Nr 09/09/I/129). Na kwotę tę składają się:
Ø środki pieniężne na początek roku sprawozdawczego – 1.688,08 zł (zgodne z wyciągiem bankowym nr 1),
Ø dochody – 10.176,68 zł.
Powyższe dochody uzyskano w czterech paragrafach tj.:
Ø paragraf 083 „Wpływy z usług” - kwota 7.556,36 zł,
Ø paragraf 092 „Pozostałe odsetki” - kwota 108,47 zł,
Ø paragraf 096 „Otrzymane spadki, zapisy i darowizny w postaci pieniężnej „ – kwota 650,00 zł,
Ø Paragraf 097 „Wpływy z różnych dochodów” – 1.861,85 zł.
W wyniku kontroli ustalono, że na przychody składały się m.in.:
Ø odsetki od środków zgromadzonych na rachunku bankowym,
Ø opłaty za duplikaty dokumentów,
Ø opłaty z tytułu najmu pomieszczeń,
Ø odszkodowanie z tytułu powstałych szkód w mieniu szkoły.
Zespół kontrolny ustalił, że nieprawidłowo klasyfikowano dochody uzyskane z najmu pomieszczeń szkolnych.
Saldo końcowe na rachunku bankowym wynosi 5.622,26 zł (wyciąg bankowy nr 50) i jest zgodne ze sprawozdaniem (akta kontroli Nr 09/09/I/139-140).
5. Wydatki dochodów własnych
Ze sporządzonego przez jednostkę kontrolowaną sprawozdania Rb-34 (akta kontroli Nr 09/09/I/129). wynika, że wydatki w ramach dochodów własnych za 2008 r. wyniosły ogółem 6.242,50 zł. Wydatki te zaewidencjonowano w trzech paragrafach:
- 4210Zakup materiałów i wyposażenia. Wydatki ogółem wyniosły 4.328,76 zł. Dotyczyły głównie zakupu wyposażenia szkoły.
- 4240 Zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i książek. Wydatki ogółem wyniosły 165,58 zł.
- 4300 Zakup usług pozostałych. Wydatki ogółem wyniosły 1.748,16 zł.
Zespół kontrolny ustalił, że księgowania poszczególnych operacji nastąpiły dopiero w miesiącu wrześniu (akta kontroli Nr 09/09/I/136-137). Z ustnych wyjaśnień głównej księgowej wynika, że jej poprzedniczka nie księgowała zdarzeń dotyczących trzech rachunków bankowych: depozytu, środków zakładowego funduszu socjalnego oraz środków dochodów własnych.
6. Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych w 2008 r.
Z wyciągu bankowego wynika, że stan początkowy środków pieniężnych na dzień 01.01.2008 r. wynosił 7.429,78 zł. Konto 135 wykazuje dwa salda (akta kontroli Nr 09/09/I/138). Po stronie WN 58.537,62 zł i po stronie MA 51.107,84 zł (per saldo 7.429,78 zł).
W 2008 r. w kontrolowanej szkole dokonano odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych na łączną kwotę 46.390,00 zł (akta kontroli Nr 09/09/I/141). Środki budżetowe zostały przekazane na rachunek bankowy ZFŚS w dniach:
Tabela nr 8
|
Lp.
|
Data przelewu
|
Kwota przelewu
|
Data przelewu
|
Kwota przelewu
|
|
|
Jest
|
Winno być
|
|
1
|
30.05.2008
|
26.025,00
|
do 30.05.2008
|
27.825,00
|
|
2
|
10.09.2008
|
1.800,00
|
xxx
|
xxx
|
|
3
|
01.10.2008
|
9.275,00
|
do 30.09.2008
|
9.275,00
|
|
4
|
31.12.2008
|
9.290,00
|
xxx
|
(korekta)
|
|
|
Razem
|
46.390,00
|
|
|
Zgodnie z obowiązującymi przepisami w terminie do 30.05.2008 r. na rachunek bankowy funduszu powinno być przekazane łącznie 27.825, 00 zł (75%). W kontrolowanej jednostce zaniżono przelew o 1.800,00 zł. Dopiero w dniu 10.09.2008 r. uzupełniono odpis o brakującą kwotę. Ponadto pozostała kwota powinna być przekazana do dnia 30.09.2008 r.
Zasady tworzenia i udzielania świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych dla pracowników szkoły określił dyrektor w Regulaminie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w Publicznej Szkole Podstawowej nr 10 w Opolu z dnia 4.12.2006 r. zaktualizowanym w dniu 23.12.2008 r.
Ww. regulamin określają m.in. osoby uprawnione do korzystania ze środków funduszu, przeznaczenie środków oraz zasady i warunki przyznawania świadczeń socjalnych. Sposoby i przyznawanie świadczeń osobom uprawnionym uzgadniany był ze stałą komisją ZFŚS.
Działalność socjalna prowadzona jest na podstawie zatwierdzonego rocznego planu dochodów i wydatków. Środki funduszu gromadzone są na odrębnym rachunku bankowym. Niewykorzystane środki w danym roku kalendarzowym przechodzą na rok następny.
Zespół kontrolny poddał analizie wszystkie wyciągi bankowe funduszu (od nr 1 do nr 93). W wyniku kontroli ustalono, że na rachunek bankowy oprócz środków przeniesionych z poprzedniego roku, odpisów i odsetek od zgromadzonych środków, wpływały także spłaty pożyczek mieszkaniowych oraz odpis dla emerytów przekazany z Urzędu Miasta w łącznej kwocie 14.195,00 zł Wpływów z innych źródeł nie stwierdzono.
Z analizy zapisów dokonanych na koncie 135 (strona Ma) wynika, że zaewidencjonowane wydatki w kontrolowanym okresie dotyczyły:
Ø dofinansowania do wypoczynku pracowników oraz emerytów,
Ø dofinansowanie do wypoczynku dzieci,
Ø pożyczek mieszkaniowych,
Ø zapomóg losowych,
Ø świadczeń socjalnych (akta kontroli Nr 09/09/I/142-149).
Saldo konta 135 na dzień 31.12.2008 r. wynosiło 22.240,50 zł i było zgodne z wyciągiem bankowym (akta kontroli Nr 09/09/I/150).
7. Gospodarka kasowa
Zespół kontrolny ustalił, że w okresie od stycznia do września 2008 r. pobrano dziesięć razy gotówkę z banku do kasy. Szczegółowe dane przedstawiono w poniższej tabeli.
Tabela nr 9
|
Lp.
|
Data pobrania gotówki z banku
|
Nr wyciągu bankowego
|
Kwota (zł)
|
Nr raportu kasowego
|
|
1
|
30.01.2008
|
9
|
1.700,00
|
Nie zaprzychodowano
|
|
2
|
19.02.2009
|
17
|
600,00
|
RK2/2008
|
|
3
|
28.02.2009
|
21
|
400,00
|
RK2/2008
|
|
4
|
11.03.2008
|
25
|
500,00
|
RK3/2008
|
|
5
|
02.04.2008
|
32
|
900,00
|
RK3/2008
|
|
6
|
16.04.2008
|
38
|
1.100,00
|
RK4/2008
|
|
7
|
19.05.2008
|
49
|
700,00
|
RK 5/2008
|
|
8
|
24.06.2008
|
62
|
400,00
|
RK6/2008
|
|
9
|
07.07.2008
|
67
|
2.772,00
|
RK7/2008
|
|
10
|
02.09.2008
|
85
|
1.000,00
|
Brak raportu kasowego
|
Podczas kontroli ustalono, że gotówka z banku pobierana była na wydatki niezbędne do bieżącej działalności szkoły. We wszystkich wyżej wymienionych przypadkach pobrana gotówka została udokumentowana fakturami oraz rachunkami.
Zespół kontrolny ustalił, że w dniu 30.01.2008 r. z rachunku bankowego została wypłacona gotówka w wysokości 1.700,00 zł. Ustalono, że kwota ta nie została zaprzychodowana w raporcie kasowym. W pierwszym sporządzonym w 2008 r. raporcie kasowym (nr 1/2008 za okres 1-8.02.2008 r.) gotówka została rozliczona dziewięcioma dokumentami na kwotę 1.579,07 zł. Rozliczenie zaliczki w wysokości 120,93 zł odprowadzono na rachunek bankowy.
Ponadto ustalono, że w jednym przypadku (poz. 10) nie sporządzono w ogóle raportu kasowego. Pobrana gotówka w wysokości 1.000,00 zł została rozliczona siedemnastoma dokumentami na łączną kwotę 982,77 zł. Podstawą zaksięgowania był dokument pn. Rozliczenie zaliczki. Resztę z pobranej zaliczki w wysokości 17,23 zł wpłacono na rachunek bankowy.
Wszystkie załączone do dokumentu rachunki i faktury nie zostały poddane kontroli formalno-rachunkowej, nie zostały zatwierdzone do wypłaty przez dyrektora jednostki oraz nie posiadają podpisu głównego księgowego. Ponadto ww. dokumenty nie zawierają wskazania miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach (dekretacja) oraz podpisu osoby odpowiedzialnej za te wskazania (akta kontroli Nr 09/09/I/170-195). W trakcie czynności kontrolnych ustalono, że operacje księgowano na koncie 140 – krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne oraz na 101 – kasa (akta kontroli Nr 09/09/I/161-169). W jednym przypadku (poz. 6) pobrana gotówka w kwocie 1.100,00 zł została zaksięgowana na koncie 140 w wysokości 11.000,00 zł.
Ponadto od stycznia do lipca wypłacane pracownikom zaliczki nie były księgowane na koncie 234 – rozrachunki z pracownikami.
System kontroli wewnętrznej
Oprócz dokumentacji dotyczącej działalności statutowej jednostki obowiązuje dokumentacja regulująca zasady postępowania w poszczególnych zakresach funkcjonowania szkoły. Nadzór i organizację pracyoraz obieg dokumentacji w szkole w 2008 r. reguluje ogółem 16 procedur, 29 regulaminów i 8 instrukcji w tym Zasady polityki rachunkowości oraz procedury Ewidencji Ksieghowej i Instrukcja Gospodarki Kasowej (akta kontroli Nr 09/09/I/203-206). W latach 2008-2009 dyrektor szkoły wydał 25 różnych zarządzeń (akta kontroli Nr 09/09/I/200).
W roku szkolnym 2007/2008 roku w jednostce zostały skontrolowane następujące obszary funkcjonowania szkoły (akta kontroli Nr 09/09/I/207-210):
- bezpieczeństwo i higiena pracy,
- sekretariat,
- kadry,
- gospodarka majątkowa,
- rachunkowość,
- zakładowy fundusz świadczeń socjalnych,
- dokumentacja szkolna,
- dyscyplina pracy.
Ustalono, że wydano szereg zaleceń pokontrolnych z których większość została wykonana (akta kontroli Nr 09/09/I/211-217).
Protokół niniejszy sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden egzemplarz doręczono dyrektorowi szkoły.
Zgodnie z § 39 ust.1 Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola stanowiącego załącznik do zarządzenia nr OR.II-0152/18/2003 Prezydenta Miasta Opola z dnia 9 czerwca 2003 r. w sprawie Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola zmienionego zarządzeniem nr OR.I-152-32/2004 Prezydenta Miasta Opola z dnia 24.08.2004 r., zarządzeniem nr OR.I-0152-42/2004 Prezydenta Miasta Opola z dnia 29.10.2004 r. oraz zarządzeniem nr OR.I-0152/218/08 z dnia 16 kwietnia 2008 r. kierownik jednostki kontrolowanej ma prawo pisemnie, w terminie 7 dni roboczych od daty doręczenia protokołu kontroli, zgłosić kierownikowi zespołu kontrolnego umotywowane zastrzeżenia do ustaleń zawartych w protokole.
|
Jednostka kontrolowana
W dniu dzisiejszym otrzymałem/am egzemplarz protokołu.
(podpis)
Data: ........................
|
Zespół kontrolny
(podpisy)
Data:................
|
Podpis Głównego Specjalisty:
Podpis Naczelnika Wydziału:
|
Ewentualne przyczyny odmowy podpisania protokołu:
..............................................................................................................
..............................................................................................................
..............................................................................................................
|
2009-05-19 12:54:27 - Wnioski pokontrolne (77.00 kB)
